Kitchen Heaven - vqv.com.br
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Estudo de Caso — Projeto da Nova Loja da <strong>Kitchen</strong> <strong>Heaven</strong> – Parte I<<strong>br</strong> />
Como acontece na vida real, nem todos os detalhes de cada processo são seguidos ao<<strong>br</strong> />
longo de todo o projeto. Lem<strong>br</strong>e-se de que os processos do Guide to the PMBOK são<<strong>br</strong> />
apenas diretrizes para o gerenciamento de projetos; <strong>com</strong> freqüência acabamos<<strong>br</strong> />
<strong>com</strong>binando processos, o que nos permite dar conta de várias etapas de uma só vez.<<strong>br</strong> />
Você é gerente de projeto da <strong>Kitchen</strong> <strong>Heaven</strong>, uma cadeia de lojas do varejo especializada em<<strong>br</strong> />
utensílios de cozinha, apetrechos para cozinhar, pratos, pequenos eletrodomésticos e artigos para<<strong>br</strong> />
gourmets, tais <strong>com</strong>o molhos e condimentos. Você é novo no cargo, tendo sido contratado para<<strong>br</strong> />
substituir um gerente de projeto que se aposentou há pouco tempo.<<strong>br</strong> />
No momento, a rede <strong>Kitchen</strong> <strong>Heaven</strong> é <strong>com</strong>posta por 49 lojas, espalhadas por 34 estados<<strong>br</strong> />
americanos e Canadá. A matriz mundial fica em Denver, Colorado. Contando os funcionários em<<strong>br</strong> />
meio-período e em tempo integral, a <strong>com</strong>panhia emprega 1.500 pessoas, 200 delas no escritório<<strong>br</strong> />
central.<<strong>br</strong> />
A empresa fatura anualmente US$200 milhões, <strong>com</strong> lucro médio de US$30 milhões, e é negociada<<strong>br</strong> />
em bolsa sob o ticker KHVN. Suas ações estão cotadas atualmente em US$1 7,50/ação, <strong>com</strong> índice<<strong>br</strong> />
preço-lucro de 15,8.<<strong>br</strong> />
A declaração de missão é: “Os melhores utensílios para os amantes da boa mesa”.<<strong>br</strong> />
Um dia, você é procurado pelo vice-presidente de marketing, Dirk Perrier — um homem muito<<strong>br</strong> />
agradável e elegante, <strong>com</strong> aquele ar formal que você sempre achou que uma pessoa daquele<<strong>br</strong> />
gabarito deveria ter. Ele lhe dá um aperto de mão e a<strong>br</strong>e um sorriso largo e limpo.<<strong>br</strong> />
— Talvez você ainda não saiba, mas resolvemos inaugurar a nossa qüinquagésima loja l As vendas<<strong>br</strong> />
aumentaram e nossa linha de utensílios culinários de cerâmica é quentíssima, sem trocadiIbos Como<<strong>br</strong> />
não sei se você conhece a filosofia de nossas lojas, vou explicar. Preferimos a<strong>br</strong>ir lo- ias em bairros<<strong>br</strong> />
de certo nível financeiro. Não buscamos <strong>com</strong>pradores ricos, nem instalamos lojas em áreas<<strong>br</strong> />
freqüentadas somente por eles, mas a verdade é que a maioria de nossos clientes tem receitas<<strong>br</strong> />
anuais acima de US$150 mil — e procuramos colocar nossas lojas nas áreas em que eles Costumam<<strong>br</strong> />
fazer <strong>com</strong>pras.<<strong>br</strong> />
— Preferimos atingir quem não é gourmet, aqueles que gostam de cozinha mas não vão fazer um<<strong>br</strong> />
pato de Pequim. Sendo assim, as lojas são alegres e têm uma ambientação meio campestre — uma<<strong>br</strong> />
sensação de rede na varanda, por assim dizer.<<strong>br</strong> />
— Nossa próxima loja será bem aqui na nossa área, em Co<strong>br</strong>ado Springs. Temos uma loja em<<strong>br</strong> />
Boulder e outra em Denver, mas nenhuma mais para o sul. Como será nossa qüinquagésima loja,<<strong>br</strong> />
pretendemos fazer uma <strong>com</strong>emoração em grande estilo, <strong>com</strong> aquelas surpresas e atividades que<<strong>br</strong> />
todo mundo espera ver num evento badalado.<<strong>br</strong> />
— Em geral, nossas lojas têm de 18Cm2 a 36Cm2 de espaço de varejo; costumamos contratar mãode-o<strong>br</strong>a<<strong>br</strong> />
local para as o<strong>br</strong>as, que demoram em média 120 dias, desde a aquisição do imóvel até a<<strong>br</strong> />
