Harmonisering av beräkning av overheadkostnader - SLU
Harmonisering av beräkning av overheadkostnader - SLU
Harmonisering av beräkning av overheadkostnader - SLU
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
1(17)<br />
Dnr <strong>SLU</strong> ua.2013.1.1..-2824<br />
Universitetsdirektören<br />
PROMEMORIA<br />
2013-06-10<br />
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Sammanfattning <strong>av</strong> förslag<br />
Overheadkostnader<br />
<br />
<br />
<br />
I befintliga anvisningar tydliggörs;<br />
o vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika nivåerna<br />
o vilka institutionsgemensamma personal- och driftskostnader som<br />
ska ingå i overheaduttaget<br />
o hur indirekta kostnader ska fördelas på huvudfunktioner<br />
Institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag<br />
Återhållsam hållning till undantag från <strong>overheadkostnader</strong> och undantag<br />
från <strong>overheadkostnader</strong> beslutas <strong>av</strong> ekonomichefen<br />
Internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
I första hand används modellen medsökande i kontrakt<br />
När medsökande i kontrakt inte är aktuellt används fakturering med full<br />
kostnadstäckning, fakturering ska ske löpande<br />
Vid längre åtaganden som är beaktade i budgeten kan omkontering <strong>av</strong> lön<br />
användas i kombination med en benchfee<br />
EU-projekt använder omkontering <strong>av</strong> löner i kombination med benchfee<br />
Universitetsadministrationen ska fakturera tjänster utöver basuppdraget<br />
med full kostnadstäckning. Sådan verksamhet ska särredovisas och om<br />
möjligt budgeteras.<br />
Vid fakturering görs beräkning på faktisk lön inkl. LKP och OH<br />
Timpris beräknas på 1600 arbetstimmar per år<br />
<strong>SLU</strong>, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00<br />
Org.nr 202100-2817<br />
info@slu.se<br />
www.slu.se
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Bakgrund<br />
<strong>SLU</strong> har <strong>overheadkostnader</strong> på tre nivåer; institutions-, fakultets- och<br />
universitetsnivå. Dessa kostnader beräknas sedan 2010 enligt SUHF-modellen<br />
(SUHF står för Sveriges universitetets- och högskoleförbund). SUHF-modellen är<br />
en gemensam redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och<br />
högskolor. Beslut om införande har fattats <strong>av</strong> rektorerna vid lärosätena. <strong>SLU</strong>:s<br />
rektor beslutade 2008-12-15 att införa redovisningsmodellen.<br />
Uppdraget för det här projektet är att med SUHF-modellen som utgångspunkt<br />
tydliggöra hur befintligt regelverk för <strong>overheadkostnader</strong> ska hanteras. Större likhet<br />
ska skapas genom att institutionerna tillämpar regelverket på ett enhetligt sätt. I<br />
samband med detta görs en kartläggning över hur andra lärosäten hanterar<br />
overhead och SUHF-modellen samt vilka nivåer på <strong>overheadkostnader</strong> de har. I<br />
uppdraget ingår även att ta fram rutiner för köp och sälj (internhandel <strong>av</strong> tjänster)<br />
mellan institutioner, fakulteter eller motsvarande.<br />
Kartläggning<br />
Vid införandet <strong>av</strong> SUHF-modellen togs en gemensam beräkningskalkyl för<br />
<strong>overheadkostnader</strong> (OH-kalkyl) i bruk, vilken alla fakulteter och institutioner<br />
använder sig <strong>av</strong>. Projektets arbetsgrupp har gjort en genomgång <strong>av</strong> samtliga OHkalkyler<br />
för budgetåret 2013. Utgångspunkten har varit att säkerställa att SUHFmodellen<br />
följs och att alla tolkar modellen på samma sätt. I det arbetet har olikheter<br />
och felaktigheter identifierats, se bilaga 1. Utifrån detta har ett antal punkter valts<br />
ut som behöver tydliggöras, för att en harmonisering ska uppnås.<br />
I kartläggningen <strong>av</strong> hur andra lärosäten hanterar overhead har material inhämtats<br />
från lärosätena själva, SUHF samt i statistik från universitetskanslersämbetet<br />
(tidigare högskoleverket). En jämförelse <strong>av</strong>seende storlek på stödverksamhet<br />
