Granskning av internkontroll avseende kommunens fordon

HAMMARÖ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 

Sammanträdesdatum Sid 5 

Socialnämndens arbetsutskott 2010-08-06 

Snau § 166 Dnr 

Granskning av intern kontroll avseende kommunens 

fordon 

Sammanfattning 

Kommunens revision har granskat den interna kontrollen av kommunens fordon. 

Revisionen vill ha kommentarer till resultatet. Tf socialchef redogör för 

förvaltningens förslag till kommentarer. Inom socialnämnden finns väl 

fungerande regler och riktlinjer, systemet med körjournaler fungerar bra och 

systemet med att förvara drivmedelskorten på bensinstationen bör bibehållas. 

Beslutsunderlag 

Revisionsrapport KPMG 2010-05-20 

Begäran om kommentarer av kommunrevisionen 2010-05-21 

Tjänsteskrivelse av A.Örnebring 2010-07-26 

Arbetsutskottets beslut 

Arbetsutskottet föreslår socialnämnden att godkänna kommentarerna och 

överlämna dem till kommunens revisorer. 

________ 

Sändlista: 

_____________________________________________________________________________________________________ 

Justerandes sign: Utdragsbestyrkande:

SOCIALFÖRVALTNINGEN TJÄNSTESKRIVELSE 

Anette Örnebring, Tf socialchef 

054-515000 

anette.ornebring@hammaro.se 

Socialnämnden 

KOMMENTARER TILL GENOMFÖRD GRANSKNING AVSEENDE 

KOMMUNENS FORDON 

Sammanfattning 

Socialnämndens bedömning är att vi har bra rutiner och riktlinjer för användningen 

av kommunens fordon. Vi ser dock vissa förbättringsområden och avser 

sammanställa ett samlat dokument med nämndens rutiner och riktlinjer samt att 

kommunlegitimation ska uppvisas vid tankning. 

Beslutsunderlag 

Revisionsrapport KPMG 2010-05-20-21 

Tjänsteskrivelse av A. Örnebring 2010-07-26 

Utredning/Bedömning 

2010-07-26 Dnr 2010/78 

Socialnämndens fordon består till största delen av personbilar och några mindre 

bussar. De används främst för att minska förflyttningstiden för vår personal men 

även för materialtransporter samt till viss del av nämndens brukare. 

Inom socialnämnden finns väl fungerande regler och riktlinjer för användning av 

kommunens fordon för ansvar, betalningsrutiner, uppföljning och rapportering. De 

finns däremot inte samlade och nedskrivna. Det ser vi som ett förbättringsområde 

och avser därför att ta fram ett samlat dokument innan årsskiftet. För 

socialnämnden 

Systemet med körjournaler fungerar bra och vi ser ett behov av fortsatt 

användning. 

Gällande kort- och betalningsrutiner kan ett missförstånd ha uppstått vid 

insamlandet av uppgifter. För var och en av socialnämndens bilar förvaras ett 

drivmedelskort på den lokala bensinstationen, inte ett kort per enhet. Vi menar att 

eftersom varje bil har ett stort antal användare fungerar det bättre att ha 

drivmedelskortet förvarat på macken. För att öka säkerheten ytterligare planerar vi 

införa att kommunens legitimation ska uppvisas vid tankning. 

Box 26, 663 21 Skoghall, besöksadress Mörmovägen 5, växel 054-51 50 00, fax 054-51 31 19 

bankgiro 177-5642, org nr 212 000-1793, hammaro@hammaro.se, www.hammaro.se 

1(2)

Förvaltningens förslag 

Godkänna förvaltningens kommentarer och överlämna dem till kommunens 

revisorer. 

Anette Örnebring 

Box 26, 663 21 Skoghall, besöksadress Mörmovägen 5, växel 054-51 50 00, fax 054-51 31 19 

bankgiro 177-5642, org nr 212 000-1793, hammaro@hammaro.se, www.hammaro.se 

2(2)

ABCD 

Hammarö kommun 

Granskning av den interna kontrollen 

avseende kommunens fordon 

Revisionsrapport 

KPMG AB 

20 maj 2010 

Antal sidor: 13 

© 2010 KPMG AB, a Swedish limited liability partnership 

and a member firm of the KPMG network of independent member firms 

affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.

