DCIDGH=6C97D - Intranet - Falkenbergs kommun

“Var sak har

sin plats…”- Alfons Åbergs pappa

I Sverige har man i och med offentlighetsprincipen rätt till en unik insyn i all offentligverksamhet. Principen innebär att alla, även de som inte är svenska medborgare, har rätt attta del av allmänna offentliga handlingar. Offentlighetsprincipen skapar insyn och möjlighettill kontroll av hur politiker och tjänstemän i kommunen utför sina uppdrag. Genom dennainsyn har alla möjlighet att påverka den verksamhet som bedrivs i kommunen. Principenom allmänna handlingars offentlighet är skyddad i Tryckfrihetsförordningen, en av Sverigesgrundlagar. Rättigheterna i Tryckfrihetsförordningen har funnits sedan 1766 och är ett avde viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. För den som arbetar i kommunen är detdärför självklart att i all informationshantering ta hänsyn till detta. Det yttersta syftet är attskapa en god offentlighetsstruktur i all kommunal verksamhet och på så sätt tillgodose bådeeffektiviteten i verksamheten och alla berättigade krav på insyn.Med handling menas brev, fax, e-post, fotografier, filmer, dataupptagningar med mera.Ordet handling betecknar alltså inte bara ett papper med skrift eller bilder utan också tillexempel en ljudinspelning eller digitala uppgifter.En handling är allmän, om den:1 förvaras hos en myndighet, och2 enligt särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där.Det bör observeras att en förvarad handling även kan finnas på annan plats än hosmyndigheten, men ändå anses som förvarad hos myndigheten. Handlingen kanexempelvis vara utlånad eller en konsult kanske utför något uppdrag för myndighetenoch har därför en viss dokumentation som rör arbetet. I dessa fall anses handlingenändå vara förvarad hos myndigheten.OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS 9

Filer, ljudupptagningar, e-post och andra typer av upptagningar blir allmänna handlingar påsamma sätt som vanliga pappersdokument. En fil anses vara expedierad och därmed allmänhandling när informationen tekniskt gjorts tillgänglig för utomstående på bildskärm eller påexempelvis en CD översänts till någon utanför myndigheten.Exempel på handlingar som ej är allmänna:- Utkast eller koncept, till dess de arkiveras eller expedieras.- Minnesanteckningar, som upprättats inom förvaltningen och ej expedierats och/eller tagits om hand för arkivering (se även under avsnittet Arbetsmaterial).Lagar som berör kommunens hantering av allmänna handlingar:- Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap. handlar om allmänna handlingars offentlighet.- Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 - 6 kap. innehåller bestämmelser omhantering, beskrivning, registrering och utlämnande av allmänna handlingar.- Förvaltningslagen (FVL) reglerar bland annat myndigheternas skyldighet tillservice gentemot den enskilde och andra myndigheter.- Arkivlagen (ArkL) innehåller bland annat bestämmelser om att arkiven ska bevaras ochhållas ordnade så att allmänheten kan ta tillvara sin rätt att ta del av allmänna handlingar.- Personuppgiftslagen (PuL), se avsnitt 13.- Delgivningslagen (DelgivingsL) innefattar ett antal tillvägagångssätt för att delge enhandling. För att delgivning ska anses vara genomförd krävs någon form av bevis.OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS 11

Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument ska lämnasut utan onödigt dröjsmål. Som besökare har man ingen skyldighet att uppge sitt namn ellerredogöra för varför man är intresserad av en viss handling.Om det behövs teknisk utrustning för att ta del av handlingarna är myndigheten skyldig atttillhandahålla sådan till exempel en dator.Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i offentlighets- ochsekretesslagen eller i annan lag som OSL hänvisar till.En handling kan innehålla både hemliga och offentliga uppgifter och allmänheten har rättatt ta del av de delar som ej kan beläggas med sekretess.Varje gång en handling begärs utlämnad är man skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut.Generalklausulen i offentlighets- och sekretesslagen (OSL 10:27) innebär att uppgifter somär hemliga får lämnas till en annan myndighet, om det är uppenbart att myndighetensbehov av information är större än den enskildes rätt till integritet. Detta kan gällaexempelvis uppgifter till polis och åklagare. Generalklausulen går dock inte att användainom sjukvårdande myndigheter och socialtjänst.UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 13

I första hand är det den tjänsteman eller politiker som har hand om handlingen som tarställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare eller registratorom handlingen finns i diariet. Inom varje förvaltning bör finnas en rutin för hur frågorsom rör utlämnande av allmän handling ska hanteras. Om en handling ej lämnas ut ärman skyldig att hänvisa till den instans/delegat där vederbörande kan få ett beslut som kanöverklagas. Beslutet ska vara skriftligt. Man har alltså rätt att få saken prövad i respektivenämnd/styrelse, om nämnden ej har delegerat beslutanderätten till ledamot eller tjänstemanSkulle beslutet innebära att man vägrar lämna ut handlingen har man rätt att få informationom hur man överklagar. Överklagandet inges till den myndighet som beslutat i ärendet ochsom i sin tur sänder det vidare till Kammarrätten i Göteborg, Box 1531, 401 50 Göteborg,om inte nämnden själv ändrar beslutet enligt begäran. Se figur 1 på sidan 15.Det är praktiskt att delegera ärenden som rör beslut om utlämnande av allmän handling. Iannat fall kan det bli nödvändigt att under till exempel semestertid sammankalla nämndenenbart för beslut om utlämnande av allmän handling.Den som vill ha kopior eller avskrifter av allmänna handlingar som myndigheten förvararhar rätt att få detta. Kommunfullmäktige har fastställt en taxa för kopior, avskrifter medmera (se kommunens författningssamling 2.1, finns på Intranätet och kommunens hemsida).14 UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

BeslutDatumÅÅÅÅ-MM-DDKommunledningskontoretKanslienhetenMottagareBegäran om utlämnande av allmänna handlingarNi har begärt att få ta del av allmänna handlingar i ärende:Ärendemening och diarienummerenligt 2 kap tryckfrihetsförordningen rörande bl a…Handlingen/handlingens innehåll omfattas av sekretess enligt XX kap XX § offentlighets- ochsekretesslagen (OSL).BeslutBegäran avslås.Nämnd enligt delegation___________________________________N N, TitelHur man överklagarOm ni vill överklaga detta beslut skall Ni adressera överklagandet till Falkenbergs kommun, 31180. Kommunen kommer därefter att vidarebefordra det till Kammarrätten i Göteborg.Tala om i brevet vilket beslut Ni överklagar.Falkenbergs kommun måste ha fått Ert överklagande inom tre veckor från den dag då Ni fick del avbeslutet, annars kan överklagandet inte prövas.Falkenbergs kommun311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40e-post: kommun@falkenberg.sewww.falkenberg.seFigur 1UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 15

