Uppföljning 2011 års granskningar...pdf - Åstorp

Åstorps Kommun
Revisionsrapport 6/2012
Genomförd på uppdrag av revisorerna
Mars 2013
Uppföljning av 2011 års granskningar
Sven Ekelund, ordf
Tord Sturesson, 1:e v ordf
Bengt Joehns, 2:e v ordf
Martina Engberg
Nils Persson

Innehåll
1. Inledning ..................................................................................................................... 2
1.1. Bakgrund ................................................................................................................. 2
1.2. Syfte och avgränsning ............................................................................................. 2
1.3. Metod ...................................................................................................................... 2
2. Granskning av rutiner för inkomstbaserad avgiftsdebitering ................................. 2
2.1. Iakttagelser ............................................................................................................. 3
2.2. Bedömning .............................................................................................................. 3
3. Granskning av placerade barn och ungdomar samt vuxna missbrukare .............. 3
3.1. Iakttagelser ............................................................................................................. 5
3.2. Bedömning .............................................................................................................. 6
4. Granskning av det kommunala uppföljningsansvaret ............................................. 6
4.1. Iakttagelser ............................................................................................................. 7
4.2. Bedömning .............................................................................................................. 8
1

1. Inledning
1.1. Bakgrund
Ernst & Young har av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun fått i uppdrag att
genomföra en uppföljning av följande förvaltningsrevisionella granskningar som genomfördes
under 2011:
Granskning av rutiner för inkomstbaserad avgiftsdebitering
Granskning av placerade barn och ungdomar samt vuxna missbrukare
Granskning av det kommunala uppföljningsansvaret
1.2. Syfte och avgränsning
Syftet är att följa upp om och på vilket sätt de synpunkter och iakttagelser som gjordes i
granskningsrapporterna har fångats av styrelse och förvaltningar/nämnder.
1.3. Metod
Uppföljningen sker genom utskick av en enkät till personer med ansvar för respektive
område samt genom avstämning via telefon eller e-post vid behov. Inom ramen för
uppföljningen har en del parallella kontroller av lämnade uppgifter genomförts.
Nedan återges en sammanfattning av de synpunkter som framkom i respektive
granskningsrapport. Efter varje rapport lämnas iakttagelser och bedömningar av vad som
hänt sedan granskningen 2011. Bedömningarna har sin utgångspunkt i de svar som
framkommit vid uppföljningsgranskningen.
2. Granskning av rutiner för inkomstbaserad avgiftsdebitering
De förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun uppdrog åt Ernst & Young att granska
kommunens rutiner för inkomstbaserad avgiftsdebitering.
De viktigaste utvecklingspunkterna som framfördes i granskningen relaterade till
säkerställandet av lämnade inkomstuppgifters aktualitet och riktighet och presenterades
enligt följande:
Socialförvaltningen har en direktlänk med Försäkringskassan som verifierar många av
inkomstuppgifterna. För övriga inkomstuppgifter skall det bifogas styrkande underlag till
den inkomstförfrågan som skickas ut till de sökande. Det senare sker dock inte alltid och
blanketten bör därför förtydligas. Med tanke på att efterkontroller inte sker så utgör
styrkande underlag den enda tillgängliga metoden för bedömning av de lämnade
uppgifternas aktualitet och riktighet vad avser dessa inkomsttyper.
Bildningsförvaltningen utför vart tredje år efterkontroller mot Skatteverkets
deklarationsdatabas, vilket utgör en viktig och omfattande kontroll av de lämnade
inkomstuppgifternas aktualitet och riktighet. Efterkontrollen 2010 mynnade ut i att ett antal
familjers avgifter justerades retroaktivt – total återbetalning uppgick till 102 tkr och
ytterligare debitering till 356 tkr. Det faktum att kontrollen enbart utförs vart tredje år
innebär dock att verifiering helt saknas övriga år. Det bör noggrant övervägas om
kontrollen ifråga kan utföras oftare. I de fall kontrollen inte kommer utföras mer frekvent,
bör der ses som ett minimikrav att stödjande underlag alltid hämtas in från de sökande. I
nuläget uppger blanketten inte något sådant krav.
2

