Staffan Carenholm PPT upphandla bygg- och ... - IDG.se

Så lyckas du med 

upphandling av 

arkitektttjänster 

Staffan Carenholm 

Staffan Carenholm AB staffan.carenholm.@telia.com 

070-5916704 www.staffancarenholm.se

Handledningen 

Partsgemensamt utarbetad i stort 

samförstånd 

Lyfter fram det specifika när det gäller köp av 

arkitekt- och teknikkonsulttjänster. 

Ger vägledning och stöd. 

Ger råd och lämnar förslag, tar ställning där 

det behövs

Idéer och lösningar 

Lösningen på uppgiften formas i uppdraget, inte i 

anbudet. 

Det är därför aldrig möjligt att i detalj kvantifiera eller 

specificera tjänsten förrän den är utförd. 

Man köper på förväntan. 

I upphandlingen gäller det att kunna bedöma 

leverantörens förmåga att kunna tillhandahålla de idéer 

och lösningar som totalt sett beräknas ge det bästa 

resultatet i projektet.

Fyra steg 

1. Beskriva uppgiften och kraven på den som ska 

utföra den. 

2. Begränsa kravställandet till vad som är direkt 

relevant för uppgiften så att kretsen av 

anbudssökande inte blir ohanterligt stor. 

3. Värdera vad anbudsgivarnas förmåga, kompetens 

och erfarenhet betyder för att lösa uppgiften. 

4. Förstå vad stundens upphandlingskostnad betyder 

i det längre perspektivet och vilka faktorer som 

ytterst är kostnadsdrivande

Tänk på att.. 

Objektets livslängd och livslängdskostnad är det 

centrala, inte den momentana konsultkostnaden. 

Objektets kostnad låses till väsentlig del i projekteringsskedet. 

Genom rätt använd konsultinsats påverkas 

kostnader bäst både i utförande och i förvaltning. 

Kostnaden för projektering utgör erfarenhetsmässigt 

oftast en mycket liten del, en till ett par procent, av 

objektets totalkostnad.

Ha också i minnet 

Att man köper på bedömning och förväntan. Kraven på 

en konsultupphandling är oftast målformulerade. 

Att kriterier för bedömning av anbud därmed måste ta 

hänsyn till kompetens, erfarenhet, bedömd förmåga att 

lösa uppgiften samt andra kvalitetsvariabler. 

Att utvärdering av anbud är inte en strikt kalkyl, utan en 

sammanvägd bedömning av en rad tilldelningskriterier. 

Att det är viktigt att formulera kriterierna på ett sådant sätt 

att manöverutrymmet i anbudsprövningen inte blir alltför 

kringskuret.

Det här ska jag prata om 

•Direktupphandling 

•Ramavtal 

•Utvärderingsmodeller 

•Referenstagning 

•Pris och kvalitet 

•Lite att tänka på

Direktupphandling 

Checklista vid direktupphandling: 

•Finns ramavtal? Återkommande behov? 

•Bedömning av värdet av det som ska upphandlas, 

finns fastställda riktlinjer för upphandling? 

•Kan upphandling göras direkt av den som, enligt 

gällande rutiner, identifierat behovet? 

•Bör upphandlingen göras i samråd med 

upphandlingsavdelning? Ska flera frågas? Kan det 

räcka med enklare prisförfrågningar?


Direktupphandling kontra ramavtal 

• Är ramavtalet exklusivt eller ges förbehåll för rätten 

att kunna direktupphandla vid sidan av ramavtalet? 

• Ska stort och smått kunna blandas på ramavtalet 

eller ska upphandlingar inom ett visst värdeintervall 

omfattas av ramavtalet? Hur ska i så fall en övre 

och undre gräns fastställas? 

• Det kan vara klokt att ha ett visst manöverutrymme 

för direktupphandling vid sidan av ramavtalet. Viktigt 

med klargörande och riktlinjer.


Avtalsvärde och upphandlande myndighet 

•Vid beräkning av avtalsvärdet måste man räkna in 

direktupphandlingar av samma slag som myndigheten 

har genomfört eller kommer att genomföra under 

räkenskapsåret. 

