Anbudsbegäran - Ålands landskapsregering

AnbudsbegäranDiarienr: ÅLR 2012/4843Datum: 21.05.2012Anbudsbegäran gällande lunch- och caférörelseAnbudsbegäran gäller driften av café- och matserveringen ”Café Hjorten” som är inrymd iSjälvstyrelsegården i Mariehamn. I driften ingår att tillhandahålla lunch- och caféservice i enlighet med vadsom närmare beskrivs nedan. Landskapsregeringen erbjuder vederlagsfri lokal (”Café Hjorten” sominrymmer ca 80 gäster) samt inventarier, maskiner och lagerutrymme. Lokalen är för närvarande underrenovering och till lokalen byggs även en uteterrass. Renoveringen samt tillbyggnaden planeras varafärdigställd i mitten av september och därefter kan driften av café och matserveringen inledas.Anbudsbegärans innehåll och dispositionDetta dokument är indelat i sju avsnitt:1. Upphandlingens omfattning och förutsättningar2. Kravspecifikation3. Avtalsvillkor4. Avtalstid5. Anbudets innehåll6. Upphandlingsregler7. UtvärderingAnbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor:1) Inventarieförteckning2) Skiss över lokalerna3) Foton Café Hjorten4) Frågeformulär gällande leverantörens interna miljöarbete5) Produktprislista, uträkning till prisutvärdering1. Upphandlingens omfattning och förutsättningarNäringsidkaren för ”Café Hjorten” tillhandahåller lunch- och caféservice för landskapsregeringens ochlagtingets anställda samt politiker. Vid behov och enligt överenskommelse kan det utökas till att gällaövriga offentligt anställda. Antalet lunchgäster har varit ca 80-100 personer om dagen och något lägre påfredagar samt sommartider. Caféet har tidigare varit stängt under juli månad då stor del av personalen harsemester. Serveringar till möten i Självstyrelsegårdens konferensutrymmen, nedan kallat mötesserveringar,har förekommit alla dagar, ofta flera gånger per dag. Även serveringar till mottagningar ochrepresentationsmåltider i Självstyrelsegården förekommer. Personalen dricker kaffe i caféet påeftermiddagen, nedan kallat personalkaffe, vilket bekostas av landskapsregeringen enligt en särskildöverenskommelse och är beräknat på 150 personer.Ovanstående angiven kvantitet(er) bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast envägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter.1

AnbudsbegäranLandskapsregeringen garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att levereramot det faktiska behov som uppstår.2. KravspecifikationNäringsidkaren ska tillhandahålla följande service:S 1S 2S 3S 4S 5S 6S 7S 8S 9S 10S 11S 12Näringsriktig och varierad lunchmåltid inklusive bröd, smör, salladsbuffé och kaffe/te.Möjlighet att beställa en mindre lunchportion (delportion) till ett lägre pris.Dietkoster om behov förekommer.Vegetariskt alternativ till lunchmåltiden.Caféverksamhet med sedvanliga varor som exempelvis kaffe, te, läskedryck, smörgås, bakverk,godis, frukt m.m.Sortimentet av kaffe och te ska vara ekologiskt producerat eller producerat enligt ett hållbartcertifieringssystem eller likvärdigt, dvs. att produktionen sker på ett etiskt, ekonomiskt ochmiljömässigt hållbart sätt.Mat- och caféserveringen ”Café Hjorten” ska hålla öppet alla helgfria vardagar mellan 08.00 och15.00. Öppethållningstider och att hålla stängt under semestertider överenskoms separat.Servering av enklare maträtter, kaffe m.m. till landskapsregeringens och lagtingets gäster ochkonferensdeltagare i självstyrelsegårdens konferensutrymmen kontorstid mot förhandsbeställning.Servering av måltider, kaffe, bakverk, fruktkorgar m.m. till representationsmåltider ochmottagningar i självstyrelsegården kontorstid enligt förhandsbeställning. Den 9 juni samt vidlagtingets öppnande ska näringsidkaren tillhandahålla servering även utom kontorstid motförhandsbeställning.Möjlighet för kunderna att betala med bankkortAnsvara för städning av de lokaler (köket, serveringsdisken, personalutrymmen samtförrådsutrymmen) som framgår av bilaga 2.Näringsidkaren ska acceptera avtalsvillkorenNäringsidkaren bör tillhandahålla följande service:B 1 Sortimentet bör så långt som möjligt vara närproducerat och ekologiskt.B 2 Möjlighet till utökade öppettider av Café Hjorten t.ex. till kl. 16.00B 3 Möjlighet till servering i Självstyrelsegården utom kontorstid mot förhandsbeställning.B 4 Möjlighet till servering i landskapsregeringens övriga lokaler förutom Självstyrelsegården.3. AvtalsvillkorCafé- och matserveringsverksamhetens lokal samt målgrupp:1. Ålands landskapsregering tillhandahåller, i befintligt skick lokalerna, som tillhör café- ochmatserveringen och är belägna i Självstyrelsegårdens våningsplan ett och tre vilket framgår avbifogad skiss, bilaga 2.2. Näringsidkaren skall tillhandahålla måltider för landskapsregeringens och lagtingets anställda samtpolitiker. Vid behov och enligt överenskommelse kan måltidsrätten utökas till att gälla övrigaoffentligt anställda.2

