Sorularla Zaman Yönetimi

T.C. İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ
İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ
KOBİ DANIŞMA BİRİMİ
SORULARLA
ZAMAN YÖNETİMİ
Meral ARIK TOPRAK
İstanbul, 2005

1. ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR?
Zaman Yönetimi, zamanın amaçlar, sorumluluklar, zevkler ve
hobiler arasında dengeli bir biçimde paylaştırılarak; sosyal yaşam,
aile yaşamı, özel yaşam ve iş yaşamı ile ilgili faaliyetlerin etkili ve
verimli bir biçimde planlanması ve gerçekleştirilmesi demektir.
2. ZAMAN KAVRAMI NASIL TANIMLANIR?
Zaman denilen kavram; daha önce olan ve bundan sonra
olacak olan olayların ardışıklığının düşüncemizde yarattığı, başı ve
sonu bilinmeyen soyut bir kavramdır. Elle tutulmaz, gözle
görülmez, biriktirilemez. Yerine konulması, geri döndürülmesi,
yenilenmesi yada satın alınması mümkün değildir.
Zaman, objektif (gerçek) ve sübjektif (algılanan) zaman
olarak ikiye ayrılabilir. Objektif zaman, ölçülebilen ve
gözlenebilen saat yada takvim zamanıdır. Sübjektif zaman ise
ölçülmesi ve değerlendirilmesi zor olan; kimine göre hızlı, kimine
göre yavaş geçen, kimine göre kıt, kimine göre bol, kimine göre
pahalı, kimine göre ucuz bir kaynaktır.
3. ZAMAN YÖNETİMİ NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Zaman kavramı bir tarih bilinci içerir. İnsan açısından,
organize olmak, geleceği planlamak ve uygulamak açısından
önem taşır. Zamanın bilincine varmak, zamanı yönetmeye
çalışmak, takvim oluşturmak demektir. Takvim ilk olarak MÖ
5000’li yıllarda Mısır’da başlamıştır. Bu süreç, evrenin tanınmaya
başlamasının ve bilimin öneminin anlaşılmasının da başlangıcı
kabul edilebilir. İnsanlar 7000 yıldır bilgi aktarmaya devam
etmektedirler. İnsanın insan olma süreci, zamanın önemini
anlayıp, onu etkin kullanma sürecidir, denilebilir.
Zamanı yönetmek demek, yaşamı yönetmek demektir.
Zamanı yönetmek demek, insanın kendini yönetmesi demektir.
Yaşam anlardan oluşur. Anlar zamandır. Yaşamın değerli
olduğunu kabul ediyorsak, onu oluşturan anların da değerli
olduğunun farkına varmamız gerekir. Başarılı olan ve olmayan iki
kişi arasındaki tek fark, sahip oldukları zaman değil, onu nasıl
kullandıklarıdır Zamanın biriktirilemez ve geri döndürülemez
3

olması onu önemli kılmakta, anlamlı ve başarılı bir yaşam için,
etkili bir biçimde yönetilmesini gerektirmektedir. Zaman, yaşam
süremiz boyunca, bize verilmiş bir armağan, bir kaynaktır.
4. İNSANLAR ZAMANLARINI NİÇİN BOŞA
HARCARLAR?
Bunun tek nedeni, bu konudaki bilgi yetersizliğidir.
İnsanların çoğu zamanın denetim altına alınması gerektiğinin
bilincinde değildir. Yaşamda başarıya ulaşmak için gerçekte ne
kadar az zamanımız olduğunu hiç düşünmeyiz. Boşa
harcadığımız zamanın ne kadar olduğunu hiç hesap etmemişizdir.
İnsanların çoğu zamanı yönetme konusunda bir bilince, bir
sisteme ve stratejiye sahip değildir.
5. ZAMANI YÖNETMENİN KAZANÇLARI NELERDİR ?
İnsanın işine, ailesine, sosyal yaşamına ve kendisine ait
sorumluluklarını etkinlikle yerine getirmesinin yaratacağı doyum
ve başarı duygusu en önde gelen kazançtır. Kıt olan kaynakların
ve zamanın bilinçli olarak kullanılması; üretkenliğin ve
performansın artması, kariyerde ilerleme, kişisel gelişime zaman
ayırma, kendine güven gibi sonuçları doğuracak, bu sonuçlar da
maddi ve manevi tüm kazançları beraberinde getirecektir.
6. İŞ YAŞAMINDA ZAMAN YÖNETİMİNİN YERİ
NEDİR?
İş yaşamı rekabete dayalıdır. Sürekli değişen çevre koşullarına
uyum sağlayabilmek, piyasayı, rakipleri, müşterileri iyi analiz
edebilmek, müşteri istek ve ihtiyaçlarını algılayarak, yerine
getirmek, adeta zamanla yarışmak demektir. İşletmeler verimlilik
ve kalite hedeflerine ulaşabilmek için kıt olan kaynakları en etkili
biçimde kullanarak en fazla ürünü, en kaliteli olarak üretmek ve
zamanında müşteriye ulaştırmak durumundadır. Kıt olan
kaynakların arasında, zaman, en önemli kaynak olarak kabul
edilmelidir. Zira depolanamamakta ve geri
döndürülememektedir. Bu nedenle zaman yönetiminin en fazla
4

