procedimiento
procedimiento
procedimiento
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Plan Agrupado<br />
de Formación Continua<br />
Comunidades de Práctica<br />
PROPUESTA DEL PASO DE UN<br />
PROCEDIMIENTO EN PAPEL A SEDE<br />
ELECTRÓNICA: EL CERTIFICADO DE<br />
EMPADRONAMIENTO<br />
Ajuntament d’Ajuntaments
PROPUESTA DEL PASO DE UN PROCEDIMIENTO<br />
EN PAPEL A SEDE ELECTRÓNICA:<br />
EL CERTIFICADO DE EMPADRONAMIENTO
Todos los derechos reservados.<br />
Editado por el Servicio de Formación.<br />
Ninguna parte de este material puede ser impresa o reproducida por cualquier <strong>procedimiento</strong><br />
sin el permiso de los autores.<br />
Equipo de trabajo:<br />
Víctor Almonacid Lamelas, secretario municipal del Ajuntament de Picanya.<br />
M.ª Remedios Antequera Borredá, Archivo de la Conselleria de Agricultura, Pesca y Alimentación.<br />
Santiago Barberá Donat, jefe de la Sección de Informática Tributaria y Municipal de la Diputación<br />
de Valencia.<br />
Mario Carrión Peinado, Área de Cultura de la Diputación de Valencia.<br />
Joan Carles Faus Mascarell, Arxiu Administratiu de l’Ajuntament de Gandia.<br />
Mónica Fayos Jover, Archivo General y Fotográ�ico de la Diputación de Valencia.<br />
Marcos Marí Lozano, Arxiu Municipal de Silla.<br />
Iván Parreño Ara, Servei d’Informàtica de l’Ajuntament de Gandia.<br />
Juan Pablo Peñarrubia Carrión, jefe de Innovación de la Diputación de Valencia.<br />
Joan Francesc Pi Aparici, Arxiu Municipal de Sueca.<br />
Francisco José Sanchis Moreno, Archivo General y Fotográ�ico de la Diputación de Valencia.<br />
M.ª Cruz Trujillo Panadero, Arxiu Municipal de Carcaixent.<br />
Equipo revisor:<br />
Servicio de formación
índice<br />
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... 5<br />
1. MARCO JURÍDICO ........................................................................................................................................... 7<br />
2. COMUNIDAD DE APRENDIZAJE.............................................................................................................10<br />
3. ELECCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................11<br />
4. ANÁLISIS DE LOS CERTIFICADOS DEL PADRÓN DE HABITANTES.<br />
PROCEDIMIENTO .........................................................................................................................................13<br />
5. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS ...................................................................................................31<br />
6. METADATOS ...................................................................................................................................................41<br />
7. TRANSFERENCIAS A ARCHIVO DEFINITIVO ...................................................................................48<br />
8. VALORACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................................54<br />
9. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DEL PROCEDIMIENTO .................................76<br />
10. BIBLIOGRAFÍA ..............................................................................................................................................81<br />
comunidades de práctica<br />
3
comunidades de práctica<br />
4<br />
ÍNDICE DE FIGURAS<br />
Figura 1a: Fase de iniciación del proceso en papel del certi�icado<br />
de empadronamiento ..............................................................................................................<br />
Figura 1b: Fase de instrucción del proceso en papel del certi�icado<br />
de empadronamiento ..............................................................................................................<br />
Figura 2: Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento .............<br />
Figura 3: Ejemplos de casos reales de o�icina virtual de varios ayuntamientos ...............<br />
Figura 4: Esquema de componentes del proyecto de Administración Electrónica<br />
para Entidades Locales de la Comunidad Valenciana en 2010 .............................<br />
Figura 5: Transferencias de documentos desde el archivo de gestión<br />
al archivo central .......................................................................................................................<br />
Figura 6: Etapas archivísticas ..................................................................................................................<br />
Figura 7: Proceso de valoración documental....................................................................................<br />
Figura 8: Proceso de eliminación de documentos ..........................................................................
INTRODUCCIÓN<br />
El trabajo que se presenta es el fruto de una actividad formativa desarrollada en la modalidad<br />
de Comunidad de Práctica dentro del Plan Agrupado de Formación Continua 2010.<br />
El equipo de redacción lo integra un grupo interdisciplinar con intereses comunes en la<br />
temática que se aborda, aunque la idea parte de un grupo de archiveros municipales que<br />
transmiten al Servicio de Formación su inquietud por la temática. Como último eslabón en la<br />
cadena de cualquier <strong>procedimiento</strong> (el archivo de los documentos), los archiveros afrontan<br />
la transición del soporte papel al soporte electrónico con las implicaciones que este cambio<br />
puede tener para la concepción del archivo en los ayuntamientos y entidades locales.<br />
Surge así la idea de constituir una Comunidad de Práctica para trabajar con un objetivo: una<br />
propuesta de aplicación de los principios de la gestión documental a la conversión de un<br />
<strong>procedimiento</strong> desde el soporte papel al electrónico. Se toman para ello, como caso práctico,<br />
los certi�icados del padrón de habitantes.<br />
La Comunidad de Práctica es una nueva modalidad formativa que consiste en que un grupo<br />
de personas, unidas por un interés profesional común, aprenden juntas durante un tiempo<br />
y producen para el resto de profesionales un protocolo que puede convertirse en referente<br />
en determinados aspectos de la práctica profesional.<br />
Es una modalidad formativa entre iguales, donde los alumnos establecen sus propios objetivos<br />
de aprendizaje, aportan su experiencia y su conocimiento, y donde �inalmente el<br />
contenido se construye entre todos. El fruto de este trabajo se hace público y se ofrece a la<br />
comunidad profesional para seguir mejorando el aprendizaje del colectivo.<br />
Ésta en concreto ha funcionado en la plataforma de gestión del conocimiento del Servicio<br />
de Formación, la Comunidad de Aprendizaje, utilizando diversas herramientas de trabajo<br />
colaborativo y de comunicación, como wikis, foros o chats; para ello, los participantes y el<br />
dinamizador han recibido una formación previa en competencias digitales.<br />
Por otra parte, los alumnos son profesionales de diferentes ámbitos: informático, jurídico o<br />
archivístico, por lo que esta modalidad se convierte en un enriquecedor proceso de aprendizaje.<br />
Es una experiencia interesante, muy próxima a la práctica profesional y que mejora de forma<br />
notable la aplicabilidad de los conocimientos adquiridos; por ello, convencidos de su<br />
utilidad, se ha impulsado la publicación de los resultados.<br />
Con�iamos en que este trabajo sea útil para otros profesionales del ámbito local y contribuya<br />
a la mejora del trabajo que desarrollan.<br />
Servicio de Formación<br />
comunidades de práctica<br />
5
1. MARCO JURÍDICO<br />
Las administraciones públicas son un elemento clave en una sociedad de la información real<br />
que afecta a la totalidad de la población. El conjunto de administraciones maneja masas ingentes<br />
de información y documentación. El crecimiento lineal de estos volúmenes, así como<br />
el deseo de una explotación y gestión más e�icaz y e�iciente, en de�initiva, las exigencias<br />
sociales y ahora también legales, han llevado a que los responsables políticos y administrativos<br />
apuesten de forma decidida por el salto desde la tramitación en papel a la tramitación<br />
electrónica.<br />
Esta apuesta nace con el impulso político que se traduce en una serie de normas que tienen<br />
por objeto la mayor accesibilidad y, por tanto, proximidad a los ciudadanos por parte de los<br />
servicios públicos, ganar en comodidad para los usuarios, disminuir costes, asegurar una<br />
mejor explotación de la información al reducir redundancias, etc. El punto de partida fue,<br />
sin duda alguna, la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del<br />
Procedimiento Administrativo Común:<br />
Las nuevas corrientes de la ciencia de la organización aportan un enfoque adicional en<br />
cuanto mecanismo para garantizar la calidad y transparencia de la actuación administrativa,<br />
que con�iguran diferencias sustanciales entre los escenarios de 1958 y 1992. La Ley de<br />
Procedimiento Administrativo de 1958 pretendió modernizar las arcaicas maneras de la<br />
Administración española, propugnando una racionalización de los trabajos burocráticos<br />
y el empleo de máquinas adecuadas, con vista a implantar una progresiva mecanización y<br />
automatismo en las o�icinas públicas, siempre que el volumen de trabajo haga económico<br />
el empleo de estos <strong>procedimiento</strong>s. Este planteamiento tan limitado ha di�icultado el que<br />
la informatización, soporte y tejido nervioso de las relaciones sociales y económicas de<br />
nuestra época, haya tenido hasta ahora incidencia sustantiva en el <strong>procedimiento</strong> administrativo,<br />
por falta de reconocimiento formal de la validez de documentos y comunicaciones<br />
emitidos por dicha vía. El extraordinario avance experimentado en nuestras administraciones<br />
públicas en la tecni�icación de sus medios operativos, a través de su cada<br />
vez mayor parque informático y telemático, se ha limitado al funcionamiento interno, sin<br />
correspondencia relevante con la producción jurídica de su actividad relacionada con los<br />
ciudadanos. Las técnicas burocráticas formalistas, supuestamente garantistas, han caducado,<br />
por más que a algunos les parezcan inamovibles, y la Ley se abre decididamente a la<br />
tecni�icación y modernización de la actuación administrativa en su vertiente de producción<br />
jurídica y a la adaptación permanente al ritmo de las innovaciones tecnológicas. 1<br />
Signi�icativo es que el art. 45 de esta ley, parágrafos 1 y 5, se encuentre aún hoy vigente con<br />
su redacción de 1992:<br />
1. Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios<br />
electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio<br />
de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen<br />
la Constitución y las Leyes.<br />
5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos<br />
o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como<br />
copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y e�icacia<br />
de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y<br />
1 Exposición de motivos de la LRJPAC.<br />
comunidades de práctica<br />
7
comunidades de práctica<br />
8<br />
conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las<br />
garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes.<br />
Por lo demás, las cuestiones concretas en relación con el <strong>procedimiento</strong> electrónico se encuentran<br />
ya reguladas en la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los<br />
Servicios Públicos, 2 que más que sustituir a la Ley 30/92, la “complementa” en este sentido.<br />
Con todo, la Ley 30/92 se convirtió en una importante declaración de principios, si bien su<br />
ejecución exigía un desarrollo que costó en arrancar, puesto que nuestras administraciones,<br />
por diferentes motivos, estaban lejos de poder acometer esta ingente tarea.<br />
El siguiente paso importante se corresponde con el Real Decreto 263/1996, que regulaba la<br />
utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General<br />
del Estado. El rumbo estaba ya marcado pero se había hecho evidente que la prioridad<br />
era regular el elemento validador por excelencia del documento electrónico: la �irma electrónica.<br />
3 Por otro lado, como la transacción documental requiere varios agentes, una cuestión<br />
básica era la extensión de la práctica electrónica a todos los niveles sociales, lo cual se<br />
consigue con la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio<br />
Electrónico. A partir de entonces la legislación ha ido matizando y desarrollando cuestiones<br />
que en términos generales se habían planteado en las normas anteriores. En este contexto<br />
se aprueban el Real Decreto 209/2003, con el que se regulan los registros y noti�icaciones<br />
telemáticas, y la Ley 59/2003, sobre �irma electrónica, que deroga el Real Decreto de 1999<br />
en busca de una mayor con�ianza en el sistema de transacciones electrónicas que requieran<br />
la validación e identi�icación del emisor y del receptor.<br />
Del mismo año es la Ley 57/2003, de 16 de diciembre, de Medidas para la Modernización<br />
del Gobierno Local, que suele pasar desapercibida en esta materia pero que sin embargo es<br />
capital, pues “adelanta” para la Administración local la obligación que años después establece<br />
más claramente la Ley 11/2007, de la cual se puede considerar su antecedente:<br />
... las Entidades Locales, y especialmente los municipios, deberán impulsar la utilización<br />
interactiva de las tecnologías de la información y la comunicación para facilitar la participación<br />
y la comunicación con los vecinos, para la presentación de documentos y para la<br />
realización de trámites administrativos, de encuestas y, en su caso, de consultas ciudadanas.<br />
Las Diputaciones provinciales, Cabildos y Consejos insulares colaborarán con los municipios<br />
que, por su insu�iciente capacidad económica y de gestión, no puedan desarrollar<br />
en grado su�iciente el deber establecido en este apartado. 4<br />
No obstante, el año 2007 es sin duda alguna el punto de in�lexión normativo en el desarrollo<br />
de la e-Administración por el conjunto de normas que se aprobaron:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.<br />
Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público.<br />
Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y el desarrollo<br />
de la Ley de Protección de Datos (Real Decreto 1720/2007).<br />
Todas estas normas se engloban dentro de una tendencia general, no ya sólo en España sino<br />
en Europa, del reconocimiento legal de la realidad social que supone el uso de las nuevas<br />
tecnologías.<br />
2 En adelante, LAECSP.<br />
3 Real Decreto Ley 14/1999.<br />
4 Art. 70.bis.3.º de la LBRL (en su redacción dada por la Ley 57/2003).
A nivel europeo debe citarse la Decisión 2004/387/CE del Parlamento Europeo y del Consejo<br />
de 21 de abril de 2004, relativa a la prestación interoperable de servicios paneuropeos<br />
de administración electrónica al sector público, las empresas y los ciudadanos (IDABC), así<br />
como la Comunicación de la Comisión, de 1 de junio de 2005, al Consejo, Parlamento Europeo,<br />
Comité Económico y Social Europeo y Comité de las Regiones, titulada «i2010 - Una<br />
sociedad de la información europea para el crecimiento y el empleo», y más recientemente<br />
el Libro Verde de la Comisión Europea sobre la generalización del recurso a la contratación<br />
pública electrónica en la UE, de 18 de octubre de 2010.<br />
Por su parte, la Ley 11/2007, denominada �inalmente “de Acceso Electrónico de los Ciudadanos<br />
a los Servicios Públicos”, presentaba el problema inicial de su nomenclátor. A pesar de<br />
extenderse, a priori, a los servicios públicos –concepto mucho más amplio que el de Administración<br />
pública–, el art. 2 de la norma parece limitar los postulados de la Administración<br />
electrónica precisamente a la Administración. Sin embargo, vemos complicado interpretar<br />
que las administraciones públicas son las únicas vinculadas por la ley, ya que los servicios<br />
públicos se pueden prestar de muchas formas y no se puede confundir al ciudadano (poseedor<br />
del derecho a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos)<br />
con detalles formales, como la diferencia entre Administración, ente público, sociedad privada<br />
de capital público, poder adjudicador, concesionario del servicio, etc. Y hay más argumentos:<br />
insistimos en que la propia ley, al margen de lo que diga su ámbito de aplicación, se<br />
denomina “de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos”, mientras que<br />
el Derecho europeo tampoco es amigo de estos formalismos, y de todos es sabido que aboga<br />
por un criterio funcional en la aplicación del derecho público.<br />
Por esta nueva interpretación que supera la rigidez del ámbito subjetivo de la Ley 11/2007<br />
ya se han decantado la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, que incluye la inequívoca<br />
expresión “sector público”, que hace pensar en un amplio ámbito de aplicación para la<br />
“e-contratación”, y la Ley de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.<br />
En efecto, a nivel autonómico, se aprueba la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de<br />
Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana, de la cual referimos su art. 2 (ámbito<br />
de aplicación), mucho más similar al art. 3 de la Ley 30/2007 que al 2 de la Ley 11/2007,<br />
y cuyos dos primeros apartados disponen:<br />
1. La presente Ley será aplicable a:<br />
a. La administración de la Generalitat.<br />
b. Las instituciones de la Generalitat reguladas en el capítulo VI del título III del Estatut<br />
d’Autonomia de la Comunitat Valenciana.<br />
c. Las entidades que integran la administración local de la Comunitat Valenciana, así<br />
como las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de éstas, entendiéndose<br />
incluidos los consorcios, con o sin participación de la administración de la Generalitat.<br />
d. Las corporaciones de derecho público representativas de intereses económicos y<br />
profesionales de la Comunitat Valenciana.<br />
La Ley se aplica igualmente a las actividades y relaciones jurídicas que realicen o mantengan<br />
entre sí o con la ciudadanía todas las entidades a que se re�ieren las letras a a d<br />
del apartado anterior de este artículo, siempre que dichas actividades o relaciones no se<br />
hallen sometidas al derecho privado.<br />
comunidades de práctica<br />
9
comunidades de práctica<br />
10<br />
Descendiendo en la estructura territorial del Estado no podemos olvidarnos de la potestad<br />
normativa de las propias entidades locales, y de hecho, como estamos viendo, ya se han<br />
aprobado numerosos reglamentos y ordenanzas de la Administración electrónica, que no<br />
hacen sino adaptar para el ámbito concreto de la estructura, organización y necesidades<br />
de una Administración local lo ya dispuesto por las normas de rango legal dictadas por el<br />
Estado y las CC. AA.<br />
Por último, la ley 11/2007 planteaba la necesidad de desarrollar un Esquema Nacional de<br />
Seguridad para crear las condiciones necesarias de con�ianza en el uso de los medios electrónicos,<br />
que permita el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través de estos<br />
medios, de lo cual se ha ocupado el Real Decreto 3/2010. Por su parte, el Esquema Nacional<br />
de Interoperabilidad persigue la creación de las condiciones necesarias para garantizar<br />
el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y<br />
aplicaciones empleados por las administraciones públicas, lo que redunda en bene�icio de<br />
la e�icacia y la e�iciencia, habiéndose aprobado al respecto el Real Decreto 4/2010. Estos<br />
recientes reales decretos anuncian nuevas normas técnicas que regularán ya aspectos más<br />
concretos con los que se cerrará el círculo para hacer realidad aquella bonita declaración de<br />
principios que planteó la Ley 30/1992.<br />
2. COMUNIDAD DE APRENDIZAJE<br />
El objetivo de trabajo de esta comunidad de aprendizaje que nos ocupa era realizar una<br />
propuesta de protocolo práctico o guía sobre cómo abordar la aplicación de los principios<br />
propios de la gestión documental aprovechando el período de cambio que se abre con la<br />
e-Administración. Propuesta que para hacerla más asimilable debía ir acompañada de su<br />
plasmación en un proceso de transformación del <strong>procedimiento</strong> administrativo en papel<br />
a uno digital y, en la medida de lo posible, ofrecer un trabajo de evaluación de los requerimientos<br />
necesarios de valoración documental.<br />
Para lograr este objetivo, era necesaria la coordinación de unidades de trabajo interdisciplinares,<br />
con la participación de los pilares básicos que intervienen en la gestión administrativa:<br />
la parte jurídica, la de gestión de documentos y la de soporte técnico, es decir, secretarios<br />
y técnicos de la administración, gestores de documentos o archiveros e informáticos.<br />
Evidentemente, para poder gestionar los documentos electrónicos necesitamos una tecnología<br />
capaz de asegurar los niveles de garantía que hoy ofrece el documento en papel y que<br />
exista una interoperabilidad que permita que la información sea utilizada por cualquier<br />
administración pública. Pero también necesitamos un estudio del <strong>procedimiento</strong>/proceso<br />
para su normalización, evaluación y adaptación a la nueva “era de la información”, aportando<br />
nuevos circuitos simpli�icados de tramitación administrativa.<br />
Este estudio de los <strong>procedimiento</strong>s debe ser aprovechado para garantizar, además, su conservación<br />
mientras así lo requiera su vigencia o su valor informativo o histórico. Esta valoración<br />
de los documentos nos llevará en unos casos al mejor aprovechamiento de los recursos<br />
procediendo, según la normativa, a la destrucción de todos aquellos documentos que carezcan<br />
de valor para la Administración y para la sociedad, y en otros casos, deberemos plantear<br />
el archivo de�initivo de un documento electrónico, haciendo posible su conservación a medio<br />
y largo plazo, lo que obliga a la plani�icación de una política de descripción y de garantía<br />
de accesibilidad.
