Anteckningar från referensgruppens möte 080521(pdf)

Lena Wepplinger2008-05-21REFERENSSGRUPPENGÖTEBORGS UNIVERSITETOmorganisation HumfakUtgåva 1Sidan 1 av 8Mötesanteckningar möte 3 - Referensgruppen 080521Ekonomi & BudgetNärvarandeLena Voigt, Martin Hellström, Elisabet, Engdahl, Anna Ihr, PerCornell, Martin Persson, Maria Sjöberg, Lena Söderberg, IngmarSöhrmanEj närvarandePeter Tóht, Åsa Abelin; Karin Friberg, Cecilia Rosengren, LarsBranegårdDatum 2008-05-21Tid Kl. 13-15PlatsSyfte med mötetInstitutionen för orientaliska språkGranska material från arbetsgruppen Ekonomi & BudgetBilagorAgenda• Inledning - Lise-Lotte Inleder• Rekryteringsgruppen informerar - Martin Hellström• Ekonomi/Budget informerar – Lena Voigt• Diskussion och synpunkter• Avslutning1 InledningLise-Lotte hälsar välkommen och berättar att Marin Hellström har bett att få en inledandepunkt med information och frågor rekryteringsgruppen.2 Rekryteringsgruppen informerarMartin Hellström redovisar kort om rekryteringsgruppens arbete. Den 15 maj var sistaansökningsdag för att söka till prefekttjänster. Det har inkommit nio (9) ansökningar ochen jämn könsfördelning (4 och 5). Detta ger möjligheter till en jämn könsfördelning itillsättningen.Intervjuer börjar den 26 maj och framåt de närmaste dagarna.Intervjuer med blivande administrativa chefer sker under juni månad. Sista ansökningsdagför administrativa chefer är den 30 maj.

Lena Wepplinger2008-05-21REFERENSSGRUPPENGÖTEBORGS UNIVERSITETOmorganisation HumfakUtgåva 1Sidan 2 av 8En fråga har uppstått i rekrytering avseende tillsättning av vice prefekter och stf prefekt.Ställföreträdande prefekt utses av dekanus medan vice prefekter av prefekten. Enligtförslaget avseende institutionens organisation skall varje institution ha en sft prefekt somtillika är vice och kan dessutom ha en eller fler viceprefekter med ansvar för olikaområden. Om man först tillsätter vice prefekter och därefter väljer ställföreträdare prefektblir dekanus urval begränsat. Alternativet är att dekanus utser prefekt och stf prefekt ochatt prefekten därefter kan utse ytterligare viceprefekter.Kommentarer- Enligt alternativ 1, där prefekten tillsätterviceprefekterna och där en av dessa viceprefekter sedan ska få uppdragetsom stf. prefekt, begränsas dekanus urval vad gäller tillsättning avstf. prefekt kraftigt.- Gruppen föreslår att stf prefekt utses först, på samma sätt som prefekten. Prefektentillsätter sedan viceprefekter.- Ska man utlysa uppdraget ställföreträdande prefekt- utse i samråd mellan nyaprefekter och dekanus.- Man bör tillsätta en arbetsgrupp inom respektive institution som arbetare med attetablera den nya strukturen. Denna skall inte vara en valberedning utan en grupp somkonkretiserar den nya organisationen just på respektive institution.- Arbetsgruppen är en implementeringsgrupp som ska ha representation eller ombudeller ansvarig för jämställdhetsfrågor. Det gäller även fördelning av viceprefekter mmper ämne i respektive institution (om möjlighet finns) Representativitet är något manbör eftersträva.- Vi måste vara försiktiga med begreppet ”val” och ”valberedning” mm. Det är intemeningsfyllt med val eftersom personer inte känner varandra över ämnesgränserna ihöst.- Eftersom det kommer att finnas olika antal viceprefekter på respektive institution så ärdet viktigt att det finns arbetsgrupper eller liknande som går igenom, arbetar igenomden interna strukturen för respektive institution.2.1 Sammanfattning – tillbaka till rekryteringsgruppenKänns naturligare att ta det i följden: prefekt, ställföreträdande och därefterviceprefekt/prefekter, för att undvika att man skapar den lilla gruppen (t ex kompisgrupp)Bör tillsätta en arbetsgrupp per institution som arbetar med att etablera sin internaorganisation. Det skall inte vara n valberedning utan en grupp som konkretiserar den nyaorganisationen just på respektive institution.Det är viktigt med jämställdhets - (jämlikhets-) ombud i arbetsgruppen och attämnesgrupperna (som lever kvar i det gamla under hösten) verkar för dennya organisationen.

