Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen - Bengtsfors kommun
06.09.2013 • Views
Share Embed Flag

Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen - Bengtsfors kommun

Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen - Bengtsfors kommun

Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen - Bengtsfors kommun

SHOW MORE
SHOW LESS
ePAPER READ
DOWNLOAD ePAPER
bengtsfors.se

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

START NOW

Kommunledningskontoret, kanslienheten<br />

Sara Alberg, 0531-5260 14<br />

sara.alberg@bengtsfors.se<br />

POLICY<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Antagen av<br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

2012.272.101<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

1(63)<br />

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong> <strong>för</strong> <strong><strong>kommun</strong>styrelsen</strong><br />

c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.outlook\037k5a2o\dokumenthanteringsplan ks beslutad 2012-04.doc

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Varje myndighet ska, enligt Riksarkivets allmänna råd om arkivreglemente <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>er, upprätta en plan som beskriver<br />

myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. En dokumenthanteringsplan är nödvändig <strong>för</strong> att åstadkomma en effektiv<br />

dokumentstyrning. <strong>Dokumenthanteringsplan</strong>en ska beskriva myndighetens handlingar samt innehålla uppgifter om<br />

handlingarnas benämning och gallningsfrister. <strong>Dokumenthanteringsplan</strong>en ökar också möjligheterna till insyn i<br />

myndighetens verksamhet.<br />

Gallring<br />

Allmänna handlingar som finns hos <strong>kommun</strong>er och landsting utgör en betydande del av dessa myndigheters arkiv. Gallring<br />

innebär <strong>för</strong>störande av handlingar i en myndighets arkiv eller att information som ingår i ljudupptagning eller elektronisk<br />

upptagning raderas. Avsikten med gallringen är att begränsa tillväxten av de allmänna handlingarna <strong>för</strong> att möjliggöra ett<br />

bevarande av de viktigaste handlingarna <strong>för</strong> framtiden.<br />

Det är tillåtet att <strong>för</strong>störa allmänna handlingar, men det finns restriktioner. Grundprincipen är att allmänna handlingar ska<br />

bevaras och att gallring är ett undantag från denna huvudregel. Vid gallring ska dessutom beaktas att arkiven är en del av<br />

vårt kulturarv. Leverans till centralarkiv eller avställning av inaktuella handlingar inte är liktydigt med gallring.<br />

All gallring måste grundas på lag och beslut. Om gallring sker på ett felaktigt sätt eller i <strong>för</strong> stor utsträckning går<br />

betydelsefull information <strong>för</strong>lorad. För att avgöra vikten och innebörden av informationen ska bedömningen göras utifrån<br />

allmänhetens rätt till insyn, rättsskipning, framtida forskning samt myndigheten och <strong>kommun</strong>en i stort. De grundläggande<br />

bestämmelserna om bevarande och gallring finns i tryckfrihets<strong>för</strong>ordningen och arkivlagen. Varje gallringsbeslut måste<br />

<strong>för</strong>egås av en analys, där handlingarnas betydelse prövas ur olika synvinklar.<br />

När det gäller elektroniska medier får begreppet gallring en utökad betydelse. Gallring innebär inte enbart att <strong>för</strong>störa<br />

allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att ta till åtgärder som med<strong>för</strong> <strong>för</strong>lust av<br />

betydelsebärande data, möjliga sammanställningar, sökmöjligheter eller möjlighet att bedöma handlingarnas äkthet. En<br />

pappersutskrift som skrivs ut i bevarandesyfte av till exempel ett elektroniskt register kan anses vara en gallring, då man<br />

vid utskrift avgränsar informationen på ett visst sätt.<br />

Om handlingar som kommer in till en myndighet i pappersform skannas måste myndigheten ta ställning till vad som är att<br />

betrakta som original. Pappers<strong>för</strong>lagan kan eventuellt gallras om man beslutat att systemet ska bevaras och säkerställer att<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

2

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

detta är möjligt enligt gällande standarder. Ett beaktande kring ett eventuellt bevarande av pappershandlingar måste göras<br />

med hänsyn till eventuella juridiska krav på egenhändigt undertecknande.<br />

Beslut om gallring<br />

Varje myndighet ansvarar <strong>för</strong> sina allmänna handlingar och gallringen av dessa. Det framgår av arkivreglementet vem som<br />

fattar beslut om gallring. Gallring får inte ske utan att beslut har fattats. Arkivmyndigheten beslutar i frågor som berör<br />

upphörda myndigheters arkiv samt arkiv och handlingar som har överlämnats till arkivmyndigheten <strong>för</strong> fortsatt vård. Vid<br />

gallring av de sistnämnda arkiven och handlingarna bör den myndighet som har överlämnat dokumenten höras innan<br />

beslut om gallring tas. Beslut om bevarande och gallring gäller tills vidare. Möjligheten till att fatta retroaktivt gällande<br />

gallringsbeslut finns också. Enskilda tjänstemän får inte besluta om gallring.<br />

Socialtjänstlagen, patientdatalagen och lagen om genetisk integritet innehåller regler kring bevarande och gallring som<br />

påverkar den <strong>kommun</strong>ala beslutanderätten, men även andra lagar kan innefatta bestämmelser som reglerar gallring.<br />

Omprövning av gallringsbeslut<br />

Gallringsbeslut kan behöva omprövas med jämna mellanrum. Såväl organisations<strong>för</strong>ändringar som revideringar i rutiner<br />

kan <strong>för</strong>ändra premisserna <strong>för</strong> gallringen. Digitalisering av en tidigare manuell rutin samt <strong>för</strong>ändrad lagstiftning kan<br />

med<strong>för</strong>a att ett gallringsbeslut måste omprövas.<br />

Gallringsfrist<br />

Gallringsfrist är den tidsperiod som ska passera innan gallringsbara handlingar får gallras ut. Vid framräknande av en<br />

gallringsfrist utgår man i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats.<br />

Gallringsfristens längd avgörs bland annat av verksamhetens behov, eventuella preskriptionstider och revisionskrav. Så<br />

korta gallringsfrister som möjligt och ett begränsat antal olika frister är att eftersträva.<br />

Uttrycket vid inaktualitet används <strong>för</strong> att beteckna en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av <strong>för</strong>valtningen<br />

själv utifrån dess behov av informationen vilket kan variera beroende på lokala <strong>för</strong>hållanden.<br />

När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år så betyder det att gallring ut<strong>för</strong>s på det elfte året, det vill säga<br />

tio kalenderår utöver det år som handlingen kom in eller upprättades. Gallringsfristen kan också börja löpa efter det att ett<br />

ärende har avslutats, efter sista anteckningen i ett ärende eller efter det att ett avtal har upphört.<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

3

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Verkställande av gallring och gallringsprotokoll<br />

Gallring bör ut<strong>för</strong>as regelbundet, gärna i början av året, eftersom många gallringsfrister upphör vid årsskiftet. Gallringen<br />

underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallrade handlingar ska <strong>för</strong>störas.<br />

Sekretesskyddade handlingar ska <strong>för</strong>störas under kontroll. Ett översiktligt protokoll bör upprättas i samband med gallring,<br />

där det framgår vilka handlingar som har <strong>för</strong>störts samt vilka gallringsbeslut som tillämpats. Protokollet undertecknas av<br />

ansvarig tjänsteman.<br />

Rensning<br />

Senast i samband med att ett ärende avslutas, ska man ta ställning till om minnesanteckningar, utkast och andra<br />

motsvarande handlingar ska arkiveras och därmed bli allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 2 kap 9 §<br />

tryckfrihets<strong>för</strong>ordningen. Att <strong>för</strong>störa handlingar som inte ska arkiveras är en åtgärd som ska göras oberoende av<br />

gallringsregler. Rensning innebär att arbetsdokument som endast är av tillfällig betydelse och som är obehövliga <strong>för</strong><br />

<strong>för</strong>ståelsen av ärendet ska kasseras. Det kan gälla minnesanteckningar som inte till<strong>för</strong> ärendet sakuppgift, utkast och<br />

övertaliga kopior. Rensningen avser handlingar som inte är allmänna handlingar och är där<strong>för</strong> inte någon gallringsåtgärd<br />

trots att resultatet är det samma. Rensning ska ut<strong>för</strong>as av handläggaren när ärendet är avslutat.<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

4

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Gallring .................................................................................................................................................................................................................................... 2<br />

Beslut om gallring ............................................................................................................................................................................................................... 3<br />

Omprövning av gallringsbeslut ........................................................................................................................................................................................... 3<br />

Gallringsfrist ........................................................................................................................................................................................................................ 3<br />

Verkställande av gallring och gallringsprotokoll ................................................................................................................................................................ 4<br />

Rensning .............................................................................................................................................................................................................................. 4<br />

Kommungemensamt ................................................................................................................................................................................................................ 8<br />

Administrativ verksamhet .................................................................................................................................................................................................... 8<br />

Kommunledningskontoret ..................................................................................................................................................................................................... 10<br />

Politisk administration/ärendehantering ............................................................................................................................................................................ 10<br />

Förtroendevalda ................................................................................................................................................................................................................. 12<br />

Information ........................................................................................................................................................................................................................ 12<br />

Projekthandlingar ............................................................................................................................................................................................................... 13<br />

Ekonomi ............................................................................................................................................................................................................................. 14<br />

Personal ............................................................................................................................................................................................................................. 17<br />

IT ....................................................................................................................................................................................................................................... 23<br />

Räddningstjänst ................................................................................................................................................................................................................. 24<br />

Samhällsbyggnadsenhet ..................................................................................................................................................................................................... 25<br />

Fastighetsfrågor ................................................................................................................................................................................................................. 26<br />

Planarbete .......................................................................................................................................................................................................................... 26<br />

Byggprojekt ....................................................................................................................................................................................................................... 27<br />

Färdtjänst ........................................................................................................................................................................................................................... 27<br />

Inter<strong>kommun</strong>al ersättning/samverkan & skolskjutsar ....................................................................................................................................................... 28<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

5

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Teknik, lokal<strong>för</strong>sörjning och intern service ........................................................................................................................................................................... 30<br />

Teknikservice ..................................................................................................................................................................................................................... 30<br />

Gator och vägar ................................................................................................................................................................................................................. 30<br />

Städservice ......................................................................................................................................................................................................................... 31<br />

Vatten och avlopp .............................................................................................................................................................................................................. 31<br />

Fjärrvärme ......................................................................................................................................................................................................................... 34<br />

Renhållning ........................................................................................................................................................................................................................ 34<br />

Barn, utbildning, fritid och kultur .......................................................................................................................................................................................... 36<br />

Barnomsorg ....................................................................................................................................................................................................................... 36<br />

Bibliotek och kultur ........................................................................................................................................................................................................... 39<br />

Fritidskontor ...................................................................................................................................................................................................................... 41<br />

Grundskola ......................................................................................................................................................................................................................... 42<br />

Gymnasium ........................................................................................................................................................................................................................ 43<br />

Grundskola skolhälsovård ................................................................................................................................................................................................. 48<br />

Gymnasium skolhälsovård ................................................................................................................................................................................................ 50<br />

Komvux ............................................................................................................................................................................................................................. 51<br />

Musikskola ......................................................................................................................................................................................................................... 53<br />

Arbetsmarknadsenhet ........................................................................................................................................................................................................ 54<br />

Vård, omsorg och IFO ........................................................................................................................................................................................................... 55<br />

Äldreomsorgen – biståndsbedömning ............................................................................................................................................................................... 55<br />

Äldreomsorg – avgiftshandläggning m.m. ........................................................................................................................................................................ 56<br />

Äldreomsorg – verkställighet i hemtjänst .......................................................................................................................................................................... 56<br />

Äldreomsorg – särskilt boende .......................................................................................................................................................................................... 57<br />

Bostadsanpassning ............................................................................................................................................................................................................. 58<br />

Äldreomsorg - vårdplanering ............................................................................................................................................................................................. 58<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

6

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Läkemedelshantering m.m. ................................................................................................................................................................................................ 59<br />

Avvikelser och anmälningar .............................................................................................................................................................................................. 60<br />

Individ- och familjeomsorg ............................................................................................................................................................................................... 61<br />

LSS-verksamhet ................................................................................................................................................................................................................. 65<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

7

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Kommungemensamt<br />

Administrativ verksamhet<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

8<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Akt<strong>för</strong>varingsexemplar Papper Närarkiv Vid inaktualitet När ärendet avslutats hos berörd<br />

instans.<br />

Arkivbeskrivning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Arkiv<strong>för</strong>teckning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Avtal/kontrakt Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Beredskap/dagböcker Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras<br />

Vid inaktualitet<br />

10 år Förvaras med händelseakt.<br />

Beredskapsplaner Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Broschyrer, kataloger, cirkulär Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Diarieplan Papper Pärm hos registrator Vid inaktualitet<br />

Diarielistor Papper Närarkiv Bevaras 10 år Årsvis<br />

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong> Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Enkäter Papper, digitalt Närarkiv, tjänsterum,<br />

server<br />

Bevaras<br />

Vid inaktualitet<br />

10 år Andras enkäter av betydelse <strong>för</strong><br />

verksamheten bevaras.<br />

Fotografier från externa aktörer Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Bevaras om det finns historiskt<br />

intresse eller om de har betydelse<br />

i ett ärende.<br />

Fotografier från verksamheten Digitalt Server Vid inaktualitet Bevaras i urval om det finns<br />

historiskt intresse.<br />

Följesedlar Papper Tjänsterum Vid inaktualitet Kan gallras efter avstämning mot<br />

fakturan.<br />

Föreskrifter och råd Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Handböcker, instruktioner,<br />

bruksanvisningar och liknande<br />

Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Inbjudningar Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Information från myndigheter Papper, digitalt Tjänsterum server Vid inaktualitet<br />