Arkiven i de kommunala myndigheterna och bolagen är spår och avtryck av den verksamhetde tillkommer i. Arkiven är enligt lag en del av det nationella kulturarvet, precis på sammasätt som en runsten, en byggnad eller en plats kan vara det. Arkivet är organisationensminne, men även medborgarnas och samhällets minne. De regler och rättigheter somkommer av offentlighetsprincipen är avgörande för att uppnå en god offentlighetsstruktur,ett fungerande minne med tydliga spår och avtryck. Arkivlagen är den enda lag som tillåteratt man gör sig av med delar av detta minne. Där är fastslaget att handlingarna ska bevaras,hållas ordnade och vårdas så att de lever upp till:1. rätten att ta del av allmänna handlingar2. behovet av information för rättskipning och förvaltning, och3. forskningens behov.När man talar om arkiv förs tankarna lätt till avslutade akter eller äldre handlingar ställda iett närarkiv eller i dokumentskåp någonstans på förvaltningen.I arkivlagen definieras dock arkiv bland annat som ”de allmänna handlingarna frånmyndighetens verksamhet”, vilket i princip innebär att samtliga allmänna handlingar påförvaltningen är en del av arkivet, oavsett var de är placerade.Allmänna handlingar kan ju även vara information i en databas eller ett register,sominte går att visa upp som en enkel handling. Så man kan säga att myndighetenshantering av allmänna handlingar på sätt och vis består av myndighetens grundläggandeinformationshantering.DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV 17

Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ger genomkommunarkivet råd och stöd i frågor kring dokumenthantering och arkiv, samt utövartillsyn gällande 3-6 §§ arkivlagen. Tveka aldrig att kontakta arkivansvarig tjänsteman iorganisationen eller kommunarkivet för stöd.Hur kommunens myndigheter och bolag ska hantera allmänna handlingar är mest lättfattligtbeskrivet i kommunens arkivreglemente (FFS 3.1). Utöver reglementet gäller arkivlagen,tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagen. Det finns dessutomspeciallagstiftning som reglerar delar av hanteringen för viss verksamhet (journalhantering,upphandling, ekonomi, med mera)18 DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV

Specifika regler, anvisningar och lathundar finns på kommunarkivets hemsidawww.falkenberg.se/arkiv under Dokumenthantering och leverans.Dessa regler utgör grunden för att hanteringen ska leva upp till arkivlagens krav på hanteringav allmänna handlingar, kravet på god offentlighetsstruktur och strävan efter effektivinformationshantering. Här presenteras översiktligt vad som gäller i kommunen inom dettaområde. Dessa regler tillämpas både hos myndigheterna och i de kommunala bolagen. I textenanvänds dock begreppet myndighet.Det ska finnas en arkivansvarig tjänsteman på varje myndighet. Utöver det ska det finnasen eller flera arkivredogörare. Denna personal är bland annat ansvarig för att man följerde regler och lagar som finns, samt att man bevakar frågor kring hantering av allmännahandlingar och arkiv när förutsättningarna för detta arbete på något vis förändras, tillexempel ekonomiskt eller genom organisationsförändringar.DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV 19

I dokumenthanteringsplanerna för kommunens myndigheter beskrivs samtliga allmännahandlingar och var dessa förvaras. Dokumenthanteringsplanen lämnar information omvilka handlingar som ska gallras eller bevaras, efter vilken tidsfrist de ska gallras ellerlevereras till arkivmyndigheten. Planen ska hållas uppdaterad och antas av myndigheten.All gallring som inte finns beskriven i dokumenthanteringsplanen är otillåten gallring omseparat gallringsbeslut saknas.Dokumenthanteringsplanen kan fungera som en lathund för hanteringen av allmännahandlingar i den dagliga verksamheten, men ses även som en kartläggning eller ett avtryckav myndighetens verksamhet. Om man redan kartlagt verksamheten i processer, i sambandmed exempelvis kvalitetsarbete, är det mycket effektivt att knyta dokumenthanteringsplanentill en sådan struktur.Myndigheten ska utöver dokumenthanteringsplanen upprätthålla en aktuell arkivbeskrivningdär myndighetens organisation och enheternas verksamhet beskrivs. En riktigtutformad arkivbeskrivning fungerar även som en beskrivning av myndighetens handlingarpå det vis som föreskrivs i 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).Långtidsförvaring av handlingar på andra medier än papper är tillåten. Olika systemför digital förvaring, skivor, bandkassetter m m kan användas under förutsättning attRiksarkivets föreskrifter tillämpas. Även innehållet i stora digitala system ska i mer ellermindre omfattning bevaras. Att ta ut information från en databas på papper för att sedanförstöra systemet innebär i regel otillåten gallring.Rådgör alltid med arkivmyndigheten både före inköp och vid uppgradering av system, föratt förebereda ett eventuellt behov av långtidslagring.Vid systemupphandling är grundläggande krav i sammanhanget exempelvis att uttag istandardformat för långtidslagring ska vara möjligt, och att man använder sig av öppnadatabaslösningar. Dessutom måste man få tillgång till detaljerad systemdokumentation tillexempel i form av tabell- och fältbeskrivningar. Vid en översyn av befintliga system kanåtgärdsprogram ställas upp, där man utreder de förutsättningar som finns för avställningoch långtidslagring.20 DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV

Detaljerade regler för långtidsförvaring och hantering av digital information kan utarbetaslöpande av arkivmyndigheten och anpassas till varje enskilt fall.När handlingar överlämnas från myndigheten eller bolaget till kommunarkivet flyttas detfrån en myndighet till en annan. Arkivmyndigheten och kommunarkivet övertar sedanallt ansvar för det som levererats. Inga gråzoner får finnas vad det gäller placeringen avallmänna handlingar. Man måste därför ha tydliga rutiner för vad man gör med sina handlingar.För att det klart ska framgå vad som levererats till arkivmyndigheten bevarar kommunarkivetkvitton på alla leveranser. Kvittot ska upprättas av den som levererar. Av kvittotframgår att överlämning skett, vad leveransen innehåller och när den skedde. Av kvittotska också framgå om någon särskild sekretess gäller för de handlingar som överlämnas. Ickeöverenskomna leveranser eller leveranser av handlingar som ej är genomgångna, struktureradeoch behandlade enligt kommunarkivets anvisningar kommer att avvisas.DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV 21