respektive storlek på lokalkostnader har tagits fram. Arbetsgruppen har även<br />
undersökt hur olika lärosäten följer SUHF-modellen samt vad de lägger i OHpåslagen.<br />
Kartläggingen finns med som bilaga 2 till detta dokument.<br />
Arbetsgruppen har undersökt fyra olika alternativ för internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />
mellan fakulteter, institutioner eller motsvarande.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Omkontering <strong>av</strong> lönen<br />
Fakturering <strong>av</strong> upparbetad tid<br />
Tjänstledighet för tjänstgöring vid annan institution<br />
Medsökande i kontrakt<br />
Utgångspunkten är att full kostnadstäckning ska uppnås för den säljande parten. En<br />
kartläggning <strong>av</strong> för- och nackdelar med alternativen har tagits fram, se bilaga 3.<br />
2(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Ekonomerna vid institutionerna har fått möjlighet att lämna sina synpunkter.<br />
Utifrån detta har ett förslag utarbetats.<br />
Förslag<br />
Först redovisas förslagen gällande <strong>overheadkostnader</strong> och därefter förslagen<br />
gällande beräkningar vid internhandel <strong>av</strong> tjänster.<br />
Overheadkostnader<br />
För att alla ska göra lika är det viktigt att alla förstår modellen. Därför måste<br />
befintliga anvisningar göras tydligare. Följande dokument med anvisningar finns:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Ekonomihandboken kapitel 4.5 Fördelning <strong>av</strong> gemensamma kostnader<br />
Handledning för <strong>SLU</strong><br />
Uppdelning <strong>av</strong> direkta och indirekta kostnader<br />
Instruktioner för uppdelning på huvudfunktioner<br />
Lathund för uppföljning <strong>av</strong> kalkyldifferenser<br />
Instruktionsflik till OH-kalkylen<br />
I anvisningarna ska det tydliggöras vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika<br />
nivåerna samt hur olika <strong>overheadkostnader</strong> ska fördelas på huvudfunktioner.<br />
Det har funnits en möjlighet i OH-kalkylen att ta med institutionsgemensamma<br />
lokalkostnader. Några institutioner har valt att inte ha några<br />
institutionsgemensamma lokalkostnader med i påslaget medan andra har mycket<br />
institutionsgemensamma lokalkostnader med. Detta gör att det inte går att jämföra<br />
påslagen mellan olika institutioner. Det är inte heller tydligt i redovisningen hur<br />
stora lokalkostnaderna är. Arbetsgruppen föreslår därför att samtliga<br />
institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag och att<br />
endast stödverksamhetens lokalkostnader ska ligga med i OH-påslaget.<br />
Det finns önskemål från särskilda verksamheter om undantag från vissa<br />
<strong>overheadkostnader</strong>, alltså från enheter vars verksamheter kräver mindre<br />
administrativt stöd än övriga institutionen. Arbetsgruppen föreslår en mycket<br />
återhållsam hållning till undantag. Undantag får beviljas <strong>av</strong> ekonomichefen endast<br />
om institutionen kan visa på särskilda skäl och att det på grund <strong>av</strong> dessa skulle vara<br />
orimligt att ta ut full overhead <strong>av</strong> den verksamheten. Verksamheten måste vidare<br />
vara samlad på en enhet under institutionen. Det måste alltså vara en hel<br />
organisatorisk enhet för att undantag ska medges.<br />
3(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Sammanfattning <strong>av</strong> förslag <strong>av</strong>seende <strong>overheadkostnader</strong><br />
<br />
<br />
<br />
I befintliga anvisningar tydliggörs;<br />
o vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika nivåerna<br />
o vilka institutionsgemensamma personal- och driftskostnader som<br />
ska ingå i overheaduttaget<br />
o hur indirekta kostnader ska fördelas på huvudfunktioner<br />
Institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag<br />
Återhållsam hållning till undantag från <strong>overheadkostnader</strong> och undantag<br />
från <strong>overheadkostnader</strong> beslutas <strong>av</strong> ekonomichefen<br />
Internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />
Arbetsgruppen föreslår i första hand modellen medsökande i kontrakt eller<br />
löpande fakturering med full kostnadstäckning för projekt med kontrakt. Med full<br />
kostnadstäckning menas här lön inkl. LKP, OH (universitets-, fakultets- och<br />
institutionspåslag) samt lokalkostnadspåslag.<br />
Institutionerna ska ta med hela OH-påslaget och lokalkostnadspåslaget när de<br />
fakturerar. Det är därför viktigt för en institution att ta reda på ”priset” innan den<br />
handlar med en annan institution, det ska inte bli en överraskning då fakturan<br />
kommer. I de fall där kontraktet inte medger full kostnadstäckning faktureras den<br />
OH som får tas ut i projektet, om inte annat överenskommits. På så vis står alla<br />
inblandade institutioner för sin del <strong>av</strong> projektets OH-underskott.<br />
För projekt som har problem med att dubbla OH-kostnader uppkommer vid<br />
fakturering bör redovisningen utvecklas så att dubbel OH inte uppkommer.<br />
Förslaget är ett eget konto vid internfakturering som inte räknas med när OH lyfts<br />
från projekten.<br />
Vid internhandel <strong>av</strong> tjänster kan omkontering <strong>av</strong> lön användas om det <strong>av</strong>ser längre<br />
åtaganden och dessa är beaktade i budgeten. Detta bör kombineras med en<br />
benchfee för att kompensera för lokalkostnad och bortfallen OH-intäkt, om inte<br />
annat är <strong>av</strong>talat.<br />
För EU-projekt där löner måste vara konterade som löner används metoden att<br />
kontera om lönen i kombination med en benchfee (ersättning/<strong>av</strong>gift). Benchfee ska<br />
motsvara den OH och lokalkostnad som får tas ut i projektet och betalas direkt till<br />
stödverksamheten (projekt 9500 resp. 9507). Detta är en justering mellan<br />
institutionernas stödverksamheter. Om möjligt ska inblandade institutioner ta<br />
hänsyn till detta vid institutionernas budgetering.<br />
Enheter inom universitetsadministrationen ska fakturera tjänster som sträcker sig<br />
utöver basuppdraget med full kostnadstäckning. Verksamhet utanför basuppdraget<br />
ska särredovisas och om möjligt budgeteras.<br />
4(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Arbetsgruppen har tagit fram ett förslag till underlag för kostnadsberäkning vid<br />
fakturering <strong>av</strong> tid samt för timkostnad, se bilaga 4. I förslaget används faktisk lön.<br />
Ett annat alternativ som övervägts är schabloner. Schabloner är dock svåra att ta<br />
fram för hela universitetet då roller/befattningar inte är konsekvent definierade i<br />
hela organisationen. Schabloner måste vidare uppdateras och räknas upp, medan<br />
det inte är aktuellt när faktisk lön används. Uppkommer problem med att priset på<br />
tjänster från en institution varierar för mycket beroende på vilken person som får<br />
uppdraget, rekommenderas institutionen att vid behov räkna ut en schablon<br />
beräknat som ett medelvärde <strong>av</strong> lönerna för den definierade grupp som utför<br />
tjänsten. Vidare föreslås att timkostnad beräknas på 1600 arbetstimmar per år,<br />
vilket överensstämmer bra med hur Jordbruksverket och EU beräknar<br />
timkostnader, se bilaga 5.<br />
Avdelningar/enheter under universitetsadministrationen som finansieras <strong>av</strong> interna<br />
uppdragsintäkter har egen prissättning och behandlas inte här (Infra, IT).<br />
Sammanfattning <strong>av</strong> förslag <strong>av</strong>seende internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
I första hand används modellen medsökande i kontrakt<br />
När medsökande i kontrakt inte är aktuellt används fakturering med full<br />
kostnadstäckning, fakturering ska ske löpande<br />
Vid längre åtaganden som är beaktade i budgeten kan omkontering <strong>av</strong> lön<br />
användas i kombination med en benchfee<br />
EU-projekt använder omkontering <strong>av</strong> löner i kombination med benchfee<br />
Universitetsadministrationen ska fakturera tjänster utöver basuppdraget<br />