Juridik Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Korrespondens (brev, e-post, sms,<br />

mms eller liknande)<br />

- av betydelse<br />

- av ringa eller tillfällig betydelse<br />

- övriga inkomna eller upprättade<br />

handlingar av ringa betydelse<br />

Papper, digitalt<br />

Papper, digitalt<br />

Papper, digitalt<br />

Närarkiv<br />

Server<br />

Pärm i tjänsterum,<br />

server<br />

Bevaras<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Kurser/konferenser Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Minnesanteckningar interna möten Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Mål och handlingsplaner Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Policys och styrdokument Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Presentationer Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

5 år<br />

Sida<br />

9<br />

Allmän handling skrivs ut och<br />

diarie<strong>för</strong>s. E-post, sms, mms får<br />

raderas efter en vecka, <strong>för</strong>utsatt<br />

att de har diarie<strong>för</strong>ts. Allmän<br />

handling av ringa/tillfällig<br />

betydelse behöver inte<br />

diarie<strong>för</strong>as. De kan raderas från<br />

inkorg/brevlådan efter en vecka.<br />

Om handlingen inte är att anse<br />

som allmän handling kan den<br />

raderas omedelbart.<br />

Prislistor, offerter Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Antagna offerter finns i akt.<br />

Remisser Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Remisser av betydelse följer<br />

akten.<br />

Statistik Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Statliga remisser, SOU, DS mm Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Handlingar av betydelse följer<br />

akten.<br />

Svensk <strong>för</strong>fattningssamling Papper Närarkiv Bevaras 10 år Icke inbundna exemplar gallras<br />

vid inaktualitet<br />

Tjänsteskrivelser Digitalt Server Vid inaktualitet Original finns i akt.<br />

Underlagsmaterial Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Utredningar, inkomna Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Utredningar av betydelse följer<br />

akt.<br />

Verksamhetsplaner Papper Tjänsterum Vid inaktualitet

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Kommunledningskontoret<br />

Politisk administration/ärendehantering<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Allmänna röstlängder Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Anslagslappar Papper Anslagstavla Vid inaktualitet<br />

Diarie<strong>för</strong>da handlingar Akter Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Sida<br />

10<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Diarielistor Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras. 10 år Årsvis, tillsammans med<br />

diarie<strong>för</strong>da handlingar.<br />

Förteckning pågående<br />

uppdrag/ärendebalanslistor<br />

Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Handlingar av betydelse <strong>för</strong><br />

verksamheten<br />

Handlingar av betydelse <strong>för</strong><br />

verksamheten – ej diarie<strong>för</strong>da<br />

Handlingar av tillfällig, ringa eller ingen<br />

betydelse <strong>för</strong> verksamheten<br />

Handlingar som överlämnas till annan<br />

nämnd som handhar ärendet<br />

Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Papper Tjänsterum 5 år Kronologisk ordning<br />

Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Papper, digitalt Vid inaktualitet Handlingar finns hos berörd<br />

nämnd<br />

Kallelser Papper, digitalt Tjänsterum, server 2 år Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Kungörelser KF Papper, digitalt Anslagstavla, server Vid inaktualitet Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Meddelanden till politiska instanser Papper Närarkiv 10 år<br />

Minnesanteckningar ledningsgruppen Papper Närarkiv 10 år<br />

Minnesanteckningar politiska<br />

sammanslutningar<br />

Papper Närarkiv 10 år<br />

Minnesanteckningar styrgrupp KLK Papper Närarkiv 10 år<br />

Mål och handlingsplaner Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Policys och styrdokument Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Presentationer Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Prislistor, offerter Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Antagna offerter finns i akt.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Protokoll:<br />

Kommunfullmäktige<br />

Kommunstyrelsen<br />

Kommunstyrelsens utskott<br />

Styrgrupp EKA<br />

Krisledningsnämnd<br />

Valnämnd<br />

Valberedning<br />

Fullmäktigeberedningar<br />

Delegationsprotokoll<br />

Arbetsmarknadsnämnd<br />

Folkhälsorådet<br />

Kommunala pensionärsrådet<br />

Rådet <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>ala<br />

funktionsnedsättnings- och<br />

funktionshindersfrågor<br />

Övriga politiska organ<br />

Protokoll och kallelser från<br />

<strong>kommun</strong>al<strong>för</strong>bund<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Närarkiv Bevaras 10 år Kopior och digitalt gallras vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Meddelanden till politisk instans.<br />

Utan betydelse <strong>för</strong> verksamheten<br />

kan gallras vid inaktualitet<br />

Protokoll från <strong>kommun</strong>ala bolag Papper Närarkiv 10 år Meddelanden till politisk instans.<br />

Protokoll och kallelser från stiftelser,<br />

<strong>för</strong>eningar eller liknande<br />

Papper, digitalt Närarkiv 10 år Meddelanden till politisk instans.<br />

Utan betydelse <strong>för</strong> verksamheten<br />

kan gallras vid inaktualitet<br />

Register Valman Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Register Intraman Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Remisser Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Remisser av betydelse följer<br />

akten.<br />

Statistik Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Statliga remisser, SOU, DS mm Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Handlingar av betydelse följer<br />

akten.<br />

Svensk <strong>för</strong>fattningssamling Papper Närarkiv Bevaras 10 år Icke inbundna exemplar gallras<br />

vid inaktualitet<br />

Tjänsteskrivelser Digitalt Server Vid inaktualitet Original finns i akt.<br />

Underlagsmaterial Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Sida<br />

11

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Utredningar, inkomna Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Utredningar av betydelse följer<br />

akt.<br />

Verksamhetsplaner Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Ärendeystem Diabas Digitalt Server Bevaras<br />

Förtroendevalda<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Arvodesbestämmelser Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Sida<br />

12<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Förtroendemannaregister Troman Digitalt Server Vid inaktualitet Papperslistor dras ut vid varje<br />

mandatperiods slut.<br />

Historik Digitalt Server Bevaras Papperslistor dras ut vid varje<br />

mandatperiods slut.<br />

Ersättning <strong>för</strong>troendevalda Papper Närarkiv 10 år 5år<br />

Intyg från arbetsgivare på<br />

<strong>för</strong>troendevaldas inkomst<br />

Papper Pärm/tjänsterum 10 år 5 år<br />

Sekretessbevis Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

PUL-brev om hemsida och liknande Papper Tjänsterum Vid inaktualitet Gallras när personen/<br />

informationen inte är aktuell<br />

Information<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Affischer Papper, digitalt Tjänsterum, server 5 år Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Allmänna informationsutskick Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Annonsunderlag Papper, digitalt Tjänsterum, server 5 år Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Brevmallar Papper digitalt Tjänsterum, server Bevaras 10 år Ett arkivexemplar av varje<br />

egenproducerad produkt<br />

Handlingar angående olika<br />

evenemang<br />

Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Hemsida <strong>Bengtsfors</strong> <strong>kommun</strong> Digitalt Server Vid inaktualitet Vid byte av system dras<br />

papperskopia ut.<br />

Intranet Digitalt Server Vid inaktualitet Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Informationsmaterial – eget Papper, digitalt Tjänsterum, server 5 år Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Paragraf<br />

111<br />

Informationsmaterial – ej eget Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Pressklipp om <strong>kommun</strong>en Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Periodiska tidningar Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Insändare, egna Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Insändare, svar Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Pressmeddelanden Papper, digitalt Närarkiv, server 10 år Digitala gallras vid inaktualitet<br />

Pressmeddelanden inkomna Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Sociala medier: handlingar/inlägg<br />

- av betydelse<br />

- av ringa eller tillfällig betydelse<br />

Digitalt<br />

Digitalt<br />

Server, tjänsterum<br />

Server<br />

Trycksaker Papper, digitalt Närarkiv, server,<br />

tjänsterum<br />

Projekthandlingar<br />

Bevaras<br />

Vid inaktualitet<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Ansökan Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Ansökan ur strukturfonder Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Avisering om utbetalt belopp Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Beslut om beviljade medel papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Beslut om stöd Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Dokumentation av projektet Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

5 år<br />

Sida<br />

13<br />

Allmän handling av betydelse<br />

skrivs ut och diarie<strong>för</strong>s. Allmän<br />

handling av ringa/tillfällig<br />

betydelse behöver inte<br />

diarie<strong>för</strong>as. Om<br />

handlingen/inlägget inte är att<br />

anse som allmän handling kan<br />

den raderas omedelbart.<br />

10 år Digitala gallras vid inaktualitet<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Ekonomisk slutredovisning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Fakturakopior med bilagor Papper Tjänsterum Vid inaktualitet Bevaras 10 år på<br />

ekonomienheten<br />

Granskningsrapport Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Kontrakt/intyg Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Lägesrapport Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Redogörelse <strong>för</strong> medfinansiär Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Rekvisition Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Slutrapport Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Tidredovisning Papper Pärm, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Underlag <strong>för</strong> ansökan Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Utredningar till grund <strong>för</strong> projektet Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras 10 år Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Ekonomi<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Slutlig budget<br />

Nämnds<strong>för</strong>slag<br />

Budget KS<br />

Budgetanvisningar<br />

Prognoser KS<br />

Papper<br />

Papper<br />

Papper<br />

Papper<br />

Papper<br />

Närarkiv<br />

Närarkiv<br />

Närarkiv<br />

Närarkiv<br />

Närarkiv<br />

Bevaras<br />

Bevaras<br />

Bevaras<br />

Bevaras<br />

Bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

14<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

10 år<br />

10 år<br />

10 år<br />

10 år<br />

10 år<br />

Bokslut/delårsbokslut Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Delårsrapport Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Kommentar<br />

Delårsrapporter kontoansvariga Papper Närarkiv Bevaras 10 år Handlingar följer akten <strong>för</strong><br />

delårsrapport.<br />

Verksamhetsberättelser<br />

kontoansvariga<br />

Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Fakturor Papper Närarkiv 10 år Kopior gallras vid inaktualitet och<br />

betalda fakturor <strong>för</strong>varas hos<br />

ekonomienheten.<br />

Fakturajournal/debiteringslistor Papper Tjänsterum 10 år 2 år

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Faktureringsunderlag/<br />

fakturaspecifikation<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Tjänsterum 10 år 2 år<br />

Lista på avskrivna fordringar Papper Närarkiv 10 år<br />

Avskrivna fakturor Papper Närarkiv 10 år 2 år<br />

Plusgiro- och bankgirolistor Papper Närarkiv 10 år 2 år<br />

Makulering av fakturor Papper Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm <strong>för</strong> reversering<br />

Autogiro betalningsbevakning Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna<br />

Dagjournaler Papper Närarkiv 10 år 2 år Ordnade efter<br />

verifikationsnummer<br />

Girering till alla plusgirokonton,<br />

insättningsuppgift<br />

Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna, hämtas<br />

via Internet<br />

Inkassoärenden, ej avslutade Papper Närarkiv 10 år<br />

Kassakvitton vid kontant in- och<br />

utbetalning<br />

Förteckningar över kuponger och<br />

reversaler<br />

Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna<br />

Papper Närarkiv 10 år<br />

Kontoutdrag från bank- och plusgiro Papper Närarkiv 10 år 2 år<br />

Kvittenskopior på diverse inbetalningar Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna<br />

Bankgiro och plusgiro,<br />

utlandsbetalningar<br />

Bankgiro och plusgiro,<br />

utbetalningslistor<br />

Sammanställning över utbetalda<br />

fakturor, hela <strong>kommun</strong>en<br />

Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna<br />

Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna<br />

Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationer<br />

Återredovisning Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna<br />

Slutlig dagrapport Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna, används<br />

vid kontroll och avstämning<br />

Följesedlar Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna<br />

Rättelser, makulering av fakturor Papper Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm, reversering<br />

Sida<br />

15

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Avstämningslista, leverantör Papper Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm<br />

Avstämningslista, <strong>för</strong>fallodag Papper Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm<br />

Betalnings<strong>för</strong>slag Papper Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm<br />

Betalningsbekräftelse Papper Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm<br />

Bok<strong>för</strong>ingsorder, postback Papper Närarkiv 10 år 2 år Ordnade efter<br />

verifikationsnummer<br />

Kvittenslista, avstämda registreringar,<br />

verifikationsjournal<br />

Papper Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna<br />

Attestregister Papper Tjänsterum 2 år<br />

Kontoplaner Papper Tjänsterum Bevaras 5 år<br />

Revisionsberättelser Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Räkenskapssammandrag Papper Tjänsterum Bevaras 10 år<br />

Systemdokumentation Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Tilläggsbudget Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Årsredovisning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Verifikationer Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras 2 år Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Statsbidragsansökningar Papper Tjänsterum 10 år 3 år<br />

Aktier, andelar Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Borgens<strong>för</strong>bindelser Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Försäkringsbrev Papper Tjänsterum 5 år<br />

Inlämningskvitton Papper Tjänsterum Vid inaktualitet Bevaras lika länge som<br />

värdehandlingens giltighetstid<br />

Inteckningar Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Låneakter/skuldebrev Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Pantbrev, egna Papper Närarkiv Bevaras 10 år Följer med vid eventuell<br />

<strong>för</strong>säljning<br />

Skuldebrev, utlämnade lån Papper Närarkiv Bevaras 10 år Returneras till låntagare efter<br />

slutbetalning och makulering<br />

Skattedeklarationer, kopia Papper Tjänsterum 10 år Till närarkiv efter 2 år<br />

