Inspektionsrapport, pdf - Riksarkivet

Inspektionsrapport
Tillsynsavdelningen 2010-10-14 Dnr RA 233-2010/4186
E Berndtsson
I Fallenius
Inspektion av hanteringen av allmänna handlingar hos Vattenfall AB
Vattenfall AB inspekterades av Riksarkivet den 7 oktober 2010. Inspektionen ingår i
Riksarkivets projekt Inspektioner hos bolag som förvarar allmänna handlingar,
dnr RA 20-2010/1231. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hantering av allmänna
handlingar hos bolaget enligt lagen (1994:1383) och förordningen (1994:1495) om
överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring.
Närvarande vid inspektionen:
Från Vattenfall AB
Chefsarkivarie vid Centralarkivet i Råcksta, Vattenfall Business Services
Nordic AB
Från Riksarkivet
Ewa Berndtsson, 1:e arkivarie
Ian Fallenius, 1:e arkivarie
FÖRELÄGGANDEN
Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder för allmänna handlingar tillhörande Statens
Vattenfallsverks arkiv ska vidtagas av Vattenfall AB och senast den 31 mars 2011
redovisas skriftligt till Riksarkivet.
- Upprätta en arkivbeskrivning enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 (ändr.
1997:4), 6 kap. 1-2 §§ för den del av Statens Vattenfallsverks arkiv som förvaras hos
Vattenfall AB.
Vattenfall AB ska se till att planerade arkivlokaler i Näsåker uppfyller Riksarkivets
tekniska krav enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1994:6 (ändr. 1997:3). För hantering
av arkivlokalärenden ska kraven i 5 kap. samma föreskrift beaktas.
INSPEKTIONEN
1. Ansvar och organisation
Affärsverket Statens Vattenfallsverk ombildades 1992 till ett aktiebolag Vattenfall AB
(organisationsnummer 556036-2138).
Av de 15 bolag som enligt förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna
handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring får förvara handlingar som härrör
från Statens Vattenfallsverk, så är det bara två (Fortum Distribution AB och Svenska
Kraftnät Gasturbiner AB) som inte ingår i Vattenfallkoncernen. Ringhals AB är
majoritetsägt av Vattenfall AB. Ett antal av bolagsnamnen stämmer inte längre: Bråviken
Energi AB, Vattenfall Bohus-Dal AB, Vattenfall Mellansverige Energi AB, Vattenfall
Mellersta Norrland Energi AB och Vattenfall Norrbotten Energi AB har alla gått upp i
Vattenfall Eldistribution AB; Vattenfall Support AB har ombildats till Vattenfall Business
1(4)

Tillsynsavdelningen 2010-10-14 Dnr RA 233-2010/4186
E Berndtsson
I Fallenius
Services Nordic AB (VBSN), och Vattenfall Data AB samt Vattenfall Fastigheter AB gått
upp i VBSN IT respektive VBSN Real Estate, medan Vattenfall Bränsle AB har bytt namn
till Vattenfall Nuclear Fuel AB.
Vid inspektionen konstaterades att förändringar i bolagsbildningen inte har meddelats
Kulturdepartementet varför namnen i bilagan till förordningen (1994:1495) inte är korrekt
angivna.
Ekonomichefen i moderbolaget Vattenfall AB är enligt uppgift ekonomiskt ansvarig för
förvaltningen av Statens Vattenfallsverks arkiv. Vattenfall Business Services Nordic AB,
på uppdrag av Vattenfall AB, ansvarar för Statens Vattenfallsverks arkivbestånd.
Undantaget från detta är att Ringhals AB förvarar allmänna handlingar inom sin egen
anläggning. Praktiskt ansvar avseende förvaltningen av arkiven har chefsarkivarien vid
bolagets centralarkiv i Råcksta.
Inom Centralarkivet hanteras allmänna handlingar från Statens Vattenfallsverk enligt
Riksarkivets föreskrifter. Däremot bedömer chefsarkivarien att kunskap om
arkivregelverket ute i verksamheten är låg.