Det vore lämpligt om maximal tidsfrist för retroaktiva justeringar på grund av sent
inkomna inkomstuppgifter uttalades.
2.1. Iakttagelser
Socialförvaltningen
Riktlinjerna för hur hemtjänstavgifterna beräknas och debiteras uppges inte ha förändrats
sedan 2011. Säkerställandet av att styrkande underlag bifogas de lämnade
inkomstuppgifterna uppges utgöras av den manuella hanteringen av ansökan. Uppgifterna
kan också kontrolleras via direkt länk till pensionsmyndigheten och Försäkringskassan.
Länken kallas LEFI-online och varje månad görs en förfrågan angående inkomster och
bostadstillägg för att få uppgifter om de som har förändrade förhållanden. Vidare uppges att
kravet på inkommande av styrkande underlag har förtydligats på blanketten för
inkomstförfrågan som skickas ut till de sökande.
Tidsfrist för retroaktiva justeringar på grund av sent inkomna inkomstuppgifter är enligt
uppgift tre månader.
Bildningsförvaltningen
Riktlinjerna för hur barnomsorgsavgifterna beräknas och debiteras uppges inte ha förändrats
sedan 2011. Dock uppges att intervallet för efterkontroller av lämnade inkomstuppgifters
aktualitet och riktighet mot skatteverkets deklarationsdatabas nu är vartannat år istället för
som tidigare vart tredje år. Under 2012 har inkomståret 2010 kontrollerats. Återbetalningen
var 318 tkr och ytterligare debiteringar var 505 tkr.
Beträffande styrkande underlag för inkomstuppgifter (som inte verifieras med
försäkringskassan) har blanketten inte förändrats. Registreringen sker som tidigare utifrån
den blankett som är attesterad av vårdnadshavare och om inkomstblanketten inte inkommer
debiteras maxtaxa.
Enligt uppgift finns det ingen uttalad tidsfrist för retroaktiva justeringar på grund av sent
inkomna inkomstuppgifter.
Uppgiftslämnare: Githe Monkus-Ljungkvist – Avgiftshandläggare socialförvaltningen,
Susann Jonasson – Avgiftshandläggare socialförvaltningen, Maria Hjort -
Förvaltningsekonom socialförvaltningen, Anna Bladh – Ekonom bildningsförvaltningen.
2.2. Bedömning
Av granskningen framgår att revisionens påpekanden 2011 delvis beaktats. I enlighet med
tidigare gransknings rekommendationer bör dock behovet av att förtydliga aktuell blankett
övervägas inom bildningsförvaltningen. Vidare återstår att uttala en tidsfrist för retroaktiva
justeringar på grund av sent inkomna inkomstuppgifter.
3. Granskning av placerade barn och ungdomar samt vuxna
missbrukare
De förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun uppdrog åt Ernst & Young att granska hur
socialnämnden följer upp de barn och ungdomar samt vuxna missbrukare som placerats i
annat boende.
3

Vår sammanfattande bedömning utifrån revisionsfrågorna var att socialnämnden kan stärka
och utveckla arbetet med att tillförsäkra placerade barn och ungdomar trygga
uppväxtförhållanden. Även arbetet med missbruksvården kan utvecklas.
I granskningen identifierades följande förbättringsområden/rekommendationer:
Socialnämnden har tagit fram riktlinjer för placering av barn och unga för vård utanför det
egna hemmet. För att tillförsäkra en rättsäker handläggning med en hög kvalitet är det av
vikt att nämnden även tar fram rutiner och riktlinjer för hanteringen av placering av vuxna
missbrukare. Nämnden bör kontinuerligt följa upp att framtagna riktlinjer implementeras,
revideras och efterlevs.
Socialnämnden bör ta fram en modell för hur socialtjänsten ska arbeta med
hemmaplanslösningar. I detta avseende behövs ett klargörande kring vilka
hemmaplanslösningar som kan erbjudas. Övervägande måste göras inför varje extern
placering om det finns andra alternativ. Under placeringstiden bör fortlöpande
utvärderingar göras av resultatet av placeringen och om det finns andra alternativ.
Dokumentationen vid uppföljning av placerade barn och unga samt vuxna missbrukare
kan stärkas och tydliggöras. I detta avseende behöver vårdplanerna och
genomförandeplanerna bli tydligare och vara undertecknade av klienten och
socialtjänsten. Nämnden bör i enlighet med antagna interna kontrollmoment tillse att
vård- och genomförandeplaner tas fram och uppdateras kontinuerligt i varje ärende.
Avseende vuxna missbrukare bör anges varför visst behandlingshem anlitas och vad
hemmet kan bidra med i behandlingen av den enskilde. Nämnden bör följa upp
prissättningen för externa placeringar och vad som erbjuds i priset.
Socialtjänsten bör ha långt fler individuella möten med placerade vuxna missbrukare,
idag sker flertalet möten tillsammans med familjehemmet och behandlare. Vad gäller
barn och unga kan dokumentationen av vilka samtal som skett och vilka iakttagelser som
noterats utvecklas.
Socialnämnden bör följa upp långa ärenden för att utvärdera handläggningen av ärendet
och vad som hänt i olika skeenden. Det ger viktig information i det kommande arbetet om
vad som blivit bra och mindre bra.
Socialnämndens årliga verksamhetsberättelse bör inte endast innehålla uppgift om antal
placeringar utan även en kort beskrivning om var placeringar gjorts, hur långa de är samt
vilka resultat som nås. Det för att öka insynen i arbetet med placerade barn/unga och
missbruksvården (naturligtvis utan att röja identitet).
Sammantaget kan socialnämnden stärka styrningen och uppföljningen av placerade barn
och ungdomar samt vuxna missbrukare.
Som en följd av revisionsrapporten 2011 beslutade socialnämnden 2012-02-06 att ge
socialförvaltningen följande uppdrag:
- Kvalitetssäkra att riktlinjer, mål och viljeyttringar följs samt att förväntade resultat nås
- Utveckling av kvalitetsmål med krav på vad placeringen ska ge den enskilde.
- Utveckla rutiner och arbetssätt som leder till en säker, gynnsam och trygg placering.
- Ökad uppföljning och större öppenhet kring placeringsresultat
- Utveckla och tydliggöra innehåll i dokumentation och underlag för beslut.
4