med full kostnadstäckning. Sådan verksamhet ska särredovisas och om<br />
möjligt budgeteras.<br />
Vid fakturering görs beräkning på faktisk lön inkl. LKP och OH<br />
Timpris beräknas på 1600 arbetstimmar per år<br />
Genomförande<br />
För att de förändringar <strong>av</strong>seende beräkningar <strong>av</strong> overhead som föreslås här ska<br />
kunna tas i bruk från och med budgetåret 2014 måste anvisningar och OH-kalkyl<br />
uppdateras före budgetprocessen startar hösten 2013. Information/utbildning till<br />
prefekter och ekonomer om förändringarna bör ges vid budgetinformationen hösten<br />
2013. Information går även ut till ekonomerna i form <strong>av</strong> ett ekonomimeddelande<br />
när ekonomihandbokens kapitel 4.5 ”Fördelning <strong>av</strong> gemensamma kostnader”<br />
uppdateras.<br />
5(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Information om hantering <strong>av</strong> internhandel mellan fakulteter, institutioner eller<br />
motsvarande samt beräkning <strong>av</strong> timpriser kommer att finnas i ekonomihandboken<br />
samt skickas ut i ekonomimeddelande till samtliga ekonomiadministratörer.<br />
För att undvika dubbla OH-kostnader vid fakturering för projekt med direkta<br />
kostnader som fördelningsbas för OH, måste ekonomi<strong>av</strong>delningen utveckla<br />
redovisningen så att dubbel OH inte uppkommer.<br />
Ekonomi<strong>av</strong>delningen bör utreda ifall prestationen (det vetenskapliga utfallet) ska<br />
kunna tillfalla forskaren vid internfakturering.<br />
Konsekvenser<br />
Förslaget <strong>av</strong>seende beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong> kommer att leda till ökad<br />
jämförbarhet mellan institutionerna. När fakulteter och institutioner tolkar<br />
redovisningsmodellen för indirekta kostnader på samma sätt och lägger in samma<br />
kostnader i sina OH-påslag går det att jämföra storleken på institutionernas<br />
stödverksamheter. Förslaget kommer även att leda till att lokalkostnaderna blir<br />
synliga ner på projektnivå då de i hela organisationen bokförs med<br />
lokalkostnadspåslag och inte går att gömma i OH-påslagen. Det blir ingen skillnad<br />
i kostnad för projekten då OH-påslagen och lokalkostnadspåslagen fördelas med<br />
samma fördelningsbas. Skillnaden blir att lokalkostnaderna redovisas som<br />
lokalkostnader och inte som <strong>overheadkostnader</strong>.<br />
Förslaget om att forskaren i första hand ska vara medsökande i kontraktet istället<br />
för att jobba i ett projekt på en annan institution leder till att åtagandet inte kräver<br />
ett köp och sälj mellan institutionerna. Istället överförs en del <strong>av</strong> intäkten till<br />
institutionen där forskaren är anställd och prestationen stannar på institutionen.<br />
Förslaget om fakturering med full kostnadstäckning underlättar för<br />
ekonomiadministratörerna då de har en färdig mall för hur de ska beräkna<br />
kostnaden, i de fall då medsökande inte står med i kontraktet.<br />
2013-06-10<br />
Anna Sjölander<br />
Ekonomi<strong>av</strong>delningen<br />
6(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
BILAGOR<br />
1. Exempel på identifierade olikheter och felaktigheter i OH-kalkylerna<br />
2. Jämförelse med andra lärosäten<br />
3. För- och nackdelar för olika alternativ vid internhandel<br />
4. Förslag till beräkningsunderlag för kostnadsberäkning vid fakturering<br />
5. Beräkning <strong>av</strong> antal timmar per år<br />
7(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
BILAGA 1<br />
Exempel på identifierade olikheter och felaktigheter i<br />
OH-kalkylerna:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Vid några institutioner styr prefekten över storleken på overheaden genom<br />
att finansiera en del <strong>av</strong> stödverksamheten med statsanslag.<br />
Anvisning: Då det är emot SUHF-modellen får det inte förekomma.<br />
Olikheter i hur mycket <strong>av</strong> en prefekt som finansieras <strong>av</strong> påslaget har<br />
registrerats.<br />
Anvisning: Huvudregeln är att det ska spegla hur mycket prefekten jobbar<br />