abertura das portas para o público. Posso lhe passar o plano do nosso projeto mais recente desse<<strong>br</strong> />
gênero, para você ter uma idéia melhor do que acontece. Sua tarefa será encontrar a propriedade,<<strong>br</strong> />
negociar o aluguel, adquirir as prateleiras e demais mobiliários, contratar uma empreiteira para o<<strong>br</strong> />
serviço e preparar as festividades da inauguração. Meu pessoal de marketing vai ajudar nessa<<strong>br</strong> />
última parte.<<strong>br</strong> />
— Você tem seis meses para finalizar o projeto. Alguma pergunta?<<strong>br</strong> />
Você respira fundo e procura organizar as idéias. Dirk acaba de despejar so<strong>br</strong>e você uma saraivada<<strong>br</strong> />
de informações. Alguns pensamentos atravessam sua cabeça enquanto você pega seu notebook.<<strong>br</strong> />
Você trabalha em uma organização funcional, <strong>com</strong> um departamento à parte, orientado por<<strong>br</strong> />
projetos, que é responsável pela execução de projetos dessa natureza. Você já está ali há tempo<<strong>br</strong> />
suficiente para saber que Dirk é um alto executivo, <strong>com</strong> autoridade e poder de so<strong>br</strong>a para fazer as<<strong>br</strong> />
coisas acontecerem — o que faz dele um candidato ideal a patrocinador do pro jeto.<<strong>br</strong> />
Você a<strong>br</strong>e o notebook e <strong>com</strong>eça a anotar alguns dos pontos mencionados, esclarecendo certas<<strong>br</strong> />
informações à medida que digita:<<strong>br</strong> />
. O objetivo do projeto é a<strong>br</strong>ir uma nova loja em Co<strong>br</strong>ado Springs, daqui a seis meses.<<strong>br</strong> />
. A loja deve ser localizada em uma área abastada.<<strong>br</strong> />
• A loja vai vender a linha <strong>com</strong>pleta de produtos, desde utensílios até itens alimentícios para<<strong>br</strong> />
gourmets.<<strong>br</strong> />
• A grande inauguração será bem espalhafatosa, já que estamos falando da qüinquagésima<<strong>br</strong> />
loja.<<strong>br</strong> />
Você tem uma ou duas perguntas a fazer.<<strong>br</strong> />
— Existe algum motivo especial para a<strong>br</strong>irmos exatamente daqui a seis meses?
— Sim. Queremos que a loja seja inaugurada na primeira semana de fevereiro, que é quando a<<strong>br</strong> />
conferência Garden and Home Show chega à área de Springs. Vamos ter um estande lá e, pela<<strong>br</strong> />
nossa experiência em outras áreas, sabemos que as lojas experimentam uma explosão nas vendas<<strong>br</strong> />
nesse mês <strong>com</strong>o resultado da exposição. É uma ótima maneira de fazer propaganda e informar onde<<strong>br</strong> />
estamos localizados.<<strong>br</strong> />
— E já foi estipulado um orçamento para o projeto?<<strong>br</strong> />
— Ainda não fixamos um valor, mas sabemos, também por experiência anterior, que será<<strong>br</strong> />
necessário algo em torno de US$1,5 milhão a US$2 milhóes. E não podemos esquecer a grande<<strong>br</strong> />
festa da inauguração.<<strong>br</strong> />
— O<strong>br</strong>igado, Dirk. Vou <strong>com</strong>eçar a redigir o termo de abertura agora mesmo e vou colocar o seu<<strong>br</strong> />
nome no documento, já que é o patrocinador do projeto.<<strong>br</strong> />
— Fique à vontade para me trazer suas dúvidas ou preocupações a qualquer momento — ele lhe<<strong>br</strong> />
assegura.<<strong>br</strong> />
Uma semana mais tarde.<<strong>br</strong> />
Você relê suas anotações e o termo de abertura preparado para a nova loja da <strong>Kitchen</strong> <strong>Heaven</strong> uma<<strong>br</strong> />
última vez antes de procurar Dirk. Você finalmente encontra Dirk, em um corredor perto do<<strong>br</strong> />
banheiro dos executivos.<<strong>br</strong> />
— Dirk, que bom que te encontrei. Gostaria de discutir o termo de abertura antes da reunião de<<strong>br</strong> />
amanhã. Você tem alguns minutos?<<strong>br</strong> />
— Claro, vamos lá.<<strong>br</strong> />
— O termo de abertura define a meta do projeto, que, evidentemente, é a<strong>br</strong>ir a qüinquagésima loja<<strong>br</strong> />
