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Plan Agrupado<br />

de Formación Continua<br />

Comunidades de Práctica<br />

PROPUESTA DEL PASO DE UN<br />

PROCEDIMIENTO EN PAPEL A SEDE<br />

ELECTRÓNICA: EL CERTIFICADO DE<br />

EMPADRONAMIENTO<br />

Ajuntament d’Ajuntaments


PROPUESTA DEL PASO DE UN PROCEDIMIENTO<br />

EN PAPEL A SEDE ELECTRÓNICA:<br />

EL CERTIFICADO DE EMPADRONAMIENTO


Todos los derechos reservados.<br />

Editado por el Servicio de Formación.<br />

Ninguna parte de este material puede ser impresa o reproducida por cualquier <strong>procedimiento</strong><br />

sin el permiso de los autores.<br />

Equipo de trabajo:<br />

Víctor Almonacid Lamelas, secretario municipal del Ajuntament de Picanya.<br />

M.ª Remedios Antequera Borredá, Archivo de la Conselleria de Agricultura, Pesca y Alimentación.<br />

Santiago Barberá Donat, jefe de la Sección de Informática Tributaria y Municipal de la Diputación<br />

de Valencia.<br />

Mario Carrión Peinado, Área de Cultura de la Diputación de Valencia.<br />

Joan Carles Faus Mascarell, Arxiu Administratiu de l’Ajuntament de Gandia.<br />

Mónica Fayos Jover, Archivo General y Fotográ�ico de la Diputación de Valencia.<br />

Marcos Marí Lozano, Arxiu Municipal de Silla.<br />

Iván Parreño Ara, Servei d’Informàtica de l’Ajuntament de Gandia.<br />

Juan Pablo Peñarrubia Carrión, jefe de Innovación de la Diputación de Valencia.<br />

Joan Francesc Pi Aparici, Arxiu Municipal de Sueca.<br />

Francisco José Sanchis Moreno, Archivo General y Fotográ�ico de la Diputación de Valencia.<br />

M.ª Cruz Trujillo Panadero, Arxiu Municipal de Carcaixent.<br />

Equipo revisor:<br />

Servicio de formación


índice<br />

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... 5<br />

1. MARCO JURÍDICO ........................................................................................................................................... 7<br />

2. COMUNIDAD DE APRENDIZAJE.............................................................................................................10<br />

3. ELECCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................11<br />

4. ANÁLISIS DE LOS CERTIFICADOS DEL PADRÓN DE HABITANTES.<br />

PROCEDIMIENTO .........................................................................................................................................13<br />

5. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS ...................................................................................................31<br />

6. METADATOS ...................................................................................................................................................41<br />

7. TRANSFERENCIAS A ARCHIVO DEFINITIVO ...................................................................................48<br />

8. VALORACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................................54<br />

9. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DEL PROCEDIMIENTO .................................76<br />

10. BIBLIOGRAFÍA ..............................................................................................................................................81<br />

comunidades de práctica<br />

3


comunidades de práctica<br />

4<br />

ÍNDICE DE FIGURAS<br />

Figura 1a: Fase de iniciación del proceso en papel del certi�icado<br />

de empadronamiento ..............................................................................................................<br />

Figura 1b: Fase de instrucción del proceso en papel del certi�icado<br />

de empadronamiento ..............................................................................................................<br />

Figura 2: Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento .............<br />

Figura 3: Ejemplos de casos reales de o�icina virtual de varios ayuntamientos ...............<br />

Figura 4: Esquema de componentes del proyecto de Administración Electrónica<br />

para Entidades Locales de la Comunidad Valenciana en 2010 .............................<br />

Figura 5: Transferencias de documentos desde el archivo de gestión<br />

al archivo central .......................................................................................................................<br />

Figura 6: Etapas archivísticas ..................................................................................................................<br />

Figura 7: Proceso de valoración documental....................................................................................<br />

Figura 8: Proceso de eliminación de documentos ..........................................................................


INTRODUCCIÓN<br />

El trabajo que se presenta es el fruto de una actividad formativa desarrollada en la modalidad<br />

de Comunidad de Práctica dentro del Plan Agrupado de Formación Continua 2010.<br />

El equipo de redacción lo integra un grupo interdisciplinar con intereses comunes en la<br />

temática que se aborda, aunque la idea parte de un grupo de archiveros municipales que<br />

transmiten al Servicio de Formación su inquietud por la temática. Como último eslabón en la<br />

cadena de cualquier <strong>procedimiento</strong> (el archivo de los documentos), los archiveros afrontan<br />

la transición del soporte papel al soporte electrónico con las implicaciones que este cambio<br />

puede tener para la concepción del archivo en los ayuntamientos y entidades locales.<br />

Surge así la idea de constituir una Comunidad de Práctica para trabajar con un objetivo: una<br />

propuesta de aplicación de los principios de la gestión documental a la conversión de un<br />

<strong>procedimiento</strong> desde el soporte papel al electrónico. Se toman para ello, como caso práctico,<br />

los certi�icados del padrón de habitantes.<br />

La Comunidad de Práctica es una nueva modalidad formativa que consiste en que un grupo<br />

de personas, unidas por un interés profesional común, aprenden juntas durante un tiempo<br />

y producen para el resto de profesionales un protocolo que puede convertirse en referente<br />

en determinados aspectos de la práctica profesional.<br />

Es una modalidad formativa entre iguales, donde los alumnos establecen sus propios objetivos<br />

de aprendizaje, aportan su experiencia y su conocimiento, y donde �inalmente el<br />

contenido se construye entre todos. El fruto de este trabajo se hace público y se ofrece a la<br />

comunidad profesional para seguir mejorando el aprendizaje del colectivo.<br />

Ésta en concreto ha funcionado en la plataforma de gestión del conocimiento del Servicio<br />

de Formación, la Comunidad de Aprendizaje, utilizando diversas herramientas de trabajo<br />

colaborativo y de comunicación, como wikis, foros o chats; para ello, los participantes y el<br />

dinamizador han recibido una formación previa en competencias digitales.<br />

Por otra parte, los alumnos son profesionales de diferentes ámbitos: informático, jurídico o<br />

archivístico, por lo que esta modalidad se convierte en un enriquecedor proceso de aprendizaje.<br />

Es una experiencia interesante, muy próxima a la práctica profesional y que mejora de forma<br />

notable la aplicabilidad de los conocimientos adquiridos; por ello, convencidos de su<br />

utilidad, se ha impulsado la publicación de los resultados.<br />

Con�iamos en que este trabajo sea útil para otros profesionales del ámbito local y contribuya<br />

a la mejora del trabajo que desarrollan.<br />

Servicio de Formación<br />

comunidades de práctica<br />

5


1. MARCO JURÍDICO<br />

Las administraciones públicas son un elemento clave en una sociedad de la información real<br />

que afecta a la totalidad de la población. El conjunto de administraciones maneja masas ingentes<br />

de información y documentación. El crecimiento lineal de estos volúmenes, así como<br />

el deseo de una explotación y gestión más e�icaz y e�iciente, en de�initiva, las exigencias<br />

sociales y ahora también legales, han llevado a que los responsables políticos y administrativos<br />

apuesten de forma decidida por el salto desde la tramitación en papel a la tramitación<br />

electrónica.<br />

Esta apuesta nace con el impulso político que se traduce en una serie de normas que tienen<br />

por objeto la mayor accesibilidad y, por tanto, proximidad a los ciudadanos por parte de los<br />

servicios públicos, ganar en comodidad para los usuarios, disminuir costes, asegurar una<br />

mejor explotación de la información al reducir redundancias, etc. El punto de partida fue,<br />

sin duda alguna, la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del<br />