Lena Wepplinger2008-05-21REFERENSSGRUPPENGÖTEBORGS UNIVERSITETOmorganisation HumfakUtgåva 1Sidan 3 av 8Projektledningen tar med sig förslaget om att tillsätta arbetsgrupper och gör ett förslag tillstruktur.2.2 InstitutionsstyrelseRekryteringsgruppen har fått i uppdrag att utse valberedning för att kunna utse de nya IS.Tillvägagångssättet är att utifrån aktuella personallistor identifiera och föreslå personer. Detär ännu inte klart hur respektive IS kommer att se ut, detta kommer att se olika ut, och därförligger denna uppgift senare under höst/vinter.Men hur ska IS ser ut? Det finns förslag på en större och mindre variant men det behövs:- 6 valberedningar med underlag i form av listor från institutioner.- Representation efter de olika korporationer eller representation från de olika i sammagrupp?- Två roller är givna idag Ordförande och ställföreträdande prefekt. Skall inteordförande vara sittande prefekt? Kollas.- Man anses inte kunna ha ett val i detta läge eftersom man inte känner varandra övergränserna. Detta riskerar medföra att valen kommer att göras bland personer från detegna ämnet.- De nya IS bör ha en kort mandatperiod.- Vem fattar beslut om IS? Fakultetsnämnden? Rekryteringsgruppen återkommer omdetta.2.3 Från informationsmötet med studenternaMartin berättade att det är bra saker som kommit fram – det blir kanske enklare att hittaintresserade att ställa upp i ämnesgrupperna i och med den nya institutionsdelningen.3 Ekonomi & Budget informerarProjektdirektivet är utskickat till referensgruppen i förväg.• Arbetsgruppen skall ta ställning till om utfall skall redovisas per ämne eller enbart pertotalt för G resp F inom respektive institution. En konsekvensanalys skall göras förrespektive val.• Förslag till ny struktur för ansvarställenummer (kostnadsställen) skall tas fram.• Avlämna sitt underlag med synpunkter på behov av kompetensutvecklingFörutsättningar• Fakultetsnämndens beslut att befintliga över - och underskott följer med till de nyainstitutionsbildningarna• Nämnden fördelar ut verksamhetsuppdraget samt medel för uppdrag inom forskningoch forskarutbildning

Lena Wepplinger2008-05-21REFERENSSGRUPPENGÖTEBORGS UNIVERSITETOmorganisation HumfakUtgåva 1Sidan 4 av 8• Ny OH modell där universitets- och fakultetsgemensamma kostnader skall fördelasner på institutionernaKommentarer• Fråga - Hur blir det med fördelningen?– Nämnden fördelar uppdrag inom ämnen. Inom institutionen ska man kunna fördelamellan ämnen. Tanken är att de skall gå att låna medel från respektive ämne inominstitutionen. För att inte bli återbetalningsskyldig skall det finnas en viss möjlighet tillflexibilitet.Men det viktigt att de inte skall gå att ”tömma” ämnen för att så småningom lägga ner ämnet.RedovisningsplanenKontoplanGenomgång av kontoplanen (gemensam för Universitet) Händelser fördelas ut i olikakontoklasserObjektplanTalar om vilken typ av ansvar det handlar om – organisatorisk och funktionell (verksamhet)indelningVill gärna ta fram en funktionell indelning efter de olika verksamheterna.Tanken - Vi har utgått mycket utifrån de stora språkinstitutionerna.Kommentar-• Syns inte intäkter alls?– Under kontoklass 3 syns detta.Påslaget – kostnader (kostnadsomslutning) fördelas schablonmässigt ut man kan se dessapå mycket små kostnadsbärare dvs kostnader synliggörs, det blir inte dyrare. Vad somkommer att ingå i detta påslag är inte helt klart just nu. Man kommer i större utsträckningbära sina egna kostnader.• Hur kommer det att se ut om man befinner sig i t ex dyrare hus – vad gällerlokalkostnader?– En viss fördelning ske som jämnar ut vissa skillnader etc.• Vad det gäller kontosiffrorna, som talar om det om vad det är? Är det inte lätt att slå fel?– Jo men man får koden i klartext som talar om vad sifferkoder avser. Däremot finns enrisk med att mata in fakturor och fördela till dessa verksamheter. Därför ska inte alla göradenna inmatning.• Om man har fonder riktade till flera ämnen, kan man ha gemensamma konton? – Finnslösningar för detta även om det är lite krångligt.Viktigt att hålla kvar det skall gå att få fram I & K för respektive verksamhetDvs det är viktigt att kunna följa upp kapitalförändringen (I-K) – följa upp resultatet