gerektiği alan iş yaşamıdır. Zamanın değerini bilen kuruluşlar,
rekabette öne geçerler.
7. ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN İŞE NEREDEN BAŞLAMAK
GEREKİR?
Bir günün yada bir iş gününün hangi faaliyetlerle geçirildiğini
kaydederek işe başlamak gerekir. Yapılan genel hesaplamalar
yaşamımızın;
• % 32’sini uyuyarak
• %20’sini çalışarak
• %10’unu yemek yiyerek
• %9’unu seyahat ederek
• %8‘ini kişisel bakım
• %8’ini öğrenerek
• %7’sini bekleyerek
• %6’sını diğer faaliyetlerle geçiririz.
İş yaşamında başarıya ulaşmak için oldukça az bir süremizin
olduğu görülmektedir. İş ortamında geçen süre; çalışma,
telefonlar, toplantılar, misafirler, iş görüşmeleri, yemek, çay,
kahve sohbetleri, gazete, dergi, evrak v.b okumak, internette
dolaşmak, e.postaları okumak, beklemek ve diğer işlerle geçer.
Öncelikle zamanımızın nerelere harcandığını kaydetmeliyiz. Bu
kaydı aşağıdaki gibi bir çizelgeye kaydetmeli, daha sonra analiz ve
değerlendirmesini yapmalıyız.
Çizelge 1: Yapılan İşler ve Süreleri
Saat Yapılan İşler Süre
5

8. ANALİZ VE DEĞERLENDİRME NASIL YAPILIR?
Yapılan işlerin analiz ve değerlendirmesi için değişik
yöntemler uygulanabilir. Örneğin öncelikle her saat yada yarım
saatte bir;
• ne iş yaptığınızı
• hangi sürede yaptığınızı
• zaman seçiminizin doğru olup olmadığını, kaydedersiniz.
Daha sonra,
• iş seçiminizin doğru olup olmadığını
• bu işlerin önemli ve acil olup olmadığını
• optimal sürede ya da kaliteden ödün vermeden en kısa
sürede yapıp yapmadığınızı
• işinizi nelerin engellediğini veya kolaylaştırdığını
• gerekli becerilere ve araçlara sahip olsaydınız daha
etkinlikle ve daha kısa sürede yapıp yapmayacağınızı
analiz edip değerlendirmeler yapabilirsiniz.
Böyle bir analiz için aşağıdaki çizelgeyi kullanmak yarar
sağlar.
Çizelge 2: Yapılan İşlerin Analizi
Yapılan İşler Süre Önemli/Acil
Ayrıca işimizi engelleyen olayları kaydedeceğimiz bir
Günlük Engellenme Çizelgesi’ne kayıt yaparak, daha etkin
olma imkanını elde etmek mümkündür. Aşağıdaki gibi bir
çizelgeye kaydedeceğimiz bilgiler daha sonra analiz edilerek,
bizi nelerin engellediğini ve engelleri giderme yolunda neler
yapabileceğimizi saptayabiliriz.
6

