Informationsförsörjning och publiceringsprocesser - Luleå tekniska ...

Projekt: Status: 

Informationsförsörjning och 

publiceringsprocesser 

Beslutad 

Utfärdat av: 

Birgitta Håkansson & Malin Zingmark 

Utf datum: 

2010-05-12 

Dokument nr: 

Ange Dokumentnummer 

Utgåva - Issue: 

A 

Förvaltningsspecifikation 

”Informationsförsörjning och 

publiceringsprocesser” 

2010 

Dokumentnamn: Förvaltningsspecifikation-Informationsförsörjning och publicering.doc 

Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 163

Projekt: Utgåva: Status: Sida: 

Informationsförsörjning och publiceringsprocesser A Beslutad 2(18) 

Distributionslista 

Namn (person/organisation/grupp) Kommentar 

Etableringsgrupp 2010-05-06 

Styrgrupp 2010-05-06 

Bilagor 

Dokumentnamn Dokumentnummer 

Revisionshistorik 

Utgåva Datum Utfärdare Status Kommentar 

Preliminä 

r 

2010-05-06 Birgitta och Malin Preliminär 

Beslutad 2010-05-11 Birgitta och Malin Beslutad Beslutad av styrgrupp 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



INNEHÅLLSFÖRTECKNING 

1 OBJEKTBESKRIVNING .......................................................................................................................................4 

1.1 OBJEKTVERKSAMHET............................................................................................................................................4 

1.2 LAGAR, FÖRORDNINGAR, INTERNA RIKTLINJER OCH POLICIES.................................................................................4 

1.3 VERKSAMHETSSTÖD .............................................................................................................................................5 

1.4 IT-STÖD (IT-SYSTEM OCH TEKNISK PLATTFORM)..................................................................................................6 

1.4.1 Närliggande system/objekt .................................................................................................................10 

2 FÖRVALTNINGSAKTIVITETER.......................................................................................................................12 

3 FÖRVALTNINGSORGANISATION..................................................................................................................13 

3.1 AFFÄRSPARTER ..................................................................................................................................................13 

PARTERNAS UPPGIFT I FÖRVALTNINGSARBETET.................................................................................................................13 

3.2 ROLLBESKRIVNINGAR .........................................................................................................................................14 

3.2.1 Uppdrags- och Budgetnivå..................................................................................................................14 

3.2.2 Beslutsnivå inom uppdraget................................................................................................................15 

3.2.3 Roller på operativ nivå.........................................................................................................................16 

4 FÖRVALTNINGSPROCESSER..........................................................................................................................16 

4.1 PROCESS FÖR MÅLSTYRNING...............................................................................................................................16 

4.1.1 Nulägesbeskriva....................................................................................................................................16 

4.1.2 Målformulera .........................................................................................................................................16 

4.1.3 Resursberäkna ......................................................................................................................................17 

4.1.4 Avstämma..............................................................................................................................................17 

4.1.5 Besluta ...................................................................................................................................................17 

4.1.6 Resurssäkra ...........................................................................................................................................17 

4.2 PROCESS FÖR HANTERING AV INCIDENTER. .........................................................................................................17 

4.3 PROCESS FÖR ÄNDRINGSHANTERING ..................................................................................................................18 

4.4 PROCESS FÖR HANTERING AV PROBLEM...............................................................................................................18 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



1 Objektbeskrivning 

1.1 Objektverksamhet 

LTUs kärnverksamhet (utbildning och forskning) är beroende både av god informationsförsörjning och att 

effektivt kunna publicera det resultat kärnverksamheten producerar. Förvaltningsobjektet syftar till att stödja 

denna objektverksamhet. 