ABCD 

Innehåll 


Intern kontroll avseende kommunens fordon 

2010-05-20 

1. Sammanfattning 1 

2. Bakgrund 2 

3. Uppdrag och syfte 2 

4. Avgränsning 2 

5. Revisionskriterier 2 

6. Ansvariga nämnder 3 

7. Metod 3 

8. Projektorganisation 3 

9. Granskningsresultat 3 

9.1 Allmänna iakttagelser 3 

10. Interna styrdokument 4 

10.1 Riktlinjer gällande trafiksäkerhet för anställda i Hammarö kommun 4 

11. Användning av fordon och betalkort 5 

11.1 Kommunstyrelsen 5 

11.1.1 Användning av fordon 5 

11.1.2 Hantering av betalkort, faktura- och kvitto 5 

11.2 Bildningsnämnden 6 



11.3 Miljö- och byggnadsnämnden 7 

11.4 Servicenämnden 7 



11.5 Socialnämnden 9 



12. Våra sammanfattade kommentarer 10

ABCD 



2010-05-20 

12.1 Interna styrdokument 11 

12.2 Användning av fordon 12 

12.3 Hantering av betalkort, faktura- och kvitto 12

ABCD 

1. Sammanfattning 



2010-05-20 

KPMG har fått i uppdrag av de företroendevalda revisorerna i Hammarö kommun att 

genomföra en granskning av den interna kontrollen gällande kommunens fordon. 

Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma hur arbetet med den 

interna kontrollen fungerar beträffande fordonen i kommunen. Vårt uppdrag har 

inbegripit att granska om det finns en tillräcklig intern kontroll beträffande fordon och 

drivmedel, om den interna kontrollen är utformad på ett ändamålsenligt sätt och om 

eventuella rutiner för den interna kontrollen efterlevs. 

Granskningen har omfattat kommunstyrelsen och övriga nämnder i kommunen. 

Resultatet av vår granskning, synpunkter och kommentarer baseras på genomförda 

intervjuer, dokumentstudier och stickprovskontroller av körjournaler, fakturor och 

kvitton. 

Styrelsen och nämnderna har i uppgift att se till att deras verksamheter bedrivs i enlighet 

med beslutade mål och riktlinjer, samt gällande lagstiftning och andra föreskrifter. De 

ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att deras verksamheter i 

övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. 

Enligt vår uppfattning är syftet med den interna kontrollen att bidra till att 

ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektiv och 

säkert. Den interna kontrollen bör utformas utifrån en helhetssyn på verksamheten och 

med beaktande av risk- och väsentlighetsaspekter. 

Sammanfattningsvis visar vår granskning på ett antal områden där det finns behov av 

förbättringar av den interna kontrollen. Vi bedömer att den ledning, styrning, 

uppföljning och kontroll som avser fordon i kommunen bör förbättras. 

Granskningen har visat att det i princip inte finns några dokumenterade regler gällande 

användning och hantering av fordon i Hammarö kommun. Vi anser att kommunövergripande 

regler bör utarbetas för fordonsanvändningen, och fastställas i en 

fordonspolicy eller liknande styrdokument. 

I övrigt hänvisar vi till granskningsrapporten i sin helhet. 

1

ABCD 

2. Bakgrund 



2010-05-20 

Kommunen är beroende av fordon av olika slag för att utföra de tjänster som man har 

som uppdrag. Tillgången på tjänstebilar ställer samtidigt krav på en fungerande 

uppföljning och kontroll över utnyttjande och effektivitet. 

Revisionen följer löpande upp hur arbetet med den interna kontrollen i kommunen 

fortskrider och utvecklas. Detta görs genom dialoger och diskussioner med styrelsen 

och nämnderna, förvaltningsledning och internkontrollansvariga och genom 

systematiska granskningar av styrelsen/nämnderna och dess verksamheter. 

Hammarö kommuns revisorer bedömer utifrån ovanstående förhållanden i sin risk och 

väsentlighetsbedömning att en fördjupad granskning av den interna kontrollen avseende 

kommunens fordon bör genomföras. 

3. Uppdrag och syfte 

KPMG har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Hammarö kommun att 

granska den interna kontrollen avseende kommunens fordon. Uppdraget ingår i 

revisionsplanen för år 2010. 


interna kontrollen fungerar beträffande kommunens bilar. 

I granskningen har följande revisionsfrågor särskilt beaktats: 

• Finns en tillräcklig intern kontroll avseende fordon och drivmedel? 

• Är den interna kontrollen utformad på ett ändamålsenligt sätt? 

• Efterlevs rutinerna i den interna kontrollen? 

4. Avgränsning 

Granskningen har omfattat verksamheterna inom kommunstyrelsen och övriga nämnder 

i Hammarö kommun. 

5. Revisionskriterier 

I granskningen har vi övergripande bedömt om verksamheterna uppfyller tillämpliga 

interna regelverk, policys och andra fullmäktigebeslut. 