Çizelge 3: Günlük Engellenme Çizelgesi
…den, ..’e Süre Kim? Ne? Gerekçe
Böylelikle zamanı tüketenler yada başka bir deyişle zaman
hırsızlarına karşı mücadele edilebilir.
9. ZAMAN HIRSIZLARI NELERDİR?
Zamanı tüketen pek çok etken vardır. Bunların başında
• plansızlık
• öncelikleri belirleyememek
• işleri ertelemek, gelir
Diğerleri ise şunlardır;
• Kırtasiyecilik
• Rutin ve gereksiz işler
• Gereksiz telefonlar
• Acelecilik
• Tembellik
• Kararsızlık
• Beklenmedik misafirler
• Gündemsiz ve verimsiz toplantılar
• Teknik aksaklıklar
• Yetki delege edememek
• Dağınık masa ve büro düzeni
• Kaybolan şeyleri aramak
• Açık kapı politikası
• Hayır diyememek
• Kendini gereğinden fazla işe adamak
• Konsantre olamamak
7

10. ZAMAN HIRSIZLARI İLE NASIL BAŞA ÇIKILIR?
Zaman hırsızları ile başa çıkmada temel rehberimiz,
amaçlarımız ve sorumluluklarımızdır. Eğer amaçlı çalışma ve
yaşama alışkanlığını elde edememişsek, zaman hırsızlarının
farkına bile varamayız. Böylece bize yaşamımızla birlikte verilen
bu değerli armağan/zamanımız, aynen kum tanecikleri gibi
elimizden akıp gider. Bu nedenle yapılacak ilk iş zaman bilincine
sahip olup, amaç ve hedeflerin belirlenmesidir. Daha sonra
önceliklerimizi saptamamız gerekir. Etkili zamanlama için ipuçları
aşağıda toplu olarak verilmektedir:
• Hedeflerin belirlenmesi
• Önceliklerin belirlenmesi
• Ertelenen önemli işledin halledilmesi
• Olumlu ve geliştirilmesi gereken özelliklerin belirlenmesi
• Masanın ve mekanın düzene sokulması
• Kararların süratli ve yerinde verilmesi
• Günlük plan yapılması
• İşlerin bir kısmının devredilmesi
• Her çalan telefona koşulmaması
• Telefonda etkin konuşmanın öğrenilmesi ve gerektiğinde
e.posta kullanılması
• Gündemli ve verimli toplantılar yapılması
• Ziyaret saatlerinin belirlenmesi
• Teknik aksaklıkların en aza indirilmesi amacıyla bakım
planlaması uygulanması
• Hayır demenin elli yolunun keşfedilmesi
11. ZAMAN KONUSUNDA BİLİNÇ NASIL
GELİŞTİRİLİR?
Toplumun ve çevrenin bilinci bu konuda etkilidir. Okumak,
başarılı insanları gözlemek ve eğitim çok önemlidir. Ancak zaman
yönetimi bireysel bir konu olduğundan, her şey kişiye bağlıdır.
Başarılı bir zaman yönetimi için tek bir araç gerekli ve yeterlidir.
Bu da kişinin kendisidir ve öncelikle buna zihinsel olarak hazır
8

olmalıdır. Kişi, başarma isteğine sahipse, kendine güveniyorsa,
değişim isteği ve mücadele arzusu varsa, gerekli bilgilere sahipse
ve yılmadan uygulamaya devam ederse bu konuda inanılmadık
sonuçlar elde edebilir.
Şu düşüncelerden kesinlikle kurtulmak gerekir;
• Bu toplumda organize olmak mümkün değil
• İşleri hafife alıp, “nasıl olsa yaparım” düşüncesi
• Mükemmeliyetçilik
• Kaygı yada kendine güvensizlik
• “Zaman yönetilemez, bu teknikler bana göre değil” gibi
önyargılar
• “Bırakın da hayatımızı yaşayalım” düşüncesi.
12. PLAN VE PLANLAMA İLKELERİ NELERDİR ?
Plan bir karardır, kararlar bütünüdür, bir sonuçtur. Planlama
ise geleceğe ilişkin öngörüde bulunma sürecidir. Bu süreçte
geleceğe ilişkin olaylar, zihinsel olarak önceden tasarlanır. Planın
mutlaka yazılı olması ve şu soruların cevaplarını vermesi gerekir;
• Ne yapılacak?
• Ne zaman yapılacak?
• Nasıl yapılacak?
• Nerede yapılacak?
• Neden yapılacak?
• Kim tarafından yapılacak?
• Hangi sürede yapılacak?
• Hangi maliyetle yapılacak?
Kısaca 5N, 1K, 2H dersek, akılda kalması kolaylaşır. Planlar
kısa, orta, uzun süreli olabilir. Önemli olan bu planlar arasındaki
uyumdur. Günlük olarak yapılan işlerin bizi uzun vadeli
planlarımıza yaklaştırması gerekir.
Planlama sürecinin bir analiz ve değerlendirme süreci olduğu
unutulmamalıdır. Önce genel sonra ayrıntılı planlar yapılmalıdır.
Planın gerçekleşmesi izlenmeli, değerlendirilmeli ve gerekli
düzeltmeler zamanında yapılmalıdır.
9

