Svar till kommunrevisorer på rapport avseende granskning av beslut ...

Kommunen kan också överväga att ta fram ett regelverk eller riktlinjer avseendewebbpublicering. Detta skulle sannolikt underlätta nämndernas arbete i detta avseende.Datainspektionen vägleder kommuner och landsting i dessa frågor.Det är också av stor vikt att samtliga tjänstemän med delegationsrätt är väl insatta i vilkaärenden som är delegationsbeslut och vilka beslut som är förvaltningsbeslut, det vill sägabeslut av ren verkställighet. Felaktiga bedömningar mellan dessa kategorier av beslut kanleda till att nämndbeslut inte hanteras på ett korrekt sätt och att rätten till överklagan intemöjliggörs. Vi har inte i denna granskning noterat något som tyder på att kommunen inteskulle uppfylla anmälningsplikten men rekommenderar kommunen att se över ochsamordna den information som delges delegaterna i styrelser och nämnder (i de flesta fallinformation i delegationsordningen) samt att överväga utbildningsinsatser av dedelegationsberättigade.Efter genomf6rd granskning rekommenderar vi kommunen att:• Se över och tydliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd.• Se över presentation av delegationsbeslut i styrelsers och nämnders sammanträdesprotokoll. • Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en konsistens inämndernas och f6rvaltningarnas regel verk avseende; - juridiska tolkningar, - begreppsanvändning samt - dokumentations- och återrapporteringsrutiner. • När enighet om de identifierade kärnprocesserna uppnåtts, undersöka hur ITmiljönoch alla olika applikationer stöder eller bromsar processerna.• Överväga att skapa ett kommunövergripande regelverk eller riktlinjer avseendewebbpublicering.• Överväga hur kommunen kan säkerställa att tillräcklig kunskap finns avseendeskillnader mellan nämndbeslut och tOrvaltningsbeslut genom ökad ochförtydligad information, utbildning eller andra insatser.Karlstad den 15 november, 2012Nils NordqvistRevisorCertifierad kommunal revisorDeloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 2

l. Inledning 1.1 BakgrundDet är nämnderna som avgör hur beslutanderätten och delegationsrätten ska utformas.Nämnderna har stora möj ligheter att utifrån kommunallagens bestämmelser utforma ettregelverk som överensstämmer med lokala behov och önskemål.I kommunallagen finns bestämmelser kring delegation. Enligt KL 6 kap 33 § får ennämnd uppdra åt en ledamot, ersättare, utskott eller annan anställd i kommunen att fattabeslut på nämndens vägnar. Det finns en viss begränsning av denna rätt vilket framgår av6 kap 34 §.I KL 6 kap 35 § stadgas att beslut som fattas med stöd av uppdrag enligt 33 § skallanmälas till nämnden. Nämnden beslutar själv om i vilken ordning detta skall ske.Den stadgade anmälningsplikten enligt KL 6 kap § 35 är betydelsefull ur flera aspekter.Det handlar om att: nämnden ska få information, kommuninvånarna ska ta insyn ochklagotiden ska bölja löpa for beslut som kan överklagas enligt KL 10 kap.JO (Justitieombudsmannen) har uttalat att beslut som fattas med stöd av delegation skaanmälas till nämnden och protokollföras eller fdrtecknas i en bilaga till protokollet (se tex JO 2004/05 sid 353).1.2 Syfte, revisionsfrågaSyftet med granskningen är att bedöma om nämnden följer kommunallagen och JO:ssärskilda uttalanden, om hur beslut som fattas med stöd av delegation ska anmälas tillnämnden samt klarlägga om nämndens rutiner for återrapportering är ändamålsenliga. Idetta ingår även att peka på de forbättrings- och utvecklingsområden som finns.Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor: Har nämnden enändamålsenlig delegationsordning med avseende på hur delegerade beslut anmäls tillnämnden? Uppfyller nämnden den lagstadgade anmälningsplikten enligt KL 6 kap § 35?Har nämnden tillfredsställande rutiner fOr återrapportering av delegationsbeslut?1.3 Revisionskriterier och metodGranskningen har genomforts genom intervjuer med nämndsekreterare. Studier har skett avdelegationsordning och styrdokument. En verifierande granskning har gjorts av hurdelegationsbeslut anmäls till nämnden. Vi har också i denna granskning följt upp deiakttagelser som noterades vid tidigare genomford granskning avseende delegation från2009.Deloitte • Granskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 3

