Rev.rapport-Granskning av kommunens skydd ... - Tranås kommun

ABCD 

Tranås kommun 

Granskning av kommunens skydd mot 

mutor och bestickning 

Revisionsrapport 

KPMG AB 

2011-12-12 

Antal sidor: 15 

© 2011 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the 

KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International 

Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

ABCD 

Innehåll 



Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 


Granskning av kommunens skydd mot mutor och 

bestickning 

2011-12-12 

1. Bakgrund 1 

2. Syfte 1 

3. Avgränsning 2 

4. Revisionskriterier 2 

5. Ansvarig nämnd/styrelse 3 

6. Metod 3 

7. Våra iakttagelser 4 

7.1 Styrdokument med inriktning mot att motverka oegentligheter - 

kontrollmiljö 4 

7.1.1 Upphandling och inköp 5 

7.1.2 Bisysslor 5 

7.1.3 Representation och resepolicy 6 

7.1.4 Kommentarer 6 

7.2 Riskvärdering 7 


7.3 Kontroll 8 

7.3.1 Inköp 8 

7.3.2 Attestregler 9 

7.3.3 Bisysslor 10 


7.4 Kommunikation och information av styrande regler 11 


7.5 Tillsyn, utvärdering och uppföljning 12 


8. Sammanfattande rekommendationer 12

ABCD 

1. Bakgrund 

2. Syfte 






bestickning 

2011-12-12 

Vi har av Tranås kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens skydd mot mutor och 

bestickning. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. 

Under de senaste åren har ett flertal fall av oegentligheter avslöjats i Sverige som inneburit ett 

större fokus på riskerna för oegentligheter inom organisationer. Offentliga sektorn arbetar på 

uppdrag av medborgarna, i öppenhet och transparens. Som verksam inom den offentliga sektorn 

medföljer ett särskilt ansvar att bekämpa mutor och andra former av korruption samt att i övrigt 

upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet. Att offentliga verksamheter har ett fungerande 

skydd mot oegentligheter är viktigt för allmänhetens förtroende som helhet men också för det 

enskilda landstinget eller kommunen. 

I kommunallagen tydliggörs styrelsens och nämnders ansvar för intern kontroll. Styrelsen och 

respektive nämnd ansvarar för att den interna kontrollen är utformad så att lagar och förordningar 

följs och att minska risken för att oegentligheter kan förekomma. 

Det senaste året har ett antal oegentligheter inom bland annat Göteborgs kommun satt fokus på 

hur sådana händelser ska kunna upptäckas och förebyggas. Vi finner det relevant att granska 

kommunens processer avseende upphandling, inköp och tillståndsgivning. Otillåtna 

direktupphandlingar och tillståndsgivning i exempelvis bygglovsärenden är exempel där 

möjligheter öppnas för icke tillåtna åtgärder. 

Mot denna bakgrund kommer upphandling, inköp och tillståndsgivning att granskas. Den interna 

kontrollen utgör en viktig förutsättning för att säkerställa att händelser av de slag som inträffat i 

Göteborg inte händer. 

Syftet med granskningen är att bedöma om Tranås kommun kan anses ha en tillfredställande 

kontroll och struktur för att motverka oegentligheter i riskutsatta processer. Exempel på processer 

av särskilt intresse är upphandling, inköp och tillståndsgivning. Vi kommer därför att granska 

vilka styrdokument som finns inom kommunen för att motverka oegentligheter och hur dessa 

tillämpas i praktiken. Utifrån kommunallagen kommer vi särskilt att granska om den interna 

kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig avseende förebyggande av oegentligheter. 

De revisionsfrågor som granskningen ska ge svar på är följande: 

- Vilka styrdokument har kommunen för att motverka oegentligheter och hur tillämpas 

dessa? 

- Vilken styrning och vilka kontroller finns inom organisationen? 

- Genomförs riskanalyser av verksamheten? Vilka riskbedömningar finns för att 

oegentligheter kan förekomma inom kommunen? 

1

ABCD 

3. Avgränsning 






bestickning 

2011-12-12 

- Vilken information har ledningen gett till anställda avseende oegentligheter och 

rapportering av dessa? 

- Drar man erfarenhet av inträffade fall och i så fall på vilket sätt? 

- Är den interna kontrollen tillräcklig och ändamålsenlig? 

Vi har valt att granska vilka riktlinjer som finns och hur strukturen ser ut, för att motverka 

oegentligheter i kommunen. Granskningen syftar därmed inte till att upptäcka indikationer på 

eller förekomsten av oegentligheter. Vi har valt att fokusera på processerna avseende 

upphandling, inköp och tillståndsgivning. Granskningen fokuserar på upphandlingsenheten, 

byggkontoret och fastighetskontoret(Tranåsbostäder AB). 

