7 Diagram för olika situationer - Pagina

7
Diagram för olika situationer
Med hjälp av diagram kan du ta fram trender och prognoser för givna
data. Dina diagram ger dig en visuell möjlighet att visa upp dina siffror.
En av de största fördelarna med diagram är att det är så mycket enklare
att visa data visuellt. Det är lättare för andra att se vad siffrorna säger.
Det blir också lättare att upptäcka trender.
Själva bilden av de data som du presenterar, d.v.s. diagrammet är ofta
långt mer intressant att titta på och lättare att förstå än siffrorna i sig.
Riktlinjer för diagram
Diagrammet ska vara självförklarande
Försök att endast ha en huvudpoäng per diagram
Det är dina data som avgör om du ska välja linje-, punkt- eller
stapeldiagram
Nu är det enklare att skapa snygga diagram
Nu är det inte lika svårt längre att skapa snygga och proffsiga diagram
och du kan enkelt lägga till olika specialeffekter, till exempel 3D, genomskinlighet
eller bara en skuggning.
När du har skapat diagrammet använder du flikarna i gruppen Diagramverktyg
för att ändra och formatera diagrammet.

124
Snabba diagram
EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK
På flikarna Design, Layout och Format gör du
redigeringar
Ibland behöver du kunna ta fram ett diagram snabbt, kanske inför ett
möte. Vi börjar därför med snabba enkla genvägar för hur du tar fram
ett diagram. Samtidigt ska det givetvis också se snyggt ut.
Transponering – så här vänder du på dina data
Innan du kan skapa diagram på dina data kan du behöva ordna siffrorna.
Om du har fått in en lista med data från ett annat system in i Excel och
dina data har kommit in på fel håll kan du behöva vända på listan. Du
kan behöva Transponera din lista.
Genom att transponera omvandlar du kolumner med kopierade data
till rader eller vice versa. Innan vi skapar ett diagram i följande övning
börjar vi med att transponera listan.
Övning – Skapa ett diagram
* Öppna övningsfilen ”Snabba diagram”.
I kalkylen ser du en lista som visar budget och utfall över ett antal perioder.
I exemplet under ska vi vända på listan. Vi börjar därför med
att transponera listan.
* Markera A1–A3.
Använd sedan kortkommandon för att markera upp listan.

DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 125
* Tryck ner SKIFT + CTRL + högerpil för att markera listan.
* Välj sedan att kopiera listan genom att trycka ner
CTRL + C.
* Klicka i cell A5. Klicka på fliken Start och klicka på pilen under
knappen Klistra in.
* Välj Transponera under Klistra in i listan för att få in listan på
andra hållet i kalkylen. Tryck sedan på ESC för att avsluta
kopieringen.
Du ska nu ta fram ett diagram som visar trenderna.
* Markera A5–C5.
* Tryck ner SKIFT + CTRL + Nedåtpil för att markera listan.
I Excel finns det genvägar till allt Det finns också ett kortkommando
för att göra ett diagram.
* För att snabbt ta fram ett diagram trycker du på hjälptangenten
F11.
Genom att trycka på F11 får du ett standarddiagram och du kommer
till Designfliken där du kan byta till den diagramtyp du vill ha.
* På fliken Design klickar du på knappen Ändra diagramtyp. I
Dialogrutan väljer du att markera Linje och klickar på OK.
Linjediagram är speciellt lämpliga när man vill visa förändringar över
tiden som i det här fallet över perioder.
* Klicka på nedåtpilen vid gruppen Diagramformat för att fälla
ner de olika diagramformat du har att välja på.
* Välj att klicka på Format 42.
* I gruppen Snabblayout intill väljer du Layout 4.
I gruppen Snabblayout får du enkelt en formatering av ditt diagram.
Du har flera olika formateringar att välja på.

126
EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK
Tänk också på att fliken Design bara är tillgänglig när ett diagram är
markerat.
* Stäng utan att spara.
Kombidiagram
Ett diagram över budget och utfall
Ett kombidiagram är ett diagram som kombinerar två eller flera diagramtyper
i ett enda diagram. Ett kombidiagram för ihop två olika
diagram och visar dem tillsammans.
Ett kombidiagram ger dig möjlighet att jämföra olika typer av data i ett
och samma diagram.
Sekundär axel i ett diagram
När du har stora och små eller mycket avvikande värden, det kan till
exempel vara både procent och summeringar, behöver du infoga en
sekundär axel i diagrammet för att det minsta värdet ska få en chans
att synas.
Så fort du kombinerar diagram med olika värdeserier så är det alltid
det största och det minsta värdet som styr värdeaxeln. Då finns det
skäl att skapa ett kombidiagram med en sekundär axel.

DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 127
Övning – Skapa ett kombidiagram
* Starta Excel och öppna ”Dataunderlag”.
I kalkylen har du både en summering av kronor och en procentuell
fördelning. Du ska placera de olika värdena på varsin egen axel.
* Markera cellerna A1–E5 och ned CTRL och fortsätt att markera
cellerna G1–G5.
Genom att hålla ned CTRL-tangenten kan du göra en splittrad markering,
vilket innebär att du markerar data som ligger i olika områden av
en kalkyl.
* Tryck på F11-tangenten för att skapa ett stapel-diagram.
* Klicka på fliken Design och börja med att klicka på knappen
Växla rad/kolumn.
* Se till att diagrammet är markerat och klicka på fliken Layout.
* I listan Diagramelement väljer du Serie ”Proc fördelning”
* Klicka på fliken Design och välj att ändra diagramtyp för Serie
”Proc fördelning”.
* Klicka på knappen Ändra diagramtyp och välj ett linjediagram.
Klicka på OK.
* Klicka på nytt på fliken Layout.

