17.02.2015 Views

Harmonisering av beräkning av overheadkostnader - SLU

Harmonisering av beräkning av overheadkostnader - SLU

Harmonisering av beräkning av overheadkostnader - SLU

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

1(17)<br />

Dnr <strong>SLU</strong> ua.2013.1.1..-2824<br />

Universitetsdirektören<br />

PROMEMORIA<br />

2013-06-10<br />

<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Sammanfattning <strong>av</strong> förslag<br />

Overheadkostnader<br />

<br />

<br />

<br />

I befintliga anvisningar tydliggörs;<br />

o vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika nivåerna<br />

o vilka institutionsgemensamma personal- och driftskostnader som<br />

ska ingå i overheaduttaget<br />

o hur indirekta kostnader ska fördelas på huvudfunktioner<br />

Institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag<br />

Återhållsam hållning till undantag från <strong>overheadkostnader</strong> och undantag<br />

från <strong>overheadkostnader</strong> beslutas <strong>av</strong> ekonomichefen<br />

Internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

I första hand används modellen medsökande i kontrakt<br />

När medsökande i kontrakt inte är aktuellt används fakturering med full<br />

kostnadstäckning, fakturering ska ske löpande<br />

Vid längre åtaganden som är beaktade i budgeten kan omkontering <strong>av</strong> lön<br />

användas i kombination med en benchfee<br />

EU-projekt använder omkontering <strong>av</strong> löner i kombination med benchfee<br />

Universitetsadministrationen ska fakturera tjänster utöver basuppdraget<br />

med full kostnadstäckning. Sådan verksamhet ska särredovisas och om<br />

möjligt budgeteras.<br />

Vid fakturering görs beräkning på faktisk lön inkl. LKP och OH<br />

Timpris beräknas på 1600 arbetstimmar per år<br />

<strong>SLU</strong>, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00<br />

Org.nr 202100-2817<br />

info@slu.se<br />

www.slu.se


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Bakgrund<br />

<strong>SLU</strong> har <strong>overheadkostnader</strong> på tre nivåer; institutions-, fakultets- och<br />

universitetsnivå. Dessa kostnader beräknas sedan 2010 enligt SUHF-modellen<br />

(SUHF står för Sveriges universitetets- och högskoleförbund). SUHF-modellen är<br />

en gemensam redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och<br />

högskolor. Beslut om införande har fattats <strong>av</strong> rektorerna vid lärosätena. <strong>SLU</strong>:s<br />

rektor beslutade 2008-12-15 att införa redovisningsmodellen.<br />

Uppdraget för det här projektet är att med SUHF-modellen som utgångspunkt<br />

tydliggöra hur befintligt regelverk för <strong>overheadkostnader</strong> ska hanteras. Större likhet<br />

ska skapas genom att institutionerna tillämpar regelverket på ett enhetligt sätt. I<br />

samband med detta görs en kartläggning över hur andra lärosäten hanterar<br />

overhead och SUHF-modellen samt vilka nivåer på <strong>overheadkostnader</strong> de har. I<br />

uppdraget ingår även att ta fram rutiner för köp och sälj (internhandel <strong>av</strong> tjänster)<br />

mellan institutioner, fakulteter eller motsvarande.<br />

Kartläggning<br />

Vid införandet <strong>av</strong> SUHF-modellen togs en gemensam beräkningskalkyl för<br />

<strong>overheadkostnader</strong> (OH-kalkyl) i bruk, vilken alla fakulteter och institutioner<br />

använder sig <strong>av</strong>. Projektets arbetsgrupp har gjort en genomgång <strong>av</strong> samtliga OHkalkyler<br />

för budgetåret 2013. Utgångspunkten har varit att säkerställa att SUHFmodellen<br />

följs och att alla tolkar modellen på samma sätt. I det arbetet har olikheter<br />

och felaktigheter identifierats, se bilaga 1. Utifrån detta har ett antal punkter valts<br />

ut som behöver tydliggöras, för att en harmonisering ska uppnås.<br />

I kartläggningen <strong>av</strong> hur andra lärosäten hanterar overhead har material inhämtats<br />

från lärosätena själva, SUHF samt i statistik från universitetskanslersämbetet<br />

(tidigare högskoleverket). En jämförelse <strong>av</strong>seende storlek på stödverksamhet<br />

respektive storlek på lokalkostnader har tagits fram. Arbetsgruppen har även<br />

undersökt hur olika lärosäten följer SUHF-modellen samt vad de lägger i OHpåslagen.<br />

