22-2011-5859 PM.pdf - Riksarkivet

1 (19) 

Divisionen för offentlig informationshantering Datum Dnr RA 22-2011/5859 

Normeringsenheten 2013-01-11 

Martin Pålsson, 7215. 

Förslagspromemoria rörande nya upphandlingsföreskrifter 

Sammanfattning 

Den gamla lagen (1992:1528) om offentlig upphandling har upphört att gälla. Inom 

området för offentlig upphandling har fyra lagar tillkommit som är av betydelse i 

sammanhanget. Dessa lagar är lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), 

lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och 

posttjänster (LUF), lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet 

(LUFS) samt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). Förslaget 

innebär att författningen ska gälla för allmänna handlingar som tillkommer vid 

upphandling som omfattas av dessa lagar. Föreskrifterna utformas så att bevarande 

blir utgångspunkten och gallring endast medges för vissa särskilt uppräknade 

handlingar. 

Samtliga handlingar tillhörande det antagna anbudet och godkända ansökningar om 

deltagande i valfrihetssystem bevaras. Handlingar som föreslås kunna gallras är, ej 

antagna anbud och ej godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem samt 

vissa handlingar tillhörande dessa. Även anbudsansökningar som inte tillhör antagna 

anbud föreslås kunna gallras. När det gäller handlingar som tillkommit vid direktupphandling 

eller vid avrop från ramavtal ska dessa kunna gallras om värdet av det 

upphandlade är lågt. Vidare är avsikten att bilagor som utgörs av föremål kan 

förstöras eller återlämnas efter beskrivning eller avbildning i dokumentation som 

bevaras. Rekommendationer om dessa bilagor införs i ett allmänt råd. 

En gallringsfrist på fyra år föreslås. Fristen ska löpa från den dag avtalet slöts eller 

underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades ut. För handlingar som 

tillkommit genom användning av ramavtal ska fristen börja löpa först när ramavtalet 

löpt ut. När det gäller upphandling enligt LOV sätts gallringsfristen till fyra år efter 

beslut om att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. Dessutom föreslås 

ett undantag från gallring om handlingarna har eller kan antas få betydelse för 

forskning eller förståelsen av andra handlingar som bevaras. 

Bakgrund 

Inledning 

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar 

vid upphandling, RA-FS 2004:2, gäller för handlingar som tillkommer vid 

upphandling som omfattas av lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Sedan 

dessa föreskrifters tillkomst har regelverket på upphandlingsområdet genomgått 

förändringar. Förändringarna innebär att den tidigare lagen om offentlig upphandling 

ersatts av tre nya lagar. Dessa lagar är LOU, LUF och LUFS. Lagarna bygger på 

EU-direktiv och reglerar upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster. 

Dokumentets namn: PM

2 (19) 




Uppdelningen i tre nya lagar är i sig av mindre betydelse. Strukturen och det sakliga 

innehållet är i stor utsträckning gemensamt för alla tre lagarna. 

Några nyheter har tillkommit i förhållande till den tidigare lagen om offentlig 

upphandling. Det rör sig bland annat om ett nytt upphandlingsförfarande, 

bestämmelser om ramavtal inom den klassiska sektorn samt möjligheten att sköta 

kommunikation på elektronisk väg. 1 Vidare har en skyldighet att utesluta 

leverantörer som dömts för vissa närmare uppräknade brott införts. Leverantörerna 

har dock rätt att motbevisa misstankar om sådan brottslighet med hjälp av 

exempelvis intyg. 

Utöver de tre nyss uppräknade lagarna är även lagen om valfrihetssystem av 

betydelse i sammanhanget. Lagen reglerar kommunernas och landstingens 

möjligheter till införande av valfrihetssystem avseende socialtjänster och tjänster 

inom hälsovård. Valfrihetssystem möjliggör för upphandlande myndigheter att 

överlåta valet av tjänsteutförare till den enskilde, som därmed kan välja bland olika 

leverantörer inom valfrihetssystemet. Lagen ska tillämpas av Arbetsförmedlingen 2 

vid tillhandahållande av valfrihetssystem med etableringslotsar samt inom 

myndighetens arbetsmarknadspolitiska verksamhet. 

I den följande framställningen behandlas LOV separat i förhållande till de andra tre 

lagarna. Nämns inget annat uttryckligen, avses LOU, LUF och LUFS. 

RA-FS 2004:2 

De nuvarande föreskrifterna om gallring och återlämnande av handlingar vid 

upphandling bygger på principen att handlingar som tillkommer vid upphandling får 

gallras om de inte är undantagna enligt den uppräkning som återfinns i 3 § RA-FS 

2004:2. Paragrafen anger en rad olika handlingar som ska bevaras. I uppräkningen 

går det konkret att urskilja två fall där vissa handlingar är tillåtna att gallra. 

Beställning eller motsvarande handling vid avrop mot ramavtal i de fall värdet av det 

beställda är ringa, är det ena fallet. Det andra är handlingar vid direktupphandling då 

värdet av det upphandlade är ringa. I 4 § behandlas återlämnande av bilagor till 

anbud som inte antagits. Enligt denna paragraf får dessa bilagor återlämnas till 

anbudsgivaren vid tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Med bilagor avses här 

föremål som arbetsprover och modeller. 

Föreskrifterna är ändrade genom RA-FS 2005:1. Ändringen innebär att bilagor till 

det antagna anbudet som utgörs av föremål, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren 

under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som 

bevaras. Vilka tidsfrister som gäller vid gallring eller återlämnande av handlingarna 

framgår av 5 §. Här anges att gallring eller återlämning endast får ske under vissa 

1 Se exempelvis prop. 2006/07:128, Ny lagstiftning om offentlig upphandling och upphandling inom 

områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, s. 135 ff. 

2 Enligt lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare samt lagen 

(2010:536) om valfrihet hos Arbetsförmedlingen. 


3 (19) 




förutsättningar. Till att börja med måste tiden för att begära skadestånd ha gått ut. 

Handlingarna får vidare inte vara nödvändiga för redovisning, kontroll eller revision. 

Slutligen får handlingarna inte vara nödvändiga för styrkande av fordringar eller 

andra rättigheter och skyldigheter. 

Nyheter i de nya upphandlingslagarna 

Ramavtal 

Nya ramavtalsbestämmelser har införts i LOU. I den äldre lagen fanns bestämmelser 

om sådana endast i kapitlet för försörjningssektorn. Finns ett ramavtal behöver den 

upphandlande myndigheten inte gå ut i en ny upphandling varje gång man avser att 

göra en beställning. I stället görs ett avrop. En nyhet i de nya reglerna är att lagen 

gör skillnad på fullständiga ramavtal där alla villkor finns angivna och ofullständiga 

där vissa villkor saknas. När det gäller den senare sortens ramavtal måste en förnyad 

konkurrensutsättning genomföras där en ny inbjudan att lämna anbud skickas till de 

leverantörer som ingår i ramavtalet. Nya anbud måste utformas i enlighet med de 

villkor som redan finns fastställda i ramavtalet. 3 Bestämmelsen återfinns i 5 kap. 7§. 