8 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunalamyndigheten omedelbart registreras.Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn iverksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del av.Förvaltningen har också ett praktiskt behov av att hålla ordning på sina handlingar.Exempel på handlingar som ska registreras/diarieföras:- Hemliga handlingar- Inkommande och upprättade handlingar (gäller även e-post och fax)- Remisser- BeslutOffentlighets- och sekretesslagen medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten:- om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att deinkommit eller upprättats,- om det är uppenbart att de är av mycket liten betydelse för verksamheten (tillexempel kursinbjudningar, cirkulär, författningar, reklam med mera – kan hållasordnade på annat sätt).Minst två personer med registreringsbehörighet ska finnas på varje förvaltning eller enhet.Registratorn bör ha en grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna bedömavad som är allmänna handlingar.ÄRENDEREGISTRERING 23

Hemliga handlingar måste alltid registreras. Även om allmänheten inte får ta delav innehållet i handlingarna måste man ändå redovisa att handlingen finns.Vid registreringen måste man skriva på ett sådant sätt att man inte lämnar utsekretessuppgifter eller känsliga personuppgifter.Myndigheten får utmärka handlingarna med särskild sekretessmarkering. Sådananteckning ska innehålla beteckningen hemlig, samt tillämplig bestämmelse ioffentlighets- och sekretesslagen eller annan lag som offentlighets- och sekretesslagenhänvisar till, dagen för anteckningen och den myndighet, som låtit göra den.Följande uppgifter ska finnas med när en handling registreras/diarieförs:- Datum då handlingen kom in eller upprättades- Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått- Från vem handlingen har kommit eller till vem den expedierats (avsändare/mottagare)- I korthet vad handlingen/ärendet rör (ärendemening).Skyldigheten att anteckna diarienummer eller annan beteckning gäller bara om handlingenåsatts sådant nummer eller liknande beteckning.Hur man öppnar och hanterar sin post (gäller även fax, e-post med mera) kan varieraberoende på organisation, men följande bör uppfyllas:- All post ska ankomststämplas (ej reklam)- Inkommande anbud ska stämplas på kuvertet. OBS - EJ öppnas!- Handlingar som kommer in eller upprättas ska registreras utan dröjsmål- Ingen post får bli liggande oöppnad. För så kallad privatadresseradpost se under fullmakt.24 ÄRENDEREGISTRERING

Alla anställda bör underteckna en fullmakt, som ger särskilt behöriga rätt att öppna även såkallad privatadresserad post, det vill säga när namnet står överst på brevet.Fullmakten ska omfatta både traditionell post, e-post och fax.Fullmakten behövs för att kommunen ska kunna fullgöra tryckfrihetsförordningens ochoffentlighets- och sekretesslagens bestämmelser om allmänna handlingar.Mall för fullmakt finns bland övriga dokumentmallar.Om inkommande handlingar går direkt till handläggare ska han/hon omgående lämna överdesamma till registrator för registrering. Detta gäller även upprättade handlingar, fax och e-post.ÄRENDEREGISTRERING 2 5

Inkomna och upprättade handlingar som inte diarieförs eller registreras på annat sättkan föras in på en postlista. På postlistan antecknas avsändare/mottagare, ärendetext ocheventuell åtgärd. Postlistan är ett hjälpmedel för kontroll av att inga handlingar kommer borteller blir liggande obesvarade. Post som registreras i diariet behöver inte införas även i postlistan.Postlistan är ett frivilligt åtagande och är ett komplement till ett diarium.Som en service till den som skriver till kommunen i något ärende kan ett svarsmeddelandeskickas. Detta rekommenderas starkt vid klagomålsärenden eller ärenden med långahandläggningstider. Här bekräftas att skrivelsen har kommit fram till förvaltningen ochvem/vilka som handlägger ärendet samt kontaktuppgifter. Det kan också vara ett bra tillfälleatt informera avsändaren att ärendet kommer att publiceras på Internet.Valet av registreringsmetod styrs bland annat av förvaltningens återsöknings- ochbevakningsbehov. Man ska lätt kunna hitta den information man söker.Det finns tre olika registreringsmetoder:- systematisk förvaring- objektsregistrering- diarieföringSystematisk förvaring innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämtsätt (exempelvis fakturor, kursinbjudningar, cirkulär), gemensamt för dessa typer av ärendenär att de förekommer i ganska stor mängd.26 ÄRENDEREGISTRERING

Ärenden som lämpar sig för objektsregistrering är ärenden som kan knytas till vissaobjekt som alla har naturliga sorteringsbegrepp, till exempel fastighetsbeteckningar,anläggningar, gator och så vidare.Huvudregeln är att alla ärenden som ska behandlas i den politiska nämnden ska diarieföras.Därutöver ska man diarieföra allmänna ärenden av vikt och som man har behov av attkunna återsöka och bevara för framtiden.Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt utformad såatt var och en kan förstå vad ärendet handlar om. I ärenderubriken bör ingå ett eller flerasökord och om det finns en fastighet att relatera till så skriv även in den. Man ska undvikaord som angående och beträffande. Undvik även förkortningar, framförallt sådana somförekommer internt, eftersom dessa är meningslösa som sökord.Handlingarna i ett ärende ska hållas samman och får inte blandas ihop med handlingar frånandra ärenden. Ett bra sätt att lösa detta är att använda särskilda aktomslag. På omslagetkan finnas vissa förtryckta uppgifter samt antecknas ärendemening, diarienummer,diarieplanbeteckning med mera och när ärendet avslutas arkiveras handlingarna däri.Vid remittering till annan myndighet/förvaltning inom kommunen ska ansvaret förförvaring och arkivering av ärendet, för att undvika dubbelförvaring av handlingar, ligga hosden remitterande myndigheten.Remissmottagaren diarieför ärendet och efter att svar har lämnats noteras att handlingarnafinns att söka bland den remitterande myndighetens handlingar.ÄRENDEREGISTRERING 27