2

ABCD 

6. Ansvariga nämnder 

7. Metod 



2010-05-20 

Granskningen har avsett kommunstyrelsen och övriga nämnder i Hammarö kommun. 

Granskningen har genomförts genom: 

• Dokumentstudier av tillämpliga dokument 

• Intervjuer 

• Stickprov (körjournaler, fakturor och tillhörande kvitton) 

Rapporten har saklighetskontrollerats av, förvaltningschefen för kommunstyrelsen/ 

kommunchefen, förvaltningschefen för serviceförvaltningen, tf förvaltningschef för 

socialförvaltningen, utredningssekreteraren på bildningsförvaltningen samt kommunens 

budgetchef. Rapporten har även lämnats för saklighetskontroll till tf förvaltningschef för 

bildningsförvaltningen och förvaltningschefen för miljö- och byggförvaltningen. 

8. Projektorganisation 

Granskningen har genomförts av Eva-Lena Kamperin, konsult, under ledning av Mats 

Sandström, certifierad kommunal revisor. 

9. Granskningsresultat 

9.1 Allmänna iakttagelser 

Ansvaret för fordonen i Hammarö kommun är fördelat mellan kommunens fem 

förvaltningar, vilket innebär att det inte finns någon central enhet med ett 

kommunövergripande fordonsansvar. 

I inledningsskedet av granskningen efterfrågade vi en sammanhållen förteckning över 

samtliga registrerade fordon i kommunen. Ett sådant register fanns dock inte, utan har 

upprättats efter vår förfrågan. 

Utifrån mottagen fordonsförteckning har vi noterat att det i Hammarö kommun totalt 

finns 108 registrerade fordon. Kommunens fordon omfattas till största del av 

personbilsregistrerade fordon men även av lastbilsregistrerade fordon, släpfordon och 

diverse maskiner. 

De flesta fordon utgörs av ett tjänstefordon/personfordon, vilka är avsedda att enbart 

användas av en särskild förvaltning och/eller en särskilt utsedd befattningshavare. 

3

ABCD 



2010-05-20 

Därtill finns tre tjänstebilar tillgängliga via en kommungemensam bilpool, vilka kan 

bokas av samtliga anställda och förtroendevalda. Bilpoolen hör organisatoriskt till 

serviceförvaltningen och står under deras försorg. 

10. Interna styrdokument 

I Hammarö kommun finns riktlinjer gällande trafiksäkerhet för anställda. Granskningen 

har visat att det därutöver inte finns något kommunövergripande styrdokument som 

reglerar fordon och dess användning. 

10.1 Riktlinjer gällande trafiksäkerhet för anställda i Hammarö 

kommun 

Riktlinjerna gällande trafiksäkerhet ingår som en del i Hammarö kommuns arbetsmiljöplan 

och syftar främst till att minimera riskerna att någon anställd drabbas av ohälsa 

eller olycksfall i trafiken. Arbetsmiljöplan för 2009-2010 fastställdes av fullmäktige den 

26 maj 2009. (Riktlinjer för trafiksäkerhet var med för första gången i arbetsmiljöplanen 

2008. Fullmäktige fastställde arbetsmiljöplan 2008 inklusive bl.a. bilaga avseende 

riktlinjer för trafiksäkerhet). 

Enligt regelverket har de anställda att förhålla sig till ett antal bestämmelser, bl.a. att 

genom sitt körsätt alltid uppträda som en förebild i trafiken, undvika samtal i 

mobiltelefon under körning. 

Varje nämnd ansvarar för att innehållet i riktlinjerna efterlevs. Respektive chef ansvarar 

i sin tur för att sprida informationen om riktlinjerna och varje anställd har ett eget ansvar 

för att följa riktlinjerna. 

Vidare framgår det att personbilarna i Hammarö kommun, allt eftersom nya leasingavtal 

ingås, ska vara utrustade med bl.a. en säkerhetsutrustning (som omfattar viltband, 

varselväst klass 2, ficklampa, brandsläckare och ”förstahjälpen”), dubbfria vinterdäck, 

bältespåminnare, krockkuddar på såväl förarplats som passagerarplats, sidokrockskuddar 

och alkolås. 

Riktlinjerna för trafiksäkerhet reglerar också vad fordonet ska vara utrustat med om 

egen bil används i tjänsten. Detta innefattar bl.a. krockkuddar, ABS bromsar, 

trepunktsbälte och nackskydd. Bestämmelserna gäller anställda som kör mer än 100 mil 

per år eller minst en gång per vecka. 