Ramavtalsbestämmelserna är motsvarande i LUFS, men i LUF är de inte lika 

detaljerade. Bestämmelser om förnyad konkurrensutsättning saknas här. 

Konkurrenspräglad dialog 

Det har införts ett nytt upphandlingsförfarande kallat konkurrenspräglad dialog. 

Förfarandet får användas vid tilldelning av ett särskilt komplicerat kontrakt där öppet 

och selektivt förfarande inte medger tilldelning. Myndigheten och de utvalda 

leverantörerna för en dialog för att tillsammans komma fram till en eller flera 

lösningar som kan tillgodose myndighetens behov. Dessutom finns möjlighet att 

anordna elektroniska auktioner som en avslutande del av ett upphandlingsförfarande. 

Innan auktionen genomförs ska anbuden utvärderas och utfallet av auktionen blir 

avgörande för tilldelningen av kontraktet. Förfarandet återfinns i LOU och LUFS. 

Inköpscentraler 

En upphandlande myndighet får anskaffa byggentreprenader, varor och tjänster med 

hjälp av en inköpscentral. Inköpscentralen kan ingå ramavtal som myndigheten kan 

beställa ifrån eller så kan inköpscentralen som ombud genomföra en upphandling åt 

upphandlande myndigheter. 4 Bestämmelser om inköpscentraler finns i alla tre 

lagarna. 

Intyg och bevis 

När det gäller kontroll av om en leverantör betalar sina skatter och socialförsäkringsavgifter 

har ansvaret att begära in kontrolluppgifter om detta lagts på den upphandlande 

myndigheten genom bestämmelser i 10 kap för LOU och LUF samt 

11 kap för LUFS. Den upphandlande myndigheten får vidare begränsa kontrollen av 

intyg och andra bevis som rör leverantörens kapacitet och redlighet till den eller de 

3 

Prop. 2009/10:180, Nya rättsmedel på upphandlingsområdet, s. 94. 

4 

A a, s. 328. 


4 (19) 




anbudsgivare som myndigheten avser att tilldela kontraktet till i ett öppet förfarande. 

Bestämmelserna återfinns i 11 kap. LOU och LUF samt i 12 kap LUFS. I ett 

selektivt eller förhandlat förfarande eller vid en konkurrenspräglad dialog får 

kontrollen begränsa sig till anbudssökande som myndigheten avser att bjuda in till 

anbudsgivning eller förhandling. Bestämmelserna finns i alla tre lagarna. LUFS 

tillåter dock inte upphandling genom öppet förfarande och därför gäller inte 

begränsningen vid öppet förfarande enligt den lagen. 

Överprövning och skadestånd 

Bestämmelser om avtalsspärr har införts i lagarna. Avtalsspärren innebär att avtal 

inte får slutas mellan upphandlande myndighet och anbudsgivare under en viss 

tidsperiod. Syftet är att under denna period ge andra anbudsgivare möjlighet att 

ansöka om överprövning. 

Överprövning kan ske i tre fall. Det första är överprövning av själva upphandlingen 

och innebär en rättighet för leverantörer att begära överprövning då den upphandlande 

myndigheten brutit mot en eller flera bestämmelser i den aktuella 

upphandlingslagen. En ansökan om denna typ av överprövning kan göras före 

utgången av avtalsspärren. 

Avtalsspärr medför att den upphandlande myndigheten inte får ingå avtal inom tio 

dagar efter att tilldelningsbeslut meddelats. Detta gäller om underrättelse om 

tilldelningsbeslutet skett med elektroniskt medel. Har underrättelsen skickats på 

annat sätt är avtalsspärren femton dagar. Inkommer en leverantör med en begäran 

om överprövning innan avtalsspärren löpt ut inträder förlängd avtalsspärr, det vill 

säga avtalsspärren fortsätter att gälla under handläggningen i förvaltningsrätten och 

tio dagar efter avkunnad dom. 

Den andra typen av överprövning är överprövning av beslut att avbryta en upphandling. 

Tidsfristerna är även i detta fall tio respektive femton dagar efter utskick 

av underrättelse om att avbryta upphandlingen. 

Det tredje fallet är överprövning av ett avtals giltighet. Detta tar sikte på de fall där 

avtal ingåtts och överprövning är möjlig att göra under vissa förutsättningar. En 

ansökan om överprövning av ett avtals giltighet ska ha inkommit till förvaltningsrätten 

inom sex månader från det att avtalet slöts. 

Tidsfristerna för överprövning är alltså i det längsta fallet sex månader räknat från 

det datum då avtal slutits. En talan om skadestånd ska väckas vid allmän domstol 

inom ett år från den tidpunkt då avtal slutits. Tidsfristen är lika lång i alla tre 

upphandlingslagarna. Reglerna om överprövning och skadestånd återfinns i 16 

kapitlet i respektive upphandlingslag. 

Valfrihetssystem 

Upphandling enligt LOV är inte lika detaljerat reglerad som upphandling enligt de 

övriga upphandlingslagarna. Den upphandlande myndigheten utformar ett för- 


5 (19) 




frågningsunderlag innehållande vissa krav. Förfrågningsunderlaget ska sedan 

annonseras löpande på Valfrihetswebben, Kammarkollegiets nationella databas. 

Leverantörer kan därefter ansöka om att delta i valfrihetssystemet. Ansökningarna 

öppnas och bedöms direkt när de inkommer till myndigheten. Myndigheten ska 

godkänna samtliga ansökningar som uppfyller de krav som ställts i förfrågningsunderlaget 

samt underrätta de sökande om beslutet och skälen för detta. 5 

LOV innehåller ingen bestämmelse om skyldighet för den upphandlande myndigheten 

att utesluta leverantörer som dömts för viss brottslighet. Det finns dock 

möjlighet att utesluta leverantörer på vissa grunder. Det kan exempelvis röra sig om 

att leverantören befinner sig i konkurs, likvidation eller inte har fullgjort sina 

åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Den upphandlande 

myndigheten kan i dessa fall begära in intyg eller andra bevishandlingar för att 

kontrollera leverantören på motsvarande sätt som i de andra upphandlingslagarna. 

Regler om detta återfinns i 7 kap. LOV. 

Upphandlingsförfarandet i LOV skiljer sig åt genom att någon konkurrenssituation 

vid själva godkännandet av ansökningar inte uppkommer. Alla ansökningar som 

uppfyller de uppställda kraven i förfrågningsunderlaget ska godkännas. 

Rättelse och skadestånd 

Enligt LOV kan en leverantör, vars ansökan om deltagande i ett valfrihetssystem inte 

godkänts, ansöka om rättelse hos förvaltningsrätten. En leverantör som anser att den 

upphandlande myndigheten har brutit mot andra bestämmelser i LOV kan också 

ansöka om rättelse. En ansökan om rättelse ska, enligt 10 kap. 3 §, ha inkommit till 

domstolen inom tre veckor från den tidpunkt då den upphandlande myndigheten 

lämnat underrättelse om beslutet att inte godkänna ansökan. 

En leverantör, vars ansökan inte godkänts, har också möjlighet att föra skadeståndstalan 

mot den upphandlande myndigheten. Regler om detta finns i 10 kap. 5 §. 

