Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet
Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet
Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
DoÄr<br />
<strong>Ett</strong> <strong>dokument</strong>- <strong>och</strong> ärendehanteringsprojekt <strong>vid</strong><br />
<strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong><br />
Patrik Wallin, informationsarkitekt <strong>och</strong> delprojektledare<br />
Planeringsavdelningen, Enheten för planering, uppföljning <strong>och</strong><br />
stöd för verksamhetsutveckling
Agenda<br />
• Förarbete<br />
• Organisation, arbetssätt <strong>och</strong> status på<br />
arbetet i projektet DoÄr<br />
• Framgångsfaktorer
<strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong> ska:<br />
• Bedriva forskning <strong>och</strong> utbildning av högsta<br />
kvalitet<br />
• Ha en aktiv roll i det globala samhället <strong>och</strong><br />
därmed främja utveckling <strong>och</strong> innovation<br />
• Vara <strong>vid</strong>synt <strong>och</strong> förändringsbenäget<br />
• Bidra till en bättre värld
<strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong><br />
• Nordens äldsta <strong>universitet</strong> - grundat 1477<br />
• Varje år läser drygt 40 000 studenter <strong>vid</strong><br />
<strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong>.<br />
• Totalt har <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong> drygt 2 000<br />
doktorander.<br />
• Vid <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong> finns cirka 5 500<br />
anställda. Av dessa är cirka 3 600<br />
lärare/forskare.<br />
• <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong> har en omsättning på cirka<br />
4 500 mkr.
Organisation
Förarbete<br />
Förstudie angående elektronisk ärende- <strong>och</strong><br />
<strong>dokument</strong>hantering <strong>vid</strong> <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong><br />
Hösten 2008<br />
- Utreda förutsättningar <strong>och</strong> konsekvenser <strong>vid</strong><br />
utveckling mot en elektronisk ärende- <strong>och</strong><br />
<strong>dokument</strong>hantering <strong>vid</strong> <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong>
Förarbete<br />
<strong>Ett</strong> framtida projekt måste fokusera på:<br />
- Verksamhetsbehov, processer <strong>och</strong> informationsflöden<br />
- Strategier, policy, riktlinjer <strong>och</strong> regler<br />
- Metadata <strong>och</strong> klassificering<br />
- Begrepp <strong>och</strong> definitioner<br />
- Tillgänglighet, användbarhet <strong>och</strong> integration<br />
- Lagar <strong>och</strong> föreskrifter<br />
- Nationella <strong>och</strong> internationella standarder<br />
- Acceptans <strong>och</strong> förankring i organisationen
Förarbete<br />
- Målbild, förväntade effekter <strong>och</strong> nytta<br />
- Analys av befintliga system<br />
- Organisation <strong>och</strong> samarbete<br />
- Digital arkivering<br />
- Systemförvaltning<br />
- Utbildningsinsatser<br />
- Samordning med andra utvecklingsprojekt <strong>och</strong><br />
verksamheter
Förarbete<br />
Fördjupad förstudie under våren <strong>och</strong><br />
hösten 2010<br />
• Fördjupade intervjuer med nyckelpersoner<br />
• Fördjupad omvärldsbevakning<br />
• Förankring av frågeställningar <strong>och</strong> problem i<br />
referensgrupper <strong>och</strong> via workshops<br />
• Leverantörsvärdering av befintligt system<br />
(W3D3)<br />
• Experiment inom processerna rekrytering (<strong>och</strong><br />
då specifikt ansökan in) <strong>och</strong> nämndhantering
Förarbete<br />
Fördjupad förstudie under våren <strong>och</strong> hösten<br />
2010<br />
• Enkät till användare om nuvarande system<br />
• Analys av nuvarande standarder <strong>och</strong> bestämmelser<br />
• Analys av behovet av organisation, systemförvaltning<br />
<strong>och</strong> kompetens<br />
• Förstudie om digital arkivering<br />
• Skapande av en utvecklingsmiljö<br />
Förankringsarbete i ledningsgrupp <strong>och</strong> ute i<br />
organisationen
DoÄr 2010-2011 (UFV 2009/210)<br />
- Effektivisering av administrativa processer <strong>vid</strong><br />
<strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong> genom införande av<br />
elektronisk <strong>dokument</strong>- <strong>och</strong> ärendehantering<br />
Drivs <strong>vid</strong> Planeringsavdelningen, Enheten för<br />
planering, uppföljning <strong>och</strong> stöd för<br />
verksamhetsutveckling<br />
DoÄr är ett av de fyra prioriterade<br />
utvecklingsprojekt inom Universitetsförvaltning
Projektidé<br />
Projektet ska bidra till att öka transparensen,<br />
effektiviteten <strong>och</strong> rättssäkerheten i <strong>Uppsala</strong><br />
<strong>universitet</strong>s administrativa processer.<br />
Genom att förbättra <strong>och</strong> digitalisera<br />
processerna för personalrekrytering, rektors<br />
beslutssammanträde <strong>och</strong> e-arkivering kommer<br />
de administrativa resurserna i större<br />
utsträckning kunna fokuseras på att stödja <strong>och</strong><br />
utveckla förutsättningarna för forskning <strong>och</strong><br />
utbildning av högsta kvalitet.