Kartläggingen finns med som bilaga 2 till detta dokument.<br />

Arbetsgruppen har undersökt fyra olika alternativ för internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />

mellan fakulteter, institutioner eller motsvarande.<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Omkontering <strong>av</strong> lönen<br />

Fakturering <strong>av</strong> upparbetad tid<br />

Tjänstledighet för tjänstgöring vid annan institution<br />

Medsökande i kontrakt<br />

Utgångspunkten är att full kostnadstäckning ska uppnås för den säljande parten. En<br />

kartläggning <strong>av</strong> för- och nackdelar med alternativen har tagits fram, se bilaga 3.<br />

2(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Ekonomerna vid institutionerna har fått möjlighet att lämna sina synpunkter.<br />

Utifrån detta har ett förslag utarbetats.<br />

Förslag<br />

Först redovisas förslagen gällande <strong>overheadkostnader</strong> och därefter förslagen<br />

gällande beräkningar vid internhandel <strong>av</strong> tjänster.<br />

Overheadkostnader<br />

För att alla ska göra lika är det viktigt att alla förstår modellen. Därför måste<br />

befintliga anvisningar göras tydligare. Följande dokument med anvisningar finns:<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Ekonomihandboken kapitel 4.5 Fördelning <strong>av</strong> gemensamma kostnader<br />

Handledning för <strong>SLU</strong><br />

Uppdelning <strong>av</strong> direkta och indirekta kostnader<br />

Instruktioner för uppdelning på huvudfunktioner<br />

Lathund för uppföljning <strong>av</strong> kalkyldifferenser<br />

Instruktionsflik till OH-kalkylen<br />

I anvisningarna ska det tydliggöras vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika<br />

nivåerna samt hur olika <strong>overheadkostnader</strong> ska fördelas på huvudfunktioner.<br />

Det har funnits en möjlighet i OH-kalkylen att ta med institutionsgemensamma<br />

lokalkostnader. Några institutioner har valt att inte ha några<br />

institutionsgemensamma lokalkostnader med i påslaget medan andra har mycket<br />

institutionsgemensamma lokalkostnader med. Detta gör att det inte går att jämföra<br />

påslagen mellan olika institutioner. Det är inte heller tydligt i redovisningen hur<br />

stora lokalkostnaderna är. Arbetsgruppen föreslår därför att samtliga<br />

institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag och att<br />

endast stödverksamhetens lokalkostnader ska ligga med i OH-påslaget.<br />

Det finns önskemål från särskilda verksamheter om undantag från vissa<br />

<strong>overheadkostnader</strong>, alltså från enheter vars verksamheter kräver mindre<br />

administrativt stöd än övriga institutionen. Arbetsgruppen föreslår en mycket<br />

återhållsam hållning till undantag. Undantag får beviljas <strong>av</strong> ekonomichefen endast<br />

om institutionen kan visa på särskilda skäl och att det på grund <strong>av</strong> dessa skulle vara<br />

orimligt att ta ut full overhead <strong>av</strong> den verksamheten. Verksamheten måste vidare<br />

vara samlad på en enhet under institutionen. Det måste alltså vara en hel<br />

organisatorisk enhet för att undantag ska medges.<br />

3(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Sammanfattning <strong>av</strong> förslag <strong>av</strong>seende <strong>overheadkostnader</strong><br />

<br />

<br />

<br />

I befintliga anvisningar tydliggörs;<br />

o vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika nivåerna<br />

o vilka institutionsgemensamma personal- och driftskostnader som<br />

ska ingå i overheaduttaget<br />

o hur indirekta kostnader ska fördelas på huvudfunktioner<br />

Institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag<br />

Återhållsam hållning till undantag från <strong>overheadkostnader</strong> och undantag<br />

från <strong>overheadkostnader</strong> beslutas <strong>av</strong> ekonomichefen<br />

Internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />

Arbetsgruppen föreslår i första hand modellen medsökande i kontrakt eller<br />

löpande fakturering med full kostnadstäckning för projekt med kontrakt. Med full<br />

kostnadstäckning menas här lön inkl. LKP, OH (universitets-, fakultets- och<br />

institutionspåslag) samt lokalkostnadspåslag.<br />

Institutionerna ska ta med hela OH-påslaget och lokalkostnadspåslaget när de<br />

fakturerar. Det är därför viktigt för en institution att ta reda på ”priset” innan den<br />

handlar med en annan institution, det ska inte bli en överraskning då fakturan<br />

kommer. I de fall där kontraktet inte medger full kostnadstäckning faktureras den<br />