Procedimiento Administrativo Común:<br />

Las nuevas corrientes de la ciencia de la organización aportan un enfoque adicional en<br />

cuanto mecanismo para garantizar la calidad y transparencia de la actuación administrativa,<br />

que con�iguran diferencias sustanciales entre los escenarios de 1958 y 1992. La Ley de<br />

Procedimiento Administrativo de 1958 pretendió modernizar las arcaicas maneras de la<br />

Administración española, propugnando una racionalización de los trabajos burocráticos<br />

y el empleo de máquinas adecuadas, con vista a implantar una progresiva mecanización y<br />

automatismo en las o�icinas públicas, siempre que el volumen de trabajo haga económico<br />

el empleo de estos <strong>procedimiento</strong>s. Este planteamiento tan limitado ha di�icultado el que<br />

la informatización, soporte y tejido nervioso de las relaciones sociales y económicas de<br />

nuestra época, haya tenido hasta ahora incidencia sustantiva en el <strong>procedimiento</strong> administrativo,<br />

por falta de reconocimiento formal de la validez de documentos y comunicaciones<br />

emitidos por dicha vía. El extraordinario avance experimentado en nuestras administraciones<br />

públicas en la tecni�icación de sus medios operativos, a través de su cada<br />

vez mayor parque informático y telemático, se ha limitado al funcionamiento interno, sin<br />

correspondencia relevante con la producción jurídica de su actividad relacionada con los<br />

ciudadanos. Las técnicas burocráticas formalistas, supuestamente garantistas, han caducado,<br />

por más que a algunos les parezcan inamovibles, y la Ley se abre decididamente a la<br />

tecni�icación y modernización de la actuación administrativa en su vertiente de producción<br />

jurídica y a la adaptación permanente al ritmo de las innovaciones tecnológicas. 1<br />

Signi�icativo es que el art. 45 de esta ley, parágrafos 1 y 5, se encuentre aún hoy vigente con<br />

su redacción de 1992:<br />

1. Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios<br />

electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio<br />

de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen<br />

la Constitución y las Leyes.<br />

5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos<br />

o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como<br />

copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y e�icacia<br />

de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y<br />

1 Exposición de motivos de la LRJPAC.<br />

comunidades de práctica<br />

7


comunidades de práctica<br />

8<br />

conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las<br />

garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes.<br />

Por lo demás, las cuestiones concretas en relación con el <strong>procedimiento</strong> electrónico se encuentran<br />

ya reguladas en la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los<br />

Servicios Públicos, 2 que más que sustituir a la Ley 30/92, la “complementa” en este sentido.<br />

Con todo, la Ley 30/92 se convirtió en una importante declaración de principios, si bien su<br />

ejecución exigía un desarrollo que costó en arrancar, puesto que nuestras administraciones,<br />

por diferentes motivos, estaban lejos de poder acometer esta ingente tarea.<br />

El siguiente paso importante se corresponde con el Real Decreto 263/1996, que regulaba la<br />

utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General<br />

del Estado. El rumbo estaba ya marcado pero se había hecho evidente que la prioridad<br />

era regular el elemento validador por excelencia del documento electrónico: la �irma electrónica.<br />

3 Por otro lado, como la transacción documental requiere varios agentes, una cuestión<br />

básica era la extensión de la práctica electrónica a todos los niveles sociales, lo cual se<br />

consigue con la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio<br />

Electrónico. A partir de entonces la legislación ha ido matizando y desarrollando cuestiones<br />

que en términos generales se habían planteado en las normas anteriores. En este contexto<br />

se aprueban el Real Decreto 209/2003, con el que se regulan los registros y noti�icaciones<br />

telemáticas, y la Ley 59/2003, sobre �irma electrónica, que deroga el Real Decreto de 1999<br />

en busca de una mayor con�ianza en el sistema de transacciones electrónicas que requieran<br />

la validación e identi�icación del emisor y del receptor.<br />

Del mismo año es la Ley 57/2003, de 16 de diciembre, de Medidas para la Modernización<br />

del Gobierno Local, que suele pasar desapercibida en esta materia pero que sin embargo es<br />

capital, pues “adelanta” para la Administración local la obligación que años después establece<br />

más claramente la Ley 11/2007, de la cual se puede considerar su antecedente:<br />

... las Entidades Locales, y especialmente los municipios, deberán impulsar la utilización<br />

interactiva de las tecnologías de la información y la comunicación para facilitar la participación<br />

y la comunicación con los vecinos, para la presentación de documentos y para la<br />

realización de trámites administrativos, de encuestas y, en su caso, de consultas ciudadanas.<br />

Las Diputaciones provinciales, Cabildos y Consejos insulares colaborarán con los municipios<br />

que, por su insu�iciente capacidad económica y de gestión, no puedan desarrollar<br />

en grado su�iciente el deber establecido en este apartado. 4<br />

No obstante, el año 2007 es sin duda alguna el punto de in�lexión normativo en el desarrollo<br />

de la e-Administración por el conjunto de normas que se aprobaron:<br />

•<br />

•<br />

•<br />

Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.<br />

Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público.<br />

Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y el desarrollo<br />

de la Ley de Protección de Datos (Real Decreto 1720/2007).<br />

Todas estas normas se engloban dentro de una tendencia general, no ya sólo en España sino<br />

en Europa, del reconocimiento legal de la realidad social que supone el uso de las nuevas<br />

tecnologías.<br />

2 En adelante, LAECSP.<br />

3 Real Decreto Ley 14/1999.<br />

4 Art. 70.bis.3.º de la LBRL (en su redacción dada por la Ley 57/2003).


A nivel europeo debe citarse la Decisión 2004/387/CE del Parlamento Europeo y del Consejo<br />

de 21 de abril de 2004, relativa a la prestación interoperable de servicios paneuropeos<br />

de administración electrónica al sector público, las empresas y los ciudadanos (IDABC), así<br />

como la Comunicación de la Comisión, de 1 de junio de 2005, al Consejo, Parlamento Europeo,<br />

Comité Económico y Social Europeo y Comité de las Regiones, titulada «i2010 - Una<br />

sociedad de la información europea para el crecimiento y el empleo», y más recientemente<br />

el Libro Verde de la Comisión Europea sobre la generalización del recurso a la contratación<br />

pública electrónica en la UE, de 18 de octubre de 2010.<br />

Por su parte, la Ley 11/2007, denominada �inalmente “de Acceso Electrónico de los Ciudadanos<br />

a los Servicios Públicos”, presentaba el problema inicial de su nomenclátor. A pesar de<br />

extenderse, a priori, a los servicios públicos –concepto mucho más amplio que el de Administración<br />

pública–, el art. 2 de la norma parece limitar los postulados de la Administración<br />

electrónica precisamente a la Administración. Sin embargo, vemos complicado interpretar<br />

que las administraciones públicas son las únicas vinculadas por la ley, ya que los servicios<br />

públicos se pueden prestar de muchas formas y no se puede confundir al ciudadano (poseedor<br />

del derecho a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos)<br />

con detalles formales, como la diferencia entre Administración, ente público, sociedad privada<br />

de capital público, poder adjudicador, concesionario del servicio, etc. Y hay más argumentos:<br />

insistimos en que la propia ley, al margen de lo que diga su ámbito de aplicación, se<br />

denomina “de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos”, mientras que<br />

el Derecho europeo tampoco es amigo de estos formalismos, y de todos es sabido que aboga<br />

por un criterio funcional en la aplicación del derecho público.<br />

Por esta nueva interpretación que supera la rigidez del ámbito subjetivo de la Ley 11/2007<br />

ya se han decantado la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, que incluye la inequívoca<br />

expresión “sector público”, que hace pensar en un amplio ámbito de aplicación para la<br />