1.4 AvgränsningVi har valt att inrikta granskningen mot fyra nänmder; myndighetsnänmden,gynmasienänmden, socialnänmden och kommunstyrelsen.Deloitte : Granskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 4

2. Regler och rutinbeskrivningar 2.1 InledningKarlskoga konnnun bedriver en omfattande verksamhet inom ett flertal områden medmånga anställda. Rutiner för delegation, fullmakt, etc. är nödvändiga för att en sådanverksamhet skall kunna fungera på ett smidigt sätt.2.1.1 DelegationEnligt KL 6 kap 33 § får en nämnd uppdra åt en ledamot, ersättare, utskott eller annananställd i kommunen att fatta beslut på nämndens vägnar. Det finns en viss begränsningav denna rätt vilket framgår av 6 kap 34 §. Delegation av beslutanderätten har två syften,dels att avlasta styrelser och nämnder med rutinärenden for att skapa utrymme för meromfattande behandling av betydelsefulla och principiella ärenden, dels att möj liggöra eneffektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningensnabbare.2.1.2 Nämnd- eller förvaltningsbeslutEn viktig aspekt är skillnaden mellan vad som är ett nämndbeslut och ett beslut somförvaltningen kan ta med andra ord vilka beslut kräver att tjänstemännen hardelegationsrätt och vilka beslut kan tas på "ren verkställighet". Enligt kommunallagenkan inte beslut av rent förberedande art eller rent verkställande art överklagas. Det kandäremot nämndbeslut och således också nämndbeslut som fattas på delegation då dessabeslut är att jämställa med ett nämndbeslut. Viktigt är då att tjänstemännen kan göradenna distinktion. Någon tydlig gräns mellan de två beslutsformerna är svår att ange mengenerellt kan sägas att beslut som fattas i det dagliga arbetet och som styrs av riktlinjer,regelverk och arbets- och rutinbeskrivningar kan ses som exempel på beslut somtjänstemännen fattar på ren verkställighet.2.1.3 RegistreringRegistrering av delegationsbeslut bör i princip följa samma form som för beslut fattade avden styrelse eller nämnd som delegerat beslutsrätten. Detta får som följd att det ska finnasnågon form av skriftlig dokumentation för de beslut som fattas med stöd av delegation.Därför bör varje beslutshandling innehålla uppgift om:• Ärendemening• Beslutsinnehåll• Beslutsfattare• Datum för beslutet• Vem som delgivits beslutet.2.1.4 ÅterrapporteringI KL 6 kap 35 § stadgas att beslut som fattas med stöd av uppdrag enligt 33 § skallanmälas till nämnden. Nämnden beslutar själv om i vilken ordning detta skall ske.Det finns tre syften med kravet på återrapportering: Information, kontroll och registrering.Dels skall styrelse eller nämnd ges kontinuerlig information om vad som händer iDeloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 5

verksamheten och kontrollera beslut som fattas på delegation, det är detta som avses medinformation och kontroll. Registrering kan ha betydelse för besvärstiden samt att gekommuninvånama och övriga intressenter insyn. Besvärstiden över ett delegationsbesluträknas vanligtvis från det datum då protokollet rörande det aktuella beslutet tillkännages.2.2 KommunstyrelsenKommunstyrelsens delegationsordning inleds med en information till de delegater somanvänder sig av delegationsordningen, i detta informationsavsnitt presenteras allmännaregler kring delegationen, skillnader mellan delegation och verkställighet. Dennagränsdragning presenteras i kommunstyrelsens delegationsordning på följande sätt:Gränsen mellan