I objektverksamheten utförs bl a följande aktiviteter: 

söka, låna och beställa elektroniskt och fysiskt material (böcker, e-böcker, CD, noter, 

videofilmer, rapporter, artiklar, avhandlingar, studentuppsatser etc) 

förvärva, katalogisera och tillgängliggöra material 

hantera fysiskt material (låna ut, kräva in, bötfälla, återlämna) 

hantera elektroniskt material (licenser, URLer, EzProxy, säkerhetsfrågor) 

publicera LTU-relaterat material 

ta ut och skicka statistik 

När dessa aktiviteter är utförda utgör de tillsammans objektverksamhetens resultat vilket bl a innebär: 

att LTUs avhandlingar, artiklar och studentuppsatser är publicerade och tillgängliga 

att studenter och anställda har tillgång till elektroniskt och fysiskt material som stöd för 

utbildning och forskning 

att statistik finns tillgänglig (användning av resurser och publicerat material) 

Universitetsbiblioteket, som har till uppgift att vara en central resurs för informationsförsörjning, är en viktig 

part i objektverksamheten. Övriga viktiga parter är forskare, institutionsadministratörer, examinatorer, lärare 

och studenter. Tryckeriet är en part i objektverksamheten i samband med att studenternas publikationer 

trycks och likaså processledare som ansvarar för att publicerings- och övriga processer fungerar. Andra 

svenska och internationella bibliotek är del av objektverksamheten då de involveras i fjärrlån. 

Företagskunder och allmänheten kan också ses som en part som har tillgång till begränsade resurser. 

Objektverksamheten ingår inte i förvaltningsobjektet utan utgör den verksamhet som förvaltningsobjektet 

ska stödja. 

1.2 Lagar, förordningar, interna riktlinjer och policies 

Bologna (Pure), Bibliografisk kontroll (Libris), Forskningsämnen (Pure), Upphovsrätt, PUL- 

Personuppgiftslagen, Licensrättigheter, Rutiner och regler på intranätet. 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



1.3 Verksamhetsstöd 

För att stödja objektverksamheten finns ett antal verksamhetsstöd. Verksamhetsstöden är en beskrivning av 

den nytta som IT-stöden ger till objektverksamheten. Verksamhetsstöden som ingår i förvaltningsobjektet 

är: 

Verksamhetsstöd Beskrivning 

Effektiva och automatiserade arbetssätt 

Exempel: 

- Stöd vid godkännande och publicering av 

avhandlingar, artiklar, studentuppsatser 

- Stöd vid hantering av utlån, fjärrlån, 

kravhantering, bötfällning, återlämning 

Åtkomst till information och e-tjänster Exempel: 

- Tillgång till elektroniskt material (e-böcker, 

tidskrifter och databaser) 

- Tillgång till fysiskt material 

- Möjlighet till självbetjäning (låna, förlänga lån, 

fjärrlåna) 

Kunskapsstöd Exempel: 

- Rutinbeskrivningar på intranätet 

- Manualer från leverantörer 

Uttag o rapporter Exempel: 

- Statistikuttag (användning av resurser och 

publicerat material) 

- Rapporter över akademisk produktion 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



1.4 IT-stöd (IT-system och teknisk plattform) 

Verksamhetsstöden vilar på ett antal IT-stöd vilka också ingår i förvaltningsobjektet. 

Den tekniska plattformen ingår inte i förvaltningsobjektet utan är en förutsättning för att IT-systemen ska 

fungera. 

LUTH only 

Referens- och 

Fulltextdb, 

E-böcker 

Biblioteks- 

kataloger 

Google Scholar 

EzProxy 

Lucia (OPAC) 

Micromarc 

E-pub 

OAI 

Uppsök 

EzProxy 

Systemöversikt för förvaltningsobjektet 

Informationsförsörjning och publiceringsprocesser 

SFX MetaLib 

Libris webbsök 

EzProxy 

Libris 

katalogisering 

Aleph Bestilling 

Bibliotekswebb 

söksida 

Pure 

OAI 

SwePub 

EzProxy EzProxy 

IT-stöd Beskrivning Teknisk plattform 

FFB 

LDAP 

Polopoly 

SFX SFX är en länkserver som gör det möjligt att 

länka vidare från en referens i en databas direkt 

till informationskällan eller till andra tjänster, 

Xerxes 

Libris fjärrlån 

Ariel 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1 

EzProxy 

System som 

förvaltas inom objektet 

System utanför 

objektet 

Automatiskt gränssnitt 

Manuellt gränssnitt 

KB (Kungliga biblioteket) 

har ansvar för den tekniska 

plattformen och för drift och 

2010-04-27



såsom beställningsfunktion. Biblioteken kan 

lägga in egna begränsningar, som hänger ihop 

med avtalsfrågor och tekniska lösningar, och 

även bestämma vilka användare som får se 

vad. 