•Inom en och samma juridiska person (exempelvis 

kommunen) kan finnas flera upphandlande 

myndigheter. Den enhet som själv (exempelvis 

fastighetskontoret) svarar för en upphandling och fattar 

beslut i upphandlingen oberoende av någon annan del 

av kommunen bör betraktas som självständig 

upphandlande myndighet


Begreppet ”av samma slag” 

• Begreppet är omdiskuterat. Vägledning om vad som 

utgör en upphandling ”av samma slag” saknas 

• Begreppet tolkas ofta för snävt (Exempel: arkitekttjänster 

är inte bara bananer, utan allt man kan 

tänkas fylla fruktkorgen med, jmf Kammarkollegiet) 

• Beräkning av värdet av ett kontrakt 

(LOU 15 kap 3a §) - myndigheten ska beakta 

värdet av direktupphandlingar av samma slag under 

räkenskapsåret 

• En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå 

bestämmelserna i LOU


Arkitekt- och teknikkonsulttjänster sällan ”av 

samma slag” 

• Direktupphandling av arkitekt- och 

teknikkonsulttjänster avser normalt skilda tjänster 

för sinsemellan olika projekt. 

• Tjänsterna avser ständigt olika projekt, vilket i sig 

konstituerar en skillnad i fråga om krav, 

förutsättningar och tjänsteinnehåll. 

• När myndigheten köper dessa tjänster gör man det 

för vitt skilda projekt som kräver olika slags 

erfarenheter, inriktning och kompetenser hos 

leverantörerna


Exemplet arkitekttjänster: 

• Kan avse planering, byggnader, anläggningar, 

landskap och inredning. 

• Kan avse program- eller utredningsarbete, förstudier 

samt olika sorters handlingar under projekteringens 

olika faser. 

• Tjänster i dessa olika skeden har olika 

kunskapsinnehåll och kan inte beskrivas som 

tjänster ”av samma slag.”


• Inte heller kan arkitekttjänster avseende bostäder, 

vård- och omsorgsbyggnader, kontor, skolor, idrotts- 

och fritidsanläggningar sägas vara av samma slag 

eftersom arbete med olika typer av projekt kräver 

skilda kompetenser och kunskaper. 

• Vad som ovan sagts gäller också för teknikkonsulttjänster. 

Teknikkonsulter har sinsemellan 

skilda utbildningar och kompetenser, exempelvis 

gällande konstruktion, el, vvs, energi och miljö


Sammanfattning: 

• Tjänster ”av samma slag” inom området får 

beskrivas som repetitiva tjänster med likadant 

tjänsteinnehåll avseende likadana projekt. 

• Sådana arkitekt- och teknikkonsulttjänster är 

sparsamt förekommande. Med tanke på arkitekt- 

och teknikkonsulttjänsternas natur är det 

förhållandevis få tjänster som kan sägas vara ”av 

samma slag.”


Kritik och framtiden 

• Kritik mot för lågt satt fast beloppsgräns för 

direktupphandling (SKL, Byggherrarna, STD, 

Sveriges Arkitekter, Konkurrensverket) 

• Kostnaderna för att delta i upphandlingar har ökat. 

Lågt satt gräns för direktupphandling och den stora 

förekomsten av ramavtal missgynnar mindre 

företag. 

• Sverige avviker från de nordiska grannländerna. 

Gränserna är i Danmark 500 000 DKR, i Norge 500 

000 NOK och i Finland 30 000 €.

Ramavtal 

(med flera leverantörer) 

Ramavtal – omfattning? 

• Ramavtal har fått en omfattning som få kunnat förutse. 

För stor omfattning enligt vår mening. 

• SKL bedömer att ramavtalen uppgår till 60-70 procent 

av kommunernas och landstingens upphandlingar 

• Sannolikt ligger också 60-70 procent av 

upphandlingen av arkitekt- och teknikkonsulttjänster 

under ramavtal. Tillförlitlig statistik saknas dock. 

• Det är uppenbart att det frekventa nyttjandet av 

ramavtal har gynnat större leverantörer på mindre 

leverantörers bekostnad – myndigheter 

köper ”trygghet”.

Ramavtal 

Ramavtal – för tjänster av mindre värde 

• Ramavtalsupphandling av arkitekt- och teknikkonsulttjänster 

bör begränsas till tjänster av mindre 

värde. Vid upphandling av tjänster av större värde, 

även om de är återkommande, bör annat tillgängligt 

upphandlingsförfarande än ramavtal användas. 

