Riskanalys - Omorganisation av Humanistiska fakulteten(pdf)

DELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-272.4 ArbetsgruppFör att kunna genomföra en riskanalys tillsätts en arbetsgrupp med representanter från denverksamhet som berörs av förändringen. Gruppen ska representera verksamhetens bredd.3 TidsplanRiskanalysen skall genomföras då beslut om organisationsstruktur är fattad, men innanförändringen träder ikraft. Analysen och åtgärdsarbetet löper parallellt medförändringsprojektet.4 Genomförande av riskanalysen för omorganisationen av HumanistiskafakultetenI planeringen för omorganisationen beslutades att tidpunkt för riskanalysens genomförandeskulle vara efter godkänd leverans från arbetsgruppen ”Organisation och delegation” meninnan starten av genomförandefasen. Det bedömdes då finnas tillräcklig information om hurorganisationsförändringen kommer att påverka organisationen och respektive individ.4.1 InformationsinsamlingInför riskanalysen gjordes en gedigen informationsinsamling. Denna omfattade exempelvisinformation om ny organisationsstruktur, tidsplan för genomförande, vilka som påverkas ochpå vilket sätt mm. All personal informerades om kommande riskanalys och gavs möjlighet attinkomma med synpunkter på möjliga risker via e-post.En viktig input till riskanalysen har varit den inventering som genomförts av all administrativpersonal som berörs av omorganisationen. I denna inventering framkom risker sominkluderats i riskanalysen. Inventeringen genomfördes av delprojekt Personal, som ocksåaktiviteten riskanalys ingår i. Dessutom har arbetsgruppen Personal också genomfört samtaloch diskussioner med olika institutioner och målgrupper (lärare, ledning m fl.) för att hämtakunskap och information om befarade risker och detta har fungerat som underlag iriskanalysarbetet. Också omorganisationsprojektets referensgrupp bestående av ett 15-talpersoner från olika institutioner och befattningar, har bidragit med information via enriskinventering som genomfördes under ett av deras möten.Följande skriftliga underlag har använts i arbetet:o Projektdirektiv för omorganisationeno Projektspecifikation för omorganisationeno Delprojekt Organisation och delegations dokumentationo Delprojekt Personals dokumentationo4.2 Inventering och kartläggning av riskerI den inledande fasen beslöt vi att dela upp målgruppen i åtta olika grupperingar eftersom deolika grupperna berörs i olika grad och på olika sätt av omorganisationen. Dessa grupper är:o Nuvarande ledning4

DELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-27o Blivande ledningo Administration - kanslio Administration - institutiono Serviceenheteno Lärare och forskareo Doktorandero StudenterDessa undergrupper diskuterades var för sig avseende identifierade riskscenarier före ochefter tänkt omorganisationen samt före och efter eventuella vidtagna åtgärder.4.3 RiskanalysI arbetet analyserades varje grupp för sig. Varje risk uppskattades avseende hur storsannolikhet att den eventuellt inträffar samt vilken konsekvens den i så fall skulle få. Riskernabedömdes också avseende om de skulle kunna inträffa på lång eller kort sikt. På kort siktmenas från och med nu, eller egentligen från och med att omorganisationen blev känd. Pålång sikt åsyftas senare än ett år och därefter. Kommentarer som kommit fram i diskussionerom de olika riskerna har dessutom lagts till. Efter en fullständig kartbild över alla tänkbararisker diskuterade riskanalysgruppen möjliga rekommendationer för lämpliga åtgärder avriskerna innan de faller ut.Riskanalysgruppens framdiskuterade åtgärdsförslag skall ses som ett underlag för ledningensarbete med att ta fram och besluta om konkret åtgärdsplan för respektive risk. Dessaåtgärdsförslag skall därför ses som en rekommendation och delar av flera möjliga åtgärder.5 Generella riskerDet finns vissa risker som är så generella, dvs. som återfinns i alla grupper, att vi väljer att taupp dessa som övergripande risker för hela målgruppen. Vi har valt att belysa dessa frågorutifrån hela organisationen. Risker som är unika för respektive målgrupp återfinns underrespektive rubrik.I riskanalysen framkom i flera fall allvarliga risker som inte orsakas av omorganisationen utansnarare av befintliga konflikter eller problem. Riskanalysgruppen bedömer dock att sådanarisker kan påverkas av en omorganisation, både i positiv och negativ riktning och därförbehöver uppmärksammas. Riskanalysgruppen väljer att inte specifikt ta upp risker som är avindividkaraktär utan uppmanar respektive ledning att ta tag i kända konfliktsituationer på denegna institutionen.5.1 InformationDet finns en genomgående kritik mot att informationen kring omorganisationen är bristfälligoch att man inte vet vad som händer och vilka arbetsuppgifter, lokalisering och nyaarbetskamrater som man kommer att få. Detta skapar oro som leder till bristande motivationoch i förlängningen kan det leda till att anställda väljer att sluta.5

DELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-275.3 OmflyttningenDen fysiska flytten lyfts fram som en risk ur flera olika aspekter.Det finns en ovisshet/oro för om man kommer att flytta, eller om vart man flyttar och enrädsla för att det blir till det lokalmässigt sämre. Den fysiska planeringen hänger till viss deläven ihop med status och tillhörighet.Det finns en oro för flytten i sig, att det blir rörigt, svårt att sköta sitt arbete och att denna skeri en dålig tidsperiod.Det finns också en oro för att man flyttar samman med personer man inte trivs tillsammansmed.Hos ledningen finns oro att man inte kommer att kunna skapa den organisation man vill uppnåpga att det inte går att samla personalen på det sättet man önskar i befintliga lokaler. Dettariskerar att medföra svårigheter för att genomföra de förändringar som den nyaorganisationsstrukturen syftar till att uppnå.Man ser också en risk i att en omflyttning inte sker i samband med omorganisationen och attdetta kommer att medföra att effekterna av omorganisationen inte uppnås. Dvs att det upplevsinte vara någon förändring mot tidigare.Rekommendation• Att ta fram kriterier för omflyttning och rumsplacering.• Att planera flytten detaljerat för att minimera olägenheter i största möjliga mån.• Att tydliga direktiv tas fram för vad som förväntas av samtliga inför och under flytten.• Att aktuell och kontinuerlig information om flytten tillhandahålls och är lättillgänglig.• Att genom bra kommunikation öka förståelsen och acceptansen för arbetsplatsensplacering.5.4 FörändringströtthetMånga förändringar sker samtidigt och man hinner inte ta till sig alla förändringar, t exBolognaprocessen, STRIT, mm. Man hinner inte med i alla förändringar som var för sigskapar merarbete.Rekommendation• Att förutsättningar för delaktighet skapas. Detta ger engagemang i förändringen och det ärviktigt att alla ges möjlighet att delta på något sätt.• Att organisationen ges tillräcklig tid för nya organisationen att sätta sig dvs att det får tatid efter genomförd förändring för effekterna att slå igenom. Man kan inte se kortsiktigt påett stort förändringsarbete. Här har uppföljningsgruppen en viktig roll.• Att man får tid att se effekten av förändringen, att effektmålen uppstår.7

DELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-276 Kommentarer och rekommendationer per målgruppNedanstående kapitel beskriver en sammanfattning av de risker som redovisats per målgruppoch som bedöms vara stora risker.6.1 Nuvarande ledningRiskscenarioUnder resterande 2008 finns det en risk att nuvarande ledning hamnar i ett ”vakuumläge”,dvs. att fortfarande agera ledning, samtidigt som det finns ny ledning utsedd, dock intetillträdd. Interimsprefekternas ansvar och befogenheter är oklara och risken finns attbeslutsförmågan hos nuvarande ledning påverkas, att känslan av att ”det inte är någon idé” attta beslut som sedan eventuellt inte gäller alternativt att det är svårt att ta beslut som någonannan får bära konsekvenserna av. Om denna risk uttrycks fullt ut skapas ett ”glapp” mellannuvarande och blivande ledning som påverkar hela organisationen. Detta vakuumlägeinnefattar även informationsflödet, i form av möten, löpande information etc. Det kan ävenunder denna period vara svårt att upprätthålla ett ömsesidigt förtroende mellan ledning ochpersonal. Känslan av att saker och ting bestäms över huvudet på övrig personal uppstår gärnaom informationsflödet är bristfälligt.Rekommendation• Att fakultetsledningen ska:o tydliggöra vad som förväntas av sittande prefekt under övergångstiden ochmandatet för sittande prefekto tydliggöra interimsprefektens roll och mandat under övergångstideno göra rollfördelning och beskrivning av överlämningsprocessen.• Att nuvarande ledning ser över arbetsordningar och rutiner inför hösten.• Att interimsprefekt kallar till möten med nuvarande institutioner.• Att tydliggöra syftet med omorganisationen och vad den innebär.• Att informationstillfällen planeras under hösten, inriktade på de stora frågorna med likainformation till alla för att förhindra ryktesspridning.• Att kontinuerlig dialog genomförs.• Att det under samgående sker täta kontakter mellan de samgående institutionerna.6.2 Blivande ledningRiskscenarioDå fakultetens struktur förändras i och med institutionernas sammanslagning åligger det dennya ledningen ett stort ansvar att genomföra den verkliga förändringen. Om inte ledningen ärtydlig med genomförandet av den nya organisationen, både på institutions- och fakultetsnivå,finns risk att förändringen inte genomförs som tänkt. Detta skapar i så fall osäkerhet om dennya ledningen skall lyckas genomföra förändringen som tänkt eller inte.8

DELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-27Man ser också en risk i att den nya ledningen inte får med sig personalen i förändringsarbetetvilket medför att förändringen inte sker som tänkt.Det finns en risk att den nya ledningen framhåller och verkar för sitt eget ämne och inte förhela institutionens bästa vilket medför att övriga ämnen inte får tillräckligt utrymme. Dettariskerar att medföra att man inte kan skapa en sammanhållen enhet och att man då inte lyckasfå personalen med sig och bygga upp den nya institutionen. Detta skapar bristande förtroendeför den nya ledning och kommunikations- och samarbetsproblem uppstår.Det finns en risk att den gamla ledningen lämnar över olösta problem till den blivandeledningen och att de därigenom hinner växa sig större.Det är en risk att omorganisationen medför mycket extraarbete i form av ytterligare mötenmm. Effekten kan bli en försämrad ekonomi pga av ökade kostnader för omorganisationen,dvs vi börjar en ny organisation med dålig ekonomi. På detta sätt riskerar resultatet avomorganisationen motverka dess mål.Dessutom skapar sena besparingskrav en risk att det inte finns tillräckligt med resurser förnödvändiga aktiviteter i genomförandet av omorganisationen såsom utbildning, teambuildingmmRekommendation• Att blivande ledning får tydliga direktiv och stöd från fakultetsledning föromorganisationens genomförande samt tillräckliga resurser för detta. En plan förgenomförande samt resursuppskattning upprättas på respektive institution samt påkansliet.• Att nuvarande ledning tar tag i befintliga kända problem innan genomförandet, alternativtatt nuvarande och blivande ledning gemensamt tar fram en handlingsplan för lösning avproblemen.• Att gemensamma regelverk och rutiner skapas, genom att starta genomförandegruppernamed direktiv från ledningen.• Att aktiviteter genomförs för att ge möjlighet för anställda att lära känna varandra och deolika ämnesområdena dvs att aktivt jobba för att bli en grupp, diskussionsträffar där manhar med all personal mm.• Att den nya ledningen snabbt får kontroll på ekonomin, vad som tillhör kostnader föromorganisationen och vad som är strukturella problem.• Att blivande ledning definierar resurskrav till dekan som begär resurser frånuniversitetsledning för att täcka kostnader för omorganisation.• Att fakultetsledningen ger tydlig information om besparingskrav, att orsakerna analyserasoch att information ges om vilka åtgärder som vidtagits på fakulteten och institutionen.6.3 Administration - kansliRiskscenarioHumanistiska fakultetens kansli upplever att man fått minst information av alla iorganisationen. Det har efter hand framkommit att kansliet kommer att beröras av om-9

DELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-27organisationen, vilket man inte var medveten om från början. Detta skapar oro och bristandemotivation.Parallellt med omorganisationsplanerna pågår det andra diskussioner om förändringar avcentrala funktioner, vilket ytterligare bidrar till oro. Det befaras att kansliets roll minimerasdels via omorganisationen och dels via andra GU-beslut.Det finns idag en oro som till viss del beror på omorganisationen, men till annan del beror påbakomliggande och äldre konflikter. Det finns idag olika grupperingar inom kansliet somblivit tydligare under denna period. Känslan av ett visst utanförskap har resulterat i en lägremotivationsgrad av deltagande i olika arbetsgrupper, då kansliet är en minoritet blanddeltagarna.Rekommendation• Att ledningen tar den oro som finns på allvar och att man tar tag i de problem som finns.• Att kontinuerliga möten organiseras mellan institution och kansli för att tydliggörauppgiften och lära känna varandra.• Att tydliga roller mellan kansli och institution formuleras, och även mellan kansli och GUcentralt samt att detta görs med allas delaktighet.• Att teambuildingaktiviteter sker inom gruppen.6.4 Administration- institutionRiskscenarioEftersom administrationens funktioner till stor del påverkas av omorganisationen finns en oroför hur arbetsuppgifterna kommer att bli. Man ser en risk i att arbetsuppgifterna blir ensidigaoch att man som individ inte kommer att kunna påverka sina arbetsuppgifter utan ”tilldelas”dem.På vissa institutioner har en ensam administratör skött det mesta av administrationen ochdärmed haft full kontroll. Att släppa denna kontroll är något som upplevs negativt av vissa.Rekommendation• Att kontinuerligt informera om det pågående bemanningsarbetet och att inhämtapersonernas önskemål.• Att minska oron för enformiga arbetsuppgifter genom att informera omomorganisationens syfte med professionalisering och minskad sårbarhet.• Att skapa delaktighet i arbetet med att tydliggöra de administrativa processerna ochgenomförandet av omorganisationen och via utvecklingssamtal.• Att ta fram tydliga rollbeskrivningar för de administrativa arbetsuppgifterna.• Att det i den nya administrativa staben på institution skapas en team-känsla.10

DELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-276.5 ServiceenhetenRiskscenarioServiceenheten ser en risk i att ansvarsfördelningen mellan serviceenheten och institutionernai omflyttningsarbetet blir. Det otydligt vad man från serviceenhetens sida skall göra och vadman kan säga nej till.Serviceenheten förväntas få en stor arbetsbelastning just i själva omflyttningen av personal.Även om externa företag hyrs in för att genomföra själva flytten av arbetsmaterial ochinventarier, förväntas det att åligga serviceenheten att göra alla justeringar i form av att hängaupp bokhyllor, skruva isär och ihop möbler mm. Detta tidsutrymme finns inte idag.Rekommendation• Att tydliggöra serviceenhetens uppgift i omflyttningen och vilken hjälp som kan förväntasav serviceenheten och vad respektive anställd själv förväntas göra. Framför allt avseendegränsdragningen mot institutionerna.• Att omflyttningen detaljplaneras och att då även förväntade aktiviteter frånserviceenhetens sida inkluderas.• Att i god tid planera in och boka upp extern hjälp t ex snickare.6.6 Lärare och forskareRiskscenarioDå man skapar stora institutioner ser man en risk i att nya hierarkier skapas, att accessen tillledningen försvåras och att man generellt kommer att få en lägre påverkansmöjlighet. Dettamedför en risk att man får svårare att påverka sin egen arbetssituation.Man ser en risk för att den nya organisationen ökar administrationen och därmed deadministrativa kostnaderna. Eftersom ekonomin redan är ansträngd ser man en risk attanslagen äts upp. På sikt skulle detta kunna resultera i övertalighet.Man ser även en risk i att administrativa arbetsuppgifter ökar för denna grupp vilket medförmindre tid åt kärnverksamheten.Hos lärare och forskare finns en oro för hur omorganisationen påverkar respektive ämne. Manser en risk att de små ämnena identitet ”försvinner” i de stora institutionerna.En risk som kommit fram, om inte omorganisationen får genomslagskraft på fakulteten, dvsatt inte institutionerna svetsas samman, är att ”murar” byggs upp mellan respektive ämnen.Risken är då att ledningen bemannar arbetsgrupper med redan, för ledningen, kända personerfrån sin ”gamla” institution. Då skapas ”grupper i gruppen” som utestänger andra.Det finns en risk att befintliga psykosociala arbetsmiljöproblem eskalerar i den nyaorganisationen och att man inte tar tag i problemen. Detta kan komma att påverka möjlighetenatt genomföra organisationsförändringen och uppnå effektmålen.11

RekommendationDELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-27• Att tydliga informationskanaler till ledningen måste skapas. Hur detta skall ske skall ingå iinstitutionens informations- och kommunikationsplan.• Att ledningen aktivt arbetar med att skapa nya konstellationer och t ex bemannar gruppermed personer från olika institutioner.• Att ledningen aktivt arbetar med att skapa delaktighet med rätt sammansatta grupper ochför att bli fungerande team.• Att ledningen ger utrymme för oliktänkande inom de grupper som bildas.• Att skillnaderna mellan institutionerna uppmärksammas och att mer arbete läggs där deteventuellt krävs, där oron och misstänksamheten är hög.• Att de ekonomiska förutsättningarna utreds och förtydligas så att vi inte går in i den nyaorganisationen med "för stor kostym" utan efterhand utökar där det behövs.• Att en egen riskanalys görs på respektive ny institution under hösten utifrån sinaförutsättningar och att en åtgärdsplan upprättas tillsammans med den gamla ledningen.6.7 DoktoranderRiskscenarioDoktoranderna ser risker i att de får mindre inflytande på sin institution, i och med attinstitutionerna blir större. I samband med sammanslagningen ser man även en risk i att fåförsämrade villkor än vad man har idag då villkoren är olika på olika institutioner.Den fysiska placeringen är också ett område som berör doktoranderna där man ser en risk i attplaceras långt från sin handledare och att det blir svårare att nå varandra och ha nödvändigdialog.En allmän fråga för alla doktorander är även hur mycket en fysisk flytt kommer att påverkadoktorandtiden. Idag är det generellt tre extra dagar som en doktorand får i samband med enflytt. Frågan är om en flytt tar mer än tre dagar i anspråk av doktorandens tid och om man fårförlängning på eventuell tid därutöver.Antalet doktorander har de senaste åren sjunkit och en oro finns över att vissa ämnen kanskeförsvinner i framtiden och därmed att antalet doktorander blir ännu färre.Att antalet doktorander blir fler per institution i samband med omorganisationen kan positivtpåverka på den psykosociala miljön.Rekommendation• Att uppmuntra doktoranderna att gå samman i en gemensam institutionsgrupp kan ökamöjligheterna till inflytande på institutionen.• Att ledningen involverar doktoranderna i bildandet av de nya institutionerna. Det är viktigtatt få med alla olika berörda yrkesgrupper i genomförandegrupper och andraarbetsgrupper.• Att en synkronisering sker på de nya institutionerna avseende olika villkor fördoktorander. Respektive institution behöver en tydlig handledning i hur det förhåller sigmed resterande dagar, utlandsvistelser mm. Arbetet bör ske under hösten 2008.12

DELPROJEKTET PERSONALRiskanalys (L3.6)2008-06-27• Att den fysiska omflyttningen planeras noga och att speciellt se hur denna påverkardoktorandernas tid. Med god planering och kommunikationen bör detta lösas.6.8 StudenterRiskscenarioDet finns en risk att de nya större institutionerna skulle påverka studenternas inflytandenegativt, att studenterna blir mer osynliga.Det finns även risk för att inte de befintliga lokalerna kommer att fungera ändamålsenligt förde nya institutionerna och att det inte finns tillräckligt stora lokaler för att kunna mötas i störregrupper.Studenterna är även den grupp som direkt ”drabbas” om omflyttningen ger en otydlighet t exotydlig eller obefintlig skyltning till de olika institutionerna samt att det blir sämretillgänglighet och mindre personalig kontakt på de nya institutionerna.Rekommendation• Att det skapas forum med studentinflytande på alla institutioner så studenternas inflytandeinte faller bort. I och med att institutionerna även kommer att ha fler studenter perinstitution finns det en större möjlighet att få engagemang i olika grupper.• Att det i omflyttningen beaktas att det bör finnas grupprum för studenterna.13