FUNKTIONÄRS GUIDE - Rally Sweden

FEB 9-12 2012
FUNKTIONÄRS
GUIDE

ETT ORD FRÅN TÄVLINGSLEDNINGEN
Rally Sweden – en VM-tävling i världsklass tack vare Dig!
Någon sa till mig en gång: ”Att vara funktionär för Svenska Rallyt
är det finaste man kan vara, det är med stolthet jag tar på
mig västen varje år”. Sådana ord värmer oss i tävlingsledningen,
för det är precis så vi också känner. Att få vara en del av ett
världsarrangemang är något mycket unikt och inte alla förunnat.
Stanna upp en minut och tänk på innebörden av Världsmästerskap.
Världen, hela världens blickar riktas mot Värmland och
Dalarna under tävlingens intensiva dagar. Skogen fylls av olika
språk och dialekter; en ivrigt gestikulerande spanjor i samspråk
med en korrekt och reserverad engelsman… TV-team som förmedlar
resultat och intervjuer till motorintresserade i både Indien
och Kanada… Visst är det häftigt att världen kommer till just
Dig och mig och att vi får möjlighet att tillsammans visa upp vår
tävling för både lokalbefolkning och en internationell publik.
Många länder och organisationer världen över kämpar just nu
för att bli en del av den framtida VM-familjen i rally. För några
kanske drömmen blir sann, för andra kommer det att stanna vid
just en dröm. Svenska Rallyts mål är att återigen få ett långsiktigt
avtal så att vi kan fortsätta att arrangera och utveckla
tävlingen under många år framåt.
Så låt oss tillsammans förvalta det förtroende vi fått på bästa
tänkbara sätt. Vi är inte garanterade VM-statusen efter 2011
utan måste ta tillfället i akt och visa att vi är värdiga VMarrangörer.
Och just Din roll är oerhört viktig. Varje funktionärpost
innebär ett ansvar och en uppgift. Varje led i kedjan måste
fungera och även ett till synes litet misstag kan få förödande
konsekvenser.
Det är därför ett stort ansvar att vara funktionär för Rally Sweden.
Ibland kanske det kan kännas otacksamt; Du stiger upp mitt
i natten, drar på långkalsongerna och packar kaffetermosen för
att sedan bege Dig åtskilliga mil till en specialsträcka eller till
serviceplatsen. Efter att ha fått de sista instruktionerna blir Du
utplacerad på Din post för att utföra just Ditt uppdrag. Och så
denna eviga väntan…
Men när du står där och fryser om tårna och väntar på att det
hela ska börja, försök tänka: Att du ställer upp för organisationen
och utför ditt uppdrag på bästa sätt innebär att världen får
uppleva Rally Sweden. Utan Din insats vore tävlingen inte möjlig
att genomföra, varken i år eller kommande år!
Varma hälsningar
Bertil Klarin,
Tävlingsledare

MILJÖPOLICY
Som ett av Sveriges största publika evenemang ska
Rally Sweden vara en ledande och god förebild inom
miljöområdet både nationellt och internationellt. Vi
ska profilera Rally Sweden som en arrangör som sätter
miljön i fokus i alla verksamheter året runt trots att
rallyt äger rum på vintern. Vi vill att hela organisationen
är engagerad i miljöarbetet och att varje medarbetare
och funktionär väger in miljöhänsyn i de beslut som tas.
Successivt ska Rally Sweden arbeta för att
miljöpåverkan minskas genom medvetna val och vi ska:
• utbilda och informera så många som möjligt inom
organisationen i miljöarbetet
• eftersträva samarbete och utbyte med miljöaktörer
• ta hänsyn till miljöarbete och miljöpåverkan när vi
väljer samarbetspartners samt leverantörer och
eftersträva att välja produkter och tjänster med
dokumenterat bra miljöprestanda
• sträva efter att begränsa våra transporters
miljöpåverkan i så stor utsträckning som möjligt
• spara energi och använda förnyelsebara energikällor,
när så är möjligt, samt minimera avfallet
• följa tillämplig miljölagstiftning och föreskrifter,
liksom övriga miljökrav
• utvärdera och förbättra vårt miljöarbete genom ett
strukturerat och planerat arbete
Du som funktionär kan hjälpa Rally Sweden att
uppfylla sina miljömål med enkla medel. Se till att
ditt område är rensat från skräp innan du lämnar
området.