• Utgångspunkten för ramavtal är att skaffa sig en 

beredskap för att under ramavtalstiden kunna 

hantera mindre uppdrag gällande underhåll, om- 

och tillbyggnad samt andra mindre uppgifter där viss 

konsultinsats erfordras.

Ramavtal 

Vad vill man uppnå? 

Att, genom ramavtalet, ha tillgång till ett urval av 

leverantörer som har förmåga, kompetens och 

erfarenhet av olika slags uppgifter som ska 

upphandlas inom ramavtalet (bredd och beredskap). 

Att, i varje situation, kunna välja den leverantör som 

kan antas ha bäst förmåga att lösa den aktuella 

uppgiften (lämplighet). 

Att, i övrigt, förebygga begränsande inlåsningar eller 

onödig resursåtgång när uppdrag läggs ut inom 

ramavtalet (effektivitet och smidighet).

Ramavtal 

Om inte alla villkor är angivna? 

•När ramavtalet avser tjänster som inte i förväg exakt kan 

preciseras blir det också svårt, och oftast i praktiken 

omöjligt, att i själva ramavtalsupphandlingen precisera 

alla kontraktsvillkor. 

•Man vet vid ramavtalsupphandlingen inte exakt vilka 

uppdrag som kommer att aktualiseras och vilka krav som 

kommer att ställas på den arkitekt eller teknikkonsult som 

ska utföra uppdraget. 

•Om inte alla villkor är angivna redan i ramavtalet ska 

förnyad konkurrensutsättning ske. Samtidigt vill såväl 

upphandlande myndighet som leverantörer undvika 

förnyad konkurrensutsättning.

Ramavtal 

Om inte alla villkor är angivna? 

• Begreppet ”alla villkor” tar fasta på villkoren vid mer 

standardiserad upphandling. 

• Vid upphandlingar av tjänster som kvalitativt formas när 

de väl utförs är det rimligt att utgå ifrån 

begreppet ”väsentliga villkor”. 

• Det går oftast inte att ange ”samtliga villkor” för uppdrag 

som inte är väl preciserade och för vilka man inte alltid i 

förväg vet hur kraven på utförande ska ställas. Om de 

basala kontraktsvillkoren är preciserade kan förnyad 

konkurrensutsättning undvikas.

Ramavtal 

Måste rangordning göras? 

• Tilldelning av kontrakt sker genom tillämpning av villkoren 

i ramavtalet. Kontrakt ska tilldelas den leverantör som har 

lämnat det bästa anbudet på grundval av de villkor som 

angetts i ramavtalet (LOU 5 kap 6 §). 

• Innebär det alltid krav på rangordning och att högst 

rangordnad leverantör alltid ska tillfrågad först? Nej, 

kravet på strikt rangordning är en svensk tolkning, utan 

stöd i EG-rätten. 

• Det ”krävs att ramavtalet innehåller villkor i form av 

rangordning eller annan fördelningsnyckel som säkrar att 

tilldelningen sker på ett objektivt sätt.” 

Upphandlingsutredningen

Ramavtal 

Fördelningsnyckel - en möjlighet 

• Det exakta behovet av kompetens vid avropstillfället 

kan inte alltid avgöras då ramavtalsupphandlingen 

sker. Kompetensförändringar hos leverantörerna kan 

också ha skett. 

• Svårigheten att beskriva kommande uppdrag ökar 

risken för accept av anbud som i efterhand inte visar 

sig vara så förmånliga som antogs vid 

upphandlingstillfället. 

• Genom att använda sig av principen att det slutliga 

valet av leverantör ska avgöras vid avropstillfället mot 

bakgrund av vilken sorts kompetens som behövs, kan 

man undvika att för uppgiften fel leverantör anlitas.

Ramavtal 

Fördelningsnyckel – en möjlighet 

• En i förväg fastställd fördelningsnyckel ökar den 

upphandlande myndighetens möjlighet ”att göra rätt 

val” i varje upphandling. 

• Fördelningsnyckel kan konstrueras på olika sätt, men 

en vanlig modell är en procentuell fördelning där 

upphandlande leverantörer tillförsäkras viss volym 

enligt en fallande skala, där leverantör med bästa 

anbud garanteras störst volym. 