“e-contratación”, y la Ley de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.<br />

En efecto, a nivel autonómico, se aprueba la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de<br />

Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana, de la cual referimos su art. 2 (ámbito<br />

de aplicación), mucho más similar al art. 3 de la Ley 30/2007 que al 2 de la Ley 11/2007,<br />

y cuyos dos primeros apartados disponen:<br />

1. La presente Ley será aplicable a:<br />

a. La administración de la Generalitat.<br />

b. Las instituciones de la Generalitat reguladas en el capítulo VI del título III del Estatut<br />

d’Autonomia de la Comunitat Valenciana.<br />

c. Las entidades que integran la administración local de la Comunitat Valenciana, así<br />

como las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de éstas, entendiéndose<br />

incluidos los consorcios, con o sin participación de la administración de la Generalitat.<br />

d. Las corporaciones de derecho público representativas de intereses económicos y<br />

profesionales de la Comunitat Valenciana.<br />

La Ley se aplica igualmente a las actividades y relaciones jurídicas que realicen o mantengan<br />

entre sí o con la ciudadanía todas las entidades a que se re�ieren las letras a a d<br />

del apartado anterior de este artículo, siempre que dichas actividades o relaciones no se<br />

hallen sometidas al derecho privado.<br />

comunidades de práctica<br />

9


comunidades de práctica<br />

10<br />

Descendiendo en la estructura territorial del Estado no podemos olvidarnos de la potestad<br />

normativa de las propias entidades locales, y de hecho, como estamos viendo, ya se han<br />

aprobado numerosos reglamentos y ordenanzas de la Administración electrónica, que no<br />

hacen sino adaptar para el ámbito concreto de la estructura, organización y necesidades<br />

de una Administración local lo ya dispuesto por las normas de rango legal dictadas por el<br />

Estado y las CC. AA.<br />

Por último, la ley 11/2007 planteaba la necesidad de desarrollar un Esquema Nacional de<br />

Seguridad para crear las condiciones necesarias de con�ianza en el uso de los medios electrónicos,<br />

que permita el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través de estos<br />

medios, de lo cual se ha ocupado el Real Decreto 3/2010. Por su parte, el Esquema Nacional<br />

de Interoperabilidad persigue la creación de las condiciones necesarias para garantizar<br />

el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y<br />

aplicaciones empleados por las administraciones públicas, lo que redunda en bene�icio de<br />

la e�icacia y la e�iciencia, habiéndose aprobado al respecto el Real Decreto 4/2010. Estos<br />

recientes reales decretos anuncian nuevas normas técnicas que regularán ya aspectos más<br />

concretos con los que se cerrará el círculo para hacer realidad aquella bonita declaración de<br />

principios que planteó la Ley 30/1992.<br />

2. COMUNIDAD DE APRENDIZAJE<br />

El objetivo de trabajo de esta comunidad de aprendizaje que nos ocupa era realizar una<br />

propuesta de protocolo práctico o guía sobre cómo abordar la aplicación de los principios<br />

propios de la gestión documental aprovechando el período de cambio que se abre con la<br />

e-Administración. Propuesta que para hacerla más asimilable debía ir acompañada de su<br />

plasmación en un proceso de transformación del <strong>procedimiento</strong> administrativo en papel<br />

a uno digital y, en la medida de lo posible, ofrecer un trabajo de evaluación de los requerimientos<br />

necesarios de valoración documental.<br />

Para lograr este objetivo, era necesaria la coordinación de unidades de trabajo interdisciplinares,<br />

con la participación de los pilares básicos que intervienen en la gestión administrativa:<br />

la parte jurídica, la de gestión de documentos y la de soporte técnico, es decir, secretarios<br />

y técnicos de la administración, gestores de documentos o archiveros e informáticos.<br />

Evidentemente, para poder gestionar los documentos electrónicos necesitamos una tecnología<br />

capaz de asegurar los niveles de garantía que hoy ofrece el documento en papel y que<br />

exista una interoperabilidad que permita que la información sea utilizada por cualquier<br />

administración pública. Pero también necesitamos un estudio del <strong>procedimiento</strong>/proceso<br />

para su normalización, evaluación y adaptación a la nueva “era de la información”, aportando<br />

nuevos circuitos simpli�icados de tramitación administrativa.<br />

Este estudio de los <strong>procedimiento</strong>s debe ser aprovechado para garantizar, además, su conservación<br />

mientras así lo requiera su vigencia o su valor informativo o histórico. Esta valoración<br />

de los documentos nos llevará en unos casos al mejor aprovechamiento de los recursos<br />

procediendo, según la normativa, a la destrucción de todos aquellos documentos que carezcan<br />

de valor para la Administración y para la sociedad, y en otros casos, deberemos plantear<br />

el archivo de�initivo de un documento electrónico, haciendo posible su conservación a medio<br />

y largo plazo, lo que obliga a la plani�icación de una política de descripción y de garantía<br />

de accesibilidad.


Siendo consecuentes con este planteamiento y en una fase inicial, creamos en la comunidad<br />

distintos grupos de trabajo según el grado de especialización, pudiendo una misma persona,<br />

como de hecho fue lo usual, formar parte de más de un grupo de manera formal o colaborar<br />

puntualmente en aspectos concretos en otros grupos. El resultado fue el siguiente:<br />

•<br />

•<br />

•<br />

•<br />

•<br />

•<br />

Grupo de análisis de <strong>procedimiento</strong>/proceso.<br />

Grupo de requerimientos tecnológicos.<br />

Grupo de metadatos archivísticos.<br />

Grupo de transferencias a archivo de�initivo.<br />

Grupo de valoración documental.<br />

Grupo de evaluación de <strong>procedimiento</strong>/proceso.<br />

El análisis de la elección del proceso, cuestión en la que participó todo el conjunto de los<br />

miembros de la comunidad, se trata exhaustivamente en el siguiente capítulo y pretendemos<br />

que también sea útil para conocer los pasos que seguir en la trasformación de un proceso<br />

en papel a uno electrónico, recordando siempre que se ofrece un punto de vista práctico<br />

y asumible por distintas entidades locales y sin pretender o�icializar el protocolo de actuación,<br />

pues para ello ya existen distintas normativas y otros canales.<br />

También es necesario recordar que esta comunidad no se forma con el espíritu de crear un<br />

método de trabajo de carácter universal ni se constituye como equipo de expertos con un<br />

encargo de la propia Diputación de Valencia, simplemente recoge la experiencia de trabajo<br />

que supuso reunir bajo el mismo epígrafe a tres sectores de distintos profesionales que intervienen<br />

en la gestión administrativa, y el resultado ha sido éste. Si es útil o no, lo dirán los<br />

lectores.<br />

Este trabajo no parte de la nada, puesto que experiencias y propuestas ya se han planteado<br />

en otros ámbitos y comunidades. Es más, conocíamos la realidad de la plataforma para la<br />

tramitación electrónica surgida de la colaboración entre la Generalitat Valenciana y las diputaciones<br />

de Valencia, Castellón y Alicante. Todas ellas de alguna manera constituyen el poso<br />

sobre el que hemos pretendido hacer nuestra aportación, que más que innovadora en aspectos<br />

concretos busca un planteamiento más global a la hora de abordar el proceso de transformación<br />

al que nos somete la e-Administración, pues creemos que esta visión más “documental”<br />

y menos tecnológica redundará en bene�icio del producto �inal y de sus costes.<br />