Effektmål<br />
De utvalda administrativa processerna är<br />
effektiva, koordinerade, transparenta <strong>och</strong><br />
rättssäkra.<br />
Projektet har bidragit till att samarbetet<br />
mellan <strong>universitet</strong>sförvaltningens<br />
avdelningar har utvecklats så att den<br />
uppfattas som en helhet av<br />
verksamheten i övrigt.
Projektmål<br />
• <strong>Ett</strong> digitalt ärendehanteringsstöd för minst tre<br />
administrativa processer inom<br />
<strong>universitet</strong>sförvaltningen är implementerat.<br />
• En förvaltningsplan för W3D3 är framtagen, införd<br />
<strong>och</strong> överlämnad till förvaltning.<br />
• Generella strategier <strong>och</strong> rutiner för elektronisk<br />
ärende- <strong>och</strong> <strong>dokument</strong>hantering är framtagna<br />
• En modell för integration med andra system är<br />
framtagen.
Projektmål<br />
• Minst två integrationer med andra administrativa<br />
system är implementerade<br />
• En strategi för e-arkivering är framtagen <strong>och</strong><br />
implementerad. Strategin gäller alla<br />
<strong>universitet</strong>sförvaltningens system <strong>och</strong><br />
implementeringen gäller W3D3.<br />
• Nyttoanalyser på respektive implementering är<br />
genomförda<br />
Samtliga ovanstående mål skall uppnås senast 2011-<br />
12-16
Projektorganisation<br />
Styrgrupp: Universitetsdirektör <strong>och</strong> ett antal<br />
avdelningschefer<br />
Projektledare<br />
Projektgrupp (inkl delprojektledare)<br />
Referensgrupper<br />
Projektstöd
Arbetsmetoder<br />
• Tillämpar <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong>s nya styrmodell<br />
för utvecklingsprojekt<br />
• Tillämpar PPS – Praktisk projektstyrning<br />
• Tillämpar Scrum som iterativ utvecklingsmetod<br />
• Tillämpar <strong>dokument</strong>hanteringsstandarderna<br />
ISO 15489 <strong>och</strong> 23081<br />
• Tillämpar OAIS-modellen<br />
• SharePoint används för projektadministration
Arbetsmetoder<br />
• Processanalyser <strong>och</strong> processmodellering<br />
• Begreppsanalys <strong>och</strong> begreppsmodelering<br />
• Intressentanalyser <strong>och</strong> kommunikationsplaner<br />
• Riskanalyser<br />
• Nyttoanalyser
Arbetsmetoder<br />
Projekt<br />
Delprojekt<br />
Projektfaser<br />
Projektfasaktiviteter<br />
Projektfasaktiviteterna planeras <strong>och</strong> utförs<br />
efterhand under tvåveckorsperioder (sprintar)<br />
<strong>och</strong> följs upp veckovis i så kallade sprintmöten<br />
Allt <strong>dokument</strong>eras <strong>och</strong> följs upp i SharePoint
Delprojekt inom DoÄr<br />
• E-rekrytering<br />
• Beslutsprocessen<br />
• E-arkivering<br />
• Strategier <strong>och</strong> utbildning<br />
• Utveckling <strong>och</strong> förvaltning<br />
• Ytterligare minst två processer/verksamheter skall<br />
inplaneras, ex. Återrapporteringsprocessen (VP, VB, etc)<br />
Varje delprojekt har en ansvarig delprojektledare <strong>och</strong> ett<br />
antal projektmedarbetare
E-rekrytering<br />
Effektmål<br />
Öka kvaliteten <strong>och</strong> effektiviteten på det administrativa stödet i<br />
rekryteringsprocessen.<br />
Öka kunskap <strong>och</strong> dra lärdomar om verktyg <strong>och</strong> administrativ process för<br />
e-rekrytering.<br />
Projektmål<br />
<strong>Ett</strong> system (e-rekryteringsverktyg) är implementerat för pilotverksamhet.<br />
Detta system stödjer den befintliga rekryteringsprocessen avseende<br />
kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma/rangordna<br />
sökande.<br />
Förbättringar av delprocesserna kungöra ledig anställning, ta emot<br />
ansökan samt bedöma bedöma/rangordna sökande är förankrade <strong>och</strong><br />
implementerade.