Skadeståndstalan ska väckas inom ett år från det att den upphandlande myndigheten 

beslutat att inte godkänna ansökan. 

Bevarande och gallring i de nya upphandlingslagarna 

De nya upphandlingslagarna innehåller viss reglering avseende bevarande och 

gallring. 

LOU 

LOU:s reglering berör dels upphandling som omfattas av direktivet (upphandling 

över tröskelvärdet och upphandling av A-tjänster) samt upphandling som inte 

omfattas av direktivet. Upphandling som omfattas av direktivet regleras i 9 kap. 

13 §. Enligt paragrafen ska en upphandlande myndighet som inte omfattas av 

arkivlagen, när en upphandling avslutats, på betryggande sätt förvara anbudsansökningar 

och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt 

5 Kammarkollegiet, Upphandling enligt LOV – en processbeskrivning, 2011:03, s. 13 ff. 


6 (19) 




anbudsförteckningar, sammanställningar, protokoll och liknande. Dessa handlingar 

ska bevaras i minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades. Samma regler 

gäller för upphandling utanför direktivets tillämpningsområde enligt 15 kap 20 §. 

LUF 

LUF har bestämmelser om bevarande av handlingar som är något mer omfattande. 

För sådan upphandling som omfattas av direktivet anges i 9 kap. 14 § första stycket 

att ”en upphandlande enhet skall bevara sådan information om varje kontrakt som 

behövs för att vid ett senare tillfälle kunna motivera beslut om 

1. kvalificering och val av leverantörer samt tilldelning av kontrakt, 

2. tillämpning av förfaranden utan föregående annonsering om upphandling enligt 

4 kap. 2 §, och 

3. tillämpning av bestämmelserna om att viss upphandling skall undantas från lagens 

tillämpningsområde.” 

Denna reglering förekommer endast i LUF och bygger på artikel 50.1 i försörjningsdirektivet. 

6 Motsvarande bestämmelse fanns i den tidigare lagen om offentlig 

upphandling i 4 kap. 27 §. 

Enligt paragrafens andra och tredje stycken ska anbudsansökningar och anbud med 

tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, 

sammanställningar och liknande förvaras på ett betryggande sätt av den upphandlande 

enheten efter avslutad upphandling. Dessa bestämmelser gäller på samma 

sätt som i LOU endast sådana upphandlande enheter som inte omfattas av arkivlagen. 

Handlingarna ska även här bevaras i minst fyra år från dagen kontraktet 

tilldelades. Andra och tredje stycket av bestämmelsen överensstämmer alltså med 

motsvarande bestämmelse i LOU frånsett att protokoll inte nämns. Anledningen är 

att LUF inte innehåller några bestämmelser om protokoll. I 15 kap. 20 § LUF 

regleras bevarande vid upphandling utanför direktivets tillämpningsområde. 

Bestämmelsen är identisk med andra och tredje styckena i 9 kap. 14 §. 

LUFS 

Bevarande av handlingar regleras i LUFS på samma sätt som i LOU. Samma handlingar 

som anges i den senare lagen ska bevaras under samma tid, det vill säga fyra 

år från dagen för tilldelning av kontraktet. Bestämmelserna är, precis som i LOU, 

identiska för upphandling både inom och utanför direktivets tillämplighetsområde. 

I den tidigare lagen om offentlig upphandling fanns en bestämmelse i 1 kap. 24 § 

som motsvarade de nämnda paragraferna i LOU och LUFS. Den bestämmelsen 

angav dock endast att handlingarna skulle förvaras på betryggande sätt. Någon 

tidsfrist angavs inte. Tidsfristen på fyra år som lagts in i de nya lagarna bygger på 

6 Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/17/EG. 


7 (19) 




artikel 50.2 i försörjningsdirektivet. Enligt förarbetena ansågs en motsvarande 

begränsning av skyldigheten att förvara upphandlingsdokumentation rimlig även för 

upphandling inom den klassiska sektorn. 7 

Sammanfattningsvis kan konstateras att lagarna innehåller krav på bevarande av 

vissa handlingar i minst fyra år. Med undantag av 9 kap. 14 § första stycket LUF 

gäller dessa krav endast för upphandlande myndigheter som inte omfattas av 

arkivlagens bestämmelser. För de myndigheter som omfattas av arkivlagen finns 

alltså endast bevarandekrav i 9 kap. 14 § första stycket LUF. Här anges dock inga 

handlingstyper uttryckligen utan endast att viss information om varje kontrakt ska 

bevaras i fyra år. Detta gäller exempelvis information som behövs för att vid ett 

senare tillfälle kunna motivera beslut om tilldelning av kontrakt. 

Lagen om valfrihetssystem 

Lagen innehåller inga bestämmelser om bevarande eller gallring. Det finns dock 

bestämmelser om skyldighet för den upphandlande myndigheten att tillhandahålla 

dokumentation om upphandlingsförfarandet om tillsynsmyndigheten kräver det. 

Syftet är att upptäcka regelöverträdelser som är av större betydelse eller av principiellt 

intresse samt undersöka de rättsliga effekterna för valfrihetssystemen. 8 

Andra lagar med bestämmelser om offentlig upphandling 

Vid sidan av de ovan nämnda lagarna finns några ytterligare lagar som innehåller 

kompletterande bestämmelser om offentlig upphandling. Lagen (2011:846) om 

miljökrav vid upphandling av bilar och vissa kollektivtrafiktjänster gäller vid 

upphandling enligt LOU eller LUF om upphandlingen avser köp eller leasing av 

bilar, eller köp av persontransporttjänster som tillhandahålls av ett kollektivtrafikföretag 

inom ramen för ett avtal om allmän trafik. Enligt lagen ska upphandlande 

myndigheter ta hänsyn till vilken energi- och miljöpåverkan de fordon 

som ingår i upphandlingen har. Vid upphandlingar som omfattas av lagen gäller 

LOU och LUF. Lagen innehåller inga bestämmelser om bevarande eller gallring. 

Arbetsförmedlingen kan enligt lagen (2010:536) om valfrihet hos Arbetsförmedlingen 

tillhandahålla valfrihetssystem för tjänster som upphandlas inom myndighetens 

arbetsmarknadspolitiska verksamhet. Det kan exempelvis röra sig om tjänster 

från kompletterande aktörer som erbjuder personlig jobbcoach. 9 När sådana 

valfrihetssystem tillhandahålls ska Arbetsförmedlingen tillämpa LOV. Lagen 

innehåller inga bestämmelser om bevarande eller gallring. 

För Arbetsförmedlingen gäller dessutom lagen (2010:197) om etableringsinsatser för 

vissa nyanlända invandrare. Enligt lagen ska Arbetsförmedlingen tillämpa LOV när 

valfrihetssystem för etableringslotsar tillhandahålls. Lagen innehåller inga bestämmelser 

om bevarande eller gallring. 