Ett viktigt undantag från huvudregeln om att handlingar som kommer in till en nämnd äromedelbart allmänna är regeln om anbud som avlämnas i förseglat omslag.De anses inte som inkomna före den tidpunkt som är bestämd för öppnandet (TF 2:6).Detta ska diarieföras i ett upphandlingsärende:- Annons- Förfrågningsunderlag- Anbudsprotokoll- Beslut om antagande av leverantör/-er- Svar till anbudsgivare- Avtal28 ÄRENDEREGISTRERING

Följande ska diarieföras i ett projektärende:- Uppdragsbeställning/avtal- Projektplan- Utredningar- Tilläggsbeställningar- Tillstånd, ansökningar och beslut- Beslut om räntebidrag- Slutbevis- Ekonomisk slutredovisningFöljande ska diarieföras i ett rekryteringsärende:- Annons- Förteckning över inkomna ansökningar- Beslut- Anmälan av delegationsbeslutÄRENDEREGISTRERING 29

Föredragningslistor och kallelser till nämnder (eller motsvarande) ska utformas enligt figur3 på sidan 33.Vid utformandet av kallelse/föredragningslista till ett sammanträde bör i möjligastemån samma ärendemening användas som vid registreringen/diarieföringen.Anvisningarna i detta avsnitt gäller nämnds- och styrelseprotokoll.- Fyll alltid i vilket nummer för året protokollet har- Ange sidnummer och antal sidor totalt till exempel 1 (14)- Använd arkivpenna för underskrifter, finns på kontorsservice.- Börja på ny paragraf vid årets börjanFörtroendevalda anges med namn och partibeteckning uppdelade på ordinarie ledamöter,tjänstgörande ersättare och ersättare. Andra närvarande politiker anges under ”övrigaförtroendevalda”. Tjänstemän anges med namn och titel. Se figur 4 på sidan 34.Utomstående föredragande till exempel konsulter, företagare, föreningsrepresentantermed flera omnämns endast i respektive paragraf.Paragraferna skrivs löpande och inte med en paragraf per sida.Besluten skrivs först i varje paragraf.Protokollsutdrag utformas enligt figur 5 på sidan 35.Längst ned på sidan ska expedieringen av besluten anges.FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL 31

Sekreterarens underskrift samt justering sker på första eller därpå följande sida. Justeringmed signatur på samtliga sidor behövs inte, men är inte förbjudet.Justering ska enligt lag ske inom 14 dagar och meddelande om det ska anslås påkommunens anslagstavla inom två dagar därefter.Respektive förvaltning ansvarar för att meddelanden anslås på kommunens anslagstavla.Kanslienheten ansvarar för att meddelandet tas ned.Observera att med anslagsdatum menas den dag kortet sätts upp på anslagstavlan.Justeringslappar finns att hämta på kontorsservice. Se figur 2 på sidan 33.Beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till respektive nämnd/styrelse. Tidenför överklagande av beslutet (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknasfrån den tidpunkt då tillkännagivande om justering gjorts på kommunens anslagstavla avsammanträdesprotokollet vid vilket delegeringsbeslutet anmäldes.För beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär till exempel bygglov, miljötillsynm.m. räknas klagotiden från den tidpunkt som den sökande/klagande tagit del av beslutet.Även beslut som fattats med stöd av bestämmelserna om vidaredelegering ska anmälas tillrespektive nämnd.Varje delegeringsbeslut ska kunna härledas. I redovisningen ska ärendemening, beslutsdatumsamt diarienummer eller annat löpnummer ingå. Redovisningen kräver ingettjänsteutlåtande, utan skrivs direkt i form av en protokollsparagraf. Paragrafen bör avslutasmed ett ställningstagande från nämnden om redovisningen kan godkännas.32 FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL

Kallelse och föredragningslistaKommunfullmäktigeErsättarna för kännedomFigur 2Dag: 2010-01-31Tid: Kl 16.00Plats:KommunfullmäktigesalenÄrenden:1 Val av protokollsjusterare.2Falkenberg 2010-01-13"Ordförandens namn""Sekreterarens namn"Figur 3FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL 33

Protokoll Nr 1Sammanträdesdatum2010-01-12Sammanträdestid08.30 - 12.00Kommunstyrelsens arbetsutskottNärvarandeLedamöterMari-Louise Wernersson (c), ordförandeGerry Norberg (s), 2:e vice ordförandeAnders Treschow (m), 1:e vice ordförandeLena Dygården (s)Ingemar Johansson (c)Tjänstgörande ersättareErsättareLars Fagerström (fp)Fredrik Johansson (s)Leif Eskelid (ap)Mikael Hallberg (v)Daniel Bernhardt (kd)Övriga förtroendevaldaTjänstemänHenrik Lundahl, kanslichefParagrafer §§ 1 - 15JusteringOrdföranden samtUnderskrifter Sekreterare ........................................................................Henrik LundahlOrdförande ........................................................................Mari-Louise WernerssonJusterare ............................................................................Gerry NorbergProtokollet justerat ÅÅÅÅ-MM-DD och anslaget ÅÅÅÅ-MM-DDUnderskrift ........................................................................Henrik LundahlFigur 434 FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL

Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde medkommunfullmäktige i Falkenberg2010-01-31Rubrik/ärendemening. Dnr xxxx-xxxxBeslutArbetsutskottet beslutar1 "Skriv beslutstext"2Beslutsunderlag"X-föreningens skrivelse ÅÅÅ-MM-DD."Sammanfattning av ärendet"Skriv en sammanfattning av ärendets uppkomst här."Ekonomi"Påverkar förslaget kommunens/nämndens ekonomi?"Övervägande"Resonemang om varför man kommit fram till förslaget."Vid protokolletSekreterareProtokollet justerat ÅÅÅÅ-MM-DD och anslaget samma dag.UtdragsbestyrkandeBeslutet expedieras till:"Ex namn/förvaltning/företag"Falkenbergs kommun311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40e-post: kommun@falkenberg.sewww.falkenberg.seFigur 5FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL 35