Anbudsbegäran3.1 Ålands landskapsregerings skyldigheter:3. Ålands landskapsregering tillhandahåller de inventarier och maskiner som framgår avinventarieförteckningen, bilaga 1. Landskapsregeringen ansvarar för och bekostar inredning samtunderhåll och reparationer av café- och matserveringen tillhörande lokaler samt i köket befintligamaskiner och apparater som ägs av landskapsregeringen. Eventuell kompletterande anskaffning avinventarier och utrustning sker enligt överenskommelse.4. Ålands landskapsregering svarar även för kostnaderna för elektricitet och vatten som förbrukas iverksamheten samt kostnaderna för avfallshantering. Näringsidkaren ansvarar dock för att avfalletfrån verksamheten förs till befintliga kärl och sorteras enligt överenskommet sätt.5. Ålands landskapsregering ansvarar för städningen av matsalen.3.2 Näringsidkarens skyldigheter:6. Näringsidkaren skall tillhandahålla varm lunch i form av hel- och delportion. I lunchen skall även bröd,smör, salladsbuffé och kaffe/te ingå. Lunchen skall utgöras av en näringsriktig, varierad och hälsosamkost. Näringsidkaren skall om behov föreligger, tillhandahålla olika dietkoster, samt erbjuda tillmatserverings- och caféverksamheten hörande sedvanliga övriga varor som kaffe, te, läskedryck ochservicetjänster till ett skäligt pris. Matserveringens meny skall uppgöras en vecka på förhand ochdistribueras till personalenheten.7. Sortimentet skall så långt som möjligt vara ekologiskt och närproducerat. Sortimentet av kaffe och teskall vara ekologiskt producerat eller producerat enligt ett hållbart certifieringssystem eller likvärdigt,dvs. att produktionen sker på ett etiskt, ekonomiskt och miljömässigt hållbart sätt.8. Näringsidkaren skall under kontorstid servera enklare maträtter, kaffe, m.m. till landskapsregeringensoch lagtingets gäster och konferensdeltagare vid behov i Självstyrelsegårdens konferensutrymmenenligt förhandsbeställning.9. Näringsidkaren skall under kontorstid även servera maträtter, kaffe, bakverk, fruktkorgar m.m. tillrepresentationsmåltider och mottagningar i självstyrelsegården enligt förhandsbeställning. Den 9 junisamt vid lagtingets öppnande skall näringsidkaren tillhandahålla servering även utom kontorstidenligt förhandsbeställning.10. Näringsidkaren förbinder sig att hålla café- och matserveringen ”Café Hjorten” öppen alla helgfriavardagar mellan 08.00 och 15.00. Avvikelser från detta kan göras genom överenskommelse.Näringsidkaren kan ha möjlighet att hålla stängt under juli månad. Eventuella öppethållningstiderunder semestertider överenskoms separat.11. Näringsidkaren anskaffar glas, porslin, serveringskärl, bestick och övriga inventarier utöver de kärl ochandra inventarier som framgår av bilaga 1 och det som anskaffas av landskapsregeringen i enlighetmed punkt 3, ovan.12. Näringsidkaren ansvarar för de telefonkostnader som härrör från café- ochmatserveringsverksamheten.13. Näringsidkaren skall på egen bekostnad införskaffa kassaapparat till verksamheten och erbjudakunderna möjlighet att betala med bankkort.14. Näringsidkaren ansvarar för städning av de lokaler (Köket, serveringsdisken, personalutrymmen samtförrådsutrymmen) som framgår bilaga 2. Matsalen skall vid behov skall stå till landskapsregeringenoch lagtingets förfogande vid möten och förhandlingar enligt överenskommelse.15. Näringsidkaren skall ofördröjligen avhjälpa eventuella brister i verksamheten på landskapsregeringensuppmaning.16. Näringsidkaren är skyldig att vid behov lämna uppgifter om verksamheten och redovisa bokslut förverksamheten årligen.3