7 Prop. 2006/07:128, s. 384. 

8 Prop. 2008/09:29, Lag om valfrihetssystem, s. 109 f. 

9 Prop. 2009/10:146, Valfrihetssystem hos arbetsförmedlingen, s. 26. 


8 (19) 




Allmänt om bevarande 

Arkivlagen 

I 3 § arkivlagen (1990:782) stadgas att ”myndigheternas arkiv är en del av det 

nationella kulturarvet”. Enligt samma paragraf ska arkiven ”bevaras, hållas ordnade 

och vårdas så att de tillgodoser 

Dokumentets namn: PM 

1. rätten att ta del av allmänna handlingar 

2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 

3. forskningens behov.” 

Dessa ändamål är styrande för hela arkivhanteringen och måste alltid upprätthållas. 

Enligt 10 § arkivlagen får gallring av allmänna handlingar ske. Gallring med stöd av 

denna paragraf får emellertid endast ske under förutsättning att det arkivmaterial 

som återstår kan tillgodose ändamålen i 3 §. Utgångspunkten för arkivlagen är alltså 

att allmänna handlingar ska bevaras. Under vissa förutsättningar får de gallras. 

Enligt de nuvarande gallringsföreskrifterna för upphandling (RA-FS 2004:2) får 

myndigheten gallra handlingar som tillkommer vid upphandling med undantag av 

vissa närmare preciserade handlingar. 

Riksarkivets gallrings- & bevarandepolicy 

Avgörande för möjligheterna att utföra gallring har i förarbeten framför allt ansetts 

vara det avklingande intresset från insyns- och informationssynpunkt. Det material 

som kvarstår är det som har en utpräglad kulturarvsaspekt och som för forskningen 

utgör en kunskapskälla om förhållandena i vårt land. 10 

Av Riksarkivets gallrings- & bevarandepolicy framgår vilka bakomliggande skäl 

som motiverar bevarande av handlingar. Här anges att behovet av att bevara handlingar 

med hänsyn till offentlighetsprincipen förändras över tiden. Handlingars 

betydelse för insynen i myndigheters verksamheter avtar generellt sett med tiden. 

Insynsintresset kan dock variera mellan olika handlingar vilket medför att vissa 

handlingar kan kvarstå som intressanta under långa tidsperioder. Gallring får inte 

begränsa kontrollen av en myndighets verksamhet eller möjligheten att utkräva 

ansvar. Vidare får gallring inte innebära en begränsning av partsinsynen eller 

möjligheterna i övrigt för personer som berörs av en myndighets verksamhet att 

tillvarata sina intressen. Dessutom får gallring inte begränsa kontrollen av 

myndigheters verksamhet eller möjligheten att utkräva ansvar. Medborgarnas 

allmänna insyn i myndigheters verksamhet ska, i kombination med en fri samhällsdebatt, 

underlättas och stimuleras genom bevarande av handlingar i den 

utsträckning som krävs för att åstadkomma detta. 11 

Enligt Riksarkivets gallrings- & bevarandepolicy ska begreppet forskningens 

intresse tolkas i mycket vid mening. Här anges att all användning för forskning, 

10 Prop. 1989/90:72, Om arkiv m.m., s. 42. 

11 Riksarkivet, Bevarandet av nutiden, s. 5.

9 (19) 




utredningsverksamhet och informationssökning omfattas av begreppet. Hänsyn ska 

tas till både sådan forskning som bedrivs på en vetenskaplig, yrkesmässig nivå samt 

sådan forskning som bedrivs av mer privata intressen. Arkivhandlingar kan användas 

dels som information om den verksamhet där handlingarna uppkommit, dels om 

förhållanden i organisationens omvärld. Dessa två användningsområden ska ges lika 

stor vikt vid bedömningar av vilka handlingar som kan gallras. När det gäller dokumentation 

av verksamheten är det främst handlingar som har direkt samband med 

verksamheten som är av intresse. Har handlingar tillkommit i administrativa eller 

tekniska stödverksamheter är de av underordnad betydelse i detta sammanhang. Som 

exempel på handlingar som bör bevaras anges dokumentation om organisation, 

planläggning, ekonomiska ramar, regler och rutiner, policybeslut beträffande 

verksamhetsinnehåll och arbetssätt. Dessutom bör handlingar bevaras som beskriver 

hur verksamheten reellt har bedrivits. Handlingar från den löpande verksamheten bör 

bevaras i olika stor utsträckning beroende av vilka möjligheter myndigheten har att 

påverka innehållet i beslut, åtgärder eller verksamhetsprocesser. I de fall verksamheten 

styrs av detaljerade regler är det inte nödvändigt med ett lika omfattande 

bevarande av handlingar som i de fall där myndigheten har större handlingsutrymme. 

12 

Handlingar som avspeglar omvärldsinformation bör bevaras med beaktande av de 

uppgifter de kan ge om generella förhållanden och om enskilda individer, händelser 

och företeelser. Det har här ingen betydelse om verksamheten har rutinmässig 

karaktär eller inte. Av betydelse är också hur många som berörs av de händelser och 

förhållanden som handlingarna bär information om samt vilka konsekvenser som 

uppstår för de berörda. 13 

Upphandling är otvivelaktigt en viktig förutsättning för att myndigheter ska kunna 

bedriva sina verksamheter på ett väl fungerande sätt. Upphandlingsförfarandena är 

en del av myndigheternas verksamhet även om de ofta kanske inte är att hänföra till 

den centrala kärnverksamheten. Handlingar som rör upphandlingsförfaranden ger en 

bild av verksamheten och hur denna bedrivits. Myndigheters upphandlingar påverkar 

dessutom stora delar av samhället och berör många. Av dessa anledningar finns skäl 

för att bevara flera av de handlingar som tillkommer vid upphandlingar. 

Handlingar som bör kunna gallras 

Allmänt 

För att uppfylla de bevarandekrav som arkivlagen innehåller bör gallring endast 

kunna ske under vissa förutsättningar. Handlingar bör bevaras för att uppfylla de 

krav som arkivlagens 3 § ställer, både i ett kortsiktigt och i ett långsiktigt perspektiv. 

Det kortsiktiga perspektivet tar främst sikte på allmänhetens insynsrätt samt behovet 

12 Bevarandet av nutiden, s. 6 f. 

13 A a, s 7 ff. 


10 (19) 




av information för rättskipning och förvaltning. Forskningens behov motiverar 

bevarande av handlingar under längre tidsperioder. 

Ur ett forskningsperspektiv kan handlingarna ge information om den verksamhet där 

de uppkommit samt information om omvärlden. För att kunna ge tillräcklig information 

om den verksamhet som bedrivs i samband med en upphandling bör hela 

upphandlingsprocessen avspeglas i dokumentation. 

Ej antagna anbud 

Det som torde vara relevant att bevara med hänsyn till arkivlagen är de handlingar 

som speglar upphandlingsförfarandet. Bevarande av det antagna anbudet är en 

förutsättning för att åstadkomma detta. När det gäller ej antagna anbud är läget mera 

oklart. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av 

tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6 ändrade genom RA-FS 1997:6) anges i 

7 § att en myndighet ska gallra ut allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 

för myndighetens verksamhet. Kravet för att sådan gallring ska få ske är att 

allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde 

för rättskipning, förvaltning och forskning. 