13. GÜNLÜK PLAN NASIL YAPILIR?
Zaman planı oluşturmanın dört basit adımı vardır.
1. Olası işleri belirleyin
2. Mevcut zamanı belirleyin
3. Karşılaştırma ve eşitleme yapın
4. Zaman planınızı kesinleştirin.
Günlük planın kapsamında genellikle, bir önceki günden
kalan işler, o gün için önceden planlanmış işler, düzenli olarak
yapılması gerekenler, yeni işler, hiç hesapta olmayan işler,
randevular, telefonlar, yazışmalar yer alır. Ajanda kullanmak
önemli yarar sağlar. Ajandamız sürekli yanımızda olmalıdır.
Aşağıda bir günlük plan örneği verilmiştir:
Çizelge 4: Günlük Plan Örneği
Yapılacak İşler
Toplantılar
Telefon
Yazışmalar
Kişisel
Günün önceden planlanması gerekir. En iyi yol, güne
başlamadan veya bir önceki akşamdan günü planlamaktır. Bu iş
için 10 dakika yeterlidir. Gün sonu mutlaka günün
değerlendirmesi yapılarak, ertesi günün planı yapılmalıdır.
14. BEKLENMEDİK İŞLER VE DÜZENSİZLİKLE NASIL
BAŞ EDECEĞİZ?
Bu konuda aşağıdaki öneriler yol gösterici olabilir;
• İşinize yaramayan her şeyi çöpe atın yada işine
yarayacağını düşündüğünüz başka birine verin
10

• Atmadığınız yada vermediğiniz her şeyi dosyalayıp
kaldırın
• Masanızda yalnızca o an yapacağınız işi bulundurun
• Tek seferde tek iş yapın
• Bitirme zamanını belirleyin
• İlk önce sıkıcı ama önemli işi yapın
• Başladığınız işi bitirin
• Mutlaka ajanda kullanın
• Güne erken başlayın
• İyi bir sekretere sahip olun
• Ofisinizde dikkat dağıtıcı hususlara yer vermeyin
• Zaman tasarrufu sağlayan araçlardan yararlanın
• Telefon kullanma biçiminizi değiştirin
• Olumsuz duygulardan kurtulun, kendinizi motive edin
• Kendinizi ödüllendirin
• İşleri başkalarına da anlatın
• Yetki devredin
• Önceliklerinizden asla taviz vermeyin
15. ÖNCELİKLERİ BİLMEK VE SIRALAMAK NEDEN BU
KADAR ÖNEMLİDİR?
Öncelikleri bilme ve sıralama becerisi, amaca yönelik çalışma
ve planlama becerisinin bir sonucudur. Amacımız ve ne için
mücadele ettiğimize ilişkin bir fikrimiz varsa önceliklerimiz de var
demektir. Ancak çoğumuz;
• Hoşlanmadıklarımız yerine hoşlandıklarımızı
• Uzun sürecek olan yerine, çabuk bitecek olanı
• Zor olan yerine kolay olanı
• Bilmediğimiz yerine bildiğimizi
• Karmaşık olan yerine rutin olanı
• Önemli olan yerine acil olanı
• Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının istediğini, yapma
eğilimindeyizdir.
11