Varje kommunmedlem har rätt att få lagligheten av ett beslut prövad genom att överklagatill länsrätten. Överklagandet ska ha kommit in till länsrätten, eller kommunen förvidarebefordran, inom tre veckor från den dag protokollet över beslutet anslogs (se KL 2:10)på kommunens anslagstavla.Förvaltningsbesvär kan anföras över beslut inom den specialreglerade förvaltningenmed stöd av speciallag eller författning. I dessa fall är det den som personligen berörsav beslutet som får överklaga. Detta ska göras inom tre veckor från att beslutet anslogs,eller från det att den klagande fick del av beslutet. Vem man överklagar till anges irespektive speciallag/författning.Se avsnitt 3 om utlämnande av allmänna handlingar.ÖVERKLAGANDE - BESVÄR - LAGLIGHETSPRÖVNING 37

Externa skrivelser av officiell karaktär ska vara uppställda enligt kommunmall, medkommunens nya logotype i övre vänstra hörnet (samma mall används även till inbjudningar,tjänsteskrivelser, externa remisser o.s.v.). Se figur 6 på sidan 40.Med officiell karaktär avses alla skrivelser från nämnder och styrelser, alla skrivelser tillregeringsorgan, centrala verk, länsstyrelser och motsvarande oavsett om de kommer frånnämnd/styrelse eller tjänsteman. Mallen ska användas i samtliga fall när man agerar iegenskap av myndighet.Dokumentmallarna finns på Intranätet och i Word under menyn Arkiv – Nytt –Allmänna mallar och fliken Gemensam. Se även avsnitt 12 om dokumentmallar.I princip ska dock följande alltid anges:- Handläggare, eventuellt med direktnummer- Datum, ex ÅÅÅÅ-MM-DD- Mottagarens eventuella beteckning- Kommunens diarienummer (skrivs ut med helt årtal, ex 2006-KS0001)- Nämndens eller förvaltningens namn (alltid med versaler)- Avdelning (ej versaler).Skrivelser från nämnd undertecknas på det sätt nämnden har bestämt, det vill säga normaltav ordföranden med kontrasignation av förvaltningschef eller nämndsekreterare.Skrivelser från förvaltning, avdelning eller motsvarande undertecknas av förvaltnings- elleravdelningschef och/eller handläggare. Man bör ange titel under namnförtydligandet.SKRIVELSER 39

DokumenttypDatum2010-01-01 Er ref: 10-555-555Vår ref: 2010-KS0001KommunledningskontoretKanslienhetenAngela Gardelin0346-88 61 49kansli@falkenberg.seLänsstyrelsenAnders AnderssonSlottsgatan 2301 86 HalmstadHuvudrubrik, Arial fet 13Brödtext, Times New Roman 11Namn EfternamnFalkenbergs kommun311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40e-post: kommun@falkenberg.sewww.falkenberg.seFigur 640 SKRIVELSER

SKRIVELSER 41

De flesta ärenden som behandlas i våra nämnder och styrelser har på något sätt förberettsinom förvaltningen, det vill säga en handläggare har utrett frågan och skrivit ettbeslutsförslag åt politikerna, antingen i form av ett yttrande eller en tjänsteskrivelse.Med yttrande menas här ett tjänstemannaorgans eller enskild tjänstemans förslag tillen nämnd. Ett yttrande ska vara kort (i princip aldrig mer än två sidor) och innehållaen beskrivning av ärendet, beslutsunderlag, eventuellt en motivering och (normalt) ettbeslutsförslag.Ärenderubriken ska innehålla bra sökord och i övrigt vara rättvisande i förhållandetill vad ärendet handlar om. Ett bra sätt att kontrollera den saken är om rubriken täckerförvaltningens förslag till beslut.Beslutsförslaget ska finnas först och skrivas i form av en eller flera självständigahuvudsatser. Då kan beslutsförslaget användas direkt i de efterföljande rutinerna.Beslutsunderlag anger de dokument som utgör beredningsunderlaget, dokument sombifogas vid utskick till sammanträdesdeltagarna.Sammanfattning av ärendet redogör för vad ärendet i huvudsak handlar om, samt vemsom initierat ärendet, när det initierats och det aktuella organets ansvar för ärendet i fråga.Ekonomi – skriv en bedöming av hur kommunens ekonomi påverkas.Övervägande används eventuellt för att delge/förklara vilken bedömning av fakta ochresonemang som har lett fram till förslag till beslut.Beslutsexpediering kommer allra sist, där redovisar handläggaren till vem beslutet ska expedieras.Yttrandet ska vara utformat så att det kan utgöra underlag för protokollsskrivningen och böroftast inte överstiga en A4-sida.Yttrandet undertecknas inte, däremot anges normalt handläggarens namn i sidhuvudettillsammans med titel och förvaltning.Längre utredningar och rapporter skrivs som en tjänsteskrivelse, se figur 7 på sidan 44.BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE 4 3

Yttrande2010-01-01KommunledningskontoretKanslienhetenAngela GardelinRubrik/ärendemening. Dnr xxxx-xxxxFörslag till beslutArbetsutskottet beslutar1 "Skriv beslutstext"2Beslutsunderlag"X-föreningens skrivelse ÅÅÅ-MM-DD."Sammanfattning av ärendet"Skriv en sammanfattning av ärendets uppkomst här."Ekonomi"Påverkar förslaget kommunens/nämndens ekonomi?"Övervägande"Resonemang om varför man kommit fram till förslaget."Falkenbergs kommun311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40e-post: kommun@falkenberg.sewww.falkenberg.seFigur 744 BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE

Om det inte är tillräckligt med ett yttrande för att beskriva ärendet och motivera förslagenanvändes tjänsteskrivelse. Detta utnyttjas för längre bakgrundbeskrivningar och framför alltför mera omfattande argumentering.Tjänsteskrivelsen ska vara undertecknad av handläggare och eventuellt också av chef.För ännu mera omfattande dokument används den benämning som passar i sammanhanget,till exempel utredning. Sådana dokument ska också undertecknas.Det är viktigt att i så stor utsträckning som möjligt undvika skillnader i kvaliteten på dessabeslutsförslag och i vad handläggarna/förvaltningarna tar med i ärendetexten.Givetvis råder stora skillnader i ärendenas omfång och därmed behovet av bakgrundsanalys,men för att undvika onödiga återremisser, missförstånd och dåliga beslut bör handläggarenvid ärendeberedningen ha som rutin att ställa sig följande minimifrågor:A) Vad är ärendets historik? Vad finns arkiverat? Det vill säga var och när kom fråganinitialt upp? Vem var initiativtagare? Hur har nämnden ställt sig i liknande frågor förut?Det vill säga det rent historiska ramverket.Kommentar: Historiken är väsentligt som redskap för att till exempel undvika godtycke.Det gör det också möjligt för allmänheten att förstå ärendet. Ett ärende utan historiskredogörelse ter sig ofta obegripligt, särskilt efter någon tid.B) Vad säger lagen om förslaget, om initiativet, om ärendet? Berörs någon författning?Det vill säga det rent juridiska ramverket.Kommentar: Juridiken styr ju helt och hållet vilka möjligheter vi har i en vissfråga och bör alltid anges.C) Vad innebär förslaget rent ekonomiskt? Tillkommer det extra kostnader? Det vill sägadet rent ekonomiska ramverket.Kommentar: Om den ekonomiska aspekten i ett ärende saknas är ärendet inte färdigberett.Det går såklart inte att fatta ekonomiska beslut utan konsekvensbeskrivning.BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE 45