OH som får tas ut i projektet, om inte annat överenskommits. På så vis står alla<br />

inblandade institutioner för sin del <strong>av</strong> projektets OH-underskott.<br />

För projekt som har problem med att dubbla OH-kostnader uppkommer vid<br />

fakturering bör redovisningen utvecklas så att dubbel OH inte uppkommer.<br />

Förslaget är ett eget konto vid internfakturering som inte räknas med när OH lyfts<br />

från projekten.<br />

Vid internhandel <strong>av</strong> tjänster kan omkontering <strong>av</strong> lön användas om det <strong>av</strong>ser längre<br />

åtaganden och dessa är beaktade i budgeten. Detta bör kombineras med en<br />

benchfee för att kompensera för lokalkostnad och bortfallen OH-intäkt, om inte<br />

annat är <strong>av</strong>talat.<br />

För EU-projekt där löner måste vara konterade som löner används metoden att<br />

kontera om lönen i kombination med en benchfee (ersättning/<strong>av</strong>gift). Benchfee ska<br />

motsvara den OH och lokalkostnad som får tas ut i projektet och betalas direkt till<br />

stödverksamheten (projekt 9500 resp. 9507). Detta är en justering mellan<br />

institutionernas stödverksamheter. Om möjligt ska inblandade institutioner ta<br />

hänsyn till detta vid institutionernas budgetering.<br />

Enheter inom universitetsadministrationen ska fakturera tjänster som sträcker sig<br />

utöver basuppdraget med full kostnadstäckning. Verksamhet utanför basuppdraget<br />

ska särredovisas och om möjligt budgeteras.<br />

4(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Arbetsgruppen har tagit fram ett förslag till underlag för kostnadsberäkning vid<br />

fakturering <strong>av</strong> tid samt för timkostnad, se bilaga 4. I förslaget används faktisk lön.<br />

Ett annat alternativ som övervägts är schabloner. Schabloner är dock svåra att ta<br />

fram för hela universitetet då roller/befattningar inte är konsekvent definierade i<br />

hela organisationen. Schabloner måste vidare uppdateras och räknas upp, medan<br />

det inte är aktuellt när faktisk lön används. Uppkommer problem med att priset på<br />

tjänster från en institution varierar för mycket beroende på vilken person som får<br />

uppdraget, rekommenderas institutionen att vid behov räkna ut en schablon<br />

beräknat som ett medelvärde <strong>av</strong> lönerna för den definierade grupp som utför<br />

tjänsten. Vidare föreslås att timkostnad beräknas på 1600 arbetstimmar per år,<br />

vilket överensstämmer bra med hur Jordbruksverket och EU beräknar<br />

timkostnader, se bilaga 5.<br />

Avdelningar/enheter under universitetsadministrationen som finansieras <strong>av</strong> interna<br />

uppdragsintäkter har egen prissättning och behandlas inte här (Infra, IT).<br />

Sammanfattning <strong>av</strong> förslag <strong>av</strong>seende internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

I första hand används modellen medsökande i kontrakt<br />

När medsökande i kontrakt inte är aktuellt används fakturering med full<br />

kostnadstäckning, fakturering ska ske löpande<br />

Vid längre åtaganden som är beaktade i budgeten kan omkontering <strong>av</strong> lön<br />

användas i kombination med en benchfee<br />

EU-projekt använder omkontering <strong>av</strong> löner i kombination med benchfee<br />

Universitetsadministrationen ska fakturera tjänster utöver basuppdraget<br />

med full kostnadstäckning. Sådan verksamhet ska särredovisas och om<br />

möjligt budgeteras.<br />

Vid fakturering görs beräkning på faktisk lön inkl. LKP och OH<br />

Timpris beräknas på 1600 arbetstimmar per år<br />

Genomförande<br />

För att de förändringar <strong>av</strong>seende beräkningar <strong>av</strong> overhead som föreslås här ska<br />

kunna tas i bruk från och med budgetåret 2014 måste anvisningar och OH-kalkyl<br />

uppdateras före budgetprocessen startar hösten 2013. Information/utbildning till<br />

prefekter och ekonomer om förändringarna bör ges vid budgetinformationen hösten<br />