Oysa ki öncelikleri bilmek demek;
• Önce önemli işlerle uğraşmak
• Sonra acil olanlara bakmak
• Belli bir zaman diliminde tek bir işe konsantre
olmak
• Amaçların rehberliğinden ayrılmamak
• Başkaları tarafında yapılabilecek işleri belirlemek ve
devretmek
• Bilgi ve becerilerimizi sürekli geliştirmek
• Ailemize, sosyal çevremize ve hobilerimize zaman
ayırmak, demektir.
Bu konuda ABC Analizinden yararlanılabilir.
16. ABC ANALİZİ NEDİR?
ABC Analizi, işleri A/Çok Önemli, B/Önemli, C/Rutin,
İşler olarak ayırmak, ayrıca acil olanları yine bu kategori
çerçevesinde değerlendirmek demektir. Örneğin acil bir iş rutin
bir iş ise, bizim için asla önemli bir işin önüne geçmemelidir.
Başkaları tarafından yapılabilir.
Faaliyetin değeri ile harcanan süre arasındaki ilişki aşağıdaki
şekilde gösterildiği gibidir;
Faaliyetin Değeri
%65 %20 %15
A Çok Önemli B Önemli C Rutin
%15 %20 %65
Şekil 1: ABC Analizi
Kullanılan Zaman
12

Çok önemli olan işler, kullanılan zamanın %15’ini alırlar
ancak faaliyetler arasındaki değeri %65’dir. Bu işler yaşam kalitesi
üzerinde kalıcı etki yaratırlar. Oysa ki rutin işlerin faaliyet değeri
%15 olmasına karşılık, zamanın %65’ini alırlar. Önceliklerin
belirlenmesi ve uygulanmasında, ABC Analizi doğrultusunda;
• Bütün işlerin ayrıntılı listesini oluşturun
• Bunların önem derecesini belirleyin
• A, B, C olarak sıralayın
1. A’lar üzerinde yoğunlaşın
2. B’leri delege edin
3. C’leri atın (sizin işiniz değildir)
Bu konuda dosya sistemi oluşturmak yararlıdır. Acil ve çok
önemli işleri her zaman ayrı bir dosyada muhafaza etmek gerekir..
Ayrıca, projelerle, kendinizi geliştirme ile, yeni fikirlerle ilgili
dosyalarınız olsun ve bunları güncel tutun.
17. EN İYİ ZAMAN KAVRAMI NEDİR?
En iyi zaman, kişinin günlük enerji ve verimlilik düzeyinin
belirlenerek, önemli ve karmaşık işlerin yüksek enerjili olduğu
zaman diliminde yapılmasını ifade etmektedir. Kendimize bir
enerji haritası çizmeli ve gün içinde en üretken olabileceğimiz
zamanı, en etkin biçimde kullanmalıyız. Günlük enerji düzeyimiz,
vücudumuzun biyolojik ritmi olup bioritm olarak da
adlandırılmaktadır. Herkesin bioritmi farklı olmakla beraber, bir
iş gününün ilk saatleri genellikle 8.00-11.00 arası daha verimli
kabul edilir. Öğleye doğru enerji düzeyimiz azalır. Daha sonra
saat 15.00 dolaylarında tekrar yükselir.
18. YETKİ DEVRETMEM GEREKİR Mİ?
Yetki devri zorunludur ve öğrenilmesi gereken bir beceridir.
Önemli işlere zaman ayırabilmek, kendimizi geliştirmek,
çalışanlarımızı geliştirmek, motivasyonu yükseltmek ve onların
bilgisinden daha fazla yararlanmak için yetki devretmek gerekir.
Eğer bir yönetici olarak, eve iş götürüyorsanız, yönettiklerinizden
daha fazla çalışıyorsanız, ayrıntılarla ve rutin işlerle vakit
harcıyorsanız, sık sık başkalarının sorularına cevap vermek, onlar
13

