Lathund – skriva reseräkning

Lathund – skriva reseräkning
för Samhällsbyggnad 2008-01-01
Tur och Retur
https://ltu.marakanda.se/
KOM IHÅG ATT
Om din reseräkning sedan ska FAKTURERAS så måste du skriva ut en kopia av
reseräkningen och lämna den till din projektadministratör.

Inloggning första gången (eller om du glömt lösenordet)
1. Inloggning genomförs med Internet Explorer (eller motsvarande) på adressen:
https://ltu.marakanda.se Första gången du loggar in eller om du glömt ditt lösenord
anger du din användaridentitet (OBS! SKRIV INGET LÖSENORD OBS!). Det är
samma användaridentitet (P-IDEAL) som du normalt använder för att komma in i din
dator.
2. Tryck på knappen ”Skicka ett nytt lösenord”. Det nya tillfälliga lösenordet kommer
med e-post inom några minuter.
3. Skriv in din ”Användare”. Det är samma användaridentitet (P-IDEAL) som
du normalt använder för att komma in i din dator. Skriv in ditt tillfälliga
”lösenord” som du fått via e-post. Tryck på ”Logga in”. När du loggat in
måste du byta lösenord till ett personligt lösenord (se nästa sida).
2

Ändra lösenord
4. För att ändra från tillfälligt lösenord till ett personligt lösenord går du in i
”Min profil”>”Ändra lösenord”
5. Ange ditt nya personliga ”Lösenord” och ”Upprepa lösenord” och glöm ej
att ”Spara”
Nu kan du i fortsättningen logga in med ditt personliga lösenord och din P-IDEAL
användare.
3

Tur och Retur – inloggad och redo (startsidan)
När du loggat in ser du följande bild.
1. Menyer
2. Infoyta (ej klickbar i denna vy)
3. Länkar, bla hjälp, personuppgifter
4

TÄNK PÅ ATT;
OBS! Som resenär ska du registrera din reseräkning snarast och senast tre månader
efter det att resan eller förrättningen har avslutats, därefter är rätten till ersättning
förfallen.
Du som har fler än en anställning som är kopplade till din användare får först fram fliken
”välj profil” där du måste välja en av dina två anställningar i rullisten för att komma till
nedanstående sida. Du väljer den anställning som är kopplad till resan du ska registrera.
T.ex. kan det stå 1/111 och 2/891, vilket betyder anställning 1 med kostnadsställe 111
och anställning 2 med kostnadsställe 891.
OBS!
När man skapat en reseräkning måste man alltid bifoga den ”bokningsbekräftelse”
man fått från resebyrå eller motsvarande. Där framgår restider och färdmedel m.m.
Detta görs elektroniskt. Se mer angående bokningsbekräftelse på sidan 11-12.
Här hittar du också hur du tar bort traktamente.
OBS!
Resenär som gjort utlägg under resan och har kvitton på detta måste skriva ut en
”Utläggsbilaga” som resenären skriver under och lägger den tillsammans med kvitton
(originalkvitton) i postfacket ”RESERÄKNINGAR” alternativt lämnar direkt till Marie
Jakobsson. Har man inga utlägg görs reseräkningen alltså helt elektroniskt. Se mer
angående utlägg på sidan 9
Skapa reseräkning
1. För att skriva en ny reseräkning går du in under ”Resa”>”Reseräkning”>”Skapa
ny reseräkning”
2. Välj vilken typ av reseräkning du vill göra och till vilket land resan görs. Tryck
”Fortsätt” om du vill skriva en reseräkning (annars ”Avbryt”).
5

Välj typ av reseräkning
I den här bilden nedan väljer du reseavtal och land:
� Endagsförättning – För att ha rätt till traktamente måste du ha varit på resande fot
i mer än 4 timmar och avståndet från bostaden måste vara minst 5 mil. Om man
passerar arbetsplatsen så räknas avståndet därifrån.
� Endast utlägg/bilersättning – Här registreras endagförrättningar utan traktamente
� Flerdygnsersättning – Om resan påbörjas efter 12.00 erhålles endast ett halvt
traktamente för avresedagen. Om resan avslutas före kl 19.00 erhålls halvt
traktamente för hemkomstdagen.
Registrera grunduppgifter
I fliken grunduppgifter registrerar du resedatum, resmål m.m. Huvudkonteringen är alltid
ifylld. Konteringen granskas och rättas av kontoansvarig/attestansvarig. Observera att
de fält som är understrukna med orange streck inte kan lämnas
blanka. Detta gäller samtliga flikar.
Oavsett vilket av reseavtalsalternativen eller resmål du väljer hamnar du i bilden nedan.
Det enda som skiljer alternativen åt är antal flikar att registrera uppgifter i. Bilden nedan
är vald utifrån en flerdygnsförättning i Sverige. Väljer du ett resmål utanför Sverige får du
ytterligare ett datum- och tidsfält att registrera uppgifter i. Tidsangivelsen nedan ska vara
när du lämnar hemmet resp. kommer hem.
Tänk på att du inte behöver spara preliminärt för respektive flik. Det är först när du
registrerat färdigt din reseräkning som du ska spara reseräkningen preliminärt, avsluta
reseräkningen.
6