4

ABCD 

11. Användning av fordon och betalkort 

11.1 Kommunstyrelsen 



2010-05-20 

Inom kommunstyrelsens förvaltning finns totalt två fordon (IT-avdelningen och mark- 

och planavdelningen). Ett av dessa fordon leasas genom avtal, det andra fordonet ägs av 

kommunen. I vår granskning har båda fordonen valts ut för stickprovskontroll. 

Förvaltningens sammanlagda fordonskostnader för 2009 uppgick till 111 447 kronor. 

Av totalsumman uppgick leasingkostanden för förvaltningens leasade fordon 2009 till 

79 622 kronor och drivmedelskostnaden uppgick till 15 837 kronor. 

11.1.1 Användning av fordon 

Bilarna används av olika medarbetare inom förvaltningen, men företrädelsevis av några 

särskilt utsedda befattningshavare. På plats har vi noterat att det finns särskilda 

uppställningsplatser för fordonen. Vidare har vi informerats om att det finns rutiner för 

hantering och förvaring av nycklar. 

Granskningen har visat att körjournal inte förs för fordonen inom kommunstyrelsens 

förvaltning. 

11.1.2 Hantering av betalkort, faktura- och kvitto 

Enligt uppgift finns tre kort knutna till det fordon som tillhör IT-avdelningen; ett 

förarkort, ett drivmedelskort och ett fordonskort. Samtliga kort förvaras i fordonet. 

Hittills har dock enbart drivmedelskortet används vid tankning. Vidare har vi 

informerats om att förarkortet och fordonskortet ska användas i förening vid andra 

bilrelaterade inköp än drivmedel, men sådana inköp har inte skett. Efter genomförd 

tankning sparar och lämnar föraren in kvittot till ansvarig på förvaltningen. 

Granskningen har visat att fordonet tillhörande mark- och planavdelningen inte har 

något eget betalkort. Vid tankning och andra bilrelaterade inköp används ett 

drivmedelskort tillhörande serviceförvaltningen. Drivmedelskortet förvaras på den 

lokala bensinstationen. Föraren noterar fordonets registreringsnummer och sin signatur 

på kvittot, vilket lämnas för tillfällig förvaring på bensinstationen. Samtliga kvitton 

hämtas upp löpande av ansvarig inom serviceförvaltningen. Senare fördelas 

fakturakostnaderna upp mellan förvaltningarna med stöd av de signerade kvittona. 

Vidare har vi informerats om att det finns en fastställd rutin för fakturahantering inom 

förvaltningen. Fordonsrelaterade fakturor hanteras elektroniskt och lämnas först för en 

mottagningsattest, därefter överlämnas fakturan för beslutsattest. I fakturahanteringen 

sker enligt uppgift också en kontroll av kvittona gentemot aktuell faktura. 

5

ABCD 

11.2 Bildningsnämnden 



2010-05-20 

Inom bildningsförvaltningen finns endast ett fordon, vilket leasas genom avtal. 

Fordonet har varit föremål för vår stickprovskontroll. 

För 2009 uppgick förvaltningens fordonskostnader till totalt 42 155 kronor. I detta 

inryms leasingkostnad omfattande 26 200 kronor och drivmedelkostnad till cirka 5 000 

kronor. 


Fordonet, som är en personbil, används huvudsakligen vid IT-service och tjänsteärenden 

inom kommunen. Bilen nyttjas till största del av en befattningshavare inom IT-gruppen 

men används även ibland av andra inom förvaltningen. Bilen bokas via bildningsförvaltningens 

interna stödsystem, Fronter. 

I Fronter finns förvaltningsspecifika regler gällande användning och hantering av bilen. 

Enligt uppgift har regelverket utarbetats av förvaltningen och inte varit föremål för 

politisk behandling. I bestämmelserna ingår det bl.a. regler om bokning/ombokning, 

tankning, nyckelhantering och parkering. Vidare framgår att körjournal ska föras av alla 

som använder fordonet och att journalen ska förvaras i bilen. 

Granskning har också visat att körjournal nyttjas vid användning av fordonet. I vår 

granskning har vi kontrollerat hur körjournalen fyllts i. Enligt körjournalsmallen ska 

föraren uppge datum, mätarställning vid resans start och slut, ändamål/besökta platser, 

eventuell genomförd tankning och antal liter, samt vem som använt bilen. Vår 

uppfattning är att körjournalerna har fylls i på avsett och riktigt sätt. Vi har dock 

informerats om att körjournalen inte alltid fylls i på ett regelrätt sätt då andra inom 

förvaltningen än IT-gruppen har använt bilen. 