da <strong>Kitchen</strong> <strong>Heaven</strong>, em Co<strong>br</strong>ado Springs. Também documentei alguns dos requisitos gerais so<strong>br</strong>e os<<strong>br</strong> />
quais conversamos da última vez. Mesmo sabendo que vamos voltar a elas quando criar a<<strong>br</strong> />
declaração de escopo, documentei também as premissas e restrições que você me deu. Incluí uma<<strong>br</strong> />
seção que descreve o cronograma preliminar de marcos e alguns cálculos iniciais so<strong>br</strong>e o retorno de<<strong>br</strong> />
investimentos. Com base na sua estimativa de US$2 milhões <strong>com</strong>o nosso orçamento inicial e<<strong>br</strong> />
baseado nos influxos projetados que você me deu na semana passada, calculei em 16 meses o<<strong>br</strong> />
período de payback, <strong>com</strong> uma TIR de 22%.<<strong>br</strong> />
— Impressionante — <strong>com</strong>enta Dirk. — Melhor do que a nossa loja de Phoenix. Se bem me lem<strong>br</strong>o, o<<strong>br</strong> />
período de retorno era de apenas 2 anos. Vamos esperar que esses números se confirmem.<<strong>br</strong> />
—Acho que são números confiáveis. Pesquisei alguns dados <strong>com</strong> base em inaugurações recentes de<<strong>br</strong> />
lobas, em cidades de porte semelhante, e <strong>com</strong>putei as condições econômicas da região de Co<strong>br</strong>ado<<strong>br</strong> />
Springs. Como estão em expansão, acredito que a época seja perfeita.<<strong>br</strong> />
— Como você sabe, o início do projeto está marcado para amanhã. Vou precisar, então, que você<<strong>br</strong> />
fale so<strong>br</strong>e o projeto e as metas, o <strong>com</strong>promisso da equipe gerencial para apoiá-lo e que você me<<strong>br</strong> />
apresente <strong>com</strong>o gerente de projeto. Já enviei uma cópia do termo de abertura aos participantes da<<strong>br</strong> />
reunião, para que possam examiná-la <strong>com</strong> antecedência. E incluí uma lista das premissas feitas até<<strong>br</strong> />
agora <strong>com</strong>o um apêndice do documento. Por último, preciso que você peça que todos assinem uma<<strong>br</strong> />
cópia do termo.<<strong>br</strong> />
— Parece que você cuidou de tudo. Acho que não teremos problemas amanhã, porque todos estão<<strong>br</strong> />
ansiosos pela inauguração dessa loja.<<strong>br</strong> />
Lista de Verificação do Estudo de Caso<<strong>br</strong> />
Objetivo do projeto: A<strong>br</strong>ir uma nova loja em Co<strong>br</strong>ado Springs daqui a seis meses.<<strong>br</strong> />
Demanda ou necessidade de negócio: Os dados da empresa concluem que os clientes da <strong>Kitchen</strong><<strong>br</strong> />
<strong>Heaven</strong> têm uma receita acima de US$150 mil anuais. A região de Co<strong>br</strong>ado Springs concentra um<<strong>br</strong> />
grande número de pessoas <strong>com</strong> essa receita. Não existe ainda uma loja da <strong>Kitchen</strong> <strong>Heaven</strong> nessa<<strong>br</strong> />
área, mas parece haver demanda local.<<strong>br</strong> />
Patrocinador do projeto: Dirk Perrier, VP de marketing.<<strong>br</strong> />
Estrutura organizacional: Organização funcional <strong>com</strong> um departamento à parte orientado por<<strong>br</strong> />
projetos.<<strong>br</strong> />
Métodos de seleção: Período de payback estimado em 16 meses e TIA calculada em 22%. Termo de<<strong>br</strong> />
abertura: Criado o termo de abertura, que contém:<<strong>br</strong> />
• Visão geral do projeto<<strong>br</strong> />
• Lista dos requisitos que irão satisfazer as expectativas do patrocinador do projeto<<strong>br</strong> />
• Oportunidade de negócio e justificativa para o projeto<<strong>br</strong> />
• Cronograma preliminar de marcos <strong>com</strong> data de conclusão prevista, a princípio, para i2 de fevereiro<<strong>br</strong> />
• Orçamento inicial de US$2 milhóes<<strong>br</strong> />
• Definição das funçóes do patrocinador e gerente do projeto<<strong>br</strong> />
Reunião de início agendada para a discussão do termo e obtenção da sua aprovação.