3.1. Iakttagelser
Förtydligande av roller
Behovet av att tydliggöra rollerna myndighet och verkställighet har enligt uppgift varit det
viktigaste utvecklingsområdet för att öka kvalitet och kontinuitet i kontakten med de enskilda
barnen och familjerna samt de vuxna missbrukarna. Enligt uppgift har ett förtydligande skett
i organisationen. Därmed uppges att uppföljningsansvaret kopplats till myndighetsansvaret
vilket möjliggjort att möten kan ske i ökad utsträckning. Dock uppges att personalsituationen
under året med sjukskrivning och vakans på den tjänst som utreder vuxna missbrukare
inneburit att resultat ännu inte kunnat erhållas i full utsträckning.
Uppföljning
Under 2012 har socialnämnden beslutat om två handlingsplaner för utvecklingsarbetet
rörande placerade barn och unga respektive placerade vuxna missbrukare.
Handlingsplanerna följdes upp vid socialnämndens sammanträde 2012-12-03.
Beträffande barn och unga så framgår av internkontrolluppföljningen 2012 att vårdplaner
finns, att dokumentationen är tydligt samt att befintliga riktlinjer följs. BBIC 1 används i alla
utredningar vilket innebär att alla uppgifter kommer med och att barnperspektivet kommer i
fokus. Det fortsatta utvecklingsarbetet ska enligt uppgift inriktas på att göra tydliga
utredningsplaner, samt öka delaktigheten med barn och familjer.
Beträffande vuxenärenden visar internkontrolluppföljningen 2012 att det finns brister i
dokumentationen och således ett behov av stöd och hjälp för att upprätta
handläggningsrutiner och att förhindra sårbarheten vid vakans/sjukdom.
Någon uppföljning av långa ärenden, i syfte att utvärdera handläggningen av ärendet och
vad som hänt i olika skeenden, har vid granskningstillfället inte genomförts. Vidare framgår i
tjänsteskrivelsen till socialnämnden 2012-12-03 att utvecklingsarbetet med dokumentationen
av barnets vilja samt samtal med barnet/den unge ska intensifieras under 2013.
Rutiner och riktlinjer
Av granskningen framgår att det inte tagits fram några dokumenterade rutiner/riktlinjer för
hanteringen av placering av vuxna missbrukare. Däremot ska det enligt ny rutin för
individärenden upprättas en dokumenterad beskrivning av varför ett visst behandlingshem
anlitas och vad hemmet kan bidra med i behandlingen av den enskilde. Beskrivningen
fungerar som underlag vid beslut om ansökan om behandling. Vidare ska pris och alternativ
anges och information om vilka andra insatser som övervägts ska inkluderas i ansökan.
Enligt uppgift har vård – och genomförandeplanerna tydliggjorts genom implementeringen av
BBIC.
Modell för hemmaplanslösningar
Modellen för hemmaplanslösningar för vuxna missbrukare består av den beskrivning av
öppenvårdsarbetet som enligt uppgift breddats betydligt under 2012. Tak över huvudet -
boendet i Grytevad är ersatt med insatsen bostöd med bostad, som innebär att den enskilde
beviljas bostöd och därtill en lägenhet som i startskedet förhyrs i andrahand.
Socialförvaltningen står för förstahandskontraktet tills den enskilde kan överta det. Riktlinjer
1 Barns behov i centrum, BBIC, är ett verksamhetssystem som Socialtjänsten i Sverige använder sig av i
utredning av barns sociala situation samt vid uppföljning av barnets situation då det finns insatser från
socialtjänsten. Genom att tillämpa BBIC vill man stärka barnets situation i den sociala barnavården, förbättra
samarbete kring barnet mellan familj, vårdgivare och det sociala nätverket, få en mer strukturerad handläggning
och genom nationell enighet i utredning, planering och uppföljning stärka rättssäkerheten och kvaliteten.
5