Körjournalen förvaras i fordonet. En gång per år (mars) lämnas den samlade körjournalen 

in till registratorn på bildningsförvaltningen. I granskningen har vi dock inte 

fått klarhet i om det finns utarbetade rutiner för kontroll av körjournalen. 

Enligt uppgift finns rutiner för hantering och förvaring av nycklar. IT-gruppen 

disponerar två av dessa och den tredje förvaras centralt på bildningsförvaltningen. 

Vidare finns en bestämd uppställningsplats för fordonet under nattetid och i övrigt när 

den inte används. 


Till fordonet finns två drivmedelskort. Det kort som används av IT-gruppen förvaras på 

den lokala bensinstationen, det andra drivmedelskortet förvaras centralt på 

bildningsförvaltningen. 

6

ABCD 



2010-05-20 

Kvitto från genomförd tankning signeras av föraren och sparas på avsedd plats i 

fordonet. Samtliga kvitton lämnas till registratorn på bildningsförvaltningen en gång per 

år (mars). 

Fakturahanteringen sker centralt inom förvaltningen enligt en utarbetad rutin. ITgruppen, 

som företrädelsevis använder fordonet, mottar således inte några fordonsrelaterade 

fakturor och är inte heller involverade i avstämning/kontroll av kvitton och 

fakturor. Fordonsrelaterade fakturor behandlas elektroniskt och lämnas först för en 

mottagningsattest, därefter överlämnas fakturan för beslutsattest. Vad gäller fordonsrelaterad 

fakturahantering sker dock ingen kontroll av kvitton gentemot aktuell faktura. 

Enligt uppgift har det nyligen uppdagats att fordonsrelaterade kvitton ska lämnas till 

kommunens centrala ekonomienhet, vilket fram tills nyligen inte skett. Både kvitton och 

körjournaler har förvarats i förvaltningens närarkiv. 

11.3 Miljö- och byggnadsnämnden 

Miljö- och byggnadsförvaltningen har inga egna fordon, vare sig leasade eller egenägda. 

Vid behov av bil i tjänsteutövningen används de fordon som ingår i kommunens 

gemensamma bilpool. 

Kostnaden för att nyttja fordonen i bilpoolen internfaktureras respektive förvaltning. År 

2009 uppgick den totala kostnaden för miljö- och byggnadsförvaltningen till ca 28 000 

kronor. 

11.4 Servicenämnden 

Inom serviceförvaltningen finns de flesta av kommunens fordon. Totalt finns 71 

registrerade fordon vilka i huvudsak omfattas av person- och transportbilar, traktorer 

och släpkärror. Därutöver finns även ett antal maskiner, gräsklippare m.m. Av de totalt 

71 fordonen leasas 24 genom avtal. 

Som tidigare framgått ansvarar serviceförvaltningen även för kommunens gemensamma 

bilpool. 

Förvaltningens sammanlagda fordonskostnader för 2009 uppgick till 2 168 769 kronor. 

I detta ingår även de fordonsintäkter som uppstår vid uthyrning av förvaltningens fordon 

via bilpoolen. Av totalsumman uppgick leasingkostnaden för förvaltningens leasade 

fordon till ca 620 000 kronor och drivmedelskostnaden uppgick till ca 765 000 kronor. 

För granskningens genomförande har vi valt ut fem fordon inom serviceförvaltningen 

för stickprovskontroll. 

Inom serviceförvaltningen finns sedan augusti 2007 en Policy för anställdas möjligheter 

att låna kommunens maskiner och materiel för eget bruk. Bestämmelserna har tagits 

fram av förvaltningsledningen. Av regelverket framgår att släpkärror, små maskiner 

(handmaskiner) och verktyg (handverktyg) kan lånas för privat bruk under kortare tider. 

Med kortare tider menas vardagar över natten respektive helger. Ett lån måste alltid 

7

ABCD 



2010-05-20 

beviljas genom ett godkännande av ansvarig arbetsledare. En lånelista ska också 

upprättas där den lånade maskinen, verktyget eller släpkärran ska noteras och kvitteras. 

Lånelistan ska finnas hos arbetsledaren. Policyn klargör att fordon och andra större 

maskiner inte får lånas av anställda för eget bruk. Motivet till ovanstående är att 

anställda, som förfogar över skattefinansierade medel, inte ska förbruka kommunens 

inventarier för egen vinnings skull. Vidare uttrycks att de anställda vid serviceförvaltningen 

inte heller ska utföra ett arbete, med lånade maskiner eller verktyg, som 

inte är sanktionerat av kommunen och dess arbetsledare. 


De respektive fordonen inom serviceförvaltningen används i huvudsak av en och 

samma förare, men det finns fordon som också används av flera olika medarbetare inom 

förvaltningen. 

