Sistema Controláveis

Sistema Controláveis
Guia de Pesquisa e Avarias
O Guia a seguir apresenta uma descrição das dúvidas que consideramos mais comuns aos usuários do sistema Controláveis.
Recomendamos que você consulte o Guia para verificar se as orientações já não são suficientes para ajudá-lo na solução do problema.
Caso isso não seja suficiente, ou se as ações recomendadas não corrigirem o problema, o Heldesk deve ser acionado.
Problema Diagnóstico Ação a ser tomada
Tenho dúvidas sobre como usar o
sistema Controláveis ou sobre os
conceitos envolvidos nesse novo
processo.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações
É preciso acessar a documentação do sistema.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações Trust Consultores & Associados·· 7
• No sistema Controláveis, existe um botão intitulado
“Ajuda”. Clique nele para ter acesso a um conjunto
de informações básicas de apoio para o sistema.
• No menu principal do sistema existe um sub-menu
intitulado “Manuais”, que dá acesso a três diferentes
manuais relacionados ao processo :
• Manual do Sistema, que fornece instruções gerais
para utilização do sistema.
• Manual Administrativo, que descreve o caminho
crítico para o sucesso do processo que envolve o
Controláveis, inclusive com dicas para localizar e
corrigir oportunidades em diversos aspectos do
proce so.
• Manual Controláveis de Alimentos, que
descreve os conceitos envolvidos em cada item dos
Controláveis, como o Desperdício Completo,
Incompleto, Break, Diferença de STAT, etc., para que
o usuário possa entender como será calculado o
desempenho do restaurante em cada uma dessas
áreas, como esse desempenho será comparado com
os objetivos definidos para cada uma dessas áreas e
como preencher o “Quadro de Controláveis” que será
afixado no restaurante.
• Basta clicar na opção correspondente e o manual
será exibido em tela; você poderá inclusive imprimir
qualquer página, como um relatório comum.

Problema Diagnóstico Ação a ser tomada
Não sei como acessar o sistema
no meu computador.
No meu primeiro relatório de
“Diferença de STAT” a coluna
“Inventário Anterior” está zerada.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações
O acesso ao Controláveis é feito através do
PORTAL McDonald’s, como as demais
aplicações via Internet usadas pelo restaurante
(McTroco, Sistema de Controle financeiro, etc.).
O primeiro lançamento de Inventário não foi
corretamente feito no sistema.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações Trust Consultores & Associados·· 7
• Através do menu “Iniciar” do micro da Gerência,
clique na seguinte seqüência de opções :
• Programas
• Aplicativos
• Portal McD
• Se você vai acessar o sistema pelo notebook
(Consultores, Gerentes de Mercado, etc.), acesse o
seu browser (Internet Explorer, por exemplo) e digite
o seguinte endereço :
http://portal.mcdnet.com.br
• Uma vez dentro do Portal, informe seu usuário e
senha e depois escolha a opção “Controláveis –
Real”.
Os primeiros inventários a ser lançados deverão ser
todos os do período imediatamente anterior, para que o
sistema possa utilizá-los como parâmetro inicial para
todos os STATs gerados a partir daí.
Caso o seu restaurante comece a usar o sistema
Controláveis no dia 01/setembro, por exemplo, seria
necessário lançar inicialmente os seguintes inventários:
• o DIÁRIO de 31/agosto
• o SEMANAL de 22 a 31/ agosto
• o QUINZENAL de 15 a 31/ agosto
ATENÇÃO: o sistema Controláveis possui menos
itens nas contagens diária e semanal que o Store
System. Por isso, NÃO altere os tipos de contagem
para coincidir com os do Store System; precisamos
do inventário diário, semanal e mensal do último dia
do mês anterior, mas lance os dados apenas para os
itens que aparecem em cada tipo de contagem, depois
de desativar os itens que o restaurante não usa.