Siendo consecuentes con este planteamiento y en una fase inicial, creamos en la comunidad<br />
distintos grupos de trabajo según el grado de especialización, pudiendo una misma persona,<br />
como de hecho fue lo usual, formar parte de más de un grupo de manera formal o colaborar<br />
puntualmente en aspectos concretos en otros grupos. El resultado fue el siguiente:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Grupo de análisis de <strong>procedimiento</strong>/proceso.<br />
Grupo de requerimientos tecnológicos.<br />
Grupo de metadatos archivísticos.<br />
Grupo de transferencias a archivo de�initivo.<br />
Grupo de valoración documental.<br />
Grupo de evaluación de <strong>procedimiento</strong>/proceso.<br />
El análisis de la elección del proceso, cuestión en la que participó todo el conjunto de los<br />
miembros de la comunidad, se trata exhaustivamente en el siguiente capítulo y pretendemos<br />
que también sea útil para conocer los pasos que seguir en la trasformación de un proceso<br />
en papel a uno electrónico, recordando siempre que se ofrece un punto de vista práctico<br />
y asumible por distintas entidades locales y sin pretender o�icializar el protocolo de actuación,<br />
pues para ello ya existen distintas normativas y otros canales.<br />
También es necesario recordar que esta comunidad no se forma con el espíritu de crear un<br />
método de trabajo de carácter universal ni se constituye como equipo de expertos con un<br />
encargo de la propia Diputación de Valencia, simplemente recoge la experiencia de trabajo<br />
que supuso reunir bajo el mismo epígrafe a tres sectores de distintos profesionales que intervienen<br />
en la gestión administrativa, y el resultado ha sido éste. Si es útil o no, lo dirán los<br />
lectores.<br />
Este trabajo no parte de la nada, puesto que experiencias y propuestas ya se han planteado<br />
en otros ámbitos y comunidades. Es más, conocíamos la realidad de la plataforma para la<br />
tramitación electrónica surgida de la colaboración entre la Generalitat Valenciana y las diputaciones<br />
de Valencia, Castellón y Alicante. Todas ellas de alguna manera constituyen el poso<br />
sobre el que hemos pretendido hacer nuestra aportación, que más que innovadora en aspectos<br />
concretos busca un planteamiento más global a la hora de abordar el proceso de transformación<br />
al que nos somete la e-Administración, pues creemos que esta visión más “documental”<br />
y menos tecnológica redundará en bene�icio del producto �inal y de sus costes.<br />
3. ELECCIÓN DEL PROCEDIMIENTO/PROCESO<br />
El paso previo era poder objetivar los criterios y elementos para seleccionar o priorizar el<br />
proceso o procesos objeto de la iniciativa. Con esta �inalidad, hicimos una reelaboración de<br />
la propuesta metodológica de base que maneja la Generalitat de Catalunya, 5 para acto seguido<br />
consensuar los criterios de selección, así como el peso proporcional asignado a cada criterio.<br />
Los criterios siguientes son los que hemos considerado para escoger el <strong>procedimiento</strong><br />
objeto de esta iniciativa:<br />
5 Guia metodològica de projectes per a l’anàlisi i millora de processos. Versión 1.0. Generalitat de Catalunya, Departamento<br />
de Gobernación y Administraciones Públicas, junio de 2010, p. 54.<br />
comunidades de práctica<br />
11
comunidades de práctica<br />
12<br />
• Impacto en la ciudadanía.<br />
Aquí consideramos tanto el volumen de ciudadanos a<br />
los que afecta el <strong>procedimiento</strong>, es decir, los productos de mayor demanda, como<br />
aquellos que por su componente estratégico afectan a colectivos o grupos de personas<br />
de especial interés en las políticas de la organización.<br />
• El carácter reiterativo de los <strong>procedimiento</strong>s, o número de expedientes anuales,<br />
ya que actuar sobre estos tiene una mayor incidencia directa en la marcha de la<br />
entidad.<br />
• Valor estratégico,<br />
según su a�inidad con los objetivos estratégicos de cada entidad.<br />
Si se mejora una tramitación lenta o complicada, que en algunos casos llega a<br />
ser incluso problemática, conseguiremos que la visibilidad de los resultados pueda<br />
resultar espectacular, lo que traerá aparejado además que la solución proyecte una<br />
excelente imagen de la organización. 6<br />
• Grado de transversalidad del <strong>procedimiento</strong> en las diferentes unidades administrativas<br />
municipales.<br />
• Mejora tecnológica,<br />
atendiendo a la posibilidad de introducir elementos de innovación<br />
tecnológica o el grado de legacy tecnológico que soporta (programas propietarios,<br />
bases de datos obsoletas, etc.).<br />
• Valor económico:<br />
volumen de recursos económicos gestionados con el <strong>procedimiento</strong>.<br />
La ponderación del peso relativo asignado en nuestra selección, re�lejada en el cuadro siguiente,<br />
podrá variar dependiendo de otras interpretaciones o por las características de<br />
cada organización. Por ejemplo, en época de crisis, la e�iciencia administrativa y el valor<br />
económico de los procesos aumentan su importancia.<br />
En nuestro foro de trabajo se manejaron distintas opciones, como se puede ver en el cuadro<br />
de priorización. Detrás de cada proceso teníamos en mente series documentales concretas.<br />
Así, en obtención de licencia pensábamos en la de ocupación de la vía pública para carga y<br />
descarga; en la obtención de certi�icado, en el de empadronamiento, etc. El escogido según<br />
nuestra tabla fue la obtención de certi�icado.<br />
Obtención<br />
de<br />
certi�icado<br />
Solicitud de<br />
subvención<br />
Obtención<br />
de licencia<br />
Impacto<br />
ciudadanía<br />
Reiteración<br />
Criterios para la priorización<br />
Valor<br />
estratégico<br />
Transversalidad<br />
Mejora<br />
tecnológica<br />
Valor<br />
30% 10% 15% 10% 15% 20%<br />
económico<br />
Valoración<br />
�inal<br />
25 10 5 5 5 15 65 1<br />
20 5 5 5 5 15 55 2<br />
15 10 5 5 5 15 55 2<br />
6 J. R. Cruz Mundet. La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid, 2006, p. 152.<br />
Orden de prioridad
4. ANÁLISIS DE LOS CERTIFICADOS DEL PADRÓN DE HABITANTES.<br />
PROCEDIMIENTO<br />
4.1. Concepto de certi�icado y distinción del informe y �iguras a�ines<br />
Antes de comenzar con el análisis del proceso en sí, debemos partir de un concepto claro de<br />
certi�icación de empadronamiento. Nuestro enfoque va a estar orientado a la satisfacción de<br />
la solicitud del ciudadano, conforme al principio antiformalista que impregna la legislación<br />
administrativa. Por tanto, el resultado �inal que pretendemos obtener es dotar al ciudadano<br />
de un documento que le sirva para acreditar sus datos padronales. Por ello, debemos empezar<br />
distinguiendo entre dos necesidades diferentes que generan dos documentos distintos:<br />
a) Si el ciudadano necesita un certi�icado de empadronamiento, este debe ir �irmado<br />
por el secretario y el alcalde. Este certi�icado, que es un documento público, 7<br />
suele ser exigido en los trámites ante una entidad pública. La principal razón para<br />
exigir un certi�icado es que en cualquier juicio tienen mucho más valor que un<br />
mero informe: los datos que contienen y que el secretario ha percibido directamente<br />
se consideran ciertos, 8 salvo que la otra parte pruebe lo contrario.<br />
Es lo que en lenguaje jurídico contienen los art. 318 y 319 de la Ley de Enjuiciamiento<br />
Civil cuando �ijan el modo de producción de la prueba por documentos<br />
públicos y que podemos ver fusionados a continuación para entenderlos mejor:<br />
Los documentos públicos harán prueba plena del hecho, acto o estado de cosas<br />
que documenten, de la fecha en que se produce esa documentación y de la<br />
identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en<br />
ella, si se aportaren al proceso en original o por copia o certi�icación fehaciente,<br />
ya sean presentados éstos en soporte papel o mediante documento electrónico,<br />
o si, habiendo sido aportado por copia simple, en soporte papel o imagen digitalizada,<br />
conforme a lo previsto en el artículo 267 no se hubiere impugnado su<br />
autenticidad.<br />
b) Si el interesado sólo necesita un documento del Ayuntamiento en el que se<br />
re�lejen sus datos de empadronamiento. En este caso bastará con la expedición<br />
de un volante de empadronamiento, que tendrá la validez de un documento o�icial,<br />
pero no tiene naturaleza de público. Éstos acreditan los datos del padrón, o jurídicamente<br />
hablando hacen prueba, mientras alguien a quien perjudiquen no los<br />
impugne, es decir, mientras alguien no niegue que los datos del informe di�ieren<br />
de los que aparecen en el padrón. Si alguien niega esos datos, al solicitante del in-<br />
7 El art. 317 de la Ley Enjuiciamiento Civil dispone en sus parágrafos 5 y 6 que, a efectos de prueba en el proceso,<br />
se consideran documentos públicos:<br />
5. Los expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se re�iere al ejercicio<br />
de sus funciones.<br />
6. Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las administraciones públicas o de<br />
otras entidades de Derecho público, sean expedidos por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones<br />
y actuaciones de aquellos órganos, administraciones o entidades.<br />
8 Actúa como fedatario público por aplicación de la Disposición Adicional Segunda del Estatuto Básico del Empleado<br />
Público y del art. 162 de la Ley 8/2010, de 23 de junio, de la Generalitat, de Régimen Local de la Comunitat<br />
Valenciana, y es el que responde de haber visto la base de datos del padrón.<br />
comunidades de práctica<br />
13
comunidades de práctica<br />
14<br />
forme de padrón incumbe probar que esos datos son correctos. El modo de acreditarlo<br />
sería solicitar un certi�icado de empadronamiento y aportarlo. ¿Y qué sentido<br />
tiene impugnar los datos del informe por un tercero? Pues la mayoría de las veces<br />
alargar el <strong>procedimiento</strong> por quien no tiene interés de que avance, al ser la parte<br />
perjudicada por éste. Por lo tanto, en función del uso, unas veces conviene solicitar<br />
un certi�icado de empadronamiento, mientras que en otros casos es su�iciente con<br />
un informe o volante de empadronamiento.<br />
Siempre que un vecino necesite acreditar su empadronamiento ante tribunales de Justicia,<br />
organismos extranjeros, etc., es necesario que se aporte la correspondiente certi�icación con<br />
las �irmas manuscritas del secretario y del alcalde, o de sus delegados o sustitutos. Recordemos<br />
que mediante certi�icación se acreditarán también otros hechos relativos al empadronamiento<br />
y de los que el ayuntamiento tiene constancia o�icial: fecha inicial y �inal del<br />
empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del<br />
alta o de la baja en el padrón, etc.<br />
Por el contrario, el volante de empadronamiento no acredita este hecho, sirviendo únicamente<br />
para informar de este y de sus circunstancias. Pese a ello este volante es su�iciente<br />
para múltiples �ines, ya sea para información del propio vecino, para su aportación en procesos<br />
o ante organismos que no requieran una prueba rigurosa, etc. En concreto, cuando se<br />
supeditan determinados bene�icios a la condición de vecino de un municipio, es el caso de<br />
ayudas escolares y de servicios sociales relacionados con el aparcamiento de vehículos, de<br />
tarifas de transportes, etc., debería ser su�iciente la aportación de un volante de empadronamiento.<br />
Y siempre debería serlo cuando algún organismo realiza una convocatoria en la<br />
que es previsible que presente su solicitud un gran número de peticionarios y la concesión<br />
necesariamente vaya a realizarse sólo a unos pocos: en estos casos, a los solicitantes sólo<br />
debe exigírseles el volante que, en su caso, podría ser posteriormente con�irmado con la<br />
certi�icación por los adjudicatarios.<br />
En conclusión, en la mayoría de las veces la solicitud de un certi�icado de empadronamiento<br />
debería ser la de un informe o volante, mucho más inmediato, pero que produce efectos su�icientes<br />
en la mayoría de los casos. Es más inmediato porque el volante de empadronamiento<br />
no requiere la �irma de ningún funcionario o autoridad municipal, debiendo llevar siempre<br />
el sello o�icial del ayuntamiento que lo expide, o bien estar extendido en papel dotado de<br />
marca al agua o similar. Esta circunstancia permite que el volante pueda ser expedido por<br />
medios mecánicos o informáticos mediante terminales de expedición sin necesidad del concurso<br />
de un funcionario. 9<br />
4.2. Régimen jurídico<br />
La normativa reguladora del certi�icado de empadronamiento es la que se re�iere a continuación:<br />
9 Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución de<br />
4 de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación Territorial,<br />
por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización del padrón municipal.
NORMA<br />
Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del<br />
Régimen Local. Arts. 15 y ss.<br />
Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, Reglamento de<br />
Población y Demarcación de las Entidades Locales. Arts.<br />
53 y ss. y 61.<br />
Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que<br />
se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento<br />
y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. Arts.<br />
204 y 205.<br />
Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría, por<br />
la que se dispone publicación de Resolución, de 4 de julio,<br />
de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, que<br />
dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre<br />
actualización de padrón.<br />
Resolución de 26 de mayo de 2005, de la Subsecretaría,<br />
por la que se dispone la publicación de la Resolución de<br />
28 de abril de 2005, del Instituto Nacional de Estadística<br />
y de la Dirección General de Cooperación Local, que<br />
dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre el<br />
<strong>procedimiento</strong> para acordar la caducidad de las inscripciones<br />
padronales de los extranjeros no comunitarios sin<br />
autorización de residencia permanente que no sean renovados<br />
cada dos años.<br />
Resolución de 17 de noviembre de 2005, de la Subsecretaría,<br />
por la que se dispone la publicación de la Resolución<br />
del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección<br />
General para la Administración Local, por la que se<br />
dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre<br />
la revisión anual del padrón municipal y sobre el <strong>procedimiento</strong><br />
de obtención de la propuesta de cifras o�iciales<br />
de población.<br />
Resolución de 26 de mayo de 2005, de la Subsecretaría,<br />
por la que se dispone la publicación de la Resolución de<br />
28 de abril de 2005, del Instituto Nacional de Estadística<br />
y de la Dirección General de Cooperación Local, por la<br />
que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos<br />
sobre el <strong>procedimiento</strong> para acordar la caducidad de las<br />
inscripciones padronales de los extranjeros no comunitarios<br />
sin autorización de residencia permanente que no<br />
sean renovados cada dos años.<br />
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección<br />
de Datos de Carácter Personal.<br />
Ley 8/2010, de 23 de junio, de la Generalitat, de Régimen<br />
Local de la Comunitat Valenciana. Art. 162.<br />
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico<br />
Español.<br />
DIARIO<br />
OFICIAL<br />
N.º FECHA<br />
BOE 80 3/4/1985<br />
BOE 194 14/8/1986<br />
BOE 305 22/12/86<br />
BOE 177 25/7/1997<br />
BOE 128 30/5/2005<br />
BOE 280 23/11/2005<br />
BOE 128280 30/05/2005<br />
BOE 298 14/12/1999<br />
DOCV 6296 24/06/2010<br />
BOE 155 29/06/85<br />
comunidades de práctica<br />
15
comunidades de práctica<br />
16<br />
NORMA<br />
Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que<br />
se regula la conservación del patrimonio documental con<br />
valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos<br />
de la Administración General del Estado y sus<br />
organismos públicos y la conservación de documentos<br />
administrativos en soporte distinto al original.<br />
Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat Valenciana,<br />
del Patrimonio Cultural Valenciano.<br />
Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat Valenciana,<br />
de Archivos.<br />
Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la<br />
Generalitat Valenciana, por el que se regula la Junta Cali�icadora<br />
de Documentos Administrativos y el <strong>procedimiento</strong><br />
de valoración, conservación y eliminación del patrimonio<br />
documental de los archivos públicos.<br />
DIARIO<br />
OFICIAL<br />
N.º FECHA<br />
BOE 274 15/11/2002<br />
DOCV 3267 18/06/1998<br />
DOCV 5029 16/06/2005<br />
DOCV 5150 07/12/2005<br />
A todo ello debemos sumar la normativa sobre administración electrónica que se re�iere a<br />
continuación:<br />
NORMA<br />
Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los<br />
Ciudadanos a los Servicios Públicos.<br />
Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat Valenciana,<br />
de la administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.<br />
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que<br />
se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio,<br />
de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios<br />
públicos.<br />
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula<br />
el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito<br />
de la administración electrónica.<br />
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula<br />
el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración<br />
Electrónica.<br />
DIARIO<br />
OFICIAL<br />
N.º FECHA<br />
BOE 150 23/6/2007<br />
DOCV 6262 07/05/2010<br />
BOE 278 18/11/2009<br />
BOE 25 29/01/2010<br />
BOE 25 29/01/2010<br />
Dicha normativa exige una labor previa de repensado del <strong>procedimiento</strong> y que cada ayuntamiento<br />
apruebe una ordenanza reguladora del registro electrónico que va a utilizar para<br />
darle cauce. 10 Podemos encontrar un modelo de ordenanza muy útil para los ayuntamientos<br />
en la Resolución de 30 de julio de 2010, del director general de Cohesión Territorial, por la<br />
10 Arts. 34 y 24 LAECSP.
que se ordena publicar un texto de ordenanza municipal reguladora del uso de la administración<br />
electrónica. 11<br />
Debemos dar por sentado que, por mucho que intentáramos hacer una enumeración exhaustiva,<br />
hoy en día es una tarea prácticamente inabarcable debido a la gran proliferación<br />
de diferentes disposiciones que regulan cada materia. Podríamos completarlo con las disposiciones<br />
que desarrollan la Ley de Protección de Datos, la normativa reguladora de las noti�icaciones,<br />
de la �irma electrónica y de prestación de servicios de certi�icación, la relativa a la<br />
impugnación ante los tribunales de los defectos en los certi�icados y un largo etcétera. Ello<br />
demuestra que una labor en principio sencilla, la de de�inir un proceso para el certi�icado de<br />
empadronamiento, requiere un gran esfuerzo de consulta normativa si se desea realizarla<br />
con absoluta profundidad.<br />
Por ello, la referencia normativa se incluye a efectos de consulta pormenorizada por parte<br />
de especialistas que deseen profundizar en la materia, y como re�lejo de que un <strong>procedimiento</strong><br />
en principio sencillo, como es el de expedir un certi�icado de empadronamiento, está<br />
envuelto por una gran normativa especí�ica y no especí�ica a la que se tiene que enfrentar<br />
quien desea informatizarlo. Sin embargo, vamos a optar por hacer referencia a los preceptos<br />
concretos de interés a medida que analizamos el <strong>procedimiento</strong>, evitando al lector la consulta<br />
pormenorizada de toda la documentación anteriormente referenciada.<br />
Por último, debemos subrayar que consideramos el <strong>procedimiento</strong> de expedición de certi�icado<br />
de empadronamiento sin exigencia de tasa alguna por dicho concepto. En caso de<br />
exigencia, deberíamos referenciar también la normativa tributaria relativa a ésta, así como<br />
la correspondiente ordenanza �iscal municipal.<br />
4.3. De�inición del <strong>procedimiento</strong><br />
En cuanto al método de trabajo, vamos a tratar de aprovechar al máximo el material accesible<br />
en diferentes fuentes, sin necesidad de una reelaboración de lo que otras administraciones<br />
y profesionales ya han hecho.<br />
Por tanto, tomamos como punto de partida el esquema que aparece en el documento ministerial<br />
llamado “Software de fuentes abiertas en la administración electrónica”. 12<br />
La descripción del proceso pormenorizado podemos encontrarla en la �igura 1 del presente<br />
capítulo. Conforme a éste, los trámites exigidos por una aplicación rigurosa de la normativa<br />
son los siguientes:<br />
1. Solicitud del interesado.<br />
2. Registro de entrada de la solicitud.<br />
3. Comprobación de los requisitos de la solicitud.<br />
3a) Si existen de�iciencias, subsanación de éstas, es decir, noti�icación de requerimiento,<br />
registro de salida, solicitud de subsanación, registro de entrada,<br />
archivo del acuse de recibo de la noti�icación en el expediente.<br />
11 DOCV n.º 6364, de 28 de septiembre de 2010.<br />
12 .<br />
comunidades de práctica<br />
17
comunidades de práctica<br />
18<br />
3b) Si no se subsanan las de�iciencias se genera una resolución de desistimiento,<br />
o si no procede expedir el certi�icado, una resolución denegatoria. En ambos<br />
casos habrá noti�icación, registro de salida y archivo del acuse de recibo de<br />
la noti�icación en el expediente.<br />
4. Consulta a la base de datos del padrón.<br />
4a) Si es su�iciente un volante de empadronamiento, impresión de éste y entrega<br />
al ciudadano, bien presencialmente bien por correo al domicilio que �igura<br />
en el padrón. 13<br />
4b) Si no es su�iciente un volante de empadronamiento, preparación del certi�icado.<br />
5. Firma por el secretario y alcalde o personas en quienes deleguen, o �irma<br />
automatizada.<br />
6. Entrega al ciudadano: registro de salida, y archivo del acuse de recibo.<br />
7. Archivo de�initivo: remisión al archivo central de la institución. 14<br />
4.4. Diferentes opciones<br />
Hemos visto que un proceso sencillo, como es el de un certi�icado de empadronamiento, parece<br />
que se complica en gran medida a la hora de pasarlo a formato electrónico. La complejidad<br />
deriva de que en formato papel cabe mayor margen de improvisación y, por tanto, no es<br />
necesaria una de�inición tan exhaustiva, pues permite reaccionar mejor ante los supuestos<br />
no previstos de antemano. Sin embargo, su paso a electrónico requiere prever las máximas<br />
incidencias posibles, ya que la aplicación no podrá reaccionar por sí misma ante un imprevisto.<br />
A ello debemos unir la adaptación por cada ayuntamiento a sus propias peculiaridades,<br />
como expresión de su autonomía local. Para ello, la LAE exige una previa reingeniería<br />
de procesos para eliminar aquello innecesario, siempre que se respeten las garantías del<br />
ciudadano. Las posibilidades son múltiples, pero por ello también son muy diferentes los<br />
presupuestos y la implicación técnica que exige cada una de las opciones.<br />
En la �igura 2 podemos ver un resumen de las diferentes opciones por las que podría optar<br />
una entidad local a la hora de convertir un <strong>procedimiento</strong> en electrónico.<br />
1. Solicitud: Respecto de las posibilidades, son las siguientes:<br />
a) Por ciudadano:<br />
a.1. Presencial:<br />
a.1.1. Mediante instancia: la posible documentación requerida es la exhibición<br />
o aportación de DNI y del libro de familia, éste sólo en el caso de menores. Lo<br />
primero que se intentará es que el resto de la tramitación sea electrónica, por lo<br />
13 Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría por la que se dispone publicación de Resolución de 4 de<br />
julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, que dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos<br />