Fastighetsdeklarationer Papper Tjänsterum 5 år Efter ny taxering<br />

Fastighetstaxering Papper Tjänsterum 5 år Efter ny taxering<br />

Sida<br />

16

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Inkomstdeklaration Papper Närarkiv 7 år<br />

Registreringsbevis Papper Närarkiv 7 år<br />

Finansiella instrument Papper Närarkiv 10 år Efter upphörande<br />

Upphandlingar (kompletta akter) Papper Närarkiv Bevaras 10 år Ej antagna anbud kan gallras<br />

efter 2 år<br />

Likviditetsplaner Papper Tjänsterum 2 år<br />

Handkassor – <strong>för</strong>teckning Papper Tjänsterum 7 år<br />

Anläggningsregister Papper, digitalt Tjänsterum, server Bevaras 10 år Digitalt gallra vid inaktualitet<br />

Skadeanmälningar Papper Tjänsterum 5 år<br />

Personakter skuldrådgivning Papper Närarkiv 5 år Längre bevarandetid vid<br />

exempelvis skuldsanering<br />

Konsumentrådgivning Papper Tjänsterum 2 år<br />

Personal<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

PA/Lönesystem<br />

- Personec<br />

- PS Utdata<br />

- Winlas<br />

Paragraf<br />

111<br />

Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Skyddsombud – anmälan, <strong>för</strong>teckning Papper Tjänsterum. Vid inaktualitet<br />

Facklig tid – rapporter,<br />

sammanställningar<br />

Papper Tjänsterum. 10 år<br />

Sida<br />

17<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Protokoll, personalfrågor Papper Närarkiv Bevaras 10 år Kallelser gallras vid inaktualitet<br />

Personalekonomisk redovisning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Personalhandbok Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Varsel om strejk Papper Närarkiv Bevaras 10 år Diarie<strong>för</strong>s<br />

Löpande avtal Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Medarbetarsamtal Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Minnesanteckningar APT Papper, digitalt Tjänsterum, server 2 år Digitalt gallras vid inaktualitet,<br />

LAS-listor, <strong>för</strong>eträdesrätt,<br />

turordningslista<br />

Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Skickas till respektive enhetschef.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Anställningsmatrikel Papper, digitalt Personakt, server Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Arbetsgivarintyg Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Intyg/betyg på tjänstgöring Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Beslut angående ny lön Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Uppdragstagare Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Betyg – utbildning/<br />

Utbildning i tjänsten<br />

Sida<br />

18<br />

Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Läkarutlåtande in<strong>för</strong> ny anställning Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Beslut om varaktig sjuk-ersättning Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Annons om ledig tjänst Papper Tjänsterum Bevaras 10 år Diarie<strong>för</strong>s med<br />

ansökningshandlingar.<br />

Ansökningshandlingar från person som<br />

sökt och fått tjänsten<br />

Papper Närarkiv Bevaras 10 år Handlingar finns även i<br />

personakt.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Ansökningshandlingar från person som<br />

sökt och inte fått tjänsten<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Närarkiv Bevaras 10 år Endast personligt brev bevaras.<br />

Övrigt kan skickas tillbaka eller<br />

gallras när tjänsten tillstatts.<br />

Personakt Papper Närarkiv Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Anställningsbeslut Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Sekretessbevis Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Utdrag ur belastningsregister Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Bisyssla Papper Närarkiv Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Begäran om högre sysselsättningsgrad Papper Tjänsterum,<br />

personakt<br />

Uppsägning från<br />

arbetstagaren/ansökan om pension<br />

Sida<br />

19<br />

Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Varsel/Underrättelse Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Original och betyg i personakt.<br />

Finns även hos respektive enhet.<br />

Läggs i personakt vid individärenden<br />

gällande disciplinära<br />

åtgärder, uppsägning av<br />

personliga <strong>för</strong>hållanden, avsked.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Omplaceringsutredning Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Uppsägning från arbetsgivaren Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Månadsersättning från AGS-KL Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Arbetsgivaruppgift KFA och<br />

<strong>för</strong>säkringsuppgift AMF<br />

Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Flexrapporter Papper Närarkiv 5 år<br />

Ansökan/underrättelse om ersättning<br />

<strong>för</strong> särskilt högriskskydd (AMOS)<br />

Papper Närarkiv Vid inaktualitet<br />

Skatteuppgifter Papper Tjänsterum 2 år<br />

Beslut om tidsbegränsad<br />

sjukersättning<br />

Sida<br />

20<br />

Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Förskott Papper Närarkiv 10 år 5 år<br />

Ledighetsansökningar som semester,<br />

<strong>för</strong>äldraledighet och tjänstledighet<br />

Bilaga till ev. <strong>för</strong>handling.<br />

Papper Närarkiv 10 år 5 år Längre ledigheter i personakt (ej<br />

semester)<br />

Läkarintyg kopior Papper Närarkiv 5 år<br />

Tjänstgöringsrapporter Papper, digitalt Närarkiv/Server 10 år 5 år<br />

Reseräkningar med bilagor Papper, digitalt Närarkiv/Server 10 år 5 år<br />

Sjukanmälan/vård av barn<br />

Försäkran <strong>för</strong> sjuklön<br />

Papper, digitalt Närarkiv/Server 10 år 5 år<br />

Scheman Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Personligt utlägg enligt kvitto Papper Närarkiv 10 år 5 år<br />

Lönelista/Lönespecifikationer Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Körjournaler Papper Tjänsterum 10 år<br />

Inkomst<strong>för</strong>frågningar Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Hem-PC Papper Personakt Vid inaktualitet<br />

Utmätningsbeslut Papper Närarkiv 2 år<br />

Avdrag kost/motorvärmare mm Papper Närarkiv 10 år 5 år<br />

Anmälan till AFA –<br />

Papper Närarkiv Bevaras Vid 70 års<br />

sjukdom/arbetsskada/ olycksfall<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Rehabiliteringsbeslut Papper Närarkiv Vid inaktualitet<br />

Månatlig sjukavisering till RSV Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Kortperiodisk sysselsättningsstatistik Papper, digitalt Tjänsterum/server Vid inaktualitet<br />

Konjunkturstatistik SCB<br />

Kommun/Privat<br />

Omprövningsbeslut,<br />

arbetsgivaravgift/avdrag av skatt<br />

Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Papper Närarkiv 10 år<br />

På<strong>för</strong>da skatteuppgifter RSV Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Sammandrag av kontrolluppgifter Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Skattedeklaration/kopia Papper Tjänsterum 10 år<br />

Inläsning av kontrolluppgifter från RSV CD/Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Skattsedlar, skattebefrielse ungdom Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Ekonomifil, inkl. ombokningar Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Ombokningar av löneposter Papper Tjänsterum 1 år<br />

Genomsnittlig ssg ferie/uppehåll Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Semesteromställningar Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Kontering/löneartsregister Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Novemberstatistik Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Lönefil till bank Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Tabeller – uppgradering lönesystem Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Sida<br />

21<br />

Arbetsskada bevaras i tjänsterum<br />

2 år, därefter i personakt

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Underlag utbetalning retroaktiv lön Papper, digitalt Server/Närarkiv 10 år 5 år Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Paragraf<br />

111<br />

Arbetstidsjournal Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Underlag <strong>för</strong> semesterlöneskuld mm Papper, digitalt Server, tjänsterum 10 år Digitalt gallras vid inaktualitet<br />

Sökregister Digitalt Server Bevaras Kan ändras vid byte av system.<br />

Arbetsår – helgarbetstid Papper, digitalt Server, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Bokslutsunderlag Papper Tjänsterum 10 år<br />

Arbetsställekod Papper Tjänsterum 10 år<br />

Rehabilitering;<br />

- rehabiliteringsutredning<br />

- dokumentation<br />

- avslut rehabilitering<br />

- omplaceringsutredning<br />

- övrigt<br />

Lönebidrag,<br />

Stöd till personligt biträde.<br />

Trygghetsanställning<br />

- beslutsunderlag<br />

- beslut<br />

- rekvisition av bidrag<br />

- avisering om utbetalt belopp<br />

Friskvårdsgymnastik<br />

- redovisning<br />

Hedersgåvor, anställda och<br />

<strong>för</strong>troendevalda<br />

Papper Tjänsterum,<br />

personakt<br />

Papper Tjänsterum,<br />

personakt<br />

Sida<br />

22<br />

Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Förvaras i slutet kuvert i<br />

personakt efter avslut.<br />

Rekvisition av bidrag samt<br />

avisering om utbetalt belopp<br />

sparas i 10 år.<br />

Papper Tjänsterum. Vid inaktualitet Anbud och avtal diarie<strong>för</strong>s.<br />

Papper Tjänsterum,<br />

personakt<br />

Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Kristallskål, notering Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Utbildning, intern, extern Papper Tjänsterum. Vid inaktualitet<br />

Anmälan TGL-KL Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning.<br />

Förteckning finns digitalt.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Pensionsbrev Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Dödsfallsanmälan/intyg och<br />

släktutredning samt<br />

bouppteckningsintyg<br />

Tömning av årslöner till KPA och<br />

Pensionsvalet<br />

Sida<br />

23<br />

Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Tömning av anställningstid till KPA Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Signallista tömningar Papper, digitalt Server, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Bevakningslista pensioner Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Simulering av pensionsberäkning Papper Personakt Vid inaktualitet<br />

Meddelande om pensionstagare som<br />

avlidit<br />

Engångsersättning ”avgångs<strong>för</strong>måner”<br />

<strong>för</strong> anställda hos <strong>kommun</strong>er och<br />

landsting<br />

Utbetald ersättning enligt<br />

”Avgångs<strong>för</strong>måner <strong>för</strong> anställd hos<br />

<strong>kommun</strong>er och landsting” – AGF-KL<br />

IT<br />

Papper Personakt Bevaras Vid 70 års<br />

ålder alt.<br />

avslutad<br />

anställning<br />

Papper Personakt Vid inaktualitet<br />

Papper Personakt Vid inaktualitet<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Skadeanmälningar Papper Närarkivet 10 år<br />

Passerkortslista Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Passerlogg Digitalt, diskett Inpasseringsdator 15 mån<br />

Maillogg Digitalt Server 1 år<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

CSSlogg Digitalt, skiva Server, skiva Vid utrymmesbrist<br />

Surflogg Digitalt Server Vid utrymmesbrist<br />

Sida<br />

24<br />

In och utloggning i systemet, ej<br />

applikationer<br />

Inloggningsdokument Digitalt, papper Server, kassaskåp Vid inaktualitet Systemuppgifter<br />

Installationsanvisningar Digitalt, papper Server, pärm Vid inaktualitet<br />

IP-plan Digitalt, papper Server, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Anknytnings<strong>för</strong>teckning Digitalt Server Vid inaktualitet<br />

Samtalslogg, detaljerad Digitalt Server 3 mån<br />

Samtalslogg, total Digitalt Server 1 år<br />

Avtal, löpande Papper Tjänsterum Vid inaktualitet Avtal av vikt <strong>för</strong> verksamheten<br />

diarie<strong>för</strong>s.<br />

Handböcker Digitalt, papper Server, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Licenser Papper Tjänsterum,<br />

datarum<br />

Vid inaktualitet<br />

Faktura<strong>för</strong>teckning Digitalt, papper Server, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Cookiefiler Digitalt Datorer, servrar Vid inaktualitet<br />

Spam Digitalt Server Vid utrymmesbrist<br />

Kommunikationsdokument Digitalt, papper Server, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Programvaror Digitalt, skivor Server, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Telefonanvändar<strong>för</strong>teckning Digitalt, papper Server, tjänsterum Vid inaktualitet Växelarbetsverktyg +<br />

internkatalog<br />

Räddningstjänst<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Adresskartor Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Analyslistor, <strong>kommun</strong>data Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Automatiska brandlarm – avtal,<br />

provningar<br />

Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Beredskapsanläggning Papper Tjänsterum Bevaras 10 år<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Besiktningsinstrument – brandbilar Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Brand- och tillsynsprotokoll Digitalt Server Bevaras 10 år Till närarkiv efter 1 år<br />

Brandfarlig vara – tillstånd Papper Tjänsterum 2 år<br />

Paragraf<br />

111<br />

Brandpostkartor Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Brandskyddsdokumentation Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Bygglovsgranskning Papper Tjänsterum 2 år Till närarkiv efter 1 år<br />

Fastighetsregister Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Fordons<strong>för</strong>säkringar Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Heta arbeten, deltagarlistor kurs Papper Tjänsterum 5 år<br />

Insatsplaner Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Insatsapporter Digitalt Server Bevaras 10 år Till närarkiv efter 1 år<br />

Inventarie<strong>för</strong>teckning Papper Tjänsterum Bevaras 10 år<br />

Polis och trafiknämnd – tillstånd o dyl Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Riskanalys Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Handlingsplan/räddningsplan Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

SOS AB, LAC-OP, avtal och protokoll Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Övningsrapporter Papper Tjänsterum 2 år Till närarkiv efter 1 år<br />

Samhällsbyggnadsenhet<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Samrådshandling Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Utställningshandling Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Antagandehandling Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Yttranden, synpunkter Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Samrådsredogörelse Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Kungörelse Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Sändlista samråd/utställning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Miljökonsekvensbeskrivning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Fastighets<strong>för</strong>teckning Original Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Sida<br />

25<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Lägesrapport Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Redogörelse <strong>för</strong> medfinansiär Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Tidredovisning Papper Pärm, tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Fastighetsfrågor<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Anbud fastigheter Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Arrendeavtal Papper Fastighetsarkiv Bevaras<br />

Sida<br />

26<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Exploateringsavtal Papper Närarkiv Bevaras 10 år Kopia fastighetsarkiv<br />

