Granskning av anställdas bisysslor - Landstinget i Östergötland

1 (1)
Ledningsstaben MISSIV
Lina Petersson 2007-12-19 LiÖ 2007-891
Granskning av anställdas bisysslor
Bakgrund
Landstingsstyrelsen
Landstingets revisorer har gett Komrev inom ÖpwC i uppdrag att granska
rutiner kring anställdas bisysslor. Granskningen har inriktats mot bisysslor som
anställda har genom sitt engagemang i och ägande av företag. Landstingets
revisorer har beslutat att ställa sig bakom Komrevs revisionsrapport. Genomförd
granskning visar att landstinget har ändamålsenliga rutiner för att kunna följa
upp anställdas bisysslor. Landstingets revisorer vill uppmärksamma följande:
- Efterlevnaden av rutinerna är inte tillfredsställande. Flertalet av cheferna,
som har ansvaret för uppföljning och bedömning av de anställdas bisysslor,
lever inte upp till ställda krav att informera och begära uppgifter om
anställdas bisysslor.
- Risk kan föreligga för jävsförhållande när det gäller processen kring
upphandlingar. Granskningen visar att företag där anställda har intressen är
leverantörer till landstinget.
Revisorernas bedömning framgår av bilagd revisionsrapport.
Ledningsstabens kommentarer
Landstinget kommer att komplettera befintliga rutiner med rutiner som
säkerställer att aktuella chefer lever upp till ställda krav att informera och begära
uppgifter om anställdas bisysslor. Kompletterande rutiner bör vara klara före
utgången av mars, 2008.
Landstingsstyrelsen föreslås BESLUTA
a t t beakta revisorernas påpekanden i det fortsatta arbetet
Lena Lundgren
Tf Landstingsdirektör

Landstingets revisorer 2007-12-13
GRANSKNING AV ANSTÄLLDAS BISYSSLOR
REVISIONSSKRIVELSE
För beaktande till:
Landstingsstyrelsen
För kännedom till:
Hälso-och sjukvårdsnämnden
Patientnämnden
Regionsjukvårdsnämnden
Landstingsfullmäktiges presidium
samt i övrigt enligt bifogad sändlista
Landstingets revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag
att granska rutiner kring anställdas bisysslor. Granskningen har inriktats mot bisysslor
som anställda har genom sitt engagemang i och ägande av företag. Landstingets revisorer
har beslutat att ställa sig bakom Komrevs revisionsrapport. Genomförd granskning visar
att landstinget har ändamålsenliga rutiner för att kunna följa upp anställdas bisysslor.
Landstingets revisorer vill uppmärksamma följande:
• Efterlevnaden av rutinerna är inte tillfredsställande. Flertalet av cheferna, som har
ansvaret för uppföljning och bedömning av de anställdas bisysslor, lever inte upp
till ställda krav att informera och begära uppgifter om anställdas bisysslor.
• Risk kan föreligga för jävsförhållande när det gäller processen kring upphandlingar.
Granskningen visar att företag där anställda har intressen är leverantörer till
landstinget.
Martin Nyström Bo Lennhammar
Ordförande Vice ordförande
Bifogas: Komrevs revisionsrapport ”Granskning av anställdas bisysslor”. Revisionsskrivelse
och revisionsrapport finns tillgängliga på www.lio.se, landstingets revisorer

Revisionsrapport
Granskning av anställdas bisysslor
Landstinget i Östergötland
December 2007
Torbjörn Blomqvist
Lars Edgren

Innehållsförteckning
1 Sammanfattande bedömning........................................................................................1
2 Bakgrund......................................................................................................................3
3 Syfte – revisionsfrågor .................................................................................................3
4 Metod - avgränsning ....................................................................................................4
5 Regelverk kring anställdas bisysslor............................................................................4
5.1 Lagen om offentlig anställning (LOA) och Allmänna bestämmelser (AB 05) ...........5
5.2 Riktlinjer angående bisyssla inom Landstinget i Östergötland ...................................5
5.3 Personuppgiftslagen.....................................................................................................5
6 Resultat av granskningen .............................................................................................5
6.1 Bisysslor hos landstingets anställda.............................................................................5
6.2 Enkät till chefer inom landstinget................................................................................7
6.3 Landstingets köp av varor och tjänster från företag där anställda har en funktion.....9
6.4 Slutsatser och revisionella bedömningar ....................................................................9
6.4.1 Landstingets regler och dess efterlevnad.................................................................10
6.4.2 Analys av risker för jäv i upphandlingar ..................................................................10