Av de allmänna råden till paragrafens ursprungliga lydelse (dåvarande 2 §) framgick 

att de handlingar som var aktuella för gallring bland annat återfanns inom områdena 

personal- och ekonomiadministration, upphandling och materielförvaltning. I bilagan 

till föreskrifterna gavs exempel på vilka handlingar detta kan röra sig om. Här 

angavs exempelvis ”handlingar rörande upphandling, materielförvaltning och 

inventarier, såsom rekvisitioner, ordererkännanden, följesedlar, packnotor, offerter 

och ej antagna anbud.” Föreskrifterna ändrades senare genom RA-FS 1997:6 i vilken 

exemplen inte längre finns medtagna. 

Ej antagna anbud ansågs alltså tidigare utgöra handlingar av tillfällig eller ringa 

betydelse. Följaktligen kan handlingarna vid den tidpunkten inte ansetts ha något 

större värde för forskning. I de gallringsråd som utarbetats av Samrådsgruppen för 

kommunala arkivfrågor rekommenderas dock att även ej antagna anbud bevaras. 

Motiveringen till detta är att offentlig upphandling anses vara av så stor vikt i 

samhället att en omfattande dokumentation är nödvändig för att i framtiden kunna 

utvärdera effekterna av regelverket. 14 Det får dock anses mycket tveksamt om dessa 

anbud verkligen tillför så viktig information som skulle motivera bevarande på 

samma sätt som för det antagna anbudet. Vid samtal med Kammarkollegiet framkom 

att intresset för ej antagna anbud begränsar sig till en mycket kort tid. Detta hänger 

bland annat samman med den tid under vilken handlingarna kan vara intressanta för 

konkurrerande leverantörer som vill bilda sig en uppfattning om vad konkurrenter 

erbjuder. Att ej antagna anbud kan vara intressanta för detta ändamål i ett kortsiktigt 

14 Sveriges Kommuner och Landsting, Riksarkivet, Bevara eller gallra – Gallringsråd för lednings- 

och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner, AlfaPrint, Sunbyberg, 2010, s. 65 ff. 


11 (19) 




perspektiv belyses också av Sundqvist. 15 Priser och utbud ändras dock i relativt 

snabb takt vilket gör informationen ointressant efter kort tid. Gallring sker heller inte 

i omedelbar anslutning till kontraktsskrivandet utan kan först ske sedan vissa tidsfrister 

löpt ut. Mer om gallringsfrister i nästa kapitel. 

Dessutom tillhandahåller de protokoll som förs under upphandlingen information om 

de ej antagna anbuden som torde vara tillräckligt i ett längre perspektiv. Enligt 14 § 

upphandlingsförordningen (2011:1040) ska protokoll innehålla namnen på både de 

utvalda anbudssökandena och anbudsgivarna samt de som inte godkänts. Vidare ska 

skälen till att en anbudssökande eller anbudsgivare valts ut eller inte godkänts anges. 

LUF omfattas inte av 14 § upphandlingsförordningen. Lagen innehåller dock andra 

bestämmelser om dokumentation av upphandlingsförfarandet, till exempel 9 kap. 

14 § och 15 kap. 18 §. Den senare stadgar att en upphandlande enhet ska anteckna 

skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen. Protokollen och 

annan dokumentation borde för det mesta ge tillräcklig information ur forskningssynpunkt. 

Ej antagna anbud och andra handlingar med direkt anknytning till dessa, 

exempelvis förtydliganden och kompletteringar, borde därför även fortsättningsvis 

kunna gallras på samma sätt som tidigare. 

Riksarkivets allmänna råd om gallring och annan arkivhantering vid upphandling 

hos myndigheter under Försvarsdepartementet (RA-MS 2007:1) specificerar 

handlingstyper som bör bevaras och sådana som kan gallras efter vissa närmare 

angivna tidsfrister. Handlingar som här anges som gallringsbara är exempelvis 

ansökningar om att få inkomma med anbud, ej antagna anbud , begärda förtydliganden 

och kompletteringar samt olika intyg och kontrolluppgifter. Handlingar av de 

typer som uppräknats bör, i de fall de inte avser leverantörer till antagna anbud, 

kunna gallras. 

Bilagor 

Bilagor till ej antagna anbud bör kunna gallras eller återlämnas till anbudsgivaren 

relativt snabbt för att undvika kostsam och utrymmeskrävande förvaring. Enligt 3 § 

punkt 4 andra stycket RA-FS 2005:1 får bilagor som utgörs av föremål, t.ex. arbetsprover 

och modeller gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning 

att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Bilagor som utgörs 

av föremål är dock inte handlingar i lagens bemärkelse. I 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen 

(1949:105) definieras handling som framställning i skrift eller bild 

samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med 

tekniskt hjälpmedel. Föremål som inte faller in under denna paragraf är därför inte 

att betrakta som handlingar. Att benämna förstöring av bilagor som utgörs av 

föremål som gallring blir då olämpligt, eftersom gallring syftar till att förstöra 

allmänna handlingar eller uppgifter i dessa. Detta framgår av 2 kap. 1 § Riksarkivets 

föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1 

(omtryckta genom RA-FS 1997:4 och ändrade genom RA-FS 2008:4). Dokumenta- 

15 

Sundqvist, Anneli, Search Processes, UserBehaviour and Archival Representational Systems, 

Sundsvall, 2009, s. 195. 


12 (19) 




tionen som skapas genom beskrivning eller avbildning är dock handlingar i lagens 

mening. 

Bilagor som utgörs av föremål bör följaktligen kunna förstöras eller återlämnas till 

anbudsgivaren efter att de beskrivits eller avbildats i dokumentation som bevaras. 

Andra bilagor, som är handlingar i lagens mening, bör kunna gallras under förutsättning 

att de är bilagor till ej antagna anbud. Tillåts gallring av anbuden i sig 

saknas anledning att bevara bilagorna. Riksarkivet får enligt 11 och 12 §§ arkivförordningen 

(1991:446) meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om 

gallring och återlämnande. Arkivlagen stadgar i 3 § att en myndighets arkiv bildas 

av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar 

som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska 

tas om hand för arkivering. 

Föreskrifter kan således endast meddelas för arkiv vilka utgörs av handlingar. 

Föremål som inte är handlingar i lagens mening kan följaktligen inte föreskrivas om. 

Det är därför lämpligare att rekommendationer om bilagorna tas in i ett allmänt råd. 

Återlämnande av bilagor som utgörs av föremål och som tillhör ej antagna anbud 

regleras genom 4 § i RA-FS 2004:2. Tas rekommendationer om bilagorna in i ett 

allmänt råd samtidigt som övriga bilagor regleras i 3 §, fyller 4 § inte längre något 

syfte. Den bör därför upphävas. 

Gallringsfrister 

Handlingar som är relevanta endast i ett kortsiktigt perspektiv och vars informationsinnehåll 

inte motiverar bevarande under längre tidsperioder, bör rimligtvis 

kunna gallras med relativt korta frister. Vissa krav ställs dock på att handlingarna 

bevaras under viss tid. I upphandlingslagarna finns bestämmelser om överprövning 

och skadestånd. Så länge det är möjligt att föra talan mot den upphandlande myndigheten 

i anledning av upphandlingens genomförande är det nödvändigt att ha tillgång 

till de handlingar som tillkommit. Under den tid överprövning eller skadestånd kan 

begäras bör handlingarna därför bevaras. 