4. Revisionskriterier 

Granskningen har skett utifrån: 

• Kommunallagen (SFS 1991:900) 

• Brottsbalken(SFS 1962:700) 

• Tillämpbara interna styrdokument och fullmäktigebeslut. 

• Avstämningar/ intervjuer med berörda tjänstemän. 

Vi har i vår bedömning utgått från COSO-modellens 1 

beståndsdelar för intern kontroll (respektive 

beståndsdel presenteras närmare i avsnitt 6): 

Tillsyn inkl uppföljning 

och utvärdering 

Kommunikation 

och information 

Kontrollaktiviteter 

Riskvärdering 

Kontrollmiljö 

1 Den amerikanska oberoende revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the 

Tradeway Commision (COSO) har beskrivit den interna styrningen och deras samband. 

2

ABCD 

5. Ansvarig nämnd/styrelse 






bestickning 

2011-12-12 

Granskningen avser omfatta potentiella riskområden för oegentligheter såsom 

upphandlingsenheten, byggkontoret och fastighetskontoret/Tranåsbostäder AB. 

Rapporten är saklighetsgranskad av kommunchef, ekonomichef, upphandlare och 

samhällsbyggnadschef. 

6. Metod 

I våra bedömningar har vi utgått från COSO-modellen. Av modellen nedan framgår en beskrivning 

av COSO-modellens respektive delområden. Tillsynen (övervakning) innebär uppföljning 

med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Detta bör ske regelbundet bl.a. för att 

ledningen ska kunna anpassa styrningen och kontrollen till uppkomna aktuella risksituationer. 

Rutinerna siktar i detta sammanhang främst till att rapportera brister i den interna styrningen och 

kontrollen för att utan fördröjning kunna göra korrigeringar. 

Tillsyn 

Styrelse och nämnder ansvarar för den interna kontrollen enligt KL 6 kap 7§. Nämnderna ska 

inom sitt område se till att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som 

3

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska även se till att den 

interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. 

Enligt 20 kap. 2§ brottsbalken döms arbetstagare som, för sig själv eller för annan, tar emot, låter 

sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning, för mutbrott till 

böter eller fängelse i högst två år. Detsamma gäller om arbetstagaren begått gärningen innan han 

erhöll anställningen eller efter det han avslutat densamma. Enligt 17 kap. 7§ brottsbalken döms 

den som till arbets- eller uppdragstagare lämnar, utlovar eller erbjuder, för denne själv eller 

annan, muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen, till bestickning eller fängelse i 

högst två år. 

Intervjuer har skett med kommunchef, ekonomichef, upphandlare, samhällsbyggnadschef, plan- 

och byggchef, VD samt fastighetschef för Tranåsbostäder. Frågorna som ställts har utgått från 

COSO-modellen ovan. 

Granskningen har utförts av Lina Olsson, Revisor, med Kristian Gunnarsson som 

projektledare/kvalitetssäkrare. 

7. Våra iakttagelser 

7.1 Styrdokument med inriktning mot att motverka oegentligheter - 

kontrollmiljö 

Kontrollmiljö är den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas 

av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och 

ledningens syn på etik, fördelning av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i 

olika sammanhang. 

Styrelser och nämnder är enligt kommunallagen ansvariga för den interna kontrollen inom sitt 

verksamhetsområde. Av kommunens reglemente för kvalitetskontroll framgår att varje nämnd har 

skyldighet att löpande följa upp kvalitetskontrollen inom nämndens verksamhet. Nämnden ska 

senast januari månad anta en särskild plan för innevarande års granskning/ uppföljning av 

kvalitetskontrollen med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. I exempelvis 

tekniska nämndens kvalitetskontrollplan för år 2010 ingår vad som ska granskas under året, vilka 

eventuella regler och anvisningar som berörs, vem som är ansvarig för granskningen och när 

granskningen ska rapporteras. Mer om samhällsbyggnadsförvaltningens samt 

kommunledningsförvaltningens kontroller under avsnitt 7.3. 

Kommunen arbetar med att implementera värdegrund och ledstjärna i hela organisationen. 

Värdegrunderna består av ansvar, tydlighet, respekt och kreativitet medan det i ledstjärnan anges 

att i Tranås kommun har vi kunden i centrum, kvalitet i varje möte och vi ser möjligheterna. 

Personal har fått en dags utbildning i detta och utbildning ges även till nyanställda. 

Kommunchefen anser att implementering av dessa värdeord är ett sätt att förebygga 

oegentligheter. 