LTU har två SFX-instanser, Luleå och NLL. Varje 

instans har egen sfx-meny och tidskriftslista 

som biblioteket själv kan utforma. 

Biblioteket administrerar SFX via ett 

webbgränssnitt, SFX Admin. E-böcker läggs 

också in via SFX Admin. 

Via SFX Admin har biblioteket även tillgång till 

SFX-NLL. 

MetaLib MetaLib är en programvara för portaler. Med 

hjälp av den kan man hålla reda på vilka 

databaser som finns vid biblioteket och 

presentera dem. Användarna har möjlighet att 

söka i flera databaser samtidigt och få ett 

samlat sökresultat. 

Xerxes 

Biblioteket administrerar resurser i MetaLib via 

ett webbgränssnitt. 

Xerxes är en gränssnittsapplikation. Den 

fungerar som användargränssnitt för MetaLib. 

Xerxes är ett projekt hos Systemwide Digital 

Library Services, California State University 

Office of the Chancellor, i samutveckling med 

Johns Hopkins University. 

Biblioteket gör ändringar både i config-, xml- 

och xsl-filer samt kör en del ändringar m.h.a 

sql. 

EzProxy EzProxyn är en förutsättning för att ge 

användarna tillgång till samtliga Universitetsbibliotekets 

licensierade e-resurser utanför 

campus. 

Biblioteket redigerar i konfigureringsfilen genom 

att lägga in url, domän och host för elektroniskt 

material. 

underhåll av systemen SFXbibsam 

och SFX-Luleå 

(laub). 

SFX-NLL driftas av Eira. 

Biblioteket har tillgång till 

SFX-Luleå servern via SSH 

client för att göra mer 

avancerade inställningar 

m.m. 

Kundernas webbgränssnitt 

är byggt med html. 

Config-filer med inställningar 

samt en del ändringar i filer, 

är skrivna i PHP. 




underhåll av systemen. 

Xerxes.its.ltu.se går på 

servern fenris.its.ltu.se. 

Serverdriften sköts av ITS 

och tjänsten kallas ”hosting 

virtuell server". 

Xerxes är en Open Source 

applikation skriven i PHP och 

XSLT. 

Tillgång till servern via SSH 

och FTP-klient. 

Driftas av ITS. 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1 

version (2.8/2003)



EzProxy är en middleware lösning för att 

autentisera användare. 

Pure Publikationsdatabas, där forskare lägger in sina 

publikationer. Biblioteket granskar och validerar 

publikationer. Tillgängliggör universitetets 

forskningsresultat för omvärlden. 

Koppling till Polopoly då publicerat material i 

Pure visas i den personliga artikeln på webben. 

Sökning och tillgängliggörande av publicerat 

material sker via Polopoly. 

Under 2010 kommer även studentuppsatser att 

finnas i Pure. 

E-publ Publikationsdatabas, där studenter lägger in 

sina uppsatser. Institutionerna och biblioteket 

kvalitetssäkrar uppsatserna. Tillgängliggör 

studenternas uppsatser för omvärlden. 

Under 2010 kommer studentuppsatser att 

flyttas till Pure och E-publ kommer att 

avvecklas. 

Aleph Bibliotekssystem för att låna ut, återlämna, 

reservera, förvärva material. 

Biblioteket har tillgång till servern. Uttag och 

ändringar görs i databasen m.h.a sql. 

På Biblioteket finns möjlighet till självbetjäning 

via en dator med skanner och koppling till 

Aleph. 

Lucia OPAC Webbkatalogen (OPAC - Online Public Access 

Catalog) som finns kopplad till Aleph. 