A reunião inicial do termo de abertura aconteceu e foi um sucesso. Você está pronto para <strong>com</strong>eçar a<<strong>br</strong> />
redigir a declaração de escopo do projeto e tem algumas perguntas para Dirk. Você bate a sua porta<<strong>br</strong> />
e ele lhe convida a entrar.<<strong>br</strong> />
— Diga.<<strong>br</strong> />
— Estou pronto para definir as entregas e os requisitos do projeto e quero ter certeza de que vou<<strong>br</strong> />
convidar as pessoas certas para a reunião. Com quais stakeholders você acha que eu devo<<strong>br</strong> />
conversar?<<strong>br</strong> />
—Existem algumas pessoas que você não deve esquecer: Jake Peterson, do departamento de<<strong>br</strong> />
instalações. Ele é o responsável pela mobília das lojas e pelo suprimento dos produtos que não são<<strong>br</strong> />
do varejo. Ele também pode ajudar na construção. Ele supervisionou as últimas oito lojas e fez um<<strong>br</strong> />
excelente trabalho.<<strong>br</strong> />
—Alguém mais?<<strong>br</strong> />
—Você também devia conversar <strong>com</strong> Jill Overstreet, diretora responsável pelos produtos de varejo.<<strong>br</strong> />
Ela pode ajudar <strong>com</strong> o estoque inicial e, quando a loja estiver aberta, o seu grupo vai cuidar das<<strong>br</strong> />
operações contínuas. Todos os gerentes distritais estão subordinados a ela.<<strong>br</strong> />
Você agradece a Dirk e diz que vai entrar em contato <strong>com</strong> Jake e Jill para agendar uma sessão de<<strong>br</strong> />
<strong>br</strong>ainstorming para definição de requisitos.<<strong>br</strong> />
Alguns dias depois.<<strong>br</strong> />
Antes de encontrar-se <strong>com</strong> Dirk, você revisa suas anotações e relê o primeiro rascunho da<<strong>br</strong> />
declaração de escopo que preparou para o projeto da nova loja de varejo da <strong>Kitchen</strong> <strong>Heaven</strong>.<<strong>br</strong> />
Depois da reunião <strong>com</strong> os stakeholders, você conseguiu refinar os objetivos e entregas do<<strong>br</strong> />
Projeto.<<strong>br</strong> />
— Dirk, que bom que te encontrei. Gostaria de revisar <strong>com</strong> você a declaração de escopo antes de<<strong>br</strong> />
entregá-la aos stakeholders.<<strong>br</strong> />
— Claro. Vamos lá.<<strong>br</strong> />
— O objetivo do projeto é inaugurar a qüinquagésima loja de varejo da <strong>Kitchen</strong> <strong>Heaven</strong> no dia 12 de<<strong>br</strong> />
fevereiro, em Colorado Springs. Quando me encontrei <strong>com</strong> Jake, ele confirmou que são necessários<<strong>br</strong> />
120 dias para construção da loja, incluindo a instalação das prateleiras para armazenamento do<<strong>br</strong> />
estoque.<<strong>br</strong> />
Dirk pergunta se Jake falou <strong>com</strong> você so<strong>br</strong>e a idéia para localização da loja.<<strong>br</strong> />
— Falou. Ele me deu um nome de contato da imobiliária e eu deixei um recado de voz. Quanto antes<<strong>br</strong> />
assinarmos o contrato de locação, melhor. Jake vai precisar de 120 dias para construir e Jill disse<<strong>br</strong> />
que precisa de duas semanas para en<strong>com</strong>endar o estoque inicial e abastecer as prateleiras. Isso nos<<strong>br</strong> />
deixa muito próximos de 1° de fevereiro, incluindo o prazo para assinatura dos papéis do aluguel.<<strong>br</strong> />
— Até agora, tudo certo. O que mais?<<strong>br</strong> />
— Com base nos documentos escritos para a abertura da última loja, incluí uma descrição atualizada<<strong>br</strong> />
dos produtos e serviços que a nova loja vai oferecer. Para que não houvesse dúvidas, Jili revisou as<<strong>br</strong> />
atualizações. A loja vai incluir algumas linhas novas que decidimos aceitar — utensilios de cozinha<<strong>br</strong> />