Lena Wepplinger2008-05-21REFERENSSGRUPPENGÖTEBORGS UNIVERSITETOmorganisation HumfakUtgåva 1Sidan 5 av 8• Hur gör man en beräkning vad varje ämne kostar administrativt.?- man använder en schablon, ett procenttal baserat på kostnadsomslutningen. Degemensamma kostnader skall ju fördelas ut och ska bli 0 då året är slut, då allakostnader är fördelade. Men man har möjlighet att göra justeringar.• Kan man se hur finansiering ser ut?- Man kan skilja ut externt, anslags egenfinansierat etc.- Man kan se kostnader och intäkter ner på minsta doktorand, eller i alla fall,doktorandgrupp. Får även medel för forskarutbildning ej öronmärkt ex bonus påavlagda examina fria att använda för forskning. Allt går att plocka fram ur datalagretom någon vill kolla.Denna modell skall arbetas från direkt efter sommaren inför budgetarbetet för 2009.3.1 FörslagenDet finns 3 förslag:1. Om alla ansvar följer med i de nya institutionerna skulle det bli svårt att få en känslaav en institution. Alla skulle sitta och leka som 1-åringar, bredvid varandra isandlådan men inte med varandra. Det skulle innebära att vi i stort fortsätter som vigjort tidigare och det är inte målet med omorganisationen. Det skulle inte frigörasnågra resurser och vissa funktioner inom administrationen skulle fortsätta att varasårbara . Gruppen tycker således att detta förslag inte förbättrar den inre struktureneller underlättar och främjar samarbete.2. Om institutionerna redovisade under ett ansvar med enbart en verksamhet för G ochen för F skulle det visserligen skapa en känsla av en institution med det skullesamtidigt bli mycket svårt att följa upp verksamheten. Det blir svårt at se vilkastrukturella problem som finns och därför blir det även svårt att vidta åtgärder. Detskulle kunna upplevas som ”orättvist”. Samtidigt som vi har nämndens fördelning utpå olika ansvar skulle vi inte kunna följa upp dessa med den nuvarande redovisningen.Det skulle behövas ytterligare uppföljning på kurser osv. Det skulle skapa storfrustration även om det också skulle skapa positiva effekter genom en ökad flexibilitetför institutionen.Detta är en idealbild om det fungerar!Arbetsgruppen föreslår att institutionerna organisatoriskt skall redovisa för G respektiveF.Dvs under ett ansvar finns de olika ämnena som verksamheter för grundutbildning ochforskning/forskarutbildning . Gruppen anser att detta skapar den så viktiga ”vikänslan” påinstitutionen, att alla hör ihop, vilket underlättar och främjar samarbete bland allayrkesgrupper. Samtidigt ger det stor möjlighet att följa upp ner på lägsta nivå förrespektive ämne. Problem och möjligheter görs synliga och beslutsunderlag kan tas fram.Vidare innebär det enklare ekonomiadministrativa rutiner t ex genom minskat antal

