Tworzenie projektu w oparciu o metodę PCM - prezentacja
Tworzenie projektu w oparciu o metodę PCM - prezentacja
Tworzenie projektu w oparciu o metodę PCM - prezentacja
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Tworzenie</strong> <strong>projektu</strong> w <strong>oparciu</strong><br />
o <strong>metodę</strong> <strong>PCM</strong><br />
Beata Sławkowska-Domurad<br />
Olsztyn 2011<br />
dzień I<br />
Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Przetrwają gatunki<br />
nie najsilniejsze,<br />
ani nie najinteligentniejsze,<br />
lecz te,<br />
które najlepiej reagują na<br />
zmiany.”<br />
Karol Darwin
„Nic nie jest pewniejszą<br />
oznaką szaleństwa niż<br />
robić to samo w kółko i<br />
oczekiwać innych<br />
rezultatów.”<br />
Albert Einstein
Dokumenty niezbędne na etapie aplikowania i<br />
realizacji projektów współfinansowanych z<br />
EFS w Polsce:<br />
• Program Operacyjny Kapitał Ludzki<br />
• Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL 2007-2013<br />
• Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w<br />
ramach PO KL<br />
• Plan Działania<br />
• Dokumentacja Konkursowa<br />
• Generator Wniosków Aplikacyjnych z Instrukcją<br />
wypełniania<br />
• Generator Wniosków Płatniczych z Instrukcją<br />
wypełniania<br />
• Plan Komunikacji PO KL 2007-2013<br />
• System realizacji PO KL 2007-2013<br />
UWAGA! Zmiany od 1.01.2011
Czym jest PROJEKT ?<br />
• NAJMNIEJSZA DAJĄCA SIĘ<br />
WYDZIELIĆ JEDNOSTKA STANOWIĄCA<br />
PRZEDMIOT POMOCY”<br />
Narodowy Plan Rozwoju - - słownik terminologiczny<br />
O wsparcie ze środków finansowych Unii<br />
Europejskiej, niezależnie od procedury<br />
aplikowania (konkurs / przetarg), nie można<br />
ubiegać się inaczej, jak tylko w formie<br />
projektów
Sekwencja powiązanych ze sobą działań<br />
zorganizowanych i ułożonych w czasie<br />
(z określonym początkiem i końcem),<br />
nastawiona na osiągnięcie konkretnego<br />
celu i mierzalnego wyniku (rezultatów),<br />
adresowana do konkretnie określonej<br />
grupy odbiorców, wymagająca<br />
zaangażowania znacznych, lecz<br />
limitowanych zasobów<br />
(ludzkich,rzeczowych, finansowych,<br />
innych).
FUNDAMENTALNE PYTANIA<br />
DLACZEGO należy zrealizować projekt - jakie są<br />
powody, korzyści i przesłanki ekonomiczne?<br />
KTO powinien być zaangażowany?<br />
CO ma być rezultatem <strong>projektu</strong>?<br />
JAK projekt jest / będzie realizowany?<br />
KIEDY projekt się rozpocznie / zakończy?<br />
JAK DŁUGO potrwa realizacja poszczególnych<br />
działań?<br />
ILE będzie kosztował?<br />
JAKIE ZASOBY niefinansowe będą niezbędne?<br />
JAKIE CZYNNIKI ZEWNĘTRZNE mogą mieć wpływ<br />
na powodzenie <strong>projektu</strong>?<br />
JAKIE są czynniki ryzyka?