4

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

Kommunen har inte någon övergripande policy avseende oegentligheter eller dokument liknande 

detta med förhållningar om etiska regler. Tranåsbostäder har dock en personalhandbok som tar 

upp oegentligheter. I denna anges definitioner av såväl muta som bestickning samt information 

om tillbörliga och otillbörliga förmåner liksom information vid inbjudan från leverantör. Policyn 

redogör även för Tranåsbostäders rutiner avseende oegentligheter i form av att alla erbjudna 

gåvor och andra förmåner från privatpersoner, företagare eller anställd i offentlig eller privat 

tjänst som sker med koppling till tjänsteutövningen ska redovisas till VD. Om medarbetaren 

uppfattar gåvan som otillbörlig ska man genast tacka nej till gåvan och därefter informera VD om 

händelsen. Det framgår även i personalhandboken att när personal misstänker förekomst av 

oegentligheter ska de slå larm på ett relevant sätt. Det framgår dock inte till vem som anmälan ska 

ske. Under intervju har det dock framkommit att man anser att anmälan ska ske till närmaste chef. 

Personalhandboken innehåller även riktlinjer vad gäller representation. Personalhandboken 

upprättades år 2009 och ska uppdateras år 2012 med ytterligare policydokument. 

Personalhandboken uppges vara en naturlig del i kvalitetssäkringen. 

7.1.1 Upphandling och inköp 

Kommunen har en upphandlings-, beställnings- och inköpspolicy. I denna anges att det är varje 

förvaltningschefs ansvar att informera sina medarbetare om att policyn finns, att kommunen har 

ram- och rabattavtal, att utsedd beställningsansvarig finns liksom lagen om offentlig upphandling. 

Det anges vara viktigt att det finns en utsedd beställningsansvarig på varje avdelning/förvaltning, 

som utsetts av förvaltningschefen, i den omfattning som anses nödvändig i förhållande till 

förvaltningens storlek. Beställningsansvarig ska känna till att policyn finns, liksom LOU, känna 

till att kommunen har ram- och rabattavtal samt avropa från kommunens ramavtal och vid behov 

genomföra direktupphandlingar. Det är alltid beställningsansvarig (eller ersättare) som ska avropa 

från kommunens ramavtal samt vid behov utföra direktupphandlingar. Det har dock inte skett 

någon kontroll avseende huruvida detta efterlevs. Varje förvaltning/avdelning ska kontinuerligt 

informera upphandlingsavdelningen om vilka som utsetts till beställningsansvariga. Det anges att 

upphandlingsavdelningen vid behov kommer att sammankalla de beställningsansvariga 

exempelvis inför en upphandling och vid nytecknat avtal. 

Det anges i policyn inte vara tillåtet att köpa eller beställa varor eller tjänster för eget bruk i 

kommunens namn. Det är dessutom inte tillåtet att köpa eller beställa varor eller tjänster från 

privatperson eller annan person som saknar F-skattesedel. Det är respektive förvaltning/nämnd 

som ansvarar för förvaltningsspecifika ramavtal. Vid inköp ska rekvisition användas, vilken ska 

vara försedd med fakturaadress och underskriven av förvaltningschef eller annan person som har 

attesträtt. 

Enligt delegationsordningen för kommunstyrelsen anges även att upphandlare ansvarar för alla 

upphandlingsfrågor med leverantör gällande avtal vid kommungemensam upphandling samt vid 

objektsupphandling vilket även innebär att teckna löpande leasingavtal och att teckna avtal med 

leverantör. 

7.1.2 Bisysslor 

Kommunen har en policy avseende bisysslor där det anges att arbetstagare på begäran ska anmäla 

bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Det 

anges att arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan inverka 

5

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

hindrande för arbetsuppgifterna, innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivaren eller 

påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Det har under 

granskningen framkommit att detta inte är något man stämmer av vid exempelvis 

utvecklingssamtalen. 

7.1.3 Representation och resepolicy 

Vad gäller representation anger kommunens ekonomihandbok att på restaurangnota ska det anges 

anledning till representation, deltagare och attest. Attest bör ske av annan än den som deltagit. 

Kommunens utåtriktade representation handhas i första hand av kommunfullmäktiges presidium 

genom ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Om inte detta är möjligt sker 

representation av kommunstyrelsens presidium. Arbetslunch och dylikt med externt inslag åvilar 

ordföranden och chefstjänstemän i respektive styrelse och nämnd. Särskilt beslut erfordras av 

styrelsen och nämndens arbetsutskott om representationen kan komma att överskrida beloppet 

3.000 kronor. Särskilt beslut erfordras av kommunstyrelsens arbetsutskott om bidrag begärts till 

representation vid särskilda arrangemang såsom tävlingar avseende världsmästerskap, 

europamästerskap, nordiska mästerskap och svenska mästerskap samt därmed jämställda 

tävlingar. Representationsbidrag till Riksorganisationers kongresser, årsmöten och liknande 

sammankomster kräver också beslut. I kommunens ekonomihandbok anges även att stor 

försiktighet bör iakttas i umgänget med leverantör för att undvika misstanke om 

beroendesituation. 