Överprövning 

Överprövning kan, som tidigare beskrivits, ske i tre fall. En ansökan om överprövning 

av själva upphandlingen kan göras före utgången av avtalsspärren, som är 

tio eller femton dagar. Samma tidsfrister gäller för ansökan om överprövning av 

beslut att avbryta upphandling. Inkommer en ansökan om överprövning innan 

avtalsspärren löpt ut fortsätter avtalsspärren att gälla under handläggningen i 

förvaltningsrätten och tio dagar efter att domstolen lämnat avgörande i målet. 

Avtalsspärren förlängs inte automatiskt vid överklagande till högre instans. 

Förlängning kan dock ske genom ett interimistiskt beslut. Detta har betydelse för att 

avgöra vid vilken tidpunkt ett avtal kan slutas. 

Vid överprövning av ett avtals giltighet är den längsta tidsfristen för att inkomma 

med en ansökan till förvaltningsrätten sex månader från det att avtalet slöts. Avtalsspärren 

kan gälla upp till tio dagar efter beslut av Högsta förvaltningsdomstolen om 


13 (19) 




återförvisning till lägre instans. Tidsfristen för en ansökan om överprövning av avtalets 

giltighet kan då tidigast börja löpa efter denna avtalsspärr, eftersom ett avtal 

tidigast kan slutas då avtalsspärren löpt ut. 

Skadestånd 

Talan om skadestånd ska väckas inom ett år från den tidpunkt då avtal har slutits 

mellan den upphandlande myndigheten och leverantören eller har förklarats ogiltigt 

genom ett avgörande som vunnit laga kraft. En överprövning av avtalets giltighet ska 

göras inom sex månader från det att avtalet slöts. En väckt talan om skadestånd ett år 

senare innebär en tidsfrist på ett år och sex månader. Handläggningstider i domstolen 

måste också tas med i beräkningen eftersom talan om skadestånd kan väckas upp till 

ett år efter att avtal förklarats ogiltigt genom avgörande som vunnit laga kraft. 

Enligt statistik om överprövningar under 2011 var handläggningstiden för överprövningsmål 

i förvaltningsrätterna i genomsnitt två månader. I kammarrätterna är 

den genomsnittliga handläggningstiden drygt tre månader med handläggningstiden 

för prövningstillstånd inräknad. Prövningstillstånd meddelades i cirka en tredjedel av 

de mål som överklagades till kammarrätterna. För de mål som beviljades prövningstillstånd 

i Högsta förvaltningsdomstolen var den genomsnittliga handläggningstiden 

cirka 5 månader med handläggningstiden för prövningstillståndet inkluderat. 16 Av 

denna statistik framgår att den sammanlagda handläggningstiden i överprövningsmål 

som genomgår prövning i samtliga instanser i alla fall kan vara tio månader. Detta är 

baserat på genomsnittlig statistik, vilket innebär att längre handläggningstider på ett 

år och därutöver är möjliga. 

Lämplig gallringsfrist 

Tidsperioden från det att ett avtal vunnit laga kraft till det att en talan om skadestånd 

väcks kan alltså komma att överstiga två år, inkluderat en överprövning av avtalets 

giltighet. 

Ett ramavtals löptid kan variera. Enligt 5 kap. 3 § LOU kan ett ramavtal sträcka sig 

upp till fyra år men ännu längre löptider kan förekomma om det finns särskilda skäl. 

Ett ramavtal i LUFS kan normalt löpa upp till sju år men även här kan längre 

löptider förekomma. Detta framgår av 5 kap. 3 §. Att bevara de handlingar som 

tillkommer under ramavtalets löptid kan ha betydelse för eventuella framtida 

överprövnings- eller skadeståndmål. Handlingar som tillkommit vid avrop och 

konkurrensutsättningar kan tänkas utgöra underlag för framtida bedömningar av 

exempelvis avtalets giltighet. Dessa handlingar bör därför bevaras under ramavtalets 

löptid och under den tid som översprövningar och skadeståndsanspråk kan komma 

ifråga för de avrop som gjorts under löptiden. 

I upphandlingslagarna, med undantag av LOV, har lagstiftaren valt en tidsfrist om 

fyra år för bevarande av handlingar. Detta har redovisats tidigare. Bevarandekravet 

gäller dock endast upphandlande myndigheter som inte omfattas av arkivlagen. 

16 Konkurrensverket, Siffror och fakta om offentlig upphandling, rapport 2012:3, s. 42 ff. 


14 (19) 




Enligt bestämmelserna ska bland annat anbudsansökningar och anbud bevaras, detta 

inkluderar alltså samtliga anbudsansökningar och ej antagna anbud. En gallringsfrist 

på fyra år säkerställer att dessa handlingar bevaras under samma tidsperiod oberoende 

av om myndigheten omfattas av arkivlagen eller ej. 

Vid beaktande av de tidsperioder som kan löpa från det att ett avtal vunnit laga kraft 

fram till att en skadeståndstalan väcks ter sig fyra år inte som en oproportionerligt 

lång frist. En gallringsfrist på fyra år från den tidpunkt då upphandlingsavtalet vunnit 

laga kraft ligger i linje med vad lagstiftaren ansett vara lämpligt. Samtidigt tillgodoses 

rättskipningens behov på ett lämpligt sätt. För att kunna säkerställa bevarandet av 

handlingar som tillkommit genom myndighetens användning av ramavtal kan en 

gallringsfrist inte börja löpa innan ramavtalet löpt ut. Fyra år borde dessutom vara 

tillräckligt när det gäller bevarande för allmänhetens insyn exempelvis när det gäller 

ej antagna anbud. 

Korruption 

Offentlig upphandling är ett område där risk för korruption föreligger. 17 Korruption i 

detta sammanhang är främst att hänföra till mutor, vilket innebär att någon tar emot, 

godtar ett löfte om eller begär en otillbörlig förmån för utövningen av sin tjänst. 

Regler om detta återfinns i 10 kap. brottsbalken (1962:700). Den nya upphandlingslagstiftningen 

tar sikte på att stävja korruption inom offentlig upphandling bland 

annat genom 10 kap. 1 § LOU. Där stadgas att den upphandlande myndigheten har 

en skyldighet att utesluta leverantörer som enligt lagakraftvunnen dom dömts för 

bestickning om myndigheten fått kännedom om domen i fråga. Lagstiftarens 

inställning ger en indikation om att korruption är ett problem i samband med 

upphandlingar som bör tas på allvar. 

Risken för korruption inom offentlig upphandling varierar beroende av bland annat 

vad som upphandlas samt vilket upphandlingsförfarande som används. Sektorer där 

förekomsten av korruption anses vara relativt stor är sådana som kommer i kontakt 

med byggindustrin och transportbranschen. Generellt sett anses risken vara större 

inom kommunala myndigheter. 18 

Andra utsatta branscher är bland annat läkemedel, IT, kontorsmaterial och livsmedel. 

