NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ - Chương trình Hỗ trợ Lâm nghiệp

NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ
ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP
VÀ HỘI THẢO
Tài liệu tập huấn 2006
Đặng Đình Bôi – nhóm dự án SFSP

Mục tiêu:
• Sử dụng được một số kỹ năng điều
hành, thúc đẩy y hội ộ thảo, cuộc ộ họp
theo cách tiếp cận có tham gia
• Xây dựng thái độ phù hợp khiđiều
hành, thúc đẩy hội thảo, họp
• Xây dựng được kế hoạch cho một
cuộc họp, hội thảo.

Kế hoạch
Ngày 1 2 3
Buổi
sáng
-Làm quen, giới
thiệu chương trình
-Thế nào là cuộc họp
“tốt”
-Một số phương
pháp dùng trong
điều hành cuộc họp
-Chuẩn bị bài tập
trình diễn
-Trình diễn nhóm 1
-Trình Tì hdiễ diễn nhóm 2
-Trình diễn nhóm 3
Buổi
chiều
-Các nhiệm vụ của
người điều hành
cuộc họp
-Thiết kế cuộc họp
-Đánh giá
-Những kỹ năng -Trình diễn nhóm 4
chính để điều hành -Yếu tố của thành
cuộc họp
công trong điều
-Bài tập trình diễn
hành
-Đánh giá
-Đánh giá

Bắt đầu “họp”

Phản ứng khi nhận được thông báo họp
• Lại sắp ắ có việc ệ gì mới ớ đây! â
• Có bấy nhiêu việc ệ mà cứ họp hòai!
• Chiều nay lại phải về muộn đây!
• Lại họp, ghét cái mặt lão“A” , ngồi họp
nhìn thấy phát chán!
• Bao nhiêu việc không làm, cứ họp, họp…!
• Họp có giải quyết được gì đâu, họp xong
vẫn ẫ
thế!
• Và…ý kiến của bạn…

Nhưng họp vẫn đóng vai trò quan
trọng vì:
• Để hòan thành công việc cần phối
hợp nhiều thành viên
• Liên quan đến nhiều lĩnh vực
• Kinh nghiệm kiến thức của ủ 1 cá nhân
không đủ giải quyết công việc
• Họp để trao đổi thông tin
• Họp để kiểm sóat công việc

Hội họp là quá trình thảo luận và
xử lý thông tin nhằm đưa racác
quyết định, từ đó xác định những
họat động cần tiến hành và xem
xét thực hiện cáchọat động đó
Thông tin
Thảo luận
Giám sát thực hiện
Quyết định
Hành động

Cuộc họp làvôbổ nếu:
• Phải thảo luận những chuyện lặt vặt
• Chẳng có gì quan trọng để thảo luận
• Tốn nhiều thời gian mà không liên
quan gì đến công việc của ủ bạn

KHÔNG NÊN TỔ CHỨC HỌP
NẾU:
• Không có mục đích rõ ràng
• Không cần ýkiến nhiều người
• Có thể làm cách khác tốt hơn
• Chỉ vì là định kỳ phải họp
• Vắng những nhân vật chính
• Chi phí cao hơn lợi ích mang lại
• Không họp cũng chẳng sao

LÝ DO LÀM CHO CUỘC HỌP
KÉM HIỆU QỦA:
• Không báo trước ớ cho người dự
• Không có chương trình làm việc ệ cụ
ụ
thể
• Không đúng người, đúng việc
• Không có ai điều khiển
• Các thành h viên không dám đưa ra ý
kiến riêng do nhiều lý do
• Chẳng có ý kiến nào giá trị vì mọi
người mải ả đọc tài liệu

MỘT CUỘC HỌP TỐT CÓ:
• Mục tiêu rõ ràng, cụ thể ể
đo được
• Có kết qủa mong đợi
• Đúng, đủ đối tượng
• Chương trình đảm bảo đạt mục tiêu
• Thực hiện từng phần theo tiến trình hợp lí
• Người ờ dự họp cũng ũ cần ầ được chuẩn ẩ
bị
• Hậu cần chuẩn bị tốt

CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP
• Xem xét kỹ mục đích, h mục tiêu cuộc ộ họp
• Ai sẽ được mời tham dự (người: đóng góp
ýkiến kiến, ra quyết định, thực hiện côngviệc
sau khi họp, người bị ảnh hưởng bởi quyết
định, những ngừơi cần nắm thông tin để
làm việc ệ hiệu ệ qủa, ủ các người ờ liên quan
khác…)
• Họp khi nào, ở đâu
• Thông báo mời họp thế nào
• Các nội dung họp sẽ được triển khaira
sao Có cần công cụ hỗ trợ Có gửi trước
tài liệu