3. ELECCIÓN DEL PROCEDIMIENTO/PROCESO<br />

El paso previo era poder objetivar los criterios y elementos para seleccionar o priorizar el<br />

proceso o procesos objeto de la iniciativa. Con esta �inalidad, hicimos una reelaboración de<br />

la propuesta metodológica de base que maneja la Generalitat de Catalunya, 5 para acto seguido<br />

consensuar los criterios de selección, así como el peso proporcional asignado a cada criterio.<br />

Los criterios siguientes son los que hemos considerado para escoger el <strong>procedimiento</strong><br />

objeto de esta iniciativa:<br />

5 Guia metodològica de projectes per a l’anàlisi i millora de processos. Versión 1.0. Generalitat de Catalunya, Departamento<br />

de Gobernación y Administraciones Públicas, junio de 2010, p. 54.<br />

comunidades de práctica<br />

11


comunidades de práctica<br />

12<br />

• Impacto en la ciudadanía.<br />

Aquí consideramos tanto el volumen de ciudadanos a<br />

los que afecta el <strong>procedimiento</strong>, es decir, los productos de mayor demanda, como<br />

aquellos que por su componente estratégico afectan a colectivos o grupos de personas<br />

de especial interés en las políticas de la organización.<br />

• El carácter reiterativo de los <strong>procedimiento</strong>s, o número de expedientes anuales,<br />

ya que actuar sobre estos tiene una mayor incidencia directa en la marcha de la<br />

entidad.<br />

• Valor estratégico,<br />

según su a�inidad con los objetivos estratégicos de cada entidad.<br />

Si se mejora una tramitación lenta o complicada, que en algunos casos llega a<br />

ser incluso problemática, conseguiremos que la visibilidad de los resultados pueda<br />

resultar espectacular, lo que traerá aparejado además que la solución proyecte una<br />

excelente imagen de la organización. 6<br />

• Grado de transversalidad del <strong>procedimiento</strong> en las diferentes unidades administrativas<br />

municipales.<br />

• Mejora tecnológica,<br />

atendiendo a la posibilidad de introducir elementos de innovación<br />

tecnológica o el grado de legacy tecnológico que soporta (programas propietarios,<br />

bases de datos obsoletas, etc.).<br />

• Valor económico:<br />

volumen de recursos económicos gestionados con el <strong>procedimiento</strong>.<br />

La ponderación del peso relativo asignado en nuestra selección, re�lejada en el cuadro siguiente,<br />

podrá variar dependiendo de otras interpretaciones o por las características de<br />

cada organización. Por ejemplo, en época de crisis, la e�iciencia administrativa y el valor<br />

económico de los procesos aumentan su importancia.<br />

En nuestro foro de trabajo se manejaron distintas opciones, como se puede ver en el cuadro<br />

de priorización. Detrás de cada proceso teníamos en mente series documentales concretas.<br />

Así, en obtención de licencia pensábamos en la de ocupación de la vía pública para carga y<br />

descarga; en la obtención de certi�icado, en el de empadronamiento, etc. El escogido según<br />

nuestra tabla fue la obtención de certi�icado.<br />

Obtención<br />

de<br />

certi�icado<br />

Solicitud de<br />

subvención<br />

Obtención<br />

de licencia<br />

Impacto<br />

ciudadanía<br />

Reiteración<br />

Criterios para la priorización<br />

Valor<br />

estratégico<br />

Transversalidad<br />

Mejora<br />

tecnológica<br />

Valor<br />

30% 10% 15% 10% 15% 20%<br />

económico<br />

Valoración<br />

�inal<br />

25 10 5 5 5 15 65 1<br />

20 5 5 5 5 15 55 2<br />

15 10 5 5 5 15 55 2<br />

6 J. R. Cruz Mundet. La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid, 2006, p. 152.<br />

Orden de prioridad


4. ANÁLISIS DE LOS CERTIFICADOS DEL PADRÓN DE HABITANTES.<br />

PROCEDIMIENTO<br />

4.1. Concepto de certi�icado y distinción del informe y �iguras a�ines<br />

Antes de comenzar con el análisis del proceso en sí, debemos partir de un concepto claro de<br />

certi�icación de empadronamiento. Nuestro enfoque va a estar orientado a la satisfacción de<br />

la solicitud del ciudadano, conforme al principio antiformalista que impregna la legislación<br />

administrativa. Por tanto, el resultado �inal que pretendemos obtener es dotar al ciudadano<br />

de un documento que le sirva para acreditar sus datos padronales. Por ello, debemos empezar<br />

distinguiendo entre dos necesidades diferentes que generan dos documentos distintos:<br />

a) Si el ciudadano necesita un certi�icado de empadronamiento, este debe ir �irmado<br />

por el secretario y el alcalde. Este certi�icado, que es un documento público, 7<br />

suele ser exigido en los trámites ante una entidad pública. La principal razón para<br />

exigir un certi�icado es que en cualquier juicio tienen mucho más valor que un<br />

mero informe: los datos que contienen y que el secretario ha percibido directamente<br />

se consideran ciertos, 8 salvo que la otra parte pruebe lo contrario.<br />

Es lo que en lenguaje jurídico contienen los art. 318 y 319 de la Ley de Enjuiciamiento<br />

Civil cuando �ijan el modo de producción de la prueba por documentos<br />

públicos y que podemos ver fusionados a continuación para entenderlos mejor:<br />

Los documentos públicos harán prueba plena del hecho, acto o estado de cosas<br />

que documenten, de la fecha en que se produce esa documentación y de la<br />

identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en<br />

ella, si se aportaren al proceso en original o por copia o certi�icación fehaciente,<br />

ya sean presentados éstos en soporte papel o mediante documento electrónico,<br />

o si, habiendo sido aportado por copia simple, en soporte papel o imagen digitalizada,<br />

conforme a lo previsto en el artículo 267 no se hubiere impugnado su<br />

autenticidad.<br />

b) Si el interesado sólo necesita un documento del Ayuntamiento en el que se<br />

re�lejen sus datos de empadronamiento. En este caso bastará con la expedición<br />

de un volante de empadronamiento, que tendrá la validez de un documento o�icial,<br />

pero no tiene naturaleza de público. Éstos acreditan los datos del padrón, o jurídicamente<br />

hablando hacen prueba, mientras alguien a quien perjudiquen no los<br />

impugne, es decir, mientras alguien no niegue que los datos del informe di�ieren<br />

de los que aparecen en el padrón. Si alguien niega esos datos, al solicitante del in-<br />

7 El art. 317 de la Ley Enjuiciamiento Civil dispone en sus parágrafos 5 y 6 que, a efectos de prueba en el proceso,<br />

se consideran documentos públicos:<br />

5. Los expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se re�iere al ejercicio<br />

de sus funciones.<br />

6. Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las administraciones públicas o de<br />

otras entidades de Derecho público, sean expedidos por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones<br />

y actuaciones de aquellos órganos, administraciones o entidades.<br />

8 Actúa como fedatario público por aplicación de la Disposición Adicional Segunda del Estatuto Básico del Empleado<br />

Público y del art. 162 de la Ley 8/2010, de 23 de junio, de la Generalitat, de Régimen Local de la Comunitat<br />