sobre actualización del padrón.<br />
14 Durante las seis primeras fases la documentación deberá obrar en el archivo de gestión.
que sería fundamental que esta documentación en papel se convierta en documento<br />
en electrónico.<br />
a.1.2. Mediante máquina municipal en “autoservicio”.<br />
a.1.3. Presencial desde otra administración, cuando hay convenio.<br />
a.2. On-line:<br />
a.2.1. Sin certi�icado: utilizando información compartida.<br />
a.2.2. Con certi�icado digital: DNIe obligatoriamente, ACCV, FNMT requiere convenio<br />
y pago por su uso. Otros: SMS, teléfono, TDT en el futuro, etc.<br />
b) Por otra administración u organismo público:<br />
b.1. Interoperatividad.<br />
b.2. Diversos formatos para los usos más típicos.<br />
A partir de aquí cada ayuntamiento debe elegir una opción. Quizá la opción más sencilla con<br />
su�icientes garantías sería la de aportación de información compartida por el interesado, es<br />
decir, obligar a que el interesado facilite su nombre, apellidos, DNI y dirección. Con ello respetaríamos<br />
la prohibición de la Ley de Protección de Datos de facilitar búsquedas inversas,<br />
es decir, buscar por dirección y que se faciliten datos personales.<br />
2. Instrucción.<br />
Respecto a la consulta a la base de datos, las posibilidades son las siguientes:<br />
a) Mediante �irmas electrónicas: del secretario y del alcalde/presidente. Es importante<br />
que sean alternativas, es decir, que pueda �irmar cualquiera de ellos primero, sin<br />
esperar al otro, pero que el documento sólo se considere �inalizado cuando reúna<br />
las dos �irmas.<br />
b) Mediante sistema automatizado: sello de órgano.<br />
El documento deberá contener código o referencia impresa que garantice la autenticidad.<br />
3. Terminación.<br />
a) Noti�icación:<br />
a.1. Por correo.<br />
a.1.1. Con acuse de recibo.<br />
a.1.2. Mediante carta ordinaria remitida a la dirección del empadronado.<br />
a.2. Presencial: en el mismo momento de solicitar el certi�icado.<br />
a.3. Noti�icación telemática:<br />
a.3.1. Por servicio de noti�icaciones telemáticas puesto a disposición de la noti-<br />
�icación durante diez días (con o sin dirección electrónica única (DEA)).<br />
a.3.2. Por acceso al expediente.<br />
a.3.3. Por correo electrónico.<br />
b) Comunicación alternativa por SMS u otros medios.<br />
Aquí es donde caben más opciones adecuadas, según el tamaño y las circunstancias de cada<br />
ayuntamiento. La LAECSP permite cambiar del <strong>procedimiento</strong> papel al electrónico, pero la<br />
comunidades de práctica<br />
19
comunidades de práctica<br />
20<br />
mejor opción dependerá de los diferentes tipos de ciudadanos con los que tratemos. Una<br />
atención presencial debe �inalizarse en el momento, si es posible. Por ello, la mejor opción,<br />
junto al sello electrónico, es la noti�icación presencial personal instantánea, pero si se ha<br />
pedido telemáticamente sin certi�icado, la mejor opción puede que sea remitirlo al domicilio<br />
por carta ordinaria. Por otro lado, la noti�icación por comparecencia electrónica requiere<br />
certi�icado electrónico, con lo que no es muy habitual que se inicie un trámite presencial<br />
para noti�icarlo electrónicamente, puesto que si dispones de certi�icado lo más cómodo es<br />
evitar el desplazamiento a la ventanilla.<br />
4.5. Criterios para la elección del <strong>procedimiento</strong><br />
Siguiendo con las re�lexiones sobre el tema, debemos tener en cuenta lo siguiente:<br />
1.º El <strong>procedimiento</strong> no es unívoco: existen diferentes modos de de�inir el mismo <strong>procedimiento</strong>,<br />
debiendo ser cada administración la que lo aplique y lo adapte a sus<br />
circunstancias y organización. Esto es precisamente la denominada autonomía administrativa,<br />
de la que gozan todas las administraciones.<br />
2.º Por tanto, corresponde a cada entidad local de�inirlo en su manual de <strong>procedimiento</strong>s,<br />
dentro del margen señalado por las leyes. En el caso que nos ocupa, debemos<br />
tener en cuenta que la Ley de Protección de Datos impide las búsquedas inversas<br />
por terceros, es decir, que un tercero vaya al ayuntamiento a preguntar quién está<br />
empadronado en una determinada dirección, salvo autorización por ley.<br />
3.º Convertir un <strong>procedimiento</strong> en papel en uno electrónico requiere repensar este<br />
(art. 34 LAECSP Ley 11/2007), teniendo en cuenta la perspectiva de las irregularidades<br />
del acto administrativo, como veremos. La transformación automática o<br />
mimética utilizando las instituciones electrónicas equivalentes es la que mayores<br />
garantías ofrece desde el punto de vista jurídico, pero implica una complejidad que<br />
en ocasiones lo convierte en inviable para las administraciones locales.<br />
Por ejemplo, para que un secretario �irme nuestro certi�icado siguiendo una línea<br />
idéntica a la descrita para el papel necesitaremos un registro electrónico con su<br />
correspondiente ordenanza reguladora, un sistema de solicitud telemática, otro<br />
de comprobación del certi�icado electrónico reconocido del ciudadano, un sistema<br />
de archivo de documentos adjuntos que se presenten junto a la solicitud, un sistema<br />
conectado con la base de datos del padrón de habitantes que nos devuelva el<br />
modelo de certi�icado redactado, haber provisto de �irma electrónica de empleado<br />
público al secretario y al alcalde, y poseer un sistema que les permita usar y por<br />
tanto �irmar ese certi�icado. En papel bastaría con que un funcionario, a la vista<br />
de la solicitud y documentos anexos, consultara el padrón y rellenara un modelo<br />
preimpreso y que el secretario y el alcalde los �irmaran con su bolígrafo.<br />
4.º Además, debemos tomar en consideración las expectativas de los ciudadanos, tal y<br />
como marca la New Public Management. En materia de certi�icados de empadronamiento<br />
lo ideal para el ciudadano sería aportar unos datos y obtener instantáneamente<br />
el certi�icado. 15<br />
15 Aquí prescindimos conscientemente de la posibilidad de coordinación entre administraciones para que ni<br />
siquiera tenga que pedir dicho certi�icado, porque su complejidad excede del objetivo de este trabajo.
5.º Por tanto, cada ayuntamiento debe ponderar el interés público y el de los particulares<br />
al de�inir el <strong>procedimiento</strong> que va a seguir, en orden a obtener un <strong>procedimiento</strong><br />
seguro pero sencillo, y decidir hasta dónde puede ser �lexible en la aplicación<br />
de los requisitos formales sin hacer perder al <strong>procedimiento</strong> su razón de ser,<br />
es decir, la acreditación y garantía de que los datos obrantes en el padrón son los<br />
que el certi�icado arroja, tomando en consideración el coste, tiempo y complejidad<br />
de implantación del sistema.<br />
6.º Deben aprovecharse al máximo los recursos existentes, fundamentalmente los<br />
existentes en Internet y en otras administraciones, como por ejemplo la plataforma<br />
Diputación de Valencia-Generalitat, 16 la cual incluye de�iniciones de componentes<br />
comunes y especí�icos, y componentes habilitantes, o como las aplicaciones que<br />
facilita la Junta de Andalucía. 17<br />
7.º Una vez terminado el expediente, debe permitirse el acceso a todos los ciudadanos,<br />
una vez eliminados los datos relativos a la intimidad. Esto conecta con la expresión<br />
“archivo”, incluida habitualmente en los �lujogramas como sinónimo de la �inalización<br />
del <strong>procedimiento</strong>. La �inalización del <strong>procedimiento</strong> no implica la pérdida<br />
de valor administrativo o legal por el que puede requerirse su consulta; por ello la<br />
expresión archivo debe emplearse en el sentido de señalar el paso del archivo de<br />
gestión, propio de la fase de tramitación al archivo central, en terminología del art.<br />
18 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos. Por tanto, supone<br />
el �in de la tramitación, no el �in del valor del expediente, pues desde su inicio<br />
forma parte de un archivo, primero el de gestión y posteriormente otras fases de<br />
archivo. Por tanto, el proceso de archivo es transversal y acompaña al expediente<br />
desde que nace hasta que se aplican las decisiones sobre conservación propias<br />
de las diferentes fases de archivo, que traerán como consecuencia la conservación<br />
de�initiva o la destrucción de los documentos obrantes en el expediente en un momento<br />
determinado.<br />
8.º No todos los vicios o irregularidades del <strong>procedimiento</strong> lo hacen atacable: sólo<br />
los que le hagan perder su �inalidad, es decir, la formación de la voluntad de la<br />
Administración y garantía de los derechos de los ciudadanos fundamentalmente.<br />
Dicho con otras palabras, el <strong>procedimiento</strong> puede �lexibilizarse sin que sea atacable<br />
mientras garantice los derechos de los ciudadanos y la garantía de corrección,<br />
validez y e�icacia del certi�icado expedido, y la de�inición del <strong>procedimiento</strong> en la<br />
que se basa su tramitación electrónica debe tenerlo en cuenta.<br />
9.º Queda pues hacer la elección de <strong>procedimiento</strong> y motivarla, como vía para la aplicación<br />
práctica del <strong>procedimiento</strong> propuesto. Nosotros vamos a optar por el <strong>procedimiento</strong><br />
simpli�icado, pues es el más accesible para los ayuntamientos con menor<br />
capacidad tecnológica, o simplemente un buen principio por el que comenzar la<br />
implementación de un sistema completo de administración electrónica.<br />
16 .<br />
17 .<br />
comunidades de práctica<br />
21
comunidades de práctica<br />
22<br />
4.6. Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento<br />
A) Solicitud<br />
Como hemos visto, utilizar miméticamente el <strong>procedimiento</strong> descrito para el <strong>procedimiento</strong><br />
en papel supone tener a disposición de la entidad local un importante dispositivo tecnológico,<br />
y no siempre es fácil trasladar sin adaptaciones el <strong>procedimiento</strong>. Por ejemplo, el equivalente<br />
a la �irma manuscrita es la �irma electrónica reconocida, y si exigiéramos un equivalente a la<br />
�irma manuscrita, deberíamos partir de la base de que sólo la �irma electrónica reconocida<br />
goza de tal carácter, y que en la actualidad podemos decir que sólo es reconocida la �irma<br />
incorporada a una tarjeta (como el DNIe o los expedidos por la ACCV en soporte tarjeta). Por<br />
esta razón, la ley obliga a admitir ambas �irmas, tanto el DNIe como los expedidos por la ACCV<br />
en soporte tarjeta. Esta postura supondría rechazar la expedida por la ACCV, FNMT u otros<br />
prestadores en formato �ichero 18 cuando no suelen ponerse en entredicho la su�iciencia y las<br />
garantías de dichas �irmas.<br />
Pero, además, la normativa tampoco lo exige. La propia LAECSP no menciona en ninguno<br />
de sus artículos la �irma electrónica reconocida, considerando su�iciente la avanzada. En la<br />
misma línea, la normativa 19 y la propia Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de<br />
Madrid 20 prevé que se soliciten tanto certi�icados como volantes de empadronamiento por<br />
medio de la aportación de datos, entre los que cita expresamente los de nombre y dos apellidos,<br />
DNI, domicilio completo, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad y, para el caso de<br />
menores de edad, el nombre, dos apellidos y fecha de nacimiento.<br />
En conclusión, queda dentro del ámbito de autonomía, y por tanto de decisión del ente local,<br />
el exigir una �irma electrónica o permitir la solicitud mediante aportación de datos. En el<br />
primer caso su fundamentación jurídica deriva directamente de la ley, como hemos visto.<br />
En el segundo, deberá razonarse que mediante la introducción de dichos datos el solicitante<br />
no está accediendo a datos personales cuyo acceso tiene vedado. Pero contamos con el camino<br />
allanado de la resolución y recomendación anteriormente citadas, que lo motivan con<br />
su�iciencia.<br />
B) Registro<br />
Siguiendo con nuestro razonamiento, si siguiéramos la opción de trasladar miméticamente<br />
el <strong>procedimiento</strong> papel al electrónico, procedería a continuación el registro de entrada de la<br />
petición del certi�icado, al tratarse de una de las solicitudes, escritos y comunicaciones a que<br />
se re�iere el art. 38 Ley 30/1992. 21<br />
18 La �irma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor<br />
que la �irma manuscrita en relación con los consignados en papel. Se considera �irma electrónica reconocida la<br />
�irma electrónica avanzada basada en un certi�icado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de<br />
creación de �irma (arts. 3.3 y 4 Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica).<br />
19 Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría, por la que se dispone publicación de Resolución de 4<br />
de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, por la que se dictan instrucciones técnicas a los<br />
ayuntamientos sobre actualización del padrón.<br />
20 Recomendación de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, de 14 de abril de 2004 (BO<br />
Comunidad de Madrid de 3/05/2004), que aunque no tiene valor vinculante sí el de una institución de prestigio<br />
que efectúa recomendaciones.<br />
21 A estos efectos véase M.ª J. Ortolá. Manual de Registro e Información Administrativa de la Generalitat Valenciana.<br />
Conselleria de Economía, Hacienda y Ocupación, accesible en:
De hecho, incluso por aplicación rigurosa de la normativa deben registrarse aquellas solicitudes<br />
electrónicas en las que no se haya utilizado un sistema de �irma electrónica, sino<br />
cualquier otro previsto por la normativa, y en el que incluimos la aportación de datos. 22<br />
Aun partiendo de ello y de que la corrección formal exige su registro, debemos tener<br />
siempre en cuenta que las funciones del registro son la de garantía de los derechos de los<br />
ciudadanos, 23 la de localización y recuperación de documentación, y la de instrumento de<br />
gestión.<br />
Esto nos permite preguntarnos en qué se afectaría a los derechos de los ciudadanos y al<br />
funcionamiento de los servicios públicos si en vez de someterlos al sistema de registro del<br />
art. 24 LAECSP se optara por cualquier otro sistema que permitiera alcanzar las mismas<br />
�inalidades.<br />
Aplicando este razonamiento al supuesto que estamos analizando, el certi�icado de empadronamiento,<br />
podemos llegar a la conclusión de que si optamos por un sistema que nos va a<br />
facilitar la impresión del documento instantáneamente o lo vamos a recibir a los pocos días<br />
en casa, en nada afecta a los derechos de los ciudadanos que su solicitud esté o no registrada.<br />
Es más, si tiene que reclamar por la tardanza en la remisión del certi�icado o volante, en<br />
nada afecta tampoco a la validez del certi�icado, y en ese momento se le puede expedir sin<br />
mayor di�icultad. 24<br />
Por ello, se considera jurídicamente inatacable el no registro de la solicitud, siempre que<br />
el sistema garantice que la solicitud del ciudadano se va a atender en el plazo más breve<br />
posible y que la autenticidad de los datos contenidos en el documento y su comprobación<br />
quedan garantizadas.<br />
Desde el punto de vista del ciudadano, si se ha satisfecho su pretensión, aunque no se haya<br />
registrado su solicitud, nada podría alegar por carecer de legitimación al respecto, al no<br />
verse afectados sus derechos por dicha omisión y por tanto al carecer de interés para impugnar.<br />
Estaríamos ante un supuesto de irregularidad no invalidante, es decir, incorrecciones que no<br />
afectan a la validez del certi�icado pero que sí podrían generar responsabilidad disciplinaria<br />
de quien incurre en ellas. Ahora bien, desde el punto de vista de la Administración local y<br />
de decisiones adoptadas por ésta para mejorar la gestión, la responsabilidad disciplinaria<br />
carecería de sentido si procede de una instrucción de quien tiene competencia para ello,<br />
generalmente el alcalde como jefe superior del personal, fruto de decisiones de gestión.<br />
Y respecto de la conservación de la documentación y posibles responsabilidades anejas, estamos<br />
ante una documentación cuya vigencia administrativa, aunque depende del destinatario<br />
y la �inalidad, ronda los tres meses, por lo que lo e�ímero de ésta y el hecho de que todo<br />
su contenido ya se contenga en la base de datos del padrón hacen que la responsabilidad sea<br />
mínima. A ello debemos añadir el régimen de protección de datos personales, que se tratará<br />
en epígrafe posterior.<br />
hacienda/images/otros/ManualRgtro.pdf>, y que contiene la siguiente de�inición de escrito a los efectos de su<br />
registro: “Cualquier petición o alegación formulada por persona interesada, con la �inalidad de iniciar un <strong>procedimiento</strong>,<br />
probar hechos e invocar derechos, subsanar defectos (de una solicitud o expediente), o de aportar<br />
documentación requerida por la Administración dentro de un <strong>procedimiento</strong> ya iniciado (…)”.<br />
22 Art. 24 en relación con el art. 14 y ss. LAECSP.<br />
23 Por ejemplo, la de resolver en plazo y sentido del silencio.<br />
24 En de�initiva, estamos ante las llamadas irregularidades no invalidantes de los arts. 63.2 y 63.3 Ley 30/1992.<br />
comunidades de práctica<br />
23
comunidades de práctica<br />
24<br />
El hecho de no utilizar el registro tiene como inconveniente la pérdida de información que<br />
permitiría la mejora de la gestión, como por ejemplo los �ines más usuales para los que se<br />
solicita, el número de volantes y certi�icados emitidos, etc., aunque como hemos señalado<br />
puede compensarse por otros sistemas de control.<br />
C) Subsanación<br />
En formato papel, se acude a la subsanación cuando, para poder expedir el certi�icado, la<br />
solicitud no contiene todos los datos necesarios o cuando no se aportan los documentos adjuntos<br />
requeridos. En el caso del certi�icado de empadronamiento electrónico, no es necesario<br />
aportar documentación adjunta siempre que los datos ya obren en el padrón. 25 Por tanto,<br />
el problema de no poder tramitar el certi�icado por falta de datos se re�iere a los datos que<br />
deben cumplimentarse en el formulario de solicitud, no a la aportación de documentación,<br />
siempre que dichos datos, como hemos mencionado, obren en el padrón.<br />
En este contexto, el art. 35 de la LAECSP regula los modelos puestos a disposición de los<br />
ciudadanos para que realicen la solicitud electrónicamente. En ésta se podrán de�inir los<br />
datos requeridos para poder tramitarla. Si no se cumplimentaran, la postura más purista<br />
sería admitir la solicitud pero requerir al interesado para que en el plazo de diez días aporte<br />
los datos restantes. Sin embargo, suele predominar un criterio práctico consistente en evitar<br />
la presentación, si no se cumplimentan los datos necesarios. Esta postura no afecta a los<br />
derechos de los ciudadanos, pues el certi�icado no podrá expedirse ni avanzarse en el <strong>procedimiento</strong><br />
hasta que no se disponga de los datos necesarios. 26 Esto impediría que solicitudes<br />
inviables forzaran a la maquinaria administrativa a desarrollar toda la actividad de dictar<br />
resolución y noti�icarla, con los gastos y cargas administrativas que ello conlleva y el nulo<br />
provecho que de ello obtienen tanto el ciudadano como la administración en cuestión.<br />
Respecto a los datos que hay que aportar, estos ya han quedado referenciados en el epígrafe<br />
anterior. Baste señalar al respecto que para determinados casos, y siguiendo una línea de<br />
simpli�icación, debemos remitirnos al <strong>procedimiento</strong> en papel. Destacamos los casos en que<br />
la solicitud se realice por:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
25 Art. 4.g LAECSP.<br />
Mandamiento judicial, ya que su aportación no sería veri�icable en términos de<br />
autenticidad e integridad por la entidad local dado el estado de desarrollo actual<br />
de la Administración de justicia telemática.<br />
La solicitud realizada por un tercero con autorización del titular de los datos, aunque<br />
el sistema es lo bastante �lexible para que no se vea en la necesidad de aportar<br />
la autorización en cuestión.<br />
Supuestos en los que las personas sobre las que se ostenta la patria potestad y la<br />
guardia y custodia, es decir, hijos o tutela, no se hallen empadronados en el domicilio<br />
del solicitante, supuestos en los que deban aportarse resoluciones o sentencias<br />
judiciales, 27 etc.<br />
26 Ver al respecto el art. 23.4 Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la<br />
Comunitat Valenciana, que regula los formularios de solicitud normalizados, los datos que deben incorporar y<br />