delegation och verkställighet har betydelse för om beslutet kanöverklagas och om besluten skall anmälas till nämnden. Någon entydig definition finnsinte. Mer interna förhållanden bedöms generellt mer vara av verkställighetskaraktär, tillexempel personaladministration eller avgifisdebitering enligt fastställd taxa.Självständiga beslut där det finns flera alternativ, där bedömningar måste göras,.frågan är av politiskt intresse, medborgare kan ha intresse av attfåjråganlaglighetsprövad - bedöms oftare som delegationsbeslut.I delegationsordningen finns också information kring anmälan till nämnd. Det är viktigtatt detta genomförs eftersom nämnden skall hållas underrättad av delegationsbeslut samtatt överklagandetiden för laglighetsprövning börjar i samband med att protokollet frånsammanträdet offentliggörs. Kommunstyrelsens delegationsordning är uppdelad i fYrakategorier, uppdelningen avser delegationsbeslut inom olika områden:• Ekonomi• Personalfrågor• Allmänna/övriga frågor• Lag/avtalUnder dessa rubriker preciseras enskilda delegations beslut med information om vem somhar delegationsrätten, möjlighet till vidaredelegation samt en ruta för kommentarer somutnyttjas till de delegationsbeslut där nämnden anser att ett förtydligande är nödvändigt.2.3 MyndighetsnämndenMyndighetsnämndens delegationsordning är utformad på precis samn1a sätt sommotsvarigheten i kommunstyrelsen. Följaktligen inleds den med en information till dedelegater som använder sig av delegationsordningen. I detta informationsavsnittpresenteras allmänna regler kring delegationen, skillnader mellan delegation ochverkställighet. Även denna gränsdragning presenteras på samma sätt som ikommunstyrelsens delegationsordning, se kapitel 2.2.I delegationsordningen finns också information kring anmälan till nämnd. Det är viktigtatt detta genomförs eftersom nämnden ska hållas underrättad om delegationsbeslut samtatt överklagandetiden för laglighetsprövning börjar i samband med att protokollet frånsammanträdet offentliggörs. Myndighetsnämndens delegationsordning är uppdelad i fYrakategorier; beslutsområde, vem som innehar delegationsrätten, lag eller avtalshänvisningsamt en sista kategori for eventuellt tillkommande kommentarer. Den forsta kategorin,beslutsområden, innehåller följande områden:• Allmänna frågorDeloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 6

• Milj öbalken• Naturvård• Plan och bygglagen• Livsmedelslagstiftning• Gaturenhållning och skyltning• Övrig lagstiftning/frågorUnder dessa rubriker preciseras enskilda delegaHonsbeslut med information om vem somhar delegationsrätten, lag eller avtalshänvisning samt en ruta för kommentarer somutnyttjas till de delegationsbeslut där nämnden anser att ett fOrtydligande är nödvändigt.2.4 SocialnämndenSocialnämndens delegationsordning följer inte den uppställning avdelegationsordningarna som kommunstyrelsen och myndighetsnämnden använt.Socialnämnden har en egen utformning av sin delegationsordning. Det presenteras ingaregler eller annan information kring delegation i socialnämndens delegationsordning.Istället presenteras detta i styrdokumentet "Delegation av socialnämndensbeslutanderätt". Här presenteras regler och infonnation kring delegation. Informationen ärinte lika uttömmande som i kommunstyrelsens eller myndighetsnämndensdelegationsordning. Infonnation kring skillnader mellan verkställighet och delegationsaknas, däremot fInns tydlig och bra information kring hur anmälan till nämndgenomfårs. Socialnämndens delegationsordning är uppdelad i fyra kategorier;beslutsområde, vem som innehar delegationsrätten, lag eller avtalshänvisning samt ensista kategori får eventuellt tillkommande anmärkningar. Den fårsta kategorin,beslutsornråden, innehåller fåljande områden:• Delegeras till utskott• Beslut enligt lag• Beslut för ordf.