Valenciana, y es el que responde de haber visto la base de datos del padrón.<br />

comunidades de práctica<br />

13


comunidades de práctica<br />

14<br />

forme de padrón incumbe probar que esos datos son correctos. El modo de acreditarlo<br />

sería solicitar un certi�icado de empadronamiento y aportarlo. ¿Y qué sentido<br />

tiene impugnar los datos del informe por un tercero? Pues la mayoría de las veces<br />

alargar el <strong>procedimiento</strong> por quien no tiene interés de que avance, al ser la parte<br />

perjudicada por éste. Por lo tanto, en función del uso, unas veces conviene solicitar<br />

un certi�icado de empadronamiento, mientras que en otros casos es su�iciente con<br />

un informe o volante de empadronamiento.<br />

Siempre que un vecino necesite acreditar su empadronamiento ante tribunales de Justicia,<br />

organismos extranjeros, etc., es necesario que se aporte la correspondiente certi�icación con<br />

las �irmas manuscritas del secretario y del alcalde, o de sus delegados o sustitutos. Recordemos<br />

que mediante certi�icación se acreditarán también otros hechos relativos al empadronamiento<br />

y de los que el ayuntamiento tiene constancia o�icial: fecha inicial y �inal del<br />

empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del<br />

alta o de la baja en el padrón, etc.<br />

Por el contrario, el volante de empadronamiento no acredita este hecho, sirviendo únicamente<br />

para informar de este y de sus circunstancias. Pese a ello este volante es su�iciente<br />

para múltiples �ines, ya sea para información del propio vecino, para su aportación en procesos<br />

o ante organismos que no requieran una prueba rigurosa, etc. En concreto, cuando se<br />

supeditan determinados bene�icios a la condición de vecino de un municipio, es el caso de<br />

ayudas escolares y de servicios sociales relacionados con el aparcamiento de vehículos, de<br />

tarifas de transportes, etc., debería ser su�iciente la aportación de un volante de empadronamiento.<br />

Y siempre debería serlo cuando algún organismo realiza una convocatoria en la<br />

que es previsible que presente su solicitud un gran número de peticionarios y la concesión<br />

necesariamente vaya a realizarse sólo a unos pocos: en estos casos, a los solicitantes sólo<br />

debe exigírseles el volante que, en su caso, podría ser posteriormente con�irmado con la<br />

certi�icación por los adjudicatarios.<br />

En conclusión, en la mayoría de las veces la solicitud de un certi�icado de empadronamiento<br />

debería ser la de un informe o volante, mucho más inmediato, pero que produce efectos su�icientes<br />

en la mayoría de los casos. Es más inmediato porque el volante de empadronamiento<br />

no requiere la �irma de ningún funcionario o autoridad municipal, debiendo llevar siempre<br />

el sello o�icial del ayuntamiento que lo expide, o bien estar extendido en papel dotado de<br />

marca al agua o similar. Esta circunstancia permite que el volante pueda ser expedido por<br />

medios mecánicos o informáticos mediante terminales de expedición sin necesidad del concurso<br />

de un funcionario. 9<br />

4.2. Régimen jurídico<br />

La normativa reguladora del certi�icado de empadronamiento es la que se re�iere a continuación:<br />

9 Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución de<br />

4 de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación Territorial,<br />

por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización del padrón municipal.


NORMA<br />

Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del<br />

Régimen Local. Arts. 15 y ss.<br />

Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, Reglamento de<br />

Población y Demarcación de las Entidades Locales. Arts.<br />

53 y ss. y 61.<br />

Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que<br />

se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento<br />

y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. Arts.<br />

204 y 205.<br />

Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría, por<br />

la que se dispone publicación de Resolución, de 4 de julio,<br />

de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, que<br />

dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre<br />

actualización de padrón.<br />

Resolución de 26 de mayo de 2005, de la Subsecretaría,<br />

por la que se dispone la publicación de la Resolución de<br />

28 de abril de 2005, del Instituto Nacional de Estadística<br />

y de la Dirección General de Cooperación Local, que<br />

dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre el<br />

<strong>procedimiento</strong> para acordar la caducidad de las inscripciones<br />

padronales de los extranjeros no comunitarios sin<br />

autorización de residencia permanente que no sean renovados<br />

cada dos años.<br />

Resolución de 17 de noviembre de 2005, de la Subsecretaría,<br />

por la que se dispone la publicación de la Resolución<br />

del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección<br />

General para la Administración Local, por la que se<br />

dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre<br />

la revisión anual del padrón municipal y sobre el <strong>procedimiento</strong><br />

de obtención de la propuesta de cifras o�iciales<br />

de población.<br />

Resolución de 26 de mayo de 2005, de la Subsecretaría,<br />

por la que se dispone la publicación de la Resolución de<br />

28 de abril de 2005, del Instituto Nacional de Estadística<br />

y de la Dirección General de Cooperación Local, por la<br />

que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos<br />

sobre el <strong>procedimiento</strong> para acordar la caducidad de las<br />

inscripciones padronales de los extranjeros no comunitarios<br />

sin autorización de residencia permanente que no<br />

sean renovados cada dos años.<br />

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección<br />

de Datos de Carácter Personal.<br />

Ley 8/2010, de 23 de junio, de la Generalitat, de Régimen<br />

Local de la Comunitat Valenciana. Art. 162.<br />

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico<br />

Español.<br />

DIARIO<br />

OFICIAL<br />

N.º FECHA<br />

BOE 80 3/4/1985<br />

BOE 194 14/8/1986<br />

BOE 305 22/12/86<br />

BOE 177 25/7/1997<br />

BOE 128 30/5/2005<br />

BOE 280 23/11/2005<br />

BOE 128280 30/05/2005<br />

BOE 298 14/12/1999<br />

DOCV 6296 24/06/2010<br />

BOE 155 29/06/85<br />

comunidades de práctica<br />

15


comunidades de práctica<br />

16<br />

NORMA<br />

Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que<br />

se regula la conservación del patrimonio documental con<br />

valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos<br />

de la Administración General del Estado y sus<br />

organismos públicos y la conservación de documentos<br />

administrativos en soporte distinto al original.<br />

Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat Valenciana,<br />

del Patrimonio Cultural Valenciano.<br />

Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat Valenciana,<br />

de Archivos.<br />

Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la<br />

Generalitat Valenciana, por el que se regula la Junta Cali�icadora<br />

de Documentos Administrativos y el <strong>procedimiento</strong><br />

de valoración, conservación y eliminación del patrimonio<br />

documental de los archivos públicos.<br />

DIARIO<br />

OFICIAL<br />

N.º FECHA<br />

BOE 274 15/11/2002<br />

DOCV 3267 18/06/1998<br />

DOCV 5029 16/06/2005<br />

DOCV 5150 07/12/2005<br />

A todo ello debemos sumar la normativa sobre administración electrónica que se re�iere a<br />

continuación:<br />

NORMA<br />

Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los<br />

Ciudadanos a los Servicios Públicos.<br />

Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat Valenciana,<br />

de la administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.<br />

Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que<br />

se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio,<br />

de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios<br />

públicos.<br />

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula<br />

el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito<br />

de la administración electrónica.<br />

Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula<br />

el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración<br />

Electrónica.<br />

DIARIO<br />

OFICIAL<br />

N.º FECHA<br />

BOE 150 23/6/2007<br />

DOCV 6262 07/05/2010<br />

BOE 278 18/11/2009<br />

BOE 25 29/01/2010<br />

BOE 25 29/01/2010<br />

Dicha normativa exige una labor previa de repensado del <strong>procedimiento</strong> y que cada ayuntamiento<br />

apruebe una ordenanza reguladora del registro electrónico que va a utilizar para<br />

darle cauce. 10 Podemos encontrar un modelo de ordenanza muy útil para los ayuntamientos<br />

en la Resolución de 30 de julio de 2010, del director general de Cohesión Territorial, por la<br />