Anbudsbegäran17. Näringsidkaren skall tillhandahålla service på svenska.18. Vid avtalets utgång skall lokalerna städas och lämnas över i godtagbart skick till landskapsregeringen.19. Näringsidkaren skall även vara behjälplig med information och statistik så att landskapsregeringeninför nästa upphandling kan tillhandahålla övriga anbudsgivare relevant information.20. Näringsidkaren förbinder sig att i övrigt driva verksamheten i enlighet med de lagar och förordningarsom gäller inom detta verksamhetsområde.3.3 Prisklausul21. Priset för tjänsten/varan är fast under första avtalsåret. Framställan om förhandling om prisändringdärefter ska vara landskapsregeringen tillhanda för godkännande senast 30 kalenderdagar föreikraftträdande. För prishöjning ska kostnadshöjningar kunna vidimeras. Om överenskommelse därvidej kan träffas har båda parter rätt att säga upp avtalet med tre månaders varsel, med senastöverenskomna pris gällande under uppsägningstiden. Vid ny prisöverenskommelse ska denna gälla i12 månader därefter.3.4 Avtalstid och uppsägning:22. Avtalet ingås under en period om fem år enligt överenskommelse och ger möjlighet till en eventuellförlängning om parterna så önskar.23. Uppsägningen skall vara skriftlig och uppsägningstiden är sex månader. Uppsägningstiden börjarlöpa från och med ingången av den månad som följer efter uppsägningen. Båda parter har rätt attutan ersättningsskyldighet uppsäga avtalet.4. AvtalstidAvtalet planeras att gälla fem år från och med 201X-XX-XX medmöjlighet till ett+ett års förlängning (7 år). Exakta datum regleras vid avtalstecknandet.Landskapsregeringen förbehåller sig rätten att besluta om förlängning.5. Anbudets innehållAnbudet ska innehålla följande uppgifter:- Anbudets giltighetstid- Sökandes tilltänkta tillträdesdatum- Prislista, fyll i bilaga 5. Samtliga prisuppgifter ska anges per styck i euro exkl. moms- Beskriv hur ni kan tillhandahålla närproducerat och ekologiskt sortiment.- Beskriv hur ni kan tillhandahålla varierad och näringsriktig kost.- Beskriv hur ni kan tillhandahålla representations-, mottagnings- och mötesservering.- Öppethållningstider- Redogörelse för näringsidkarens interna miljöarbete, fyll i bilaga 4.5.1 Krav på anbudsgivareAnbudsgivaren ska ha kompetens, personal och kapacitet att driva verksamheten. En samlad bedömningkommer ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftartill att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet.Anbudsgivaren ska även ha betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter.4