• Överklagan mm• Offentlighet och sekretess• Alkohollag• Tobakslag• Bostadsanpassningsbidrag• Socialtjänstlag• Vård av unga• Vård av missbrukare• Föräldrabalken! Ärvdabalken• Handikappomsorg• Hälso, och sjukvårdslag• Vård och omsorgUnder dessa rubriker preciseras enskilda delegationsbeslut med information om vem somhar delegationsrätten, lag hänvisning samt en ruta får anmärkningar som används till dedelegationsbeslut som anses i behov av anmärkningar.2.5 GymnasienämndenGYI')111asienämndens delegationsordning fOljer inte heller den uppställning avdelegationsordning som kommunstyrelsen och myndighetsnämnden använt.Gymnasienämnden har en egen utformning. I den fInns bra information och regler kringDeloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun 7

delegation, bland annat infonnation kring skillnader mellan verkställighet och delegation,även om denna infonnation inte är så uttömmande som fallet är i de tidigare presenteradedelegationsordningama. Infonnation kring hur delegationsärenden skall anmälas tillnämnd saknas.Gymnasicnämndens delegationsordning är uppdelad i tre kategorier; beslutsområde, vemsom innehar delegationsrätten samt lag eller avtalshänvisning till det aktuella beslutet.Den första kategorin, beslutsområden, innehåller följande områden:• Allmänna handlingar/sekretess• Generellt• Personalärenden• Ekonomi• Funktionshindrade• Skollagen• Gymnasieförordningen• Särskola• Komvux• SFI• Förvaltningslagen Fysiskplanering• uppdragsutbildningUnder dessa rubriker preciseras enskilda delegationsbeslut med infonnation om vem somhar delegationsrätten samt lag eller avtals hänvisning.Deloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun i 8

3. Granskning För de nämnder och den styrelse som ingår i granskningen har vi gått igenomåterrapporteringsrutiner samt hantering av återrapportering i nämnderssammanträdesprotokoll. För vissa av nämnderna har vi också följt upp en tidigaregenomförd granskning avseende delegation som genomfårdes under 2009. Granskningenhar genomförts genom intervjuer med berörd personal får att ta del avåterrapporteringsrutiner inom respektive nämnd samt för att utreda hur nämnderna arbetarfår att säkerställa att samtliga delegationsärenden återrapporteras.3.1 KommunstyrelsenInom kommunstyrelsen är det varje delegat som skall säkerställa att dedelegationsbeslut som fattas också registreras för anmälan till nänmd. I samband medatt delegaten skriver sitt tjänsteutlåtande/delegationsbeslut ska delegaten också fylla i enlista som finns på en gemensam server. Denna lista finns som underlag till politikernaoch listan har samma uppställning som delegationsordningen och innehåller enbeskrivning av ärendet, ett diarienummer samt vilken delegat som fattat beslutet. Detframgår inte av dokumentet vilket datum beslutet är fattat, däremot framgår det av listanvilken period den avser, vanligtvis delegationsbeslut fattade månaden fåre tidpunktenfår sammanträdet. Politikerna har också vid varje sammanträde tillgång till en pärmmed kopior på tjänstemannaskrivelserna avseende de fattade delegationsbesluten underperioden.Det enda som framgår av kommunstyrelsens protokoll är: "KS godkände upprättadförteckning över delegationsbeslut ". För en läsare av styrelsens protokoll krävs att manläser den bilaga som ligger till grund får beslutet. Det är fårst här som det framgåridentifiering, datering samt vem som fattat beslutet. Utifrån beskrivning av ärendet ochdet diarienummer som framgår av bilagan kan kommuninvånarna begära att få de beslutde har intresse av.De intervjuade upplever det som en brist att diariesystemet inte kan utnyttjas får attförenkla återrapporteringsprocessen. Kanslichefen anser att det vore en stor fårdel om detgick att klicka i en ruta direkt i diariesystemet i samband med att delegaten upprättar sitttjänsteutlåtande avseende ett delegationsbeslut. På så vis kunde en automatisk lista skapasi systemet, vilket