JS-_Ebook-KPI_ROI

DEFINIÇÃO
E MENSURAÇÃO
DE RESULTADOS
EM FROTAS
KPI e cálculo do ROI:
qual a importância e como fazer

Introdução
Um dos passos para se ter o total controle em relação à realidade da sua
frota é entender os objetivos das ações tomadas no seu negócio, bem como
saber mensurar o impacto delas nos resultados financeiros da sua empresa.
Para isso, a JS Peças criou o e-book Definição e Mensuração de Resultados em
Frotas, onde você poderá descobrir os principais conceitos para compreender
se seus objetivos com o negócio estão sendo alcançados. Tudo isso para
que você possa traçar os direcionamentos corretos e entender os efeitos de
suas ações de forma exata.
Para isso, dividimos o e-book em duas partes: KPI e ROI. Essas duas siglas
podem até parecer estranhas nesse primeiro momento. Mas não se preocupe!
Vamos explicar tudo para você a seguir. Descubra como elas farão a diferença
na sua frota!

O que é o KPI?
O KPI é um sigla em inglês para Key Performance Indicator que, em tradução
livre, significa indicadores-chave de desempenho. Em suma, os KPIs são
objetivos estratégicos traçados pelo gestor da frota.
O KPI não precisa necessariamente ser único. Esses objetivos podem ser
únicos ou se complementarem. O intuito de fazer o acompanhamento dessas
metas é, principalmente, possuir o controle sobre a saúde da sua frota, tanto
financeira como de relevância para o mercado.
A importância de se conhecer
o seu negócio para definir KPI
Ao pesquisar pelo termo KPI, você se deparará com uma infinidade de
explicações e exemplos de indicadores-chave de desempenho. Entretanto,
assim como não há uma resposta para qualquer problema, não há KPI
universal para toda empresa.
Por isso, é imprescindível que os KPIs sejam definidos por profissionais que
compreendam a realidade da sua empresa e o dominem as técnicas de
gestão de frotas de veículos pesados. Nesse caso, um KPI que funcionaria
perfeitamente para uma empresa de transporte de passageiros (como, por
exemplo, número de passageiros transportados) não se aplicaria para a
realidade de veículos de carga.

Só assim os KPI cumprirão o objetivo de serem parâmetros do índice de
desempenho da frota e estarão de acordo com as expectativas de rendimento
dos gestores da empresa.
Evite o excesso de KPI’s
Tudo em exagero não é bom, isso também se aplica aos indicadores-chave
de desempenho, pois ter uma quantia imensa pode se revelar um tiro no
pé. Para que os KPI’s sejam realmente efetivos na gestão da sua frota, eles
devem ser mensurados e monitorados.
Ou seja, uma quantia massiva de indicadores-chave de desempenho
demandam mais esforço para serem mensurados e, consequentemente,
podem comprometer o acompanhamento efetivo da realidade da sua frota.
Por isso, defina indicadores que possuam a maior importância para serem
monitorados, isso garantirá que os parâmetros que possuam o maior
impacto na sua frota sejam acompanhados e, consequentemente, garantir a
mensuração dos seus resultados.

Quais são os KPI’s de uma frota de veículos pesados
Os KPI’s que um gestor de frota deve acompanhar são inúmeros e dependem
da realidade da cada empresa. Entretanto, separamos os principais que te
darão um norte sobre quais parâmetros podem ser monitorados com essa
estratégia.
Quantidade de multas
Esse é um indicador que além de auxiliar o gestor de frotas a monitorar o
comportamento dos motoristas na direção, auxilia o controle de gastos com
punições por conduta indevida.
Esse KPI também pode mostrar quando a situação se encontra crítica e
providências devem ser tomadas. Nesse caso, o gestor da frota pode criar
programas de conscientização ou programas de recompensas para incentivar
os motoristas a adotarem uma direção mais segura enquanto trabalham.
Esse KPI pode ter variações como: Quantidade
de multas por motorista ou por trecho.
Consumo de combustível
O consumo de combustível é um indicador-chave de desempenho que
deve estar nos planos de qualquer gestor de frotas. Afinal, esse gasto está
diretamente ligado, não só ao lucro da frota como também à sustentabilidade
do seu negócio.
O consumo de combustível pode ser afetado por uma série de fatores, entre
eles se encontram o estado mecânico dos veículos da frota e a forma como
os motoristas dirigem.
Quebra de veículo por motorista
Já é de conhecimento geral que a conduta do motorista está diretamente
ligada ao estado de conservação do veículo.
Ou seja, quanto mais capacitado nas boas práticas de direção o motorista
for, melhor será o estado dos veículos que ele conduzir.
Tendo isso em vista, a quebra de veículo por motorista é um indicador muito
útil para identificar motoristas que não estejam dirigindo de acordo com as
normas da empresa.