2013. Information går även ut till ekonomerna i form <strong>av</strong> ett ekonomimeddelande<br />

när ekonomihandbokens kapitel 4.5 ”Fördelning <strong>av</strong> gemensamma kostnader”<br />

uppdateras.<br />

5(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Information om hantering <strong>av</strong> internhandel mellan fakulteter, institutioner eller<br />

motsvarande samt beräkning <strong>av</strong> timpriser kommer att finnas i ekonomihandboken<br />

samt skickas ut i ekonomimeddelande till samtliga ekonomiadministratörer.<br />

För att undvika dubbla OH-kostnader vid fakturering för projekt med direkta<br />

kostnader som fördelningsbas för OH, måste ekonomi<strong>av</strong>delningen utveckla<br />

redovisningen så att dubbel OH inte uppkommer.<br />

Ekonomi<strong>av</strong>delningen bör utreda ifall prestationen (det vetenskapliga utfallet) ska<br />

kunna tillfalla forskaren vid internfakturering.<br />

Konsekvenser<br />

Förslaget <strong>av</strong>seende beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong> kommer att leda till ökad<br />

jämförbarhet mellan institutionerna. När fakulteter och institutioner tolkar<br />

redovisningsmodellen för indirekta kostnader på samma sätt och lägger in samma<br />

kostnader i sina OH-påslag går det att jämföra storleken på institutionernas<br />

stödverksamheter. Förslaget kommer även att leda till att lokalkostnaderna blir<br />

synliga ner på projektnivå då de i hela organisationen bokförs med<br />

lokalkostnadspåslag och inte går att gömma i OH-påslagen. Det blir ingen skillnad<br />

i kostnad för projekten då OH-påslagen och lokalkostnadspåslagen fördelas med<br />

samma fördelningsbas. Skillnaden blir att lokalkostnaderna redovisas som<br />

lokalkostnader och inte som <strong>overheadkostnader</strong>.<br />

Förslaget om att forskaren i första hand ska vara medsökande i kontraktet istället<br />

för att jobba i ett projekt på en annan institution leder till att åtagandet inte kräver<br />

ett köp och sälj mellan institutionerna. Istället överförs en del <strong>av</strong> intäkten till<br />

institutionen där forskaren är anställd och prestationen stannar på institutionen.<br />

Förslaget om fakturering med full kostnadstäckning underlättar för<br />

ekonomiadministratörerna då de har en färdig mall för hur de ska beräkna<br />

kostnaden, i de fall då medsökande inte står med i kontraktet.<br />

2013-06-10<br />

Anna Sjölander<br />

Ekonomi<strong>av</strong>delningen<br />

6(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

BILAGOR<br />

1. Exempel på identifierade olikheter och felaktigheter i OH-kalkylerna<br />

2. Jämförelse med andra lärosäten<br />

3. För- och nackdelar för olika alternativ vid internhandel<br />

4. Förslag till beräkningsunderlag för kostnadsberäkning vid fakturering<br />

5. Beräkning <strong>av</strong> antal timmar per år<br />

7(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

BILAGA 1<br />

Exempel på identifierade olikheter och felaktigheter i<br />

OH-kalkylerna:<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Vid några institutioner styr prefekten över storleken på overheaden genom<br />

att finansiera en del <strong>av</strong> stödverksamheten med statsanslag.<br />

Anvisning: Då det är emot SUHF-modellen får det inte förekomma.<br />

Olikheter i hur mycket <strong>av</strong> en prefekt som finansieras <strong>av</strong> påslaget har<br />

registrerats.<br />

Anvisning: Huvudregeln är att det ska spegla hur mycket prefekten jobbar<br />

som prefekt, det ska inte vara en finansieringsfråga.<br />

Skillnader <strong>av</strong>seende hur <strong>av</strong>delningschefer och administrativa chefer<br />

fördelas på huvudfunktionerna har noterats.<br />

Tydligare anvisningar krävs.<br />

Det varierar om och hur mycket institutionsgemensamma driftskostnader<br />

som läggs i overheaden.<br />

Arbetsgruppen har tagit fram en tydligare anvisning.<br />

Det varierar om och hur mycket institutionsgemensamma lokalkostnader<br />

som läggs i overheaden.<br />

Anvisning: Samtliga institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i<br />

lokalkostnadspåslaget och endast stödverksamhetens lokalkostnader ska<br />

ligga i overheaden.<br />

Alla institutioner har inte ett lokalkostnadspåslag, utan några fördelar<br />

lokalkostnaderna på annat sätt.<br />

Arbetsgruppen undersöker anledningarna till detta närmare och tar utifrån<br />

det fram ett förslag till anvisning.<br />

Några institutioner har enheter med olika undantag från<br />

<strong>overheadkostnader</strong>, d.v.s. enheter med lägre overhead än övriga<br />

institutionen.<br />

Arbetsgruppens hållning är att vara mycket återhållsamma med undantag.<br />

Ekonomichefen beslutar om undantag.<br />

8(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

BILAGA 2<br />

Jämförelse med andra lärosäten<br />

Arbetsgruppen har valt ut några lärosäten att jämföra <strong>SLU</strong> med; Chalmers tekniska<br />

högskola, Göteborgs universitet, Kungl tekniska högskolan, Linköpings universitet,<br />

Lunds universitet, Umeå universitet och Uppsala universitet. Tyvärr har vi inte fått<br />

tillgång till uppgifter från SUHF gällande Linköpings universitet och Uppsala<br />

universitet, då dessa universitet inte har svarat på vår förfrågan om att få ta del <strong>av</strong><br />

dessa uppgifter.<br />

Overheadkostnader/Indirekta kostnader<br />

I en genomgång <strong>av</strong> valda universitets anvisningar gällande SUHF-modellen<br />

framkommer att samtliga försöker följa modellen så mycket som möjligt. Det som<br />

kan skilja något mellan universiteten är vilka institutionsgemensamma<br />

driftskostnader som räknas in i OH-påslagen.<br />

Alla universitet har inte samma fördelningsbas för fördelning <strong>av</strong> indirekta<br />

kostnader. Högskolornas verksamhet kan ofta beskrivas som löneintensiv och då är<br />

en fördelning baserad på löner tillämplig. <strong>SLU</strong> använder direkta löner som<br />

fördelningsbas. Inom vissa områden finns det dock ett stort inslag <strong>av</strong> andra<br />

kostnader t.ex. inom laborativ verksamhet. Om omfattningen <strong>av</strong> sådan verksamhet<br />

är ansenlig, kan istället direkta löne- och driftskostnader vara en mer rättvisande<br />

fördelningsbas för kostnadsbärarna. På grund <strong>av</strong> detta går det inte att göra en direkt<br />

jämförelse <strong>av</strong> storleken på OH-påslagen och därför jämförs istället indirekta<br />

kostnader i förhållande till totala verksamhetskostnader, se diagram 1 och 2 nedan.<br />

I diagrammen står IGEM för institutionsgemensamma kostnader, FGEM för<br />

Fakultetsgemensamma kostnader och UGEM för universitetsgemensamma<br />

kostnader.<br />

9(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Diagram 1. Andel indirekta kostnader i förhållande till totala<br />

verksamhetskostnader per lärosäte (Totalt inkl. GU, FO och Foma)<br />

30,0%<br />

Totalt<br />

25,0%<br />

20,0%<br />

15,0%<br />

10,0%<br />

IGEM<br />

FGEM<br />

UGEM<br />

5,0%<br />

0,0%<br />

<strong>SLU</strong> UmU KTH GU LU<br />

Totalt sett är variationen på andelen indirekta kostnader inte så stor, endast KTH<br />

sticker ut med lite högre andel än övriga universitet. Bryter vi ut de indirekta<br />

kostnaderna för forskning (och Foma för <strong>SLU</strong>) sticker Umeå universitet ut med<br />

betydligt lägre indirekta kostnader. Att andelen indirekta kostnader varierar mellan<br />

universiteten kan bero på att de definierar direkta- och indirekta kostnader olika.<br />

Vad ett universitet har med i OH-påslagen som indirekt kostnad har ett annat<br />

universitet bokfört som en direkt kostnad. Det kan även bero på att forskare och<br />

lärare får olika mycket administrativ hjälp. Vid ett universitet där andelen indirekta<br />

kostnader är låg kan det vara så att forskare och lärare har mera administrativa<br />

uppgifter. En annan förklaring till variationerna kan vara att universiteten inte är<br />

lika effektiva i sin stödverksamhet.<br />

10(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Diagram 2. Andel indirekta kostnader i förhållande till totala<br />

verksamhetskostnader per lärosäte (endast FO och Foma)<br />

25,0%<br />

Forskning/Foma<br />

20,0%<br />

15,0%<br />

10,0%<br />

IGEM<br />

FGEM<br />

UGEM<br />

5,0%<br />

0,0%<br />

<strong>SLU</strong> UmU KTH GU LU<br />

I enlighet med SUHF-modellen delar alla universitet och högskolor in sina<br />

indirekta kostnader i sex huvudfunktioner. Huvudfunktionerna visar vilken typ <strong>av</strong><br />

stöd universiteten ger. I diagram 3 visas en jämförelse mellan universiteten.<br />

Diagram 3. Indirekta kostnader per huvudfunktion (GU, Fo och Foma)<br />

100%<br />

90%<br />

80%<br />

70%<br />

60%<br />

50%<br />

40%<br />

30%<br />

20%<br />

10%<br />

0%<br />

<strong>SLU</strong> UmU KTH GU LU<br />

Nivå- spec.<br />

Bibliotek<br />

Infrastruktur och service<br />

Ekonomi- och<br />

personaladmin<br />

Utbildnings- och<br />

forskningsadmin<br />

Ledning<br />

11(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Lokalkostnader<br />

Innan SUHF-modellen infördes ingick ofta lokalkostnader i den overhead (OH)<br />

som belastade projekten (35 % på direkta kostnader). Enligt SUHF-modellen ska<br />

lokalkostnader ses som direkta kostnader och inte ingå i OH. Numera är det den<br />

verkliga lokalkostnaden som ska belasta projekten. I diagram 4 nedan redovisas en<br />

jämförelse <strong>av</strong> valda lärosätens lokalkostnader som en andel <strong>av</strong> lärosätets totala<br />

verksamhetskostnader 2010-2012, statistik från universitetskanslerämbetet.<br />

Diagram 4. Jämförelse <strong>av</strong> lokalkostnader med andra lärosäten 2010- 2012.<br />

18,0<br />

16,0<br />

14,0<br />

12,0<br />

10,0<br />

8,0<br />

6,0<br />

4,0<br />

2,0<br />

0,0<br />

Andel lokalkostnader <strong>av</strong> totala<br />

kostnader (%)<br />

2010<br />

2011<br />

2012<br />

Här framkommer att <strong>SLU</strong>:s lokalkostnader ökar från 11,0 % till 12,5 % mellan<br />

2010 och 2011, medan övriga universitets lokalkostnader minskar något.<br />

Anledningen till att <strong>SLU</strong>:s lokalkostnader ökar är främst de stora byggprojekten.<br />

En förklaring till att andelen lokalkostnader sjunker kan vara att hyreskostnaderna<br />

ökar med en mindre andel än vad personalkostnader (som är en stor kostnadspost<br />

för universiteten) gör. År 2012 sjunker andelen lokalkostnader för <strong>SLU</strong> igen till<br />

12,1 %. <strong>SLU</strong>:s lokalkostnad minskade med 10 mnkr under 2012 till följd <strong>av</strong> ett<br />

<strong>av</strong>tal om rörlig ränta med Akademiska hus <strong>av</strong>seende byggnaderna BioC och MVM.<br />

Det positiva utfallet <strong>av</strong> detta <strong>av</strong>tal var 24 mnkr. De faktiska lokalkostnaderna, utan<br />

detta <strong>av</strong>tal, ökade med 14 mnkr (4 procent).<br />

Prognosen från februari 2013, se diagram 5, pekar mot en ökning <strong>av</strong> <strong>SLU</strong>:s<br />

lokalkostnader till 15,4 % 2015 då Ulls hus och VHC blir färdigställda. Den<br />

långsiktiga prognosen visar att andelen lokalkostnader sedan långsamt minskar och<br />

hamnar på 14,3 % <strong>av</strong> totala kostnader 2020 (riksgenomsnitt 2012 var 13,0 %).<br />

Minskningen beror dels på ett projekt att förtäta lokalutnyttjandet och därigenom<br />

kunna säga upp hyres<strong>av</strong>tal och lämna lokaler och dels på att hyreskostnaderna<br />

12(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

beräknas öka med en mindre andel per år än vad exempelvis personalkostnaderna<br />

gör.<br />

Diagram 5. Prognos för <strong>SLU</strong>:s lokalkostnader 2010-2020<br />

18<br />

16<br />

14<br />

12<br />

10<br />

8<br />

6<br />

4<br />

2<br />

0<br />

Prognos lokalkostnader i procent <strong>av</strong><br />

totala kostnader<br />

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020<br />

<strong>SLU</strong><br />

13(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

BILAGA 3<br />

För- och nackdelar för olika alternativ vid internhandel<br />

Omkontering <strong>av</strong> lönen<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Vid omkontering <strong>av</strong> lönen förlorar institutionen där personen är anställd<br />

overheadintäkt.<br />

Detta alternativ passar därför endast vid längre åtaganden som då ska vara<br />

beaktat i budgeten.<br />

Alternativet bör kombineras med en benchfee (<strong>av</strong>gift/ersättning) för att<br />

kompensera för bortfallen OH-intäkt för att uppnå full kostnadstäckning.<br />

Problem när det gäller projekt med begränsat OH-uttag. Vem ska betala<br />

mellanskillnaden?<br />

Reseräkningar granskas där personen är anställd även om utbetalning ska<br />

ske via projektet vid den andra institutionen.<br />

Lönekontering försvåras vid delad kontering där ingen <strong>av</strong> institutionerna<br />

kan göra var sin bit i konteringen utan detta måste då skickas till<br />

personal<strong>av</strong>delningen eller annan med behörighet.<br />

Prestationen hamnar på den andra institutionen.<br />

Fakturering <strong>av</strong> upparbetad tid<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Vid fakturering <strong>av</strong> upparbetad tid är det viktigt att fakturera med full<br />

kostnadstäckning, det vill säga att alla påslag ska räknas med (OH+lokal).<br />

Fungerar även vid kortare åtaganden.<br />

Fungerar inte för EU-projekt, eftersom löner ska vara bokförda som<br />

lönekostnader och kunna verifieras med tidrapporter.<br />

Problem med dubbla OH-kostnader för projekt med direkta kostnader som<br />

fördelningsbas för OH. Inget sådant problem för projekt med lönebas<br />

(projekt som fördelar OH enligt SUHF-modellen).<br />

Problem/osämja kan uppstå när en institution med hög OH fakturerar en<br />

institution med låg OH.<br />

Fasta schabloner (genomsnitt) för påslag och enhetlig beräkning <strong>av</strong> timtaxa<br />

efterfrågas.<br />

Tjänstledighet för tjänstgöring vid annan institution<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Kan vara krångligt.<br />

Kräver att personen samtidigt har två tjänster.<br />

Förutsätter att personen byter arbetsplats och är därför endast möjlig vid<br />

längre åtaganden som beaktats i budgeten.<br />

Prestationen hamnar på den andra institutionen.<br />

14(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

Medsökande i kontraktet<br />

<br />

<br />

<br />

Intäkten överföras till institutionen där forskaren är anställd.<br />

Åtagandet kräver inte ett köp och sälj mellan institutionerna.<br />

Prestationen stannar på institutionen.<br />

15(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

BILAGA 4<br />

Förslag till underlag för kostnadsberäkning vid fakturering<br />

Beräkning vid internhandel <strong>av</strong> tjänster<br />

Gröna rutor fylls i<br />

Kostnadsberäkning vid procent <strong>av</strong> tid<br />

Månadslön LKP % Summa<br />

Månadslön inkl LKP 35 000 51,5% 53 025<br />

Univ.påslag 15,0% 7 954<br />

Fak.påslag 3,1% 1 644<br />

Inst.påslag 20,0% 10 605<br />

Lokalpåslag 17,0% 9 014<br />

Total kostnad per månad 82 242<br />

Månatlig ersättning för arbetet 50% 41 121<br />

Timkostnad vid kortare uppdrag<br />

Årskostnad för lön inkl samtliga påslag (Total kostnad per mån X 12) 986 901<br />

Timkostnad (Årskostnad / 1600 tim per år) 617<br />

16(17)


<strong>Harmonisering</strong> <strong>av</strong> beräkning <strong>av</strong> <strong>overheadkostnader</strong><br />

BILAGA 5<br />

Beräkning <strong>av</strong> antal timmar per år<br />

Days in a year 365<br />

Less weekends 104<br />

Vacation 35<br />

Public holidays 8<br />

Illness 5<br />

Training 6<br />

Administration 7<br />

Productive days 200<br />

200X8<br />

1600 timmar/år<br />

17(17)

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!