Libris - 

katalogisering 

(Voyager) + 

LibrisXp 

Biblioteket administrerar LUCIAwebbgränssnittet. 

Klient för att kunna katalogisera i Libris 

Samkatalog. Tillgång till Libris Voyager har alla 

på biblioteket via ett lösenord. Katalogiseringen 

i Voyager sker i Marc-format. 

Varje natt sker en batchöverföring till Aleph av 

alla poster som ändrats/skapats i Libris Voyager 

under dagen. För att posterna ska komma över 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1 

Atira administerar 

applikation (Java+JBoss) 

och databas (postgres). 

ITS driftar servern. Atira har 

tillgång till servern via SSH. 

ITS driftar systemet på 

servern Epubl.ltu.se. MySQL 

databas, PHP, Perl. 

Plattform: Oracle 

RDBMS, Cobol 

Exlibris driftar applikationen. 

ITS driftar servern. 

Klienter installerade hos 

användarna på Biblioteket, 

installeras av ITS. 

Tillgång till servern via SSH 

och ”uppmappning”. ITS 

ansvarar för att underhålla 

rättigheter till uppmappning. 

Dator med skanner och 

koppling till Aleph. 

LUCIA är uppbyggt av htmlfiler. 





Libris Voyager klienten 

måste installeras på varje 

maskin som ska använda



Libris Fjärrlån 

Bestilling 

fortare finns det även möjlighet att 

”direktimportera” poster m.h.a. LibrisXp. 

Använder man LibrisXp kommer posterna över 

från Libris Voyager till Aleph var 5:e minut. 

Webbklient där man kan beställa och ta emot 

fjärrlånebeställningar från de bibliotek som 

deltar. Slutanvändaren kan även beställa sina 

fjärrlån via Libris websök, och hanteras av 

Biblioteket i Libris Fjärrlån. 

Formulär för användarna att göra beställningar 

av böcker och artiklar. 

FFB Fjärrlån för bibliotek är ett PC-baserat system 

för hantering av bibliotekets fjärrlån, utvecklat 

av Mikael Mikaelsson Databib Falun, med stöd 

av projektbidrag från BIBSAM vid Kungliga 

Biblioteket. Bibliotekscentrum ansvarar för 

marknadsföring och försäljning av systemet. 

Micromarc Det gamla bibliotekssystemet från 

Sociomedicinska i Boden som fortfarande 

används ibland för att kolla upp böcker både i 

Luleå och på sjukhusets kliniker. 

Anders Brännström är den enda som har 

åtkomst till systemet via klient installerad på 

hans dator. 

Libris Voyager. 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1 

LibrisXp måste installeras på 

varje maskin. 





Nuvarande system är ett 

cgi-skript som ligger på 

\\afs\ltu.se\common\LTU\w 

ww\www.luth.se\depts\lib\b 

estilling och som en htmlartikel 

i Polopoly. 

\\afs\ltu.se\common\BIB\we 

bbarkiv (här kunde man ej 

köra cgi-script) 

\\afs\ltu.se\common\LTU\ 

www\www.luth.se\depts\l 

ib 

Databasen + program körs 

bara via en utdelning i 

bibliotekets common area. 

Körs via Samba gatewayen 

via Tango 

\\tango.its.ltu.se\bibffb5\FfbStart.exe 

Krävs klient på varje maskin 

som behöver använda 

systemet, installeras av 

användaren. 

Virtuell Windows NT4 server 

som heter Hurvin. 

Serverdriften sköts av ITS 

och tjänsten kallas ”hosting 

virtuell server".



LUTH only Webbsidor som endast är åtkomliga från vissa 

IP nummer (LTU’s nät). Sidorna innehåller 

information om lösenord och åtkomst till 

elektroniska resurser. 

CGI skript 

Bibliotekswebb 

söksida 

Söksidan på bibliotekswebben. Polopoly 

Ariel System för mottagning av fjärrlånekopior från 

engelska och amerikanska bibliotek. 

Installerat på en dator som 

står i Biblioteket. 