de chefes famosos, e coisas do gênero.<<strong>br</strong> />
— Jake já fez contacto <strong>com</strong> um fornecedor geral em Co<strong>br</strong>ado Springs e ele está pronto para<<strong>br</strong> />
<strong>com</strong>eçar assim que assinarmos o contrato.<<strong>br</strong> />
— Mais uma coisa, Dirk. Como estamos incluindo o sucesso da inauguração <strong>com</strong>o uma das entregas,<<strong>br</strong> />
falei <strong>com</strong> um pessoal do departamento de marketing para pegar algumas idéias. Eles acham que<<strong>br</strong> />
deveríamos dispor de bons prêmios para sorteio e também deveríamos servir <strong>com</strong>ida. Eles<<strong>br</strong> />
pensaram que demonstrações ao vivo do preparo de receitas <strong>com</strong> alguns chefes locais também seria<<strong>br</strong> />
um bom atrativo.<<strong>br</strong> />
— Parece que esse é o caminho certo. Algo mais?<<strong>br</strong> />
— Depois que você aprovar a declaração de escopo, gostaria de enviar uma cópia para os<<strong>br</strong> />
stakeholders. O meu próximo passo é de<strong>com</strong>por as entregas e os requisitos que documentei em<<strong>br</strong> />
atividades para que possamos continuar o trabalho do projeto.<<strong>br</strong> />
Lista de Verificação do Estudo de Caso<<strong>br</strong> />
Análise dos stakeholders: Jake Peterson e Jili Overstreet foram entrevistados. Necessidades, anseios<<strong>br</strong> />
e expectativas foram registrados e priorizados.<<strong>br</strong> />
Estrutura organizacional: Organização funcional <strong>com</strong> um departamento à parte orientado por<<strong>br</strong> />
projetos.<<strong>br</strong> />
Restrições: 12 de fevereiro para coincidir <strong>com</strong> a exposição de casa e jardim.
Premissas:<<strong>br</strong> />
• A construção de uma loja costuma levar 120 dias.<<strong>br</strong> />
• Jill Overstreet irá ajudar no estoque inicial.<<strong>br</strong> />
• Jake Peterson irá fornecer os suprimentos que não sejam produtos de varejo, tais <strong>com</strong>o a mobília<<strong>br</strong> />
da loja, e também pode auxiliar na construção.<<strong>br</strong> />
• O orçamento para o projeto estará entre US$1,5 milhão e US$2 milhões.<<strong>br</strong> />
Criada a declaração de escopo do projeto, que inclui os seguintes elementos:<<strong>br</strong> />
• Objetivos do projeto: Inaugurar a 50ª loja em 12 de fevereiro, em Colorado Springs.<<strong>br</strong> />
• Entregas do projeto:<<strong>br</strong> />
• Construir a fachada e as estantes.<<strong>br</strong> />
• Comercializar a linha de produtos entregue duas semanas antes da inauguração.<<strong>br</strong> />
• Grande festa de inauguração <strong>com</strong> demonstrações culinárias.<<strong>br</strong> />
• Requisitos do projeto:<<strong>br</strong> />
• Assinar o contrato de aluguel dentro de 14 dias.<<strong>br</strong> />
• Nova linha de produtos gastronômicos.<<strong>br</strong> />
• Saia de aula no fundo da loja para demonstrações e aulas de culinária.<<strong>br</strong> />
• Restrições: 12 de fevereiro para coincidir <strong>com</strong> a exposição de casa e jardim.<<strong>br</strong> />
• Limitações de fundos: Somente US$2 milhões para o projeto.<<strong>br</strong> />
• Premissas: (As mesmas listadas anteriormente).<<strong>br</strong> />
Você está finalizando sua conversa ao telefone <strong>com</strong> Jill quando vê Dirk se encaminhando para a sua<<strong>br</strong> />
sala. O corretor de imóveis desco<strong>br</strong>iu um ótimo local, e você e Jill <strong>com</strong>binaram uma visita mais para<<strong>br</strong> />
o fim da semana.<<strong>br</strong> />
Dirk entra, cruza os <strong>br</strong>aços so<strong>br</strong>e o peito e pára ao lado da sua mesa, <strong>com</strong> cara de quem quer<<strong>br</strong> />