Lena Wepplinger2008-05-21REFERENSSGRUPPENGÖTEBORGS UNIVERSITETOmorganisation HumfakUtgåva 1Sidan 6 av 8betalningsförslag och vid fördelning av gemensamma kostnader. Resurser kommerdärmed att frigöras till andra arbetsuppgifter. Denna struktur följer även den nya OHmodellensom införs vid årsskiftet 2008/2009. Detta val innebär störst effektivitet alltsåhögst grad av måluppfyllelse.Fördelar och nackdelar om respektive förslagFördelar1)Ingen svår övergångrättvistNackdelarFrigörs inga resurser2)FlexibilitetOrättvist3)Resurser frigörsMålet med omorganisationen uppfylls i högre gradKommentarer• Hur går det med den historiska jämförbarheten?- Det går att ta fram, rent tekniskt.• För administratörerna så kommer det att kännas mer gemensamt. Men för oss andra såkommer det att visa sig genom att man får samlade uppgifter och går till respektiveperson.• Är inte nr 2 svårt att säga att detta är en idealmodell? Historiskt utifrånredovisningsmodell ses den som idealiskt, men inte kanske från verkligheten.• Rädsla för att strukturen skapar en svårighet att samarbeta mellan de olika institutionerna.• Det är för krångligt att lösa denna bit mellan de olika institutionerna.• Maria S har kollat lite med sina administratörer på egna institutionen. De befarade enspecialisering men denna modell verkar snarare ge en generalisering för de olikaadministratörernas arbetsuppgifter och därmed skapa mindre sårbarhet (som är ett avmålen)- Kommer att bli en viss specialisering eftersom visa uppgifter kommer att slås ihop ochfördelas på färre ansvariga men det måste finnas en stabilitet och minskad sårbarhetvarför många kommer att ha kunskapen. Tanken är att det skall börja lättare och getidsvinst.• Denna modell får inte bygga nya barriärer• Kan man på något sätt förenkla kostnadsfördelning mellan gemensamma projekt? De harvarit för dyrt och krångligt att jobba över institutionsgränser. Finns det möjlighet att dettabli enklare i framtiden?

Lena Wepplinger2008-05-21REFERENSSGRUPPENGÖTEBORGS UNIVERSITETOmorganisation HumfakUtgåva 1Sidan 7 av 8- Men man måste först komma överens om hur man ser på kostnader och vad saker ochting kostar t e x kostnaden för en lektorstimma.• Det är ingen skillnad i de olika förslagen, förutom en redovisningsskillnad men inte ireella pengar.- Målet är att skapa den gemensamma ”Vi känslan” också att frigöra större resurser.• Viktigt att kunna ta enskilda beslut och möjligheter i varje verksamhet – flexibilitet.• Är ert förslag en kompromiss?- Nej, ser det inte så utan vi är ense inom gruppen.Umeås förslag – (se Umeås förslag):I korthet -institutionerna kan omfördela under året mellan ämnena? Kan innebäramarginalisering av vissa ämnen – policybeslut måste ligga kvar på fakultetsnivå.Kommentar• Det är viktigt att ha en långsiktighet i verksamheten (visst är det bra med omfördelningarunder pågående år, men långsiktigheten måste finnas).ÖvrigtKommentarer• Hur upprättas schablonerna? Är de så mekaniskt som det låter? Vad kan prefekt och ISpåverka? Stämmer detta alltid med verkligheten? Det finns ju idag vissa objektivaschabloner för en del verksamheter, men inte för alla. Hur går det?- Schablonerna tas fram på de gemensamma kostnaderna. Har man en storkostnadsomslutning så kräver det mer resurser. Detta är en ett petigt arbete innan manfår detta att stämma med verkligheten.- Det går att ta fram sådana mått om så behövs.- 70 % är lönekostnader och 30 % är andra kostnader. Man måste gå in och justera, tittaefter hur det fungerar, men det måste utgå från en schablon.• Hur vet man t ex hur många % som betalas av vad? Det kan ju vara så att t ex en personslönekostnad kan vara fördelad på många verksamheter.• Fungerar ekonomimodellen vägledande för prefekterna? Det måste ju finnasmöjligheterna för prefekter att kunna påverka.• Hur kommer överföring av ämnespengar till andra ämnen att ske? Kan man intemaxbegränsa (ex 50 %) t och även tidsbegränsa – sätta ramar? Men vem är det sombestämmer om ämnen skall finnas kvar? Ämnena fortlevnad bestäms av fakulteten.• Om man nu skall räkna ut vad varje institution kostar – sådant som t ex ålderstrukturen avlärare påverkar ju då kostnadsbilden. Om man har ett ungt lärarteam så är det en annanbild en om du har en äldre personal. Tar man hänsyn till detta när man räknar framschablonerna?• Det är viktigt att den nya modellen avs samgåendet av kontona inte försvårar samverkanöver institutionsgränser.Tack för alla synpunkter!

Lena Wepplinger2008-05-21REFERENSSGRUPPENGÖTEBORGS UNIVERSITETOmorganisation HumfakUtgåva 1Sidan 8 av 8Nästa möte med Ekonomi & Budget är den 27 augusti kl. 09.00.Nästa möte med referensgruppen är den 26/5 kl 13.00