E-rekrytering<br />
Före<br />
Efter
Beslutsprocessen<br />
Bakgrund <strong>och</strong> projektidé<br />
<strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong> har ett behov av att förbättra<br />
<strong>och</strong> effektivisera arbetet kring viktiga<br />
beslutsprocesser; rektors<br />
beslutssammanträden, konsistoriet m.fl.<br />
Projektet bidrar till en effektivare, transparant<br />
<strong>och</strong> mer rättssäker handläggning av<br />
beslutsärenden genom att förbättra processen,<br />
implementera ett systemstöd <strong>och</strong> utbilda<br />
personalen i processen <strong>och</strong> systemet.
Beslutsprocessen<br />
Projektmål<br />
En förbättrad process för ärendehantering <strong>och</strong><br />
handläggning har tagits fram<br />
<strong>Ett</strong> system som stödjer processen har<br />
implementerats<br />
Alla handläggare samt övrig personal som är<br />
inblandad i aktuella beslutsprocessen är<br />
utbildade i processen <strong>och</strong> systemet.
Beslutsprocessen<br />
Dnr<br />
Lottning<br />
Förslag<br />
Före<br />
Efter<br />
Dnr Lottning Förslag
Nytt<br />
System X<br />
Dnr<br />
Beslut<br />
Dnr<br />
Uppdateras<br />
Ad acta<br />
Före<br />
Efter<br />
Nytt Uppdateras Uppdateras Beslut<br />
Dnr<br />
Uppdateras Uppdateras Uppdateras Ad acta
Svarven<br />
En maskin som<br />
stödjer arbetet i<br />
<strong>Uppsala</strong><br />
<strong>universitet</strong>s<br />
processer<br />
Process -> Industri -> Svarven ;-)
Vad är svarven?<br />
En uppsättning verktyg <strong>och</strong> vyer<br />
integrerade i medarbetarportalen.<br />
En workflowmotor som håller reda på<br />
processer<br />
Svarven (<strong>och</strong> hela medarbetarportalen)<br />
är integrerad med diariet för enkel <strong>och</strong><br />
rättssäker diarieföring
System ska göra det de är bäst<br />
på<br />
W3D3<br />
Medarbetarportal – LifeRay, Alfresco<br />
Integration<br />
Rekryteringsverktyg<br />
Andra verksamhetssystem
W3D3/Diariet:<br />
Användare/målgrupper: Registraturen, allmänheten, media<br />
Användningsområden: Diarieföring, offentligt fönster, ”mellanarkivering”<br />
Integration:<br />
• Allmänna handlingar diarieförs när de upprättas<br />
• Status på ärenden <strong>och</strong> metadata kring ärenden uppdateras<br />
• Alla handlingar diarieförs efter gallring<br />
Medarbetarportalen (Svarven):<br />
Användare/målgrupper: Handläggare, chefer<br />
Användningsområden: Ärendehantering, <strong>dokument</strong>hantering, remisshantering, <strong>vid</strong>imering,<br />
möteshantering, virtuella möten, diarieföring, lottning, expediering, gallring
Tre hörnstenar i Svarven<br />
BPM -<br />
processtöd<br />
Medarbetarportalen<br />
Verktygslåda<br />
• Möten<br />
• Vidimering<br />
• Remiss<br />
• Dokumenthantering<br />
• Mallar<br />
• Diskussioner
• Målgruppsanpassade vyer<br />
• Situationsanpassade verktyg
Beskrivning<br />
Beslutsunderlag för att utveckla<br />
elektronsikt stöd till processer<br />
Syfte/behov<br />
Vad har gjorts tidigare?<br />
Finns det något systemstöd idag?<br />
Aktörer<br />
Beställare<br />
Brukare<br />
Övriga intressenter
Beslutsunderlag för att utveckla<br />
elektronsikt stöd till process<br />
Värdering<br />
Komplexitet<br />
Volym (antal ärenden <strong>och</strong> antal inblandade)<br />
Direkta/indirekta nyttor<br />
Tidsbesparing<br />
Hur lång tid tror vi att det tar att genomföra <strong>och</strong><br />
till vilken kostnad?<br />
Hur går vi <strong>vid</strong>are?