POLICY SÄKERHET – KVALITET
Svenska Rallyt AB är ett företag som arbetar med att
marknadsföra, planera och genomföra internationella
och nationella motorsportsarrangemang.
Som en av de ledande motorsportsarrangörerna arbetar
vi med att utveckla företaget och våra evenemang så att
vi
• höjer säkerheten för publik, funktionärer och deltagare
samt
• bidrar till ökade upplevelser och förbättrad kvalitet
både sportsligt och kommersiellt.
Vi arbetar systematiskt med våra förbättringar och
inriktar oss på att verka förebyggande, följa tillämpliga
lagar och andra krav samt följa upp resultatet av våra
förbättringsinsatser.
Vår personal och våra funktionärer i samverkande
organisationer är företagets viktigaste resurs. Genom
samråd, utbildning och kompetensutveckling stärker vi
våra
medarbetares möjligheter att hjälpa till att genomföra
denna policy.
Vi samarbetar med våra leverantörer, tävlingsdeltagare
och andra intressenter för att säkerställa och förbättra
vår kvalitet samt för att påverka och uppmuntra dem att
förbättra sitt miljö- säkerhets- och kvalitetsarbete.

Torsdag 9. februari
1. bil
Qualifying stage 10:33
SSS1 (Opening ceremony 19:00) 20:00
Fredag 10. februari 1. bil Stängt (från-till)
SS 2 Mitandersfors 08:04 16:00 tor 19:00
SS 3 Opaker 1 09:28 16:00 tor 19:00
SS 4 Kirkenær 1 10:03 16:00 tor 19:00
SS 5 Finnskogen 1 10:38 16:00 tor 19:00
Service Kongsvinger 11:57
SS 6 Opaker 2 12:48 16:00 tor 19:00
SS 7 Kirkenær 2 13:23 16:00 tor 19:00
SS 8 Finnskogen 2 13:58 16:00 tor 19:00
Regrouping Torsby 15:25
SS 9 Torsby 16:05 16:00 tor 19:00
Service Hagfors 16:45
SS 10 Karlstad SSS 2 19:20 16:00 tor
Lördag 11. februari 1. bil Stängt (från-till)
SS 11 Vargåsen 1 07:58 16:00 fre 17:15
SS 12 Sågen 1 09:46 16:00 fre 18:00
SS 13 Fredriksberg 1 10:46 16:00 fre 19:30
SS 14 Hagfors Sprint 1 12:03 16:00 fre 20:30
Service Hagfors 12:43
SS 15 Vargåsen 2 13:46 16:00 fre 17:15
SS 16 Sågen 2 15:34 16:00 fre 18:00
Service Hagfors 18:21
SS 17 Fredriksberg 2 16:34 16:00 fre 19:30
SS 18 Hagfors Sprint 2 17:51 16:00 fre 20:30
Söndag 11. februari 1. bil Stängt (från-till)
SS 19 Lesjöfors 1 08:34 16:00 lör 16:00
SS 20 Rämmen 1 09:10 16:00 lör 17:00
SS 21 Hagfors 1 09:59 16:00 lör 15:30
Service Hagfors 10:39
SS 22 Lesjöfors 2 12:08 16:00 lör 16:00
SS 23 Rämmen 2 12:44 16:00 lör 17:00
Regrouping Hagfors 13:28
SS 24 Hagfors 2 14:11 16:00 lör 17:00
Service Hagfors 14:51
Mål Karlstad 16:16