Informationsmaterial om<br />

fastigheter/mark/byggnader till salu<br />

Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet<br />

Intresseanmälningar Papper, digitalt Tjänsterum, server Vid inaktualitet Intresseanmälningar av vikt följer<br />

akt.<br />

Jaktavtal Papper Fastighetsarkiv Bevaras<br />

Köpeavtal, köpebrev Papper Närarkiv Bevaras 10 år Kopia fastighetsarkiv<br />

Lantmäteri<strong>för</strong>rättningsakt papper Fastighetsarkiv Bevaras<br />

Ledningsrättsavtal Papper Fastighetsarkiv Bevaras<br />

Nyttjanderättsavtal Papper Fastighetsarkiv Bevaras<br />

Optionsavtal Papper Närarkiv Bevaras 10 år Kopia fastighetsarkiv<br />

Samverkansavtal Papper Fastighetsarkiv Bevaras<br />

Servitutsavtal Papper Fastighetsarkiv Bevaras<br />

Överenskommelse om<br />

fastighetsreglering<br />

Planarbete<br />

Papper Fastighetsarkiv Bevaras<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Antagandehandling Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Fastighets<strong>för</strong>teckning Original Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Kungörelse Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Miljökonsekvensbeskrivning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Samrådshandling Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Samrådsredogörelse Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Sändlista samråd/utställning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Utställningshandling Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Yttranden, synpunkter Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Byggprojekt<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Avvikelserapport Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Besiktningsprotokoll Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Bygghandlingar Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Bygglov/marklov Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Byggmötesprotokoll Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Förstudie/utredning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Projekteringshandlingar Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Slutredovisning Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Undersökningar Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Färdtjänst<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Ansökan om färdtjänst inkl bilagor Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Ansökan om riksfärdtjänst inkl bilagor Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Läkarutlåtande Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Vid inaktualitet<br />

Sida<br />

27<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Kommentar<br />

Ansökan, särskilda behov Papper Tjänsterum, Vid inaktualitet Såvida inget nytt framgår i

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Ansökan om reshjälp Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Ansökan om extra resor Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Utredningar Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv, server<br />

Återkallelse av tillstånd Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Paragraf<br />

111<br />

närarkiv <strong>för</strong>hållande till grundtillståndet.<br />

Sida<br />

28<br />

Vid inaktualitet Såvida inget nytt framgår i<br />

<strong>för</strong>hållande till grundtillståndet.<br />

Vid inaktualitet Såvida inget nytt framgår i<br />

<strong>för</strong>hållande till grundtillståndet.<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Överklagan Papper Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Årsstatistik<br />

Avställda personakter<br />

- avlidna<br />

- utflyttade<br />

- tillstånd har upphört<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Inter<strong>kommun</strong>al ersättning/samverkan & skolskjutsar<br />

Bevaras, se<br />

anmärkning<br />

Papper Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Årsstatistiken framgår av<br />

årsberättelse/verksamhetsberättelse<br />

Kommentar<br />

Inter<strong>kommun</strong>al ersättning Digitalt Ekonom Se kommentar Original till ekonomikontoret. Kopior<br />

gallras vid inaktualitet.<br />

Förteckning/register över elever, vilka<br />

går i skola i annan <strong>kommun</strong><br />

Förteckning över elever<br />

hemmahörande i annan <strong>kommun</strong>.<br />

Till <strong>kommun</strong>en inkomna rapporter med<br />

uppgift om elevs skolgång i annan<br />

<strong>kommun</strong>.<br />

Tillstånd till skolgång i skoldistrikt utom<br />

<strong>kommun</strong>en.<br />

Fakturor rörande inter<strong>kommun</strong>al<br />

ersättning, skol<strong>kommun</strong>räkningar<br />

Digitalt Ekonom Bevaras Uppgift om skol<strong>kommun</strong> bör finnas i<br />

registret eftersom uppgifter rörande<br />

eleven kan behöva sökas även efter<br />

mycket lång tid.<br />

Papper, digitalt Ekonom 5 år efter avslutad<br />

skolgång<br />

Papper, digitalt 2 år, se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Ekonom Vid avslutad<br />

skolgång<br />

Elevkort och betygskataloger bör<br />

däremot bevaras.<br />

Under <strong>för</strong>utsättning att betalning<br />

erlagts och ansvarsfrihet <strong>för</strong> året<br />

beviljats.<br />

Digitalt Server 10 år Över<strong>för</strong>s till Ekonomikontoret.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Övriga handlingar angående ersättning<br />

och avtal rörande elev.<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Papper, digitalt Ekonom 2 år efter<br />

avslutad<br />

skolgång<br />

Paragraf<br />

111<br />

Skolskjutsreglemente Papper Tjänsterum Bevaras 5 år<br />

Årsstatistik över<br />

skolskjutsverksamheten<br />

Elev<strong>för</strong>teckningar scheman, mm<br />

angående skolskjutsar<br />

Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Vid inaktualitet,<br />

se kommentar<br />

Skolskjutsregister<br />

Övriga handlingar rörande<br />

skolskjutsverksamheten<br />

Papper Tjänsterum 3 år efter<br />

senaste<br />

anteckning<br />

Skolskjutsar: avtal med tecknade<br />

firmor<br />

Sida<br />

29<br />

Efter att ansvarsfrihet beviljats.<br />

Utdrag ur ProCapita<br />

Med uppgifter om antagna<br />

entreprenörer, antal elever per<br />

skjuts, färdtid mm.<br />

Papper Tjänsterum Vid inaktualitet Med undantag av fakturor<br />

Papper, digitalt Närarkivet Bevaras 5 år

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Teknik, lokal<strong>för</strong>sörjning och intern service<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Teknikservice<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Hyres- och arrendekontrakt Papper, Tjänsterum 2 år efter avslut<br />

Debiteringslistor hyror Papper Tjänsterum 10 år<br />

Jourlista snöröjning Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Körjournaler Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Protokoll, byggmöte Papper Tjänsterum 7 år<br />

Protokoll, anbud Papper Tjänsterum<br />

Offerter Papper Tjänsterum<br />

Underhållsplaner, fastigheter Papper Tjänsterum<br />

Skadeanmälningar Papper Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Gator och vägar<br />

10 år<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Avtal Papper Tjänsterum Bevaras<br />

Besiktningsprotokoll efter sprängning,<br />

grävning m m<br />

Papper Tjänsterum 10 år<br />

Handlingar/ritningar från egna projekt Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Polisrapporter Papper Tjänsterum Vid inaktualitet<br />

Trafikmätningar, statistik, enkäter Papper Tjänsterum Bevaras 10 år<br />

Tillstånd vid sprängning, grävning m m Papper Tjänsterum 1 år<br />

Sida<br />

30<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

10 år 1 år Underlag <strong>för</strong> utbetalning av<br />

ersättningar <strong>för</strong> tiden <strong>för</strong>e<br />

riskhanteringsenheten<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Felparkeringsavgifter Papper Tjänsterum 2 år Originalet skickas till Vägverket<br />

Städservice<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Byggnadsritningar <strong>för</strong> drift och skötsel,<br />

anvisningar<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Rekvisitioner, t.ex. nyckelkvittenser Papper Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Kvalitetsuppföljning, sammanställning Papper Tjänsterum Bevaras 7 år<br />

Städavtal Papper Tjänsterum Bevaras 7 år<br />

Vatten och avlopp<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Körjournaler, blanketter, anvisningar Papper, original<br />

och kopior<br />

Pärm, närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

VA anslutning Papper Pärm teknisk<br />

assistent, närarkiv<br />

VA avläsningar Papper Pärm Vid<br />

inaktualitet<br />

Offert Papper Pärm, närarkiv Efter garantitiden,<br />

se<br />

anmärkning<br />

SOS-rapport Papper Pärm teknisk<br />

assistent, närarkiv<br />

2 år<br />

Ritningar och handlingar angående<br />

ledningar och VA-byggnader<br />

Sida<br />

31<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Alltid Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper Pärm, närarkiv Bevaras När<br />

byggnadens<br />

verksamhet<br />

upphör<br />

Driftinstruktioner Papper Pärm, närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Handlingar diarie<strong>för</strong>da Papper Närarkiv 7 år<br />

Kommentar<br />

Kommentar<br />

Original till debiterande BEHAB<br />

Endast antagna offerter bevaras i<br />

anbudsprotokollet.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Anläggningsregister Papper Pärm, närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

32

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

VA taxor Papper Pärm, närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Index Papper Pärm Vid<br />

inaktualitet<br />

Förfrågningar klagomål Papper Pärm 2 år efter<br />

avslut<br />

Ledningstillstånd Papper Pärm, närarkiv Bevaras 7 år<br />

Driftstörningar VA Papper Pärm teknisk<br />

assistent, närarkiv<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Byggmötesanteckningar Papper Pärm, närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Körjournaler Papper Pärm, närarkiv 10 år<br />

Miljörapport Papper Pärm, närarkiv 7 år<br />

Driftrapporter <strong>för</strong> VV och RV samt prov<br />

rapport <strong>för</strong> VA<br />

Papper Pärm, närarkiv 7 år<br />

Tillståndsärende Länsstyrelsen Papper Pärm, närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Vattenskyddsområde Papper Pärm, närarkiv Bevaras Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

33<br />

Original finns hos Länsstyrelsen.<br />

Faktura underlag intern/extern Papper Pärm, närarkiv 10 år Se även ekonom kontoret<br />

Servitut/ ledningsavtal Papper Pärm, närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Egna utredningar och planer Papper Pärm, närarkiv 7 år<br />

Statistik Papper Pärm, närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Jourlistor <strong>för</strong> VA samt snöröjning Papper Pärm, teknisk<br />

assistent, närarkiv<br />

Vid<br />

inaktualitet

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Fjärrvärme<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Energiplan med<br />

miljökonsekvensbeskrivning<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

34<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Papper Närarkiv Bevaras Vid<br />

inaktualitet<br />

Taxor Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Ledningskartor Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Fjärrvärme – årsrapport Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Utredningar Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Driftrapporter och statistik från<br />

produktionsanläggningar<br />

Miljödata från<br />

produktionsanläggningar<br />

Papper Tjänsterum Bevaras 10 år<br />

Papper Tjänsterum Bevaras 10 år<br />

Servitut/ledningsavtal Papper Tjänsterum Bevaras<br />

Kontrollbesiktningar <strong>för</strong><br />

fjärrvärmeanläggningar<br />

Kommentar<br />

Papper Tjänsterum 10 år Efter upphörande<br />

Mätaravläsningar Papper Tjänsterum 2 år<br />

Abonnent-/kundregister Papper, digitalt Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Statistik till myndigheter Papper Tjänsterum 2 år<br />

Renhållning<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Renhållningsordning Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Avfallsplan Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Renhållningstaxan Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Uppdateras kontinuerligt<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Upphandling av entreprenör <strong>för</strong><br />

renhållning<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Utredningar Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 10 år<br />

Kund/abonnentregister Papper, digitalt Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Dispenser från sop- och latrinhämtning Papper Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Uppsagda renhållningsavtal Papper Tjänsterum 2 år<br />

Sida<br />

35<br />

Uppdateras kontinuerligt<br />

Efter giltighetstidens utgång.<br />

Avtal av mindre betydelse Papper Tjänsterum 2 år Efter giltighetstidens utgång.<br />

Förfrågningar och klagomål av<br />

rutinartad karaktär<br />

Papper, digitalt Tjänsterum 2 år

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Barn, utbildning, fritid och kultur<br />

Barnomsorg<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Förteckning över <strong>för</strong>skole-, fritids-,<br />

familjehems-, och familjefritidsbarn<br />

Papper, digitalt Assistent 2 år<br />

Paragraf<br />

111<br />

Anmälan om barnomsorgsplatser Papper, digitalt Rektor, assistent 1 år efter<br />

uppsägning<br />

av plats<br />

Inkomstuppgifter vilka ligger till grund<br />

<strong>för</strong> barnomsorgsplacering/ ”kontrakt<br />

med vårdnadshavare”<br />

Ansökan om nedsatt<br />

barnomsorgsavgift<br />

Papper, digitalt Assistent Gallras/<br />

bevaras, se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Rektor delegation Bevaras 5 år<br />

Rapport om barns närvaro Papper, digitalt Förskolan 2 år<br />

Sammanställning barns frånvaro Papper, digitalt Förskolan 2 år<br />

Handlingar avseende fakturerings-/<br />

debiteringsunderlag barnomsorg och<br />

skolbarnsomsorg, samt underlag <strong>för</strong><br />

korrigering av barnomsorgs-/<br />

skolbarnsomsorgsfakturor<br />

Avstängning av barnomsorgs-/<br />

skolbarnsomsorgsplats på grund av<br />

obetald faktura<br />

Papper, digitalt Assistent 10 år<br />

Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Enkäter Papper, digitalt Rektor, assistent Gallras se<br />

kommentar<br />

Enkäter, sammanställningar Papper, digitalt Rektor Bevaras 5 år<br />

Kopia av handling som återfinns i<br />

original inom <strong>för</strong>valtningen.<br />

Papper, digitalt Rektor, assistent Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