128
EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK
* I listan Diagramelement väljer du Serie ”Proc fördelning”.
* Klicka på Formatera markering. I dialogrutan som öppnar sig
väljer du att bocka för Sekundäraxel.
* Klicka på Stäng.
* Klicka på fliken Design. Välj ett diagramformat som du tycker
passar och gör övriga formateringar på fliken Design.
* Klicka på fliken Layout.
På fliken Layout gör du alla formateringar som till exempel dataetiketter,
axlar, stödlinjer och rubriker till diagrammet.
* Genom att välja ett område i listan Diagramelement kan du
sedan göra olika formateringar på det valda området.
* Du klickar på Formatera markering strax under och gör dina
olika val.
* Klicka på fliken Arkiv och välj Spara som. I fältet för Filnamn
skriver du ”Kombidiagram”.

DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 129
Ett kombidiagram med två värdeaxlar
Miniatyrdiagram som visar trender
Miniatyrdiagram är ett perfekt verktyg för att snabbt och enkelt visualisera
trender i dina data.
Miniatyrdiagram är små diagram som ligger direkt i cellen och som
ger en snabb och visuell bild av dina data. Du använder miniatyrdiagram
när du vill visa trender i en rad värden eller när du vill framhäva
högsta och lägsta värden.
Övning – Miniatyrdiagram
* Öppna övningsfilen ”Miniatyrdiagram”.

130
EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK
* Klicka i cell F2. Klicka på fliken Infoga och klicka på Linje i
gruppen Miniatyrdiagram.
* Klicka i fältet för Dataområde och markera B2:E2.
* Klicka på OK för att avsluta dialogrutan. Kopiera formeln till
de underliggande cellerna F3 och F4.
Miniatyrdiagram ger snabb trendinformation
När du har valt ett Miniatyrdiagram kommer du automatisk till fliken
Design. Prova att testa även de andra miniatyrdiagrammen.
* Klicka i cell F2. Se till att du befinner dig på fliken Design
och klicka på Kolumn i gruppen Typ.

DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 131
Du byter enkelt miniatyrdiagram på fliken Layout
* Stäng utan att spara.
Animerade diagram i PowerPoint
Istället för att göra en sammanställning i Excel kan du länka informationen
till ett annat program och göra din sammanställning där, till
exempel PowerPoint eller Word.
Detta gör du enklast genom att kopiera informationen i Excel och
sedan klistra in den i det andra programmet. När du klistrar in informationen
i programmet gör du det genom kommandot Klistra in special.
Här bestämmer du också om informationen ska länkas.
Övning – Animera diagram i Powerpoint
När du ska hålla en presentation över dina siffror och visa upp dina
diagram, är det mycket effektfullt att kunna animera diagrammet.
Det finns också en praktisk sida. Du kan låta serie för serie animeras
fram och på det viset ha kontroll över var dina åhörare har sitt fokus.
* Öppna övningsfilen ”Dataunderlag”.
* Markera A1–E5 och tryck på F11-tangenten för att skapa ett
stapeldiagram på en egen bladflik.
* Klicka på diagramområdet för att markera diagrammet och
välja att kopiera diagrammet (CTRL + C).
* Starta PowerPoint.

132
EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK
* Se till att du befinner dig på fliken Start i PowerPoint och
klicka sedan på nedåtpilen under knappen Ny bild.
* Välj innehållslayouten Endast rubrik på andra raden.
* Klicka på knappen Klistra in (CTRL + V) för att klistra in diagrammet
i PowerPoint.
* Justera vid behov diagrammets storlek något genom att
klicka och dra i handtagen.
* Markera diagrammet och klicka sedan på fliken Animeringar.
I gruppen Animeringar på fliken Animeringar räcker det att du markerar
en animering för att du ska kunna se ett resultat av animeringen
direkt på diagrammet.
* Klicka på alternativet Svep.
Animeringen Svep har den fördelen att den har en mjuk animering
som lätt smälter in utan att vara påträngande.
* Du klickar på knappen Effektalternativ för att välja riktning
på den animering du har valt. Välj att klicka på alternativet
Från nederkant.

DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 133
* Klicka på Rutan Animering för att ta fram Animeringsfönstret
till höger.
* Gå till Animeringsfönstret och klicka på nedåtpilen intill den
animering du precis har skapat och välj Effektalternativ i listan.
* Klicka på fliken Diagramanimering i dialogrutan för Svep.
* Klicka på nedåtpilen i listan Gruppera Schema och välj Efter
serier. Klicka på OK.
* Klicka på knappen Bildspel längst ner till höger i programfönstret
för att titta på det animerade diagrammet.
* Du kan använda piltangenterna eller blanksteg för att klicka
dig igenom bildspelet.
* Stäng PowerPoint utan att spara när du är klar.
* Stäng också Excel utan att spara.
Du kan också välja om du vill klistra in diagrammet länkat eller som
en bild. Du länkar information mellan PowerPoint och Excel om du

134
EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK
vill kunna fortsätta arbeta med siffror i Excel för att sedan kunna uppdatera
data i PowerPoint. De diagrameffekter vi har gjort i övningen
kan du bara göra om du klistrar in diagrammet i PowerPoint som ett
diagramobjekt, vilket kan vara bra att känna till.
Skapa ett Gantt-schema i Excel
Diagram kan användas till mycket. Ett Gantt-schema är perfekt när du
ska hålla ordning på mindre projekt. Även om Excel inte innehåller
något Gantt-schema kan du snabbt och enkelt simulera ett Ganttschema
genom att anpassa typen av staplat liggande diagram så att det
visar aktiviteter och dess varaktighet.
Övning – Skapa ett Gantt-schema
* Öppna Excel och starta med ett nytt tomt kalkylblad.
* Skriv in rubriker och värden enligt bilden.