Zarządzanie<br />
projektem<br />
Budżet<br />
Harmonogram<br />
realizacji <strong>projektu</strong><br />
Regionalne i Lokalne<br />
strategie<br />
Lokalne działania,<br />
programy, projekty<br />
Wartość dodana<br />
Projekt<br />
Partnerstwo i<br />
podwykonawstwo<br />
Innowacyjność<br />
Zasoby: ludzkie,<br />
techniczne, organizacyjne,<br />
finansowe, etc<br />
Informacja i<br />
promocja<br />
Selekcja i<br />
rekrutacja<br />
Rezultaty twarde i<br />
miękkie<br />
Doświadczenie<br />
projektodawcy<br />
Cele: strategiczny,<br />
ogólny i cząstkowy
Projekt jest przedsięwzięciem ograniczonym<br />
w czasie, jednak zawiera elementy<br />
niepewności. Dlatego też, dla<br />
usystematyzowania działania konieczne jest<br />
wyznaczenie faz, aby móc nadzorować jego<br />
przebieg.<br />
Poszczególne fazy ustawione od pierwszej<br />
do ostatniej nazywamy cyklem życia<br />
<strong>projektu</strong>
Termin Zarządzania Cyklem Życia Projektu<br />
był stosowany do opisywania czynności<br />
zarządzania i procedur podejmowania decyzji<br />
używanych w trakcie cyklu życia<br />
<strong>projektu</strong> (włączając kluczowe zadania, role,<br />
odpowiedzialności, kluczowe dokumenty i<br />
opcje decyzyjne).<br />
W 1992 roku Komisja Europejska<br />
zaadoptowała zestaw narzędzi do planowania i<br />
zarządzania projektami nazwany<br />
Zarządzaniem Cyklem Życia Projektu<br />
(ang. Project Cycle Management - <strong>PCM</strong>).<br />
Metoda ta główny nacisk kładzie na<br />
zapewnienie, że projekt spełni oczekiwania<br />
finansującego.
Głównym celem, dla którego zastosowano<br />
ten zestaw koncepcji było usprawnienie<br />
zarządzania projektami<br />
współfinasowanymi przez Unią<br />
Europejską.<br />
Stosowanie <strong>PCM</strong> w trakcie realizacji<br />
<strong>projektu</strong> jest nazywane "zintegrowanym<br />
podejściem" do zarządzania cyklem życia<br />
<strong>projektu</strong>.<br />
Literatura:<br />
Zarządzanie projektem europejskim, red. Michał Trocki, Bartosz<br />
Grucza,<br />
Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2007.
Cykl życia <strong>projektu</strong> według <strong>PCM</strong><br />
składa się z 5 faz<br />
• 1. Programowania - uzgodnienia pomiędzy UE a Krajami<br />
Dokumentu Strategii Krajowej.<br />
• 2. Identyfikacji - identyfikowania projektów zgodnych ze strategią.<br />
• 3. Formułowania - potwierdzania wykonalności projektów i<br />
przygotowania planów projektów.<br />
• 4. Wdrożenia - dostarczenia rezultatów i osiągania celów poprzez<br />
zarządzanie dostępnymi zasobami oraz monitorowanie i raportowanie<br />
postępów.<br />
• 5. Oceny i audytu - oceniania czynności, będących<br />
odpowiedzialnością innej strony oraz wyrażanie wniosków dla<br />
użytkowników
Programowanie<br />
to rozpoznawanie problemów na poziomie narodowym<br />
i sektorowym w celu określenia obszarów, które należy objąć<br />
wsparciem poprzez projekty. Wymaga to przeglądu<br />
wskaźników społeczno–ekonomicznych, ustalenia priorytetów<br />
narodowych oraz określenia wytycznych dla programu, z<br />
którego projekty mają być finansowane. Faza programowania<br />
kończy się ogłaszaniem konkursów, na które projektodawcy<br />
zgłaszają propozycje rozwiązania problemów (wnioskują o<br />
dofinansowanie projektów).<br />
UCZESTNICY:<br />
Komisja Europejska, administracja krajów i regionów,<br />
społeczeństwo
Identyfikacja<br />
to analiza problemów i celów,<br />
czyli określenie potrzeb, które projekt ma zaspokoić<br />
oraz określenie możliwości ich rozwiązania<br />
(koncepcja <strong>projektu</strong>).<br />