AnbudsbegäranTill anbudet skall anbudsgivaren lämna uppgifter om:- Anbudsgivarens kontaktuppgifter, FO-/organisationsnummer och ansvarig person- Intyg över anbudsgivarens registrering i närings- eller yrkesregistret- Intyg över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar ellerlagstadgade socialskyddsavgifter- Anbudsgivaren ska bifoga en kortfattad beskrivning av företaget/organisationen (företags-/organisationsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning,bemanning, etc.) samt redovisa en väl utvecklad verksamhetsidé kring föremålet för dennaupphandling som belyser de allmänna förutsättningarna för verksamheten.- Anbudsgivare ska lämna minst två referenser. Referenserna ska avse liknande uppdrag somupphandlingen avser. För nystartade företag som saknar möjlighet att lämna referenser, skareferenser istället lämnas för den person som kommer ansvara för uppdragets genomförande.Namn på kontaktperson för respektive referensuppdrag samt dennes telefonnummer och e-postadress ska anges i anbudet.- Ett ifyllt exemplar av Ålands landskapsregerings frågeformulär gällande leverantörens internamiljöarbete, Bilaga 4.6. Upphandlingsregler6.1 UpphandlingsformDenna upphandling omfattar tjänster och genomförs som en öppen upphandling enligt Ålandslandskapsregerings beslut (ÅFS 41/2006) gällande vissa upphandlingar.Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligtdenna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.6.2 Lämnande av anbudAnbud ska sändas i slutet kuvert till Ålands landskapsregering, PB 1060, 22 111 Mariehamn, Åland ellerlämnas in till registratorn vid Ålands landskapsregering på Strandgatan 37 i Mariehamn. Kuvertet skamärkas med texten ”Anbud Café Hjorten”. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras inte.Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 12 juni 2012 kl. 16.15. Anbud som lämnats in för sentbeaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska vara giltigt i minst fyra månader från anbudstidens utgång.Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar, undertecknat av behörig firmatecknare. Anbudet ska varapå svenska.6.3 AnnonseringAnnonsunderlaget för denna upphandling har sänts till Ålandstidningen och Nya Åland samt publiceras pålandskapsregeringens hemsida: http://www.regeringen.ax/upphandlingar.pbs6.4 Offentlig handlingAlla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) omallmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåttseller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt har slutits blir som huvudregel alla anbudoffentliga handlingar.5

AnbudsbegäranOm anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges ianbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras iförväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbudstarkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rörutvärderingskriterierna och därför är prisuppgifter i huvudsak inte möjligt att sekretessbelägga.6.5 FörbehållLandskapsregeringen förbehåller sig rätten att anta delar av eller hela anbudet.6.6 Frågor under anbudstidenFrågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, senast sjudagar innan anbudstidens utgång. Samtliga frågor och svar på dessa kommer att publiceras, senast femdagar innan anbudstidens utgång. Endast skriftliga svar är bindande för landskapsregeringen.Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan.6.7 KontaktuppgifterFrågor om upphandlingen under anbudstiden besvaras av:Ålands LandskapsregeringNamn: Sarah HolmbergPB 1060, 22 111 MariehamnE-post: sarah.holmberg@regeringen.axTelefon: 018-25 1927. UtvärderingEfter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att ska-kraven är uppfyllda. Omde inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare.Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt kravlista och vikt % kommer att antas:- Pris vikt 70 %- Service vikt 30 %7.1 PrisVid utvärderingen jämförs pris på nedanstående produkter med respektive uppskattade volymer per dag.- Normal lunchportion inklusive bröd, smör, salladsbuffé och kaffe/te (35 st.)- Liten lunchportion inklusive bröd, smör, salladsbuffé och kaffe/te (45 st.)- Kaffe (30 st.)- Personalkaffe (100 st.)- Kaffe och bulle vid ett mötesserveringstillfälle (20 st.)- Kaffe och smörgås vid ett mötesserveringstillfälle (20 st.)Pris uträknas enligt följande:Pris per styck multipliceras med uppskattad volym och samtliga summeras till ett totalpris. Se bilaga 5uträkning till prisutvärdering.6

AnbudsbegäranAnbudet med det lägsta totalpriset erhåller 3 poäng. Poängantalet för de övriga anbuden beräknas enligtföljande:Poäng = lägsta pris/givet anbudspris x 3T.ex. om det lägsta anbudet ligger på 100 € och det näst lägsta på 110 € erhåller det lägsta anbudet 3poäng medan det näst lägsta erhåller (100/110 x 3) = 2,73 poäng. Vid bedömningen används tvådecimaler med avrundning upp om den tredje decimalen är 5 eller högre.7.2 ServiceVid bedömning av service kommer bör-kraven att utvärderas. Vid utvärderingen används information frånanbudsgivaren.Varje bör-krav tilldelas 0-3 poäng, där servicen bedöms enligt följande skalaPoäng Bedömning0 Ingen, eller ofullständigt beskriven i anbudet1 Låg2 Medel3 HögSamtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet bör-krav.7.3 Sammanräkning och resultatAnbudsgivarens slutpoäng för respektive kriterium multipliceras med den vikt % som gäller för detkriteriet. Summan av dessa utgör anbudsgivarens totalpoäng. Det anbud som erhåller flest totalpoängantas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas som likvärdiga (det vill säga erhållitsamma totalpoäng) kommer anbuden rangordnas efter pris.7