36<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Inkomstuppgifter gallras vid<br />

anmälan om ny inkomst. Sista<br />

inkomstuppgiften bevaras i<br />

närarkiv efter avslutad<br />

barnomsorgsplacering.<br />

Gallras när sammanställning är<br />

gjord<br />

Om handlingen finns i original.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Kvalitetsredovisning Papper, digitalt Rektor Bevaras Lämnas till <strong>för</strong>valtningen, där<br />

sammanställning görs.<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

37

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Verksamhetsberättelser Papper, digitalt Rektor Bevaras Lämnas till <strong>för</strong>valtningen, där<br />

sammanställning görs.<br />

Underlag enkäter/ utvärdering från t ex<br />

personal, elever, målsmän av<br />

verksamheter inom resp. <strong>för</strong>skoleenhet<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper, digitalt Rektor, assistent, 2 år Uppgifter ingår i<br />

sammanställning, vilken ingår i<br />

verksamhetsberättelse/<br />

kvalitetsredovisning<br />

Barnkonferensprotokoll Papper, digitalt Rektor Bevaras 1 år efter<br />

skolstart/<br />

avslut.<br />

Handlingar rörande barn med särskilda<br />

behov, fysiska, psykiska eller andra<br />

skäl<br />

Sida<br />

38<br />

Papper, digitalt Rektor Bevaras 1 år efter<br />

skolstart/<br />

avslut.<br />

Åtgärdsprogram Papper, digitalt Rektor Bevaras 1 år efter<br />

skolstart/<br />

avslut<br />

Förteckning över enhet/år, typ<br />

”klasslista”<br />

Digitalt Assistent Bevaras 2 år<br />

Offentlighets- och sekretesslagen<br />

Offentlighets- och sekretesslagen<br />

Offentlighets- och sekretesslagen<br />

Förteckning över beläggningsstatistik Digitalt Assistent 2 år Kan ingå i verksamhets-/<br />

årsberättelserna.<br />

Förteckning över köstatistik Digitalt Assistent Vid<br />

inaktualitet<br />

Kölistor. Ansökan om<br />

barnomsorgsplatser.<br />

Placeringsmeddelande och svar.<br />

Vårdnadshavarens inkomst och<br />

uppgifter.<br />

Uppsägningar av <strong>för</strong>skole- och<br />

skolbarnsomsorgsplats<br />

Papper, digitalt Assistent Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Rektor, assistent 10 år<br />

Papper, digitalt Assistent 3 år<br />

”Skolfoto” 1 ex/ år Fotooriginal Förskolan Bevaras på<br />

<strong>för</strong>skolan<br />

Skriftlig information sammanställd i<br />

samband med barns utvecklingssamtal<br />

Papper, digitalt Rektor, <strong>för</strong>skolan Bevaras 1 år efter<br />

skolstart/<br />

avslut<br />

Kan ingå i verksamhets-/<br />

årsberättelserna.<br />

Dateras, namnges<br />

OBS! Kan innehålla<br />

sekretessuppgifter. Offentlighets-<br />

och sekretesslagen

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

”Av vårdnadshavare begärd skriftlig<br />

information”. Skriftlig information<br />

sammanställd i samband med barns<br />

utvecklingssamtal<br />

Kontaktböcker och liknande<br />

korrespondens som rör<br />

barnomsorgens kontakt med enskilt<br />

barn/ målsman t ex PUL-lagen<br />

Lokala kurs- och arbetsplaner, som<br />

visar tillämpningen av läroplanen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

39<br />

Papper, digitalt Rektor, <strong>för</strong>skolan Bevaras 1 år efter<br />

skolstart/<br />

avslut<br />

Papper, digitalt Rektor, <strong>för</strong>skola Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Rektor Bevaras 3 år<br />

Likabehandlingsplan Papper, digitalt Rektor, <strong>för</strong>skolan Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Planer på lokal organisation,<br />

ekonomisk <strong>för</strong>delning<br />

utvecklingsområden eller liknande<br />

Personalschema eller motsvarande<br />

som redovisar personaltäthet,<br />

öppettider mm.<br />

Papper, digitalt Rektor Se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Rektor Vid<br />

inaktualitet<br />

Portfolio med handlingar Papper, digitalt Förskolan Vid<br />

inaktualitet<br />

Personal tjänstgöringsbetyg/- intyg Papper, digitalt Rektor Bevaras Se<br />

kommentar<br />

Sekretessbevis,<br />

tystnadsplikts<strong>för</strong>säkring.<br />

Utdrag ur belastningsregistret<br />

Bibliotek och kultur<br />

Papper, digitalt Rektor Vid<br />

inaktualitet,<br />

se kommentar<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Underlag till register, <strong>för</strong>teckningar,<br />

anmälningar, aviseringslistor<br />

Papper, digitalt Enhetschef Vid<br />

inaktualitet<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

OBS! Kan innehålla<br />

sekretessuppgifter. Offentlighets-<br />

och sekretesslagen<br />

Kan överlämnas till barn/<br />

målsman<br />

1 ex översänds till <strong>för</strong>valtningen<br />

<strong>för</strong> arkivering.<br />

Redovisas i<br />

kvalitetsredovisningen<br />

Återlämnas till barn<br />

Löpande till personakten på<br />

personalkontoret.<br />

Sekretess ingår med automatik i<br />

tjänsten och uppdrag.<br />

Offentlighets- och sekretesslagen<br />

Utdrag ur belastningsregistret till<br />

personakt på<br />

personalavdelningen.<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Förbindelseavtal rörande lånekort,<br />

barn<br />

Ny<strong>för</strong>värvslistor över media (böcker,<br />

CD etc.)<br />

Förteckning över tidskrifter och<br />

tidningar<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Kassaskåp Då låntagaren<br />

fyllt 18 år<br />

Papper, digitalt Ansvarig<br />

bibliotekarie<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Låneexpeditionen Bevaras<br />

SCB-statistik Papper, digitalt Enhetschef 3 år<br />

Egenproducerat informationsmaterial Papper, digitalt Diverse rum Se<br />

kommentar<br />

Dokumentation <strong>för</strong> enheten<br />

(utställningar, <strong>för</strong>edrag etc)<br />

Bidrag till <strong>för</strong>eningar och studie<strong>för</strong>bund<br />

Sammanställningar/ delegationsbeslut<br />

över bidrag till studie<strong>för</strong>bund och<br />

<strong>för</strong>eningar<br />

Sammanställning över sökande till<br />

stipendier samt ansökningshandlingar<br />

med bilagor.<br />

Sammanställning över utdelade<br />

stipendier och priser.<br />

Års- och verksamhetsberättelser från<br />

studie<strong>för</strong>bund och <strong>för</strong>eningar<br />

Studie<strong>för</strong>bundens<br />

ansökningshandlingar<br />

Sida<br />

40<br />

Uppdateras.<br />

Papper, digitalt Enhetschef Bevaras Ange årtal<br />

Papper, digitalt Enhetschef Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Enhetschef Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Enhetschef Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Enhetschef Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Enhetschef Bevaras 5 år Med undantag <strong>för</strong> års- och<br />

verksamhetsberättelser<br />

Bidragsansökningar från <strong>för</strong>eningar Papper, digitalt Enhetschef Bevaras 5 år Med undantag <strong>för</strong> års- och<br />

verksamhetsberättelser<br />

Konst Olika media,<br />

original<br />

Kommunens<br />

lokaler/<strong>för</strong>råd<br />

Bevaras<br />

Dokumentation av konst, register Papper, digitalt Tjänsterum Bevaras<br />

Kvittens över utlånade konstverk till<br />

<strong>kommun</strong>al lokal<br />

Papper Tjänsterum Se<br />

kommentar<br />

Statistik Papper, digitalt Tjänsterum Se<br />

kommentar<br />

Kvittensen gallras då aktuellt<br />

konstverk återlämnats. Uppgiften<br />

återfinns i konstregistret.<br />

Lämnas till kulturchef <strong>för</strong><br />

sammanställning. Statistiken kan<br />

gallras om den ingår i

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Fritidskontor<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Föreningsregister Papper, digitalt Fritidskontoret Bevaras 2 år<br />

Sammanställning och/ eller beslut över<br />

givna <strong>för</strong>eningsbidrag<br />

Papper, digitalt Fritidskontoret Bevaras 5 år.<br />

Bidragsansökningar Papper, digitalt Fritidskontoret 5 år<br />

Års- och verksamhetsberättelse från<br />

<strong>för</strong>eningar<br />

Ansökningstider i sport- och<br />

gymnastikhallar, samlingslokaler.<br />

Övriga inkomna handlingar<br />

t ex uppgifter om sportlovsaktiviteter<br />

resp. fiskeguiden<br />

Ett arkivexemplar av varje<br />

informationsblad, broschyr eller<br />

liknande som produceras på enheten, t<br />

ex sport- och sommarlovsverksamhet.<br />

Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller<br />

långvarig karaktär<br />

Papper Fritidskontoret 5 år<br />

Papper Fritidskontoret Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper Fritidskontoret Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Fritidskontoret Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Fritidskontoret Bevaras 5 år<br />

Sida<br />

41<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

verksamhetsberättelse eller<br />

liknande.<br />

Kommentar<br />

Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär Papper, digitalt Fritidskontoret 2 år T ex avtal med nöjeskonsulter,<br />

arrendekontrakt och leasingavtal.<br />

Gallras 2 år efter sista<br />

giltighetsdatum.<br />

Ersättning till <strong>för</strong>edragshållare och<br />

liknande<br />

Ersättning till enskilda uppdragstagare<br />

utan F-skattsedel<br />

Ansökan om registrering av lotterier<br />

inklusive bilagor<br />

Papper, digitalt Fritidskontoret 10 år Hanteras som en vanlig faktura<br />

om F-skattsedel finns.<br />

Papper, digitalt Fritidskontoret 10 år Lön/arvode<br />

Papper,<br />

digitalt/Kopia<br />

Fritidskontoret 5 år Gallras 5 år efter sista<br />

giltighetsdatum.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Ansökan om tillstånd av lotterier<br />

inklusive bilagor.<br />

Beslut eller sammanställning över<br />

registrering av lotterier<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper, digitalt Fritidskontoret 5 år Gallras 5 år efter sista<br />

giltighetsdatum<br />

Papper, digitalt Fritidskontoret Bevaras 5 år<br />

Beslut om tillstånd att anordna lotterier Papper, digitalt Fritidskontoret Bevaras 5 år<br />

Lotteriredovisning inkl. bilagor Papper Fritidskontoret 5 år<br />

Grundskola<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Underlag till register, <strong>för</strong>teckningar,<br />

anmälningar och aviseringslistor.<br />

Förteckning av <strong>för</strong>delning av premier<br />

och stipendier<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

expedition<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Rektor Bevaras<br />

Sida<br />

42<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Kvalitetsredovisning Papper, digitalt Rektor Bevaras Inskickas till <strong>för</strong>valtningen, där<br />

sammanställning görs.<br />

Underlag enkäter/ utvärdering från t ex<br />

personal, elever, målsmän av<br />

verksamheter inom respektive<br />

skolenhet<br />

Sammanställning av underlag enkäter/<br />

utvärdering.<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet,<br />

se kommentar<br />

Papper, digitalt Tjänsterum 2 år<br />

Gallras vid inaktualitet om<br />

uppgifter ingår i<br />

sammanställning.<br />

Statistik till SCB, Skolverket Papper, digitalt Handläggare 2 år Underlaget gallras då<br />

sammanställning gjorts.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Gymnasium<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Sekretessbevis,<br />

tystnadsplikts<strong>för</strong>säkring.<br />

Utdrag ur belastningsregistret.<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Digitalt Rektor Vid<br />

inaktualitet,<br />

se kommentar<br />

Sida<br />

43<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Sekretess ingår med automatik i<br />

tjänsten och uppdrag.<br />

Offentlighets- och<br />

sekretesslagen. Utdrag ur<br />

belastningsregistret till personakt<br />

på personalavdelningen.<br />

Elevvårdskonferens protokoll Papper, digitalt Rektor Bevaras 5 år Offentlighets- och sekretesslag<br />

Elevdokumentation (tidigare Elevkort<br />

kompletta)<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras 5 år<br />

Skolkataloger 1 ex/ år Papper Expeditionen Bevaras 3 år<br />

Klasslistor <strong>för</strong> <strong>kommun</strong>ens samtliga<br />

elever och skolor<br />

Betygskataloger, prövningsliggare,<br />

utbildningsbevis och intyg, som ej<br />

ingår i betygskatalog eller annan<br />

<strong>för</strong>teckning<br />

Papper, digitalt Systemansvarig<br />

ProCapita – skola<br />

Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Rektor/expedition Bevaras 5 år<br />

3 år Utdrag vid läsårets slut bevaras.<br />

Slutbetyg kopior Papper, Digitalt Expedition Bevaras 5 år Obs! Elev som slutat <strong>för</strong>e åk 9.<br />

Övriga betygskopior Papper, Digitalt Expedition Vid<br />

inaktualitet<br />

Skriftliga omdömen i stället <strong>för</strong> betyg.<br />

Avgångsintyg som slutbetyg saknas<br />

Skriftlig information sammanställd i<br />

samband med elevs utvecklingssamtal<br />

(se kommentar Av vårdnadshavare<br />

begärd skriftlig information)<br />

Kontaktböcker och liknande<br />

korrespondens som rör skolans<br />

kontakt med enskild elev/ målsman<br />

Slutligt schema <strong>för</strong> varje läsår och<br />

skolenhet<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras 5 år Arkiveras tillsammans med<br />

slutbetygen<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

Expedition<br />

Tidigast efter<br />

1 år, se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Handläggare Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

Expedition<br />

Bevaras 5 år 1 ex/år<br />

Senast vid avslutad grundskola.<br />

För åk 9 gallring efter 1 år. Av<br />

vårdnadshavare begärd skriftlig<br />

information bevaras.<br />

Kan överlämnas till eleven/<br />

målsman

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Elevers frånvaro, klassböcker e.d.<br />