1.4.1 Närliggande system/objekt 

Med närliggande system/objekt avses sådana som förvaltningsobjektet har nära koppling till och/eller 

beroenden av. Objektet är inte förvaltare av de närliggande systemen, däremot krävs tydliga och 

överenskomna kontaktytor. 

Närliggande 

system 

Beskrivning Koppling/beroende 

SwePub En söktjänst som gör det 

möjligt att söka bland 

artiklar, 

konferensbidrag, 

avhandlingar m.m. som 

publicerats vid svenska 

lärosäten. På sikt ska 

innehållet integreras i Libris 

söktjänst. 

SwePub hämtar material från Pure varje natt. 

Uppsök En söktjänst för 

examensarbeten och 

studentuppsatser i 

fulltext, från svenska 

universitet och högskolor. 

Uppsök är en separat 

söktjänst och posterna 

ingår inte i den totala 

LIBRIS-databasen. 

Polopoly Ltu:s webbpubliceringsverktyg 

LDAP Ltu:s centrala 

katalogtjänster för 

studenter och personal 

Libris webbsök 

Nationell söktjänst, 

webbkatalog för Libris 

Voyager. 

Uppsök hämtar material från E-publ varje natt. 

I den personliga artikeln i Polopoly visas publicerat 

material i Pure. Sökning och tillgängliggörande av 

publicerat material sker via Polopoly. 

EzProxy och Pure använder Pideal/Ideal-användare för 

autentisering. Tillhandahåller forskningsämnen till Pure 

från Primula. 

Poster som katalogiserats i Libris Voyager syns i Libris 

websök kommande dag. 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



Primula 

LTU:s 

personaladministrativa 

system 

Tillhandahåller forskningsämnen till Pure via LDAP. 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



2 Förvaltningsaktiviteter 

I tabellen nedan preciseras förvaltningsverksamhetens aktiviteter. 

Förvaltningsaktivitet Definition/Exempel 

Förvaltningsstyrning Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamheten i syfte att 

uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. Exempelvis; 

- Prioritera ärenden 

- Besluta om förvaltningsplan 

- Planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen 

Användarstöd Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och 

öka deras kunskap om förvaltningsobjektet. Syftet är att vidmakthålla och 

vidareutveckla användares kunskap om förvaltningsobjektet. Exempelvis; 

- Besvara frågor och ta emot felanmälan från användare 

- Uppdatera användardokumentation 

- Utbilda användargrupper 

- Fånga upp användarbehov 

Ändringshantering Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som 

initieras i förvaltningsobjektet och dess omvärld. Exempelvis; 

- Genomföra kostnads/intäktsanalys för ändringar 

- Genomföra och testa ändringar 

Daglig IT-drift och 

underhåll 

- Releaseplanera 

Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur i syfte att 

göra IT-system tillgängliga för användare. Exempelvis; 

- Felsöka och problemhantera 

- Ta back-up 

- Övervaka 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



3 Förvaltningsorganisation 

3.1 Affärsparter 

I nedanstående figur har affärsparterna kategoriserats utifrån vilken verksamhet de bedriver avseende 

förvaltningsobjektet. 

Marknad 

Andra bibliotek 

Företagskunder 

(NLL) 

LTU - Informationsförsörjning och publiceringsprocesser 

Objektverksamhet Verksamhetsnära förvaltning 

Forskare, lärare 

Examinatorer 

Studenter 

Tryckeriet 

Processledare 

Allmänheten 

Parternas uppgift i förvaltningsarbetet 

Institutionsadministratörer 

Biblioteket 

KB 

ExLibris 

Atira 

Eira 

Databib Falun 

IT-nära förvaltning 

IT-service 

Externa 

leverantörer 

KB 

ExLibris 

Atira 

Eira 

Verksamhetsnära förvaltning 

Biblioteket sköter merparten av den verksamhetsnära förvaltningen i alla system. 

Institutionsadministratörer ger stöd till forskare vid publicering i PURE och studenter vid publicering av 

uppsatser i E-publ. 