1 Sammanfattande bedömning
Landstingets revisorer har i revisionsplan för år 2007 givit Komrev inom Öhrlings
PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas bisysslor
inom Landstinget i Östergötland.
Granskningen har sin utgångspunkt i de regler om anställdas bisysslor som finns i Lagen
om offentlig anställning (LOA) och allmänna bestämmelser (AB 05). Landstinget har
också upprättat egna riktlinjer.
I granskningen ställs följande revisionsfrågor:
o Har landstinget ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas
bisysslor?
o Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor?
o Förekommer jävsförhållanden vid upphandlingar?
Granskningen har genomförts genom registeranalys av uppgifter från landstingets
personalregister och ekonomisystem. Från Bolagsverket har uppgifter erhållits om
anställdas engagemang i företag. En enkät har också utsänts till chefer inom landstingets
olika verksamheter.
Genom granskningen framkommer att 12 % av landstingets heltidsanställda har en
bisyssla i form av engagemang i företag. Undersökningen visar också att förekomsten av
bisyssla är vanligast bland personal i ledande befattningar.
Som sammanfattande bedömning med utgångspunkt från revisionsfrågorna kan följande
anges:
Vår bedömning är att landstinget har upprättade regler och rutiner för hantering av
frågorna kring anställdas bisysslor. Ansvaret för uppföljningen och bedömningen om
anställdas bisysslor kan vara förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande har
lagts ut på varje chef som har ett personalansvar.
Vår bedömning med utgångspunkt från granskningens resultat är att efterlevnaden av
regelverken när det gäller bisysslor inte är tillfredsställande. Flertalet av cheferna inom
landstingets olika verksamheter lever inte upp till ställda krav att informera och begära
uppgifter om de anställdas bisysslor. Chefernas kännedom om bisysslor hos sina anställda
är låg.
1

Ett område som särskilt bedöms som riskfyllt när det gäller bisysslor är processen kring
upphandling av varor och tjänster, där bl.a. risker för jävsförhållanden kan finnas.
Granskningen visar att företag där landstingsanställda har intressen är leverantörer till
landstinget. Huvuddelen av landstingets upphandlingar görs av landstingets upphandlingscentrum,
vilket bör garantera en professionell och oberoende upphandlingsprocess. I
denna process beaktas emellertid i regel inte frågan om jävsförhållanden kopplat till
bisysslefrågan. Vi har inte fördjupat oss i enskilda upphandlingar men vill rikta
uppmärksamheten på denna aspekt i samband med landstingets upphandlingar.
2

2 Bakgrund
Landstingets revisorer har i enlighet med revisionsplanen för år 2007 givit Komrev inom
Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas
bisysslor.
Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 05) och i
Lagen om offentlig anställning (LOA). Landstinget i Östergötland har också upprättat
egna riktlinjer för anställdas bisysslor.
I ovan nämnda regelverk framgår bl.a. att landstingets verksamhet måste utövas på ett
sådant sätt att allmänhetens förtroende för landstinget och dess anställdas oberoende och
integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla
om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning
av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet.
I regelverken definieras bisyssla som varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas
vid sidan av anställningen och inte är hänförlig till privatlivet.
Medarbetare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren anser
behövs för bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor.
Ett verksamhetsområde som i förarbeten till regelverken särskilt utpekas som riskfyllt när
det gäller förtroendeskadliga bisysslor är upphandling av varor och tjänster.
Två revisorer, Bo Lennhammar och Monica Brodén har följt granskningen.
3 Syfte – revisionsfrågor
Syftet med granskningen är att bedöma omfattningen av bisysslor inom landstinget och i
vilken mån landstinget har kännedom om de anställdas bisysslor samt tillämpningen och
efterlevnaden av regelverken som finns kring området.
Granskningen skall besvara följande revisionsfrågor:
o Har landstinget ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas
bisysslor?
o Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor?
o Förekommer jävsförhållanden vid upphandlingar?
3