10 Arts. 34 y 24 LAECSP.


que se ordena publicar un texto de ordenanza municipal reguladora del uso de la administración<br />

electrónica. 11<br />

Debemos dar por sentado que, por mucho que intentáramos hacer una enumeración exhaustiva,<br />

hoy en día es una tarea prácticamente inabarcable debido a la gran proliferación<br />

de diferentes disposiciones que regulan cada materia. Podríamos completarlo con las disposiciones<br />

que desarrollan la Ley de Protección de Datos, la normativa reguladora de las noti�icaciones,<br />

de la �irma electrónica y de prestación de servicios de certi�icación, la relativa a la<br />

impugnación ante los tribunales de los defectos en los certi�icados y un largo etcétera. Ello<br />

demuestra que una labor en principio sencilla, la de de�inir un proceso para el certi�icado de<br />

empadronamiento, requiere un gran esfuerzo de consulta normativa si se desea realizarla<br />

con absoluta profundidad.<br />

Por ello, la referencia normativa se incluye a efectos de consulta pormenorizada por parte<br />

de especialistas que deseen profundizar en la materia, y como re�lejo de que un <strong>procedimiento</strong><br />

en principio sencillo, como es el de expedir un certi�icado de empadronamiento, está<br />

envuelto por una gran normativa especí�ica y no especí�ica a la que se tiene que enfrentar<br />

quien desea informatizarlo. Sin embargo, vamos a optar por hacer referencia a los preceptos<br />

concretos de interés a medida que analizamos el <strong>procedimiento</strong>, evitando al lector la consulta<br />

pormenorizada de toda la documentación anteriormente referenciada.<br />

Por último, debemos subrayar que consideramos el <strong>procedimiento</strong> de expedición de certi�icado<br />

de empadronamiento sin exigencia de tasa alguna por dicho concepto. En caso de<br />

exigencia, deberíamos referenciar también la normativa tributaria relativa a ésta, así como<br />

la correspondiente ordenanza �iscal municipal.<br />

4.3. De�inición del <strong>procedimiento</strong><br />

En cuanto al método de trabajo, vamos a tratar de aprovechar al máximo el material accesible<br />

en diferentes fuentes, sin necesidad de una reelaboración de lo que otras administraciones<br />

y profesionales ya han hecho.<br />

Por tanto, tomamos como punto de partida el esquema que aparece en el documento ministerial<br />

llamado “Software de fuentes abiertas en la administración electrónica”. 12<br />

La descripción del proceso pormenorizado podemos encontrarla en la �igura 1 del presente<br />

capítulo. Conforme a éste, los trámites exigidos por una aplicación rigurosa de la normativa<br />

son los siguientes:<br />

1. Solicitud del interesado.<br />

2. Registro de entrada de la solicitud.<br />

3. Comprobación de los requisitos de la solicitud.<br />

3a) Si existen de�iciencias, subsanación de éstas, es decir, noti�icación de requerimiento,<br />

registro de salida, solicitud de subsanación, registro de entrada,<br />

archivo del acuse de recibo de la noti�icación en el expediente.<br />

11 DOCV n.º 6364, de 28 de septiembre de 2010.<br />

12 .<br />

comunidades de práctica<br />

17


comunidades de práctica<br />

18<br />

3b) Si no se subsanan las de�iciencias se genera una resolución de desistimiento,<br />

o si no procede expedir el certi�icado, una resolución denegatoria. En ambos<br />

casos habrá noti�icación, registro de salida y archivo del acuse de recibo de<br />

la noti�icación en el expediente.<br />

4. Consulta a la base de datos del padrón.<br />

4a) Si es su�iciente un volante de empadronamiento, impresión de éste y entrega<br />

al ciudadano, bien presencialmente bien por correo al domicilio que �igura<br />

en el padrón. 13<br />

4b) Si no es su�iciente un volante de empadronamiento, preparación del certi�icado.<br />

5. Firma por el secretario y alcalde o personas en quienes deleguen, o �irma<br />

automatizada.<br />

6. Entrega al ciudadano: registro de salida, y archivo del acuse de recibo.<br />

7. Archivo de�initivo: remisión al archivo central de la institución. 14<br />

4.4. Diferentes opciones<br />

Hemos visto que un proceso sencillo, como es el de un certi�icado de empadronamiento, parece<br />

que se complica en gran medida a la hora de pasarlo a formato electrónico. La complejidad<br />

deriva de que en formato papel cabe mayor margen de improvisación y, por tanto, no es<br />

necesaria una de�inición tan exhaustiva, pues permite reaccionar mejor ante los supuestos<br />

no previstos de antemano. Sin embargo, su paso a electrónico requiere prever las máximas<br />

incidencias posibles, ya que la aplicación no podrá reaccionar por sí misma ante un imprevisto.<br />

A ello debemos unir la adaptación por cada ayuntamiento a sus propias peculiaridades,<br />

como expresión de su autonomía local. Para ello, la LAE exige una previa reingeniería<br />

de procesos para eliminar aquello innecesario, siempre que se respeten las garantías del<br />

ciudadano. Las posibilidades son múltiples, pero por ello también son muy diferentes los<br />

presupuestos y la implicación técnica que exige cada una de las opciones.<br />

En la �igura 2 podemos ver un resumen de las diferentes opciones por las que podría optar<br />

una entidad local a la hora de convertir un <strong>procedimiento</strong> en electrónico.<br />

1. Solicitud: Respecto de las posibilidades, son las siguientes:<br />

a) Por ciudadano:<br />

a.1. Presencial:<br />

a.1.1. Mediante instancia: la posible documentación requerida es la exhibición<br />

o aportación de DNI y del libro de familia, éste sólo en el caso de menores. Lo<br />

primero que se intentará es que el resto de la tramitación sea electrónica, por lo<br />

13 Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría por la que se dispone publicación de Resolución de 4 de<br />

julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, que dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos<br />

sobre actualización del padrón.<br />

14 Durante las seis primeras fases la documentación deberá obrar en el archivo de gestión.


que sería fundamental que esta documentación en papel se convierta en documento<br />

en electrónico.<br />

a.1.2. Mediante máquina municipal en “autoservicio”.<br />

a.1.3. Presencial desde otra administración, cuando hay convenio.<br />

a.2. On-line:<br />

a.2.1. Sin certi�icado: utilizando información compartida.<br />

a.2.2. Con certi�icado digital: DNIe obligatoriamente, ACCV, FNMT requiere convenio<br />

y pago por su uso. Otros: SMS, teléfono, TDT en el futuro, etc.<br />

b) Por otra administración u organismo público:<br />

b.1. Interoperatividad.<br />

b.2. Diversos formatos para los usos más típicos.<br />

A partir de aquí cada ayuntamiento debe elegir una opción. Quizá la opción más sencilla con<br />

su�icientes garantías sería la de aportación de información compartida por el interesado, es<br />

decir, obligar a que el interesado facilite su nombre, apellidos, DNI y dirección. Con ello respetaríamos<br />

la prohibición de la Ley de Protección de Datos de facilitar búsquedas inversas,<br />

es decir, buscar por dirección y que se faciliten datos personales.<br />

2. Instrucción.<br />

Respecto a la consulta a la base de datos, las posibilidades son las siguientes:<br />

a) Mediante �irmas electrónicas: del secretario y del alcalde/presidente. Es importante<br />

que sean alternativas, es decir, que pueda �irmar cualquiera de ellos primero, sin<br />

esperar al otro, pero que el documento sólo se considere �inalizado cuando reúna<br />

las dos �irmas.<br />

b) Mediante sistema automatizado: sello de órgano.<br />

El documento deberá contener código o referencia impresa que garantice la autenticidad.<br />