som prefekt, det ska inte vara en finansieringsfråga.<br />
Skillnader <strong>av</strong>seende hur <strong>av</strong>delningschefer och administrativa chefer<br />
fördelas på huvudfunktionerna har noterats.<br />
Tydligare anvisningar krävs.<br />
Det varierar om och hur mycket institutionsgemensamma driftskostnader<br />
som läggs i overheaden.<br />
Arbetsgruppen har tagit fram en tydligare anvisning.<br />
Det varierar om och hur mycket institutionsgemensamma lokalkostnader<br />
som läggs i overheaden.<br />
Anvisning: Samtliga institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i<br />
lokalkostnadspåslaget och endast stödverksamhetens lokalkostnader ska<br />
ligga i overheaden.<br />
Alla institutioner har inte ett lokalkostnadspåslag, utan några fördelar<br />
lokalkostnaderna på annat sätt.<br />
Arbetsgruppen undersöker anledningarna till detta närmare och tar utifrån<br />
det fram ett förslag till anvisning.<br />
Några institutioner har enheter med olika undantag från<br />
<strong>overheadkostnader</strong>, d.v.s. enheter med lägre overhead än övriga<br />
institutionen.<br />
Arbetsgruppens hållning är att vara mycket återhållsamma med undantag.<br />
Ekonomichefen beslutar om undantag.<br />
8(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
BILAGA 2<br />
Jämförelse med andra lärosäten<br />
Arbetsgruppen har valt ut några lärosäten att jämföra <strong>SLU</strong> med; Chalmers tekniska<br />
högskola, Göteborgs universitet, Kungl tekniska högskolan, Linköpings universitet,<br />
Lunds universitet, Umeå universitet och Uppsala universitet. Tyvärr har vi inte fått<br />
tillgång till uppgifter från SUHF gällande Linköpings universitet och Uppsala<br />
universitet, då dessa universitet inte har svarat på vår förfrågan om att få ta del <strong>av</strong><br />
dessa uppgifter.<br />
Overheadkostnader/Indirekta kostnader<br />
I en genomgång <strong>av</strong> valda universitets anvisningar gällande SUHF-modellen<br />
framkommer att samtliga försöker följa modellen så mycket som möjligt. Det som<br />
kan skilja något mellan universiteten är vilka institutionsgemensamma<br />
driftskostnader som räknas in i OH-påslagen.<br />
Alla universitet har inte samma fördelningsbas för fördelning <strong>av</strong> indirekta<br />
kostnader. Högskolornas verksamhet kan ofta beskrivas som löneintensiv och då är<br />
en fördelning baserad på löner tillämplig. <strong>SLU</strong> använder direkta löner som<br />
fördelningsbas. Inom vissa områden finns det dock ett stort inslag <strong>av</strong> andra<br />
kostnader t.ex. inom laborativ verksamhet. Om omfattningen <strong>av</strong> sådan verksamhet<br />
är ansenlig, kan istället direkta löne- och driftskostnader vara en mer rättvisande<br />
fördelningsbas för kostnadsbärarna. På grund <strong>av</strong> detta går det inte att göra en direkt<br />
jämförelse <strong>av</strong> storleken på OH-påslagen och därför jämförs istället indirekta<br />
kostnader i förhållande till totala verksamhetskostnader, se diagram 1 och 2 nedan.<br />
I diagrammen står IGEM för institutionsgemensamma kostnader, FGEM för<br />
Fakultetsgemensamma kostnader och UGEM för universitetsgemensamma<br />
kostnader.<br />
9(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Diagram 1. Andel indirekta kostnader i förhållande till totala<br />
verksamhetskostnader per lärosäte (Totalt inkl. GU, FO och Foma)<br />
30,0%<br />
Totalt<br />
25,0%<br />
20,0%<br />
15,0%<br />
10,0%<br />
IGEM<br />
FGEM<br />
UGEM<br />
5,0%<br />
0,0%<br />
<strong>SLU</strong> UmU KTH GU LU<br />
Totalt sett är variationen på andelen indirekta kostnader inte så stor, endast KTH<br />
sticker ut med lite högre andel än övriga universitet. Bryter vi ut de indirekta<br />
kostnaderna för forskning (och Foma för <strong>SLU</strong>) sticker Umeå universitet ut med<br />
betydligt lägre indirekta kostnader. Att andelen indirekta kostnader varierar mellan<br />
universiteten kan bero på att de definierar direkta- och indirekta kostnader olika.<br />