4 Metod - avgränsning
Granskningen av anställdas bisysslor har inriktats mot bisysslor som anställda har genom
sitt engagemang och ägande av företag. Granskningen omfattar således inte personal inom
landstinget där bisysslan innebär ett anställningsförhållande hos andra företag.
Granskningen har genomförts till stor del genom behandling av uppgifter i olika register
med hjälp av registerbehandlingsprogram (IDEA).
Förfrågan har gjorts hos Bolagsverket om anställda inom landstinget finns registrerade
som funktionärer i företag enligt deras handels- och föreningsregister och aktiebolags-
register. Som underlag för denna förfrågan har register över anställda inom landstinget
översänts till Bolagsverket.
Uppgifter från Bolagsverkets register har matchats mot landstingets leverantörsregister för
att utröna om de företag där landstingsanställda är engagerade som funktionärer har varit
leverantör till landstinget. För att också få kännedom om vilka volymer som dessa
affärsförbindelsers handlar om har också en registerbearbetning gjorts mot landstingets
redovisning för år 2006 fram till november 2007.
En enkät har skickats ut till chefer inom landstinget för att få deras syn på olika frågor
kring anställdas bisysslor.
Intervjuer har gjorts med landstingets personaldirektör och löne- och förhandlingsstrateg.
Intervju och metodavstämning har också gjorts med landstingets personuppgiftsombud.
Avstämningar har även gjorts med Upphandlingscentrum.
Granskningen har avgränsats till att omfatta anställda som har en tillsvidareanställning på
heltid. Urvalet har också innefattat heltidsengagerade politiker.
Urvalet för utsändning av enkäten har begränsats till chefer med personalansvar på
enhetschefsnivå och högre.
Utkastet till revisionsrapport har översänts till de intervjuade för synpunkter.
5 Regelverk kring anställdas bisysslor
Granskningen utgår i grunden från de regler som finns om offentliganställdas bisysslor. I
regelverken definieras vad som är bisyssla och anger i huvudsak tre olika typer av
bisysslor som kan innebär negativa konsekvenser i anställningen; förtroendeskadliga,
arbetshindrande och konkurrerande bisysslor.
4

5.1 Lagen om offentlig anställning (LOA) och Allmänna
bestämmelser (AB 05)
Bestämmelserna LOA angående offentliganställdas bisysslor förändrades 2002 från att
tidigare endast gälla statligt anställd personal till att också omfatta anställda inom
kommuner och landsting. LOA reglerar först och främst de förtroendeskadliga
bisysslorna.
Arbetsgivar- och arbetstagarparterna har på det primär- och landstingskommunala området
träffat centralt kollektivavtal (AB 05). I detta avtal finns också regler om anställdas
bisysslor, som främst berör de arbetshindrande och konkurrerande bisysslorna.
I båda dessa regelverk anges arbetstagarens skyldighet att på arbetsgivarens begäran
lämna uppgifter om bisyssla och arbetsgivarens möjlighet att förbjuda sådan bisyssla som
bedöms som olämplig.
5.2 Riktlinjer angående bisyssla inom Landstinget i Östergötland
Landstinget har 2006 utformat egna riktlinjer för anställdas bisysslor. Riktlinjerna
utvecklar och förtydligar i vissa delar de centrala regelverken. Ansvaret för efterlevnaden
av regelverken läggs på varje chef som har underlydande personal. Det är denne chef som
har det primära ansvaret för att bedöma i varje enskilt fall om bisysslan är tillåten. Det är
också chefen som har förstahandsansvaret att informera och begära uppgifter om de
anställdas bisysslor. Vid tveksamheter överlämnas ärendet till produktionsenhetschef som
i sin tur vid oklara eller prejudicerande fall kan samråda med personaldirektören.
För att stödja och underlätta för cheferna att hantera frågorna om anställdas bisysslor har
landstinget även utarbetat blanketter och checklistor.
5.3 Personuppgiftslagen
Granskningen av de anställdas bisysslor genomförs till stor del genom hantering av de
anställdas personuppgifter Vi har därför i granskningsarbetet informerat och haft samråd
med landstingets personuppgiftsombud för avstämning mot Personuppgiftslagens regler.
6 Resultat av granskningen
6.1 Bisysslor hos landstingets anställda
För att få en uppfattning om omfattningen av de anställdas bisysslor inom landstinget
översändes en fil med uppgifter på heltidsanställda tjänster och politiker till Bolagsverket
för sökning i deras register. Denna sökning tog då fram uppgifter över anställdas bisysslor
i form av engagemang i företag.
5