Registrera grunduppgifter vid utlandsresa/resor
Väljer du ett resmål utanför Sverige får du ytterligare ett fält ”utrikesresor” att registrera
uppgifter i. Här registrerar du datum- och tidsuppgifter när du lämnar respektive
anländer till aktuellt land (lokal tid). Observera att grundtid i fältet grundinformation
menas när du lämnar resp. återkommer till hemmet.
Observera att du kan registrera vistelser till flera länder på en och samma reseräkning. I
de fall du besöker fler än ett land under en och samma resa anger du
huvuddestinationen i grundregistreringen.
Vid vistelser i flera länder trycker du på knappen ”ny rad” i fältet utrikesresor och lägger
till de länder du besökt.
Om du valt att ta semester några dagar i samband med en tjänsteresa registrerar du
detta i fliken avbrott.
1. Notera att det kan komma upp rutor med felmeddelanden om någonting inte är
korrekt ifyllt. Röda fält är t.ex. obligatoriska.
2. Uppgifterna fylls i via de olika flikarna
3. Tryck på ”Hjälp” för att få support och andra länkar
7

Registrera måltider/nattraktamente
� Inga fria luncher/middagar. Kryssa i "Inga fria luncher/middagar" om du inte har
blivit bjuden på någon lunch eller middag utan bekostat dessa själv.
� Måltider utan kostförmån. Den mest förekommande registreringen. Måltiderna
ingår t.ex. i utbildningskostnaden och går inte att välja bort mot ett annat
restaurangalternativ. Dessa luncher är skattefria. Representationsmåltider
uppges även i detta fält.
� Måltider med kostförmån. Detta fält används om du haft valmöjligheten att
antingen välja att bli bjuden på eller själv gå ut och äta. Du bockar här om du valt
att bli bjuden på måltid. Dessa måltider är beskattningsbara.
� Privat övernattning. Om du själv ordnar med övernattning bockar du för detta
alternativ. Med privat övernattning menas hemma hos någon person, ej hotell och
vandrarhem.
8

Registrera utlägg
I denna flik registreras egna utlägg som du haft för resan. Egna utlägg kan t.ex. vara för
taxiresa, bussresa och p-biljett. Har du flera utlägg registrerar du dessa var för sig. För
att få med samtliga utlägg till reseräkningen måste man för varje registrering lägga till
utlägget. I fältet avvikande kontering sker ingen registrering.
1. Markera fliken ”Utlägg” och fyll i de uppgifter som gäller för dina utlägg.
Utläggsbilagan måste skrivas ut och bifogas tillsammans med kvitton på
kostnaden/kostnaderna och skickas till granskare för underskrift. Även du som
resenär ska skriva under bilagan.
2. Tryck på ”Lägg till utlägget”
Om du haft egna utlägg i en utländsk valuta anger du antingen valutakursen eller räknar
om kursen till svenska kronor. Länkhänvisning nedan till valutaomvandlare:
Valutaomvandlare (FOREX): http://www.forex.se/
Valutaomvandlare (OANDA): http://www.oanda.com/convert/classic?lang=se
Utläggsbilaga
Om du haft egna utlägg ska utläggsbilagan skrivas ut. Kvitton (originalkvitton) på
kostnaden/kostnaderna ska bifogas och fästas på bilagan, skrivas under av resenären,
OBS! attestanten behöver inte ska skriva på utläggsbilagan, och läggas i postfacket
”RESERÄKNINGAR” alternativt lämnas direkt till Marie Jakobsson.
9

Registrera bilersättning
När du använt din egen bil i tjänsteresan registrerar du detta i fliken bilersättning. Här
registreras datum, färdsätt, färdväg och antal km. Tilläggsfältet används om
medpassagerare följt med. Även här måste du lägga till bilersättningen för att den ska
komma med i reseräkningen.
Om du endast ska ha den skattefria delen av bilersättningen anges detta under rubriken
färdsätt och alternativet Egen bil (endast skattefritt).
Registrera avbrott i resan
När du avbryter tjänsteresan på grund av t.ex. semester eller sjukdom registrerar du
detta i fliken avbrott. Du registrerar datum och tid för avbrottet d.v.s. när avbrottet
påbörjas och avslutas. Datum och tid när avbrottet avslutas kan t.ex. vara när resan
hem påbörjas. Även här ska avbrottet läggas till för att komma med på reseräkningen.
Observera att du ansöker om semester och anmäler sjukdom som vanligt.
Andra avbrottsalternativ är ”hemresa” och ”annan tjänsteresa”
10