Intern representation med uppvaktning får endast förekomma vid begravningar, längre tids 

sjukdom, pensioneringar och högtidsdagar 50 och 60 år samt vid avgången tjänst. Intern 

representation kan i övrigt förekomma vid kurser, konferenser, personalmöten och vid 

julmiddagar. Stor restriktivitet ska dock ske. Även vid intern representation, exempelvis julfester, 

personalresor o dyl., ska skäl för representation anges. Det har under intervju angetts att gåvor till 

såväl personal samt externa sker mycket återhållsamt. 

Kommunen har en resepolicy där det anges att tjänsteresor ska godkännas av attestberättigad chef 

innan resan beställs och påbörjas. Det anges även att förvaltningsvisa revisioner av 

reseriktlinjerna ska ske årligen. Det är respektive förvaltningschef som är ansvarig för att den 

årliga revisionen genomförs. Det har dock inte skett någon uppföljning av resepolicyn. 

Då kommunen inte uppges ha haft några fall av oegentligheter är varken chefer, 

förvaltningschefer eller upphandlare medvetna om hur processen ser ut vid misstänkta fall av 

oegentligheter. Ingen av de intervjuade uppges har varit utsatta för muta. Oegentligheter har dock 

diskuterats inom olika forum, vilket presenteras vidare i avsnitt 7.4. 

7.1.4 Kommentarer 

Tranåsbostäder har information om oegentligheter i bolagets personalhandbok. Det finns dock 

inte en central och övergripande policy avseende oegentligheter eller fullgott dokument som 

ersätter bristen därav. Vi rekommenderar att en central policy upprättas. Denna bör innehålla 

definitioner av mutor såväl som bestickning, när man ska anmäla, till vem man ska anmäla, var 

gränsen kan anses gå vid en muta och exemplifierande avseende detta. Detta skulle även 

tydliggöra till vem anmälan ska ske, vilket det för närvarande inte finns några riktlinjer om. Då 

6

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

det inte finns någon policy föreligger även svårigheter vad gäller uppföljning och kontroller för 

att minska dess förekomst. 

Det är bra att en uppföljning av bisysslor beslutats ske vart tredje år. Dock är inte kommunens 

policy avseende bisysslor tillräckligt tydlig, då det anges att arbetstagare på begäran ska anmäla 

bisyssla. Således ligger ansvaret på kommunen att tillfråga arbetstagare om bisyssla, medan det 

borde vara arbetstagarens skyldighet att uppge eventuella bisysslor till arbetsgivaren. Detta för att 

undvika en intressekonflikt. 

Riktlinjer avseende representation är en del i kommunens ekonomihandbok som är ett intern 

dokument. Enligt ekonomichefen har ekonomihandboken tidigare funnits på intranätet, dock inte 

längre. Riktlinjer vad gäller representation (och attestregler som presenteras i avsnitt 7.3.2) är 

dessutom inte beslutade. Ekonomihandboken är inte en centralt beslutad policy som medarbetare i 

kommunen har möjlighet att ta del av, annat än ekonomiavdelningen. Denna typ av riktlinjer är 

dock övergripande och bör beslutas centralt samt finnas lätt tillgängligt. 

7.2 Riskvärdering 

Riskvärdering är de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som 

ledningen gör. Ledningen ansvarar även för hur den interna styrningen och kontrollen är 

utformad. 

Det har inte genomförts några riskbedömningar centralt avseende oegentligheter. Det har dock 

diskuterats inom kommunledningsförvaltningen att genomföra mer riktade kontroller avseende 

exempelvis leverantörsreskontran och exempelvis granska stora fakturor inom 

ekonomiavdelningen genom stickprovskontroll. 

Några riskbedömningar med inriktning mot specifikt oegentligheter har inte skett, dock har 

exempelvis riskbedömningar gjorts samt kontroller skett avseende exempelvis attester (se avsnitt 

7.3 för vidare information om dessa kontroller). Det saknas även system eller instruktion för 

rapportering av oegentligheter. 

Det finns inga riktlinjer om hur anställda ska agera vid misstanke om oegentligheter. Det har dock 

angivits att man skulle tala med närmaste chef om misstanken. Chefer uppger att de hoppas att 

medarbetare tar kontakt med honom/henne vid misstanke. Även nämndens ordförande har 

angivits som en potentiell kontaktperson. En förvaltningschef har även angivit att vid misstanke 

skulle kontakt även tas med kommunens upphandlare för att reda ut exakt vad som står i avtalen. 