inte är möjligt i nuvarande diariesystem.3.2 MyndighetsnämndenMyndighetsnämnden hanterar delegationsärenden på olika sätt och i olika diariesystemberoende på vilken avdelning som hanterat ärendet. Miljökontorets och plan- ochbyggavdelningens dianesystem möjliggör att klicka i en ruta för att markera att ärendet ärett delegationsbeslut och att det skall läggas till i en automatgenererad lista.Stadsbyggnadskontoret är inne i ett byte av system och kommer att ha denna möjlighet isitt nya dianesystem. Förteckningarna över delegationsbeslut tas ut månadsvis ur de olikaavdelningarnas diariesystem. Mellan de olika systemen finns ingen koppling. Allaärenden som ska till nämnden hanteras även i kommunens centrala diarie- ochärendehanteringssystem, KAJSA. I KAJSA måste flertalet moment göras om. Om dessaDeloitte i Granskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 9

moment var automatiserade mellan de olika systemen skulle systemet bli meranvändarvänligt och handläggare skulle tjäna tid och kvaliten på dokumentationen skullesannolikt bli högre.I nämndens protokoll redovisas delegationsbeslut under fyra rubriker; miljökontorets,plan- och byggavdelningens, gatu- och parkavdelningens samt ordförandensdelegationsbeslut. Vidare redovisas i vilken period besluten hänför sig till, vilket inormalfallet är månaden innan sammanträdet, se nedan:"Följande delegationsbeslut anmäldes:• Miljökontorets delegationsbeslut den 1juni till 31 augusti 2012• Plan- & byggavdelningens delegationsbeslut den 1juni till 31 augusti 2012• Gatu- & parkavdelningens delegationsbeslut den 1juni till 31 augusti 2012• Ordförandens delegationsbeslut xxxxxxx"Nämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut.Besluten sitter i en pärm som nämndens ledamöter har möjlighet att ta del av. Avseendemiljökontoret tas också ett antal stickprov vid varje sammanträde för att kontrollerariktigheten i besluten. Inom plan- och byggavdelningen finns det vissa delegationsbeslutsom är av mer komplex natur och som utreds under en längre period. Denna typ avdelegationsbeslut följs kontinuerligt av nämnden.Kommuninvånare eller andra utomstående har inte möjlighet att folja vilka beslut somfattas via delegation inom nämnden via protokollen. Det krävs att tredjeman tar kontaktmed nämnden for att få ta del av det material som ledamöterna tar del av. Anledningen tillatt nämnden inte vill lägga diariebeslutslistorna i protokollen eller som bilaga tillprotokollen är att de innehåller uppgifter som strider mot PUL och/eller strider motrekommendationer från Datainspektionen. Förvaltningen menar också attmyndighetsnämndens beslut tillkännages till sakägare och övriga berörda via brev ochmed det så blir de som är berörda även informerade om hur ett beslut kan överklagas.Detta gäller for samtliga nämndbeslut inklusive beslut fattade på delegation. Utöver dettapresenteras också beslut rörande bygglov i Post- och inrikestidningar.3.3 SocialnämndenInom socialnämnden är det varje delegat som ska säkerställa att de delegationsbeslutsom fattas också registreras for anmälan till nämnd. Delegaten ska föra en förteckningöver beslut som meddelas på grund av delegationsuppdrag. Besluten ska gå attidentifiera, vara daterade samt ska framgå vem som fattat beslutet. Listor samtbeslutskopior sammanställs hos nämndsekreteraren som också ser till att detta materialtas med till nänmdsammanträdena. Rutinen sköts till stor del automatiskt viaförvaltningens datasystem. Handläggarna registrerar ärendena i systemet som sedanskapar automat genererade listor. Vissa beslut hanteras dock manuellt, forsammanställning av dessa ansvarar förvaltningssekreteraren.Eftersom en stor del av de delegationsbeslut som fattas inom nämnden ärsekretessärenden så påverkas presentationen av besluten i sammanträdesprotokollen.Avseende sekretessärenden eller i de fall där