FUNKTIONÄREN
När du har funktionärsvästen på, är du Rallyts ansikte utåt,
oavsett uppgift om du är medlem i en motorklubb eller en
annan förening. Ta reda på vad som förväntas av dig på din
tilldelade post.
Bemöt andra som du själv vill bli bemött.Var hjälpsam i alla
situationer även svåra och stressade. Ser du att en annan
funktionär har problem, hjälp då denne med uppgiften. Du vill
säkert att andra hjälper dig om du får problem.
Använd en vänlig ton och ett leende när du utför din
uppgift. ”Gästen har alltid rätt” Alla gäster ska bli nöjda, utan
att vi behöver bortse från regler och anvisningar.
Det som planerats sedan lång tid måste ibland ändras i sista
minuten. Om det skulle hända, vara beredd och hjälp till att
genomföra förändringen på bästa sätt.
Tio goda råd
1. Sätt dig in i din uppgift grundligt, diskutera den gärna
med din gruppledare.
2. Skaffa dig översikt över hela arrangemanget.
3. Kom ihåg att du är Rallyts Ansikte utåt.
4. Kom i god tid och var väl förberedd.
5. Ta med tillräcklig utrustning (mat, kläder osv) för
dagens arbete.
6. Var vänlig, hövlig och bestämd.
7. Visa smidighet och tolerans
8. Ett lyckat arrangemang beror på din insats och ditt
uppträdande.
9. Tänk efter om din uppgift kan lösas på bättre sätt.
10. Gör lite noteringar om dina erfarenheter och ge det
till din gruppledare.

HUR BEMÖTER JAG EN ARG GÄST?
• Var hövlig och saklig. Försök att skapa en trevlig/positiv
atmosfär
• Skilj på person och sak
• Låt gästen få tala ut. Lyssna aktivt och visa förståelse.
• Finn grunden till problemet.
• Föreslå en lösning och få acceptans för den från gästen
• Låt folk få släppa ut lite ilska/ irritation. Ta det inte
personligt.
• Ta hjälp av övrig publik, de kan ofta hjälpa till då andra
beter sig dumt.
Klagomål skall du se positivt på. En gästsom klagar, är en
engagerad gäst. Skriv kortfattat om klagomålet och lämna till
din
gruppledare.
ALKOHOLPÅVERKADE GÄSTER
Vanliga sätt att lösa problem fungerar ofta inte om gästen
är påverkad av alkohol.
Använd en positiv ton och en vänlig röst för att förebygga
problem. Gör klart att du och dina kollegor har en
arbetsinstruktion som säger vad ni får och inte får göra.
Försäkra dig om att ha medhjälpare i närheten.
Försök med vanliga tekniker: lyssna och visa förståelse.
Tala direkt till gästen om den måste avvisas. Fokusera på
uppförandet, inte på personen. Ta emot hjälp från eventuella
vänner till personen.
Undvik att: Anklaga och säga t.ex ”Du har fått för mycket att
dricka”, eller gå in i en diskussion.
Undvik att: Förhandla eller ge efter om det är tydligt att
gästen måste avvisas
Undvik att: Tackla situationen ensam om den ser ut att urarta

INSTRUKTION PARKERING OCH BILJETT-
FORSÄLJNING / - KONTROLL
Som biljettförsäljare är du ansvarig för att alla som
kommer antingen har giltig biljett eller köper en på
plats.
Rallypass gäller som biljett alla dagar på alla sträckor.
Dagbiljett gäller för den dag som står på biljetten.
Sträckbiljett är det du som säljer på plats.
Det är viktigt att du har ett gott samarbete med
parkeringsfunktionärerna.
Kom ihåg att både din klubb/förening och rallyt är
beroende av intäkter från försäljningen av biljetter.
Bemöt därför alla med vänlighet, men agera bestämt.
Det är också viktigt att det är vuxna som utför dessa
arbetsuppgifter.