Det finns även en osäkerhet om till vem man ska anmäla om det är den närmaste chefen som 

misstänkts. 


Det har inte framkommit att riskanalyser avseende oegentligheter skett inom kommunens 

verksamheter, vilket rekommenderas. 

Kommunen har inte angivit till vem rapportering ska ske om misstänkta fall av oegentligheter och 

det finns ingen gemensam funktion för mottagande av eventuella överträdelser mot 

7

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

organisationens normer för etik och moral. Därmed skulle med fördel en whistle blowingfunktion 

kunna inrättas, vilket är ett effektivt sätt att upptäcka oegentligheter. Whistle blowing 

innebär att en anställd kan rapportera om misstänkta fall av lagbrott eller oetisk verksamhet inom 

den egna organisationen, vilket underlättas genom att en specifik grupp av personer är ansvariga 

för att ta emot denna information. 

7.3 Kontroll 

7.3.1 Inköp 

Kontrollaktiviteter (styrningsåtgärder) är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska 

upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Åtgärderna kan även finnas inbyggda i såväl 

organisationsstruktur som rutiner. 

Kommunledningsförvaltningens kvalitetskontrollplan har exempelvis kartlagt och vidtagit 

åtgärder avseende datasäkerhet och att kvalitetssäkra hemsidan. Den har även berört införande av 

KonLed 2 

. Såväl kommunledningsförvaltningen (år 2009) som samhällsbyggnadsförvaltningen (år 

2010 och 2009) har genomfört kontroll av attestregler. Kontrollen avser att följa upp och 

kontrollera attestregler och att de efterlevs med granskningsattest och beslutsattest samt övriga 

medarbetare som har delegation och utbildning för uppgiften. Rutiner ska redovisas på respektive 

avdelning för fakturahantering vid sjukdom och semester. 

I samhällsbyggnadsförvaltningens uppföljning anges att kontroll avseende attestregler har skett 

och skickats till ekonomiavdelningen. Attestförteckningen beslutades även av nämnden. 

Kommunledningsförvaltningen har även sett över vilka som är besluts- och granskningsattestant 

inom förvaltningens avdelningar samt rutiner vid frånvaro. 

I övrigt uppges ekonomisystemet utgöra ytterligare en kontroll av att attesteringen sker av rätt 

person, eftersom när en person som inte har behörighet försöker attestera en faktura tillåter inte 

systemet detta. Istället anges ”du har ej behörighet”. 

I samhällsbyggnadsförvaltningens kvalitetskontrollplan, såväl för år 2010 som år 2011, finns även 

en kontroll i form av uppföljning av ärenden i kommunens Konledsystem. I uppföljningen av år 

2010 anges att denna uppföljning är under uppbyggnad/utbildning centralt av personal. 

Vad gäller samhällsbyggnadsförvaltningen godkänner även nämnden alla fysiska arbeten som ska 

genomföras, det är dock ingenjörer som ger förslag till tidsprogram. Förvaltningen redovisar även 

uppföljning av arbetsprogrammet. Det är teknik- och Griftegårdsnämnden som beslutar om val av 

leverantör i upphandlingar som uppgår till större belopp. 

Upphandlare genomför kontroller avseende ramavtal, där de kontrollerar i leverantörsreskontra 

hur mycket som har handlats från de leverantörer som kommunen har avtal med samt i vilken 

utsträckning produkter inhandlats från andra leverantörer utom ramavtal. Ambitionen är att detta 

ska ske en gång per år. Kontroll av köptrohet mot leverantör sker genom stickprov. Det är dock 

inte ett fullgott system. Det sker i övrigt en kontroll varje gång avtalet löper ut och ny 

2 KoncenLEDningssystem. Ett system för att följa upp och lägesrapportera ärenden som delegeras. 

8

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

upphandling ska ske. Detta för att få information om till vilket belopp köp skett från leverantören 

liksom andra leverantörer inom området. Totalt har kommunen cirka 80 ramavtal. Då nya 

ramavtal tecknas eller vid ändringar i rådande avtal meddelas beställningsansvarig avseende detta 

via e-post. 

Det har under granskningen framkommit att det fungerar bra med nuvarande leverantörsavtal 

liksom avrop från rådande ramavtal. Det har även uppgivits vara tydligt vilka ramavtal som finns 

samt att det finns ramavtal i de områden som behövs (dvs. man saknar inte ramavtal). 