Granskningen har visat att körjournal generellt inte nyttjas för fordonen inom 

serviceförvaltningen. Enligt uppgift förs dock körjournal för några enstaka personbilar 

inom vissa enheter. Granskningen har dock visat att det inte finns någon fastlagd mall 

för vilken information som ska lämnas i dessa journaler. Vidare genomförs inte några 

kontroller av de körjournaler som i viss mån används. 

I samband med vår stickprovskontroll har vi noterat att det förs en ”tankningsjournal” 

för ett av de utvalda fordonen. Föraren noterar datum, antal liter och mätarställning. I 

samband med fakturahanteringen kontrolleras ibland det specifika fordonets journal. 

I samband med granskningens genomförande har vi förevisats ett administrationsverktyg/modul 

i det webbaserade fastighetssystemet, vilket fungerar som ett internt 

stödsystem för fordonsadministrationen. Stödsystemet prövas sedan en tid inom 

fastighetsenheten. Administrationsverktyget innehåller samtliga fordon tillhörande 

fastighetsenheten samt informativa uppgifter om respektive fordon. Vad vi uppfattat så 

infördes stödsystemet för att främst åstadkomma en bättre kontroll över när bilar ska 

besiktigas och genomgå service. Varje medarbetare inom fastighetsenheten har tillgång 

till systemet. Målsättningen är att föraren ska notera mätarställning och antal liter 

drivmedel i systemet efter genomförd tankning. Vad vi uppfattat efterlevs dock inte 

rutinen till fullo. Anledningen uppges i huvudsak bero på bristande ledning. I 

sammanhanget har vi även noterat att rutinen inte är dokumenterad. Enligt uppgift är 

målsättningen att systemet på sikt ska komma att användas på tilltänkt sätt inom 

serviceförvaltningens samtliga enheter. 

Vidare har granskningen visat att det finns särskilda uppställningsplatser för fordonen 

samt rutiner för hantering och förvaring av nycklar. 

8

ABCD 




2010-05-20 

I granskningen har vi noterat att den nuvarande betalningshanteringen i huvudsak sker 

på ett enhetligt sätt inom förvaltningens respektive enheter. 

För fordonen tillhörande respektive enhet inom förvaltningen används ett gemensamt 

drivmedelskort. Drivmedelkorten förvaras på den lokala bensinstationen. 

Efter genomförd tankning och betalning noterar föraren fordonets registreringsnummer 

och sin signatur på kvittot. Kvitton lämnas därefter för tillfällig förvaring på 

bensinstationen. Samtliga kvitton som tillhör fordonen inom respektive enhet hämtas 

löpande upp av ansvarig inom respektive enhet (varannan vecka/en gång i månaden). 

Vidare har vi informerats om att det finns en fastställd rutin för fakturahantering inom 

förvaltningen. Fordonsrelaterade fakturor hanteras elektroniskt och lämnas först för en 

mottagningsattest, därefter överlämnas fakturan för beslutsattest. Enligt uppgift sker en 

avstämning och kontroll av kvitton gentemot aktuell faktura. 

I granskningen har vi informerats om att det pågår en översyn av betalkortshanteringen 

gällande fordon och drivmedel inom förvaltningen. Troligtvis kommer förarkort och 

fordonsspecifika betalkort att införas, vilket innebär att båda korten måste användas i 

förening för att kunna genomföra tankning/betalning. Vi har uppfattat att målsättningen 

är att fordonskorten ska förvaras i respektive fordon, och att var och en av medarbetarna 

personligen ansvar för sina respektive förarkort. För andra objekt, som exempelvis 

gräsklippare och motorsågar, kommer det troligtvis att finnas andra/gemensamma 

drivmedelskort som respektive enhet/arbetsledare ansvarar för. Enligt uppgift är 

målsättningen att en ny betalkortshantering kan komma att införas under 2010. 

11.5 Socialnämnden 

Inom socialförvaltningen finns sammanlagt 34 fordon. I vår granskning har vi valt ut 

fyra fordon för stickprovskontroll. 

Förvaltningens totala fordonskostnader uppgick till 2 072 482 kronor för 2009. Av 

totalsumman uppgick leasingkostnaden för förvaltningens leasade fordon till ca 

1 180 000 kronor och drivmedelskostnaderna uppgick till ca 490 000 kronor. 


De respektive fordonen inom socialförvaltningen används generellt av flera olika 

medarbetare inom förvaltningen. 

Resultatet från genomförda intervjuer och stickprov visar att körjournal förs för 

samtliga fordon inom förvaltningen. I vår granskning har vi också kontrollerat hur 

körjournalen fyllts i. 