Custo operacional de veículo por quilômetro rodado
Com posse dos dados referentes a cada veículo da sua frota, o gestor tem
insumo para realizar uma série de observações. Entre elas é possível avaliar
o custo operacional de veículo por quilômetro rodado.
Esse KPI é um cálculo relativamente simples, onde se soma todos os custos
de um veículo durante um determinado período de tempo e se divide
pelo número de quilômetros percorridos. Com o resultado desse cálculo,
o gestor tem o controle de quais veículos estão gerando mais custos e,
consequentemente, tem a possibilidade de se planejar para contornar essa
situação.
Idade Média da Frota
A idade média da frota pode ser um sinal em que momento a renovação dos
veículos se faz necessária.
Por exemplo: de tempos em tempos são emitidas normas que regulam
o lançamento de partículas poluentes por meio de veículos.
Além disso, veículos mais antigos tendem a necessitar de manutenções mais
recorrentes e consumir mais combustível em comparação aos mais novos.

Controle de ociosidade da frota
Isso é um problema para qualquer gestor de frota. Frota parada é sinal de
redução nos lucros.
Não só isso. Ao fazer o controle da ociosidade da frota, o gestor pode dividir
de forma mais efetiva as demandas e quais veículos irão rodar.
Isso evita que um veículo se mantenha sem realizar entregas por muito
tempo, ou de sobrecarregar outro com excesso de viagens.
Esse KPI é um grande aliado no controle e logística da sua frota,
reduzindo a falta de controle de periodicidade das viagens dos veículos.
Taxa de indisponibilidade do veículo
Esse controle permite ao gestor ter ciência dos motivos que impossibilitam
um veículo pesado a rodar.
Esses motivos podem ser diversos, como manutenções preventivas,
defeitos mecânicos, acidentes, etc.
Com essa relação, o gestor tem o conhecimento da situação geral de sua
frota e pode começar a traçar estratégias para reverter esses casos.
Ocorrência mensal de acidentes
Esse é um indicador fundamental para o controle não só da segurança
dos motoristas e das pessoas envolvidas no processo, como também da
comunidade em geral.
O controle de acidentes também auxilia o gestor de frota a manter sua
empresa responsável perante ao cliente, reduzindo gastos tanto com reparo
de veículos danificados por acidentes como por indenizações de pessoas
envolvidas nessas fatalidades.
Esse KPI vai dar ao gestor um panorama abrangente das condições de
segurança da sua frota e, também, auxilia na identificação de pontos sensíveis
na prática de direção dos motoristas contratados.

Média de consumo de diesel entre os motoristas
Dependendo da forma com que o motorista conduz o veículo, o giro do
motor aumenta e isso, consequentemente, também aumenta o gasto de
combustível e compromete o rendimento do veículo.
Um boa prática em relação a esse gasto de combustível é criar um ranking
de motoristas e recompensar aqueles que possuírem o maior rendimento
de quilômetro por litro. Com esse sistema simples de bonificação, o gestor
já consegue instaurar uma política de consumo responsável e reduzir os
gastos tanto de uso de combustível como de desgaste de motor.
Dá para perceber por meio dessa lista que os KPI estão, de certa
forma, interligados. Assim como a estratégia da sua frota deve
ser coesa, a definição dos indicadores-chave de desempenho
também deve ser, pois, esses objetivos serão os parâmetros para
a mensuração dos resultados e da sua frota e também o que irá
apontar se o seu negócio está atingindo os seus objetivos ou não.

O ROI
O ROI é uma sigla para Return Over Investiment e em tradução livre significa
retorno sobre o investimento. Também pode ser considerado um KPI, pois
se trata um parâmetro que irá auxiliar o gestor de frotas a decidir se o seu
negócio está atingindo o sucesso que foi definido no âmbito estratégico do
negócio.
Mas o que exatamente é o ROI?
O ROI é um cálculo que ajuda a entender se alguma coisa é economicamente
vantajosa. Basicamente o ROI é calculado por meio de uma fórmula simples:
ROI=
Lucro - Custo
Custo
Esse cálculo pode ser aplicado em uma infinidade de situações. Dentro da
mesma empresa, o ROI pode ser utilizado por diversos departamentos e em
diferentes níveis de gestão.