Vid en upphandling sker ett möte med exempelvis beställningsansvarig och nyckelpersoner från 

förvaltningen med information om vad som behöver upphandlas och varan eller tjänstens 

egenskaper. Respektive förvaltningschef har inom sitt verksamhetsområde fått ange en 

beställningsansvarig. Inom ekonomiavdelningen finns listor på vilka som är beställningsansvariga 

avseende olika ramavtal. 

Det har under granskningen uppgetts att flertalet beslut om val av leverantör sker av upphandlare 

som även tecknar avtal med leverantör. Nämnden uppges kunna ha synpunkter på val av 

leverantör, men det är upphandlaren som har rätt att fatta beslut om val av leverantör. 

7.3.2 Attestregler 

Kommunen har ett attest- och utanordningsreglemente där det anges att granskningsattest och 

beslutsattest är obligatoriska moment. Före beslutsattest ska annan person bestryka transaktionens 

riktighet. I attestordningen ingår kontroll mot beslut och anslag, kontroll mot beställning, kontroll 

mot leverans, aritmetisk kontroll. 

Beslutsattestant och ersättare utses av nämnden. Varje nämnd svarar för att upprätta och hålla en 

aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter samt ersättare. Nämnd är skyldig att genom 

protokollsutdrag meddela ekonomikontoret och kommunstyrelsen om vilka personer som utsetts 

som beslutsattestanter. Attesträtten uppdateras kontinuerligt och sker en gång per år. 

Attestmomenten får inte utföras av den som själv ska ta emot en betalning från kommunen eller 

för dennes närstående. Överordnad beslutsattesterar utbetalningen till underordnad. 

Kommunchefen beslutsattesterar utbetalningar till förvaltningschef. 

Samtliga transaktioner ska utöver beslutsattestant också skrivas under av ytterligare en person. 

Nämnden beslutar om särskild attestant jämte ersättare ska utses. Om särskild person inte utses 

ska attest utföras av den som har bäst kännedom om transaktionen. Attestant ska kontrollera att 

beslut fattats, att beställning skett, förvissa sig om att varan levererats eller att tjänsten utförts 

samt att villkoren stämmer överens med vad som överenskommits. 

Beslutsattestanten har det slutliga ansvaret för transaktionen. Beslutsattestant är skyldig se till att 

attestanter har kännedom om innebörden i attestreglementet och det ansvar som åvilar attestant. 

Beslutsattestant vidimerar att styrelse- eller nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige 

eller styrelse/nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. Vederbörande svarar också för att 

kontering verkställs. Beslutsattestant ska kontrollera att transaktionen är rimlig, att konteringen är 

riktig, att budgetanslag finns tillgängligt, eller att person med kännedom om budgetanslaget 

9

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

attesterat och att person med kännedom om transaktionen attesterat. Om nämnd utsett särskild 

attestant kontrolleras att denne attesterat. 

Nämnderna utser kontoansvariga vilket innebär att budgetansvar (kontoansvar) och 

beslutsattestansvar sammanfaller. Den som har tilldelats kontoansvar och därmed förenad rätt att 

beslutsattestera kostnader och utgifter ska vara ensam ansvarig för respektive konto. Attester 

utförda av utsedda ersättare ska följas upp av ordinarie attesttant som har det totala kontoansvaret. 

Någon ytterligare attest av överordnad ska inte ske såvida det inte avser egna inköp. 

En grundläggande princip är att varje utbetalning ska bestyrkas av minst två personer, exempelvis 

mottagare av varan eller tjänsten samt beslutattesttanten (kontoansvarig). 

Det ankommer på nämnden att utse beslutsattestanter (kontoansvariga) samt att föra aktuell 

förteckning över dessa med namnteckningar och signaturer. 

Tranåsbostäder anger i personalhandboken information om attestregler. Där anges attestens syfte, 

vilka som har attesträtt liksom definition av utanordning samt begränsningar för 

utanordningsberättigad person. Det anges att en befattningshavare endast har befogenhet att 

attestera omkostnader som konterats på område, fastighet, avdelning, projekt eller konto för vilket 

han ansvarar. Attestberättigad får inte attestera utgifter som varit förknippade med hans egen 

person. I de fallen krävs attest från närmaste högre chef och i VD:s fall krävs attest från 

ekonomichefen. Attestberättigad person ska se till att utgiften faller inom avdelningens 

verksamhetsfält mm, att verifikation eller annat underlag genomgått mottagnings-, pris- och 

sifferkontroll när så erfordrad samt att konto och område, fastighet eller projekt som utgiften ska 

belasta är riktigt angivna. Utanordningsberättigad person ska se till att utbetalningen är rimlig, är 

attesterad av berättigad person och att sådan person inte attesterat utgift som varit förknippad med 

hans egen person. 