INSTRUKTION PARKERINGSFUNKTIONÄR
Du är oftast den första funktionär vår publik möter. Det är
av största vikt att det första mötet sker i positiv anda, att
våra gäster får ett bra första intryck.
Var väl förtrogen med din parkering och den uppgift du
tilldelats.
Kom till din parkeringsplats i mycket god tid innan publiken
börjar anlända.
Kom ihåg att behandla vår publik på ett positivt sätt, precis
som du själv skulle vilja bli behandlad.
Var beredd att ”rycka in” på annan post för att få allt att flyta
smidigt.
Se till att ni har ett fungerande samband mellan de olika
posterna och till närmsta chef så att ni har full koll på läget.
Var noga med att det finns vändnings luckor på jämna
mellanrum vid vägparkering, att det packas på ett optimalt
sätt på fältparkering så att tömningen flyter bra.
Tänk på att ni måste kunna både fylla och tömma era
parkeringar på samma gång under mellantiden om sträckan
går två gånger.
Ni måste vara på plats under hela tiden ända tills sista bil
lämnar er parkering.
Se till att parkeringen lämnas lika städad, eller bättre, som när
ni kom så att vi är välkomna tillbaka ett annat år.
Lycka till med ditt ansvarsfulla arbete
Publikgruppen
Rally Sweden

INSTRUKTION PUBLIKFUNKTIONÄR
SS …………….
Position ………………………..................................
Tel nr till Sträckchef: …………….........................................................
Tel nr till Säkerhetsansvarig: ……………...........................................
Tel nr vid akut personskada: 112
OBS !
Du måste själv fylla i ovanstående uppgifter vid funktionärsgenomgången
före tävlingen.
Ni är en mycket viktig del, kanske till och med den viktigaste
delen av Rally Sweden. Det är ni som är vårt ansikte ut mot
vår publik, uppträd därför vänligt men bestämt mot alla ni
möter.
Hela arrangemangets publiksäkerhet vilar på er.
En publikfunktionär skall se till vår publiks säkerhet:
Att publiken håller sig bakom avspärrningsbanden.
Att publiken inte står i områden markerade med ‘förbjuden
publikplats’
Att publiken inte står i ytterkurvor.
Att publiken inte befinner sig i tänkbara avåknings zoner.
Att publiken inte promenerar på sträckan.
Bär den gula safety västen hela tiden, det är den som visar att
ni har befogenhet att styra publiken.
Ni måste vara på era platser innan publiken kommer, annars
är det i stort sett omöjligt att styra publiken till dom rätta
publikplatserna.
Det betyder att ni måste vara på plats senast tre timmar
innan första tävlande kommer.
Använd era visselpipor för att varna publiken, visselsignalen
skall höras i god tid innan tävlingsbilen kommer och funktionärer
med visselpipor bör vara placerade på sådant avstånd
från varandra att visselsignalen kan gå som ”vågen” och förvarna
vartefter tävlingsbilarna kommer.
Se till att din plats lämnas lika städad, eller bättre, som när ni
kom så att vi är välkomna tillbaka ett annat år.
Lycka till med ert ansvarsfulla arbete
Säkerhetsgruppen
Rally Sweden

Kvalsträcka avgör startordning
På torsdagens nya kvalificeringssträcka sker officiell
tidtagning och den snabbaste av de toppseedade förarna
får välja sin startposition till första dagsetappen. Därefter
väljer den näst snabbaste och så vidare.
Att ha en gynnsam startposition i tävlingen kan vara helt
avgörande. Det innebär att vi kan gissa att de snabbaste
förarna gärna väljer att starta en bit ner i startfältet för att
slippa ploga, men för att också ha koll på sina konkurrenter.
Tidigare har publiken varit på plats när första bil anländer
för det har ofta varit den snabbaste. Nu finns risken att
publiken anländer sent till sträckan vilket ställer stora krav
på er funktionärer.
Även på lördagens och söndagens etapper blir det samma
situation. De femton bäst placerade från dagen innan
startar i omvänd placeringsordning.
Det är viktigt att du som publikfunktionär ser til att
publiken inte står på farliga platser.
Figurerna visar var det är farligt och därför förbjudet att
stå. (rödt)
Hårnålskurva Y-korsning Vänstersväng Högersväng
Vägbyte vänster Vägkorsning 90° höger 90° vänster
Hopp, krön Vägbyte höger Chikan