Por que o ROI é vantajoso para a gestão
de uma frota de veículos pesados?
Veículos pesados, por se tratarem de automóveis com um porte muito
maior, já são automaticamente mais caros. Ou seja, ao estruturar uma frota
desse tipo específico de veículos, o gestor está lidando com valores muito
superiores aos de uma frota de veículos leves.
Isso implica que tantos os custos quanto o valor dos serviços de uma frota de
veículos pesados são maiores. Essa realidade não é necessariamente ruim,
mas se tudo é proporcionalmente maior, os riscos e prejuízos também serão.
Por isso é imprescindível que o gestor de uma frota de veículos pesados
possua o total controle do retorno do investimento, pois o lucro e os custos
têm de estar de acordo com as expectativas dos planejamentos estratégicos,
para que o negócio continue dando lucros.

Como calcular o ROI?
É relativamente simples. Para chegar ao valor do retorno sobre o investimento,
calcula-se lucro subtraído pelo custo e divide-se o resultado obtido pelo
custo.
Vamos dar um exemplo incorporando o ROI em algumas situações do
cotidiano do gestor de frota:
Exemplo 1 - Aquisição de novos veículos:
Para atender ao aumento de demandas dos últimos meses, o gestor de
frotas adquiriu 2 veículos com o valor estimado em R$150.000,00 cada.
Como a previsão de lucro baseada no crescimento de serviços prestados
era de R$500.000,00 o investimento se pagaria e, ainda assim, a frota lucraria
R$200.000,00.
Entretanto, devido à estabilidade econômica, um dos contratantes decidiu
reduzir o número de demandas e o lucro que estava previsto para o mês foi
reduzido para R$275.000,00.
Calculando o ROI sobre a aquisição dos veículos, o total ficaria assim:
ROI= 275.000-300.000
300.000
ROI= -0,083
Ou seja, em dados percentuais, a empresa perdeu cerca de 8,3% do valor
investido na compra dos veículos. Portanto, o retorno sobre esse investimento
não foi favorável nesse momento.

Exemplo 2 – Treinamento de pessoal:
Vários dos gastos relacionados à manutenção de frotas é causado pela
conduta dos motoristas na direção dos veículos. Por isso, o gestor de frotas
decidiu contratar uma assessoria para capacitar os motoristas de sua empresa
nas melhores práticas de direção e, consequentemente, reduzir os custos
em manutenção de veículos fora do cronograma das inspeções periódicas
que girava por mês em torno de R$25.000,00.
Para realizar este workshop de capacitação, o gestor gastou ao todo um
montante de R$ 6.000,00. Um mês após o workshop de conduta de direção, o
gestor pôde comprovar que o custo de manutenção de veículos foi reduzido
para R$12.000,00, ou seja o lucro da ação foi de R$ 13.000,00.
Calculando o ROI desse workshop o cálculo ficaria da seguinte maneira:
ROI= 13.000-6.000
6.000
ROI= 1,16
No cálculo de ROI, resultados acima de 1 são considerados positivos, pois
superam o custo operacional da atividade. Se avaliar o resultado em porcentagem,
percebe-se que a ação gerou um ganho de 116% sobre o custo
desembolsado pela empresa. Logo, o intuito do workshop, que era capacitar
os motoristas e reduzir custos para a empresa, foi um sucesso.

Conclusão
Agora é a sua vez! Você já conhece os conceitos de KPI e ROI e já sabe
como aplicá-los em sua frota. Usando essas duas estratégias, você poderá
ter um controle maior sobre como o seu negócio está buscando alcançar os
objetivos traçados em âmbito estratégico.
Não é apenas isso, também dá para entender se essas ações que visam
atingir esses propósitos estão sendo economicamente viáveis. Afinal de
nada adianta executar operações que estão gerando mais gastos do que
efetividade para a sua frota
Com isso, você evita a perda econômica e aumenta o seu controle sobre o
que é desenvolvido dentro da sua frota. Se bem executados, esses conceitos
podem ser uma das chaves para o crescimento da sua empresa.