Grundfilen till Bolagsverket innehöll 10 691 heltidsanställda. Landstinget har enligt
uppgift totalt cirka 11 700 hel- och deltidsanställda.
Den förteckning som erhölls från Bolagsverket innehöll 1 499 olika företag där anställda
inom landstinget innehar någon funktion i företaget. En person kan i vissa fall ha
funktioner i flera företag. Den vanligaste funktionen är att personen är ledamot eller
suppleant i styrelsen i ett aktiebolag. Personer som är innehavare av enskild firma
förekommer också i stor utsträckning.
Förteckningen från Bolagsverket ”rensades” för den vidare bearbetningen från uppgifter
om bostadsrättsföreningar. Efter detta återstod 1 251 företag. Utfallet från Bolagsverket
fördelas efter detta på landstingets produktionsenheter:
Produktionsenhet Antal anställda
Antal
företag Andel
Landstingsstyrelsen 70 29 41%
Folkhälsovetenskapligt centrum 20 6 30%
Smärt- och yrkesmedicinskt centrum 53 13 25%
Lunnevads folkhögskola 26 6 23%
Naturbruksgymnasiet 158 34 22%
Vårdprocesscentrum 62 10 16%
Rekonstruktionscentrum 681 109 16%
Ortopedicentrum 316 47 15%
Hjärtcentrum 499 68 14%
Närsjukvården i västra 1014 130 13%
Närsjukvården i centrala 1877 232 12%
Barn- och kvinnocentrum 711 87 12%
Länspsykiatriskt centrum 164 20 12%
Bildmedicinskt centrum 337 41 12%
Folktandvården 539 65 12%
Laboratoriemedicinskt centrum 414 47 11%
Katastrofmedicinskt centrum 11 1 9%
Kirurgi- och onkologicentrum 786 68 9%
Närsjukvården i östra 1831 151 8%
Anestesi- och operationscentrum 643 53 8%
Försörjningscentrum 250 19 8%
Resurscentrum 192 14 7%
Informationscentrum 16 1 6%
Upphandlingscentrum 18 0 0%
Prioriteringscentrum 3 0 0%
Summa 10691 1251 12%
6

Att förekomsten av företagsengagemang ligger högt när det gäller Landstingstyrelsen
förklaras till viss del av att ett antal personer i egenskap av sin befattning har funktioner
inom företag där landstinget har ett ägarintresse.
Andelen bisysslor i form av engagemang i olika företag är högre bland anställda i ledande
befattningar inom landstinget. Nedanstående sammanställning visar detta förhållande. I
uppställningen har inte alla typer av befattningar medtagits.
Befattning
Antal
anställda Antal företag Andel
direktör 8 9 113%
produktionsenhetschef 18 12 67%
politiker 7 4 57%
verksamhetschef 94 44 47%
specialistläkare 828 261 32%
psykolog 113 32 28%
lärare/instruktör 99 24 24%
enhetschef 79 17 22%
tandläkare 162 30 19%
medicintekniker 62 11 18%
sjukgymnast 248 38 15%
vårdenhetschef 178 27 15%
kurator 167 23 14%
sekreterare 459 63 14%
ST-läkare 268 35 13%
biomedicinsk analytiker 276 36 13%
distriktssköterska 239 30 13%
tandhygienist/sköterska 306 36 12%
barnmorska 149 16 11%
sektionsledare 58 6 10%
arbetsterapeut 203 20 10%
sjuksköterska 2737 216 8%
undersköterska 1657 127 8%
underläkare 170 12 7%
läkarsekreterare 603 41 7%
6.2 Enkät till chefer inom landstinget
Det primära ansvaret för att bedöma om en bisyssla hos anställda kan komma i konflikt
med regelverken ligger enligt landstingledningen och enligt upprättade riktlinjer på varje
chef som har ett personalansvar. För att få en uppfattning om chefernas kännedom om
och hur efterlevnaden av regelverken är har en enkät utsänts till landstingets chefer.
Enkäten vände sig till chefer på enhetsnivå och högre. Totalt sändes 475 enkäter ut. Svar
på enkäten erhölls från 311 chefer, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 65 %.
7