BỐ TRÍ PHÒNG HỌP TRÁNH
NƠI:
• Quá nóng, qúa lạnh
• Quá ồn ào
• Quá chật chội
• Quá bất tiện
ệ
• Quá tối hay qúa sáng; Và:
• Nên tắt điện thọai di động
• Hạn chế người ngòai đi lại
• Bố trí chỗ ngồi để có sự tham gia bình
đẳng

Chương trình cuộc họp là bản mô
tả trình tự và nội dung chính được
thảo luận đồng g thời cung cấp thông
tin giúp tổ chức cuộc họp, gồm:
• Nội dung chính
• Địa điểm
• Thời gianbắt đầu và
kết thúc
• Giải lao nếu có
• Ai chủ tọa/ Ai điều
khiển chương trình
• Các chủ đề và người
trình bày
• Thời gianchomỗi nội
dung
• Phương pháp tiến
hành h mỗi phần để đạt
t
mục tiêu
• Người ghi biên bản
• Các hướng dẫn chuẩn
bị trước cuộc họp

CHÚ Ý KHI LẬP CHƯƠNG TRÌNH:
• Hạn chế ế số ố lượng nội ộ
dung
• Đừng gq qúa tập trung nhiều vào chuyện quá
khứ
• Trình bày sự việc, vấn đề dưới gócđộ các
cơ hội, tiềm năng
• Cho phép đủ thời gian
• Nhấn mạnh những ý, chi tiết cần thiết
• Có thể có thời gian dành cho những vấn
ấ
đề khác phát sinh

GỢI Ý MẪU CHƯƠNG TRÌNH
CUỘC HỌP:
MỤC ĐÍCH/MỤC TIÊU:
KẾT QỦA CẦN ĐẠT:
THÀNH PHẦN:
ĐỊA ĐIỂM:
ThỜi GIAN:
Phần,
mục
1.
Nội dung
Ai điều
hành
Phương
pháp,
Thời
gian
Công cụ
hỗ trợ
2
…
n

MỘT KẾ HỌACH HÀNH ĐỘNG
SAU CUỘC HỌP
Việc ệ gì/
Kết ế qủa
ủ Ai chịu
Thời ờ Cần ầ
hỗ
ỗ
họat
động
mong
muốnố
trách
nhiệm/
ệ
gian
hòan
trợ gì,
từ ừ
đâu
â
làmvới
thành
ai

VAI TRÒ NGƯỜI GHI BIÊN BẢN:
• Ghi những người tham mdự họp
• Ghi các nội dung đã thảo luận
• Ghi các quyết định đã đưa ra
• Ghi những công việc phải thực hiện: làm
gì, khi nào, ai làm
• Ghi thời gian, địa điểm cuộc họp
• Đọc lại biênbản bản chomọi người nghe
• Sao biên bản gửi tới mọi người liên quan
sớm nhất.
(ghi chíng xác, khách quan, không chen
chính kiến cá nhân)

NĂNG LỰC CỦA NGƯỜI ĐIỀU
HÀNH:
• Điều tiết trong cuộc họp, trong nhóm
• Kỹ năng giao tiếp vàtruyền thông
• Phương pháp sáng tạo, phù hợp nội
dung
• Có kiến thức
• Có thái độ tích cực (cảm thông, quan
tâm, tôn trọng, tin vào nhóm)

Người điều hành: điều tiết họat
• Làm rõ nhiệm vụ
động nhóm
• Lấy ýkiến kiến, sắp xếp ýkiến
• Khuyến khích mọi người tham gia
• Hòa giải các xung đột, mâu thuẫn
ẫ
• Dẫn dắt, giải quyết vấn đề có tham
gia
• Giúp nhóm đi đến các kết ế luận ậ và
xây dựng ự kế họach ọ hành động
g

Người điều hành: sử dụng kỹ năng
giao tiếp
• Hỏi, thăm dò, dùng các lọai câu hỏi
(dạng ạ mở)
• Lắng nghe
• Phản hồi
• Dùng các phương pháp trực quan
• Thay đổi phương pháp truyền thông
• Sử ử dụng ngôn ngữ ữ không lời
ờ

