Granskning av representation och resor - Kalmar kommun

Granskning av representation och resor
4 Iakttagelser
Fakturagranskning
Vi har granskat 86 stycken fakturor från 2011-06-01 – 2012-06-01 i ekonomisystemet.
Urvalet gjordes utifrån utvalda konton i projektplanen och därefter slumpmässigt.
Fakturor där vi upptäckte brister skickades till attestanten för komplettering
Resultatet av stickprovskontrollen redovisas i bilaga.
De brister som framkom i granskningen var främst att det saknades anteckningar
om vilka som deltagit och i vilket syfte vad gäller representation och resor. Vid representation
saknas ofta anteckning om deltagare men syfte framgår i stort sett alltid.
Vid resor är det tvärt om. Deltagare framgår i stort sett alltid medan syfte framgår
mer sällan. Ett fåtal felkonteringar av kostnader för utbildning, gåvor till personal
(men inom rätt grupp) och resekostnader för inhyrd personal upptäcktes.
I våra kontakter med attestanter har det framkommit att man saknar kunskap om
vilka krav som ställs gällande dokumentation i samband med representation och
resor. I samband med våra diskussioner med attestanterna har även framkommit
att de tycker det är nyttigt att denna granskning har genomförts. En påminnelse och
uppfräschning av kunskaperna behövs med jämna mellanrum. Attestanterna har i
vissa fall kompletterat fakturor som saknar anteckningar i form av deltagare och
syfte med aktiviteten i efterhand. Någon rättelse av felkonterade fakturor görs inte
då de uppgår till mindre belopp. Syftet blir istället att göra rätt i framtiden.
5 Revisionell bedömning
Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll av fakturahanteringen,
genom fastställd attestordning, är tillfredsställande men kan förbättras
inom några områden. Detta grundar vi på att kommunstyrelsen har beslutat om
system och rutiner för intern kontroll avseende fakturahantering men dessa kan
göras mer kända i verksamheten. Med det avses vilka krav som ställs när det gäller
deltagare och syfte med aktiviteter.
Vi rekommenderar att utbildningar hålls för attestanter, både nya och gamla för att
sprida kunskap i organisationen. Detta kan också bli en plattform för diskussioner
om vilka krav som ställs på konteringar och redovisning.
Kommunen har ett tydligt reglemente som reglerar kontrollen av verifikationer.
Kommunens kontoplan är välutformad med tydliga konteringsanvisningar. Detta
visar sig även i stickprovskontrollen då antalet upptäckta konteringsfel var få.
PwC
6 av 12