• Modellen med fördelningsnyckel garanterar alla 

upphandlade leverantörer viss volym. 

Ramavtalsupphandlingar bör ge upphandlade 

leverantörer en reell möjlighet till tilldelning.

Ramavtal 

Hur intressant är timpriset? 

• Risk för att offererat timpris uppfattas som det enda 

riktigt mätbara tilldelningskriteriet. 

• Om timpris används som enda eller huvudsakligt 

tilldelningskriterium bortser man i praktiken från att 

värdet av tjänsten bestäms av kompetensen hos 

leverantörens team eller enskilda konsulter. 

• Även vid ramavtalsupphandling måste utrymme ges 

för bedömningar och subjektiva värderingar inom de 

ramar LOU ger om val av ekonomiskt mest 

fördelaktiga anbud.

Utvärderingsmodeller 

Förfrågningsunderlaget 

• Upprätta förfrågningsunderlaget med hjälp av AMA 

AF Konsult 10. Det är viktigt med genomarbetade 

förfrågningsunderlag, strukturerade och uppställda 

på ett sätt som utgör branschnorm. 

• Respektera ABK 09, särskilt utarbetat för köp av 

arkitekt- och teknikkonsulttjänster. Gör inte 

generella avsteg, bara sådana som är nödvändigt 

projektspecifika. 

• Överväg noga vilken vikt olika tilldelningskriterier 

ska ha och hur de sinsemellan ska samspela.


Vad är relevanta tilldelningskriterier? 

• Den goda lösningen, den ”rätta lösningen” eller den 

sammantaget bästa lösningen får man aldrig fram 

genom att enbart bedöma anbudsgivarens formella 

kapacitet för uppgiften i kombination med någon 

slags prisbedömning. 

• Att enbart låta priset avgöra bland dem som klarat 

kvalificeringskraven är att bortse från detta. 

• Att värdera anbudsgivarens förmåga att hantera 

uppgiften är ett centralt element i all upphandling av 

arkitekt- och teknikkonsulttjänster.


Det som ska bedömas är oftast förmågan att 

(exempel) 

• Föreslå rätt angreppssätt 

• Förstå krav och önskemål på funktion 

• Utarbeta en estetisk tilltalande lösning 

• Bedöma kostnader och lämna underlag för 

kalkylering 

• Föreslå lösningar för energieffektivitet och 

minimering av miljöpåverkan


Bedömning av anbudsgivarens förmåga 

• Det är alltid en fråga om att värdera den 

projektansvarigas, övriga nyckelpersoners och 

projektgruppens kvalifikationer och lämplighet för 

uppgiften. Gäller oavsett uppgiftens storlek och 

komplexitet. 

• Allt som har och göra med individers kapacitet och 

förmåga kan beskrivas som mjuka parametrar. 

Dessa bör regelmässigt tillmätas större betydelse 

än priset vid upphandling av arkitekt- och 

teknikkonsulttjänster.


Kvalitet och pris 

• Priset som tilldelningskriterium har olika stor 

betydelse i olika upphandlingar. Ju mer 

standardiserat föremålet för upphandlingen är desto 

större betydelse har normalt priset. Är uppgiften mer 

komplex läggs normalt den största vikten vid de 

mjuka parametrarna. 

• När tilldelningskriterier och utvärderingsmodell 

bestäms är det viktigt att upphandlaren har klart för 

sig hur anbudens spridning kvalitets- respektive 

prismässigt kan påverka utfallet.



• En av upphandlarens viktigaste uppgifter är att 

skapa förtroende och respekt för den egna 

värderingen av anbuden. Den upphandlande 

myndigheten måste därför noga överväga hur de 

mjuka parametrarna ska kunna värderas innan 

förfrågningsunderlaget fastställs. 

• Som regel kan det vara svårare att skilja 

anbudsgivare åt med avseende på kriterier som 

erfarenhet, kompetens, referenser och liknande 

kvalitetskriterier än med avseende på priset.



• Skillnaderna mellan offererade priser är normalt 

större än de kvalitetsmässiga skillnaderna mellan 

leverantörernas anbud. 

• Om kvalitetsparametrarna värderas högre än priset, 

säg 60-40 eller 70-30, kan priset ändå till slut bli helt 

utslagsgivande beroende på oväntat stor 

prisspridning.