Người điều hành: chuẩn bị kiến
thức
• Chuẩn ẩ
bị kỹ các kiến thức liên quan
• Có thể đưa ranhiều vídụ hoặc làm
mẫu
• Chuẩn ẩ bị sẵn ẵ những tài liệu phát tay
phù hợp
• Không được cho mình biết tất cả,
không áp đặt kiến thức của mình
• Sử dụng những kiến thức của nhóm

Người điều hành: rèn thái độ
• Tôn trọng người khác
• Lắng nghe mọi ọ người
• Có gắng hiểu mọi người
• Sử dụng kỹ năng phản hồi tíchcực
cực
• Tôn trọng kiến thức của nhóm
• Thiết lập hiểu biết, tôn trọng lẫn ẫ
nhau, khuyến khích tham gia
• Tin tưởng vào nhóm

Nhiệm vụ của người điều hành
• Chuẩn bị: Thiết kế cuộc ộ họp (mục tiêu, nội
dung,họat động, phương pháp, thời gian)
• Giới thiệu thành phần thamgiahọp
họp
• Thống nhất mục tiêu, phương pháp
• Điều hànhtiến trình theo từng mục nội
dung (nêu câu hỏi)
• Lấy ýkiến thống nhất từng nội dung
• Thay đổi phương pháp để tránh nhàm
chán
• Chú ý phân người ghi biên bản (ghi lại
thông tin)

Kỹ năng đặt câuhỏi trong thảo luận
• Thế nào là câu hỏi tốt
• Quy trình hỏi
• Các lọai câu hỏi
• Cấp độ câu hỏi

Các cấp độ câu hỏi

Đặt câu hỏi để phân tích và giải
quyết vấn đề

Xử lý các câu trả lời
• Đúng tòan bộ
• Đúng một phần
• Sai
• Không trả lời

Kỹ năng thăm dò
• Tìm sự thực nhờ các câu hỏi
• Hỏi tiếp dựa vàotrả lời câuhỏi trước
• Đổi hướng suy nghĩ dựa vào trả lời
của ủ câu hỏi tướ
trước
• Chú ý sự liên quan / mâu thuẫn/
không logic giữa các câu trả lời, tìm
sự thật quacâutrả lời vàtháiđộ

Kỹ năng quan sát
• Quan sát gì
• Quan sát như thế nào
• Đáp ứng lại gì sau khi quan sát

NGƯỜI ĐIỀU HÀNH
QUAN SÁT GÌ
• Mức ứ độ hứng ứ thú của ủ người ờ
họp
• Sự ự
tham gia của các thành viên
• Quan hệ giữa các thành viên (hỗ trợ, hợp
tác…)
• Quan tâm, tin tưởng vào người điều hành
• Cá tính mỗi thành viên
• Yếu tố cản trở sự tham gia
• Điều kiện vật chất cho cuộc họp

NGƯỜI ĐIỀU HÀNH ĐIỀU CHỈNH
SAU QUAN SÁT
• Tốc độ nói
• Nội dung(rút ngắn hay nhấn mạnh…)
• Phương pháp (thay đổi, giải trí…)
• Làm rõ câu hỏi và trả lời
• Cải thiện quan hệ trong nhóm…
• Tăng tính tự tin cho thành viên nhút nhát
• Giải tỏa ức chế cá nhân(xoa dịu, chuyển
nhóm…)
• …

Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe hiệu qủa:

Ai không lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe của
người điều hành:
• Giữ yên lặng
• Thể hiện ệ
muốn nghe
• Tránh phân tán
• Đồng cảm, tôn trọng
• Kiên nhẫn
• Giữ bình tĩnh
• Đặt câuhỏi xâydựng
• Có những khỏang lặng

KHI NGHE, NGƯỜI ĐIỀU HÀNH
KHÔNG NÊN:
• Lơ đãng, coi thường lời người nói
• Cắt ngang, hối thúc, nhìn đồng hồ
• Nói tranh lời (phần cònlại)
• Phán xét, tranh cãi tranh luận trước khi
nghe hết, chưa hiểu
• Đưa ra những lời khuyên
• Cảm xúccủa của người nói tác động
• Suy diễn theo kinh nghiệm và suy luận
của riêng mình
• Nghe đại khái