E-arkivering<br />
Projektet bidrar till att skapa strategier <strong>och</strong><br />
implementera ett sätt att leverera digitala<br />
handlingar <strong>och</strong> information ur W3D3 till ett<br />
framtida digitalt arkiv.<br />
Projektet bidrar även till att skapa strategier för<br />
uttag <strong>och</strong> leveranser till ett digitalt arkiv av<br />
andra digitala system som förekommer <strong>vid</strong><br />
<strong>universitet</strong>et
E-arkivering
E-arkivering<br />
Testar arkivuttag <strong>och</strong> paketering ur<br />
W3D3<br />
Formulerar arkivstrategi<br />
Medverkar i projektet för bildandet av ett<br />
lärosätesgemensamt konsortium för<br />
digital arkivering
Utveckling <strong>och</strong> förvaltning<br />
Projektmål<br />
Dokumentation, rutiner <strong>och</strong> tidplan för<br />
förvaltningsläggning av W3D3 enligt förvaltningsmodellen<br />
PM3 färdigställda<br />
Färdigställda instruktioner i form av rutinbeskrivningar<br />
<strong>och</strong>/eller manualer för av övriga delprojekt identifierade<br />
<strong>och</strong> prioriterade handläggningsprocesser <strong>och</strong> funktioner i<br />
W3D3<br />
Upprättade rutiner för förvaltning av metadata <strong>och</strong><br />
tillhörande taxonomier eller listor (exempelvis<br />
avdelningar, verksamhetsområden, ärendemeningar,<br />
handlingstyper) i W3D3<br />
Utbildade användare i nya rutiner <strong>och</strong> funktioner i W3D3
Objektkarta <strong>vid</strong> <strong>Uppsala</strong><br />
<strong>universitet</strong>
Förvaltningsorganisation PM3
Förvaltningsorganisation<br />
Part<br />
Nivå<br />
Verksamhetsnära förvaltning<br />
IT-nära förvaltning<br />
Budgetnivå<br />
Objektägare<br />
Avdelningschef<br />
Objektägare IT<br />
Avd f IT <strong>och</strong> inköp<br />
Beslutsnivå<br />
Förvaltningsledare<br />
Planeringsavdelninge<br />
n<br />
Förvaltningsledare<br />
IT<br />
Avd f IT <strong>och</strong> inköp<br />
Operativ nivå<br />
Objektspecialister<br />
Ex. huvudregistrator<br />
Registratorer<br />
IT-specialister<br />
Ex. systemutvecklare<br />
<strong>och</strong> driftare
Förvaltningsprodukter<br />
Förvaltningsverksamheten tillhandahåller<br />
följande förvaltningsprodukter till<br />
objektverksamheten;<br />
Målgruppsanpassade lathundar<br />
Stabil förvaltning<br />
Manualer<br />
Telefonsupport<br />
E-postsupport<br />
Länk till sakkunnigportal<br />
Postlista<br />
Balanslistor
Förvaltningsaktiviteter<br />
Förvaltningsaktiviteterna i samband med<br />
förvaltning av förvaltningsobjektet<br />
Planering <strong>och</strong> ärendehantering är<br />
följande;<br />
Förvaltningsstyrning<br />
Användarstöd<br />
Ändringshantering<br />
Daglig IT-drift <strong>och</strong> underhåll
Framgångsfaktorer i projektet<br />
• Fokus på verksamhetens behov <strong>och</strong> processer<br />
i första hand, teknik <strong>och</strong> lagstiftning i andra<br />
hand<br />
• Förankring hos ledningen <strong>och</strong> i verksamheten<br />
• Experiment med konkreta resultat under<br />
förstudieperioden<br />
• Begreppsanalys är nödvändig<br />
• Användning av Scrum som arbetsmetod
Change language