UCZESTNICY: potencjalni projektodawcy<br />
NARZĘDZIA:<br />
drzewo problemów (przyczyny - PROBLEM -<br />
skutki)<br />
drzewo celów (środki - ROZWIĄZANIE - cele)
Formułowanie<br />
to przekształcenie koncepcji <strong>projektu</strong> do postaci<br />
wykonalnego i trwałego przedsięwzięcia, zakończone<br />
sporządzeniem wniosku o dofinansowanie <strong>projektu</strong>.<br />
faza analizy – analiza interesariuszy, problemów, celów<br />
i strategii<br />
faza planowania – matryca <strong>projektu</strong>, harmonogram<br />
realizacji,<br />
plan wykorzystania zasobów<br />
faza weryfikacji / finansowania – złożenie wniosku o<br />
dofinansowanie <strong>projektu</strong>, podjęcie decyzji o<br />
dofinansowaniu (zawarcie umowy na realizację <strong>projektu</strong>)<br />
UCZESTNICY: potencjalni projektodawcy, instytucje<br />
pośredniczące
analiza interesariuszy – identyfikacja i<br />
charakterystyka gł. odbiorców i uczestników <strong>projektu</strong>,<br />
z uwzględnieniem problemów wymagających<br />
interwencji poprzez projekt<br />
analiza problemów – identyfikacja kluczowych<br />
trudności, które mają być choć częściowo<br />
rozwiązane za pomocą <strong>projektu</strong><br />
analiza celów – odpowiedź na istniejące<br />
problemy oraz wskazanie środków prowadzących<br />
do pożądanych zmian<br />
analiza strategii – określenie dróg osiągnięcia<br />
powyższych celów
Formułowanie – faza planowania<br />
matryca logiczna – podstawowe narzędzie<br />
projektowe pozwalające na precyzyjne zbudowanie<br />
struktury <strong>projektu</strong>, sprawdzenie jego logiki,<br />
sformułowanie celów i rezultatów oraz określenie<br />
niezbędnych zasobów i przewidywanych kosztów<br />
<strong>projektu</strong><br />
harmonogram <strong>projektu</strong> – pokazuje sekwencję i<br />
zależność między zadaniami <strong>projektu</strong>, podaje czas ich<br />
trwania przydziela odpowiedzialność i podkreślenia<br />
elementy szczególnie istotne w projekcie<br />
plan wykorzystania zasobów – zestawienie<br />
zapotrzebowania na zasoby i środki (ludzkie, rzeczowe,<br />
finansowe, inne); niezbędne narzędzie do skonstruowania<br />
spójnego budżetu <strong>projektu</strong>
Wdrażanie<br />
- realizacja <strong>projektu</strong> zgodnie z umową<br />
- sprawozdawczość<br />
- monitoring realizacji zadań, wykorzystania<br />
zasobów i osiągania wskaźników<br />
- zmiany w projekcie<br />
- rozliczenie <strong>projektu</strong><br />
UCZESTNICY: projektodawcy, beneficjenci<br />
ostateczni, instytucje pośredniczące
Ewaluacja<br />
– badanie jakości przedsięwzięć, a w<br />
konsekwencji doskonalenie poprzez<br />
dostarczanie informacji służących<br />
podnoszeniu ich skuteczności<br />
– ocena i wykorzystanie wyników oceny do<br />
poprawy jakości prowadzonych działań<br />
UCZESTNICY: projektodawcy, beneficjenci<br />
ostateczni instytucje pośredniczące, instytucje<br />
zarządzające
Dobre planowanie to:<br />
- większa efektywność wykorzystania<br />
czasu pracy,<br />
- bieżąca weryfikację działań,<br />
- podział zadań na osoby,<br />
- większe prawdopodobieństwo sukcesu,<br />
- oszczędność finansów,<br />
- eliminowanie zbędnych zadań,<br />
- dobranie zadań do umiejętności ludzi,<br />
- precyzyjne określenie celu działania,
unikanie konfliktów podczas realizacji<br />
działań, gdyż większość jest już<br />
przedyskutowana w trakcie procesu<br />
planowania,<br />
- uporządkowanie zadań i celów,<br />
- komfort psychiczny – „ wiem co robić”,<br />
- łatwość sprzedaży pomysłu zwierzchnikom<br />
i<br />
sponsorom,<br />
-poszerzenie świadomości planujących.