• Vill man att kvalitet till slut ska väga mer än pris 

måste man lägga stor omsorg på att utforma skalor 

och spännvidd i poängsättning så att eftersträvat 

resultat uppnås. 

• Ett sätt kan vara att testa utvärderingsmodellen mot 

fiktiva anbud där kvalitetsspridning är mindre än 

prisspridningen. Om priseffekten då visar sig 

omkullkasta det utfall i avvägningen mellan kvalitet 

och pris man önskar sig bör modellen sannolikt 

konstrueras om.



• Är föremålet för upphandlingen väl preciserat och 

beskrivet minskar risken för oväntat stor och 

svårhanterlig prisspridning. Får man en 

prisspridning på 1:3 eller 1:4 innebär det sannolikt 

att anbudsgivarna tolkat åtagandet olika. Då kan 

inte upphandlaren fullt ut jämföra och utvärdera 

anbuden. 

• Det ligger normalt inte i upphandlarens intresse att 

få alltför stor prisspridning i anbuden. Oväntat stor 

prisspridning kan bero på prisdumpning, 

missuppfattningar eller artighetsanbud. Inget av 

detta vill upphandlaren i normalfallet ha.



•Det finns olika sätt att säkerställa att man får 

rätt avvägning mellan kvalitet och pris. 

•Ett sätt är att, genom en förfrågan, ta reda på 

det genomsnittliga marknadspriset på en viss 

tjänst och därefter fastställa ett pris (exempelvis 

timpris) och därefter låta anbudsgivarna tävla 

med bäst offererad kvalitet för det i förväg 

fastställda priset.



Det finns också andra sätt att undvika ”fel utfall” i 

utvärderingsmodellen. Exempel: 

Anbud upp till 0,8 x medelanbudspris erhåller max 

poäng. Anbud över 1,5 x medelanbudspris får noll poäng. 

Däremellan erhålls poäng enligt en fallande skala. 

Medelanbudspris räknas ut av samtliga anbud (exklusive 

högsta och lägsta anbud i de fall de avviker från 

medelanbudspris mer än 50 % och under förutsättning 

av att det inkommit fler än tre anbud.

Modeller för pris- och 

Olika modeller: 

kvalitetsvärdering 

1. Strikt prövning mot de obligatoriska kraven. 

2. Fixerat pris och kvalitetskonkurrens. 

3. Poängvägning 

4. Kvalitetsvärderingsmodeller



1. Strikt prövning mot obligatoriska krav 

Innebär att anbudspris blir avgörande i 

anbudsutvärderingen efter det att obligatoriska krav 

uppfyllts i kvalificeringsfasen. Mindre lämplig modell 

eftersom kvalitetsparametrar alltid bör tillmätas stor 

betydelse vid slutlig utvärdering av anbud. 

2. Fixerat pris och kvalitetskonkurrens 

Inte så vanlig modell, men bör prövas i större 

utsträckning. Fördel: eliminerar underprissättning, 

prisdumping och även upplevt väl tilltagna priser


3. Poängvägning 


Mest vanligt förekommande modell. Viktigt att 

poängsätta kvalitetsskillnader mellan förslagen så att 

poängsättningen speglar det rätta förhållandena 

mellan alternativen. 

Utvärderingsmodeller som bygger på relativ 

poängsättning bör undvikas. Problemet med relativ 

poängsättning är att valet mellan två alternativ görs 

beroende av förekomsten av ett irrationellt alternativ. 

Uppfyller inte kravet på en rationell beslutsmetod.



4. Kvalitetsvärdering 

I denna modell värderas olika kvalitetsnivåer i 

pengar och därefter adderas eller subtraheras 

dessa värden för varje anbud

Referenser 

Vad är referenstagning? 

Referenstagning, intervjuer eller presentationer är 

inte självständiga urvals- eller tilldelningskriterier utan 

metoder för att få bra underlag för bedömning av ett 

urvalskriterium i kvalificeringsfasen (teknisk och 

yrkesmässig kapacitet) eller ett tilldelningskriterium i 

anbudsprövningsfasen (bedömning av ett anbuds 

beskrivna kvalitet eller mervärde).


Referenstagning viktig, men tenderar till att bli 

formaliserad och slentrianmässig, därmed inte så 

värdefull och utslagsgivande. 