MEDIA
Medierna spelar en stor roll för världsmästerskapen i
rally. Var och en som är ackrediterad som media måste
därför tillåtas att utföra sitt arbete på bästa möjliga
sätt.
Media är dock inte undantagna från de allmänna
säkerhetsbestämmelserna. I vanliga fall ska detta inte
störa deras möjlighet att utföra sitt arbete. Om en funktionär
ställs inför valet att låta en medieperson utföra
arbetet efter eget önskemål, men därigenom utsättas
för en oacceptabel säkerhetsrisk, måste alltid säkerheten
gå i första rummet.
Vad gäller säkerhet är media indelade i två grupper:
a) Media med numrerad fotoväst
b) Media med enbart mediebricka.
Endast media med numrerad fotoväst får stå på
områden som inte publiken har rätt att beträda.
All övrig media är skyldiga att anpassa sig till kraven
som gäller för publik, med undantag för intervjuområden,
presscenter osv.
Alla media med numrerad fotoväst måste bära västen
fullt synlig och inte täckt av andra klädesplagg.
Fotovästen är personlig och kan inte överlåtas. Överträdelse
mot detta kan resultera i att västen omgående
återkallas.
Om en funktionär eller FIA:s säkerhetsdelegat upptäcker
någon i fotoväst på en farlig plats, ombeds denne att
flytta sig till ett säkrare ställe.
Om inte tillsägelsen åtlyds tillkallas en chefsfunktionär
som upprepar uppmaningen att fotografen ska flytta sig
till ett säkrare ställe.
Om denna tillsägelse fortfarande inte åtlyds avfattar
funktionären omgående en bevittnad rapport till
presschefen för åtgärd. Om möjligt ta gärna ett foto på
personen där västnumret syns.

SPONSORER
Rally Swedens partners är med och stöttar rallyt ekonomiskt
och får för detta synliggöra exponering på utvalda sträckor i
utbyte.
Det är därför väldigt viktigt att inga företag utöver dom som
har avtal med Rally Sweden får tillträde till att sätta upp egna
banderoller eller annan exponering/skyltar längs sträckorna.
OM någon sätter upp en banderoll/skylt eller annan typ av
exponering som ej är sanktionerad legitim sponsor till Rally
Swedens officiella sponsorstruktur skall denna typ av exponering
omedelbart plockas bort.
Vid oklarheter i ärendet eller om andra frågor uppstår runt
Rally Swedens officiella sponsorstruktur; vänligen kontakta
marknadsansvarige
Andreas Slätt på 076-7677072.
Följande företag är Rally Swedens sponsorer:
Dessutom stöttas Rally Sweden av :