för insatsen bostöd med bostad finns och skrivs på av den enskilde. I september
kompletterades öppenvården ytterligare genom starten av projektet Kedjan, vilket är ett
FINSAM projekt i samarbete med Activa, försäkringskassan, arbetsförmedlingen och
regionen. Socialförvaltningen ansvarar för projektledaren och Mötesplatsen som är en öppen
verksamhet där kravet för närvaro är att man är drogfri för dagen. Syftet med projekt Kedjan
är att personer med drogproblematik ska komma in på eller närmre den ordinarie
arbetsmarknaden och nå egen försörjning. Vidare uppges att drogterapeuterna på Avanti kan
bedriva stödsamtal och behandling på ett mer strukturerat och avgränsat sätt än tidigare.
Beträffande hemmaplanslösningar för barn och ungdomar så har tillgängliga
öppenvårdsinsatser beskrivits utförligt i dokumentet ”Rutiner för arbetet med barn och unga”
som är gällande från och med 2012-06-12. Rutinerna förtydligar dokumentationskraven och
kontrolleras löpande genom internkontrollplanen.
Uppgiftslämnare: Anna-Lena Sellergren – Socialchef
3.2. Bedömning
Av granskningen framgår att socialnämnden i stor utsträckning beaktat revisionens
påpekande och rekommendationer. Rollerna myndighet – verkställighet har tydliggjorts inom
båda berörda verksamheter och utvecklingsarbete har bedrivits under 2012. Vidare har
uppföljning av utvecklingsarbetet löpande avrapporterats till nämnden under året.
Utifrån att det vid uppföljningen uppges att personalsituationen inom verksamheten insatser
vuxna inneburit att resultat ännu inte kunnat erhållas i full utsträckning samt att
dokumenterade rutiner/riktlinjer för hanteringen av placering av vuxna missbrukare inte har
tagits fram bedömer vi det som viktigt att socialnämnden behåller fokus på utvecklingsarbetet
inom denna verksamhet. Vidare kvarstår att utvärdera långa ärenden.
4. Granskning av det kommunala uppföljningsansvaret
De förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun uppdrog åt Ernst & Young att granska det
kommunala uppföljningsansvaret för ungdomar mellan 16 och 20 år.
I granskningen identifierades följande förbättringsområden/rekommendationer:
Det är angeläget att bildningsnämnden formulerar mål och viljeinriktningar för arbetet
med det kommunala uppföljningsansvaret. Eftersom lagstiftningen inte specificerar i
vilken mån åtgärder ska erbjudas är arbetet beroende av att politiskt satta mål finns
uttalade.
Bildningsnämnden bör omgående ta fram riktlinjer och rutinbeskrivningar över
förvaltningens arbete med uppföljningsansvaret för att minska graden av
personberoende. Riktlinjerna bör även inkludera krav på återrapportering till nämnden.
Kommunen bör genom riktlinjer och arbetsbeskrivningar säkerställa en effektiv
samverkan över förvaltnings- och nämndgränserna när det gäller arbete med
målgruppen.
Bildningsnämnden bör tillse att uppföljningen av Åstorps gymnasieelever i andra
kommuner stärks. Vi rekommenderar nämnden att utarbeta och säkerställa ett
strategiskt samarbete mellan uppföljningsenheten och grannkommunernas
gymnasieskolor för att förebygga avhopp och möjliggöra direkt uppföljning och stöd vid
avhopp.
6