2. Arkivbildning
Vattenfall AB förvarar delar av Statens Vattenfallsverks arkiv för åren 1909-1991.
Arkivbildningsprocessen är avslutad 1991 och inga nya handlingar eller uppgifter förs in.
De centralt förvarade bestånden består i dag av tre delar;
- Personalsektionens handlingar (c:a 365 hyllmeter),
- Ritningsarkiv (c:a 3,5 miljoner ritningsobjekt) och
- Bild-, ljud- och filmarkivet (c:a 1,5 miljoner objekt).
Lokalkontorens ritningar har betraktats som kopior av centralt förvarade exemplar. I
brytningen 1980/90-tal fallerade dock rutinerna i ritningsarkivet och man började arkivera
ritningar lokalt utan att alltid skicka in ett exemplar till Centralarkivet. Även om helheten
finns centralt kan det alltså finnas en del original även lokalt. Det ska i princip inte vara
några gränsdragningsproblem gentemot bolagens ritningar, även om det lokalt kan ha hänt
att man gjort noteringar på ritningar även efter 1991.
Bild-, ljud- och filmarkivet tillkom när man på 1990-talet samlade in ljud och bild från hela
organisationen; samlingen bryter alltså arkivbildarens interna proveniens. Kopior av
centrala original har sänts ut till lokalkontor. Dessa har sedan återförts till centrala arkivet
vilket har medfört viss dubbelregistrering av främst bildobjekt i samband med
digitaliseringen av samlingarna.
I anslutning till centralarkivet förvaras även arkiven efter avdelningarna för konstruktion
och byggande respektive juridik, vilka även dessa behövs fortsatt i verksamheten. Juridiska
avdelningens arkiv levererades till Centralarkivet för ett halvår sedan och är ännu inte
förtecknat. Arkivet är ordnat främst efter älvsträckningar och vattenkraftstationer efter
dessa älvar. Handlingarna består till stor del av kopior av domar i vattenrättsmål vars
original finns arkiverade inom rättsväsendet. Utöver detta finns koncept till utgående brev
samt inkomna brev från främst advokatbyråer och rättsväsendet. Dessa härrör från c:a 1917
och framåt.
2(4)

Tillsynsavdelningen 2010-10-14 Dnr RA 233-2010/4186
E Berndtsson
I Fallenius
I Centralarkivet finns vidare Vattenfall Power Consultants föregångares projekthandlingar
rörande kraftverksbyggen åtminstone sedan 1940-talet, som inte heller är ordnade och
förtecknade.
Hos Vattenfall Eldistribution finns det kvar markupplåtelsehandlingar ända tillbaka till
1910-talet. Dessa är sorterade efter kraftledningar, insorterade med övertagna kommunala
elverks, privata eldistributionsföreningars samt markupplåtelsehandlingar från tiden före
det bolagiserade Vattenfall. Här hänvisar Vattenfall till tolkningen att bestämmelserna i
jordabalken 4 kap. 20 § om överlämnande av handlingar tar över arkivlagen.
Inom koncernen hittas fortfarande oförtecknade arkiv efter uppköpta kommunala
kraftbolag. De flesta förefaller dock vara inkomna efter 1991. Stora mängder verifikationer
har gallrats ur dessa arkiv. Arbete pågår med att återföra arkiven till respektive
kommunarkiv.
Stora delar av Statens Vattenfallsverks arkiv för 1909-1991 förvaras hos Riksarkivet och
landsarkiven. Arkivet är ordnat och förtecknat efter olika arkivbildare.
3. Framställning och hantering av handlingar
Handlingar från den statliga myndigheten, Statens Vattenfallsverk, är i pappersform.
Inga databaser eller elektroniska informationssystem ska enligt uppgift finnas bland de
allmänna handlingarna. Från den statliga myndigheten härstammar även ritningsarkivet
samt bild-, ljud- och filmarkivet.