respostas.<<strong>br</strong> />
— Vim ver se você já assinou o aluguel e instruiu Jake a <strong>com</strong>eçar as o<strong>br</strong>as.<<strong>br</strong> />
— Acabo de falar <strong>com</strong> Jill ao telefone — você responde. — Marcamos uma visita a um imóvel para o<<strong>br</strong> />
final desta semana.<<strong>br</strong> />
— Por que a demora? Achei que já estaríamos prontos para <strong>com</strong>eçar a reforma por agora.<<strong>br</strong> />
— Tenho trabalhado nos planos do projeto.<<strong>br</strong> />
— Planos do projeto? — o interrompe. —Já temos um plano. Aquele termo que você escreveu<<strong>br</strong> />
semana passada deixou tudo muito claro.<<strong>br</strong> />
— O termo de abertura foi só o pontapé inicial do projeto. Embora já contivesse todas as entregas,<<strong>br</strong> />
não incluiu detalhes suficientes para delinear os planos do projeto. Redigi uma declaração de escopo<<strong>br</strong> />
que esmiúça as entregas e outras informações. Já enviei para você. Também elaborei uma estrutura<<strong>br</strong> />
analítica do projeto, <strong>com</strong> todas as entregas dispostas numa estrutura em árvore, que eu gostaria de<<strong>br</strong> />
discutir <strong>com</strong> você antes de apresentar à equipe do projeto.<<strong>br</strong> />
— Não estamos construindo árvores, mas uma nova loja. Não entendo por que você está<<strong>br</strong> />
desperdiçando tanto tempo <strong>com</strong> planejamento. Todos nós sabemos quais são as metas.<<strong>br</strong> />
— Dirk, se investirmos o devido tempo e esforço na etapa de planejamento, a fase da execução<<strong>br</strong> />
deve transcorrer sem problemas. O planejamento é provavelmente o estágio mais importante do<<strong>br</strong> />
projeto. Se não for bem realizado, vamos correr o risco de perder algo relevante, capaz de atrasar a<<strong>br</strong> />
inauguração da loja. E, segundo me consta, estamos trabalhando <strong>com</strong> um prazo bastante rígido.<<strong>br</strong> />
— De fato, é rígido. Mas não vejo <strong>com</strong>o poderíamos esquecer alguma coisa. Já nos reunimos<<strong>br</strong> />
diversas vezes e sei que você conversou <strong>com</strong> Jill e Jake, que são as outras peças-chave do projeto.<<strong>br</strong> />
— É verdade, já conversei <strong>com</strong> Jill e Jake. Esse, aliás, é um bom exemplo de por que precisamos de<<strong>br</strong> />
um plano. Quando estive <strong>com</strong> Jill, ela me explicou que todos os dados da loja são transmitidos,<<strong>br</strong> />
todas as noites, por uma conexão de rede via satélite. Isso significa que precisamos do grupo de TI.<<strong>br</strong> />
Você dá uma olhada nas suas anotações e prossegue:<<strong>br</strong> />
— Ricardo Ramirez é o diretor de TI. Na semana passada, falei <strong>com</strong> ele so<strong>br</strong>e as suas entregas e<<strong>br</strong> />
incluí o grupo dele <strong>com</strong>o um subprojeto da estrutura analítica.<<strong>br</strong> />
— Hum... Tinha esquecido a TI. Tem razão, é uma parte importante do projeto que não pode ser<<strong>br</strong> />
deixada de lado... Não <strong>com</strong>ente <strong>com</strong> o Ricardo que eu disse isso, mas eu não sou muito técnico e<<strong>br</strong> />
não sei o que você vai precisar dele. O que eu sei é que ele instala os terminais PDV, mas você vai<<strong>br</strong> />
ter que falar so<strong>br</strong>e isso <strong>com</strong> ele. Certo, estou <strong>com</strong>eçando a entender por que você está levando o<<strong>br</strong> />
planejamento tão a sério. Vamos ver essa estrutura analítica.<<strong>br</strong> />
Você lhe entrega uma cópia da EAP. Veja a seguir uma versão parcial.