la obligatoriedad de su uso.<br />
27 Estos casos se dan por separaciones, acogimientos, divorcios, etc.
Por tanto, no se requerirá documentación, sino únicamente datos cuando se solicite un certi�icado<br />
o volante del titular de los datos, o de un menor empadronado en el mismo domicilio<br />
del solicitante, con lo que se reducen, si no se eliminan, los supuestos de subsanación.<br />
D) Consulta a la base de datos del padrón y preparación del documento:<br />
volante o certi�icado<br />
Con los datos aportados por el ciudadano se consulta la base de datos del padrón y se prepara<br />
el volante o certi�icado. En el caso del volante, al no requerir �irmas puede imprimirse<br />
directamente y entregarse al ciudadano si estamos ante una atención presencial, o bien<br />
puede remitirse por correo ordinario al domicilio que �igura en el padrón (y no a cualquier<br />
otro). 28<br />
Por su parte el certi�icado de empadronamiento requiere �irma. Existen básicamente dos<br />
posibilidades: o bien es �irmado por el alcalde y el secretario o personas en quienes deleguen,<br />
o bien se �irma automáticamente. Por tanto, en el caso del certi�icado, la �irma es un<br />
trámite ineludible. Una vez �irmado se entregará al ciudadano. En puridad debería remitirse<br />
mediante acuse de recibo y con registro de salida, y archivarse posteriormente el acuse.<br />
Sin embargo, si el ciudadano ha realizado su solicitud con �irma electrónica y la �irma del<br />
certi�icado es automatizada, es mucho más conveniente permitir al ciudadano su impresión<br />
directamente. Con ello su percepción será la de haber realizado una solicitud y obtener de<br />
inmediato el certi�icado pretendido.<br />
E) Entrega<br />
Al tratar de la entrega del volante o informe al ciudadano debemos analizar diversas posibilidades,<br />
atendiendo al medio utilizado para solicitarlo, y al sistema de �irma del certi�icado<br />
empleado por el ayuntamiento. Así pues, distinguimos:<br />
1.º Solicitud presencial: Si se expide un volante de empadronamiento se imprimirá<br />
el documento en papel con marca de agua o similar, o con cuño del ayuntamiento.<br />
Del mismo modo se procede si se pide un certi�icado y existe un sistema de �irma<br />
automatizada del certi�icado. Es, sin duda, el <strong>procedimiento</strong> más sencillo.<br />
Si no existe y el ciudadano tiene que esperar a que el certi�icado se �irme por quienes<br />
corresponde, se enviará a su domicilio por correo, a menos que voluntariamente<br />
pre�iera retirarlo en las o�icinas municipales. 29<br />
2.º Solicitud on-line: El sistema equiparado al de impresión presencial es el empleado<br />
cuando el ciudadano realiza la solicitud on-line y utiliza �irma electrónica. En este<br />
caso, una vez �irmado el certi�icado, se pondrá a su disposición telemáticamente<br />
para que acceda y pueda obtenerlo e imprimirlo.<br />
28 La Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución<br />
de 4 de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación Territorial,<br />
por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización del padrón, señala que<br />
“el volante de empadronamiento no requiere la �irma de ningún funcionario o autoridad municipal, debiendo<br />
llevar siempre el sello o�icial del Ayuntamiento que lo expide, o bien estar extendido en papel dotado de marca al<br />
agua, o similar. Esta circunstancia permite que el volante pueda ser expedido por medios mecánicos o informáticos,<br />
sin necesidad del concurso de un funcionario”.<br />
29 El art. 40 Ley 30/1992 impide obligarles a acudir a la o�icina municipal a retirarlo.<br />
comunidades de práctica<br />
25
comunidades de práctica<br />
26<br />
Sin embargo, si el volante o certi�icado se ha solicitado mediante la aportación de<br />
datos u otro sistema sin �irma electrónica, el documento se enviará por correo a su<br />
domicilio.<br />
Respecto si los envíos mencionados deben hacerse por correo ordinario o es necesario<br />
acuse de recibo, en el caso del volante parece claro: basta el correo ordinario.<br />
En el del certi�icado, en puridad debería utilizarse el acuse de recibo para tener<br />
constancia de la recepción. Lo que ocurre es que para ganar e�icacia y evitar molestias<br />
a los ciudadanos, dado que muchas personas están ausentes de sus domicilios<br />
por las mañanas, el correo ordinario permite que se reciba antes y sin desplazarse<br />
a la o�icina de correos. Lo importante es que reciba el certi�icado, con lo que no<br />
sería atacable jurídicamente el envío sin acuse de recibo, claro está, si el ciudadano<br />
lo recibe en efecto. Pero es que, aun cuando se haya optado por enviarlo con acuse<br />
de recibo, si no lo ha recibido, el ayuntamiento debe facilitárselo sin dilación, sin<br />
esperar a posibles reclamaciones de correo, con lo que, además de ser más caro y<br />
con mayor carga documental, el sistema pierde efectividad.<br />
F) Archivo<br />
Para �inalizar, queda la cuestión del archivo. En principio, el certi�icado de empadronamiento<br />
es un documento que demuestra un hecho, la inscripción padronal, en la fecha en la que<br />
se emite. Como esta inscripción puede variar las administraciones suelen limitar su vigencia.<br />
Así pues, el criterio más común es el de tres meses, pues coincide con el exigido por<br />
los principales trámites; por ejemplo, a efectos de la expedición del DNI. Pero, insistimos,<br />
el hecho de �ijar este plazo de vigencia limitada, caducidad en términos jurídicos, va a depender<br />
de la voluntad de la entidad ante la que se tiene que presentar el certi�icado y del<br />
ayuntamiento que lo expide.<br />
Ello obliga a que el ayuntamiento prevea un sistema de comprobación de la validez y autenticidad<br />
del certi�icado expedido durante dicho plazo. Para ello, lo más común será permitir<br />
un acceso telemático a dicho sistema: código seguro de veri�icación, sistema de comprobación<br />
de �irma electrónica del documento, etc. 30<br />
Cuestión distinta es la de la protección de los datos personales. Cuando se solicita un certi�icado<br />
de empadronamiento o un volante, se está accediendo a datos de carácter personal, lo<br />
que implica que la LOPD nos obliga a mantener un registro de los accesos realizados durante<br />
un plazo de tres años, plazo en el que prescriben las sanciones muy graves. 31 Además, una<br />
vez utilizados los datos para confeccionar el certi�icado o volante, deben cancelarse. Ello signi�ica<br />
que las solicitudes deben archivarse, de modo que ninguna persona del ayuntamiento<br />
o de fuera pueda acceder a los datos personales contenidos en ellos. Se exceptúan los archiveros<br />
y demás empleados cuando el acceso a dichos datos sea necesario para el desarrollo<br />
de sus funciones.<br />
Estas imposiciones parecen relativamente fáciles de cumplir cuando estamos ante documentos<br />
electrónicos, pues bastará con limitar el acceso a los datos obrantes en estos. Mayores<br />
di�icultades presentan a la hora de aplicarlas a los expedientes en papel, a los que la<br />
LOPD es de aplicación. En este caso se plantean dos alternativas:<br />
30 Art. 30.5 LAECSP.<br />
31 Art. 47 LOPD y 93 y ss. RD 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo<br />
de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
a) Conservar la solicitud y expediente íntegro durante el plazo de 3 años que<br />
marca la LOPD, archivándolos por un número no identi�icativo de la persona<br />
y limitando el acceso a su contenido, postura más conservadora y garantista<br />
pero que presenta la di�icultad de las limitaciones de espacio de que disponen<br />
las entidades locales y del hecho de tener por objeto documentación sin<br />
valor histórico.<br />
b) Acudir a algún sistema que permita dejar constancia del acceso a la consulta<br />
del padrón y del motivo por el que se accedió, generalmente a petición<br />
del ciudadano. A ello podría ayudar tener de�inido y aprobado el proceso de<br />
atención al ciudadano ante peticiones de volantes o certi�icados de empadronamiento,<br />
en el que se establezcan las comprobaciones que el personal o<br />
el sistema deben realizar para permitir el acceso a los datos padronales.<br />
Como conclusión, hemos visto cómo disminuyen los requerimientos técnicos a medida que<br />
se opta jurídicamente por posiciones más débiles desde el punto de vista argumental, pero<br />
que garantizan de igual modo los derechos de los ciudadanos y cumplen perfectamente la<br />
función de los instrumentos utilizados, tales como registros, noti�icaciones, etc.<br />
Éste debe ser el camino que recorrer si pretendemos que los ayuntamientos con menor capacidad<br />
técnica y económica se incorporen a la Administración electrónica. 32<br />
Tarea<br />
Tabla de símbolos empleados en el diagrama de �lujo<br />
Documento<br />
Elemento o<br />
aplicación<br />
informática<br />
Alternativas<br />
32 De hecho, algunos ayuntamientos, ante la limitación de medios, han comenzado a recorrer este camino incluso<br />
en formato papel. Y no es di�ícil encontrar ayuntamientos en los que las solicitudes de volantes se realizan verbalmente<br />
y se imprimen con sello o papel con marca de agua o similar del ayuntamiento, posibilidad permitida<br />
por la citada resolución de 1997. Lo expuesto se entiende su�iciente como para fundamentar dicho sistema,<br />
aunque también para señalar sus de�iciencias.<br />
comunidades de práctica<br />
27
comunidades de práctica<br />
28<br />
Figura 1a. Fase de iniciación del proceso en papel del certi�icado de empadronamiento
Figura 1b. Fase de instrucción del proceso en papel del certi�icado de empadronamiento<br />
comunidades de práctica<br />
29
comunidades de práctica<br />
30<br />
Figura 2. Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento
5. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS<br />
Los requisitos tecnológicos necesarios para la e-Administración pueden agruparse en dos<br />
bloques:<br />
A. Componentes: Módulos o grupos funcionales tanto de carácter común para cualquier<br />
sistema de administración como especí�icos del caso de aplicación elegido.<br />
B. Características: Requerimientos puntuales del sistema que son necesarios o que<br />
hay que tener en consideración para su funcionamiento.<br />
A. Componentes<br />
A.1. Componentes habilitantes y comunes<br />
Son los elementos que materializan funciones sin las que no pueden ponerse en práctica<br />
servicios de administración electrónica al máximo nivel (habilitantes) o que es recomendable<br />
que sean de uso común por parte de los ayuntamientos. 33<br />
• Registro electrónico E/S: realiza el registro de toda la documentación que entra o<br />
sale de la Administración. 34 En el caso de servicios digitales o telemáticos, mediante<br />
registro electrónico.<br />
• Firma electrónica: permite la identi�icación del ciudadano o la ciudadana de forma<br />
electrónica. 35 Es el instrumento que otorga validez legal a los acuerdos y documentos<br />
aportados, mediante el uso de certi�icados electrónicos acreditados por<br />
entidades certi�icadoras.<br />
• Sellado de tiempo: se encarga de certi�icar la fecha y hora para el registro electrónico,<br />
los procesos de �irma y el sistema de noti�icaciones, entre otros.<br />
• Sistema de comunicaciones: se encarga de la gestión de avisos, alertas y noti�icación<br />
de resoluciones. Abarca tanto las noti�icaciones fehacientes como los avisos<br />
no fehacientes, siendo necesario en ambos casos identi�icar los canales que se emplearán.<br />
36<br />
• Directorio de la organización: implementa la estructura orgánica de la organización<br />
y la ubicación de cada empleado. Es esencial para determinar las responsabilidades<br />
de aprobaciones y �irmas, y la gestión de las sustituciones y los desempeños<br />
accidentales y en funciones. Permite la autenticación de los empleados públicos<br />
en el resto de componentes del proyecto. Este directorio puede ser independiente<br />
33 La mayoría de estos componentes pueden ser independientes para cada ayuntamiento, pero una implantación<br />
común incorpora importantes bene�icios especialmente para el ciudadano. Este es el caso del sistema de comunicación,<br />
porta�irmas, código seguro de veri�icación, etc.<br />
34 Puede ser independiente para cada ayuntamiento, pero su implantación común incorpora importantes bene-<br />
�icios.<br />
35 Las exigencias y posibilidades en la materia, y en particular respecto al uso del DNI electrónico y los certi�icados<br />
electrónicos de la Autoridad de Certi�icación de la Comunidad Valenciana, están de�inidas en la Ley 11/2007,<br />
de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y la Ley 3/2010, de 5 de mayo,<br />
de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunidad Valenciana.<br />
36 SMS, correo electrónico, etc. La Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de<br />
la Comunidad Valenciana explicita una relación de estos canales.<br />
comunidades de práctica<br />
31
comunidades de práctica<br />
32<br />
para cada ayuntamiento, pero en este caso ha de cumplir unos estándares comunes<br />
que aseguren los requerimientos operacionales de un sistema de administración<br />
electrónica.<br />
• Pasarela de pagos: es el componente encargado de la interacción y el pago de<br />
servicios de forma electrónica. Los pagos electrónicos podrán tratarse de forma<br />
puntual, como en el caso de las licencias de obra, o de forma periódica, como sucede<br />
con los recibos del IBI.<br />
• Código Seguro de Veri�icación: es el componente encargado de la generación,<br />
incorporación a los documentos y gestión de validación de códigos de veri�icación<br />
que permitan la e�icacia documental de copias impresas de documentos electrónicos.<br />
37<br />
• Gestión de la representación: se encarga de gestionar las representaciones de<br />
unos/as ciudadanos/as por otros/as. Es de aplicación tanto a terceras personas<br />
�ísicas o jurídicas como en el caso de funcionarios.<br />
• Porta�irmas: posibilita el �irmado masivo de documentos, lo que facilita las labores<br />
del empleado público.<br />
• Compulsa electrónica: permite la obtención de copias autenticadas digitalmente.<br />
• Valija electrónica: componente encargado del envío telemático de la documentación<br />
entre administraciones, lo que supone un gran paso hacia una administración<br />
sin papeles.<br />
A.2. Componentes especí�icos<br />
Re�lejan funciones importantes para la materialización de servicios de administración electrónica,<br />
que pueden ser comunes a varias entidades locales o especí�icos de cada ayuntamiento,<br />
dependiendo de las circunstancias tecnológicas y de los recursos de cada caso concreto.<br />
En el caso de los ayuntamientos pequeños y medianos la mayor parte de estos componentes<br />
deben ser considerados como elementos comunes para tener en cuenta la viabilidad<br />
y sostenibilidad del sistema de administración electrónica.<br />
•<br />
Sede electrónica:<br />
– O�icina virtual 39 (�igura 3):<br />
38<br />
· Catálogo de servicios<br />
· Carpeta ciudadana<br />
· Inscripciones y reservas<br />
37 En el caso valenciano fue desarrollado en el marco del proyecto de centro de referencia para el desarrollo de<br />
servicios avanzados para la construcción de la administración electrónica en los ayuntamientos de Valencia.<br />
Desarrollado por la Diputación de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en<br />
el marco del Plan Avanza, Centros de Conocimiento y Contenidos 2007.<br />
38 Se desarrolla fundamentalmente en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a<br />
los Servicios Públicos y sobretodo en la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica<br />
de la Comunidad Valenciana, que incluye un apartado especí�ico con un alto nivel de concreción.<br />
39 En el caso valenciano desarrollado inicialmente en el marco del proyecto ALSOA y del proyecto Carpeta Ciudadana<br />
LocalWeb Provincia de Valencia de la Diputación de Valencia, que contó con la co�inanciación del Ministerio<br />
de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza, Servicios Públicos Digitales 2008. Véase además<br />
n. 40.
•<br />
· Autoliquidaciones<br />
· Cita previa<br />
· Etc.<br />
– Tablón de anuncios<br />
– Per�il del contratante<br />
– Factura electrónica<br />
– Etc.<br />
Figura 3. Ejemplos de casos reales de o�icina virtual de varios ayuntamientos<br />
40 Bus de integración SOA (Plataforma de integración ALSOA): el Bus de Integración<br />
es un componente interno de todo el sistema, que se encarga de coordinar<br />
las comunicaciones entre todos los componentes, actuando como garante de la interoperabilidad.<br />
Esto posibilita integrar cualquier sistema de información dentro<br />
del proyecto simplemente conectándolo al bus de integración, como es el caso de<br />
las herramientas de backof�ice en uso actualmente en las entidades locales.<br />
40 ALSOA es el acrónimo del proyecto Administración Local SOA: Sistema de Explotación e Integración de Servicios<br />
Electrónicos de la Administración Local. Proyecto pionero de tecnología orientada a servicios (SOA) y<br />
basada en código abierto, diseñado en 2007 por la Diputación de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de<br />
Administraciones Públicas en el marco del Programa Modernización Administrativa Local eModel de 2008.<br />
comunidades de práctica<br />
33
comunidades de práctica<br />
34<br />
• Gestor de servicios electrónico (escritorio tramitador): principal herramienta<br />
de los/las empleados/as públicos/as con la que podrán desempeñar su labor y<br />
disponer de una completa trazabilidad del estado de los diferentes trámites a su<br />
cargo. Es de especial importancia fomentar la confección de un catálogo de <strong>procedimiento</strong>s<br />
debidamente documentados de modo normalizado. De este modo se facilita<br />
la implementación, y sobre todo se hace viable su evolución futura, así como<br />
su reutilización en otras entidades locales. 41<br />
• Repositorio documental: la tramitación electrónica continúa teniendo una fuerte<br />
dependencia documental, pero en este caso más allá de la frontera del papel y del<br />
archivo �ísico, sustituyéndolos por los documentos electrónicos y el repositorio documental<br />
centralizado. 42<br />
• Sistema de datos del ciudadano (SDC) (�igura 4): los diferentes servicios electrónicos<br />
se sustentan sobre las herramientas de backof�ice de las entidades locales,<br />
que serían por lo tanto el “eslabón más débil de la cadena” para garantizar un servicio<br />
con disponibilidad durante las 24 horas los 7 días de la semana. Para ofrecer<br />
un servicio �iable es necesario implementar un componente que aporte “persistencia”<br />
a los datos y trámites asociados a un ciudadano. Básicamente consiste en un<br />
repositorio con un resumen de la información de interés del ciudadano o ciudadana<br />
(datos personales básicos, histórico de trámites, situación de los trámites en<br />
curso, etc.). De este modo se asegura la disponibilidad de esta información a través<br />
de la Carpeta Ciudadana, por lo que estos ciudadanos no se ven afectados por las<br />
posibles paradas de servicio de las herramientas de backof�ice de las entidades<br />
locales, debidas a labores de mantenimiento, copias de datos, incidencias, etc. Lo<br />
cual es de especial relevancia para municipios pequeños y medianos<br />
Adicionalmente el SDC permite al ciudadano gestionar de modo global y uniforme trámites<br />
y datos correspondientes a diferentes entidades locales (municipio de empadronamiento,<br />
municipio de segunda residencia, municipio donde se tienen propiedades, etc.).<br />
41 Por ejemplo, el catálogo de <strong>procedimiento</strong>s del Plan Provincial de Servicios Informáticos de la Diputación<br />
de Valencia (Boletín O�icial de la Provincia, de 30 de octubre de 2009), que plantea no ya la reutilización de los<br />
<strong>procedimiento</strong>s implementados informáticamente, sino la posibilidad de usar el catálogo con independencia de<br />
las herramientas informáticas utilizadas. Y como principales objetivos, la gestión del conocimiento de la organización<br />
y el fomento de la cultura de la mejora continua.<br />
42 En éste se procede al almacenamiento, recuperación, archivo, custodia, re�irmado, etc. En el caso valenciano,<br />
desarrollado en el marco del proyecto de centro de referencia para el desarrollo de servicios avanzados para la<br />
construcción de la administración electronica en los ayuntamientos de Valencia. Desarrollado por la Diputación<br />
de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza, Centros<br />
de Conocimiento y Contenidos 2007.