KB ger support till biblioteken avseende MetaLib, SFX och Libris Voyager. 

ExLibris ger support till biblioteket avseende Aleph och SFX. 

Atira ger support till biblioteket avseende Pure. 

Eira ger support till biblioteket avseende SFX-NLL. 

Databib Falun ger support till biblioteket avseende FFB. 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



IT-nära förvaltning 

ITS underhåller applikationen E-publ, integrationen mellan Pure och Polopoly samt integrationen mellan 

Pure/LDAP/Primula, autentisering mot LDAP och uppdaterar FFB (ITS uppdaterar FFB på beställning från 

biblioteket). 

Biblioteket underhåller användargränssnitten i Xerxes och Lucia, underhåller SFX, Aleph och uppdaterar 

EzProxy-konfigureringsfilen. 

KB underhåller systemen SFX, MetaLib och Libris Voyager samt uppdaterar resurser (CKB-Central Knowledge 

Base) månadsvis. 

ExLibris underhåller delar av SFX och MetaLib. 

Atira underhåller PURE-systemet 

Eira underhåller SFX-NLL samt uppdaterar resurser (CKB-Central Knowledge Base) månadsvis. 

Databib Falun underhåller FFB. 

3.2 Rollbeskrivningar 

Nedanstående tabeller visar rollbeskrivningar med exempel på arbetsuppgifter. 

3.2.1 Uppdrags- och Budgetnivå 

Objektägare (OÄ) IT-systemägare (IT-SÄ) 

Ansvar - att objektverksamheten har behovsanpassade 

verksamhetsstöd 

tillgängliga i syfte att omsätta IT:s 

nyttoeffekter i verksamheten 

- att förvaltningsobjektet följer gällande 

lagar och interna styrdokument t ex 

PUL och informationssäkerhet 

- att förvaltningsorganisationens 

effektivitet utvärderas periodiskt 

- att förvaltningsobjektet har en 

aktuell förvaltningsplan 

Befogenhet - att inneha för objektet erforderlig 

attesträtt inkl utökning av resurser 

- att ha mandat att teckna avtal enligt 

förvaltningsplanen 

Arbetsuppgifter Exempel på arbetsuppgifter; 

- bemanna OA-rollen 

- fastställa och resurssäkra 

förvaltningsplanen tillsammans med 

IT-SÄ 

- säkerställa att relevanta 

styrdokument kommer till OA:s 

kännedom 

- fastställa kostnader utanför 

förvaltningsplanen 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1 

- att tillgodose verksamhetens behov 

av lämpligt IT-stöd 

- att IT-stöden följer gällande lagar och 

förordningar (tex PUL och ITstrategier) 

- att inneha för objektet erforderlig 

attesträtt inkl utökning av resurser 

- att ha mandat att upphandla och 

teckna avtal med externa 

leverantörer enligt förvaltningsplanen 

Exempel på arbetsuppgifter; 

- bemanna IT-SA rollen 

- fastställa och resurssäkra 

förvaltningsplanen tillsammans med 

OÄ 

- säkerställa att relevanta 

styrdokument kommer till IT-SA:s 

kännedom 

- fastställa kostnader utanför 

förvaltningsplan



- att teckna avtal enligt 

förvaltningsplanen samt att följa upp 

dessa 

- ordförande vid styrgruppsmöten 

- teckna avtal med kontrakterade ITleverantörer 

enligt förvaltningsplan 

samt att följa upp dessa 

- delta vid styrgruppsmöten 

3.2.2 Beslutsnivå inom uppdraget 

Objektansvarig (OA) IT-systemansvarig (IT-SA) 

Ansvar - att verkställa förvaltningsplanens mål - att verkställa förvaltningsplanens mål 

inom givna ramar på ett 

kostnadseffektivt sätt 

avseende IT-stöd 

- att verksamhetsstöden är - att externa leverantörer styrs 

användbara för 

med hjälp av kontrakt 

objektverksamheten 

- att tekniska samband fungerar 

- att godkänna leveranser från ITparter 

tillfredsställande 

Befogenhet - att avropa mot ingångna avtal - att avropa mot ingångna avtal 

- att initiera uppdrag utifrån gällande - att initiera uppdrag utifrån gällande 

förvaltningsplan 

förvaltningsplan 

Arbetsuppgifter Exempel på arbetsuppgifter: 