Phương pháp động não
• Bước 1: giới thiệu chủ đề, vấn đề
thảo luậnậ
• Bước 2: lấy ý kiến, ý tưởng
• Bước 3: nhóm các ý kiến, ýtưở
tưởng
• Bước 4:đặt tên cho các nhóm ý kiến
• Bước 5: đánh giá các nhóm ý kiến và
phân tích để quyết định hướng đi

Giao nhiệm vụ
• Mục đích rõ ràng của nhiệm vụ
• Người được giaobiết rõkết qủa cần
đạt
• Nêu rõ cách làm
• Nêu rõ thời gian cho phép
• Nêu rõ cách thể hiện, chia sẻ kết qủa
• Có thể ể giao nhiệm ệ vụ bằng ằ lời, ờ viết
ế
lên giấy lớn hoặc ặ dùng tờ phát tay

CHÚ Ý KHI GIAO NHIỆM VỤ:
• Giao nhiệm vụ làm sao cho các thành
viên khẩn trương vào làm việc ệ ngay
• Giải thích lại thật gọn nếu nhóm hoặc
cá nhân không làm được, nhớ rằng
càng giải thích càng làm giảm hứng
thú làm việc ệ nhóm

Kỹ năng tổ chức thảo luận nhóm
• Cách chia nhóm
• Sử dụng phương pháp
• Quản lý thời gian
• Tổ chức báo cáo chia sẻ kết qủa
• Tổng kết chung

CHIA NHÓM:
• Theo cách đếm ngẫu ẫ nhiên
• Theo vị ị
trí ngồi
• Theo tuổi
• Theo vùng địa lý
• Theo sở thích
• Theo giới tính
• Theo công tác chuyên môn
• …

CÁC PHƯƠNG PHÁP THẢO
LUẬN NHÓM:
• Các phương pháp thảo luận nhanh
(phillips, p rì rầm, tia chớp…)
• Các phương pháp thảo luận sâu
(động não, chậu cá, bàn tròn, tranh
luận…)

QUẢN LÝTHỜI GIAN:
• Bắt ắ
đầu vào thảo luận nhanh
• Đi lại các nhóm xem xét và quan sát
nhưng không hoặc ít can thiệp
• Theo đúng thời gian nhưng tá tránh hhối
hối
thúc
• Cho thêm ít phút cho nhóm chưa
hoàn thành

BÁO CÁO CHIA SẺ KẾT QỦA
THẢO LUẬN
• Tất cả lần lượt báo cáo
• Một nhóm báo cáo còn lại bổ sung
• Chuyển kết qủa cho các nhóm khác
xem và àbổ
sung
• …

NGƯỜI ĐIỀU HÀNH TỔNG KẾT
THẢO LUẬN NHÓM:
• Làm rõ ý kiến khi chưa rõ ràng
• Đề nghị ị
thành viên trình bày yq
quan
điểm khi nhóm khác, người khác
chưa rõ
• So sánh các điểm chung, khác biệt
• Phân tích tìm ra cách giải quyết
những vấn đề chưa giải quyết của
từng nhóm, bổ sung thông tin thiếu
• Tóm tắt kết qủa chung

LƯU Ý CHO NGƯỜI ĐIỀU HÀNH
CUỘC HỌP:
• Chuẩn ẩ bị tốt ố để bảo ả đảm thành công(mục
tiêu, chương trình, phân công, hậu cần)
• Tôn trọng sự tham gia (hành động, tư
tưởng, thái độ thực ự sự)
• Quản lý những hành vi bất ổn
• Thống nhất ýkiến bằng phối hợp cáckỹ
năng phân tích, giải quyết vấn đề
• Duy trì sự nhiệt tìnhcủa mọi người
• Tránh các lỗi quan trọng

XỬ LÝ CÁC ĐỘNG THÁI TRONG
NHÓM
Tạm thời chia ra hai loại trong cuộc
họp:
• Những người gây khó khăn
• Những người có vai trò tích cực
ự

Khuyến khích sự tham gia trong
cuộc họp

Can thiệp với các thành viên gây
khó khăn

Nhận biết cósự đối kháng

Sáu bước giải quyết đối kháng

Mức độ khuyến khích sự tham gia
trong cuộc họp

NGƯỜI ĐIỀU HÀNH ĐỐI PHÓ VỚI
SỰ HỒI HỘP KHIĐỨNG ĐỨNG, NÓI
TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG

Năm mức nhu cầu của con người
(theo Maslow):
• Nhu cầu ầ sinh học (thực
phẩm, nước, giấc ngủ…)
• Nhu cầu an tòan (ổn định,
hòa bình…)
• Nhu cầu xã hội (quan hệ
gia đình, bạn bè, thành
viên của ủ tổ ổ chức…)
ứ
• Nhu cầu được tôn trọng
(thành đạt, , tự ự tin, được
công nhận…)
• Nhu cầu tự khẳng định
(phát triển cá nhân, tự
ự
hòan thiện…)
Khi đứng trước ớ đám đông
4 nhu cầu sau bị đe dọa làm
ta mất bình tĩnh