Figura 4. Esquema de componentes del proyecto de Administración Electrónica<br />
para Entidades Locales de la Comunidad Valenciana en 2010<br />
Cada uno de estos componentes, aunque necesarios, requiere una evaluación en cuanto a<br />
su forma de aplicación. Planteamos, a modo de ejemplo, una re�lexión sobre el sellado de<br />
tiempo. Si partimos de la Ley 11/2007, que marca el contexto normativo sobre el uso del<br />
sellado de tiempo en los documentos electrónicos, vemos que en su art. 29, al referirse al<br />
documento electrónico, establece:<br />
1. Las administraciones públicas podrán emitir válidamente por medios electrónicos los<br />
documentos administrativos a los que se re�iere el art. 46 de la Ley 30/1992, de Régimen<br />
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común,<br />
siempre que incorporen una o varias �irmas electrónicas conforme a lo establecido en la<br />
Sección 3.ª del Capítulo II de la presente ley.<br />
2. Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a<br />
través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.<br />
3. La Administración General del Estado, en su relación de prestadores de servicios de<br />
certi�icación electrónica, especi�icará aquellos que con carácter general estén admitidos<br />
para prestar servicios de sellado de tiempo.<br />
Será por lo tanto preceptivo su uso en el registro de documentos. Pero fuera de esta actuación<br />
habría que plantearse si en nuestro certi�icado de empadronamiento su �irma requiere<br />
también sellado de tiempo. A favor de su uso está el hecho de que se trata de documentos<br />
comunidades de práctica<br />
35
comunidades de práctica<br />
36<br />
que sirven para informar de la situación de empadronamiento en un momento dado, y por<br />
tanto puede interpretarse que el uso del sellado de tiempo está indicado por este motivo.<br />
En contra de su uso puede esgrimirse que no es estrictamente necesario, ya que lo trascendente<br />
es la fecha de efecto del documento electrónico, sea o no realizada la �irma con sellado<br />
de tiempo. No pretendemos en esta comunidad de aprendizaje plantear una solución a este<br />
tipo de problemas, sino más bien mostrar la conveniencia de re�lexionar sobre determinados<br />
temas antes de �ijar cómo debe realizarse la tramitación electrónica de cada uno de los<br />
<strong>procedimiento</strong>s que transformemos desde su soporte papel al nuevo entorno virtual.<br />
Vinculado a todo este proceso de evaluación del proceso en su paso a soporte electrónico o<br />
a tramitación electrónica se tiende a la implantación de un hito administrativo de de�inición<br />
y formalización de la utilización de los <strong>procedimiento</strong>s de administración electrónica. Es<br />
decir, la exigencia de una especi�icación detallada de diferentes aspectos del <strong>procedimiento</strong>,<br />
más o menos numerosos y de forma más o menos amplia. El ejemplo más claro son los<br />
denominados “proyectos de incorporación”. Este tipo de exigencias tiene dos causas principales:<br />
la di�icultad de comprensión de los mecanismos tecnológicos y la falta de con�ianza<br />
en éstos, ya sea por desconocimiento o por la crónica falta de recursos real en la materia<br />
en las entidades locales. Si a esto le unimos la necesidad de velar por la seguridad jurídica<br />
de los actos administrativos se explica el planteamiento administrativo de los proyectos de<br />
incorporación como herramienta de compromiso de recursos y acciones técnicas y organizativas,<br />
y sobre todo de delimitación clara de responsabilidades, alcances y servicios y<br />
contingencias.<br />
De los proyectos de incorporación hay que destacar como positivo que obligan a las organizaciones<br />
y los empleados públicos a documentar las <strong>procedimiento</strong>s y a analizar sus<br />
diferentes vertientes, aspectos ambos del todo necesarios para el buen funcionamiento de<br />
la Administración (electrónica o no), pero a los que se dedica menos esfuerzo del deseado<br />
debido a las urgencias de funcionamiento de las entidades. La sostenibilidad de la administración<br />
electrónica exige que los procesos estén adecuadamente especi�icados y documentados.<br />
Pero al mismo tiempo supone una nueva carga para la puesta en marcha de servicios<br />
de esta administración, por lo que hay que ser cuidadosos en la aplicación de estos conceptos<br />
en cada entidad. Especialmente en las de menor tamaño, en las que este esfuerzo<br />
administrativo previo es inviable y con ello puede resultar también di�icultoso el arranque<br />
de servicios electrónicos con drásticos bene�icios para los ciudadanos.<br />
De nuevo, el sentido común, sobre todo en el aspecto de “proporcionalidad”, debe estar presente<br />
a la hora de aplicar conceptos como el proyecto de incorporación en los ayuntamientos,<br />
tanto para nuevos <strong>procedimiento</strong>s administrativos, como en la apertura de canales electrónicos<br />
en <strong>procedimiento</strong>s existentes. Una cosa es la seguridad jurídica y otra bien distinta<br />
es exigir a un <strong>procedimiento</strong>, por el mero hecho de ser totalmente electrónico, un sin�ín de<br />
cuestiones, previsiones, informes y estudios previos que no se exigen en ningún caso en la<br />
tramitación tradicional en papel.<br />
En este sentido, el contenido de este trabajo puede ser de utilidad en la confección de informes<br />
necesarios para la formalización de servicios de administración electrónica en la<br />
normativa que sea de aplicación para cada caso y entidad local. El concepto de informes<br />
de administración electrónica y proyectos de incorporación proviene del art. 41 de la Ley<br />
3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana;<br />
en concreto de su art. 41, donde se establece que:<br />
1. La aprobación o modi�icación de toda norma reguladora de un <strong>procedimiento</strong> administrativo<br />
o de un proceso de trabajo dentro de la Administración requerirá la realización
previa del análisis de administración electrónica por parte del órgano proponente, que<br />
deberá incorporar necesariamente el examen de los extremos contenidos en la presente<br />
ley de acuerdo con el detalle que se determine reglamentariamente.<br />
2. El documento de análisis elaborado será elevado al órgano con competencias horizontales<br />
en materia de administración electrónica dentro de la administración actuante a �in<br />
de que emita informe de administración electrónica con carácter preceptivo, en los plazos<br />
que se establezcan reglamentariamente por cada administración.<br />
3. Con independencia de la publicación en los diarios, boletines o tablones de anuncios<br />
o�iciales de las normas que regulen los <strong>procedimiento</strong>s administrativos o los procesos<br />
de trabajo según lo establecido en los apartados anteriores, la sede electrónica de la administración<br />
titular incorporará un resumen su�icientemente explicativo y didáctico del<br />
contenido esencial del <strong>procedimiento</strong> o proceso aprobado.<br />
La introducción de la tramitación electrónica en un <strong>procedimiento</strong> administrativo existente<br />
conllevaría, por tanto, la aplicación de este artículo, cuyo espíritu aparece recogido también<br />
en los arts. 37.2 y 40.3 de esta ley. 43<br />
Dado lo dispuesto en la Ley 3/2010, en el seno del proyecto de administración electrónica<br />
para las entidades locales de la Comunidad Valenciana se introdujo una concreción en la<br />
ordenanza tipo propuesta a los ayuntamientos: el proyecto de incorporación, con la especi-<br />
�icación y contenido que se detalla en el art. 53 de la Resolución de 30 de julio de 2010, del<br />
director general de Cohesión Territorial, por la que se ordena publicar un texto de ordenanza<br />
municipal reguladora del uso de la administración electrónica. 44<br />
Art. 53. Mecanismo de incorporación de trámites y <strong>procedimiento</strong>s a la tramitación electrónica<br />
1. La incorporación de <strong>procedimiento</strong>s y trámites para su gestión electrónica por parte del<br />
Ayuntamiento se llevará a cabo con pleno respeto de las garantías y <strong>procedimiento</strong>s administrativos<br />
establecidos en la normativa general de Régimen Jurídico de las Administraciones<br />
Públicas y Procedimiento administrativo Común, teniendo en cuenta los objetivos<br />
de simpli�icación administrativa.<br />
2. La aplicación de medios electrónicos a la gestión de <strong>procedimiento</strong>s, procesos y servicios<br />
irá precedida siempre de un análisis de rediseño funcional y simpli�icación del <strong>procedimiento</strong><br />
de conformidad con los criterios establecidos en la normativa sobre acceso<br />
electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.<br />
3. Las características de los <strong>procedimiento</strong>s y trámites que se incorporen a la Administración<br />
electrónica se deberán de�inir sobre la base del correspondiente proyecto de incorporación,<br />
de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes.<br />
43 Art. 37.2. La utilización de las indicadas técnicas y, en general, de soportes, medios, canales y aplicaciones de<br />
tal naturaleza, en los <strong>procedimiento</strong>s administrativos, en la prestación de servicios, en los procesos de trabajo<br />
o en la gestión de la atención o información a suministrar a la ciudadanía, deberá estar autorizada por los órganos<br />
competentes de cada administración pública, previo el preceptivo informe de administración electrónica<br />
elaborado por la conselleria, entidad u órgano que tenga atribuidas las competencias horizontales en materia de<br />
administración electrónica dentro de la organización.<br />
Art. 40.3 La implantación de las tecnologías de la información y la comunicación en la tramitación de <strong>procedimiento</strong>s<br />
se efectuará progresivamente y estará sujeta a la previa aprobación de aquellas en los términos señalados<br />
en el art. 37.2 de esta ley, así como de los correspondientes <strong>procedimiento</strong>s, según se indica en el artículo<br />
siguiente.<br />
44 DOCV de 28 septiembre de 2010.<br />
comunidades de práctica<br />
37
comunidades de práctica<br />
38<br />
4. Las previsiones contenidas en este título también serán de aplicación a los siguientes<br />
supuestos:<br />
– Al <strong>procedimiento</strong> de modi�icación de los <strong>procedimiento</strong>s y trámites que se hayan<br />
incorporado a la tramitación por vía electrónica.<br />
– Al régimen de funcionamiento de los instrumentos y servicios especí�icos de la administración<br />
electrónica.<br />
– A la �irma de convenios de colaboración y cooperación con otras administraciones y<br />
entidades en materia de administración electrónica.<br />
– A los <strong>procedimiento</strong>s de comunicación y de relación con otras administraciones públicas.<br />
Art. 54. Proyecto de incorporación<br />
Para la inclusión de un trámite o <strong>procedimiento</strong> para su gestión por vía electrónica será<br />
requisito imprescindible la aprobación de un proyecto de incorporación, que deberá contener:<br />
– Identi�icación de los trámites y <strong>procedimiento</strong>s que se incorporan.<br />
– Memoria justi�icativa de la incorporación.<br />
– Identi�icación de los canales electrónicos habilitados para la realización del trámite.<br />
– Sistemas de identi�icación y acreditación electrónica de la voluntad de la ciudadanía<br />
para cada uno de los trámites que se incorporen.<br />
– Programas y aplicaciones electrónicos que se utilizarán para cada uno de los trámites<br />
y <strong>procedimiento</strong>s que se incorporen.<br />
– Medidas de protección de datos de carácter personal y de valoración de los riesgos.<br />
– Informe sobre la gestión de la información y el ciclo de vida de la documentación que<br />
incluya las garantías y necesidades de conservación y su disponibilidad.<br />
Art. 55. Tramitación del proyecto de incorporación<br />
1. Corresponderá a los servicios técnicos municipales, a propuesta del alcalde, la redacción<br />
de los proyectos de incorporación del <strong>procedimiento</strong> que se pretende realizar por<br />
medios electrónicos. Para la elaboración del proyecto podrán suscribirse convenios de<br />
colaboración con otras administraciones públicas al objeto de recabar el apoyo técnico<br />
de éstas.<br />
2. Una vez redactado el proyecto, éste deberá ser remitido a los servicios jurídicos, con el<br />
�in de que emita el informe de administración electrónica, en el que se analice la adecuación<br />
del <strong>procedimiento</strong> administrativo electrónico que se pretende implantar al ordenamiento<br />
jurídico aplicable.<br />
3. Emitido el precitado informe el expediente será remitido al pleno del Ayuntamiento<br />
para su aprobación.<br />
4. La aprobación será objeto de publicación en los diarios o tablones de anuncios o�iciales<br />
de las normas que regulen los <strong>procedimiento</strong>s administrativos.
5. Aprobada la incorporación de un trámite o de un <strong>procedimiento</strong> a su tramitación por<br />
vía electrónica, se incluirá, a los efectos informativos, en el catálogo de trámites y <strong>procedimiento</strong>s<br />
electrónicos incluidos en la sede electrónica del Ayuntamiento, donde se incorporará<br />
un resumen su�icientemente explicativo y didáctico del contenido esencial del<br />
<strong>procedimiento</strong> o proceso aprobado.<br />
B. Características<br />
Todos estos componentes nos permitirán generar unos documentos electrónicos y un archivo<br />
de los mismos que presenten las siguientes características funcionales básicas:<br />
1. Consulta y recuperación de documentos.<br />
2. Preservación y custodia a largo plazo, asegurando:<br />
a. Integridad y consistencia.<br />
b. Incorruptibilidad.<br />
c. Seguridad.<br />
d. Control sobre el ciclo de conservación.<br />
e. Control sobre la disposición de la documentación.<br />
f. Legibilidad y recuperación de los documentos independientemente del soporte<br />
y/o formato de creación original o de conservación resultante.<br />
3. Preservación y custodia de las evidencias electrónicas.<br />
a. Auditoría de las operaciones efectuadas sobre los documentos almacenados, incluyendo<br />
la lectura.<br />
b. Protección de los documentos para asegurar la inalterabilidad documental, normalmente<br />
mediante técnicas criptográ�icas.<br />
c. Preservación y conservación de las �irmas electrónicas asociadas a los documentos<br />
electrónicos.<br />
d. Garantía de validez legal de las �irmas electrónicas asociadas a los documentos<br />
electrónicos.<br />
e. Descarga y recuperación de evidencias electrónicas.<br />
f. Generación de informe de evolución de las evidencias electrónicas.<br />
El enfoque central de los trabajos realizados en la comunidad de aprendizaje está orientado<br />
a la tramitación electrónica realizada por ciudadanos y funcionarios. Es decir, tramitación<br />
electrónica no automatizada.<br />
No obstante, el <strong>procedimiento</strong> administrativo escogido como prueba de concepto, la certi�icación<br />
de empadronamiento, es un buen candidato para la aplicación de la tramitación automatizada.<br />
Por ello es conveniente señalar que en el caso de que una entidad local quisiera<br />
implementar la tramitación automatizada en este <strong>procedimiento</strong>, sería igualmente válida la<br />
utilización de los resultados alcanzados en esta comunidad, aunque habría de revisarlos en<br />
varios sentidos:<br />
comunidades de práctica<br />
39
comunidades de práctica<br />
40<br />
1. Incorporación de la tramitación automatizada en la ordenanza municipal reguladora,<br />
según lo previsto en el art. 48 de la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat,<br />
de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana. 45<br />
2. Revisión del <strong>procedimiento</strong> electrónico en el sentido de incorporar la tramitación<br />
automatizada en los trámites que la entidad local determine.<br />
3. Implantación de los instrumentos tecnológicos que conlleve su materialización<br />
(servidores, certi�icados electrónicos al efecto, etc.).<br />
Para profundizar en la operatoria de tramitación automatizada puede verse el Procedimiento<br />
de implantación de la actuación automatizada aprobado para la Comunidad Valenciana.<br />
46<br />
1. La implantación de los <strong>procedimiento</strong>s administrativos electrónicos automatizados requerirá,<br />
al margen de seguir el <strong>procedimiento</strong> previsto de forma general para la implantación<br />
de los <strong>procedimiento</strong>s administrativos electrónicos, que se cumplan los siguientes<br />
requisitos:<br />
a. La previsión de este tipo de actuación en la normativa que regule el <strong>procedimiento</strong>.<br />
b. La identi�icación del órgano competente para el diseño, mantenimiento y gestión de<br />
la aplicación informática que se utilice para la actuación automatizada, así como del<br />
<strong>procedimiento</strong> de auditoría del sistema de información y de su código fuente.<br />
c. La identi�icación del órgano competente a los efectos de responsabilidad e impugnación<br />
de los actos emitidos de forma automatizada.<br />
d. La aprobación por parte del órgano indicado en el apartado anterior de la aplicación<br />
informática utilizada.<br />
e. La publicación de las características y prescripciones técnicas de la aplicación informática.<br />
2. Para la identi�icación y autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación<br />
administrativa automatizada deberá utilizar los siguientes sistemas de �irma electrónica:<br />
a. Sello electrónico de la Administración municipal.<br />
b. Código seguro de veri�icación vinculado a la Administración municipal.<br />
45 Art. 48.1. Las administraciones públicas podrán utilizar sistemas de información adecuadamente programados<br />
que permitan dictar actos administrativos, ya sean éstos de trámite, resolutorios o de mera comunicación,<br />
sin necesidad de intervención de una persona �ísica en cada caso singular.<br />
Art. 48.2. En caso de resoluciones administrativas automatizadas, deberá establecerse previamente el órgano u<br />
órganos competentes, según los casos, para la de�inición de las especi�icaciones, programación, mantenimiento,<br />
supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo,<br />
se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación y se garantizará el<br />
cumplimiento de lo establecido en el art. 46.3 de esta ley.<br />
Art. 48.3. Las resoluciones y, en general, todas las actuaciones administrativas automatizadas respetarán lo previsto<br />
en el art. 13 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.<br />
46 Resolución de 30 de julio de 2010, del director general de Cohesión Territorial, por la que se ordena publicar<br />
un texto de ordenanza municipal reguladora del uso de la administración electrónica (DOCV de 28 de septiem- septiembre<br />
de 2010, art. 5).
6. METADATOS ARCHIVÍSTICOS<br />
El Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos de�ine el documento<br />
electrónico como:<br />
Un documento es información registrada, producida o recibida en la iniciación, desarrollo<br />
o �inalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto<br />
y estructura su�iciente para proporcionar prueba de la actividad. 47<br />
Por lo tanto, hay que entender que los integrantes de este documento electrónico son: 48<br />
• Contenido: de lo que trata el documento.<br />
• Estructura: el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identi�icar y etiquetar<br />
partes del documento, y el uso de tipogra�ías especiales (cursiva, negrita)<br />
para destacar la parte signi�icativa del contenido.<br />
• Contexto: el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado<br />
y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros en un grupo de<br />
documentos).<br />
Complementaria a su caracterización jurídica, 49 más clari�icadora para nuestro objetivo parece<br />
la propuesta de Luciana Duranti respecto a los componentes característicos del documento<br />
electrónico: 50<br />
• El medio: el portador del mensaje.<br />
• El contenido: el mensaje que se vaya a comunicar.<br />
• La forma �ísica e intelectual: las reglas de representación tenidas en cuenta para<br />
la comunicación del mensaje.<br />
• La acción: el ejercicio de voluntad que da origen al documento.<br />
• Las personas: autor, destinatario, redactor, creador.<br />
• El vínculo archivístico: la relación que vincula cada documento con el anterior y<br />
con el siguiente.<br />
• El contexto: el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el<br />
que es creado el documento.<br />
El documento electrónico se caracteriza por el registro en un medio mediante unos símbolos<br />
que no son accesibles directamente al ser humano, por la di�icultad en su identi�icación,<br />
por la compleja plani�icación de su conservación, por una mayor disociación entre soporte<br />
y contenido y entre estructura �ísica y lógica que di�iculta la tarea de asegurar la autenti-<br />
47 Committee On Electronic Records. Guide for managing electronic records from an archival perspective. París,<br />
International Council on Archives, 1997, p. 55.<br />
48 Public Record Of�ice. Functional requirements for electronic records management systems. Londres, Public Re-<br />
cord Of�ice, 1999, p. 58, art. 21.<br />
49 La Ley 11/2007, de Acceso de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, de�ine un documento electrónico como<br />
“información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato<br />
determinado y susceptible de identi�icación y tratamiento diferenciado”, y haber sido �irmados mediante los<br />
sistemas de �irma previstos en los arts. 18 y 19 de la propia LAE.<br />
50 Luciana Duranti. “The impact of digital technology on archival science”. Archival Science 1, 1, pp. 39-55.<br />
comunidades de práctica<br />
41
comunidades de práctica<br />
42<br />
cidad, integridad y �iabilidad. Por ello, los metadatos se presentan como la solución para<br />
que en estos documentos electrónicos queden patentes todos estos aspectos tanto de cara<br />
a la recreación del documento y a la recuperación de la información, como para asegurar<br />
su integridad, �iabilidad y autenticidad, e incluso la propia gestión de su ciclo de vida, su<br />
consultabilidad, etc.<br />
Además, las administraciones públicas están obligadas a adoptar las medidas organizativas<br />
y técnicas necesarias con el �in de garantizar la interoperabilidad en relación con la<br />
recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida,<br />
entre las que se encuentra la asociación de los metadatos al documento electrónico. 51 Se<br />
entiende como metadato, pues, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada<br />
a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido,<br />
destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con<br />
la �inalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad<br />
del propio documento. 52<br />
La función de los metadatos será por tanto aportar, de una forma estructurada, todos los<br />
datos necesarios sobre los datos conservados, para de esta forma cubrir las necesidades de<br />
gestión y recuperación que puedan plantearse, permitiendo la utilización y comprensión, en<br />
su sentido más amplio, del documento. Los metadatos describen cómo se ha registrado la<br />
información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado, etc.<br />
David Bearman 53 establece que los metadatos pueden estructurarse en seis niveles:<br />
1.<br />
2.<br />
Registro: aquellos que nos informan sobre la captura del documento.<br />
Términos y condiciones: nos señalan las cuestiones relativas al acceso y lectura.<br />
3. Estructura: indican el software necesario para su representación y las posibilidades<br />
de interoperabilidad con otros sistemas.<br />
4.<br />
5.<br />
6.<br />
Contexto: indican la procedencia, el entorno en el que el documento ha sido creado.<br />
Contenido: son los datos.<br />
Historia del uso: informan no sólo del cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado,<br />
clasi�icado, valorado y seleccionado, sino también de cuándo, cómo y por<br />
quién ha sido utilizado.<br />
Sin embargo la clasi�icación de metadatos más impuesta en la actualidad es la que distingue<br />
entre: 54<br />
• Metadatos descriptivos: generados en el mismo momento de la creación del<br />
documento, junto con este, en la organización productora. Nos proporcionan información<br />
contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los docu-<br />
51 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ám-<br />
bito de la Administración electrónica (art. 21).<br />
52 Real Decreto 1671/2009, que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico<br />
de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.<br />
53 David Bearman y Ken Sochats. Metadata requirements for evidence. Pittsburgh, School of Information Science,<br />
1996. Disponible en: .<br />
54 Jordi Serra Serra. Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Gijón, Trea, 2008, pp. 85-86.
mentos, favoreciendo las opciones de recuperación. Por ejemplo: autor, fecha de<br />
producción, título, descriptores.<br />
• Metadatos de preservación: pretenden facilitar la gestión de los documentos y su<br />
control intelectual y �ísico tras su creación. Por ejemplo: la última revisión, fecha de<br />
transferencia al archivo, condiciones de acceso, valoración, etc.<br />
• Metadatos técnicos: aportan datos sobre formatos, estructuras y vínculos de los<br />
documentos conservados. Son necesarios para comprender y procesar los documentos.<br />
Por ejemplo: formato de archivo, fecha de la última migración de formato,<br />
software, etc.<br />
En los últimos años se han desarrollado directrices o normativas enfocadas tanto a determinar<br />
los metadatos para la gestión de documentos 55 como a regular la descripción archivística.<br />
56 Estos dos tipos de normativas no coinciden en todos los aspectos, teniendo una de sus<br />
principales diferencias en el enfoque y el campo de aplicación.<br />
Las normas de descripción archivística buscan la descripción de aquellos documentos que<br />
ingresan en el archivo y sólo de estos. Mientras que las normas de metadatos para la gestión<br />
de documentos afectan a todos los documentos electrónicos y a su contextualización desde<br />
el momento de su creación. Por ello el momento en el que se implementan y cumplimentan,<br />
incluso quién es el responsable de hacerlo, es distinto, pues los no archivísticos necesariamente<br />
deberían �ijarse en el momento en que se quiere implantar, modi�icar o desarrollar<br />
una aplicación corporativa o un sistema de gestión de documentos electrónicos. Pasaría por<br />
la elección del modelo de metadatos, la elección de un esquema de metadatos y el desarrollo<br />
de un per�il de aplicación. En la semántica y sintaxis de estos debiera tenerse en cuenta las<br />
convenciones de la descripción archivística, lo cual facilitaría la posterior recepción de estos<br />
documentos electrónicos en las subsiguientes fases de archivo. Los elementos de descripción<br />
archivística no capturados y que fuesen necesarios se podrían incluir, a posteriori, en el<br />
ingreso de estos documentos en el repositorio de conservación permanente.<br />
Atendiendo a las consideraciones expuestas, esta comunidad de aprendizaje considera que<br />
deberían consignarse en un primer momento los siguientes metadatos. Hemos establecido<br />
las diferencias que consideramos necesarias según el tipo de documento o �irma que describan<br />
y en todos ellos hemos señalado si considerábamos su consignación obligatoria (OB) u<br />
optativa (op). 57<br />
Matriz de metadatos y objetos de aplicación<br />
Código Nombre del elemento Expediente<br />
Documento<br />
simple en<br />
documento<br />
complejo<br />
Documento<br />
simple<br />
01 Código de referencia OB OB OB<br />
02 Código de clasi�icación OB OB<br />
55 MoReq2, ISO 23081, etc.<br />
56 ISAD y EAD, fundamentalmente.<br />
Firma<br />
57 Se tomó como punto de partida el trabajo realizado por el Grup d’Innovació Tecnològica del Departament de<br />
Cultura de la Generalitat de Catalunya Vocabulari de metadates. Barcelona, 2008.<br />
comunidades de práctica<br />
43
comunidades de práctica<br />
44<br />
03 Serie documental OB OB<br />
04 Número de expediente OB op<br />
05 Título OB OB OB<br />
06 Fecha OB OB OB<br />
07 Fecha última o de cierre OB<br />
08 Nivel de descripción OB OB OB<br />
09 Productor OB OB OB<br />
10 Unidad administrativa OB OB OB<br />
11 Carácter original OB OB<br />
12 Alcance y contenido op op op<br />
13 Descriptores op op op<br />
14 Acceso OB OB OB<br />
15 Documentación relacionada op<br />
16 Tipo de documento op op<br />
17 Soporte op op<br />
18 Identi�icador de la �irma OB<br />
19<br />
Código del documento<br />
�irmado<br />
20 Fecha de la �irma op<br />
21 Autor de la �irma OB<br />
22 Organización OB<br />
23 Potestad del �irmante op<br />
24 Tipo de �irma OB<br />
25 Formato de �irma OB<br />
26<br />
Fecha de validación de la<br />
�irma<br />
27 Evidencia de la validación op<br />
01 Código de referencia: código que identi�ica unívocamente la unidad documental<br />
dentro de un contexto determinado, por ejemplo un mismo archivo.<br />
02 Código de clasi�icación: código que identi�ica la serie documental a la que pertenece<br />
la unidad documental según el cuadro de clasi�icación correspondiente.<br />
03 Serie documental: nombre de la serie de la que forma parte el documento descrito.<br />
04 N.º de expediente: expresión numérica o nominal que identi�ica el expediente.<br />
05 Título: concisa descripción del contenido del documento.<br />
06 Fecha: data cronológica primera de la unidad documental, normalmente la fecha<br />
de inicio del expediente o las fechas de creación (producción) de un documento<br />
simple administrativo o de incorporación al sistema documental del productor<br />
de la unidad documental.<br />
07 Fecha de cierre: data cronológica en la que �inaliza un expediente o documento<br />
complejo.<br />
OB<br />
op
08 Nivel de descripción: señalamiento del nivel al que corresponde la unidad descrita<br />
según norma ISAD(G).<br />
09 Productor: entidad que es responsable principal de la producción de la unidad<br />
documental descrita, es decir, el organismo productor de ésta, normalmente asimilada<br />
al nivel fondo al que pertenece el documento.<br />
10 Unidad administrativa: identi�icación de la subdivisión 58 dentro del productor<br />
que es responsable principal de la elaboración del contenido del documento descrito.<br />
11 Carácter original: identi�icación de la originalidad o no del documento y del soporte<br />
del original en su caso.<br />
12 Alcance y contenido: descripción de elementos básicos de contenido complementario,<br />
principalmente localización geográ�ica o emplazamiento del objeto del documento<br />
y personas interesadas, es decir, aquellas a las que se alude en el documento<br />
o expediente y que se considere interesante reseñar, sin ser propiamente el autor o<br />
destinatario.<br />
13 Descriptores: entradas dentro de un vocabulario controlado que se consideren de<br />
interés para la recuperación del documento más allá de su identi�icación administrativa.<br />
14 Acceso: indicación del tipo de acceso a los contenidos del documento. Existirán<br />
cinco niveles de acceso: L = Acceso libre; R1= Nivel de protección bajo según la<br />
LOPD; R2 = Nivel medio según LOPD; R3 = Nivel alto según LOPD, información cuya<br />
difusión entrañe riesgos para la seguridad y defensa del Estado o que afecte a materias<br />
clasi�icadas; R4 = documentos sujetos a propiedad intelectual (información<br />
cientí�ica, técnica o artística, por ejemplo).<br />
15 Documentación relacionada: mención de otros expedientes que pudieran presentar<br />
algún tipo de conexión con el descrito.<br />
16 Tipo de documento: designación de la tipología documental a la que pertenece.<br />
17 Soporte: descripción del soporte en el que se encuentra el documento.<br />
18 Identi�icador de la �irma: código que señala inequívocamente a la �irma electrónica.<br />
19 Código del documento �irmado: señalamiento del código inequívoco que identi-<br />
�ica al documento con el que se asocia la �irma electrónica descrita.<br />
20 Fecha de la �irma: data cronológica en la que se generó la �irma descrita.<br />
21 Autor de la �irma: indicación del autor o persona a la que corresponde la �irma<br />
electrónica que autentica jurídicamente la unidad documental descrita.<br />
22 Organización: nombre del organismo del que depende la persona �irmante.<br />
23 Potestad del �irmante: identi�icación del cargo, rango o puesto que le autoriza a<br />
realizar esta �irma.<br />
24 Tipo de �irma: designación de la tipología a la que pertenece la �irma descrita.<br />
58 Subfondo, sección o subsección.<br />
comunidades de práctica<br />
45
comunidades de práctica<br />
46<br />
25 Formato de la �irma: identi�icación del formato en el que se ha creado la �irma<br />
electrónica descrita.<br />
26 Fecha de validación de la �irma: data cronológica en la que se procedió a validar<br />
la �irma.<br />
27 Evidencia de validación: dirección url en la que podemos comprobar la validación<br />
de la �irma.<br />
Una vez establecida la matriz de metadatos necesarios, el siguiente paso consiste en la redacción<br />
de una �icha para dar de alta cada uno de estos metadatos señalando las características,<br />
denominación, código, etc., que corresponden a cada uno de ellos.<br />
Ficha de creación de un metadato<br />
Identi�icador Número que asignamos al metadato<br />
Denominación<br />
Implementación<br />
en XML<br />
De�inición<br />
Obligatoriedad<br />
Aplicabilidad<br />
Tipo de datos<br />
Forma normalizada del nombre de dicho metadato<br />
Ej.: Fecha de inicio, productor, etc.<br />
Representación que va a tener el metadato<br />
Ej.: Para nivel de protección:<br />
‹doc:nivel_proteccion_datos›bajo‹/doc:nivel_proteccion_datos›<br />
Descripción del metadato<br />
Ej.: Para el código de clasi�icación:<br />
Código que relaciona el objeto de la descripción, integrado en un <strong>procedimiento</strong>,<br />
con una serie documental dentro de un fondo.<br />
Señala si su cumplimentación es obligada u opcional<br />
Podría resolverse con un simple: SÍ NO<br />
Aquí señalaremos en qué niveles que hayamos aceptado debemos cumplimentar<br />
este metadato.<br />
En el caso de la Generalitat de Catalunya y de forma general creo que los usuales<br />
van a ser cuatro:<br />
1. Documento complejo<br />
2. Documento simple<br />
3. Documento simple integrado en un documento complejo<br />
4. Firma electrónica<br />
Lo usual sería �ijar una tabla donde se marcara la opción<br />
Textual Numérico<br />
Fecha Tabla controlada
Valores aceptados<br />
Unicidad<br />
Patrón de<br />
aplicación<br />
Se describen aquí las opciones que se admiten para cumplimentar otros<br />
campos del metadato que están controlados, como son las opciones que ofrece<br />
una tabla controlada.<br />
Ej.: La respuesta al tipo de documento:<br />
Solicitudes, informes, actas, etc.<br />
Señala si el metadato puede aparecer una o más veces vinculado al mismo<br />
documento.<br />
Podría resolverse con un simple: SÍ NO<br />
Aquí se especi�icaría el nombre o ubicación del patrón que se aplica.<br />
Ej.: El vocabulario de descriptores que se acepta.<br />
ISAD(G) Recoge el campo de la norma al que se corresponde el metadato.<br />
Observaciones<br />
Campo donde se puede incluir cualquier cuestión que se considere de interés y<br />
no tenga aún campo propio.<br />
Esta �icha se cumplimenta una única vez para crear cada uno de los metadatos que a continuación<br />
van a emplearse de forma sistemática en nuestra descripción de los objetos electrónicos<br />
o documentos.<br />
A continuación, se re�leja la tabla de metadatos que debe acompañar a un hipotético certi-<br />
�icado de empadronamiento, entendiéndolo como documento que forma parte de un expediente.<br />
Código de<br />
referencia<br />
ES/AMSUECA/3.2_349_10/3<br />
Lo que equivaldría a que es el documento n.º 3 del expediente 349/2010 de la<br />
serie de Expedientes de solicitud de Certi�icados de empadronamiento, que es<br />
la 3.2 del cuadro de clasi�icación del Archivo Municipal de Sueca.<br />
Título Certi�icado de empadronamiento de Francisco Pérez Navarro.<br />
Fecha 2010-11-14 11:40:25<br />
Número de<br />
expediente<br />
Nivel de<br />
descripción<br />
349/2010<br />
Documento complejo<br />
Documento simple<br />
X Documento simple integrado en documento complejo<br />
Firma<br />
Productor Ajuntament de Sueca.<br />
Unidad<br />
administrativa<br />
Información y Atención Ciudadana.<br />
comunidades de práctica<br />
47
comunidades de práctica<br />
48<br />
Carácter original<br />
Alcance y<br />
contenido<br />
X Documento electrónico original<br />
Copia electrónica auténtica de documento electrónico<br />
Copia electrónica auténtica de documento en papel<br />
Calle Deseo, del; número 8. 46701, Sueca<br />
o<br />
Calle Deseo, del; número 8.<br />
Descriptores Pérez Navarro, Francisco.<br />
Tipo de<br />
documento<br />
Certi�icado.<br />
7. TRANSFERENCIAS A ARCHIVO DEFINITIVO<br />
Tratar de establecer cómo y cuándo debiera producirse el paso al archivo de larga duración<br />
de los certi�icados de empadronamiento expedidos por un ayuntamiento es quizá una de<br />
las cuestiones más hipotéticas, o al menos teóricas, de �ijar en el actual nivel de la Administración<br />
electrónica en nuestro país, puesto que en la mayoría de proyectos y realidades se<br />
recoge la tramitación electrónica y su paso a una fase inicial de archivo en la que se custodia<br />
tal y como se creó, no desarrollándose todavía las actuaciones concretas y plazos para la<br />
conservación a largo plazo.<br />
El proceso habitual para remitir la documentación en papel desde los productores hasta<br />
el archivo, en el momento que ésta había dejado de ser de utilización constante por parte<br />
de las o�icinas, o porque la necesidad de liberar espacio en éstas para la nueva documentación<br />
generada así lo requería, ha sido tradicionalmente el de la transferencia. En ella<br />
los documentos en papel debían ser adecuadamente identi�icados y validados mediante la<br />
descripción por la unidad remitente y la �irma del acta o relación de entrega por parte del<br />
responsable de dicha unidad administrativa. Esta acta de entrega con la que se remitía la<br />
documentación recibía el cotejo y �irma por parte del responsable del centro receptor. Como<br />
puede comprenderse este proceso no era inmediato y entre la remisión de la relación de entrega<br />
y la aceptación de�initiva, por parte del centro de archivo, podía discurrir un período<br />
de tiempo que en algunos casos podía ser signi�icativo, dadas las necesidades de personal<br />
de los archivos. 59<br />
59 Sobre los cambios de soporte que conllevan la destrucción de los originales, la Ley 3/2010 señala en su art.<br />
27.3 que la destrucción de documentos administrativos originariamente en soporte papel sólo podrá llevarse a<br />
cabo cuando se hayan realizado copias electrónicas de éstos, que garanticen su calidad, contenido, accesibilidad<br />
y perdurabilidad conforme a los principios señalados en este artículo, en los términos y condiciones que se establezcan<br />
reglamentariamente.<br />
Los procesos de digitalización generalizada en el seno de un órgano, conselleria o entidad, que comporten la<br />
destrucción del soporte original en papel, necesariamente habrán de incorporar un informe de administración<br />
electrónica elaborado por la conselleria u órgano con competencias horizontales en materia de administración<br />
electrónica dentro de cada entidad, que valore la necesidad, <strong>procedimiento</strong> e impacto de la medida.<br />
Las �iguras 5, 7 y 8 de este trabajo proceden de M.ª Remedios Antequera y Francisco Sanchis. Manual de <strong>procedimiento</strong><br />
de gestión documental y archivo. Conselleria de Agricultura, Pesca y Alimentación. Versión 3.0 de enero<br />
de 2009.
Figura 5. Proceso de transferencia desde el Archivo de Gestión al Archivo Central<br />
comunidades de práctica<br />
49
comunidades de práctica<br />
50<br />
La transformación de los documentos en electrónicos no invalida el proceso tradicional,<br />
aunque le imprime una serie de matizaciones propias de las características intrínsecas de<br />
los nuevos documentos. 60<br />
• Inicio: El objetivo es el ingreso de la información y documentación electrónica remitida<br />
por el productor en un repositorio de conservación a más largo plazo. Para<br />
iniciar este proceso el productor debe señalar lo que quiere remitir y el receptor<br />
indicar el formato de conservación a largo plazo que el archivo puede gestionar, lo<br />
cual puede suponer una conversión de los documentos tal y como los poseía el productor<br />
de éstos. El productor debe aceptar esta posible actuación sobre los documentos<br />
y responsabilizarse de todas las tareas previas necesarias, para que cuando<br />
se produzca la entrega al archivo ésta pueda realizarse sin mayores problemas<br />
o bien el archivo le proporciona las herramientas necesarias para que el receptor<br />
realice por sí mismo la conversión a los formatos y estructura solicitados.<br />
• Identi�icación: Al igual que en el formato papel se exigía una identi�icación adecuada,<br />
tanto de la documentación como de su productor y/o remisor, y una �irma<br />
del responsable que venía a garantizar la exactitud de los datos y la integridad,<br />
ahora deberán �ijarse con claridad las condiciones de entrega. Esta acta o relación<br />
de entrega supone que mediante metadatos se obtiene la identi�icación de los documentos<br />
tanto a nivel archivístico, es decir tipo documental, productor, fecha, etc.,<br />
como tecnológico, o sea, formato, �irmas, datos de anteriores migraciones o conversiones,<br />
etc.<br />
• Validación: Transferidos los documentos, el archivo validará que esta transferencia<br />
se ha hecho de acuerdo con lo establecido61 y procederá, previa constatación<br />
de la no existencia de virus o malware, a la conversión al formato de conservación<br />
a largo plazo y a la inclusión en los documentos recibidos de los metadatos que se<br />
requieren para la gestión de su conservación, como la asignación de un indicador<br />
único, ciclo de vida, autenticación mediante �irma electrónica tras el proceso de<br />
transferencia, etc. Si todo ello está previsto en los metadatos del propio documento,<br />
se cumplimentarán, y de no ser así se procederá a encapsular el documento<br />
previo con la nueva información sobre éste.<br />
Todo lo señalado no implica que cada ayuntamiento, en el caso que nos ocupa como generador<br />
del certi�icado de empadronamiento, vaya a poseer su propio archivo electrónico en<br />
sus instalaciones, sino que sus documentos electrónicos estarán depositados en un archivo<br />
o repositorio en el que cada ayuntamiento o institución que comparta dicho repositorio<br />
será responsable de sus documentos. En nuestro caso, el ayuntamiento puede acceder a<br />
sus documentos y gestionarlos, pero este repositorio electrónico puede estar ubicado en<br />
cualquier sitio. De hecho, las nuevas tecnologías favorecen la concentración de archivos para<br />
disminuir y hacer más e�icientes los recursos destinados a la conservación y explotación. Es<br />
en este concepto en el que la plataforma creada por la Diputación de Valencia y la Generalitat<br />
Valenciana juega un papel fundamental ofreciendo un repositorio para aquellos ayuntamientos<br />
que se quieran sumar a la iniciativa, especialmente los más pequeños, como única<br />
forma de que puedan acceder a esta conservación de la e-Administración.<br />
60 Una clara síntesis del proceso puede encontrarse en Jordi Serra Serra. Los documentos electrónicos. Qué son y<br />
cómo se tratan. Gijón, Trea, 2008, pp. 111-127.<br />
61 Identi�icará y comprobará los formatos y la validez de los requisitos de sintaxis y semántica.
Tampoco debe desprenderse de lo indicado, la obligatoriedad del paso de nuestro tipo documental,<br />
expedientes de solicitud de certi�icado de empadronamiento, a una fase de archivo<br />
de�initivo. La documentación electrónica, al igual que la de papel, debe verse sometida a su<br />
valoración por parte de la Junta Cali�icadora de Documentos Administrativos de la Generalitat<br />
Valenciana. 62<br />
Desde este grupo se solicita su destrucción transcurrido un mínimo de tres años según la<br />
LOPD por carecer de algún valor que justi�icara su conservación ni a medio ni a largo plazo.<br />
No obstante, como corresponde a la citada junta determinar este extremo, tras el estudio<br />
de la tabla documental correspondiente elaborada por la comisión autorizada para ello pasamos<br />
a dibujar el escenario con el que nos encontraríamos en el caso de que dicha junta<br />
acordara su conservación a perpetuidad, o al menos durante un plazo que en determinadas<br />
entidades obligara a su ingreso en un archivo electrónico “central o histórico”.<br />
Las tradicionales fases archivísticas son las de archivo de gestión, central, intermedio e histórico,<br />
en las que se prescribe un período de cinco años previo al paso desde el de gestión a<br />
la siguiente fase y un mínimo de 25 o 30 años para el paso al archivo histórico.<br />
Figura 6. Etapas archivísticas<br />
Pero también esto está cambiando en el mundo electrónico: los plazos se desean más cortos<br />
y el número de transferencias se busca que se reduzca a una sola. La primera fase tiende a<br />
conservar la documentación entre 10 y 20 años, para pasar luego a la fase de conservación<br />
a largo plazo. 63 De hecho, la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración<br />
Electrónica de la Comunitat Valenciana señala, en su art. 27.5:<br />
62 Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, y Real Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del<br />
Consell de la Generalitat.<br />
63 Debra Logan, Ken Weilerstein y Alan Weintraub. “Important issues about digital data preservation”. Inside<br />
Gartner, 2001, n. 8. Estos autores �ijan la conservación a largo plazo a partir de los diez años. Mientras que Martin<br />
comunidades de práctica<br />
51
comunidades de práctica<br />
52<br />
En materia de archivo documental y de conservación de los documentos susceptibles de<br />
formar parte del Patrimonio Documental Valenciano, se estará a lo dispuesto en la Ley<br />
3/2005, de 15 de junio, de La Generalitat, de Archivos. En especial, deberá poderse establecer<br />
la interconexión electrónica de los archivos del sistema archivístico valenciano, así<br />
como la progresiva digitalización de los fondos documentales, a �in de poner a disposición<br />
de la ciudadanía el Portal Documental de la Comunitat Valenciana.<br />
Por lo tanto, habrá que realizar transferencias periódicas de un archivo a otro, entendidas<br />
éstas como el <strong>procedimiento</strong> especial de “entrega, ordenado y relacionado por escrito, de<br />
los documentos de un archivo a otro, y también el traspaso de las responsabilidades relativas<br />
a la custodia y conservación de estos”. 64 Esta última a�irmación es fundamental, porque<br />
no sólo se trata de un cambio de ubicación, �ísica o electrónica, sino también de responsabilidad<br />
sobre los documentos y expedientes administrativos. En este sentido, el Esquema<br />
Nacional de Interoperabilidad es taxativo: las administraciones públicas deben crear repositorios<br />
electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos<br />
convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos,<br />
y entre las medidas que adoptar para la conservación de los documentos será necesario<br />
realizar la transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios<br />
electrónicos a los efectos de conservación, etc. 65 La inclusión del condicionante “en su caso”<br />
sólo hace referencia a la conservación según las tablas de valoración y el ciclo de vida de<br />
los documentos establecidos por la Junta Cali�icadora de Documentos Administrativos de la<br />
Generalidad Valenciana o la equivalente en otras administraciones.<br />
Pese a la propuesta de plazos, es frecuente que en determinados escenarios pueda ser conveniente<br />
que toda aquella documentación ya sin vigencia administrativa y que todavía debe<br />
conservarse durante un período de tiempo por requerimientos legales, sea extraída con anterioridad<br />
de los espacios de memoria destinados a las distintas unidades administrativas<br />
y transferida al correspondiente archivo central para su conservación allí hasta su destrucción.<br />
Esta posibilidad es la que barajamos en nuestra tabla de valoración al plantear una posible<br />
transferencia anual desde el archivo de la o�icina del Servicio de Atención e Información al<br />
ciudadano, o similar, que tramita la expedición del certi�icado al archivo electrónico de la<br />
institución. La conservación de dichos documentos durante tres años viene dada por la Ley<br />
Orgánica de Protección de Datos, como ya se ha señalado, pero para la o�icina no tiene valor<br />
su conservación por carecer de vigencia administrativa el documento transcurrido un máximo<br />
de tres o seis meses. Puede ser por ello aconsejable que se realice la transferencia de<br />
esta documentación al archivo electrónico, donde se conservará y ejecutará su eliminación<br />
llegado el momento.<br />
En el caso de que este conjunto de documentos electrónicos fuera declarado de no destrucción,<br />
tradicionalmente hubiéramos establecido que su conservación era permanente. Pero<br />
Waller y Robert Sharpe. Mind the gap: assessing digital preservation needs in the UK (disponible en: ) entienden la conservación a largo plazo a partir de<br />
20 años. En materia de archivo documental electrónico y expedientes administrativos, la Ley de Administración<br />
Electrónica de la Comunidad Valenciana (art. 27.5) remite a la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalidad<br />
Valenciana, de Archivos, por lo que hace referencia a la estructura expuesta de archivo de gestión, central, intermedio<br />
e histórico con sus correspondientes plazos, que no nos parece la estructura más operativa para este tipo<br />