Frånvaroregister och handling som<br />

tjänar till underlag till register<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

Expedition<br />

Ledighetsansökningar från elever Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

Expedition<br />

Åtgärdsprogram <strong>för</strong> elever födda 5, 15,<br />

25 i varje månad och <strong>för</strong> elever med<br />

behov av särskilt stöd<br />

Papper, digitalt Rektor,<br />

handläggare<br />

Åtgärdsprogram <strong>för</strong> övriga elever Papper, digitalt Rektor,<br />

Handläggare<br />

Elevmapp med kunskapsprofil och<br />

social profil<br />

IUP – Individuell utvecklingsplan<br />

Elevdokumentation<br />

Intyg rörande webbpublicering och<br />

regler <strong>för</strong> IT, elever<br />

Papper Rektor,<br />

handläggare<br />

Papper, digitalt Rektor,<br />

Handläggare,<br />

Närarkiv<br />

Paragraf<br />

111<br />

Vid<br />

inaktualitet,<br />

se kommentar<br />

Vid<br />

inaktualitet,<br />

se kommentar<br />

Sida<br />

44<br />

Bevaras 5 år efter<br />

avslutad<br />

skolgång<br />

5 år efter<br />

avslutad<br />

skolgång<br />

5 år efter<br />

avslutad<br />

skolgång i<br />

<strong>kommun</strong>en.<br />

Papper, digitalt Handläggare 5 år efter<br />

avslutad<br />

skolgång<br />

Anhörighetsuppgifter rörande elev Papper, digitalt Handläggare Vid<br />

inaktualitet<br />

Egenproducerade läromedel, i den<br />

mån det produceras på skolan och <strong>för</strong><br />

att användas allmänt i undervisning.<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Dock tidigast efter läsårets slut<br />

Dock tidigast efter läsårets slut<br />

Åtgärdsprogrammen följer med<br />

eleven till aktuell skola inom<br />

<strong>kommun</strong>en.<br />

Åtgärdsprogrammen följer med<br />

eleven till aktuell skola inom<br />

<strong>kommun</strong>en.<br />

Se åtgärdsprogram.<br />

OBS! Kan innehålla sekretessuppgifter.<br />

Gallras successivt. För<br />

att kunna se elevens utveckling<br />

skall minst de tre senaste årens<br />

IUP sparas på skolan. Vid byte<br />

av skola inom <strong>kommun</strong>en<br />

bestäms tillsammans med elev<br />

och <strong>för</strong>älder vad, <strong>för</strong>utom elevens<br />

två senaste IUP, som skall <strong>för</strong>as<br />

vidare.<br />

Ett exemplar lämnas till<br />

expeditionen <strong>för</strong> arkivering.<br />

Exemplaret årtalsmärks.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Lokala kurs- och arbetsplaner, som<br />

visar tillämpningen av läromedel även<br />

riktlinjer, organisationsplaner.<br />

Invandrarundervisning: Lokala<br />

handlingsprogram och riktlinjer, som<br />

upprättats inom <strong>kommun</strong>en.<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Papper, digitalt Tjänsterum/<br />

expedition<br />

Paragraf<br />

111<br />

Likabehandlingsplan Papper, digitalt Tjänsterum Bevaras 5 år<br />

Planer på lokal organisation,<br />

ekonomisk <strong>för</strong>delning<br />

utvecklingsområden e.d.<br />

Handlingar i urval angående<br />

studieresor, skolresor och lägerskolor<br />

Handlingar som presenterar de ämnen<br />

eleverna kan välja som tillval t ex<br />

Skolans val, Elevens val<br />

Förteckning över elevers placeringar<br />

under praktisk arbetslivsorientering<br />

PRAO<br />

Papper, digitalt Tjänsterum/<br />

expedition<br />

Papper, digitalt Tjänsterum/<br />

expedition<br />

Papper, digitalt Tjänsterum/<br />

expedition<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

expedition<br />

Praoersättning, underlag Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

expedition<br />

Resultat, sammanställning Papper, digitalt Expedition,<br />

närarkiv<br />

Samtliga svar i svenska Papper, digitalt Expedition,<br />

närarkiv<br />

Samtliga svar i övriga ämnen Papper, digitalt Expedition,<br />

närarkiv<br />

Diagnostiska prov mm Papper, digitalt Expedition,<br />

närarkiv<br />

Övriga skriftliga prov och <strong>för</strong>hör eller<br />

motsvarande, ej officiella<br />

Sida<br />

45<br />

Bevaras 5 år 1 ex/ år, om <strong>för</strong>ändring skett<br />

Se<br />

kommentar<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Se<br />

kommentar<br />

Bevaras, se<br />

kommentar<br />

5 år, se<br />

kommentar<br />

Bevaras 5 år, se<br />

kommentar<br />

5 år<br />

5 år<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Vid läsårets<br />

slut eller vid<br />

inaktualitet,<br />

se kommentar<br />

Portfolio med handlingar Papper, digitalt Tjänsterum/<br />

klassrum<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Redovisas i<br />

kvalitetsredovisningen<br />

Över<strong>för</strong>s till ekonomikontoret<br />

årsvis. Kopior gallras vid<br />

inaktualitet<br />

Sänds till SCB årligen<br />

Överlämnas i<br />

personnummerordning<br />

Kan återlämnas till elev.<br />

Återlämnas till elev

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Inventarier: <strong>för</strong>teckning <strong>för</strong><br />

specialmaterial <strong>för</strong> verksamheterna<br />

Ansökningar och beslut om inskrivning<br />

och utskrivning. Handlingar i<br />

överklagandeärenden Psykologiska<br />

och pedagogiska utredningar med<br />

bilagor.<br />

Övriga utredningar journaler med<br />

sammanfattade anteckningar.<br />

Omdömen.<br />

Hälsokort eller journaler.<br />

Väsentlig korrespondens.<br />

Personbevis<br />

Individuella undervisningsplaner, se<br />

pedagogisk journal, elevakt.<br />

Yrkesvalshandlingar, under<br />

<strong>för</strong>utsättning att anteckningar gjorts i<br />

pedagogisk journal (motsvarande) som<br />

bevaras.<br />

Kopior av handlingar, som finns i<br />

original någon annanstans hos<br />

myndigheten.<br />

Elevvårdskonferens protokoll/<br />

minnesanteckningar<br />

Arbetsenhetskonferens protokoll/<br />

minnesanteckningar<br />

Minnesanteckningar från familjesamtal<br />

<strong>för</strong> specialundervisning<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper, digitalt Rektor Se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Expeditionen, se<br />

kommentar<br />

Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Protokoll med beslut om intagning Papper, digitalt Rektor Bevaras 5 år<br />

Personregister över samtliga sökande<br />

med personnummer, klass, studieväg,<br />

behörighet, sammanfattningsbetyg och<br />

ansökan om intagning<br />

Papper, digitalt Expeditionen Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Intagningsstatistik (sammanfattning) Papper, digitalt Expeditionen Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Sida<br />

46<br />

5 år efter<br />

avslut<br />

Första <strong>för</strong>teckningen och sedan<br />

vart 10:e jämnt år bevaras.<br />

Original finns hos skolans<br />

elevhälsa.<br />

När sammanfattning gjorts,<br />

bevaras denna i elevakt.<br />

Finns på intagningsnämnden i<br />

Åmål.<br />

Finns på intagningsnämnden i<br />

Åmål.<br />

Ansökningshandlingar, elever Papper, digitalt Expeditionen Vid Gallras vid avslutad skolgång

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Intagningslistor Papper, digitalt Expeditionen<br />

inaktualitet<br />

Se<br />

kommentar<br />

Svarskort Papper, digitalt Expeditionen Se<br />

kommentar<br />

Lokala arbetsplaner, kurs- eller<br />

timplaner.<br />

Papper, digitalt SYV Bevaras 5 år<br />

Individuella studieplaner Papper, digitalt SYV, expeditionen Bevaras 5 år<br />

Svar på standardprov, centrala prov<br />

och nationella ämnes- och kursprov i<br />

svenska.<br />

Övriga svar på standardprov, centrala<br />

prov och nationella ämnes och kurs-<br />

prov.<br />

Papper Expeditionen Bevaras 5 år<br />

Sida<br />

47<br />

1 år efter avslutad<br />

reservintagning<br />

1 år efter avslutad<br />

reservintagning<br />

Papper Tjänsterum 5 år Gallras 5 år efter provtillfället.<br />

Elevers svar på skriftliga prov Papper Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Resultat av prövning med anteckning<br />

om givet betyg. Har samma betydelse<br />

som betygskatalog<br />

Papper Tjänsterum Bevaras 5 år<br />

Lokalt utarbetade betygskriterier Papper, digitalt Rektor Bevaras 5 år<br />

Betygskatalog i original Papper Rektor Bevaras 5 år<br />

Handlingar som presenterar kurser och<br />

ämnen elever kan välja som tillval etc,<br />

1 ex av skolans broschyr eller<br />

motsvarande som presenterar kurser<br />

och ämnen per läsår bör bevaras.<br />

Sammanställning av projekt som<br />

genom<strong>för</strong>ts under läsåret.<br />

Handlingar rörande ledighet, sjukdom<br />

eller annan frånvaro<br />

Statistik och rapporter till Statistiska<br />

centralbyrån angående särskild<br />

undervisning samt underlag <strong>för</strong> dessa.<br />

Papper Expeditionen Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Vid läsårets<br />

slut.<br />

Papper, digitalt Rektor 2 år<br />

Centrala prov/nationella prov se<br />

ovan.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Grundskola skolhälsovård<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Skolhälsovårdsjournaler med<br />

handlingar, e.d.<br />

Undersökningsresultat<br />

Journalanteckning<br />

Vaccination<br />

Remisser<br />

Läkarintyg<br />

Utredning<br />

Uppföljning<br />

Korrespondens<br />

Rutinartade minnesanteckningar och<br />

arbetsmaterial<br />

BVC-journaler <strong>för</strong> barn, som flyttar och<br />

inte <strong>för</strong>väntas komma tillbaka<br />

Barn som avlider<br />

BVC-jounaler <strong>för</strong> barn, som går på<br />

gymnasiet<br />

Intyg om att elev besökt läkare,<br />

skolsköterska eller liknande<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Paragraf<br />

111<br />

Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Se kommentar Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Papper Handläggare Vid<br />

inaktualitet<br />

Kvalitetssäkring och metoder Papper, digitalt Skolläkares<br />

expedition<br />

Statistik/sammanställning av olika slag,<br />

t ex olycksfall.<br />

Sammanfattning av hälsosamtal i<br />

årskurs 4 och 8.<br />

Skolpsykologjournaler.<br />

Psykologiska undersökningar<br />

Rutinartade minnesanteckningar och<br />

arbetsmaterial<br />

Vid<br />

uppdatering<br />

Papper, digitalt Handläggare Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Handläggarens<br />

kontor, närarkiv<br />

Papper, digitalt Handläggarens<br />

kontor, närarkiv<br />

Sida<br />

48<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Bevaras 4 år efter<br />

avslut<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Kommentar<br />

5 år Offentlighets- och sekretesslagen.<br />

Offentlighets- och sekretesslagen.<br />

Väsentlig information in<strong>för</strong>s i journal.<br />

Återlämnas till Regionarkivet enligt<br />

avtal med Regionarkivet.<br />

Enligt avtal med Regionarkivet följer<br />

journalen med till gymnasiet, om så<br />

målsman medgivit. Om inte, se<br />

BVC-journaler <strong>för</strong> barn som flyttar.<br />

Offentlighets- och sekretesslagen.<br />

Gallras senast vid läsårets slut<br />

5 år Underlagen gallras då<br />

sammanställning gjorts.<br />

Pliktskyldighet enligt HSL/<br />

Patientjournallagen<br />

Offentlighets- och sekretesslagen.<br />

Väsentlig information in<strong>för</strong>s i journal.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Remisser till t ex BUP Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Rutinartade minnesanteckningar och<br />

arbetsmaterial<br />

Korrespondens<br />

Utredningar<br />

Anmälningar – socialtjänst – polis<br />

Yttranden – socialtjänst – tingsrätt<br />

Remisser till andra myndigheter<br />

Specifika elevärenden (kränkande<br />

särbehandling)<br />

Journalanteckningar<br />

Utredningar<br />

Undersökningsresultat<br />

Korrespondens<br />

Handlingsplaner<br />

Uppföljningar<br />

Rutinartade minnesanteckningar och<br />

arbetsmaterial<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Ljud- och bildupptagningar Digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Pedagogiska kartläggningar<br />

Undersökningsresultat<br />

Korrespondens<br />

Minnesanteckningar<br />

Fritidsplacering, särskilda behov<br />

Papper, digitalt Tjänsterum,<br />

närarkiv<br />

Paragraf<br />

111<br />

Bevaras, se<br />

kommentar<br />

10 år, se<br />

kommentar<br />

Se<br />

kommentar<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Se<br />

kommentar<br />

Förskoleplacering, särskilda behov Papper, digitalt Expedition Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Sida<br />

49<br />

5 år, se<br />

kommentar<br />

Offentlighets- och sekretesslagen. 5<br />

år efter sista noteringen eller senast<br />

i samband med att eleven slutar i<br />

årskurs 9 eller avflyttar från<br />

<strong>kommun</strong>en.<br />

Offentlighets- och sekretesslagen.<br />

10 år efter sista noteringen eller<br />

avslut.<br />

Minnesanteckningar <strong>för</strong>störs efter<br />

avslutat ärende.<br />

1 år efter eleven slutar i årskurs 9<br />

eller flyttar från <strong>kommun</strong>en.<br />

Upptagning kan återlämnas till elev<br />

1 år efter eleven slutar i årskurs 9<br />

eller flyttar från <strong>kommun</strong>en.<br />

5 år Handlingar <strong>för</strong> barn födda 5, 15 eller<br />

25 i respektive månad, bevaras.<br />

Övriga gallras.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Gymnasium skolhälsovård<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Elevvårdskonferensprotokoll Papper, digitalt SYV Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Sida<br />