3. Terminación.<br />

a) Noti�icación:<br />

a.1. Por correo.<br />

a.1.1. Con acuse de recibo.<br />

a.1.2. Mediante carta ordinaria remitida a la dirección del empadronado.<br />

a.2. Presencial: en el mismo momento de solicitar el certi�icado.<br />

a.3. Noti�icación telemática:<br />

a.3.1. Por servicio de noti�icaciones telemáticas puesto a disposición de la noti-<br />

�icación durante diez días (con o sin dirección electrónica única (DEA)).<br />

a.3.2. Por acceso al expediente.<br />

a.3.3. Por correo electrónico.<br />

b) Comunicación alternativa por SMS u otros medios.<br />

Aquí es donde caben más opciones adecuadas, según el tamaño y las circunstancias de cada<br />

ayuntamiento. La LAECSP permite cambiar del <strong>procedimiento</strong> papel al electrónico, pero la<br />

comunidades de práctica<br />

19


comunidades de práctica<br />

20<br />

mejor opción dependerá de los diferentes tipos de ciudadanos con los que tratemos. Una<br />

atención presencial debe �inalizarse en el momento, si es posible. Por ello, la mejor opción,<br />

junto al sello electrónico, es la noti�icación presencial personal instantánea, pero si se ha<br />

pedido telemáticamente sin certi�icado, la mejor opción puede que sea remitirlo al domicilio<br />

por carta ordinaria. Por otro lado, la noti�icación por comparecencia electrónica requiere<br />

certi�icado electrónico, con lo que no es muy habitual que se inicie un trámite presencial<br />

para noti�icarlo electrónicamente, puesto que si dispones de certi�icado lo más cómodo es<br />

evitar el desplazamiento a la ventanilla.<br />

4.5. Criterios para la elección del <strong>procedimiento</strong><br />

Siguiendo con las re�lexiones sobre el tema, debemos tener en cuenta lo siguiente:<br />

1.º El <strong>procedimiento</strong> no es unívoco: existen diferentes modos de de�inir el mismo <strong>procedimiento</strong>,<br />

debiendo ser cada administración la que lo aplique y lo adapte a sus<br />

circunstancias y organización. Esto es precisamente la denominada autonomía administrativa,<br />

de la que gozan todas las administraciones.<br />

2.º Por tanto, corresponde a cada entidad local de�inirlo en su manual de <strong>procedimiento</strong>s,<br />

dentro del margen señalado por las leyes. En el caso que nos ocupa, debemos<br />

tener en cuenta que la Ley de Protección de Datos impide las búsquedas inversas<br />

por terceros, es decir, que un tercero vaya al ayuntamiento a preguntar quién está<br />

empadronado en una determinada dirección, salvo autorización por ley.<br />

3.º Convertir un <strong>procedimiento</strong> en papel en uno electrónico requiere repensar este<br />

(art. 34 LAECSP Ley 11/2007), teniendo en cuenta la perspectiva de las irregularidades<br />

del acto administrativo, como veremos. La transformación automática o<br />

mimética utilizando las instituciones electrónicas equivalentes es la que mayores<br />

garantías ofrece desde el punto de vista jurídico, pero implica una complejidad que<br />

en ocasiones lo convierte en inviable para las administraciones locales.<br />

Por ejemplo, para que un secretario �irme nuestro certi�icado siguiendo una línea<br />

idéntica a la descrita para el papel necesitaremos un registro electrónico con su<br />

correspondiente ordenanza reguladora, un sistema de solicitud telemática, otro<br />

de comprobación del certi�icado electrónico reconocido del ciudadano, un sistema<br />

de archivo de documentos adjuntos que se presenten junto a la solicitud, un sistema<br />

conectado con la base de datos del padrón de habitantes que nos devuelva el<br />

modelo de certi�icado redactado, haber provisto de �irma electrónica de empleado<br />

público al secretario y al alcalde, y poseer un sistema que les permita usar y por<br />

tanto �irmar ese certi�icado. En papel bastaría con que un funcionario, a la vista<br />

de la solicitud y documentos anexos, consultara el padrón y rellenara un modelo<br />

preimpreso y que el secretario y el alcalde los �irmaran con su bolígrafo.<br />

4.º Además, debemos tomar en consideración las expectativas de los ciudadanos, tal y<br />

como marca la New Public Management. En materia de certi�icados de empadronamiento<br />

lo ideal para el ciudadano sería aportar unos datos y obtener instantáneamente<br />

el certi�icado. 15<br />

15 Aquí prescindimos conscientemente de la posibilidad de coordinación entre administraciones para que ni<br />

siquiera tenga que pedir dicho certi�icado, porque su complejidad excede del objetivo de este trabajo.


5.º Por tanto, cada ayuntamiento debe ponderar el interés público y el de los particulares<br />

al de�inir el <strong>procedimiento</strong> que va a seguir, en orden a obtener un <strong>procedimiento</strong><br />

seguro pero sencillo, y decidir hasta dónde puede ser �lexible en la aplicación<br />

de los requisitos formales sin hacer perder al <strong>procedimiento</strong> su razón de ser,<br />

es decir, la acreditación y garantía de que los datos obrantes en el padrón son los<br />

que el certi�icado arroja, tomando en consideración el coste, tiempo y complejidad<br />

de implantación del sistema.<br />

6.º Deben aprovecharse al máximo los recursos existentes, fundamentalmente los<br />

existentes en Internet y en otras administraciones, como por ejemplo la plataforma<br />

Diputación de Valencia-Generalitat, 16 la cual incluye de�iniciones de componentes<br />

comunes y especí�icos, y componentes habilitantes, o como las aplicaciones que<br />

facilita la Junta de Andalucía. 17<br />

7.º Una vez terminado el expediente, debe permitirse el acceso a todos los ciudadanos,<br />

una vez eliminados los datos relativos a la intimidad. Esto conecta con la expresión<br />

“archivo”, incluida habitualmente en los �lujogramas como sinónimo de la �inalización<br />

del <strong>procedimiento</strong>. La �inalización del <strong>procedimiento</strong> no implica la pérdida<br />

de valor administrativo o legal por el que puede requerirse su consulta; por ello la<br />

expresión archivo debe emplearse en el sentido de señalar el paso del archivo de<br />

gestión, propio de la fase de tramitación al archivo central, en terminología del art.<br />

18 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos. Por tanto, supone<br />

el �in de la tramitación, no el �in del valor del expediente, pues desde su inicio<br />

forma parte de un archivo, primero el de gestión y posteriormente otras fases de<br />

archivo. Por tanto, el proceso de archivo es transversal y acompaña al expediente<br />

desde que nace hasta que se aplican las decisiones sobre conservación propias<br />

de las diferentes fases de archivo, que traerán como consecuencia la conservación<br />

de�initiva o la destrucción de los documentos obrantes en el expediente en un momento<br />

determinado.<br />

8.º No todos los vicios o irregularidades del <strong>procedimiento</strong> lo hacen atacable: sólo<br />

los que le hagan perder su �inalidad, es decir, la formación de la voluntad de la<br />

Administración y garantía de los derechos de los ciudadanos fundamentalmente.<br />