Vad ett universitet har med i OH-påslagen som indirekt kostnad har ett annat<br />
universitet bokfört som en direkt kostnad. Det kan även bero på att forskare och<br />
lärare får olika mycket administrativ hjälp. Vid ett universitet där andelen indirekta<br />
kostnader är låg kan det vara så att forskare och lärare har mera administrativa<br />
uppgifter. En annan förklaring till variationerna kan vara att universiteten inte är<br />
lika effektiva i sin stödverksamhet.<br />
10(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Diagram 2. Andel indirekta kostnader i förhållande till totala<br />
verksamhetskostnader per lärosäte (endast FO och Foma)<br />
25,0%<br />
Forskning/Foma<br />
20,0%<br />
15,0%<br />
10,0%<br />
IGEM<br />
FGEM<br />
UGEM<br />
5,0%<br />
0,0%<br />
<strong>SLU</strong> UmU KTH GU LU<br />
I enlighet med SUHF-modellen delar alla universitet och högskolor in sina<br />
indirekta kostnader i sex huvudfunktioner. Huvudfunktionerna visar vilken typ <strong>av</strong><br />
stöd universiteten ger. I diagram 3 visas en jämförelse mellan universiteten.<br />
Diagram 3. Indirekta kostnader per huvudfunktion (GU, Fo och Foma)<br />
100%<br />
90%<br />
80%<br />
70%<br />
60%<br />
50%<br />
40%<br />
30%<br />
20%<br />
10%<br />
0%<br />
<strong>SLU</strong> UmU KTH GU LU<br />
Nivå- spec.<br />
Bibliotek<br />
Infrastruktur och service<br />
Ekonomi- och<br />
personaladmin<br />
Utbildnings- och<br />
forskningsadmin<br />
Ledning<br />
11(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Lokalkostnader<br />
Innan SUHF-modellen infördes ingick ofta lokalkostnader i den overhead (OH)<br />
som belastade projekten (35 % på direkta kostnader). Enligt SUHF-modellen ska<br />
lokalkostnader ses som direkta kostnader och inte ingå i OH. Numera är det den<br />
verkliga lokalkostnaden som ska belasta projekten. I diagram 4 nedan redovisas en<br />
jämförelse <strong>av</strong> valda lärosätens lokalkostnader som en andel <strong>av</strong> lärosätets totala<br />
verksamhetskostnader 2010-2012, statistik från universitetskanslerämbetet.<br />
Diagram 4. Jämförelse <strong>av</strong> lokalkostnader med andra lärosäten 2010- 2012.<br />
18,0<br />
16,0<br />
14,0<br />
12,0<br />
10,0<br />
8,0<br />
6,0<br />
4,0<br />
2,0<br />
0,0<br />
Andel lokalkostnader <strong>av</strong> totala<br />
kostnader (%)<br />
2010<br />
2011<br />
2012<br />
Här framkommer att <strong>SLU</strong>:s lokalkostnader ökar från 11,0 % till 12,5 % mellan<br />
2010 och 2011, medan övriga universitets lokalkostnader minskar något.<br />
Anledningen till att <strong>SLU</strong>:s lokalkostnader ökar är främst de stora byggprojekten.<br />
En förklaring till att andelen lokalkostnader sjunker kan vara att hyreskostnaderna<br />
ökar med en mindre andel än vad personalkostnader (som är en stor kostnadspost<br />
för universiteten) gör. År 2012 sjunker andelen lokalkostnader för <strong>SLU</strong> igen till<br />
12,1 %. <strong>SLU</strong>:s lokalkostnad minskade med 10 mnkr under 2012 till följd <strong>av</strong> ett<br />
<strong>av</strong>tal om rörlig ränta med Akademiska hus <strong>av</strong>seende byggnaderna BioC och MVM.<br />
Det positiva utfallet <strong>av</strong> detta <strong>av</strong>tal var 24 mnkr. De faktiska lokalkostnaderna, utan<br />
detta <strong>av</strong>tal, ökade med 14 mnkr (4 procent).<br />
Prognosen från februari 2013, se diagram 5, pekar mot en ökning <strong>av</strong> <strong>SLU</strong>:s<br />
lokalkostnader till 15,4 % 2015 då Ulls hus och VHC blir färdigställda. Den<br />
långsiktiga prognosen visar att andelen lokalkostnader sedan långsamt minskar och<br />
hamnar på 14,3 % <strong>av</strong> totala kostnader 2020 (riksgenomsnitt 2012 var 13,0 %).<br />
Minskningen beror dels på ett projekt att förtäta lokalutnyttjandet och därigenom<br />
kunna säga upp hyres<strong>av</strong>tal och lämna lokaler och dels på att hyreskostnaderna<br />
12(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
beräknas öka med en mindre andel per år än vad exempelvis personalkostnaderna<br />
gör.<br />