50<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Offentlighets- och<br />

sekretesslagen.<br />

Original bevaras på SYVexpeditionen.<br />

Utlåtande, intyg, anmälningar Papper, digitalt SYV Bevaras Se skolhälsovårdsjournal<br />

Elevakter, ansökningar, beslut om<br />

inskrivning och utskrivning. Psykologiska<br />

och pedagogiska utredningar med<br />

bilagor. Övriga utredningar, remissvar<br />

Journaler med sammanfattande<br />

anteckningar, omdömen, väsentlig<br />

korrespondens<br />

Elevakter<br />

Kopior av handlingar som finns i original<br />

någon annanstans hos myndigheten.<br />

BVC-journaler på barn, som flyttar<br />

utomlands och inte <strong>för</strong>väntas komma<br />

tillbaka till Sverige och barn som dör<br />

BVC-journaler, vilka sorteras under<br />

SHV-journaler<br />

Papper, digitalt Skolhälsovården Bevaras Offentlighets- och<br />

sekretesslagen.<br />

Papper Skolhälsovården Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Skolhälsovården Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Återlämnas till Regionarkivet<br />

enligt avtal med Regionarkivet.<br />

Papper, digitalt Skolhälsovården Återlämnas till Regionarkivet<br />

enligt avtal med Regionarkivet.<br />

Årsvis, då elev avslutat sin<br />

skolgång.<br />

Sjukintyg/läkarintyg Papper, digitalt Skolhälsovården 1 år efter<br />

avslutad<br />

skolgång<br />

Intyg om att elev besökt läkare,<br />

skolsköterska eller liknande.<br />

Papper Skolhälsovården Vid<br />

inaktualitet<br />

Åtgärdsprogram- och elevakter Papper, digitalt Skolhälsovården Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Offentlighets- och<br />

sekretesslagen.<br />

Offentlighets- och<br />

sekretesslagen. Gallras senast<br />

vid läsårets slut.<br />

Åtgärdsprogram <strong>för</strong> elever födda<br />

den femte, femtonde och<br />

tjugofemte i varje månad

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Intyg om att elev besökt rektor,<br />

skolläkare, läkare, kurator med flera.<br />

Ifyllda blanketter som lämnas vid<br />

inskrivning angående önskat samtal<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Handlingar som rör skolkurators eller<br />

skolsköterskas verksamhet,<br />

t ex korrespondens med elever och<br />

<strong>för</strong>äldrar<br />

Handlingar rörande åtgärder angående<br />

mobbing, droganvändning etc.<br />

Komvux<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Skolhälsovården Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper, digitalt Skolhälsovården Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

51<br />

bevaras.<br />

Övriga gallras efter 5 år.<br />

Offentlighets- och<br />

sekretesslagen. Senast vid<br />

läsårets slut<br />

Offentlighets- och<br />

sekretesslagen. Senast vid<br />

läsårets slut<br />

Papper, digitalt Skolhälsovården Bevaras Offentlighets- och<br />

sekretesslagen.<br />

Papper, digitalt Skolhälsovården Bevaras Offentlighets- och<br />

sekretesslagen.<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Elevlistor med personuppgifter Digitalt Rektor Bevaras<br />

Ansökningshandlingar, elev Papper, digitalt Expeditionen När eleven<br />

avslutat sin<br />

utbildning<br />

Betygskataloger, prövningsliggare med<br />

intyg ev. avvikande studier.<br />

Betygskoder, <strong>för</strong>kortningar och<br />

<strong>för</strong>klaringar<br />

Papper, digitalt Expeditionen Bevaras 5 år<br />

Betyg/intyg istället <strong>för</strong> betyg Papper, digitalt Expedition, rektor Bevaras 5 år<br />

Handlingar angående särskild prövning Papper, digitalt Expedition, rektor Bevaras. se<br />

kommentar<br />

Begäran om samlat betyg Papper, digitalt Expedition, rektor Vid<br />

inaktualitet<br />

Lokalt utarbetade betygskriterier. Lokala<br />

kursplaner.<br />

Papper, digitalt Expedition, rektor Bevaras 5 år<br />

Individuella studieplaner Papper, digitalt Expedition, rektor Vid<br />

inaktualitet<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Se betyg<br />

Gallras tidigast vid läsårets slut.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Kvalitetsredovisning Papper, digitalt Rektor Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Samtliga nationella prov samt<br />

sammanställning av resultaten.<br />

Papper; digitalt Expeditionen Bevaras 5 år<br />

Övriga svar på elevens skriftliga prov<br />

och <strong>för</strong>hör<br />

Övriga <strong>för</strong>ekommande handlingar av<br />

rutinkaraktär rörande elever och<br />

undervisning<br />

Egenproducerat informationsmaterial,<br />

broschyrer, foldrar e.d.<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Vid avslutad<br />

kurs<br />

Papper, digitalt Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Digitalt Expeditionen Bevaras Årtalsmärks<br />

Handlingar rörande projekt av betydelse Papper, digitalt Expeditionen. När elev har<br />

slutat skolan<br />

Personalens projekt och specialarbeten<br />

av betydelse<br />

Protokoll med beslut om särskild<br />

intagning<br />

Register över samtliga sökande med<br />

födelsedata, kurs, studieväg, behörighet,<br />

sammanfattningsbetyg och ansökan<br />

om intagning<br />

Papper, digitalt Expeditionen Bevaras<br />

Papper, digitalt Rektor 1 år<br />

Papper, digitalt Expeditionen Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

52<br />

Översänds till <strong>för</strong>valtningen, där<br />

sammanställning görs.<br />

Återlämnas eventuellt till elev<br />

Underlag <strong>för</strong> planering,<br />

redovisning och kontroll av<br />

verksamheten.<br />

För stora projekt, som berör en<br />

större grupp elever bör en<br />

redovisning bevaras.<br />

Diarie<strong>för</strong>da handlingar Papper, digitalt Expeditionen Bevaras Överlämnas till <strong>för</strong>valtningen<br />

Ansökningshandlingar, ej antagna Papper, digitalt Expeditionen 1 år, se<br />

kommentar<br />

Intagningslistor Papper, digitalt Expeditionen 1 år, se<br />

kommentar<br />

Rutinkorrespondens Papper, digitalt Expeditionen 1 år, se<br />

kommentar<br />

Svarsbrev Papper, digitalt Expeditionen 1 år<br />

1 år efter avslutat reservintag<br />

1 år efter avslutad kurs<br />

1 år efter avslut

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Musikskola<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Anmälningar till musikskolan Papper, digitalt Expedition Se<br />

kommentar<br />

Elevregister/historik med uppgifter om<br />

inskrivningstermin, skola, instrument<br />

Register och annan dokumentation över<br />

musikgrupper etc.<br />

Intyg, kopia av utfärdade intyg, om<br />

deltagande i utbildning<br />

Förteckning eller register över uthyrda<br />

instrument<br />

Inventarie<strong>för</strong>teckningar. Uppgifter om<br />

instrument, anskaffningsår, etc<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras, se<br />

kommentar<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras på<br />

enheten<br />

Papper, digitalt Expedition Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

53<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Gallras när ny anmälan kommit<br />

in eller då eleven avslutat sin<br />

utbildning.<br />

Uppgiften finns i Procapita<br />

programmet.<br />

Dock senast eleven avslutat sin<br />

utbildning<br />

Papper, digitalt Expedition 3 år Har betydelse <strong>för</strong> den interna<br />

kontrollen och bör finnas kvar tills<br />

vederbörlig kontroll och<br />

eventuella krav verksställs.<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras 5 år<br />

Förteckning över notbiblioteket Papper, digitalt Expedition Bevaras<br />

Förteckning över inköpta och<br />

egenproducerade CD-skivor<br />

Inspelningar, CD-skivor, eller liknande,<br />

egenproducerande<br />

Program, pressklipp eller liknande från<br />

egna konserter, läger och aktiviteter<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras<br />

Papper, digitalt Expedition Bevaras Obs! Dateras<br />

Papper, digitalt,<br />

film mm<br />

Expedition,<br />

tjänsterum<br />

Bevaras på<br />

enheten

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Arbetsmarknadsenhet<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Rekvisitioner aktivitetsgarantin Papper Tjänsterum 2 år<br />

Beslutsmeddelande <strong>för</strong><br />

utvecklingsanställning<br />

Beslutsunderlag <strong>för</strong><br />

lönebidragsanställning<br />

Papper Tjänsterum 2 år<br />

Papper Tjänsterum 2 år<br />

Beslut avslag från AF Papper Tjänsterum 2 år<br />

Intyg <strong>för</strong> återkommande besiktning av<br />

tryckluftsbehållare<br />

Papper Tjänsterum 5 år<br />

Arbets<strong>för</strong>mågebedömning Papper Tjänsterum 1 år<br />

Skogsbruksplan Papper Tjänsterum 12 år<br />

Paragraf<br />

111<br />

Elevunderlag från Vuxenutbildningen Papper Tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

54<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Praktikavtal Papper Tjänsterum 1 år 1 år efter praktiktidens slut.<br />

Pensionärsservice Papper Tjänsterum 2 år<br />

Bokning ved<strong>för</strong>säljning Papper Tjänsterum 2 år<br />

Boendeunderlag och schablonersättningar<br />

från Migrationsverket<br />

Papper Tjänsterum 5 år<br />

CSN – hemutrustningslån Papper Tjänsterum 5 år

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Vård, omsorg och IFO<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Äldreomsorgen – biståndsbedömning<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Ansökningar om bistånd med eventuella<br />

bilagor<br />

Anmälningar, rapporter etc. som rör<br />

enskild person men som inte ger upphov<br />

till ärende<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Pärm i närarkiv 5 år<br />

Journalanteckningar Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Utredningar i enskilt ärende Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Beslut i enskilt ärende Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Överklaganden med eventuella bilagor Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

55<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

5 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

5 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

5 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

5 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

5 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

Beslut och domar i <strong>för</strong>valtningsdomstol Papper Närarkiv 5 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

Dokumentation av planering som rör den<br />

enskilde, t.ex. arbetsplaner och<br />

vårdplaner<br />

Meddelanden om utskrivning från<br />

sjukhus m.m.<br />

Papper, digitalt Närarkiv, server 5 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Anmälan och beslut om Papper Närarkiv, 5 år Gallring sker i enlighet med

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

ställ<strong>för</strong>eträdare/god man personakt bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

Äldreomsorg – avgiftshandläggning m.m.<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Avgiftsbeslut Papper, digitalt Pärm i tjänsterum,<br />

server<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

56<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

10 år 2 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

Utbetalningar – rättelser avgifter m.m. Papper Pärm i tjänsterum 1 år Original finns hos ekonomikontoret<br />

Avgiftsunderlag – bok<strong>för</strong>ingsordrar,<br />

fritextfakturering, div. fakturor<br />

Papper Pärm i tjänsterum 10 år 2 år Gallring sker i centralarkivet<br />

Inkomstuppgifter Papper Pärm i tjänsterum 10 år 2 år Gallring sker i centralarkivet<br />

Restlängdsuppföljning äo-avgift Papper Pärm i tjänsterum 1 år<br />

Listor över avlidna personer inom<br />

äldreomsorgen <strong>för</strong> avslut i <strong>kommun</strong>ens<br />

ekonomiska system<br />

Register över utbetalning av<br />

hemvårdsbidrag<br />

Medgivande att handha annans<br />

ekonomiska frågor<br />

Autogiroansökningar<br />

Register över alla kunder<br />

Bekräftelse betalningskrav<br />

Betalningsspecifikation<br />

Över<strong>för</strong>ing av aviserings-uppgift från<br />

befolknings-registret till Procapita<br />

Internkontroller<br />

Verkställighet äo-insatser – avgiftsystem<br />

Äldreomsorg – verkställighet i hemtjänst<br />

Papper Pärm i tjänsterum 1 år Lämnas till ekonomikontoret <strong>för</strong> att<br />

avslutas<br />

Papper, digitalt Pärm i tjänsterum,<br />

server<br />

Papper Pärm i tjänsterum 10 år<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Uppdateras ständigt.<br />

Original finns på ekonomikontoret<br />

Papper Pärm i tjänsterum 10 år Uppdateras ständigt<br />

Papper Pärm i tjänsterum 1 år<br />

Papper Pärm i tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Planering av genom<strong>för</strong>ande av insatser Papper Närarkiv, Vid<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

(genom<strong>för</strong>andeplaner) personakt inaktualitet<br />

Förteckningar över hemtjänsttagare Papper Närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Löpande arbetsanteckningar Papper Pärm i närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

57<br />

Gallras när dokumentation<br />

sammanställs i personakt<br />

Journalanteckningar Digitalt Server 5 år Gallring sker i enlighet med<br />

bestämmelserna i 12 kap 1-2 §§<br />

SoL<br />

Månadsredovisning av ut<strong>för</strong>da timmar Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

2 år<br />

Register över brukares nycklar Papper Pärm i tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Ständig uppdatering sker<br />

Nyckelkvittenser till brukares hem Papper Pärm i tjänsterum 5 år Kvittensen läggs i personakt då<br />