— Para mim, está tudo certo.<<strong>br</strong> />
— Ótimo. Só mais duas coisas, Dirk. Depois de me encontrar <strong>com</strong> Jake, Ricardo e Jill, rascunhei um<<strong>br</strong> />
plano de <strong>com</strong>unicações e um plano de gerenciamento da qualidade. O plano de <strong>com</strong>unicações<<strong>br</strong> />
descreve o tipo de informação que eles devem receber, quando e <strong>com</strong>o. O plano de gerenciamento<<strong>br</strong> />
da qualidade... bom, você conhece o velho ditado: “Faça certo da primeira vez”. Ele descreve o<<strong>br</strong> />
plano para implementação da nossa política de qualidade. Também aproveitei para redigir as<<strong>br</strong> />
métricas de qualidade específicas que estamos buscando, incluindo a data de assinatura do contrato<<strong>br</strong> />
(que deve ser iniciada e concluída no prazo) e as especificações do equipamento de TI. Jill<<strong>br</strong> />
documentou os produtos para gourmet e a linha de utensílios para cozinha.<<strong>br</strong> />
Entregas de<strong>com</strong>postas em uma EAP.<<strong>br</strong> />
A EAP a<strong>br</strong>ange:<<strong>br</strong> />
• O nível 1 contém os subprojetos ou entregas.<<strong>br</strong> />
• O nível 2 contém entregas ou atividades.<<strong>br</strong> />
• Os níveis restantes são atividades.<<strong>br</strong> />
• O último nível da EAP é o de pacotes de trabalho, onde se podem definir estimativas de tempo e<<strong>br</strong> />
custo no processo seguinte.<<strong>br</strong> />
Documentado o plano de gerenciamento das <strong>com</strong>unicações, que inclui:<<strong>br</strong> />
• Necessidades de <strong>com</strong>unicação dos stakeholders<<strong>br</strong> />
• Tipos e formatos de <strong>com</strong>unicações do projeto<<strong>br</strong> />
• Freqüência e métodos de <strong>com</strong>unicação<<strong>br</strong> />
• Pessoa responsável por produzir as <strong>com</strong>unicações<<strong>br</strong> />
Documentados o plano de gerenciamento de qualidade e as métricas de qualidade, que incluem:<<strong>br</strong> />
• Datas de início e término da assinatura do contrato<<strong>br</strong> />
• Especificações do equipamento de TI<<strong>br</strong> />
• Produtos para gourmet — taxas de disponibilidade e defeitos<<strong>br</strong> />
• Linha de utensílios para cozinha — taxas de disponibilidade<<strong>br</strong> />
Ricardo bate à sua porta:<<strong>br</strong> />
— Você tem uns minutinhos para conversarmos?<<strong>br</strong> />
— Claro — você responde, e ele se senta em uma das confortáveis cadeiras da mesa de reunião.<<strong>br</strong> />
Você tem um pressentimento de que essa conversa vai demorar.<<strong>br</strong> />
— Queria dizer que estou preocupado <strong>com</strong> a disponibilidade da linha T1. Já liguei para fazer uma<<strong>br</strong> />
reserva porque, <strong>com</strong>o disse na semana passada, existe um período de espera de 30 a 45 dias para<<strong>br</strong> />
esses pedidos.<<strong>br</strong> />
— Estamos apenas na metade do processo de Planejamento. É realmente necessário solicitar a T1<<strong>br</strong> />
tão cedo? Nem sabemos ainda onde será a loja.<<strong>br</strong> />
— Embora digam que o período de espera é de 30 a 45 dias — explica Ricardo — já cheguei a<<strong>br</strong> />
esperar 5 ou 6 meses para conseguir uma instalação. Sei que é importante manter a data da<<strong>br</strong> />
inauguração no início de fevereiro, então achei melhor me adiantar. Preciso ter esse endereço em<<strong>br</strong> />
mãos o mais rápido possível.<<strong>br</strong> />
— Já afunilamos as opções e estamos entre alguns imóveis, de modo que terei essa informação para<<strong>br</strong> />
você nas próximas semanas. É suficiente para você?<<strong>br</strong> />
— Quanto mais cedo, melhor.
— Ótimo. Foi bom você vir aqui, Ricardo. Eu queria mesmo conversar <strong>com</strong> você so<strong>br</strong>e riscos, e você<<strong>br</strong> />
entrou direto no assunto. Gostaria de saber que probabilidade você atribui à instalação da linha T1<<strong>br</strong> />
só daqui a 6 meses?<<strong>br</strong> />
— Eu diria que a probabilidade para 6 meses é baixa. É mais provável que, se houver atraso, seja<<strong>br</strong> />
de 3 a 4 meses — ele avalia.<<strong>br</strong> />
— Se não instalarem em 6 meses, teríamos uma paralisação? Em outras palavras, existe alguma<<strong>br</strong> />
outra maneira de transferir os dados de Jill até a T1 ser instalada?<<strong>br</strong> />
— Claro, existem outros métodos. Jill não vai querer usá-los por muito tempo, mas existem<<strong>br</strong> />
alternativas viáveis.<<strong>br</strong> />