D) Vad säger förnuftet? Vad är mest rationellt? Ett resonemang om varför just detta förslagär det som lagts. Det vill säga det logiska, förnuftsmässiga ramverket.Kommentar: Politiskt vill man ofta veta hur handläggaren logiskt har resonerat närhon/han lämnat sitt förslag.Samtliga dessa delar bör utgöra stommen i all ärendeberedning inom nämnderna och ärerfarenhetsmässigt också vad den politiska församlingen som minimikrav brukar förväntasig i ett ärende för att kunna fatta beslut. Med fördel kan dessa utgångspunkter diskuterasi nästan alla yttranden. En handläggare kan givetvis medta fler aspekter i sin utredningberoende på frågans art och komplexitet.Om en nämnd överlämnar ett ärende för yttrande till en annan nämnd så är det viktigt attden också tar ställning i ärendet, det är ju därför ärendet remitterades. Svepande och såkallade redogörande yttranden bör därför undvikas.46 BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE

BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE 47

En grafisk profil är ett oerhört viktigt och väl använt verktyg för att skapa tydlighet ochenhetlighet i stora som små företag och organisationer. Vikten av en tydlig och konsekventimage blir än mer uppenbar när det handlar om en så komplex struktur som en kommun.Falkenbergs komun kommunicerar med sin omvärld på många olika sätt och genom mångaolika kanaler. För att alla ska förstå att det är just Falkenbergs kommun som är avsändarenmåste allt material utformas på ett uniformt sätt. Här kommer den grafiska profilen in.Den hjälper oss att, med hjälp av regler och råd, få vår kommunikation att framstå somkonsekvent samtidigt som den gör det tydligt för mottagarna att den kommer från oss. Medett sammanhängande grafiskt utseende skapar vi igenkännande och får mer genomslagskrafti vår kommunikation samtidigt som vi framställs som mer professionella. Den grafiskaprofilen hjälper också till att öka samhörigheten mellan de olika förvaltningarna ochverksamheterna.En grafisk profil spar även både tid och pengar då vi inte måste “uppfinna hjulet” varjegång vi ska producera exempelvis en trycksak. Genom att använda de riktlinjer som finnsi den grafiska profilen behöver man inte fundera över utseendet utan kan koncentrerasig på innehållet i budskapet som ska förmedlas. Behöver du hjälp med allt som harmed kommunikation att göra (annonser, utskick, affischer, presentationer, pressreleaser,mediekontakter, kommunens webbplats etc.) eller har frågor angående den grafiska profilenkontaktar du kommunkansliet. Mer information och profilen i sin helhet finns på intranätet.Mer om typsnitt finns i kapitlet Typografi.Alla kommunala verksamheter med undantag för Falkhallen, Falkenbergs Museum ochKlitterbadet ska använda sig av den grafiska profilen.KOMMUNENS GRAFISKA PROFIL 49

När kommunen är avsändare får inga andra symboler, logotyper eller grafiska element änkommunens logotyp användas som avsändarmarkering.Falkenbergs kommunvapen har en lång tradition. Exakt hur gammalt det är finns intedokumenterat, men det äldsta kända avtrycket är från 1584.Falkenbergs stadsvapen fastställdes 1948. När Falkenbergs kommun bildades 1971 togkommunen över Falkenbergs stadsvapen som sin symbol. Vapnet ritades om 1999 och består iheraldiska termer av: “I fält av silver en röd falk stående på ett grönt treberg” (Blasonering).OBS! Numera används inte kommunvapnet i våra trycksaker och handlingar, istället användsden logotyp som baseras på kommunvapnet och ingår i den grafiska profilen.50 KOMMUNENS GRAFISKA PROFIL

En enhetlig och konsekvent användning av mallar och typsnitt underlättar kommunensinterna arbete och förtydligar den externa kommunikationen. Nedan följer en kortsammanfattning av den grafiska profilens riktlinjer när det gäller typografi. Kommunensgrafiska profil i sin helhet finns på CD-skiva och i tryckt version att hämta på kanslienhetensamt att ladda ner från Intranätet under länken Grafisk profil.Brevmallar finns i två upplagor, en med vapen i färg och enmed svart-vitt. Dessutom finns mallar för kallelser, protokolloch yttranden m.m. I huvudsak är det typsnittet Arial somanvänds. Mallarna återfinns på Intranätet samt under flikenGemensam som nås via Microsoft Word.ArialABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖabcdefghijklmnpqrstuvwxyzåäö1234567890På trycksaker, i annonser m m ska nedanstående typsnittalltid användas.Saturday normal eller fet och Minion Pro normal gäller vidrubriktypsnitt. I första hand och som huvudrubriktypsnittska Saturday tillämpas, men i särskilda fall kan även MinionPro användas. Om inte någon av de två finnas att tillgå skaArial fet användas.Saturday fet och Minion Pro normal ska alltid användassom typsnitt för underrubriker. I första hand är det Saturdaysom gäller, men vid särskilda behov kan även Minion Proanvändas. Om inte någon av de två finns att tillgå skaArial fet användas.Minon ProABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖabcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö1234567890Minion Pro ska användas vid brödtext och om den inte finnsatt tillgå ska Times New Roman användas.TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER 53