GÄLLER FÖR ENTRÉ TILL ALLA STRÄCKOR, INKLUSIVE
SERVICEPLATSEN UNDER FREDAGEN 10 FEBRUARI
VALID FOR ENTRY TO ALL SPECIAL STAGES, INCLUDING
THE SERVICE PARK DURING FRIDAY FEBRUARY 10
250 SEK / I NORGE 250 NOK
GÄLLER FÖR ENTRÉ TILL ALLA STRÄCKOR, INKLUSIVE
SERVICEPLATSEN UNDER LÖRDAGEN 11 FEBRUARI
VALID FOR ENTRY TO ALL SPECIAL STAGES, INCLUDING
THE SERVICE PARK DURING SATURDAY FEBRUARY 11
250 SEK / I NORGE 250 NOK
GÄLLER FÖR ENTRÉ TILL ALLA STRÄCKOR, INKLUSIVE
SERVICEPLATSEN UNDER SÖNDAGEN 12 FEBRUARI
VALID FOR ENTRY TO ALL SPECIAL STAGES, INCLUDING
THE SERVICE PARK DURING SUNDAY FEBRUARY 12
250 SEK / I NORGE 250 NOK
BRICKOR OCH BILJETTER
Följande brickor gäller samtliga för fri entré till rallyt.
En del brickor ger bäraren ytterligare tillträde till delar
som är förbjudna för publik.
Tävlingsorganisation / Funktionärer
FEBRUARY 9-12
2012
FEBRUARY 9-12
2012
FEBRUARY 9-12
2012
SENIOR
OFFICIAL
OFFICIAL
MARSHAL
Tävlande
FEBRUARY 9-12
2012
TEAM
Media
Gäster/Sponsorer
FEBRUARY 9-12
2012
FEBRUARY 9-12
2012
FEBRUARY 9-12
2012
FEBRUARY 9-12
2012
MEDIA
GUEST
V.I.P
SPONSOR
Försäljare
Inhyrd personal
SVENSKA BILSPORTFÖRBUNDET
Förbundslegitimationer
- Bilaga till Gemensamma Regle
Medialegitimation
Framsida: Baksida: Framsida: Baksida:
FEBRUARY 9-12
2012
FEBRUARY 9-12
2012
CONTRACTOR COMMERCIAL
BILSPORTFÖRBUNDET - Bilaga till Gemensamma Regler -
SVENSKA BILSPORTFÖRBUNDET
legitimationer
Medialegitimation
Baksida: Framsida: Baksida:
Biljetter/Pass
Bilpass
Förbundslegitimationer
M
Framsida: Baksida: F
Bilpass - Media
FRE
DAG
Bilpass DAGBILJETT - Media 10 FEB
LÖR
DAG
DAGBILJETT 11 FEB
SÖN
DAG
Hederslegitimation
DAGBILJETT 12 FEB
VIP-kort
Bilpass
SVENSKA BILSPORTFÖRBUNDET - Bilaga till Gemensamma Regler -
FEBRUARY 9-12
2012
EVENT
B
Förbundslegitimationer
Utfärdade av SBF
DAGBILJETT
FREDAG 10 FEB
Medialegitimation
Framsida: Baksida: Framsida: Baksida:
DAGBILJETT
LÖRDAG 11 FEB
DAGBILJETT
SÖNDAG 12 FEB
itimation
VIP-kort
Funktionärslicens Klass A
Fri Passage – Förbundsstyrelse
Hederslegitimation
V
rslicens Klass A
Fri Passage – Förbundsstyrelse
ENSKA BILSPORTFÖRBUNDET
Funktionärslicens Klass A
F

BILPASS/DEKALER
Följande bilpass är utfärdade av Rally Sweden.
Alla gäller för fri parkering på publikparkering samt
tillträde enligt vad som står vid varje dekal.
OBS!
Bakgrunden på dekalen är inte grå i verkligheten,
utan genomskinlig
ALL ACCESS
TK
OFFICIAL
Överallt
även sträckor
Överallt
fram till TK
Överallt utom TK
sträcka, service
SERVICE
AUXILIARY
Serviceplatsen
Serviceplatsen
TABARD MEDIA
MEDIA
Tabard Media- &
Media-parkering
Media-parkering
V I P
SPONSOR
GUEST
VIP parkering
Inget, edast fri
parkering
Inget, edast fri
parkering
COMMERCIAL
CONTRACTOR
Utställarparkering
Överallt där det behövs för att utföra
det jobb de hyrts in för, utom sträcka.