De frågor som ställdes var:
Fråga 1 Känner du som chef till gällande regler kring bisysslor?
Fråga 2 Har du som chef lämnat någon information till arbetstagarna om regler kring
bisysslor?
Fråga 3 Har du som chef begärt uppgifter från anställda om deras bisysslor?
Fråga 4 Hur många av de nu anställda har anmält att de har bisyssla?
Fråga 5 Har någon meddelats förbud mot att ha bisyssla, då den ansetts som
förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande?
I nedanstående uppställning redovisas resultatet av lämnade svar på ställda frågor
redovisade per produktionsenhet.
Svar enkät angående
bisysslor
Produktionsenhet Fråga 1 Fråga 2 Fråga 3 Fråga 4 Fråga 5 Bortfall
Ja Nej Ja Nej Ja Nej Ja Nej Antal %
Anestesi/operationscentrum 13 0 13 0 12 0 48 0 13 11 46
Barn- och kvinnocentrum 18 0 11 7 7 11 10 0 18 10 36
Bildmedicinskt centrum 14 0 14 0 10 4 19 0 14 2 12
Folkhälsovetenskapligt centrum 1 0 1 0 1 0 3 0 1 1 50
Folktandvården 22 0 16 6 7 15 13 0 15 3 12
Försörjningscentrum 8 0 6 2 1 7 4 0 8 7 47
Hjärtcentrum 12 0 10 2 8 4 6 0 12 5 29
Kirurgi- och onkologicentrum 16 0 11 5 8 8 15 1 15 11 41
Laboratoriemedicinskt centrum 20 0 16 4 8 12 8 0 19 6 23
Landstingsstyrelsen 4 0 4 0 3 2 3 1 3 2 33
Lunnevads folkhögskola 4 0 2 2 1 3 0 0 4 2 33
Länspsykiatriskt centrum 5 0 5 0 2 3 4 0 5 3 37
Naturbruksgymnasiet 4 0 2 2 2 2 7 0 4 3 43
Närsjukvården centrala 47 0 28 19 13 35 46 3 44 31 40
Närsjukvården västra 28 0 21 7 13 15 17 2 26 10 26
Närsjukvården östra 51 0 36 15 21 30 27 0 51 25 32
Ortopedicentrum 12 0 9 4 9 3 19 0 11 6 33
Rekonstruktionscentrum 20 0 11 9 10 10 37 2 18 14 41
Resurscentrum 5 0 5 0 5 0 7 0 5 8 62
Smärt/yrkesmedicinskt centrum 2 0 2 0 2 0 8 0 2 2 50
Upphandlingscentrum 1 0 1 0 1 0 2 0 1 0 0
Vårdprocesscentrum 4 0 3 1 1 2 0 0 4 2 33
Totalt 311 0 227 85 145 166 303 9 293 164 34
8