Handlingarna är avställda i arkivboxar och i aktmappar. En del handlingar förvaras
fortfarande i pärmar. Ritningar förvaras i ritningsskåp.
Bild-, ljud- och filmobjekten är i olika format, inklusive 16 mm-filmer och Betacamkassetter.
Det har enligt uppgift även funnits nitratfilm, från vilken innehållet någon gång
ska ha konverterats före gallring.
Det pågår ett digitaliseringsprojekt men det gick inte vid inspektionen att få uppgift om
vilka digitala format som objekten nu konverteras till. Ett externt företag är anlitat för att
digitalisera bildmaterialet och upprättar därvid även en databas över det.
4. Gallring
För Statens Vattenfallsverks arkiv gäller bl.a. den myndighetsspecifika gallringsföreskriften
RA-MS 2005:56 (ändr. 2006:65), vilken tillämpas vid ordnandet av oförtecknade bestånd.
Bland personalhandlingarna finns flera handlingstyper med 50 års frist. I princip ska inga
gallringsbara handlingar annars finnas kvar i de förvarade arkiven, men i vissa små bestånd
kan det även finnas handlingar med 20 års gallringsfrist.
De s.k. byggarkiven är uttryckligen undantagna från tillämpning av RA-MS 2005:56. För
byggarkiven gäller totalbevarande även av verifikationer, packsedlar o.s.v. Detta blir stora
mängder handlingar, men undantaget är tillkommet på Vattenfalls AB:s eget önskemål.
I RA-MS 1991:14 (ändr. 2006:64) har Riksarkivet medgivit viss gallring i ritningsarkivet
som Vattenfall AB dock inte verkställt för att inte förlora hänvisningsinformation.
I Riksarkivets register över föreskrifter och beslut är även de följande angivna som giltiga:
beslut nr. 1986:92, 1988:84 och 1990:33; RA-MS 1993:36, 2004:77 och 2009:45.
3(4)

Tillsynsavdelningen 2010-10-14 Dnr RA 233-2010/4186
E Berndtsson
I Fallenius
5. Arkivredovisning
Arkivbeskrivningar finns inte till alla delarkiv. En större brist är dock att det inte, varken
hos Vattenfall AB eller hos Riksarkivet, finns någon övergripande arkivbeskrivning eller
introduktion till Statens Vattenfallsverks arkivbildning i dess helhet.
Till personalakterna och ritningsarkivet finns förteckningar på papper; avseende de senare
en kronologisk förteckning som inte följer allmänna arkivschemat. De strödda bestånd som
kompletteras i Näsåker förtecknas i förteckningssystemet Klara.
6. Arkivlokaler
Vattenfall AB använder flera arkivlokaler som tillhört myndigheten Statens Vattenfallsverk
i Råcksta.
Fram till och med december 2012 ska alla arkivhandlingar internlevereras till en depå i
Näsåker, Sollefteå kommun, där man bygger om befintliga lokaler till arkivlokaler. På sikt
planeras att Näsåker blir ett centralarkiv för hela Vattenfalls verksamhet i Sverige och
ersätter Centralarkivet i Råcksta.
7. Övriga frågor
Vattenfall AB har 2009, i samband med kartläggningsprojektet Allmänna handlingar hos
bolag, dnr RA 20-2008/579, skriftligt meddelat Riksarkivet att leveranser till Riksarkivet är
en pågående process. Processen har kulminerat men kommer att fortgå med lägre intensitet
i framtiden.Vattenfall AB har avsikt att leverera allmänna handlingar från den statliga
myndigheten när dessa inte längre efterfrågas inom verksamheten. Handlingarna skickas
dock först till en depå i Näsåker för att ordnas och förtecknas.
Både personalakterna och ritningsarkivet anser Vattenfall AB att man behöver ha tillgång
till under överskådlig tid.
Stockholm den 14 oktober 2010
Ewa Berndtsson Ian Fallenius
1:e arkivarie 1:e arkivarie
4(4)