Problema Diagnóstico Ação a ser tomada
No Controláveis eu não encontrei
uma opção para o lançamento das
minhas Notas Fiscais.
No relatório de “Diferença de
STAT”, as colunas referentes a
dados de “Nota Fiscal” estão
zeradas.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações
O sistema Controláveis não possui um módulo
para tratamento de Notas Fiscais.
Os dados de Notas Fiscais não foram
incorporados na base do Escritório Central.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações Trust Consultores & Associados·· 7
• Os lançamentos de Notas Fiscais (ou a simples
efetivação no caso das Notas dos Fornecedores-
Parceiros), deve ser feita no Store System, da
mesma maneira que é feito atualmente.
• Em primeiro lugar, é necessário lembrar que
SEMPRE antes de se imprimir um relatório no
sistema controláveis é preciso executar o cálculo,
que fica no sub-menu “Processos”. Caso isso
não seja feito, o respectivo relatório sairá
“zerado”.
• Verifique se realmente houve Notas fiscais na data
selecionada para o relatório (lembre-se que a data
considerada no Controláveis é a data de entrada ou
saída das mercadorias, e não a data de emissão da
nota fiscal).
• Verifique se as notas foram lançadas no Store
System (se são notas eletrônicas recebidas dos
fornecedores parceiros, basta apenas efetivá-las no
Store System; as demais, como as notas de
transferência, precisam ser digitadas).
• O próprio sistema Controláveis possui um módulo
(opção “Verificar Incorporação de Notas Fiscais”
no menu principal, dentro do sub-menu de
Consultas), onde podem ser visualizadas todas as
notas fiscais que constam da base de dados do
Escritório Central.
• Caso exista alguma nota fiscal lançada na base do
Store System mas que não conste nessa tela de
“Verificar Incorporação de Notas Fiscais” do
Controláveis, isso significa que a nota foi lançada
mas “ainda não chegou no Escritório Central”; nesse
caso, se a nota acabou de ser lançada é necessário
aguardar algumas horas para que ela seja
transmitida (se já se passou mais de 6 horas e a nota
ainda não consta na base do Controláveis, é
necessário abrir um chamado no Helpdesk para que
seja verificado o problema).

Problema Diagnóstico Ação a ser tomada
O relatório de “Diferença de STAT”
apresenta diferenças muito altas.
No relatório de “Diferença de
STAT”, a coluna “Vendida” está
zerada.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações
O relatório de “Diferença de STAT” apresenta em
cada linha uma conta relativamente simples, que
parte do “Inventário Anterior” e vai somando ou
subtraindo colunas (basta ver no cabeçalho
quando há o sinal de + ou - ) até chegar à coluna
“Saldo”, que indica o que o restaurante deveria ter
em estoque.
Caso a diferença entre esse “Saldo” e o
“Inventário Atual” seja muito grande, a única
explicação é que alguma das colunas envolvidas
na conta estejam com o valor errado.
Os dados dos POS não foram incorporados na
base do Escritório Central.
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• Primeiramente certifique-se que as colunas de
“Inventário Anterior” e “inventário Atual” estão
corretas, ou seja, se não houve erro de contagem.
• Depois verifique se a coluna “Vendida” (que
representa quanto foi vendido naquela data)
apresenta valor; se ela estiver ZERADA, isso
significa que os dados dos POS não foram
incorporados no Escritório Central. Nesse caso veja
o próximo item deste Guia de Pesquisa e Avarias,
que trata especificamente desse problema .
• Verifique se as colunas referentes a Notas Fiscais
estão com os dados das Notas do dia anterior; não
esqueça de verificar se todas as notas de compras
(recebimento de mercadorias) e transferências estão
representadas no relatório; caso não estejam,
verifique se essas notas foram lançadas no Store
System.
• Verifique os lançamentos de Desperdício e Break.
• Em primeiro lugar, é necessário lembrar que
SEMPRE antes de se imprimir um relatório no
sistema controláveis é preciso executar o cálculo,
que fica no sub-menu “Processos” . Caso isso
não seja feito, o respectivo relatório sairá
“zerado” .
• Certifique-se que o TLDPOS daquela data foi
devidamente executado, ou seja, que a linha
referente àquela data não está apresentando o status
“ERRO”. Se isso estiver ocorrendo, corrija o
TLDPOS primeiro, ou os dados de quantidades
vendidas não irão para o Escritório Central.
• Caso o TLDPOS esteja OK, vá ao menu principal do
sistema Controláveis, onde existe uma opção
denominada “Verificar incorporação de Vendas”.
Esta opção relaciona todas as datas dos últimos 30
dias, apontando quais desses dias apresentaram
ERRO na incorporação no Escritório Central.
• Vá até a opção “Manuais” do menu e clique em
“Manual do Sistema”; quando o manual for exibido,
localize o capítulo que descreve a opção “Verificar
incorporação de Vendas” e veja como trabalhar com
essa tela.