de documentos.<br />
64 Art. 46.4 Ley de Archivos de la GV.<br />
65 Art. 21.
esta denominación trae asociado un concepto de no actuación sobre dichos documentos<br />
que no es el más adecuado para éstos. Por ello, debiéramos tender a emplear el concepto<br />
de conservación continua, como re�lejo del proceso y plani�icación de actuaciones que van<br />
a asegurar el �in perseguido, una de las cuales, a modo de ejemplo, puede ser el recopiado<br />
en nuevos soportes. Este ingreso en el archivo irá acompañado de la cumplimentación de<br />
metadatos archivísticos necesarios para la gestión de ese documento. 66<br />
Cuando un archivo �irmado electrónicamente es custodiado a largo plazo, es necesario poder<br />
comprobar la validez de la �irma durante todo el período de custodia. Dos aspectos fundamentales<br />
deben ser salvados para conseguir este objetivo:<br />
•<br />
•<br />
El archivo y su �irma pueden ser validados a corto plazo, pero es necesario prever<br />
un mecanismo de validación seguro incluso cuando haya caducado el certi�icado<br />
electrónico utilizado para realizar la �irma original. 67<br />
Las capacidades tecnológicas evolucionan y ello incide en la robustez o debilidad<br />
de las tecnologías de �irma electrónica, aceptadas como legalmente válidas en un<br />
determinado momento. Es decir, que también los estándares y formatos de �irma<br />
electrónica deben evolucionar tecnológicamente para mantener su seguridad.<br />
Teniendo en cuenta estas dos problemáticas con el objetivo de realizar validaciones de documentos<br />
a largo plazo, documentos longevos, se introduce el concepto de re�irmado de<br />
archivos como un instrumento necesario para asegurar la validez a largo plazo de un documento<br />
electrónico.<br />
De este modo, si la �irma electrónica original fue realizada de la manera exigida por la ley<br />
para que sea reconocida, y podemos garantizar en el tiempo su correcta validación, su custodia<br />
en de�initiva, mantendremos sus “propiedades legales” 68 durante todo ese tiempo, o lo<br />
que es lo mismo, tendremos documentos electrónicos longevos.<br />
Existen tres grandes familias de estándares dependiendo de los formatos donde se aplican:<br />
1. CADES:<br />
Construido alrededor de la tecnología CMS (Cryptographic Message Syntax). Proporciona a<br />
una plataforma CMS la capacidad de �irma digital para cualquier tipo de datos.<br />
2. XADES:<br />
Construido alrededor de la tecnología XML Digital Signature (XML-DSIG) para la representación<br />
de �irmas electrónicas en formato XML. Proporciona la capacidad de �irma digital<br />
para cualquier tipo de datos, pero expresada en formato XML.<br />
3. PADES:<br />
Construido alrededor de la tecnología PDF (Portable Document Format). Es un estándar<br />
abierto de intercambio de documentos creado por Adobe Systems en 1993. Proporciona la<br />
capacidad de �irma digital para archivos PDF/A.<br />
PDF/A es un formato evolucionado de archivo PDF que soporta archivo longevo de documentos<br />
electrónicos. Está de�inido en la norma ISO 19005-1:2005. Actualmente se está tra-<br />
66 Ciclo de vida, fecha de migraciones, etc.<br />
67 Otros escenarios que se deben tener en cuenta son que la persona que �irmó el documento ya no pertenezca a<br />
la organización, haya fallecido, etc.<br />
68 Integridad, autenticidad y no repudio.<br />
comunidades de práctica<br />
53
comunidades de práctica<br />
54<br />
bajando en la especi�icación de la ISO 19005-2 y la ISO 19005-3 para soportar documentos<br />
electrónicos que contengan contenidos dinámicos como sonido, vídeo, etc.<br />
Recordemos que según la Ley 3/2010 de Archivos de la Generalitat, en sus art. 27.1 y 2, los<br />
expedientes administrativos que se hayan tramitado íntegramente en soporte electrónico<br />
se conservarán, a todos los efectos, en dicho soporte, sin perjuicio de su migración digital o<br />
conversión a otros formatos y soportes que puedan surgir en el futuro como consecuencia<br />
de la evolución tecnológica, con el �in de garantizar su conservación, perdurabilidad, autenticidad,<br />
integridad, con�idencialidad y disponibilidad en condiciones de calidad, de acuerdo<br />
con la normativa, en su caso, vigente en la materia. El cumplimiento de lo señalado exigirá la<br />
utilización de sistemas de �irma longeva que garanticen la referencia temporal de los documentos<br />
y expedientes administrativos para la veri�icación de las �irmas electrónicas a largo<br />
plazo de los documentos �irmados electrónicamente en un momento determinado. A estos<br />
efectos, la Agencia de Tecnología y Certi�icación Electrónica prestará servicios de custodia<br />
documental electrónica avanzada, y pondrá a su disposición las infraestructuras para el archivado<br />
de documentos electrónicos.<br />
En este contexto la única interpretación que se debe determinar en cada caso es la “separación”<br />
más o menos “fuerte” de las diferentes fases de archivos y sus correspondientes repositorios,<br />
soportes informáticos a nivel �ísico y sistemas informáticos de gestión de archivos.<br />
Es decir, que de nuevo parece adecuado aplicar una cierta proporcionalidad a las soluciones<br />
técnicas implementadas en cada entidad para materializar sus archivos electrónicos. Parece<br />
recomendable, como criterio de viabilidad y sostenibilidad de una adecuada gestión del<br />
archivo municipal, que la separación de sistemas o repositorios para los diferentes archivos<br />
por gestionar se establezca en función de:<br />
a) La importancia y volumen de los archivos por gestionar.<br />
b) La existencia de recursos técnicos, humanos y materiales que lo hagan sostenible.<br />
Por esta razón, las diferentes fases de archivo pueden plasmarse en la práctica, al menos<br />
en pequeñas organizaciones, en los requerimientos de acceso, en los programas de gestión<br />
empleados, en las medidas de control y en las actuaciones que se realizan sobre los documentos,<br />
más que en distintas ubicaciones �ísicas de los repositorios, lo cual no obsta para<br />
que el usuario los perciba como archivos independientes. Aunque lo dicho no invalida que<br />
esta opción de repositorios diferentes situados �ísicamente en distintos lugares pueda ser<br />
la opción empleada en organizaciones que manejan mayores volúmenes de información y<br />
más recursos.<br />
8. VALORACIÓN DOCUMENTAL<br />
8.1. Concepto y <strong>procedimiento</strong> de valoración documental<br />
El objeto del proceso de valoración es el de conjugar los mandatos constitucionales de conservación<br />
y enriquecimiento del patrimonio cultural con el de garantía del acceso de los<br />
ciudadanos a los archivos y registros administrativos, a la vez que se atienden los problemas<br />
derivados del espacio destinado a la conservación de documentos, contribuyendo así a la
mejora de la gestión documental sin menoscabo de la conservación de nuestra memoria<br />
documental.<br />
Para ello los documentos y las series documentales fruto de la actividad administrativa y<br />
no administrativa son analizados con el propósito de determinar si en el caso de que se<br />
haya extinguido su vigencia administrativa han de ser conservados permanentemente por<br />
ser constitutivos del patrimonio histórico o, por el contrario, se señala el inicio del proceso<br />
reglamentario que permita la destrucción, en el momento que se determine, de aquellos<br />
carentes de interés para la información y la investigación que no deban ser objeto de conservación<br />
obligada por su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de<br />
los entes públicos.<br />
El marco normativo especí�ico que rige este proceso es: arts. 84 y 85 de la Ley 4/1998 de Patrimonio<br />
Cultural Valenciano; art. 11 de la Ley 3/2005 de Archivos de la Generalitat Valenciana,<br />
y el Decreto 189/2005 del Consell de la Generalitat, que regula la Junta Cali�icadora<br />
de Documentos Administrativos y el <strong>procedimiento</strong> de valoración, conservación y eliminación<br />
del patrimonio documental de los archivos públicos.<br />
El proceso de valoración afecta exclusivamente a los documentos originales posteriores a<br />
1940 producidos, conservados o reunidos por las administraciones públicas, independientemente<br />
de su soporte.<br />
Cada organismo público debe crear una Comisión de Valoración Documental, en adelante<br />
CVD, que será la encargada de presentar las propuestas de valoración documental a la Junta<br />
Cali�icadora de Documentos Administrativos (�igura 7. Diagrama de �lujos de valoración).<br />
Toda propuesta de valoración documental debe ir acompañada de los informes requeridos<br />
en el Decreto 189/2005 de la JCDA. Desde este grupo os hacemos la propuesta de los documentos/formularios<br />
asociados a cada expediente de valoración a la vez que la responsabilidad<br />
de �irma sobre ellos. 69<br />
01 PROPUESTA Técnicos de archivo<br />
02 REGISTRO DE AUTORIDADES Técnicos de archivo<br />
03 INFORME DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA Jefe/a de Área Administrativa Competente<br />
04 INFORME SOBRE SOPORTE INFORMÁTICO Jefe/a de Servicio Informática<br />
05 INFORME DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN Servicios jurídicos<br />
06 INFORME SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL Secretaría CVD<br />
07 FICHA CONTROL Secretaría CVD<br />
08 RELACIÓN DE NORMATIVA GENERAL Técnicos de archivo<br />
09 RELACIÓN DE TABLAS DE OTRAS CC. AA. Técnicos de archivo<br />
10 EJEMPLO DE EXPEDIENTE TIPO Técnicos de archivo<br />
69 Se omiten los documentos número 2, 8, 9 y 10. En el caso de la normativa general, por incluirse en la propia<br />
propuesta y en el apartado del régimen jurídico del <strong>procedimiento</strong>. No incorporamos el registro de autoridades<br />
y el ejemplo tipo por no ser uniforme la denominación y dependencia de la o�icina tramitadora, ni los formularios<br />
de los documentos que encontramos en los diferentes ayuntamientos. Tampoco nos ha parecido oportuno<br />
presentar un estudio comparativo con lo �ijado por otras comunidades autónomas, puesto que no es el objeto<br />
de esta propuesta.<br />
comunidades de práctica<br />
55
comunidades de práctica<br />
56<br />
8.2. Expediente de valoración documental
comunidades de práctica<br />
57
comunidades de práctica<br />
58
comunidades de práctica<br />
59
comunidades de práctica<br />
60
comunidades de práctica<br />
61
comunidades de práctica<br />
62
comunidades de práctica<br />
63
comunidades de práctica<br />
64
comunidades de práctica<br />
65
comunidades de práctica<br />
66
3. INFORME DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA<br />
La serie administrativa Certi�icaciones del Padrón Municipal de Habitantes, gestionada por la o�icina<br />
, determina como valores primarios de la documentación citada los siguientes:<br />
VALOR ADMINISTRATIVO 70 O VIGENCIA ADMINISTRATIVA:<br />
Años: DE TRES A SEIS MESES<br />
Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia: La vigencia del valor administrativo<br />
del certi�icado viene dada por el organismo receptor de éste, ya que los datos certi�icados lo<br />
son en la fecha en que se expide aquél. En general, la vigencia administrativa que se da a estos<br />
certi�icados oscila entre tres y seis meses.<br />
VALOR FISCAL: 71 NO<br />
Años:<br />
Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia:<br />
VALOR LEGAL O JURÍDICO: 7 :<br />
Años: DE TRES A SEIS MESES<br />
Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia: No hay regulación respecto al plazo<br />
de validez de la certi�icación entregada. El valor del certi�icado se reduce a la fecha en la que<br />
se expide. Por eso suele asociarse a la vigencia administrativa que se reconoce al documento.<br />
LOCALIDAD Y FECHA<br />
FIRMA, NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA RESPONSABLE<br />
70 Es el valor primario inherente a cualquier documento y está ligado a su vigencia administrativa. Esta vigencia<br />
administrativa es la que suele �ijar un referente para la conservación de la documentación, que no puede eliminarse<br />
hasta que no haya prescrito.<br />
71 Se entiende como un carácter más del valor administrativo y se destaca independientemente para determinar<br />
los plazos de la documentación de carácter económico que está sujeta a procesos de control establecidos por<br />
alguna normativa.<br />
72 Valor atribuible a la serie documental o a alguno de los documentos que la integran porque contienen pruebas<br />
fundamentales que garantizan los derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos.<br />
comunidades de práctica<br />
67
comunidades de práctica<br />
68<br />
5. INFORME SOBRE EL RÉGIMEN DE ACCESO Y USO DE LA DOCUMENTACIÓN<br />
RÉGIMEN DE ACCESO 73<br />
A) ACCESO LIBRE<br />
-<br />
-<br />
LEGISLACIÓN:<br />
TOTAL<br />
PARCIAL<br />
OBSERVACIONES:<br />
B) ACCESO RESTRINGIDO<br />
-<br />
-<br />
LEGISLACIÓN:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
TOTAL X<br />
PARCIAL<br />
SÍ<br />
NO X<br />
SÍ X<br />
NO<br />
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal<br />
(BOE 298, de 14/12/1999).<br />
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y<br />
del Procedimiento Administrativo Común (BOE 285, de 27/11/1992).<br />
Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación<br />
de la resolución de 1 de abril de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del<br />
director general de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a<br />
los ayuntamientos sobre la actualización del Padrón Municipal.<br />
73 Se indicará el régimen de acceso a la documentación. Si el acceso es restringido, se determinará el plazo y la<br />
legislación que regula la restricción. En el apartado de observaciones se puede indicar si la restricción se centra<br />
en unos documentos en concreto.
OBSERVACIONES<br />
El concepto de interesado legítimo, que distingue a los que pueden acceder a conocer la información<br />
de un registro público, es siempre di�ícil de precisar. En materia padronal, la referencia<br />
que hay que tener en cuenta viene establecida en el nuevo art. 16.3 de la Ley de Bases del Régimen<br />
Local.<br />
De acuerdo con ella sólo existen, en principio, tres tipo de interesados legítimos:<br />
• El propio vecino a quien se re�ieran los datos padronales. El vecino puede acceder a su<br />
información personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario.<br />
• Las autoridades que estén al frente de alguna administración pública que necesite la información<br />
padronal en el ejercicio de sus competencias legales y para asuntos en los que<br />
la residencia o el domicilio sean datos relevantes. Entre estas autoridades se encuentran<br />
los responsables de organismos públicos encargados de la elaboración de estadísticas o�iciales.<br />
• Los jueces y los tribunales de Justicia: Todas las personas y entidades públicas y privadas<br />
están obligadas a prestar, en la forma que la Ley establezca, la colaboración requerida por<br />
los jueces y tribunales en el curso del proceso y en la ejecución de lo que se ha resuelto,<br />
con las excepciones que establezcan la Constitución y las leyes (art. 17.1 de la Ley Orgánica<br />
del Poder Judicial 6/1985, de 2 de julio).<br />
El gestor municipal debe tener claro que este último supuesto legitima únicamente a quien<br />
esté amparado por un mandamiento judicial. No basta que alguien diferente del empadronado<br />
acredite que ha entablado o entablará un proceso judicial, es necesario que ante el ayuntamiento<br />
aporte un mandamiento del correspondiente juez o tribunal que ordenó la expedición de la<br />
certi�icación padronal.<br />
Evidentemente, en este caso no es su�iciente el volante de empadronamiento, ya que el documento<br />
que se expida formará parte de las pruebas del juicio (Resolución de 21 de julio de<br />
1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución de 4 de julio<br />
de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación<br />
Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización<br />
del Padrón Municipal).<br />
LOCALIDAD Y FECHA<br />
FIRMA, NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA RESPONSABLE<br />
comunidades de práctica<br />
69
comunidades de práctica<br />
70<br />
6. INFORME SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL (CVD)<br />
Reunida en Valencia el día _____________________________ la Comisión de Valoración Documental para<br />
la Administración Local, creada por Resolución de __________________________ del Conseller de<br />
________________ de la Generalitat Valenciana (DOGV núm. , de - -201 ) y vistos los informes preceptivos<br />
establecidos por la JCDA de la Conselleria de Cultura y Deporte, determina y propone lo<br />
siguiente:<br />
SERIE DOCUMENTAL: Certi�icaciones del Padrón Municipal de Habitantes<br />
VALOR INFORMATIVO: 74<br />
Ninguno excepto un tipo de información solicitada por los ciudadanos a los ayuntamientos, pues<br />
se trata simplemente de una certi�icación sobre los datos existentes en una base de datos municipal,<br />
que constituye por sí misma otra serie documental.<br />
VALOR HISTÓRICO: 75<br />
Ninguno, porque el valor histórico corresponde al propio Padrón de Habitantes del que se extraen<br />
los datos para el certi�icado, generalmente a petición del usuario.<br />
PROPONE:<br />
Conservación permanente: 76<br />
Eliminación total: 77 sí<br />
Eliminación parcial: 78<br />
Tipo de eliminación parcial:<br />
- Selección de documentos:<br />
-<br />
Propuesta de tipo de muestreo:<br />
- Muestreo cronológico:<br />
- Muestreo geográ�ico:<br />
- Muestreo alfabético:<br />
- Muestreo numérico o sistemático:<br />
- Muestreo aleatorio simple:<br />
74 Habrá que valorar si contiene información importante y si ésta es única, al no poder encontrarse en otros documentos.<br />
Se indicará, además, a qué materias, personas �ísicas o jurídicas, lugares o fenómenos signi�icativos<br />
afecta esta información.<br />
75 Está ligado al anterior. Habrá que tener en cuenta si los documentos son indispensables para la recreación de<br />
una institución, de una persona, de una actuación, etc.<br />
76 Cuando se considere que el valor informativo y/o histórico justi�ica la conservación de la documentación ob-<br />
jeto de la valoración.<br />
77 Cuando se considere que el valor informativo de los documentos es muy bajo o nulo y, por lo tanto, se justi�ica<br />
su eliminación total.<br />
78 Cuando se considere que los documentos valorados pueden disponer de algún valor informativo que justi�ica<br />
la conservación de una parte de ellos.
Plazos de eliminación y archivos donde se efectúa:<br />
A los tres años de expedición del documento dentro del archivo central o histórico municipal.<br />
El SECRETARIO/A DE LA COMISIÓN DE VALORACIÓN<br />
DOCUMENTAL<br />
comunidades de práctica<br />
71
comunidades de práctica<br />
72<br />
7. FICHA DE CONTROL DE LA PROPUESTA DE VALORACIÓN<br />
DENOMINACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL:<br />
NÚMERO DE PROPUESTA:<br />
PERSONA/S QUE HA/N REALIZADO EL TRABAJO DE CAMPO:<br />
NOMBRE DE LAS PERSONAS QUE FORMAN LA COMISIÓN DE VALORACIÓN<br />
DOCUMENTAL:<br />
FECHA DE LA PROPUESTA DE LA CVD:
8.3. Procedimiento de eliminación documental<br />
La eliminación, en caso de aprobarse, implica la destrucción �ísica de los documentos por<br />
los responsables de la fase de archivo donde se encuentren mediante cualquier método que<br />
asegure la imposibilidad de reconstrucción de éstos y su posterior reutilización. La eliminación<br />
ha de entenderse como un <strong>procedimiento</strong> que consta de:<br />
• Memoria de la documentación que se debe eliminar: serie documental, unidades<br />
de instalación que se pretenden eliminar y fechas que comprenden.<br />
• Copia de la resolución de aprobación de la tabla de valoración documental que<br />
autoriza dicha destrucción.<br />
• Acta de obtención de copias auténticas: sólo en el caso de que la eliminación<br />
responda a la conservación de la documentación en soporte diferente al original.<br />
Este expediente se comunica a la JCDA, que lo revisará en su primera reunión y podrá formular<br />
observaciones que se comunicarán en el plazo de diez días a los responsables de la custodia,<br />
para que se proceda si no hay ningún inconveniente a la destrucción. El <strong>procedimiento</strong><br />
de eliminación (�igura 8) se cierra con el Acta de Eliminación que señalará lugar, fecha y<br />
duración de los trabajos de eliminación, <strong>procedimiento</strong> utilizado, personas que intervienen,<br />
funcionario fedatario de la operación y �irmas del responsable del órgano que custodia la<br />
documentación y del archivero correspondiente.<br />
En el plazo de diez días se remitirá un duplicado de esta acta a la JCDA para su inclusión en<br />
el Registro de Actas de Eliminación Documental.<br />
La conservación en soporte distinto al de la producción original del documento sólo podrá<br />
plantearse cuando el soporte original carezca de valor histórico, artístico o de cualquier<br />
otro carácter relevante que aconseje su conservación. El nuevo soporte propuesto ha de<br />
garantizar la integridad, autenticidad, protección y conservación de la copia del documento<br />
original mediante el uso de la �irma electrónica avanzada de la Autoridad Certi�icadora de la<br />
Comunidad Valenciana. 707172737475767778<br />
70<br />
71<br />
72<br />
73<br />
74<br />
75<br />
76<br />
77<br />
78<br />
comunidades de práctica<br />
73
comunidades de práctica<br />
74<br />
Figura 7. Proceso de valoración documental
Figura 8. Proceso de conservación y eliminación de series documentales regulado<br />
por el Decreto 189/2005<br />
comunidades de práctica<br />
75
comunidades de práctica<br />
76<br />
9. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ELECTRÓNICA<br />
DEL PROCEDIMIENTO<br />
En términos generales, realizar una evaluación supone determinar el valor de algo (objeto,<br />
situación o proceso) de acuerdo con una serie de criterios con los que emitimos dicho juicio.<br />
79 Aplicada al presente trabajo, con la evaluación se pretende determinar el alcance de<br />
determinados logros respecto a la situación de partida, que es la tramitación tradicional,<br />
a la vez que plantear los elementos principales que permiten medir, controlar y valorar el<br />
avance para proyectos futuros.<br />
Estamos habituados a manejar una amplia oferta de indicadores en multitud de proyectos<br />
públicos de e-Administración, como las estadísticas de servicios on-line, rankings de portales<br />
web o la capacidad de aprovechamiento de las nuevas tecnologías o e-readiness. Con<br />
todo, y además de medir la oferta de servicios públicos digitales, mediante este trabajo pretendemos<br />
presentar un modelo de evaluación y una recopilación de indicadores para medir<br />
el impacto, la e�iciencia y la rentabilidad social de la gestión electrónica de los <strong>procedimiento</strong>s<br />
administrativos.<br />
Hay que concretar qué queremos medir y elegir los indicadores adecuados para conseguirlo.<br />
Una iniciativa como la nuestra debe incorporar cierta voluntad de permanencia temporal,<br />
y parece apropiado contemplar su medida continuada a través de un buen sistema de<br />
seguimiento de indicadores y análisis periódicos para evaluar los resultados y efectos atribuibles<br />
a la iniciativa. 80 Utilizando como referencia la Norma UNE 66175:2003 de AENOR, 81<br />
los indicadores deberán proporcionarnos información relevante sobre los principales parámetros<br />
del proceso de gestión electrónica implantados y apuntalar una mínima estrategia<br />
de mejora continua.<br />
9.1. Objetivos y elección del modelo de evaluación<br />
Metodológicamente, la evaluación que proponemos deberá procurar la obtención de datos<br />
empíricos e información sobre la incidencia del traspaso del <strong>procedimiento</strong> seleccionado al<br />
sistema de tramitación electrónica, tanto en su dimensión externa como en lo que se re�iere<br />
a sus efectos en el seno de la propia Administración. Como se trata de una evaluación de tipo<br />
organizacional, que incide en las transformaciones internas como elemento para el cambio<br />
y la innovación, su lógica analítica debe atender, además de al rigor estricto de los indicadores<br />
de medida, a la con�luencia de valores intangibles, a la coparticipación de los actores de<br />
la iniciativa, así como a la utilización efectiva de los resultados ya desde las fases iniciales del<br />
proyecto. Pretendemos alcanzar los siguientes objetivos:<br />
79 V. Cavaller Reyes. Sistema matricial d’indicadors per a l’anàlisi estratègica de la informació a les organitzacions:<br />
aplicació en un cas pràctic. Tesis doctoral, Universitat de Barcelona, 2006, p. 148.<br />
80 Dinámica que está relacionada con los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 9001:2000, especialmente con el<br />
capítulo 8, relativo a la medición, análisis y mejora necesaria para el seguimiento de la e�icacia del sistema de<br />
gestión de la cualidad de las organizaciones.<br />
81 La Norma UNE 66175: 2003 de AENOR tiene como objeto la identi�icación y el establecimiento de indicadores<br />
relevantes y cuadros de mando en las organizaciones. Esta norma servirá de referencia, si bien no exclusivamente<br />
de forma restrictiva.