9

ABCD 



2010-05-20 

Vad vi uppfattat används en enhetlig mall för körjournal inom förvaltningen. I mallen 

finns rubrikerna; datum, mätarställning före samt efter körning, antal körda km i 

tjänsten, besökta platser eller gator och slutligen attest vid dagkörning om 90 km. Vår 

stickprovskontroll visar att körjournalerna i huvudsak fylls i på avsett och riktigt sätt. 

Enligt uppgift finns det utarbetade rutiner för kontroll av körjournaler inom 

förvaltningen. 

Vidare har vi informerats om att det finns särskilda uppställningsplatser för fordonen 

samt rutiner för hantering och förvaring av nycklar. 


För fordonen tillhörande respektive enhet inom förvaltningen används vanligtvis ett 

gemensamt drivmedelskort. Drivmedelkorten förvaras på den lokala bensinstationen. 

Efter genomförd tankning noterar föraren sin signatur och fordonets registreringsnummer 

på kvittot. Kvitto lämnas därefter in till ansvarig på respektive enhet. 

Vi har informerats om att det finns en fastställd attestrutin för fakturahantering inom 

förvaltningen. Fordonsrelaterade fakturor hanteras elektroniskt, först för mottagningsattest, 

därefter överlämnas fakturan för beslutsattest. I fakturahanteringen sker enligt 

uppgift också en kontroll av kvitton gentemot aktuell faktura. 

12. Våra sammanfattade kommentarer 


interna kontrollen fungerar beträffande fordonen i Hammarö kommun. Vårt uppdrag har 

inbegripit att granska om det finns en tillräcklig intern kontroll beträffande fordon och 

drivmedel, om den interna kontrollen är utformad på ett ändamålsenligt sätt, och om 

eventuella rutiner för den interna kontrollen efterlevs. 

Granskningen har omfattat kommunstyrelsen och övriga nämnder i kommunen. 

Resultatet av vår granskning, synpunkter och kommentarer baseras på genomförda 

intervjuer, dokumentstudier och stickprovskontroller av körjournaler, fakturor och 

kvitton. 

Styrelsen och nämnderna har i uppgift att se till att deras verksamheter bedrivs i enlighet 

med de mål och riktlinjer som är beslutade, samt i enlighet med gällande lagstiftning 

och andra föreskrifter. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt 

att deras verksamheter i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Enligt vår 

uppfattning är syftet med den interna kontrollen att bidra till att ändamålsenligheten i 

verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektiv och säkert. Den interna 

kontrollen bör utformas utifrån en helhetssyn på verksamheten och med beaktande av 

risk- och väsentlighetsaspekter. 

10

ABCD 



2010-05-20 

Sammanfattningsvis visar vår granskning på ett antal områden där det finns behov av 

förbättringar av den interna kontrollen. Vi bedömer att den ledning, styrning, 

uppföljning och kontroll som avser fordon i kommunen bör förbättras. 

Nedan redogör vi för våra samlade iakttagelser samt ett antal förslag till utvecklings- 

och förbättringsåtgärder. 

12.1 Interna styrdokument 

Granskningen har visat att det i princip inte finns några dokumenterade regler gällande 

användning och hantering av fordon i Hammarö kommun. Fullmäktige har dock 

fastställt ett regelverk gällande trafiksäkerhet, men detta innehåller i stort endast 

riktlinjer för hur anställda ska uppträda i trafiken. I övrigt är det enbart 

bildningsförvaltningen som upprättat närmare bestämmelser om användning och 

hantering av fordon utifrån ett internkontrollsperspektiv. 

Vi anser att kommunövergripande regler bör utarbetas för fordonsanvändningen, och 

fastställas i en fordonspolicy eller liknande styrdokument. I ett regelverk för fordonsanvändningen 

bedömer vi att bl.a. syfte och ansvar, betalningsrutiner, administration, 

uppföljning och rapportering skulle kunna ingå. 

I fråga om styrdokument vill vi i sammanhanget kommentera att vi genom våra 

dokumentstudier har noterat att riktlinjerna för trafiksäkerhet föreskriver att 

personbilarna, allt eftersom nya leasingavtal ingås, ska vara utrustade med bl.a. alkolås. 

Vad vi uppfattat är endast ett fåtal av fordonen i kommunen utrustade med alkolås. 