— Muito bom. Agora, o que você acha dos riscos relacionados aos prazos e à disponibilidade de<<strong>br</strong> />
fornecedores e hardware?<<strong>br</strong> />
Vocês se põem a discutir os riscos associados às tarefas de TI. Mais tarde, você faz esse mesmo tipo<<strong>br</strong> />
de perguntas para Jill e Jake, e <strong>com</strong>pila uma lista de riscos. Além disso, analisa as informações do<<strong>br</strong> />
projeto da inauguração da loja de Atlanta, de tamanho e escopo muito próximos aos desta loja, e<<strong>br</strong> />
acrescenta mais alguns riscos à lista. Alguns riscos são divididos em categorias: TI, Instalações e<<strong>br</strong> />
Varejo. Veja a seguir uma amostra dessa lista, <strong>com</strong> as avaliações gerais baseadas numa Análise<<strong>br</strong> />
Qualitativa de Riscos e numa matriz de Probabilidade e Impacto (PI).<<strong>br</strong> />
Categoria/Risco: TI<<strong>br</strong> />
• Disponibilidade e instalação da linha Ti. Classificação do risco: Baixo<<strong>br</strong> />
• Disponibilidade de fornecedor para instalação da linha Ethernet. Classificação do risco: Médio<<strong>br</strong> />
• Disponibilidade do PDV e do hardware do servidor. Classificação do risco: Médio<<strong>br</strong> />
Categoria/Risco: Instalações<<strong>br</strong> />
• Local desejado na faixa de preço adequada. Classificação do risco: Alto<<strong>br</strong> />
• Disponibilidade do fornecedor para as o<strong>br</strong>as. Classificação do risco: Baixo<<strong>br</strong> />
• Disponibilidade dos acessórios e prateleiras. Classificação do risco: Baixo<<strong>br</strong> />
Categoria/Risco: Varejo<<strong>br</strong> />
• Disponibilidade de produtos. Classificação do risco: Médio<<strong>br</strong> />
• Datas de envio dos produtos. Classificação do risco: Médio<<strong>br</strong> />
Após examinar os riscos, você decide desenvolver planos de resposta para os dois últimos itens<<strong>br</strong> />
listados na parte de TI, para o primeiro item das Instalações e para os dois riscos de Varejo.<<strong>br</strong> />
Ricardo mitigou o risco da instalação e conexão da T1, cadastrando-se vários meses antes da<<strong>br</strong> />
necessidade de instalação. A disponibilidade dos fornecedores pode ser solucionada <strong>com</strong> um plano<<strong>br</strong> />
de contingência, especificando um fornecedor de reserva caso a primeira opção não esteja<<strong>br</strong> />
disponível. Para os terminais e hardware do ponto-de-venda, você opta pela estratégia de<<strong>br</strong> />
transferência, e insere no contrato uma cláusula estipulando que, caso os fornecedores não<<strong>br</strong> />
cumpram o prazo de entrega, serão o<strong>br</strong>igados a fornecer e pagar pela locação do material até seus<<strong>br</strong> />
equipamentos serem entregues.<<strong>br</strong> />
O risco das Instalações e do Varejo serão tratados <strong>com</strong> uma <strong>com</strong>binação de aceitação, planos de<<strong>br</strong> />
contingência e mitigação.<<strong>br</strong> />
Você calculou o valor esperado para vários possíveis eventos de risco. Dois deles estão detalhados<<strong>br</strong> />
aqui:<<strong>br</strong> />
O imóvel esperado tem um valor previsto de US$780 mil. A probabilidade de escolher um local<<strong>br</strong> />
incorreto ou aquém do desejável é de 60%. O prejuízo potencial nas vendas é a diferença entre uma<<strong>br</strong> />
loja de alto desempenho, que gera US$2,5 milhões em vendas por ano, e uma loja média, que gera<<strong>br</strong> />
US$1,2 milhão por ano.<<strong>br</strong> />
O valor esperado do evento “disponibilidade de produtos” é de US$50 mil — e sua probabilidade de<<strong>br</strong> />
ocorrência, 40%. O prejuízo potencial nas vendas é de US$125 mil, caso a inauguração não se dê na<<strong>br</strong> />
época do Garden and Home Show.<<strong>br</strong> />
Lista de Verificação do Estudo de Caso<<strong>br</strong> />
Planejamento do Gerenciamento de Riscos<<strong>br</strong> />
Identificação dos Riscos<<strong>br</strong> />
• Análises da documentação<<strong>br</strong> />
• Técnicas de coleta de dados Análise Qualitativa de Riscos<<strong>br</strong> />
• Probabilidade e impacto dos riscos<<strong>br</strong> />
• Classificação dos riscos por probabilidade/impacto
• Lista de riscos, em ordem de prioridade Análise Quantitativa de Riscos<<strong>br</strong> />
• Entrevista<<strong>br</strong> />
• Valor esperado<<strong>br</strong> />
Planejamento de Respostas aos Riscos<<strong>br</strong> />
• Estratégias de prevenção, transferência, mitigação e aceitação<<strong>br</strong> />
• Plano de respostas aos riscos documentados