Vidare är direktupphandling förmodligen det upphandlingsförfarande där risken för 

korruption är som störst. Direktupphandling utförs ofta av personal som inte är 

upphandlingsansvarig och därmed inte har samma vana av upphandling som den 

upphandlingsansvarige samtidigt som förfarandet saknar krav på annonsering. Avrop 

från ramavtal kan också vara förenat med risker eftersom avrop från centrala 

ramavtal sällan ifrågasätts. 19 

17 Brottsförebyggande rådet, rapport 2007:21, Korruptionens struktur i Sverige, s. 61 och 122. 

18 Korruptionens struktur i Sverige, s. 122. 

19 Kammarkollegiet, Att förebygga korruption- i offentlig upphandling, 2011:11, s. 6 f. 


15 (19) 




Vid offentlig upphandling ska principerna om likabehandling, icke-diskriminering, 

ömsesidigt erkännande, öppenhet och proportionalitet efterlevas. För att detta ska 

vara möjligt krävs att korruption inom upphandlingsförfaranden effektivt förebyggs. 

Handlingar som tillkommit i upphandlingar där misstankar om korruption ska utredas 

utgör rimligtvis ett viktigt underlag för utredningarna. Detta är i sin tur är ett 

ytterligare argument för att ställa krav på ett omfattande bevarande av handlingar. Ju 

fler handlingar som bevaras, desto större är chansen att eventuell brottslighet kan 

upptäckas. 

Direktupphandling och avrop 

I RA-FS 2004:2 föreskrivs om bevarande av vissa handlingar som knyter an till de 

olika momenten i upphandlingsprocessen. Några handlingar har dock undantagits 

från bevarande enligt denna uppräkning. Enligt 3 § punkt 11 ska handlingar vid 

direktupphandling bevaras i de fall värdet av det upphandlade överstiger ett ringa 

belopp. Detta innebär att de handlingar som tillkommer vid en direktupphandling där 

värdet av det upphandlade inte överstiger ett ringa belopp får gallras. Direktupphandling 

innebär en upphandling utan krav på anbud i viss form där anbuden kan 

vara såväl muntliga som skriftliga. Upphandlingsförfarandet får endast användas i 

vissa särskilda fall. Det rör sig dels om upphandlingar där kontraktets värde är högst 

15 procent av det för upphandlingen aktuella tröskelvärdet. Förfarandet kan också få 

användas om förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering 

är uppfyllda. 

Slutligen får direktupphandling användas om det finns synnerliga skäl för det. Med 

synnerliga skäl menas omständigheter som den upphandlande myndigheten eller 

enheten inte kunnat förutse eller råda över. 20 Direktupphandling används alltså när 

det rör sig om relativt små kontraktsvärden. 

Att tillåta gallring av handlingar under förutsättning att värdet av det upphandlade är 

ringa medför en risk att en stor mängd handlingar gallras som i själva verket har ett 

värde och bör bevaras. Vad som utgör ett ringa värde är oklart och denna bedömning 

blir därför godtycklig. Utförs många direktupphandlingar till låga belopp kan det 

sammanlagda värdet bli stort. Handlingarna kan dessutom fungera som underlag för 

framtida upphandlingar och därmed vara viktiga för den egna verksamheten. Direktupphandling 

kan dock i praktiken omfatta köp direkt i butik. 21 Konsekvensen av 

detta är att även mindre inköp av varor, exempelvis kontorsmaterial och matvaror, 

kan falla in under begreppet direktupphandling. 

Handlingar som tillkommer vid sådana enstaka upphandlingar där värdet av det 

upphandlade är lågt har rimligtvis ett begränsat värde ur forskningssynpunkt. 

Handlingarna kommer enligt förslaget dessutom att bevaras under minst de fyra år 

som gallringsfristen sträcker sig, vilket är en i sammanhanget relativt lång tidsperiod. 

Det får därför anses rimligt att tillåta gallring av handlingarna. Bedömningen 

20 Se prop. 2009/10:180, s. 344. 

21 Se Kammarkollegiet, Upphandlingsprocessen steg för steg, 2011:9, s 8. 


16 (19) 




av vad som är att anse som ett lågt värde föreslås ankomma på den upphandlande 

myndigheten. Praxis och eventuella interna riktlinjer kan vara vägledande. Kammarkollegiet, 

till exempel, har i en av sina vägledningar förespråkat att minst tre anbud 

bör inhämtas vid direktupphandlingar där värdet överstiger 30 000 kronor. 22 

Anledningen är att skapa förutsättningar till konkurrens samt möjlighet till prisjämförelse. 

Av detta resonemang kan möjligen slutsatsen dras att värden 

överstigande 30 000 kronor knappast är att anse som låga i sammanhanget. 

När det gäller interna riktlinjer bör nämnas att det tidigare fanns ett krav för den 

upphandlande myndigheten att vid behov fastställa riktlinjer för användning av 

direktupphandling. Kravet är numera borttaget då behovet av riktlinjerna har ansetts 

minska på grund av införandet av beloppsgränser och beräkningsregler i upphandlingslagarna. 

Myndigheterna kan fortfarande upprätta riktlinjer för upphandling. 

Enligt rekommendation bör riktlinjer fastställas som anger i vilken omfattning 

direktupphandling får ske och vem eller vilka som är behöriga att genomföra dessa 

upphandlingar. 23 

Enligt RA-FS 2004:2 får beställning eller motsvarande handling vid avrop mot 

ramavtal gallras i de fall värdet av det beställda är ringa. En liknande argumentation 

kan föras för dessa handlingar. Ett flertal avrop där det beställda har låga värden kan 

visserligen även här resultera i att värdet av avropen sammanlagt blir betydande. En 

begränsning är dock motiverad av samma skäl som för handlingar vid direktupphandling. 

Förslag 

Författningen omfattar handlingar som tillkommer vid upphandling enligt 

LOU, LUF, LUFS samt LOV. 

De tre upphandlingslagarna LOU, LUF och LUFS är mycket lika till struktur och 

innehåll. Lagarna, och direktiven de bygger på, följer varandra i stor utsträckning. 

LUFS skiljer sig något från de andra två lagarna i det hänseendet att upphandlingarna 

omgärdas av helt andra säkerhetsaspekter och behov av informationssäkerhet. 

Syftet med LUFS är att skapa förutsättningar för upphandling av materiel och 

tjänster som är av så känslig natur att upphandling enligt LOU och LUF inte lämpar 

sig. 24 Av denna anledning återfinns bestämmelser om informationssäkerhet och 

försörjningstrygghet i LUFS men inte i de andra två lagarna. Dessa skillnader torde 

dock inte innebära att det är omöjligt att omfatta alla lagarna inom ramarna för en 

föreskrift. En handling kan vara undantagen från allmän insyn genom sekretess men 

omfattas ändå av regler för arkivering och gallring. Sammantaget finns inget behov 

av separata författningar för varje enskild lag. Författningen omfattar handlingar som 

22 A a, s .9. 

23 Prop. 2009/10:180, s. 292. 

24 Prop. 2010/11:150, Upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, s. 1 och 129 f. 


17 (19) 




tillkommer vid upphandling enligt LOU, LUF, LUFS och LOV. Därmed omfattas 

handlingar som tillkommer vid upphandlingar där lagen om miljökrav vid upphandling 

av bilar och vissa kollektivtrafikstjänster, lagen om valfrihet hos Arbetsförmedlingen 

eller lagen om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare 

tillämpas. Handlingar som tillkommer vid överprövnings- och skadeståndsmål eller 

andra handlingar som tillkommit efter det att upphandlingen avslutats omfattas inte. 