Problema Diagnóstico Ação a ser tomada
Nunca consigo executar o STAT
pela manhã, pois todo dia a coluna
“Vendida” apresenta valores
zerados.
Fiz ajustes no Controláveis (lancei
Notas Fiscais ou uma fita de um
POS quebrado) mas o meu
relatório de “Diferença de STAT”
continua errado.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações
Os dados de Quantidade Vendida (obtidos dos
POS) ainda não foram incorporados no Escritório
Central.
Normalmente isso se deve ao fato do restaurante
não ter executado o TLDPOS com a devida
antecedência.
Os dados alterados ainda não foram incorporados
na base do Escritório Central.
O Controláveis, por se tratar de um sistema que é
executado no Escritório Central e acessado via
Internet, depende da recepção e do tratamento
das informações de POS e Notas Fiscais
lançadas pelo restaurante.
Para que isso ocorra, é necessário aguardar
algumas horas para que o sistema tenha tempo
de coletar os dados no restaurante, transportá-los
para o Escritório Central, tratá-los e disponibilizar
tudo para o sistema Controláveis.
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• Para que o cálculo do STAT possa ser executado de
manhã, é necessário que o TLDPOS seja executado
na noite anterior, para que haja tempo para que as
informações sejam enviadas para o Escritório Central
e processadas para o Controláveis. Assim, procure
executar o TLDPOS todas as noites logo após o
fechamento dos caixas (quanto mais cedo, melhor).
• Aguarde no mínimo 2 horas para tentar verificar se as
suas alterações se refletiram no Controláveis.
• Se as alterações foram referentes a dados do POS
(algum disquete que foi lido no TLDPOS, ou alguma
fita de um POS quebrado que foi lançada no
Controláveis), utilize a opção de menu “Verificar
incorporação de Vendas”, para verificar se o dia que
estava com ERRO passou a apresentar o status
“Fechado (OK)”; se apresentar o status “Em análise”
é necessário aguardar mais um pouco; se apresentar
o status “ERRO”, identifique a causa e corrija o erro
(ver maiores detalhes no Manual do Sistema,
disponível na opção “Manuais” do menu principal).
• Se as alterações foram no Mapa de Caixa (Store
System), também é aguardar a recepção dos dados
pelo Escritório Central. Utilize a mesma opção
“Verificar incorporação de Vendas” para checar se os
ajustes manuais resolveram o ERRO que era
apontado naquela data.
• Não esqueça de executar a opção “Calcular STAT”
novamente, antes de tentar imprimir o relatório.