Enligt dokumentet åligger det respektive nämnd att ansvara för att innehållet i 

riktlinjerna efterlevs. Utifrån genomförda intervjuer har vi dock uppmärksammat att det 

råder vissa tveksamheter från tjänstemän i kommunen, ifråga om trafiksäkerhetspolicyn 

har fastställts politiskt och därmed ska följas eller ej. Vår granskning visar inte på något 

annat än att riktlinjerna för trafiksäkerhet är giltiga, då de fastställts av fullmäktige. 

I granskningen har vi även tagit del av Hammarö kommuns klimat- och energiplan 

2009-2012, vilken fastställdes av fullmäktige den 21 april 2009. Här framgår bl.a. att 

kommunen ska verka för en övergång till en långsiktigt hållbar energiförsörjning genom 

att bl.a. minska förbrukningen av fossilt bränsle. Klimat- och energiplanen innehåller 

även mål avseende transporter inom kommunens egen verksamhet. Ett mätbart mål har 

fastställt som anger att 90 procent av kommunens bilar ska vara miljöbilar år 2012. 

Vidare framgår att arbetsmaskiner ska drivas med förnybart bränsle om det är tekniskt 

möjligt och ekonomiskt rimligt. 

För att möjliggöra fullmäktiges beslut och intentioner som berör fordonsparken anser vi 

att det är av stor vikt att säkerställa efterlevanden av både riktlinjerna för trafiksäkerhet, 

samt även klimat- och energiplanen. Vid utbyte av fordon och tecknande av nya 

leasingavtal bör således bl.a. trafiksäkerhets- och miljöhänseenden beaktas vid val av 

fordonstyp. 

11

ABCD 

12.2 Användning av fordon 



2010-05-20 

Granskningsresultatet visar att körjournaler används för fordonen inom socialförvaltningen 

och bilen inom bildningsförvaltningen. Körjournal används dock generellt 

inte för fordonen inom serviceförvaltningen och inte heller för fordonen tillhörande 

kommunstyrelsens förvaltning. 

Utifrån granskningsresultatet har vi konstatera att det finns olika synsätt vad gäller syfte 

och behov med att föra körjournal. Vår bedömning är dock att körjournalens syfte torde 

vara att säkerställa vad fordonet används till. Om körjournal inte finns anser vi att det 

inte går att säkerställa att fordonen endast används till tjänsteresor. 

För att försäkra en tillbörlig användning är det en förutsättning att körjournaler också 

kontrolleras. För att möjliggöra den interna kontrollen anset vi att det bl.a. är viktigt att 

fastställa en dokumenterad kontrollrutin för körjournaler. 

I sammanhanget rekommenderar vi att en enhetlig och gemensam mall för körjournal 

utarbetas och används för fordonen i kommunens samtliga verksamheter. 

12.3 Hantering av betalkort, faktura- och kvitto 

Granskningsresultatet visar att kort- och betalningshanteringen inte sker på ett enhetligt 

sätt i kommunen. 

I de flesta fall används ett gemensamt drivmedelskort för de fordon som tillhör en och 

samma enhet inom respektive förvaltning. I några enstaka fall används ett kort till ett 

specifikt fordon. Vanligtvis förvaras drivmedelkorten på den lokala bensinstationen. 

Endast i några fall förvaras drivmedelskorten i aktuellt fordon eller på tillhörande enhet. 

Efter genomförd tankning och andra bilrelaterade inköp noterar föraren vanligtvis 

fordonets registreringsnummer och sin signatur på kvittot. Kvittohanteringen därefter 

ser lite olika ut, men vanligtvis lämnas kvitton in till ansvarig på enheten/förvaltningen 

eller lämnas kvar för tillfällig förvaring på bensinstationen. 

Vår uppfattning är att drivmedelskorten enbart borde hanteras av kommunens personal 

och inte av en extern part som bensinstationen utgör. Vi anser att det inte är möjligt att 

bygga upp en intern kontroll utifrån förutsättningarna att utomstående har att säkerställa 

att en korrekt hantering sker. En intern hantering medför enligt vår uppfattning en bättre 

insyn vad gäller en tillbörlig förvaring och hantering av betalkort. 

Granskningen visar att det finns fastställda rutiner för fakturahantering inom 

förvaltningarna. Fordonsrelaterade fakturor hanteras elektroniskt, först för mottagningsattest, 

därefter överlämnas fakturan för beslutsattest. I huvudsak kontrolleras kvitton 

gentemot aktuell faktura. 

Som framgått finns inga dokumenterade regleringar avseenden den betalningsrutin som 

är kopplad till fordonen. 

12

ABCD 

KPMG, dag som ovan 



2010-05-20 

Eva-Lena Kamperin Mats Sandström 

Konsult Certifierad kommunal revisor 

13

Granskning av internkontroll avseende kommunens fordon

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?