Dessa handlingar kan följaktligen inte gallras eller återlämnas med stöd av föreskrifterna. 

Bevarande ska vara utgångspunkten vid utformningen av föreskrifterna. Till 

skillnad från RA-FS 2004:2 framhåller de nya föreskrifterna på ett tydligare 

sätt att handlingar ska bevaras. 

Författningens utformning bör vara sådan att gallring av handlingar endast tillåts 

under förutsättning att handlingen i fråga uttryckligen angivits i författningen. 

En uppräkning av handlingar som kan gallras eller återlämnas införs. Vidare 

föreslås att handlingarna undantas från gallring om de har eller kan antas få 

betydelse för forskning eller förståelsen av andra handlingar som bevaras. 

Det är främst ej antagna anbud och handlingar med direkt anknytning till dessa som 

avses. Ej antagna anbud omfattar alla typer av anbud som av någon anledning inte 

antagits och inkluderar bland annat för sent inkomna anbud och anbud som inte 

utvärderats då de inte uppfyllt kvalificeringskraven. Det rör sig alltså om sådana 

handlingar som inte har något större värde för bilden av den verksamhet som bedrivs 

och som är mindre viktiga för att tillgodose arkivlagens ändamål i det långsiktiga 

perspektivet. 

Handlingar som föreslås kunna gallras är: 

Ansökningar om att få lämna anbud med undantag av ansökningar 

tillhörande antagna anbud. Upphandlingsförordningen och upphandlingslagarna 

ställer krav på dokumentation. Kraven innefattar bland annat att 

anbudssökanden som inte godtagits dokumenteras i protokoll tillsammans med 

skälen till att de inte godtagits. Ansökningar tillhörande anbud som antagits ska 

givetvis bevaras. 

Begärda förtydliganden eller kompletteringar av ansökningar om att få 

lämna anbud som ej tillhör antagna anbud. Är direkt knutna till anbuden och 

det saknas därför skäl att bevara dessa separat. Gäller endast sådana handlingar 

som tillhör ej antagna anbud. 

Ej antagna anbud. 

Begärda förtydliganden eller kompletteringar av ej antagna anbud. 


18 (19) 




Intyg och bevis för kontroll av leverantör förutsatt att handlingarna ej avser 

leverantör till antagna anbud. Avser de handlingar som myndigheten kan 

använda sig av för att bedöma en leverantörs lämplighet och innefattar bland 

annat bevis på teknisk och ekonomisk kapacitet samt skatte- och registreringskontroller. 

Bilagor till ej antagna anbud. Innefattar alla former av bilagor och kan 

exempelvis vara av reklam, broschyrer och liknande information. 

Handlingar som tillkommer vid direktupphandling eller vid avrop från 

ramavtal om värdet av det upphandlade är lågt. 

För handlingar som tillkommer vid upphandling enligt LOV föreslås följande kunna 

gallras: 

Ej godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem, under förutsättning 

att ansökningarna och utvärdering av dessa dokumenteras. 

Begärda förtydliganden eller kompletteringar av ej godkända ansökningar 

om deltagande i valfrihetssystem. 

Intyg och bevis för kontroll av sökande avseende ej godkända ansökningar 

om deltagande i valfrihetssystem. 

Bilagor till ej godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem. 

Förslaget innebär dessutom att handlingar som har eller kan antas få betydelse för 

forskning eller förståelsen av andra handlingar som bevaras, undantas från gallring. 

Det kan vara svårt att definiera vad som är betydelsefullt för forskningen. Riksarkivets 

gallrings- & bevarandepolicy framhåller att vid bedömningen av vad som 

utgör material som är viktigt ur forskningssynpunkt ska hänsyn tas till olika faktorer. 

Dessa är bland annat vilken räckvidd informationen i handlingar har och därmed hur 

stort område, eller hur många individer eller objekt som påverkas av händelser och 

förhållanden som handlingarna dokumenterar. Av betydelse är också hur stora 

konsekvenser händelserna eller förhållandena kan anses ha för de berörda. 25 I detta 

sammanhang är det rimligt att dra gränsen vid upphandlingar som har stor samhällspåverkan 

eller berör ett större antal individer. Upphandlingar som medför större 

infrastrukturinvesteringar kan vara ett exempel. Eftersom grundtanken med författningen 

är att vissa handlingar ändå ska kunna gallras kan tolkningen av vad som 

är relevant för forskningen inte bli alltför vid. 

Rekommendationer för bilagor som utgörs av föremål införs i allmänna råd. 

Bilagor som utgörs av föremål täcks inte av begreppet handling. Rekommendationer 

för dessa förs därför in i ett allmänt råd. Enligt det allmänna rådet kan myndigheten 

25 Bevarandet av nutiden, s. 9. 


19 (19) 




förstöra eller återlämna bilagor som utgörs av föremål. Det rekommenderas dock att 

bilagorna beskrivs eller avbildas i dokumentation som bevaras. Andra bilagor som 

räknas som handlingar täcks in i 2 kap 1 § 6 samt 2 kap. 4 § 4 av vilka det framgår 

att bilagor till ej antagna anbud och ej godkända ansökningar om deltagande i 

valfrihetssystem får gallras. 

För de handlingar som får gallras införs en gallringsfrist på fyra år från den 

dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen 

skickades ut. Har handlingarna tillkommit genom användning av ramavtal får 

handlingarna gallras eller återlämnas tidigast fyra år efter att det att ramavtalet 

löpt ut. För handlingar som tillkommit vid upphandling som omfattas 

av lagen om valfrihetssystem ska fristen börja löpa när beslut fattats att inte 

godkänna den sökande som handlingarna avser. 

Skälen till gallringsfristen på fyra år har berörts ovan. Den täcker rättskipningens 

behov och medför att handlingar som exempelvis de ej antagna anbuden bevaras 

under den tid de kan ha ett värde för allmänhetens insyn. När det gäller lagen om 

valfrihetssystem skiljer sig förfarandet från de övriga lagarna genom att ansökningar 

om deltagande i valfrihetssystemet ska öppnas och bedömas så snart de inkommit till 

myndigheten. Uppfyller ansökningarna kraven i förfrågningsunderlaget ska de, 

enligt 8 kap. 1 och 2 §§, godkännas och underrättelse om beslutet snarast skickas till 

den sökande. Skadeståndstalan ska väckas inom ett år efter att den upphandlande 

myndigheten beslutat att inte godkänna sökanden. Eftersom flera sökande kan 

godkännas och det därmed inte finns någon enskild tidpunkt för beslut om godkännande, 

på motsvarande sätt som när ett anbud antas enligt de andra upphandlingslagarna, 

sätts fristen till tidpunkten för det beslut som rör den sökande 

som handlingarna avser.

22-2011-5859 PM.pdf - Riksarkivet

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?