På webben gäller samma regler som ovan, men där det pågrund av olika tekniska begränsningar inte går att användasig av dessa typsnitt ska Arial genomgående användas.För brödtext kan Times New Roman användas.ArialABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖabcdefghijklmnpqrstuvwxyzåäö1234567890För att få ett mer lekfullt intryck kan slutligen typsnittetWendy användas. Det återfinns exempelvis i Falkenbergsslogan ”Hitta det här”. Typsnittet ska användas sparsamt ochendast som en accent. Lämpar sig bäst för korta ord ellerfåordiga meningar och kräver en större teckenstorlek.WendyABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖabcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö1234567890I PowerPoint-presentationer ska typsnittet vara Arial.Huvudrubrik och underrubrik ska vara fet i storlek 26-33punkter. Brödtext ska vara normal i storlek 18-24. Mallarfinns på Intranätet och i Microsoft PowerPoint.ArialABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖabcdefghijklmnpqrstuvwxyzåäö123456789054 TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER

Powerpoint mallUtförligare information om kommunens grafiska profil finns på CD eller i tryckt version påkanslienheten alternativt att ladda ner från Intranätet under länken Grafisk profil.TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER 55

Gemensamma skrivregler bidrar också till att skapa en enhetlig och tydlig image avkommunen, men framförallt att underlättar de förståelsen.du, inte Du.ska, inte skall. (Undantag gäller vid upphandling)de, inte dom.Skriv istället: Beträffande, angående, och dylikt, det vill säga och så vidare.Exempel: I Plan- och bygglagen, PBL, står det att...Exempel: (s), (c), (v), (m), (mp), (fp), (kd), (ap) och (sd).Vill du jämföra siffror där en av siffrorna är över tio använder du siffror på båda. de går att läsa som ett ord.Exempel: Ikea, Ica, Asea med flera.varje bokstav i förkortningen.Exempel: AIK, KF, LO, SKTF med flera. Exempel: .doc, .xls, .pdf med flera.56 TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER

Ordlistan tar upp ord som ger ett stelt, kanslispråkligt intryck.Ersättningsorden och fraserna är så gott som alla hämtade frånmoderna författningar och alltså redan etablerade i författningsspråket.Listan går att hitta på www.regeringen.se/klarsprak.TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER 57

Det är oerhört viktigt att kommunens dokumentmallar används, dels för att underlätta vårtinterna arbete, dels för att göra kommunens externa kommunikation enhetlig och tydlig.Dokumentmallarna öppnas nu via Intranätet Office dokumentmallarOffice Dokumentmallaroch som tidigare i respektive officeprogram via menyn Arkiv – Nytt – Allmännamallar och fliken Gemensam.Synpunkter gällande att det varit svårt att hitta kommunens olika mallar har framförts.En av anledningarna har varit att sökvägarna ibland har varierat beroende på vilkenorganisation man tillhör m.m.För att komma tillrätta med det problemet laddar vi helt enkelt upp mallarna på vårwebbserver, vilket ger full åtkomst till dem oberoende av var du som användare befinner dig.Det enda som krävs är en Internetuppkoppling samt en standardinstallation av officepaketet.Du når mallarna genom att i din webbläsare ange adressen:www.falkenberg.se/dokumentmallarDe mallar som finns och ska användas är:SkrivelsemallYttrandemallKallelsemallDenna mall används till tjänsteskrivelser, inbjudningar, meddelanden m.m.Används när förslag till beslut ska lämnas till nämnden.Mall för utskick av kallelse/föredragningslista till sammanträden.Protokollsmall Används när protokoll ska skrivas till samtliga nämnder och utskott.Det finns ledtexter som klistras in med respektive nämnds ledamöteroch ersättare beroende på vilken nämnd eller vilket utskott man väljeri förvalsrutan då du öppnar mallen. Vid redigeringar i dessa ledtexterkontaktar man kanslienheten för åtgärd.UtdragsmallI denna mall görs protokollsutdrag.Se figur 8 på sidan 60.DOKUMENTMALLAR 59

DokumenttypDatum2010-01-13 Er ref: 10-555-555Vår ref: 2010-KS0001KommunledningskontoretKanslienhetenAngela Gardelin0346-88 61 49kansli@falkenberg.seLänsstyrelsenKarl KarlssonSlottsgatan 2301 86 HalmstadHuvudrubrik, Arial fet 13Brödtext, Times New Roman 11Namn EfternamnFalkenbergs kommun311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40e-post: kommun@falkenberg.sewww.falkenberg.seFigur 8I det fall man har dokumentmallar kopplat till något system (t ex ärendehanteringssystem)öppnar du dem i systemet.60 DOKUMENTMALLAR

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till enfysisk person som är i livet. Det är alltså långt ifrån enbart personnummer som ären personuppgift. Behandling av personuppgifter kan vara både automatiserad ochmanuell. Lagen reglerar alltså inte bara behandling som är datoriserad. Varje nämnd(eller motsvarande) är personuppgiftsansvarig. Den som är personuppgiftsansvarigska i princip anmäla behandling av personuppgifter till Datainspektionen, DI. Dennaanmälningsskyldighet gäller dock i de flesta fall inte om den personuppgiftsansvarigeutsett ett (eller flera) personuppgiftsombud som för förteckning över behandlingarna. Allanämnder har utsett personuppgiftsombud och det är viktigt att detta uppdateras då någonslutar, får ändrade arbetsuppgifter eller liknande. Varje nämnd ska till DI anmäla vem(vilka) som utsetts till personuppgiftsombud.PERSONUPPGIFTSLAGEN - PUL 63

64 PERSONUPPGIFTSLAGEN - PUL

Det har tidigare förts en omfattande diskussion om vad som kan läggas ut på Interneti fråga om personuppgifter till exempel i form av protokoll. Genom ändring i personuppgiftsförordningenhar det klarlagts att det är tillåtet att bland annat lägga ut protokolloch diarier på hemsidor. Om det däri skulle finnas integritetskänsliga uppgifter skadessa dock tas bort. Även i övrigt får så kallade harmlösa personuppgifter publiceraspå hemsidor. Lagtext och lagkommentarer ger vägledning om vad som är integritetskänsligtoch vad som är harmlöst. Personnummer bör inte användas i dokumentsom publiceras på nätet, exempelvis protokoll.Författningstexter finns i SFS 1998:204 (Personuppgiftslagen) och SFS 1998:1191 (Personuppgiftsförordningen).Vid frågor om personuppgiftslagen – kontakta i första hand personuppgiftsombudetinom din förvaltning. Datainspektionen, DI, har en “helpdesk” som kansvara på vissa frågor men observera att ett svar på en fråga inte är detsamma som ett tillstånd.PERSONUPPGIFTSLAGEN - PUL 65