ärendet avslutas<br />

Tjänstgöringsscheman Papper Pärm i tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Redovisning av handhavda medel Papper Närarkiv 10 år<br />

Fallrapporter/ Avvikelserapporter Papper Närarkiv 5 år Ska skickas till Medicinskt ansvarig<br />

sjuksköterska <strong>för</strong> handläggning<br />

Äldreomsorg – särskilt boende<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Planering av genom<strong>för</strong>ande av insatser<br />

(genom<strong>för</strong>andeplan)<br />

Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Levnadsberättelser Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Inflyttningssamtal Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Journalanteckningar (SoL) Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Löpande arbetsanteckningar Papper Pärm i närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

5 år<br />

5 år<br />

5 år<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Gallring sker när dokumentation<br />

sammanfattas i personakten

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll <strong>för</strong><br />

bostäder som tillhandahålls av<br />

socialtjänsten<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

2 år Pärm i närarkiv 2 år Gallringstiden räknas från den dag<br />

kontraktet upphört att gälla under<br />

<strong>för</strong>utsättning att hyresskuld eller<br />

besiktningsanmärkning inte finns<br />

kvar.<br />

Nyckelkvittenser, boendes nycklar Papper Pärm i närarkiv 2 år Efter återlämnande<br />

Register över innehavare av<br />

trygghetstelefon/larm<br />

Papper, digitalt Pärm i närarkiv,<br />

server<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Larmrapporter Papper Pärm i närarkiv 5 år Uppgift om larmet noteras i<br />

personakt eller annat system <strong>för</strong><br />

uppföljning<br />

Handlingar rörande kontaktmannaskap Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Redovisning av handhavda medel Papper 10 år<br />

Egenkontroll livsmedelshygien enligt<br />

egenkontrollsprogram<br />

Bostadsanpassning<br />

Papper Pärm i tjänsterum 2 år<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Bostadsanpassningsansökningar, beslut Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Bevaras 3 år<br />

Hjälpmedelsorder/ låne<strong>för</strong>bindelse Papper Närarkiv, journal Bevaras 3 år<br />

Äldreomsorg - vårdplanering<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Fax från sjukhus att en person finns<br />

inskriven och eventuellt behöver insatser<br />

enligt SoL eller HSL<br />

Sida<br />

58<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Kommentar<br />

Papper Pärm i tjänsterum 3 år Original finns på sjukhuset<br />

Vårdplanering från sjukhus Papper Pärm i tjänsterum 3 år Original finns på sjukhuset<br />

Läkarepikris från sjukhus Papper Pärm i tjänsterum 3 år

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Kopior på SoL-beslut om särskilt boende<br />

och korttidsplats<br />

Originalbesked till <strong>Bengtsfors</strong>hus om in, ut<br />

och omflyttning i särskilda boenden<br />

Kopior från <strong>Bengtsfors</strong>hus på hyresavtal<br />

och avflyttning<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Papper Pärm i tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper Pärm i tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper Pärm i tjänsterum Vid<br />

inaktualitet<br />

Lediga särskilda boenden Papper Pärm i tjänsterum 2 år<br />

Läkemedelshantering m.m.<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Sida<br />

59<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Instruktioner <strong>för</strong> läkemedelshantering Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarie<strong>för</strong>s<br />

Kvalitetsgranskning enligt<br />

Socialstyrelsens rekommendationer<br />

Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarie<strong>för</strong>s<br />

Signeringslistor, administrerat läkemedel Papper Närarkiv 10 år<br />

Läkemedelsjournal Papper Närarkiv,<br />

patientjournal<br />

Dosrecept/läkemedelslistor Papper Närarkiv,<br />

patientjournal<br />

Bevaras<br />

Bevaras<br />

Nyckel<strong>för</strong>teckningar till läkemedels<strong>för</strong>råd Papper Pärm i närarkiv 3 år efter<br />

inaktualitet<br />

Förbrukningsjournal, narkotika (individuell) Papper Närarkiv,<br />

patientjournal<br />

Förbrukningsjournal, narkotika<br />

(<strong>för</strong>rådsadministration)<br />

Beslut om delegering av medicinska<br />

arbetsuppgifter<br />

Bevaras<br />

Papper Pärm 10 år<br />

Papper Pärm i tjänsterum 5 år Avser även beslut om ändring i<br />

delegering och om återkallade<br />

delegeringsbeslut<br />

Register över medicintekniska produkter Papper Närarkiv Bevaras

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Avvikelser och anmälningar<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

60<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar<br />

Avvikelsehanteringssystem Papper Närarkiv Bevaras Rutiner och riktlinjer som<br />

säkerställer kvaliteten och<br />

patientsäkerheten.<br />

Diarie<strong>för</strong>s på socialkontoret<br />

Avvikelserapporter Papper Närarkiv 3 år Gallring av avvikelserapporter får<br />

inte ske om dessa behövs <strong>för</strong><br />

uppföljning eller om dessa kan<br />

behövas <strong>för</strong> framtida utredningar i<br />

disciplin eller patientskadeärenden<br />

Sammanställningar av avvikelserapporter Papper Närarkiv Bevaras Diarie<strong>för</strong>s<br />

Anmälningar enligt Lex Maria Papper Närarkiv Bevaras Diarie<strong>för</strong>s<br />

Anmälningar enligt 14 kap 2 § SoL, Lex<br />

Sarah<br />

Papper Närarkiv Bevaras Diarie<strong>för</strong>s<br />

Anmälningar enligt 24 a § LSS Papper Närarkiv Bevaras Diarie<strong>för</strong>s<br />

Skriftliga instruktioner <strong>för</strong> handläggning av<br />

anmälningar enligt SoL och LSS<br />

Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras Diarie<strong>för</strong>s<br />

Statistik/sammanställning av anmälningar Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras Diarie<strong>för</strong>s<br />

Fallrapport/tillbud Papper Närarkiv,<br />

patientjournal<br />

Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd<br />

(HSAN), beslut som rör den egna<br />

vårdgivaren<br />

Läkemedels<strong>för</strong>eningens <strong>för</strong>säkringsbolags<br />

beslut som rör den egna vårdgivaren<br />

Bevaras<br />

Papper Närarkiv Bevaras Diarie<strong>för</strong>s<br />

Papper Närarkiv Bevaras Diarie<strong>för</strong>s

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Individ- och familjeomsorg<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Personaktssystem Digitalt Server Bevaras 5 år<br />

Anmälningar som tillhör ärende eller ger<br />

upphov till ärende<br />

Anmälningar som rör enskild person, men<br />

som inte ger upphov till ärende<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Pärm i närarkiv 5 år<br />

Ansökningar med eventuella bilagor Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Journalanteckningar Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Utredning i personärende Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Beslut om bistånd/insats Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Överklagande Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Beslut/domar i <strong>för</strong>valtningsdomstol Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Kallelser till rättegång eller möten i ärende<br />

rörande enskild<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Papper Närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Behandlingsdokumentation Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Arbetsplaner, genom<strong>för</strong>andeplaner m.m. Papper, digitalt Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Begäran om utdrag från<br />

journalanteckningar<br />

Inkomna, utgående och upprättade<br />

handlingar av betydelse i ärendet<br />

Inkomna, utgående och upprättade<br />

handlingar av tillfällig betydelse och<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Bevaras 5 år<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

61<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

rutinmässig karaktär<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

Sida<br />

62

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Protokoll och minnesanteckningar från<br />

samverkan mellan socialtjänsten och<br />

andra aktörer avseende enskild person<br />

Polisrapporter om brott eller misstanke om<br />

brott<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Paragraf<br />

111<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Papper Närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Yttranden i körkortsärenden Papper Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Yttranden till åklagare, andra myndigheter<br />

och allm. domstol<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Yttranden i vapenärenden Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Begäran om handräckning Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Meddelanden om <strong>för</strong>undersökning/<br />

<strong>för</strong>undersökningsprotokoll<br />

Meddelande om åtalsunderlåtelse/att<br />

väcka åtal<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Domar Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Egna medel:<br />

-ekonomisk redovisning<br />

- överenskommelser/avtal<br />

och fullmakter kring egna medel<br />

Registerkontroller som utgör underlag <strong>för</strong><br />

beslut<br />

Fullmakter/medgivande att inhämta<br />

upplysningar<br />

Kopior på hyreskontrakt,<br />

besiktningsprotokoll m.m.<br />

Underrättelser från<br />

Kronofogdemyndigheten. om avhysning<br />

Ansökningar om vård enligt LVM samt<br />

bilagor<br />

Papper<br />

Digitalt<br />

Närarkiv,<br />

personakt, server<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

10 år<br />

5 år<br />

Sida<br />

63<br />

Gallras under <strong>för</strong>utsättning att de<br />

inte ligger till grund <strong>för</strong> beslut om<br />

insats enl. SoL<br />

Gallras enligt reglerna i SoL om de<br />

angår eller <strong>för</strong>anleder ärende<br />

Gallras enligt reglerna i SoL om de<br />

angår eller <strong>för</strong>anleder ärende<br />

Gallras enligt reglerna i SoL om de<br />

angår eller <strong>för</strong>anleder ärende<br />

OBS: Papperskopia på betalningar<br />

m.m. ska sparas i 10 år.<br />

Bevaras 5 år Måste alltid finnas i akten i läsbar<br />

form<br />

Bevaras 5 år<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Bevaras 5 år

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Anmälningar från polis m.fl. Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Journaler från behandlingshem Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Familjehem<br />

Akter över familjehem<br />

Avtal gällande familjehem<br />

Utbetalningsorder gällande familjehem<br />

Kontaktpersoner<br />

Akter över kontaktpersoner/<br />

kontaktfamiljer<br />

Avtal gällande kontaktpersoner/<br />

kontaktfamiljer<br />

Faderskapsbekräftelse Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Utredning av faderskap samt tillhörande<br />

handlingar<br />

Överenskommelse/avtal om vårdnad och<br />

umgänge<br />

Paragraf<br />

111<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Papper, digitalt Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt.<br />

Vårdnadsutredningar Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Utredning om lämpligt familjehem <strong>för</strong> den<br />

unge<br />

Placeringsmeddelanden från Statens<br />

institutionsstyrelse<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Anmälningar från polis med flera Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Journaler och bilagor från HVB-hem Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Bevaras 5 år<br />

Sida<br />

64<br />

Bevaras 5 år Levereras till centralarkiv när barnet<br />

är myndigt eller 5 år efter avslutat<br />

ärende.<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år Ska särskiljas från utredning<br />

avseende familjehemmet som har<br />

en egen akt.<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Dödsboakt Papper Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år Läggs i personakt.

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

LSS-verksamhet<br />

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/<br />

bevaras<br />

Paragraf<br />

111<br />

Personakter i digitalt personaktssystem Digitalt Server Bevaras 5 år<br />

Ansökningar med bilagor Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Anmälningar rörande enskild som ger<br />

upphov till ärende<br />

Anmälningar, rapporter som rör enskild<br />

person, men som inte ger upphov till<br />

ärende<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Pärm i närarkiv 5 år<br />

Utredning, utlåtanden Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Beslut om insats Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Överklaganden med bilagor Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Beslut/domar i <strong>för</strong>valtningsdomstol Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Dokumentation av planering som rör den<br />

enskilde, t ex arbetsplaner, individuella<br />

planer<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Anmälan om beslut om ställ<strong>för</strong>eträdare Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Inkomna och utgående handlingar av<br />

betydelse i ärendet<br />

Upprättade handlingar av betydelse i<br />

ärendet<br />

Inkomna och utgående handlingar av<br />

tillfällig betydelse och/eller rutinmässig<br />

karaktär<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Upprättade handlingar av tillfällig Papper Närarkiv, Vid<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Bevaras 5 år<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Sida<br />

65<br />

Leverans<br />

centralarkiv<br />

Kommentar

<strong>Dokumenthanteringsplan</strong><br />

Kommunstyrelsen<br />

Diarienummer<br />

Dnr 2012.272.101<br />

Datum<br />

2012-01-13<br />

Paragraf<br />

111<br />

betydelse och/eller rutinmässig karaktär personakt inaktualitet<br />

Fullmakter Papper Närarkiv Vid<br />

inaktualitet<br />

Genom<strong>för</strong>andeplaner Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Bevaras 5 år<br />

Inflyttningssamtal Papper Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Levnadsberättelser Papper Närarkiv Bevaras 5 år<br />

Löpande arbetsanteckningar Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Social ut<strong>för</strong>ardokumentation (personliga<br />

assistenter, boendestödjare m.fl.)<br />

Meddelanden om utskrivning från sjukhus<br />

eller liknande<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Arbetsscheman Papper Närarkiv 5 år<br />

Anmälan enligt 24 a § LSS (kopia) Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Korrespondens av vikt med brukare/<br />

närstående/ställ<strong>för</strong>eträdare/ombud<br />

Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Vid<br />

inaktualitet<br />

Bevaras 5 år<br />

5 år<br />

Sida<br />

66<br />

Bevaras 5 år Original ska diarie<strong>för</strong>as på<br />

socialkontoret.<br />

Bevaras 5 år<br />

Anteckningar från närståendesamtal Papper Närarkiv,<br />

personakt<br />

Bevaras 5 år<br />

Larmrapporter Papper Pärm i tjänsterum 5 år Uppgift om larmet noteras i<br />

personakt eller annat system <strong>för</strong><br />

uppföljning.

logo

products

Resources

Company

Terms of service
Privacy policy
Cookie policy
Cookie settings
Imprint
Change language
Made with love in Switzerland
© 2024 Yumpu.com all rights reserved

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!