Metoda Matrycy Logicznej –<br />
LFA (Logical Framework Approach),<br />
Metoda ta została stworzona w późnych latach<br />
60-tych ubiegłego stulecia w celu wspierania<br />
amerykańskiej US Agency of International<br />
Development w systemie planowania i oceny<br />
projektów.<br />
Jej użycie jest wymagane przez Komisję<br />
Europejską od roku 1993 jako część systemu<br />
Zarządzania Cyklem Projektu.<br />
<strong>Tworzenie</strong> Matrycy Logicznej składa się z 2<br />
etapów: analizy i planowania.
Etapy analizy.<br />
1. Analiza interesariuszy.<br />
Interesariuszami są osoby, grupy ludzi, instytucje<br />
lub<br />
firmy, które mogą być zainteresowane sukcesem lub<br />
porażką <strong>projektu</strong> (zarówno jako wdrażający,<br />
beneficjenci lub przeciwnicy).<br />
Rozróżnia się następujące typy interesariuszy:<br />
- interesariusze (osoby lub instytucje, które mogą<br />
pośrednio lub bezpośrednio wpływać na projekt),<br />
- beneficjenci (ci, którzy w jakiś sposób skorzystają<br />
z wdrożenia <strong>projektu</strong>): grupę docelową +<br />
beneficjentów końcowych, partnerzy <strong>projektu</strong> (ci,<br />
którzy wdrażają projekt).
2. Analiza problemu.<br />
Ma na celu zidentyfikowanie negatywnych<br />
aspektów obecnej sytuacji i określenie<br />
relacji przyczynowo skutkowych pomiędzy<br />
zidentyfikowanymi problemami.<br />
Jako rezultat określenia zakresu badania,<br />
zdefiniowania ważniejszych problemów, z<br />
jakimi spotykają się beneficjenci lub grupy<br />
docelowe powstaje Drzewo Problemów
3. Analiza celu.<br />
Składa się z trzech kroków:<br />
a)opisania sytuacji w przyszłości po<br />
naprawieniu problemów,<br />
b) zweryfikowania hierarchii celów,<br />
c) przedstawienia relacji pomiędzy środkami<br />
a rezultatami na wykresie.
Cele <strong>projektu</strong> powinny spełniać kryteria<br />
SMART:<br />
S – specific – szczegółowość, konkretność -<br />
powinny być szczegółowo opisane, dotyczyć<br />
konkretnych problemów;<br />
M – measurable – mierzalność – cel powinien<br />
być łatwo przeformułowany na rezultaty, ujęty<br />
w liczby (skwantyfikowany);<br />
A – acceptable - akceptowalność/trafność,<br />
uzgodniony z interesariuszami;<br />
R – realistic – realistyczny – możliwy do<br />
osiągnięcia poprzez realizację <strong>projektu</strong> (nie<br />
może się odnosić do zadań i obszarów, które<br />
projektem nie będą objęte.<br />
T- temporable – określony w czasie.
4. Analiza strategii.<br />
Polega na określeniu sposobu i zakresu prac<br />
<strong>projektu</strong>, który rozwiąże zidentyfikowane<br />
wcześniej problemy.<br />
Wybrana strategia stworzy pierwszą<br />
kolumnę Matrycy Logicznej identyfikującą<br />
Ogólny Cel, Cel i potencjalne rezultaty.