Bokningsbekräftelse (Börja med att spara preliminärt)
Den ”bokningsbekräftelse” man fått från resebyrå eller motsvarande (restider, boende
och färdmedel) ska alltid bifogas. Detta görs elektroniskt. Finns inte bokningsbekräftelsen
med så underkänns reseräkningen. Så här går du tillväga
Ett tips: Lägg upp en ny mapp under ”mina dokument” kalla den t ex RESOR, där
sparar du ner mejlet du får från resebyrån med bokningsbekräftelsen så att du enkelt
kan infoga den senare i din reseräkning.
1. Om du INTE vill ha traktamente så tryck på ”Ersättningar” och sätt 0 i rutan
”Utbetalas” för lönetillägg och traktamente. Kom ihåg att SPARA
Beskrivning Antal A'pris Belopp Utbetalas
Lönetillägg inrikes 1,00 125,00 125,00 125,00
Lönetillägg inrikes 1,00 60,00 60,00 60,00
Traktamente inrikes 1,00 200,00 200,00 200,00
Traktamente inrikes 1,00 100,00 100,00 100,00
2. För att kunna bifoga en elektronisk ”bokningsbekräftelse” måste du först spara
den korrekt ifyllda reseräkningen genom att trycka ”Spara preliminärt”.
3. När du gjort detta får du fram knappen ”Anteckningar”. Tryck på ”Anteckningar”.
11

4. Välj ”Browse” för att hitta den fil som du sparat ned och som är
”bokningsbekräftelsen”
5. Välj önskad fil som du vill bifoga och tryck ”Öppna”.
6. Tryck ”Bifoga”
7. KOM IHÅG ATT ”SPARA” innan du stänger dialogrutan
12

Avsluta reseräkningen
När du är klar med din registrering ska du spara dina uppgifter preliminärt.
När detta är gjort kommer du åt att kontrollera din reseräkning.
För att kunna granska din reseräkning väljer du knappen reseräkning.
En reseräkning med preliminärstatus går att justera eller tas bort helt.
Skicka reseräkning till attestant
När reseräkningen sparats definitivt hamnar du i bilden ”skicka reseräkning till attestant”.
Här väljer du den person som ska attestera din reseräkning.
1. När du tryckt på ”Spara definitivt” måste du ange vem som ska attestera
reseräkningen.
2. Bocka för om du vill ”Skriva ut”. OBS! Om du har utlägg måste ”Utläggsbilaga”
alltid skrivas ut och bifogas med originalkvitton till granskaren.
3. Tryck ”Fortsätt” för att skicka reseräkningen till attestanten och för att öppna ett
nytt fönster med utläggsbilagan för utskrift.
13

4. Nytt fönster för utskrift öppnas. Välj ikonen för utskrift i webbläsaren (utseendet
kan variera beroende på webbläsare). Får du inte upp något fönster för utskrift
se nedan
5. Första gången kan det hända att utskriftsfönstret blockeras av Internet explorer.
Ett gult fält syns då enligt exempel nedan.
14

6. Markera ”Tillåt alltid popup-fönster från den här platsen” och godkänn sedan
(”Ja”).
15

OBSERVERA att reseräkningen inte kommer att kunna utbetalas förrän den
blivit ”Sparad definitivt”.
Dessutom måste ”bokningsbekräftelse” alltid skickas till institutionens
reseräkningsgranskare.
Eventuella utläggskvitton, tillsammans med ”Utläggsbilaga”, måste också
vara skickade till granskare.
När reseräkningen är granskad skickas den till ansvarig attestant för
godkännande och först därefter kan den gå till utbetalning via lönesystemet
(Primula).
Support
Om det uppstår problem vid beställning av nytt lösenord, skapande av reseräkning eller
om det är något annat som inte fungerar kan ni mejla era funderingar till: tor@ltu.se
Här hittar du LTU Resepolicy, läs igenom den
http://www.ltu.se/polopoly_fs/1.222!10-05%20regler%20f%C3%B6r%20resor.pdf
Här hittar du LTU Reseportal
http://www.ltu.se/internt/d2463/d2504
TILL SIST
Om din reseräkning sedan ska FAKTURERAS så måste du skriva ut en kopia av
reseräkningen och lämna den till din projektadministratör.
16