Referenser är ett instrument för att bedöma dels 

de anbudssökandes kvalifikationer, dels avgivna 

anbuds kvalitet. Viktigt att hitta former som inte 

reducerar värderingen av kompetens och förmåga 

till en ren formalitet.

Vems är ansvaret? 


Det är alltid den upphandlande myndighetens ansvar 

att göra kvalitets- och kompetensbedömningen av de 

anbudssökande – ansvaret kan inte överföras på 

referenterna. 

Formerna för referenstagning får inte strida mot de 

grundläggande kraven på transparens, likabehandling 

och förutsägbarhet.


Hur gör man referenstagningen utslagsgivande? 

•Traditionell referenstagning via tidigare kunder ger 

sällan hela bilden. 

•Intervju eller presentation ökar manöverutrymmet för 

den upphandlande myndigheten och ger ett säkrare 

underlag för bedömning. Jämför processen vid 

anställning. 

•Intervju eller presentation behöver inte vara mer 

resurskrävande – och vad är det i långa loppet som 

kostar?


Referenstagning i kvalificeringsfasen 

Avser företagets tekniska förmåga 

Referenstagning i anbudsprövningsfasen 

Avser bedömningen av anbudet, exempelvis det 

team eller de nyckelpersoner företaget offererar i sitt 

anbud. 

OBS! 

Aktuell dom Kammarrätten i Göteborg, 6749-11

Rättsfall 


EG-domstolen 2008-01-24, C-532/06 –”Lianakis” 

Kammarrätten i Stockholm, 2008-12-19, 5512-08 

Kammarrätten i Göteborg , 2008-12-29, 5910-08

Rättsfall 


Kammarrätten i Göteborg, 2009-02-03, 7332-08 

Kammarrätten i Sundsvall, 2009-02-13, 3474-08 

Kammarrätten i Stockholm, 2009-07-03, 3014-08

Rättsfall 


Kammarrätten i Stockholm, 2009-10-01, 3582-09 

Kammarrätten i Stockholm 2011-06-10, 862-11 

Kammarrätten i Sundsvall 2011-10-07, 2129-11

Lite att tänka på 

Hur ser det gemensamma ansvaret ut för en 

god upphandlingskultur? 

Hur åstadkommer vi former för gemensam 

diskussion och erfarenhetsutbyte kring 

upphandlingens problemfrågor?


Det är viktigt att samspelet mellan nyttjare av 

tjänsten och upphandlande myndighet fungerar 

väl när det gäller planering av upphandlingsprocessen 

och utformning av utvärderingsmodell. 

Det är angeläget med en dialog mellan 

upphandlande myndigheter och marknaden för 

att uppnå ömsesidig förståelse och förtroende


Det är klokt att nyttja AMA AF Konsult 10 som 

stöd för att utforma tydliga 

upphandlingsunderlag. 

Det är också angeläget för det ömsesidiga 

förtroendet att det branschgemensamt 

överenskomna standardavtalet ABK 09 

respekteras.


Det är ett ömsesidigt intresse att upphandlingsprocessen 

planeras så att såväl den 

upphandlande myndigheten som leverantörerna 

besparas onödigt resurskrävande arbete 

Det är ett ömsesidigt intresse att utvärderingsmodeller 

utformas så att seriös priskalkylering 

uppmuntras före taktisk prissättning, prisdumping, 

nollanbud eller artighetsprissättning.


Det är angeläget att upphandlande myndigheter 

skaffar sig kunskap om marknaden och 

konkurrenssituationen. 

Det är också angeläget att leverantörerna 

skaffar sig god kunskap om regelverket för den 

offentliga upphandlingen och förstår de regler 

som omger offentlig upphandling.


Det är angeläget att upphandlingsprocesser 

befrias från onödiga överprövningar vilket kan 

ske genom en ökad dialog mellan upphandlare 

och marknaden 

Att såväl upphandlande myndigheter som 

leverantörer ser återkommande uppföljning av 

genomförda upphandlingar som en ömsesidig 

läroprocess

affan Carenholm AB Staffan.carenholm@telia.com www.staffancarenholm.se 070-5916704

Staffan Carenholm PPT upphandla bygg- och ... - IDG.se

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?