Henrik Karlsson - IDG
Henrik Karlsson - IDG
Henrik Karlsson - IDG
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
STADSLEDNINGSFÖRVALTNING<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Att jobba med elektronisk<br />
upphandlingsprocess<br />
<strong>Henrik</strong> <strong>Karlsson</strong><br />
042-105059<br />
henrik.karlsson4@helsingborg.se<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 1
Mina erfarenheter av elektronisk<br />
anbudsprocess<br />
Mina erfarenheter är bara goda<br />
• Jag har infört eller bytt upphandlingsstöd i tre organisationer<br />
med 7-11 medarbetare<br />
• Alla medarbetare har börjat använda systemen direkt<br />
• Inget fritt val, alla går in tillsammans<br />
Växjö kommun 2002<br />
Kommunförbundet Skåne 2005 (1 användare)<br />
Lunds kommun 2007<br />
Helsingborgs stad 2011<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 2
Vad gör ett upphandlingsstöd<br />
Något förenklat innehåller systemen följande delar:<br />
• Planering<br />
• Förfrågningsunderlag och kravspecifikation<br />
• Elektroniska anbud<br />
• Utvärdering<br />
• Beslut<br />
• Avtal<br />
• Avtalsspridning<br />
En handfull system, med olika styrkor och svagheter, kan<br />
hantera hela upphandlingsprocessen och mer därtill<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 3
Min bild av utvecklingen från 90-talet till 2012<br />
Pappersanbud<br />
Papper - Skrivmaskin<br />
Papper - Word / Excel<br />
Fil på Internet - Word / Excel<br />
Fil i upphandlingsstöd - Word / Excel<br />
Digitala anbud på fil<br />
Fil i upphandlingsstöd - Word / Excel<br />
Digitala anbud med svar i system<br />
Upphandlingsstöd web - Databas<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 4
Målet är färre slarvfel och minskad<br />
administration<br />
Information ska skrivas in en enda gång, därefter ska<br />
informationen kunna återanvändas av systemet:<br />
• en adress eller ett diarienummer<br />
• ett pris eller annan uppgift i anbud<br />
Målet är inte att slippa papper, det är bara konsekvensen<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 5
Låt systemet jobba<br />
• Jag har 10 mycket kompetenta medarbetare<br />
• Vi har upphandlingar vi inte hinner jobba med på det sätt vi<br />
skulle behöva<br />
• Vi har förväntningar på att åstadkomma resultat<br />
Mina medarbetare ska inte lägga tid på att manuellt föra<br />
information mellan olika dokument eller filer när det finns<br />
system som sköter det automatiskt<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 6
Konsekvenser av upphandlingsstöd<br />
• Ordning och reda<br />
• Samma struktur på olika medarbetares upphandlingar<br />
• Säkrare kvalitet med mindre arbetsinsats<br />
• Nöjda leverantörer<br />
• Enklare hitta historik<br />
• Upphandlingschefen får kontroll<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 7
Att tänka på<br />
• Alla upphandlare börjar samtidigt<br />
• Ta inga ”genvägar”, använd systemet fullt ut<br />
• Bygg mallar i alla delar, avsätt tid för systemadministration<br />
• Ska dokumenthanteringsplan justeras Ha dialog med arkiv<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 8
Tankar om framtiden<br />
• Vi kommer få ökade krav på statistik kring våra<br />
upphandlingar; hur ska den tas fram utan upphandlingsstöd<br />
Jag tror att organisationer utan upphandlingsstöd får det<br />
svårt att leverera statistik<br />
• Ökade krav på resultat ger ökade krav på nyckeltal, där kan<br />
systemen ge betydligt mer än idag<br />
• Systemen kan behöva ge effektivt stöd för uppföljning av<br />
avtalen, fokus ligger idag på upphandlingsfasen<br />
• När börjar anbudsgivare vägra lämna pappersanbud<br />
STADSLEDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
UPPHANDLINGSENHETEN<br />
Sidan 9
Change language