Vad gäller attest och beslutsanordning lämnas information från alla chefer om vilka som får 

attestera och beslutsattestera till ekonomiavdelningen. 

7.3.3 Bisysslor 

Vad gäller bisysslor uppges det vara varje chefs uppgifts att kontrollera detta. Riktlinjer har inte 

getts om att bisysslor ska följas upp av chefer vid någon särskild tidpunkt såsom vid 

utvecklingssamtal. En översyn av bisysslor genomfördes dock år 2007 av hur många inom 

respektive förvaltning som hade bisysslor samt vad dessa bestod i. Vid denna kontroll ansågs 

dock inte någon av de anställdas bisysslor strida mot kommunens policy. Kommunstyrelsen har 

vid sammanträde 2008-02-12 beslutat att uppföljning av bisysslor ska ske vart tredje år och 

genomföras av personalavdelningen. Personavdelningen har för avsikt att genomföra denna 

uppföljning på samma sätt som tidigare. Avrapportering beräknas ske till kommunstyrelsen under 

det första kvartalet av år 2012. Ingen kontroll av bisysslor har skett inom Tranåsbostäder. Vi har 

inte fått några indikationer på att kommunen stämmer av bisysslor mot leverantörsregistret. 


Kontroller har skett avseende efterlevnad av ramavtal samt granskning av attester. Dessa 

kontroller har dock inte inriktats mot specifikt oegentligheter. Dessutom är inte attestreglerna 

centralt beslutade och anges endast i ekonomihandboken, som en begränsad del av kommunens 

10

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

medarbetare har tillgång till. Attestreglerna bör vara centralt beslutade, finnas lätt tillgängliga och 

berörd personal bör informeras om dessa. 

Under intervju har det angivits att upphandlare har rätt att fatta beslut om val av leverantör vid 

upphandling. Vi vill påpeka vikten av att beslut fattas av den nämnd eller delegat som är behörig 

därtill enligt delegationsordning. Revisionen har tidigare haft synpunkter på detta i 

revisionsrapporten ”Uppföljning av granskning om upphandling”, där det beskrivs att flera 

nämnder inte delegerat beslutanderätt i upphandlingsfrågor och där det vid stickprov saknades 

beslut från nämnden om såväl anskaffning samt inköp. Kommunstyrelsen har delegerat rätt att 

fatta inköpsbeslut i alla upphandlingsfrågor med leverantör gällande avtal vid kommungemensam 

upphandling samt vid objektsupphandling vilket även innebär att teckna löpande leasingavtal och 

att teckna avtal med leverantör. Förutom vad gäller socialnämnden där viss delegation även skett, 

har inte rätt delegerats till upphandlare enligt övriga nämnders delegationsordningar. 

Vi anser även att kommunen bör se över hur förvaltningarna hanterar uppföljning av bisysslor. 

7.4 Kommunikation och information av styrande regler 

Kommunikation och information är grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. 

Kommunikation i form av utbyte av aktuell och relevant information mellan medarbetare och 

ledning är nödvändig. 

Kommunen har en informationspolicy, som beslutades av fullmäktige år 2009. I denna anges att 

kommunstyrelsen ger övergripande mål och riktlinjer och bevakar samt samordnar 

informationsflödet. Kommunstyrelsen har även ansvar för den kommunövergripande 

informationen. Politikerna ansvarar för information som handlar om idé- och opinionsbildning. 

Förvaltningschefen ansvarar för information om fakta, beslut och handläggning. 

Information sprids genom kommunens intranät samt e-post. Även chefer uppges ha ett 

informationsansvar. Vid introduktionen för nyanställda går man igenom intranätet och var de kan 

finna information. 

Oegentligheter har diskuterats i olika sammanhang. Ledningsgruppen har talat om oegentligheter 

och huruvida risken finns att det kan drabba kommunen. Man påpekade då vikten av att tänka sig 

för liksom att hålla ett vakande öga. Någon information har dock inte spridits vidare i 

organisationen. Från såväl förvaltningschefer som kommunchef har inte någon information 

avseende oegentligheter förmedlats inom organisationen. 

Inom exempelvis ekonomikontoret och Tranåsbostäder uppges man ha talat om oegentligheter i 

informella sammanhang, dvs. runt fikabordet. Samtalet har då främst rört uppmärksammade fall i 

media. Information har dock inte förmedlats på arbetsplatsträffar eller liknande. 

Samhällsbyggnadsförvaltningen har ledningsgruppsmöten en gång per vecka. Under dessa 

presenteras och diskuteras centrala dokument. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen har 

diskuterats att man måste ha bättre rutiner för att säkerställa att ramavtalen följs. Även plan och 

bygg har tagit upp problematiken på personalträffar och då talat allmänt om försiktighet vad 

gäller oegentligheter. 