Analiza mocnych i słabych stron<br />
organizacji- analiza SWOT<br />
Celem analizy jest:<br />
Zidentyfikowanie wewnętrznych sił i wad<br />
organizacji<br />
oraz zewnętrznych okazji i trudności.<br />
S (Strengths)<br />
W (Weaknesses)<br />
O (Opportunities)<br />
T (Threats)
Analizując wnętrze organizacji należy<br />
zwrócić uwagę na:<br />
• dotychczasowe sukcesy i porażki,<br />
• kultura organizacji,<br />
• realizowane programy,<br />
• dotychczasowe strategie,<br />
• zasoby (czas, pieniądze, środki<br />
niematerialne),<br />
• zarząd,<br />
• personel,<br />
• wolontariusze,<br />
• system informacji wewnętrznej,<br />
• inne.<br />
Analiza organizacji<br />
Analiza otoczenia organizacji<br />
Czynniki:<br />
- Polityczne,<br />
- Ekonomiczne,<br />
- Społeczne,<br />
- Technologiczne.<br />
Spojrzenie na otoczenie poprzez różne<br />
grupy pracujące w naszym środowisku:<br />
- Odbiorcy naszych usług,<br />
- Media,<br />
- Sponsorzy,<br />
- Lokalne autorytety.
ETAP PLANOWANIA<br />
Zebrane na poprzednim etapie dane umożliwiają<br />
stworzenie Matrycy Logicznej. Matryca<br />
dostarcza podsumowania etapu planowania<br />
<strong>projektu</strong>.<br />
Matryca Logiczna zawiera:<br />
Cel Ogólny<br />
Cele<br />
Rezultaty<br />
Czynności
Zalecany jest następujący sposób wypełniania<br />
matrycy:<br />
• Opis <strong>projektu</strong> od góry do dołu - pierwsza<br />
kolumna matrycy nazywana Logiką<br />
Interwencji pokazuje logiczne powiązanie<br />
pomiędzy środkami, a rezultatem,<br />
• Założenia od dołu do góry - czwarta kolumna<br />
matrycy opisuje zewnętrzne czynniki, które<br />
mogą wpływać lub<br />
decydować o sukcesie <strong>projektu</strong>, a pozostają<br />
poza kontrolą kierownika <strong>projektu</strong>,
• Wskaźniki i Źródła weryfikacji dla Celu<br />
ogólnego, Celu oraz Rezultatu od lewej do<br />
prawej – druga kolumna matrycy definiuje<br />
Obiektywnie Mierzalne Wskaźniki,<br />
oraz źródło w, którym można potwierdzić<br />
czy wskaźniki zostały dobrze zmierzone.<br />
Dopiero na podstawie sporządzonej<br />
Matrycy Logicznej tworzy się<br />
harmonogramy działań i zasobów.
Harmonogram czynności:<br />
Jest sposobem analizowania i graficznego<br />
prezentowania czynności <strong>projektu</strong>.<br />
Harmonogram czynności powinien być<br />
ściśle powiązany z dostarczanymi rezultatami<br />
<strong>projektu</strong>, harmonogramem zasobów i budżetem.<br />
Następnie tworzony jest harmonogram<br />
zasobów i budżet.<br />
Po określeniu czynności do każdej z nich<br />
określane są zasoby konieczne do ich realizacji.<br />
Każdy z zasobów jest przydzielany do<br />
odpowiedniej kategorii kosztowej. Na tej<br />
podstawie określa się budżet.
Ryzyko w projekcie<br />
Życie jest ryzykiem.<br />
Dlatego należy je wziąć pod uwagę w<br />
harmonogramie pracy:<br />
- identyfikowanie ryzykownych obszarów,<br />
- identyfikowanie znaków ostrzegawczych,<br />
- ustalenie opcji i alternatyw,<br />
-planowanie!
Sukces <strong>projektu</strong> zależy nie tylko od dobrego<br />
rozeznania i zaplanow ania odpow iednich<br />
działań.<br />
K ażdy projekt jest zależny od ludzi,<br />
którzy są z nim zw iązani.<br />
Struktura organizacyjna firm y m a istotny<br />
w pływ na zdolność organizacji do<br />
zarządzania projektam i.<br />
Podział cząstkow y prac - W ork B reakdow n<br />
Structure
Bardzo dziękuję za uwagę.<br />
Beata Sławkowska-Domurad<br />
Pomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A.<br />
ul. Obrońców Wybrzeża 2<br />
76-200 Słupsk<br />
tel. 59/841 28 92 fax 59/841 32 61<br />
www.parr.slupsk.pl<br />
Szkolenie wspólfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego