Miljö- och byggnadsnämndens protokoll 130211 ... - Timrå kommun

More documents

Recommendations

Info

Protokoll 2013-02-11 Miljö- och byggnadsnämnden § 9 Dnr 2012/01683 Dokumenthanteringsplan Beslut Miljö- och byggnadsnämnden beslutar: Nämnden antar bilagd dokumenthanteringsplan. ------ Ärendet Förvaltningschef Klas Lundgren har granskat och sammanfattat ärendet enligt nedan. ”Förslag till beslut Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att anta bilagd dokumenthanteringsplan. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade 2009-11-24 § 321 att ”uppdra till nämnder att årligen revidera sina dokumenthanteringsplaner och återrapportera till arkivmyndigheten (kommunstyrelsen). Dokumentplanen är en förteckning över de dokument som används av förvaltningen, och de regler som gäller för vad som skall bevaras, och vad som får gallras. Planen är ett styrdokument för arkiv- och dokumentfrågor. Tidigare dokumenthanteringsplan var väldigt omfattande (totalt över 30 sidor) och föreliggande förslag är endast på tre. Trots det framgår samma information och samma rutiner gäller som i den tidigare planen. Syfte med dokumentplanen Syftet med dokumentplanen är att den ska hjälpa förvaltningen, att hålla sådan ordning i sitt arkivbestånd, att det är lätt att hitta bland dokumenten, och att rätt information sparas. Utan plan för hur dokument ska hanteras är risken att det antingen gallras för mycket eller för lite. Att gallra innebär att dokument förstörs. Vissa typer av dokument är gallringsbara, övriga ska bevaras. ___________________________________________________________________________________________________ Justering (sign) Utdragsbestyrkande
Protokoll 2013-02-11 Miljö- och byggnadsnämnden Att gallra för mycket kan få till följd att allmänhetens lagstadgade rätt att ta del av allmänna handlingar inte kan uppfyllas. Det kan också medföra att sådan information som behövs för att bedriva verksamheten på ett effektivt sätt inte finns tillgänglig när den behövs. På längre sikt blir forskningen lidande om det inte finns tillräckligt material kvar för att forskare i framtiden ska kunna göra sig en bild av hur verksamheten har vuxit fram och bedrivits. Att gallra för lite är inte heller önskvärt eftersom det innebär att arkivbeståndet växer okontrollerat. Ett stort arkiv är för det mesta svårare att hålla ordning i än ett litet. Gallra och rensa Som nämndes inledningsvis skall vissa dokument bevaras, andra är gallringsbara. Gallring medför informationsförlust. Det är viktigt att noga överväga gallring så att väsentlig information inte går förlorad. För gallringsbara dokument beslutas en gallringsfrist som anges i dokumentplanen. Gallringsfristen är det antal år ett dokument ska finnas kvar innan det får gallras. Om gallringsfristen är två år innebär det att ett dokument som upprättades år 2012 ska finnas kvar hela år 2013 och 2014 och får gallras år 2015. När gallringsfristen är vid inaktualitet innebär det att dokumentet får gallras när det inte längre behövs i verksamheten. Om gallringsfristen överstiger ett år brukar den dock anges i antal år. Gallring innebär förstöring av information, ibland viktig sådan. Ett begrepp som lätt kan förväxlas med att gallra är att rensa. När man rensar en fil, eller en mapp innebär det dock endast att man tar bort arbetsmaterial, kopior och annat som inte medför informationsförlust. Överföring till kommunarkiv För de handlingar som ska bevaras anges en frist för överföring till kommunarkiv. Tidsfristen är beräknad utifrån när det inte längre finns behov av att ha kvar dokumenten/handlingarna i närarkiv eller på arbetsrum. Överföringen till kommunarkivet är en formell åtgärd som innebär att arkivmyndigheten tar över ansvaret för handlingarna. Kontakta kommunarkivet när det blir aktuellt att överföra material. Dokumenthantering i praktiken För att dokumentplanen ska bli det hjälpmedel som den är tänkt att vara krävs att den integreras i organisationens rutiner. Sedan gallringsbeslut har fattats bör var och en av personalen hålla ordning på gallringsfrister för de dokumenttyper de själva hanterar. Ett sätt är att redan under förvaring på arbetsrum eller motsvarande märka pärmar och mappar med dokumentbeteckning som stämmer överens med den beteckning som står i planen och markera vilket år pärmens innehåll får slängas respektive vilket år det kan överföras till kommunarkivet för bevarande. På så sätt behövs inga stora insatser den dag då utrymmet i närarkivet eller på arbetsrummet börjar bli knappt. ___________________________________________________________________________________________________ Justering (sign) Utdragsbestyrkande
Page 1 and 2: Protokoll 2013-02-11 Miljö- och by
Page 15: Protokoll 2013-02-11 Miljö- och by

Miljö- och byggnadsnämndens protokoll 130211 ... - Timrå kommun

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?