Exempel på arbetsuppgifter: 

- utarbeta förvaltningsplan tillsammans - utarbeta förvaltningsplan tillsammans 

med IT-SA 

med OA 

- avvikelserapportera till styrgruppen - avvikelserapportera till IT-SÄ och OA 

- föredra ärenden utom 

- föredra ärenden utom 

förvaltningsplan för styrgruppen 

förvaltningsplan för styrgruppen 

- ställa krav på berörda projekt ur ett - ställa krav på berörda projekt ur ett 

verksamhetsperspektiv 

IT-perspektiv 

- koordinera och administrera samtidigt - koordinera och administrera samtidigt 

pågående aktiviteter i 

pågående aktiviteter i 

förvaltningsplanen samt vid behov förvaltningsplanen samt vid behov 

starta nya 

starta nya 

- utvärdera 

- följa upp utfallet av 

förvaltningsverksamhetens 

förvaltningens IT-kostnader och 

effektivitet 

rapportera utfallet till OA och 

- upprätta löpande 

styrgruppen 

förvaltningsdokumentation och - samordna interna och externa 

rapporteringsrutiner 

leverantörer 

- prioritera och besluta inom - informera IT-förvaltningen om 

ramen för förvaltningsplanen och organisationens riktlinjer och 

göra formella beställningar till fastställda ramar för design, t ex 

IT-SA 

IT-arkitektur och IT-strategi och 

- leda förvaltningsgruppsmöten säkerställa att dessa efterlevs 

- omvärldsbevaka ur ett 

verksamhetsperspektiv 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



3.2.3 Roller på operativ nivå 

Till sin hjälp för att förverkliga förvaltningsplanen har förvaltningsgruppen tillgång till ett antal specialister. 

Exempel på arbetsuppgifter: 

utför förvaltningsaktiviteter på uppdrag av OA och IT-SA 

stödjer användarna vid nyttjande av verksamhetsstöden 

4 Förvaltningsprocesser 

4.1 Process för målstyrning 

Syfte: Att säkerställa operativ planering och strategisk styrning av förvaltningsobjektet. Den ger därmed 

förutsättningarna för förvaltningsverksamheten under året. 

Starthändelser: LTUs budgetprocess startar eller behov att ändra i förvaltningsplanen uppstår. 

Resultat: Beslutad och resurssäkrad förvaltningsplan. 

Arbetet utförs i enlighet med ordinarie budgetprocess. 

4.1.1 Nulägesbeskriva 

Vad Ta del av styrande dokument och faktorer i övrigt som påverkar förvaltningen inför den 

kommande perioden samt formulera en nulägesbeskrivning för objektet. De styrande 

dokument som ska bevakas är bl a; Inriktningsbeslut, strategisk plan. 

Vem Förvaltningsgruppen (Objektansvarig & IT-systemansvarig) 

Resultat Ett dokument som beskriver nuläget samt förutsättningar för kommande period 

4.1.2 Målformulera 

Vad Arbeta fram ett förslag till förvaltningsplan genom att utforma mål (både verksamhetsnära 

och IT-nära såsom tillgänglighet, kapacitet mm) för förvaltningsperioden. 

Vem Förvaltningsgruppen (Objektansvarig & IT-systemansvarig) 

Resultat Förslag till förvaltningsplan innehållande mål för perioden 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



4.1.3 Resursberäkna 

Vad Utifrån utformade mål göra resursuppskattningar avseende verksamhet och teknik samt 

övriga resurser som bedöms nödvändiga för att uppnå de mål som specificerats. 

Vem Objektansvarig ansvarar för att resursuppskattningar görs i förvaltningsgruppen 

Resultat Förslag till förvaltningsplan kompletterad med resursberäkningar och budget för kommande 

period. 