Biểu hiện sự hồi hộp của người
điều hành:
• Mân mê các đồ vật, giấy tờ… không
cần thiết
• Đằng hắng liên tục
• Tóat mồ ồ hôi
• Tay chân run
• Giọng nói gấp gáp, không nên lời, nói
mất chính xác…
• v.v…

Tự đối phó với hồi hộp:
• Cho mình thời gian; đi khoan thai tới chỗ cần
đứng
• Cho mình thời gian: sắp xếp giấy tờ, vật dụng
trước khi bắt đầu
• Nắm ắ chặt ặ bàn tay rồi ồ thả ả lỏng ỏ dần, ầ làm lại khi
cần
• Kiểm sóathơi thở, giọng nói
• Chuẩn bị thật chu đáo
• Nghỉ ngơi trước ngày phải điều hành
• Có mặt sớm
• Tin tưởng, tự động viên
• Ăn mặc lịch sự, phù hợp bối cảnh và người tham
gia
• Gây thiện ệ cảm với cử tọa: ọ giới thiêu mình, cố
thuộc ộ tên mọi người, ờ nhờ ờ một ộ số ố người ờ có uy tín
hỗ trợ mình, coi mọi người là bạn, họ giúp đỡ
bạn…

Tăng sự tự tin: chuẩn bị kỹ
• Xác định rõ mục tiêu, người ờ
tham gia, địa
điểm, có thể sử dụng công cụ gì hỗ trợ…
• Xác định rõ các ý chính, nội dung chính
• Cấu tạo hợp lýtrìnhtự tự các nội dung
• Chuẩn bị các bài tập, trò chơi, ghi chú và
trích dẫn…
• Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ
• Thực hành h trước ớ để chủ động thời gian

Xử lý với các câu hỏi của người
tham gia:
• Tìm hiểu kỹ người thamgia(đối tượng)
• Lắng nghe cẩn thận
• Cảm ơn người đặt câu hỏi
• Nếu trả ả lời được thì trả ả lời ngay, ngắn ắ và vào trọng tâm
• Có thể cần phải suy nghĩ thì đưa câu hỏi cho tòan thể mọi
người cùng trả lời
• Có thể xin phép mọi người cho câu hỏi ở phần cuối cuộc ộ
họp
• Với câu hỏi mang tính chọc phá, thù địch thì phải bình tĩnh
và không trả đũa lại người hỏi, giải quyết nhã nhặn họặc để
mọi người cùng giải quyết
• Nếu câu hỏi qúa khả năng, cần hứa là sẽ cùng họ tìm cách,
tìm người giải quyết sau không nên cố trả lời vuvơ
vơ
• Nếu qúa nhiều câu hỏi thì nên thông báo cho mọi người thời
gian cho phép

Những câu nói hoặc cử chỉ gây
cho người nghe bực mình:
• Dùng câu: “nói thực là…”
• Nói giọng ề à, không dứt khóat, e hèm…
• Lẩm bẩm kèmvới mỗi cử chỉ, hànhđộng nào đó
• Quay lưng lại, nói với màn hình họăc bảng…
• Không nhìn vào người tham gia họp
• Vừa lấy dụng cụ, viết, vừa nói
• Nhìn chỉ vào một người
• Đi lại qúa nhiều trước mọi người
• Dùng các vật dụng, động tác thừa
• Huơ chân tay, gãi đầu, khoanh tay, chắp tay,bỏ
tay túi quần, kéo quần, vuốt tóc… quá nhiều
• và…

SAU KHI ĐÃ THỰC HÀNH CÁC
KỸ NĂNG ĐỘC LẬP BÂY GIỜ
• Hãy chọn một cuộc họp có vấn đề
• Soạn thảo chương trình họp cụ thể
• Và điều hành cuộc họp đó
• Rút kinh nghiệm qua đánh giá sau
khi điều hành(nếu cóbăng video
quay lại xem để tự suy ngẫm)