det finns information som strider mot PULpresenteras endast kategorin och datum. I de fall det inte är ett sekretessärende eller finnsinformation som kan strida mot PUL presenteras beslutet med en kortbeskrivning iprotokollet, datum for beslut samt diarienummer för ärendet. Vid sekretessärenden fårtredjeman ta kontakt med nämndsekreterare för att få ut handlingar efter ensekretessprövning. Det är utifrån protokollen svårt att veta något om de sekretessbeslutsom presenteras eller skapa sig en uppfattning om besluten eftersom informationen iDeloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I l O

protokollet är kortfattad. Att det är kortfattad infonnation ska inte bero på att det, i dessafall är svårt att se någon möjlighet till tydligare presentation utan att bryta motsekretessreglerna.Vid nämndsammanträdet finns en pärm med listor for de olika delegationsbesluteninklusive beslutskopior som ledamöterna har möjlighet att läsa.3.4 GymnasienämndenÄven inom gymnasienämnden är det respektive delegat som ska säkerställa att dedelegationsbeslut som fattas också registreras. Delegaterna rapporterar varje enskiltdelegationsbeslut till endera nämnd sekreteraren eller skolassistenterna. Varje delegathar en egen lista, med ett eget nummer, där delegationsärendena registreras med datum,ärendebeskrivning, lagrum samt anteckningar. Anteckningar är i de flesta falldiarienummer, men i vissa fall hanteras tjänstemannaskrivelser som avserdelegationsbeslut i ett separat register utanfOr kommunens diariesystem.Vid nämndsammanträdet finns en pärm med listor för de olika delegationsbesluten.Beslutskopior ingår inte i det material som ledamöterna får ta del av. Har de funderingarkring något beslut eller vill titta närmare på något beslut så hämtas det från diarietalternativt från något av de alternativa registren. Nedan finns en presentation avstandardtexten som används i nämndens sammanträdesprotokoll:Personalärende• Mäckelngymnasiet nr 03/12• Mäckelngymnasiet nr 02/12Övrigt• Gymnasiefärvaltningen nr 03/12Nämnden godkände redovisningen av delegationsärenden.Till samnlanträdesprotokollet finns inte delegationsbeslutslistorna som bilaga. Således ärdet svårt fOr tredjeman att ta del av delegationsbesluten. Det krävs att tredjeman fOrst tarkontakt med nämnden för att få ut listorna om fattade delegationsbeslut for att sedan, omnågot är av intresse för tredjeman, gå vidare och begära ut beslutsunderlag.3.5 Uppföljning av tidigare granskningDenna granskning är framfOrallt inriktad på återrapportering av delegationsärenden, menvi fOljer också upp en granskning av delegation som genomfordes under 2009. Vid dengranskningen noterades bland annat att vi rekommenderar kommunen att:• Fortsätta arbetet med att se över och tydliggöra rutinerna for anmälan avdelegationsbeslut till nämnd.• Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en konsistens inämndernas och forvaltningarnas regel verk avseende; - juridiska tolkningar, - begreppsanvändning samt - dokumentations- och återrapporteringsrutiner. • När enighet om de identifierade kämprocesserna uppnåtts, undersöka hur ITmiljönoch alla olika applikationer stöder eller bromsar processerna.Deloine IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 11

V i har i samband med denna granskning kunnat notera att kommunen på nämndnivå harjusterat vissa detaljer utifrån de iakttagelser och synpunkter som presenterades i vårtidigare granskning. På övergripande nivå och avseende kärnfrågorna som presenterasovan har vi i denna granskning inte noterat några förändringar eller att något arbete skettmed dessa frågor. I vår tidigare granskning framgick också att kommunstyrelsen harbeslutat (KS § 73, 2009-04-14) att "Kansliavdelningen uppdras att se över och tydliggörarutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd". I samband med detta uppdragrekommenderade vi kommunen att skapa en konsistens i nämndernas regelverk avseendejuridiska tolkningar, begreppsanvändning samt dokumentations- ochåterrapporteringsrutiner. Vi har i denna granskning inte noterat något resultat av den avkommunstyrelsen beslutade utredningen eller avseende de rekomnlendationer som vipresenterat i vår tidigare granskning. Således kvarstår våra rekommendationer fråntidigare genomförd granskning.3.6 KommentarerDenna granskning har sitt främsta fokus på återrapportering till nämnd. Detta område harinom kommuner och landsting försvårats på senare år på grund av att protokollen numerapresenteras på internet. Detta innebär att kommunen måste vara försiktigare med vilkauppgifter som presenteras på grund av personuppgiftslagen (PUL). Sedan tidigare harkommunen haft frågor kring offentlighet och sekretess att ta hänsyn till.Flera nämnder har valt att inte presentera någon sammanställning av delegationsbeslut iprotokoll eller som bilaga till protokoll av just denna anledning. Detta försvårarkommuninvånarens eller annan intressents möjlighet att ta del av och följa upp beslut somhar fattats på delegation.V i anser att kommunen i detta fall gör det för enkelt för sig. I vissa fall kan det varamotiverat att avstå från en presentation av delegationsbeslutslistan i protokoll eller bilagatill protokoll med hänvisning till PUL och sekretessregler men sannolikt inte i alla falLVi rekommenderar kommunen att se över hur man kan förbättra och förtydligainformationen kring delegationsärenden i nämndernas protokoll. I de fall kommunenbedömer att en fullgod presentation av delegationsärendena inte är möjlig bör komnlUnense över andra alternativ som kan förenkla och förtydliga, till exempel information omvarför information saknas och vart denna information kan återfinnas. Vi lyfter framsocialnämnden som ett positivt exempel i detta avseende. Socialnämnden är sannolikt dennämnd som har störst begränsning av PUL och sekretessregler men är ändå den nämndsom presenterar återrapportering av delegationsbeslut tydligast i sina nämndprotokolLKomnlUnen kan också överväga att ta fram ett regel verk eller riktlinjer avseendewebbpublicering, detta skulle sannolikt underlätta nämndernas arbete i detta avseende.Datainspektionen vägleder kommuner och landsting i dessa frågor.Som noterats i föregående kapitel, uppföljning av tidigare granskning, har vi noterat att degranskade nämnderna hanterar delegationsbeslut och återrapportering avdelegationsbeslut på olika sätt. Det betyder inte att det är fel och i vissa fall är det kansketill och med en förutsättning då alla nämnder inte har samma förutsättningar. Vi tror attdet finns mycket att vinna i att ta ett kommunövergripande perspektiv om dessa frågor föratt likrikta processerna inom hela komnlUnen.Det är också av stor vikt att samtliga tjänstemän med delegationsrätt är väl insatta i vilkaärenden som är delegationsbeslut och vilka beslut som är förvaltningsbeslut, det vill sägabeslut av ren verkställighet. Felaktiga bedömningar mellan dessa kategorier av beslut kanDeloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 12

leda till att nämndbeslut inte hanteras på ett korrekt sätt och att rätten till överklaganmissas. Vi har inte i denna granskning noterat något som tyder på att kommunen inteskulle uppfylla anmälningsplikten men rekommenderar kommunen att se över ochsamordna den infonnation som delges delegaterna i styrelser och nämnder (i de flesta fallinfonnation i delegationsordningen) samt att överväga utbildnings insatser av dedelegationsberättigade.Vi har i granskningen noterat att gymnasienämnden delvis hanterar tjänsteskrivelseravseende delegationsbeslut i ett separat register utanför kommunens diariesystem. Vianser att nämnden bör samla alla handlingar i kommunens diariesystem.Deloitte : Granskning av beslut och delegationKarlskoga kommun i 13