Problema Diagnóstico Ação a ser tomada
O sistema Controláveis me indica
que os dados de Quantidade
Vendida não foram incorporados,
mas se eu tivesse um erro no
TLDPOS o Store System não teria
“travado” no dia seguinte ?
Ao acessar uma opção do menu,
aparece uma mensagem de erro.
Meu POS quebrou e eu o troquei
por um PDV (Swedinha). Como
fazer para que as vendas
registradas nesse PDV sejam
incorporadas no Escritório Central.
Tive um problema grave que
danificou meu POS e impressora
fiscal, de forma que eu não
consigo imprimir a fita Detalhe para
lançar no TLDPOS. O que fazer ?
O processo de captura dos dados do TLDPOS
não foi completamente executado ou não foi bem
sucedido.
O acesso às páginas da Internet não é possível
no momento.
Foi adotado um procedimento incorreto.
É um pré-requisito para o sistema “Controláveis”
que o restaurante tenha uma estrutura
denominada “POS Total”, ou seja, que todos os
seus pontos de venda possuam POS e não
PDVs. Isso porque os POS mantêm registros de
todas as operações (LOGs) que são enviados
para o Escritório Central via TLDPOS, o que não
ocorre com os PDV’s.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações
Deve ser adotada uma medida de contingência,
da mesma maneira que é feito atualmente no
Store System, conforme detalhado na coluna ao
lado.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações Trust Consultores & Associados·· 7
• Alguns restaurantes deixam o Store System aberto a
noite toda para evitar o travamento no dia seguinte,
pois essa “trava” ocorre no momento da entrada no
sistema.
• Isso causa a “ilusão” de que está tudo OK, mas na
verdade o TLDPOS pode ter ficado com ERRO no
dia anterior. Para solucionar, é preciso entrar no
TLDPOS e reconsolidar o dia com ERRO para que
ele fique OK.
• Antes de acionar o Helpdesk, tente fechar o menu e
tentar acessar outra opção. Depois tente novamente
a mesma opção que havia dado erro, pois se for um
problema momentâneo ele não voltará a acontecer.
• Em restaurantes que foram configurados para POS
Total, a quebra de um POS não deve ser resolvida
com a colocação de um PDV Swedinha.
• As vendas registradas nesse tipo de equipamento
não poderão ser incorporadas na base de dados do
sistema Controláveis no Escritório Central.
• Segundo o Departamento de Operações, a
orientação é utilizar a fita de um outro POS que tenha
venda semelhante como referência, simulando uma
fita com valor total igual ao do POS que quebrou.
Isso porque é preferível ter um valor aproximado das
vendas do dia do que não ter valor algum.
• É importante lembrar que essa é uma medida que
deve ser tomada “em último caso”, pois as
quantidades exatas de cada item que foi vendido são
importantes para que o STAT não aponte diferenças
naquela data.

Problema Diagnóstico Ação a ser tomada
Ao tentar lançar KW e M3 o
sistema apresentou a mensagem
“Fator e Ideal de KW e M3 não
cadastrados !”.
Quando é que eu tenho que digitar
uma fita detalhe?
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações
É preciso lançar os fatores de conversão de KwH
e M3.
Ao contrário dos cadastros de Ingredientes e
Produtos, que foram importados do Store System,
os fatores de conversão de KwH e M3 foram
deixados “em branco” propositadamente, para
que cada restaurante revisasse e lançasse dados
atualizados.
Quando o TLDPOS apresenta um dia com ERRO
em função da falta de dados de algum POS, e o
Helpdesk intervém para justificar aquele POS.
McDonald’s Brasil – Área de Sistemas e Informações Trust Consultores & Associados·· 7
• Acesse a opção “Fator e Ideal de KW e M3” no menu
principal, e faça os lançamentos.
• É preciso especificar uma data de início da validade
daqueles fatores que estão sendo cadastrados, e
essa data deve ser anterior à data do lançamento de
KW e M3 que se deseja fazer no sistema. Ex.: Se
você está querendo lançar as medições de KW e M3
do dia 01/08/2005, é preciso cadastrar fatores com
data anterior a essa.
• Primeiro aguarde um período de até 24 h para
verificar se o POS pode ser consertado e a leitura do
disquete efetuada; o departamento de Operações já
sinalizou que é preferível aguardar um dia para se
obter os dados via arquivo do que lançar a fita
manualmente.
• Assim, antes de digitar uma fita é importante checar
junto ao Helpdesk se o arquivo daquele POS é
irrecuperável, ou seja, se o dano ao POS foi tal que
não será possível fazer a leitura dos dados via rede
ou mesmo via disquete.
• Caso o reparo do POS demore mais do que esse
período, pode-se lançar a fita e, assim que ele for
consertado, tentar fazer a leitura do disquete. Se
isso for possível, leve o disquete até o micro da
gerência, faça a leitura do disquete no TLDPOS e
reconsolide o dia (assim, os dados digitados serão
substituídos pelo conteúdo do disquete, o que é
muito mais interessante para a Companhia em
função do maior nível de detalhe que o arquivo
apresenta : vendas e TC’s hora a hora).