11

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

Annat än vad gäller Tranåsbostäder har det inte förekommit någon utbildning eller information 

om oegentligheter. Personal (inom Tranåsbostäder) har fått gå utbildning motsvarande en heldag i 

personalhandboken, där en policy avseende oegentligheter är en del. Även vid nyanställningar ges 

utbildning i personalhandboken. I övrigt uppges man vara ständigt vaksamma samt genomföra 

uppdateringar i personalhandboken som förmedlas i bolaget. Vad gäller upphandling har 

information ha getts till såväl politiker som tjänstemän avseende kommunens upphandlingspolicy. 


Vi anser att kommunen borde ha en policy avseende oegentligheter, vilken bör kommuniceras ut 

till anställda likväl som till nyanställda. Kommunen bör säkerställa och skapa rutiner för att 

informera såväl personal samt nyanställda om kommunens ställningstagande avseende 

oegentligheter. Information kan föras ut till personal genom exempelvis arbetsplatsträffar. Det är 

positivt att utbildning skett avseende Tranåsbostäders personalhandbok samt dess riktlinjer 

avseende oegentligheter. Kommunikationen avseende oegentligheter skulle kunna förbättras 

genom att en grupp av personer är ansvarig för dessa frågor samt whistle blowing-funktion. Även 

utbildning i korruption kan verka förebyggande och rekommenderas. 

7.5 Tillsyn, utvärdering och uppföljning 

Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas, vilket bestämmer 

kvalitén på systemets resultat över tiden. Man bör genomföra uppföljningar för att säkerställa att 

kontroller utförs och att de fungerar för att motverka de risker som kartlagts. 


Det är fördelaktigt om uppföljningar löpande redovisas avseende vilka effekter 

styrelsens/nämndens styrning haft på verksamheten. För att styrelsen/nämnderna ska kunna ändra 

styrning såväl som kontroller bör uppföljningar ske regelbundet. Det bör i förvaltningarnas 

anvisningar anges hur uppföljning ska ske och att redovisningen ska baseras på en risk- och 

väsentlighetsanalys. 

Det har genomförts kontroller inom granskade områden, dock inte avseende explicit 

oegentligheter. Utvärderingar av kontroller inom såväl kommunledningsförvaltningen 

(upphandling), samhällsbyggnadsförvaltningen och fastigheter samt övriga verksamheter som kan 

anses vara utsatt för risk, bör ske för att se hur man för närvarande arbetar med oegentligheter och 

huruvida såväl kontroll samt tillsyn kan förbättras. 

8. Sammanfattande rekommendationer 

Kommunen har inte några styrdokument inriktade mot specifikt oegentligheter. Tranåsbostäder 

berör dock detta i sin personalhandbok där definitioner av såväl muta som bestickning beskrivs. 

Dessutom redogörs personalhandboken för tillbörliga och otillbörliga förmåner. Detta är positivt. 

Kommunen bör dock ha en central policy. Vi rekommenderar att en central och övergripande 

policy upprättas med riktlinjer, definitioner, exemplifierande gränsdragningar samt när och till 

12

ABCD 






bestickning 

2011-12-12 

vem anmälan ska ske. Vi rekommenderar även en whistle blowing-funktion där misstänkta fall av 

mutor kan anmälas. Dessutom bör kommunens policy avseende bisysslor korrigeras. 

Det är viktigt att beslut om val av leverantör fattas i enlighet med delegationsordning. Det har 

diskuterats inom kommunledningsförvaltningen att genomföra mer riktade kontroller avseende 

exempelvis leverantörsreskontran och exempelvis granska stora fakturor inom 

ekonomiavdelningen genom stickprovskontroll, vilket skulle vara fördelaktigt. Det har 

genomförts kontroller avseende såväl efterlevnad av ramavtal samt attester. Några 

riskbedömningar samt kontroller avseende explicit oegentligheter har dock inte genomförts. 

Då man inte anser att det förekommit några fall av muta eller bestickning har inte erfarenheter 

kunnat dras avseende detta. Kommunen bör dock säkerställa och skapa rutiner för att informera 

såväl personal samt nyanställda om kommunens ställningstagande avseende oegentligheter. Även 

utbildning i korruption kan verka förebyggande och rekommenderas. 

Vi anser inte att det förebyggande arbetet i form av styrdokument, information, kommunikation 

och utbildning är tillräcklig. Vi anser även att den interna kontrollen kan utvecklas. Exempelvis 

bör kontroller specifikt inriktade mot oegentligheter genomföras. 

KPMG, dag som ovan 

Lina Olsson 

Revisor 

13

Rev.rapport-Granskning av kommunens skydd ... - Tranås kommun

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?