1. Principalmente, medir de forma objetiva la rentabilidad intrínseca de la puesta en<br />
producción de la gestión electrónica del <strong>procedimiento</strong> seleccionado. Obviaremos,<br />
de momento, otros indicadores no cuantitativos para medir el impacto de la iniciativa,<br />
como la garantía jurídica de los <strong>procedimiento</strong>s implantados.<br />
2. Disponer de información del nivel de implicación de los trabajadores municipales<br />
en la gestión electrónica, ya que un desinterés mani�iesto por su parte abortaría en<br />
gran medida el sentido del proyecto.<br />
3. Medir la relación directa con los usuarios, tanto a nivel interno (productores o actores<br />
interdepartamentales) como en la interacción ciudadana, sean o no usuarios<br />
del canal Internet. Debemos proporcionar pautas para un seguimiento continuo<br />
no sólo de su grado de satisfacción con el desarrollo del <strong>procedimiento</strong> gestionado<br />
por la modalidad de tramitación electrónica, sino también de sus expectativas y<br />
percepciones sobre posibles elementos que se puedan mejorar, modi�icar o añadir.<br />
Para ello, podremos utilizar entrevistas abiertas a los responsables de tramitación, tanto<br />
sobre la solución implantada como sobre la operatividad en la tramitación electrónica, y<br />
encuestas periódicas a responsables de las unidades administrativas, personal técnico de<br />
informática y técnicos archiveros sobre la gestión, formación y disposición de los expedientes<br />
electrónicos. Por último, aunque no por ello de menor importancia, cuestionarios –puntuales<br />
o sistemáticos– para recoger la aceptación por parte de los usuarios externos de la<br />
tramitación electrónica del <strong>procedimiento</strong>.<br />
9.2. Variables e indicadores seleccionados en la evaluación<br />
Debemos priorizar aquella información esencial o que resulte imprescindible, y obtenerla<br />
de una forma sencilla y e�icaz para que la evaluación sea no sólo posible, sino pertinente y<br />
útil para la toma de decisiones. Los recursos de toda organización son limitados y hemos de<br />
esforzarnos en incorporar aquellos que nos puedan ser “rentables”, es decir, aquellos donde<br />
la información proporcionada justi�ica el esfuerzo necesario para su obtención. En sintonía<br />
con los objetivos señalados, hemos determinado tres grupos o dimensiones de variables.<br />
Sin embargo, en cada uno de estos grupos podemos incluir in�inidad de indicadores susceptibles<br />
de analizar. Para establecer dicha prioridad de los indicadores críticos, proponemos<br />
considerar, al menos, los siguientes elementos:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
El bajo coste de la toma de los datos.<br />
Que se puedan recoger de forma automatizada o que sean fácilmente obtenibles.<br />
Que sean adecuados para comparar de forma fácil con indicadores de otros departamentos/administraciones.<br />
Calidad de la información respecto al objetivo que perseguimos.<br />
No es su�iciente con decidir el listado de los indicadores que se deben considerar, también<br />
debemos explicar cómo podemos extraerlos. A continuación, presentamos la �inalidad de<br />
las tres dimensiones o grupos de variables que hemos incorporado en nuestra propuesta de<br />
evaluación, y el listado de indicadores seleccionados, especi�icando su fórmula y la frecuencia<br />
de cálculo para cada uno:<br />
comunidades de práctica<br />
77
comunidades de práctica<br />
78<br />
• Título:<br />
nombre que identi�icará cada indicador de forma clara y sin ambigüedades.<br />
Los indicadores ideales son los numéricos, ya que permiten ser cuanti�icados como<br />
un valor objetivo.<br />
• Fórmula de cálculo:<br />
si procede, operaciones matemáticas, porcentajes, etc., para<br />
obtener el valor asociado al indicador.<br />
• Fuente de los datos:<br />
dónde y cómo se procede a la recogida de los datos.<br />
• Frecuencia de medida:<br />
número de veces, en unidades temporales, en que se realizará<br />
la toma de datos.<br />
A. E�icacia y productividad de la gestión electrónica<br />
Trata de medir el ahorro en costes y tiempo por la gestión electrónica de los <strong>procedimiento</strong>s<br />
seleccionados. Esta variable tiene que integrar indicadores económicos, de productividad<br />
y de asimilación funcional de la iniciativa. Como no contamos con datos comparativos del<br />
sistema tradicional de tramitación, la e�iciencia, es decir, el cociente entre e�icacia y cantidad<br />
de recursos invertidos, no constituirá ahora una prioridad, y sí los niveles de e�icacia alcanzados<br />
mediante la simpli�icación administrativa y su tramitación electrónica. Principalmente<br />
deben barajarse aquí indicadores sobre e�iciencia en la tramitación, como la reducción<br />
de plazos de respuesta y la supresión de desplazamientos o volumen de documentación<br />
requerida (certi�icaciones, comprobantes, etc.).<br />
De la misma forma, la percepción de bene�icios en la tramitación desde el ámbito interno<br />
se convierte en un importante motor de motivación e impulso del proceso corporativo para<br />
implantar la administración electrónica. Este aspecto es importante conseguirlo tanto en los<br />
trabajadores municipales como en los cuadros de mando.<br />
Los datos se extraen del análisis de la documentación que justi�ica cada iniciativa 82 y del<br />
análisis de resultados de los procesos administrativos electrónicos resultantes, debiendo<br />
captar datos automatizados de los sistemas informáticos. 83<br />
Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia 83<br />
Número de documentos totales<br />
eliminados<br />
% de simpli�icación para la<br />
gestión electrónica<br />
Número de documentos<br />
eliminados a la ciudadanía (A)<br />
Reducción de trámites eliminados<br />
a la ciudadanía (acumulado)<br />
Tiempo medio gestión (tg) en el<br />
<strong>procedimiento</strong> electrónico<br />
Tiempo medio de gestión<br />
por fases de tramitación o<br />
documentos<br />
[docs. iniciales - docs.<br />
tramitación electrónica]<br />
[(docs. �inales / docs.<br />
iniciales) -1 x 100]<br />
[docs. ciudadanía iniciales -<br />
docs. ciudadanía electrónicos]<br />
[A * 0,5 horas x número<br />
proceds. electrónicos]<br />
[Σ (fecha noti�icación - fecha<br />
de solicitud inicial)]<br />
Extracción directa<br />
82 Rediseño funcional y simpli�icación administrativa.<br />
Rediseño 1<br />
Rediseño 1<br />
Rediseño 1<br />
Registro<br />
informático<br />
Gestor<br />
expedientes<br />
Gestor<br />
expedientes<br />
83 Leyenda de la frecuencia: 1 = única; 7 = semanal; 15 = quincenal; M = mensual; T = trimestral; S = semestral;<br />
A = anual.<br />
S<br />
M<br />
M
B. Adaptación y compromiso organizacional en la gestión electrónica<br />
Se trata de valorar la infraestructura humana y técnica necesaria, además de los su�icientes<br />
recursos �inancieros, para dar cobertura a la gestión electrónica del <strong>procedimiento</strong>. La<br />
simpli�icación documental y el rediseño de los procesos implican también un nuevo modelo<br />
de cooperación entre unidades administrativas, que debería poder medirse. Valoraremos el<br />
nivel de interacción de la unidad administrativa, centrándonos sobre todo en aspectos técnico-organizativos<br />
y no en coordinación política, a través de indicadores como la transferencia<br />
de información y la existencia de canales estables de comunicación interna y externa. 84<br />
Recogerá datos automatizados de los sistemas informáticos sobre acceso a la información y<br />
trá�ico de las comunicaciones internas. Complementariamente, se podrán realizar cuestionarios<br />
a los jefes de las unidades, responsables de informática y gestores directos del <strong>procedimiento</strong><br />
para medir el grado de implicación de los cuadros de mando y de los responsables<br />
de la tramitación en el desarrollo y consolidación de la iniciativa.<br />
Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia<br />
% <strong>procedimiento</strong>s de gestión<br />
electrónica de la unidad<br />
administrativa<br />
Número de normas adaptadas<br />
en la unidad administrativa<br />
para la gestión electrónica<br />
% solicitudes electrónicas al<br />
<strong>procedimiento</strong><br />
Número de accesos a los<br />
recursos de la intranet<br />
municipal de la unidad<br />
administrativa<br />
Número de convenios para<br />
transferencia de datos<br />
con otras AA. PP. (toda la<br />
corporación)<br />
C. Satisfacción de los usuarios<br />
[número de <strong>procedimiento</strong>s<br />
de gestión electrónica x 100<br />
/ total de <strong>procedimiento</strong>s<br />
departamento]<br />
Of. virtual /<br />
catálogo<br />
--- Secretaría A<br />
[sol. electrónicas x 100 / sol.<br />
presencial]<br />
---<br />
Registro<br />
general<br />
Registro<br />
informático<br />
--- Secretaría A<br />
Mide el grado de satisfacción de los usuarios como resultado de la puesta en práctica de la<br />
gestión electrónica del <strong>procedimiento</strong>. Primero, la satisfacción de los tramitadores respecto<br />
del rediseño funcional del <strong>procedimiento</strong>, en dos vertientes: la transparencia del servicio,<br />
determinada por el hecho de abrir y dar a conocer el recorrido administrativo que siguen<br />
los trámites y que hace más visible el interior de la Administración, y la mejora de la trazabilidad<br />
de las acciones administrativas. Asimismo, valorar la posibilidad de incorporar la<br />
interacción ciudadana en el funcionamiento de los procesos electrónicos aplicados (buzón<br />
de quejas, sugerencias, etc.).<br />
84 E. Aibar y F. Urgell. Govern electrònic i serveis públics: un estudi sobre el portal CAT365. Informe de investigación<br />
del PIC (Proyecto Internet Catalunya), UOC-IN3. Publicación, marzo de 2004.<br />
S<br />
S<br />
S<br />
comunidades de práctica<br />
79
comunidades de práctica<br />
80<br />
Los valores se extraen del estudio de las encuestas y entrevistas a responsables de tramitación<br />
y por el análisis del cuestionario dirigido a la ciudadanía. Las respuestas de valoración<br />
se estiman en escala de 10 puntos.<br />
Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia<br />
Opinión de los tramitadores<br />
respecto del rediseño funcional<br />
del <strong>procedimiento</strong><br />
Opinión de los tramitadores<br />
por el software y la gestión<br />
electrónica del <strong>procedimiento</strong><br />
Opinión de la ciudadanía por<br />
el <strong>procedimiento</strong> en gestión<br />
electrónica<br />
Reclamaciones/quejas de los<br />
ciudadanos al <strong>procedimiento</strong><br />
de tramitación electrónica<br />
Escala 1-10 Encuesta 1<br />
Escala 1-10 Encuesta T<br />
Escala 1-10 Encuesta T<br />
---<br />
Registro<br />
general<br />
Podemos resumir que la propuesta de evaluación contempla dos elementos importantes:<br />
contabilizar los bene�icios respecto a la tramitación tradicional e incorporar indicadores<br />
de mejora continua en la tramitación electrónica. Para poder ejempli�icar dicha evaluación<br />
en nuestro estudio es necesario partir de una situación real que comprobamos diferente en<br />
varios ayuntamientos. Sin contar con una fotogra�ía inicial sobre la cual realizar las mediciones<br />
del impacto de la gestión electrónica 85 y sin poder incluir los resultados de continuidad<br />
temporal o de participación de los usuarios por razones obvias en este estudio, estamos<br />
obligados a presentar aquí una propuesta de carácter conceptual, aunque de aplicación directa<br />
a cada organización.<br />
9.3. Seguimiento y control del sistema de evaluación<br />
El seguimiento de la estabilidad del sistema de evaluación requiere un mínimo modelo de<br />
seguimiento y control para garantizar su continuidad, revisar los valores de los principales<br />
indicadores, detectar desviaciones y de�inir acciones correctoras. Igualmente es muy importante<br />
la motivación del personal involucrado en la puesta en producción de los <strong>procedimiento</strong>s,<br />
así como en el funcionamiento del sistema de indicadores. Se convierte en una tarea<br />
ineludible la comunicación de los resultados a los responsables y personas autorizadas<br />
y/o la ciudadanía. La comunicación periódica a las personas del resultado de su trabajo no<br />
tiene por objeto sancionar actuaciones, sino más bien mejorar los resultados de la actividad<br />
evaluada.<br />
85 Incluso tomando como referencia el diagrama teórico de �lujo de la tramitación en soporte papel, no hemos<br />
eliminado documentos en un ejemplo tan breve como el tratado, y su porcentaje de simpli�icación por el rediseño<br />
sería nulo, aunque la mejora de agilidad y simplicidad del <strong>procedimiento</strong> electrónico es evidente, hecho<br />
que se re�lejaría mediante las encuestas de satisfacción y los indicadores de tiempo de tramitación y respuesta,<br />
indicadores que no podemos realizar tampoco aquí.<br />
T
No profundizaremos más en este apartado, y sólo apuntaremos que cada administración<br />
debe de�inir su modelo organizativo de seguimiento y control, en el que se determine, cuando<br />
menos:<br />
a) Las personas que participan y su responsabilidad.<br />
b) La periodicidad de las reuniones de seguimiento y control.<br />
c) La forma de generar, diseminar y/o difundir los informes de resultados.<br />
10. BIBLIOGRAFÍA<br />
Referencias documentales y enlaces a Internet. [Últimas consultas: 20/01/2011]<br />
ADOBE White Paper: The AdES family of standards: CAdES, XAdES, and PAdES. Implementa-<br />
Implementation<br />
guidance for using electronic signatures in the European Union. Estados Unidos, 2009.<br />
Disponible en: .<br />
Aibar, E. y Urgell F. Govern electrònic i serveis públics: un estudi sobre el portal CAT365. Infor- Informe<br />
de investigación del PIC (Proyecto Internet Catalunya), UOC-IN3. Publicación, marzo<br />
de 2004.<br />
Antequera, M.ª Remedios y Sanchis, Francisco. Manual de <strong>procedimiento</strong> de gestión documental<br />
y archivo. Conselleria de Agricultura, Pesca y Alimentación. Versión 3.0 de enero<br />
de 2009.<br />
Bearman, David y Sochats, Ken. Metadata requirements for evidence. Pittsburgh, School of<br />
Information Science, 1996. Disponible en: .<br />
Bustos Petrel, Gerardo. “Un nuevo marco jurídico dibuja el futuro del documento electrónico”.<br />
Revista d’Arxius, 8, 2009, pp. 181-212.<br />
Cavaller Reyes, V. Sistema matricial d’indicadors per a l’anàlisi estratègica de la informació<br />
a les organitzacions: aplicació en un cas pràctic. Tesis doctoral, Universitat de Barcelona,<br />
septiembre de 2006.<br />
CENATIC. Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica: mapa de procesos<br />
y arquitectura de componentes. Disponible en: .<br />
Committee on Electronic Records. Guide for managing electronic records from an archival<br />
perspective. París, International Council on Archives, 1997.<br />
Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. La gestión de documentos electrónicos:<br />
recomendaciones y buenas prácticas para las universidades, 2007. Disponible en:<br />
.<br />
Cruz Mundet, J. R. La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid, Pirámide, 2006.<br />
Documento Nacional de Identidad Electrónico. Página o�icial: .<br />
comunidades de práctica<br />
81
comunidades de práctica<br />
82<br />
Dublin Core Metadata Element Set. Version 1.1. Disponible en: .<br />
Duranti, L. “The impact of digital technology on archival science”. Archival Science 1, 1, pp.<br />
39-55.<br />
Encoded Archival Description. Versión 2002. Disponible en: .<br />
European Commission. Model Requeriments for the Managment of Electronic Records (Mo-<br />
Req2). Luxemburgo, 2008. Disponible en: .<br />
Gil, R. y Luna, L. Modelo multi-dimensional de medición del gobierno electrónico para América<br />
Latina y el Caribe. CEPAL, 2007.<br />
Grup d’Innovació Tecnològica del Departament de cultura de la Generalitat de Catalunya.<br />
Vocabulari de metadates. Barcelona, 2008.<br />
Guia metodològica de projectes per a l’anàlisi i millora de processos. Generalitat de Catalunya.<br />
Versión 1.0 Generalitat de Catalunya, Departamento de Gobernación y Administraciones<br />
Públicas, junio de 2010.<br />
Guía para una gestión basada en procesos. Fundación Valenciana de la Calidad, Generalitat<br />
Valenciana, 2002.<br />
Logan, D., Weilerstein, K. y Weintraub, A. “Important issues about digital data preservation”.<br />
Inside Gartner 8, 2001.<br />
Norma UNE 66175:2003 de AENOR, Sistemas de gestión de la calidad. Guía para la implantación<br />
de sistemas de indicadores.<br />
Norma UNE-EN ISO 9001:2000, Gestión de la calidad.<br />
PDF Standars. Association for Information and Image Management (AIIM) e ISO PDF Technology<br />
Community. 2010. Página o�icial: .<br />
Peñarrubia Carrión, J. P. “Proyecto Administración Local SOA (ALSOA): SOA como estrategia<br />
de administración electrónica en los ayuntamientos”. Revista Sociedad de la Información<br />
(SOCINFO). Madrid, 2009.<br />
Peñarrubia Carrión, J. P. Proyecto Administración Local SOA: Sistema de Explotación e Integración<br />
de Servicios Electrónicos de la Administración Local (ALSOA). Madrid, 2008. Disponible<br />
en: .<br />
Peñarrubia Carrión, Juan Pablo. Proyecto Carpeta Ciudadana LocalWeb Provincia de Valencia.<br />
Programa Servicios Públicos Digitales. Madrid, 2008. Disponible en: .<br />
Peñarrubia Carrión, J. P. Proyecto Centro de Referencia para el desarrollo de Servicios avanzados<br />
para la construcción de la administración electrónica en los Ayuntamientos de Valencia.<br />
Madrid, 2007. Disponible en: .<br />
Pitti, D. “Encode Archival Description: the development of an encoding standard for archival<br />
�inding aids”. American Archivist 60.3, 1997, pp. 268-283.<br />
Plan Provincial de Servicios Informáticos (SERTIC). Boletín O�icial de la Provincia de Valencia<br />
de 30 de octubre de 2009, pp. 17-23. Diputación de Valencia. Disponible en: .
Plataforma de Administración Electrónica para Entidades Locales de la Comunidad Valenciana.<br />
Generalitat Valenciana. 2010. Página o�icial: .<br />
Public Record Of�ice. Functional requirements for electronic records management systems.<br />
Londres, Public Record Of�ice, 1999.<br />
Raventós Pajares, P. “Los metadatos: qué son y para qué sirven”. Revista d’Arxius 8, 2009, pp.<br />
9-51.<br />
semanainformatica.com. Valencia, 2009. Disponible en: .<br />
Serra Serra, J. Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Gijón, Trea, 2008.<br />
Waller, M. y Sharpe, R. Mind the gap: assessing digital preservation needs in the UK. Disponible<br />
en: .<br />
comunidades de práctica<br />
83
formacion@dival.es<br />
www.dival.es<br />
Central Sindical Independiente y de Funcionarios