Den grundläggande regeln är att e-post, ur offentlighetssynpunkt, ska hanteras somvilken post som helst.E-postsystemet är inte avsett för privat post och alla tre nivåerna i adresstrukturen ärmyndighetsadresser/tjänstebrevlådor.Myndighetsadress för Falkenbergs kommun (myndighetsbrevlåda)kommun@falkenberg.seMyndighetsadresser för förvaltningarna (myndighetsbrevlådor)kansli@falkenberg.seekonomi@falkenberg.sepersonal@falkenberg.semed fleraIndividuella tjänstebrevlådorIndividuella tjänstebrevlådor är konstruerade enligt följande:fornamn.efternamn@falkenberg.seFörvaltningarnas myndighetsadresser är de adresser som e-post ska styras till i såstor utsträckning som möjligt. Fördelen med detta är att det finns garanterade ochetablerade rutiner för omhändertagandet av e-post.Kommunens myndighetsadress får mera ses som ett skyddsnät, dit e-post skickasom man inte känner till förvaltningsadresserna eller om man inte vet vilkenförvaltning som ska ha meddelandet.E-POST 67

För e-post gäller följande för varje enskild användare:- att se till att den egna tjänstebrevlådan öppnas dagligen, vidarebefordra tillförvaltningsadressen vid ledighet.- att minst 1 gång i veckan kontrollera och tömma spamfiltret som nås via Intranätetmed hjälp av den personliga inloggningen.- att lämna fullmakt enligt avsnitt 5 på sidan 25.- att ha grundläggande kunskaper om vad som är allmän handling med mera.- att om e-posten är av sådan karaktär att den ska diarieföras, måste den vidarebefordraseller skrivas ut och lämnas till diariet.- att privat e-post ska hållas skild från övrig e-post i tjänsten.- att vid längre frånvaro till exempel föräldraledighet eller långtidssjukskrivning,kontakta IT-avdelningen för vidarebefordran till förvaltningsadressenutan frånvaromeddelande.För e-post av sådan karaktär att den skulle ha diarieförts om det varit traditionell postgäller följande:- Gör utskrift och registrera/diarieför i sedvanlig ordning (eller vidarebefordraelektroniskt till förvaltningsbrevlådan). Observera att detta även gällerutgående e-post.- Inkommande e-post som innehåller sekretessuppgifter ska registreras,men för övrigt inte hanteras i datorsystemet. Efter diarieföringen skrivsinnehållet ut på papper samt raderas från datorsystemet.- Dokument som innehåller sekretessuppgifter ska inte sändas via e-post dåsäkerheten kan inte garanteras. Använd vanlig postgång.68 E-POST

- Privat post som råkat inkomma till individuell tjänstebrevlåda raderas såsnart som möjligt.- E-post av ringa eller tillfällig betydelse får raderas utan att pappersutskrift gjorts.I övrigt får e-post raderas om:- pappersutskrift gjorts,- meddelandet överförts till förvaltningsbrevlåda eller, om det är feladresserat,till annan tjänsteman.E-post som skickas från kommunen ska ha en tydlig och enhetlig utformning.Personliga e-postsignaturer för Falkenbergs kommun ska se ut på följande sätt:Med vänlig hälsning,Namn: Arial fet storlek 12Titel: Arial kursiv storlek 10Förvaltning: Arial kursiv storlek 10Direktnummer: Arial normal storlek 10Mobilnummer: Arial normal storlek 10E-post: Arial normal storlek 10Kommunnamn: Arial fet storlek 10Adress: Arial normal storlek 10Webbadress: Arial normal storlek 10Förnamn EfternamnTitelFörvaltningDirekt: 0346-88 62 40Mobil: 070-123 45 67förnamn.efternamn@falkenberg.seFalkenbergs kommun311 80 Falkenbergwww.falkenberg.seTexten ska alltid vara svart. Ingen bakgrundsfärg eller andra grafiska element får användas.Logotypen används inte i e-post.E-POST 69

Kommunen ska ha en god telefonservice såväl till allmänheten som till externa kunder ochinternt. Det innebär att vi ska vara anträffbara för dem som söker oss i så stor utsträckningsom möjligt. För mer information se Falkenbergs kommuns telefonpolicy som finns att läsa ipersonalhandboken eller på Intranätet.Gallring av inkommande meddelanden i röstbrevlådor och mobiltelefoner ska regleras irespektive nämnds dokumenthanteringsplan enligt följande:- Inkommande meddelanden till röstbrevlåda eller till mobiltelefon av ringa ellertillfällig betydelse får raderas omedelbart.- Inkommande meddelanden av vikt i röstbrevlådor och mobiltelefoner får raderas såsnart man har gjort en anteckning om innehållet.Vid frånvaro en längre tid bör röstbrevlådan stängas av helt.ALLMÄNT - TELEFON, ANNONS. VISITKORT M.M 71

Vid kommunikation via fax finns kommunens försättsblad att föregå skrivelsen med.Mall/försättsblad hittar du blad övriga dokumentmallar.Meddelanden av olika slag kan med fördel presenteras för kommuninvånarna viaannonser i dagspress.stadsbyggnadskontoret, planavdelningen.Annonsmallar finns och ska användas för att visa upp en enhetlig sida utåt. Alla annonserläggs ut på www.falkenberg.se och kopia lämnas till växeln för kännedom.På våra visitkort ska förnamn, efternamn, titel, förvaltning och adressuppgifter placerassom i exemplet nedan. Visitkorten kan vara dubbelsidiga när behov finns av engelsk text.Visitkorten trycks enbart hos kontorsservice och inga andra varianter får användas.Mall finns i PowerPoint eller hos kontorsservice.Bengt FalkFågelartFalkenbergs kommunStadshuset, kommunledningskontoret, FalkenbergTelephone: +() , Mobile: +() bengt.falk@falkenberg.se, www.falkenberg.se72 ALLMÄNT - TELEFON, ANNONS. VISITKORT M.M

Fotografierna på sidorna 4-5, 6, 8, 12, 16, 22, 30, 36, 38, 41, 42,47, 48, 52, 58, 61, 62, 66, 70, 73 © Falkenbergs Turist

uddy.seFALKENBERGHitta det härPostadress: Falkenberg - Besöksadress: Nygatan Telefon: (vxl) - Telefax: E-post: kommun@falkenberg.se