Enkäten visar att alla chefer känner till regelverken. Dock visar svaren på fråga två och tre
att efterlevnaden av regelverken inte är särskilt hög. Angivet antal för anmälda innehav av
bisysslor visar också, mot bakgrund av det resultat som framkommer av Bolagsverkets
uppgifter om anställdas engagemang i företag, att landstingets chefer inte fullt ut har
kännedom om de anställdas bisysslor.
6.3 Landstingets köp av varor och tjänster från företag där
anställda har en funktion
Bolagsverkets sammanställning över företag där landstingsanställda har en funktion har
samkörts mot landstingets leverantörsregister. Denna körning resulterade i att 193 av
företagen fanns i landstingets leverantörsregister och har någon gång sålt varor eller
tjänster till landstinget.
För att analysera vilka volymer som det handlar om och vilka enheter inom landstinget
som affärshändelserna berör har även de 193 företagen samkörts med landstingets
ekonomiska redovisning för år 2006 och fram till granskningsstillfället (november 2007).
Detta material omfattade drygt 1 miljon poster.
110 av företagen har under den undersökta perioden fakturerat landstinget i olika
omfattning. Totalt uppgår enligt körningen omslutningen för de berörda företagen till
drygt 1 miljard kronor. I denna summa ligger till allra största delen ersättningar till företag
där landstinget har en ”naturlig” koppling genom att anställdas engagemang bygger på
landstingets funktion som ägare eller är kopplat till ett politiskt uppdrag. Exempel på detta
är Östgötatrafiken, Hjälpmedelscentrum, Tvätteriet i Norrköping m.fl. Räknar man bort
dessa företag återstår cirka 120 miljoner kronor, som utbetalts till andra företag.
Materialet har också analyserats mot bakgrund av frågan om risken för jäv i upphandlingsprocessen
genom att bedöma om försäljning har skett till sådana enheter där det säljande
företagets funktionärer är anställda. Denna analys visar att sådana affärer förekommer.
6.4 Slutsatser och revisionella bedömningar
Granskningen av anställdas bisysslor har genomförts som en total genomgång av samtliga
landstingets heltidsanställda och har till största delen gjorts med hjälp av registeranalys av
uppgifter från olika register som matchats mot varandra.
Som en sammanfattande bedömning kopplat till ställda revisionsfrågor kan följande anges.
9

6.4.1 Landstingets regler och dess efterlevnad
Vår sammanfattande bedömning är att landstinget har regler och ändamålsenliga rutiner
för att kunna begära in och bedöma om anställdas bisysslor står i strid mot gällande regler
som kan innebära att bisysslan kan betraktas som förtroendeskadlig, arbetshindrande eller
konkurrerande.
Landstinget har valt att i hög grad decentralisera ansvaret för uppföljningen av anställdas
bisysslor och detta ansvar ligger enligt landstingets regler nu på varje chef som har ett
personalansvar.
Vår sammanfattande bedömning av efterlevnaden av reglerna kring anställdas bisysslor är
att dessa i stor utsträckning inte följs. Granskningen visar genom enkäten till cheferna att
en stor del av cheferna inte har informerat om eller begärt uppgifter från anställda om
deras bisysslor. Det uppgivna antalet anmälda bisysslor enligt enkäten i jämförelse med de
uppgifter som framkommer genom Bolagsverkets uppgifter på de anställdas engagemang i
företag talar också för att kännedomen hos cheferna om de anställdas bisysslor inte är
heltäckande. Det kan också konstateras att det inte heller görs någon systematisk
uppföljning av de anställdas bisysslor.
6.4.2 Analys av risker för jäv i upphandlingar
Att från framtaget material bedöma om det förekommer jäv i upphandlingsprocessen är
svårt och kräver en större kännedom om lokala och personliga förhållanden.
Landstingets upphandlingar genomförs ju till allra största delen genom att landstingets
upphandlingscentrum medverkar vilket bör garantera en professionell och oberoende
upphandlingsprocess. Dock är frågan om jäv kopplat till bisysslefrågan inte något som
beaktas i landstingets upphandlingar.
I framtaget material kan konstateras att det rent generellt förekommer i stor utsträckning
att leverantörer där anställda har intressen säljer till landstinget. Det kan också konstateras
att försäljningar sker till den enhet där den person som har anknytning till det säljande
företaget har sin anställning.
Vi har dock i granskningen inte fördjupat oss ytterligare i upphandlingsprocessen i
enskilda ärenden utan vill endast peka på risker när det gäller de jävsförhållanden som kan
uppstå om anställda har intressen i de företag som är leverantörer till landstinget.
10