4.1.4 Avstämma 

Vad Säkerställa att förvaltningsgruppen har identifierat rätt fokus och inriktning på 

förvaltningsarbetet inför kommande period. Förändringar från föregående period som 

påverkar kostnader och avtal ska tydliggöras. 

Vem Objektansvarig föredrar förslag till förvaltningsplan för styrgruppen, IT-systemansvarig bistår. 

Resultat Ok eller ej OK. Ej ok innebär korrigering och återgång till aktiviteten ”målformulering”. 

4.1.5 Besluta 

Vad Fastställa förvaltningsplanen. Budgetförändringar mot föregående period ska tydligt framgå i 

beslutsunderlaget. Förvaltningsplanen ska vara beslutad av styrgruppen i början av oktober 

månad. 

Vem Styrgruppen 

Resultat Fastställd förvaltningsplan eller beslut om korrigeringar och återgång till aktiviteten 

”målformulera”. 

4.1.6 Resurssäkra 

Vad Avtal och överenskommelser upprättas och/eller omförhandlas. 

Avtal/överenskommelser ska vara klara senast 1 månad efter beslut. 

Vem Objektägaren 

Resultat Nya eller omförhandlade avtal och överenskommelser. 

4.2 Process för hantering av incidenter. 

Syfte: Att stödja användarna i användningen av förvaltningsobjektet samt att lösa alla IT-relaterade 

fel/ärenden så fort som möjligt och därmed minimera störningseffekterna för verksamhetens parter. I de fall 

då även en långsiktig utredning och lösning av ärendet behövs skickas ett nytt ärende till ”Processen för 

problemhantering”. 

Används för 

- att svara på frågor från användare avseende t.ex. användning av IT-system 

- att hantera fel som uppstår i den tekniska miljön som stör bedrivandet av verksamheten. 

Användaren registrerar ett ärende hos ITS: https://servicedesk.ltu.se/ och ärendet följer sedan etablerad 

process (länk). 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1



4.3 Process för Ändringshantering 

Syfte: Genomföra förändringar på ett effektivt sätt för att säkra förvaltningsobjektets användbarhet samt att 

minimera antalet fel orsakade av förändringar. Uppnås genom att ta emot och behandla önskemål om 

förändringar på ett strukturerat sätt. 

Används för alla ändringar som berör IT-stöden. Exempel på ändring kan vara behov av ny funktionalitet 

eller uppgradering av standardprogramvara. Ändringens storlek avgör omfattningen på respektive 

processteg. Vid mindre förändringar kan flera av processtegen genomföras i samma moment. 

Alla förändringar till förvaltningsobjektet registreras som en Change hos ITS och följer sedan etablerad 

process (länk). IT-systemansvarig ansvarar för att förändringen registeras som en change. 

Förvaltningsgruppen är delaktig i förändringsprocessen genom att delta i analys och genomförande av 

förändringen. I beslut om att genomföra förändringen är förvaltningsgrupp eller objektägare/IT-systemägare 

delaktiga beroende på omfattningen av förändringen. 

4.4 Process för hantering av problem. 

Syfte: Att minimera störande effekter för verksamheten genom att ta reda på orsaken till att tekniska fel 

uppstått och skapa en lösning. 

Definition av problem: Den bakomliggande orsaken till att en eller flera incidenter inträffat. 

Används för hantering av s.k. okända fel där ingen känd orsak har kunnat hittas i den tekniska miljön. 

Exempelvis låsningar i IT-system som löses temporärt genom omstart av en server. Kan ibland röra sig om 

s.k. intermittenta fel som är svåra att återskapa. 

Används också i förebyggande syfte när problem upptäcks som kan komma att orsaka fel. 

IT-systemansvarig ansvarar för att registrerar problem registreras hos ITS. Förvaltningsgruppen är delaktig i 

felsökning av problemet som sedan etablerad process (länk). 


Ändrat: 12 maj 2010 14:40:00 av 

Revision: 1

Informationsförsörjning och publiceringsprocesser - Luleå tekniska ...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?