Diagram 5. Prognos för <strong>SLU</strong>:s lokalkostnader 2010-2020<br />
18<br />
16<br />
14<br />
12<br />
10<br />
8<br />
6<br />
4<br />
2<br />
0<br />
Prognos lokalkostnader i procent <strong>av</strong><br />
totala kostnader<br />
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020<br />
<strong>SLU</strong><br />
13(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
BILAGA 3<br />
För- och nackdelar för olika alternativ vid internhandel<br />
Omkontering <strong>av</strong> lönen<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Vid omkontering <strong>av</strong> lönen förlorar institutionen där personen är anställd<br />
overheadintäkt.<br />
Detta alternativ passar därför endast vid längre åtaganden som då ska vara<br />
beaktat i budgeten.<br />
Alternativet bör kombineras med en benchfee (<strong>av</strong>gift/ersättning) för att<br />
kompensera för bortfallen OH-intäkt för att uppnå full kostnadstäckning.<br />
Problem när det gäller projekt med begränsat OH-uttag. Vem ska betala<br />
mellanskillnaden?<br />
Reseräkningar granskas där personen är anställd även om utbetalning ska<br />
ske via projektet vid den andra institutionen.<br />
Lönekontering försvåras vid delad kontering där ingen <strong>av</strong> institutionerna<br />
kan göra var sin bit i konteringen utan detta måste då skickas till<br />
personal<strong>av</strong>delningen eller annan med behörighet.<br />
Prestationen hamnar på den andra institutionen.<br />
Fakturering <strong>av</strong> upparbetad tid<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Vid fakturering <strong>av</strong> upparbetad tid är det viktigt att fakturera med full<br />
kostnadstäckning, det vill säga att alla påslag ska räknas med (OH+lokal).<br />
Fungerar även vid kortare åtaganden.<br />
Fungerar inte för EU-projekt, eftersom löner ska vara bokförda som<br />
lönekostnader och kunna verifieras med tidrapporter.<br />
Problem med dubbla OH-kostnader för projekt med direkta kostnader som<br />
fördelningsbas för OH. Inget sådant problem för projekt med lönebas<br />
(projekt som fördelar OH enligt SUHF-modellen).<br />
Problem/osämja kan uppstå när en institution med hög OH fakturerar en<br />
institution med låg OH.<br />
Fasta schabloner (genomsnitt) för påslag och enhetlig beräkning <strong>av</strong> timtaxa<br />
efterfrågas.<br />
Tjänstledighet för tjänstgöring vid annan institution<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Kan vara krångligt.<br />
Kräver att personen samtidigt har två tjänster.<br />
Förutsätter att personen byter arbetsplats och är därför endast möjlig vid<br />
längre åtaganden som beaktats i budgeten.<br />
Prestationen hamnar på den andra institutionen.<br />
14(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
Medsökande i kontraktet<br />
<br />
<br />
<br />
Intäkten överföras till institutionen där forskaren är anställd.<br />
Åtagandet kräver inte ett köp och sälj mellan institutionerna.<br />
Prestationen stannar på institutionen.<br />
15(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
BILAGA 4<br />
Förslag till underlag för kostnadsberäkning vid fakturering<br />
Beräkning vid internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />
Gröna rutor fylls i<br />
Kostnadsberäkning vid procent <strong>av</strong> tid<br />
Månadslön LKP % Summa<br />
Månadslön inkl LKP 35 000 51,5% 53 025<br />
Univ.påslag 15,0% 7 954<br />
Fak.påslag 3,1% 1 644<br />
Inst.påslag 20,0% 10 605<br />
Lokalpåslag 17,0% 9 014<br />
Total kostnad per månad 82 242<br />
Månatlig ersättning för arbetet 50% 41 121<br />
Timkostnad vid kortare uppdrag<br />
Årskostnad för lön inkl samtliga påslag (Total kostnad per mån X 12) 986 901<br />
Timkostnad (Årskostnad / 1600 tim per år) 617<br />
16(17)
<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />
BILAGA 5<br />
Beräkning <strong>av</strong> antal timmar per år<br />
Days in a year 365<br />
Less weekends 104<br />
Vacation 35<br />
Public holidays 8<br />
Illness 5<br />
Training 6<br />
Administration 7<br />
Productive days 200<br />
200X8<br />
1600 timmar/år<br />
17(17)