yerine karar almak durumunda kalıyorsanız, acilen yetki delege
etmeniz gerekiyor demektir. Yetki devrindeki kurallar şunlardır:
• Devredeceğiniz işi/işleri belirleyin
• Devredeceğiniz kişiyi/kişileri seçin
• Amacı belirleyin
• Nasıl yapılacağını saptayın
• Tamamlanma tarihini verin
• İşi siz yaparken onların gözlemlemesine olanak tanıyın
• Onlar yaparken yönlendirin
• En iyi ben yaparın saplantısından kurtulun
• Sorularına cevap verin ancak karışmayın
• Kontrol hakkınızı kullanın
• Sorumluluğu paylaştığınızı bilin
• Yöntem farklılıklarını kabullenin
• Art niyet yoksa hataları kabullenin
• Hatalardan öğrenen bir sistem kurun
• Yetki devrederek tasarruf ettiğiniz zamanı iyi kullanın
19. YETKİ DEVRİNDEKİ ZORLUKLAR NELERDİR?
Yetki devretmek kolay görünmesine rağmen, uygulamada zor
gerçekleşen bir konudur. Bu zorluk hem yetki devreden, hem de
yetkiyi devralan açısından söz konusu olmaktadır. Yetkiyi
devreden işin kontrolünü kaybetme, hatta işi kaybetme korkusu
yaşayabilir. İşin gerektiği gibi yapılamaması, riski de beraberinde
getirmektedir. Yetki devretmek uzun vadeli bir bakış açısı
gerektirdiğinden, bu alışkanlığın edinilmesinde zorluklar
yaşanmaktadır. Yetki devri önemli bir yönetim becerisidir ve
zaman yönetimi açısından zorunludur.
20. ZAMAN YÖNETİMİ KONUSUNDA BAŞKA NELER
SÖYLENEBİLİR?
Yaşamı yaşanmaya değer kılmak için, zaman olarak verilen bu
değerli hazinenin farkına varmamız gerekmektedir. Etkili
kullanılan zaman, etkin bir zihnin göstergesidir. “Gençler
14

ilebilse, ihtiyarlar yapabilse” özdeyişi ne kadar doğrudur.
Zamanı erken yaşlardan itibaren akıllıca kullananlar, anlamlı ve
başarı dolu bir yaşamla ödüllendirilirler. Zamanı kontrol etmek,
yaşamı kontrol etmektir. Ancak unutmamamız gereken 40/60
kuralı vardır. Bu kural şudur: Zamanı ne kadar etkinlikle
planlarsak planlayalım, ancak %60’ını kontrol edebiliriz. Kalan
%40 asla kayıp değildir.
Zamanı kullanmak işkolik olmak demek değildir. Aksine kişi
için anlamlı olabilecek işlere zaman bulabilmek, hayatı dolu dolu
yaşamak demektir. Dolayısıyla yalnızca iş hayatında uygulanacak
bir yöntem de değildir. Dengeli ve doyurucu bir yaşam için,
yaşamın tüm alanlarında geçerli, bütünsel bir sistemdir. Zaman
hırsızlarına karşı bilinçli olmalı, gerektiğinde hayır demeyi
öğrenmeliyiz. Yaşamda küçük şeylere hayır deme cesaretine sahip
olmak, büyük şeylere evet deme gücü verecektir.
TEST: KENDİMİZİ DEĞERLENDİRELİM
Evet Hayır
1. Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum. . . . . . . . .
2. Günlük çalışmamı enerji düzeyime göre planlarım . . . . . . . .
3. Zamanımı önceliklerime göre planlarım. . . . . . . . .
4. Gelecek 3 ay için amaç listesi hazırladım. . . . . . . . .
5.Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım . . . . . . .
6. Sorumluluklarımı kapsayan bir özet hazırladım. . . . . . . . .
7. Telefon görüşmelerimi planlı yaparım. . . . . . . . .
8. Etkinliğimi artırmak için yeni yollar ararım. . . . . . . . .
9. Önümüzdeki hafta için planım var. . . . . . . . .
10.Günlük işler listesini bir önceki gün hazırlarım. . . . . . . . .
11.Ani işler için zaman bırakırım. . . . . . . . .
12.Yetki devretmek benim için kolaydır. . . . . . . . .
13.Organizasyon yeteneğim vardır. . . . . . . . .
14.Amaçlarımı ve planlarımı yazmayı severim. . . . . . . . .
15