En utvärdering bör göras av de åtgärder som erbjuds inom uppföljningsverksamheten,
varför flertalet ungdomar avstår från erbjudande om stöd samt vad som efterfrågas
istället.
4.1. Iakttagelser
Mål, rutiner och riktlinjer
Bildningsnämnden beslutade 2012-05-23 om en handlingsplan för det kommunala
informationsansvaret i Åstorps kommun. I handlingsplanen anges att målen för
verksamheten är att få så många som möjligt av ungdomarna som faller under det
kommunala informationsansvaret i arbete eller utbildning samt att erbjuda en meningsfull
sysselsättning. Det presenteras en lista på riktlinjer och rutinbeskrivningar som konkretiseras
i tillhörande arbetsbeskrivning som tagits fram för studie- och yrkesvägledaren vid
vuxenutbildningscentrum.
I kommunens vision, fokusområden och mål med perspektiv på år 2020, som beslutades av
kommunfullmäktige 2012-10-29 är ett av delmålen under fokusområde ”Fler i arbete och fler
företag” att ”Fler unga i åldern 18 – 24 år skall beredas sysselsättning och få stöd i att finna
vägar till egen försörjning” För målet anges en tydlig mätindikator som möjliggör uppföljning.
Samverkan
I handlingsplanen anges att rektor för vuxenutbildningscentrum är sammankallande för
gruppen arbetsmarknadsforum 2 som består av representanter från vuxenutbildningscentrum,
socialförvaltningen, arbetsmarknadsenheten samt Arbetsförmedlingen och som enligt
handlingsplanen ska sammanträda vid fyra tillfällen per år.
Uppföljning och utvärdering
I handlingsplanen anges att handläggare vid uppföljningsenheten i Åstorps kommun ska
kontaktas av grannkommunernas gymnasieskolor vid avhopp samt att förvaltningschef för
bildning ansvarar för att kontakta gymnasieförvaltningarna i grannkommunerna och
säkerställa att denna rutin efterlevs.
Enligt uppgift har kontakt tagits med samtliga gymnasieförvaltningar i Klippan och
Helsingborg och samtliga avgångsbetyg från gymnasieelever som är mantalsskrivna i
Åstorps kommun uppges ha begärts in. Tanken är att dessa ska analyseras för att sedan
ligga till grund för eventuella förslag till förbättrande åtgärder. Till hjälp har kommunen
kontaktat sektionen för hälsa och samhälle vid Högskolan i Halmstad och tre sociologer
kommer under 2013 bl.a. att undersöka måluppfyllelse och avbrott bland elever från Åstorp
födda 1993 och framåt. Därefter är tanken att en dialog med gymnasieskolorna i
grannkommunerna ska påbörjas.
Enligt uppgift genomfördes det i slutet av maj 2012 en uppföljning av de åtgärder som
erbjuds inom det kommunala informationsansvaret. Ett brev med enkät skickades till
samtliga ungdomar som omfattades av det kommunala informationsansvaret, dock inkom
inga svar. Försök gjordes då för att kontakta ungdomarna via telefon och av totalt 25
ungdomar kunde 12 kontaktas. Frågorna som ställdes var varför de avstod från erbjudande
om stöd, samt vilken sorts stöd de eventuellt önskade. Av protokollstudier framgår att
genomförd uppföljning inte avrapporterats till bildningsnämnden.
2 Deltagare i Arbetsmarknadsforum är arbetsförmedlingschef, myndighetschef Åstorps kommun, bitr.
chef arbetsmarknadsenheten, rektor Vuxenutbildningscentrum samt socialsekretare.
7

Under året har arbetsmarknadsforum varit med och initierat en heldagskonferens om
ungdomsarbetslöshet. Förutom arbetsmarknadsforum deltog representanter från
försäkringskassan och styrelsen för Åstorps samordningsförbund.
Enligt uppgift har en uppföljning av samtliga ungdomars (som omfattas av det kommunala
informationsansvaret) sysselsättning, daterad 2012-11-30, återrapporterats till
bildningsnämnden. I protokoll från 2012 och 2013 återfinns dock inget ärende rörande det
kommunala informationsansvaret.
Uppgiftslämnare: Pål Olsson– Rektor vuxenutbildningscentrum, Gunilla Maltesson - Studie-
och yrkesvägledare vuxenutbildningen.
4.2. Bedömning
Av granskningen framgår att åtgärder i stor utsträckning vidtagits i enlighet med revisionens
påpekanden 2011. Dessutom har fokus riktats på målgruppen genom det
kommunövergripande delmålet rörande ungas sysselsättning och stöd i att finna vägar till
egen försörjning. Bildningsnämnden bör dock genom uppföljning säkerställa att beslutad
handlingsplan efterlevs.
Åstorp den 19 mars 2013
Sofie Bredberg
Ernst & Young AB
8