Dicho con otras palabras, el <strong>procedimiento</strong> puede �lexibilizarse sin que sea atacable<br />

mientras garantice los derechos de los ciudadanos y la garantía de corrección,<br />

validez y e�icacia del certi�icado expedido, y la de�inición del <strong>procedimiento</strong> en la<br />

que se basa su tramitación electrónica debe tenerlo en cuenta.<br />

9.º Queda pues hacer la elección de <strong>procedimiento</strong> y motivarla, como vía para la aplicación<br />

práctica del <strong>procedimiento</strong> propuesto. Nosotros vamos a optar por el <strong>procedimiento</strong><br />

simpli�icado, pues es el más accesible para los ayuntamientos con menor<br />

capacidad tecnológica, o simplemente un buen principio por el que comenzar la<br />

implementación de un sistema completo de administración electrónica.<br />

16 .<br />

17 .<br />

comunidades de práctica<br />

21


comunidades de práctica<br />

22<br />

4.6. Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento<br />

A) Solicitud<br />

Como hemos visto, utilizar miméticamente el <strong>procedimiento</strong> descrito para el <strong>procedimiento</strong><br />

en papel supone tener a disposición de la entidad local un importante dispositivo tecnológico,<br />

y no siempre es fácil trasladar sin adaptaciones el <strong>procedimiento</strong>. Por ejemplo, el equivalente<br />

a la �irma manuscrita es la �irma electrónica reconocida, y si exigiéramos un equivalente a la<br />

�irma manuscrita, deberíamos partir de la base de que sólo la �irma electrónica reconocida<br />

goza de tal carácter, y que en la actualidad podemos decir que sólo es reconocida la �irma<br />

incorporada a una tarjeta (como el DNIe o los expedidos por la ACCV en soporte tarjeta). Por<br />

esta razón, la ley obliga a admitir ambas �irmas, tanto el DNIe como los expedidos por la ACCV<br />

en soporte tarjeta. Esta postura supondría rechazar la expedida por la ACCV, FNMT u otros<br />

prestadores en formato �ichero 18 cuando no suelen ponerse en entredicho la su�iciencia y las<br />

garantías de dichas �irmas.<br />

Pero, además, la normativa tampoco lo exige. La propia LAECSP no menciona en ninguno<br />

de sus artículos la �irma electrónica reconocida, considerando su�iciente la avanzada. En la<br />

misma línea, la normativa 19 y la propia Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de<br />

Madrid 20 prevé que se soliciten tanto certi�icados como volantes de empadronamiento por<br />

medio de la aportación de datos, entre los que cita expresamente los de nombre y dos apellidos,<br />

DNI, domicilio completo, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad y, para el caso de<br />

menores de edad, el nombre, dos apellidos y fecha de nacimiento.<br />

En conclusión, queda dentro del ámbito de autonomía, y por tanto de decisión del ente local,<br />

el exigir una �irma electrónica o permitir la solicitud mediante aportación de datos. En el<br />

primer caso su fundamentación jurídica deriva directamente de la ley, como hemos visto.<br />

En el segundo, deberá razonarse que mediante la introducción de dichos datos el solicitante<br />

no está accediendo a datos personales cuyo acceso tiene vedado. Pero contamos con el camino<br />

allanado de la resolución y recomendación anteriormente citadas, que lo motivan con<br />

su�iciencia.<br />

B) Registro<br />

Siguiendo con nuestro razonamiento, si siguiéramos la opción de trasladar miméticamente<br />

el <strong>procedimiento</strong> papel al electrónico, procedería a continuación el registro de entrada de la<br />

petición del certi�icado, al tratarse de una de las solicitudes, escritos y comunicaciones a que<br />

se re�iere el art. 38 Ley 30/1992. 21<br />

18 La �irma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor<br />

que la �irma manuscrita en relación con los consignados en papel. Se considera �irma electrónica reconocida la<br />

�irma electrónica avanzada basada en un certi�icado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de<br />

creación de �irma (arts. 3.3 y 4 Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica).<br />

19 Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría, por la que se dispone publicación de Resolución de 4<br />

de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, por la que se dictan instrucciones técnicas a los<br />

ayuntamientos sobre actualización del padrón.<br />

20 Recomendación de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, de 14 de abril de 2004 (BO<br />

Comunidad de Madrid de 3/05/2004), que aunque no tiene valor vinculante sí el de una institución de prestigio<br />

que efectúa recomendaciones.<br />

21 A estos efectos véase M.ª J. Ortolá. Manual de Registro e Información Administrativa de la Generalitat Valenciana.<br />

Conselleria de Economía, Hacienda y Ocupación, accesible en:


De hecho, incluso por aplicación rigurosa de la normativa deben registrarse aquellas solicitudes<br />

electrónicas en las que no se haya utilizado un sistema de �irma electrónica, sino<br />

cualquier otro previsto por la normativa, y en el que incluimos la aportación de datos. 22<br />

Aun partiendo de ello y de que la corrección formal exige su registro, debemos tener<br />

siempre en cuenta que las funciones del registro son la de garantía de los derechos de los<br />

ciudadanos, 23 la de localización y recuperación de documentación, y la de instrumento de<br />

gestión.<br />

Esto nos permite preguntarnos en qué se afectaría a los derechos de los ciudadanos y al<br />

funcionamiento de los servicios públicos si en vez de someterlos al sistema de registro del<br />

art. 24 LAECSP se optara por cualquier otro sistema que permitiera alcanzar las mismas<br />

�inalidades.<br />

Aplicando este razonamiento al supuesto que estamos analizando, el certi�icado de empadronamiento,<br />

podemos llegar a la conclusión de que si optamos por un sistema que nos va a<br />

facilitar la impresión del documento instantáneamente o lo vamos a recibir a los pocos días<br />

en casa, en nada afecta a los derechos de los ciudadanos que su solicitud esté o no registrada.<br />

Es más, si tiene que reclamar por la tardanza en la remisión del certi�icado o volante, en<br />

nada afecta tampoco a la validez del certi�icado, y en ese momento se le puede expedir sin<br />

mayor di�icultad. 24<br />

Por ello, se considera jurídicamente inatacable el no registro de la solicitud, siempre que<br />

el sistema garantice que la solicitud del ciudadano se va a atender en el plazo más breve<br />

posible y que la autenticidad de los datos contenidos en el documento y su comprobación<br />

quedan garantizadas.<br />

Desde el punto de vista del ciudadano, si se ha satisfecho su pretensión, aunque no se haya<br />

registrado su solicitud, nada podría alegar por carecer de legitimación al respecto, al no<br />

verse afectados sus derechos por dicha omisión y por tanto al carecer de interés para impugnar.<br />

Estaríamos ante un supuesto de irregularidad no invalidante, es decir, incorrecciones que no<br />

afectan a la validez del certi�icado pero que sí podrían generar responsabilidad disciplinaria<br />

de quien incurre en ellas. Ahora bien, desde el punto de vista de la Administración local y<br />

de decisiones adoptadas por ésta para mejorar la gestión, la responsabilidad disciplinaria<br />

carecería de sentido si procede de una instrucción de quien tiene competencia para ello,<br />

generalmente el alcalde como jefe superior del personal, fruto de decisiones de gestión.<br />

Y respecto de la conservación de la documentación y posibles responsabilidades anejas, estamos<br />

ante una documentación cuya vigencia administrativa, aunque depende del destinatario<br />

y la �inalidad, ronda los tres meses, por lo que lo e�ímero de ésta y el hecho de que todo<br />

su contenido ya se contenga en la base de datos del padrón hacen que la responsabilidad sea<br />

mínima. A ello debemos añadir el régimen de protección de datos personales, que se tratará<br />

en epígrafe posterior.<br />

hacienda/images/otros/ManualRgtro.pdf>, y que contiene la siguiente de�inición de escrito a los efectos de su<br />

registro: “Cualquier petición o alegación formulada por persona interesada, con la �inalidad de iniciar un <strong>procedimiento</strong>,<br />

probar hechos e invocar derechos, subsanar defectos (de una solicitud o expediente), o de aportar<br />

documentación requerida por la Administración dentro de un <strong>procedimiento</strong> ya iniciado (…)”.<br />

22 Art. 24 en relación con el art. 14 y ss. LAECSP.<br />

23 Por ejemplo, la de resolver en plazo y sentido del silencio.<br />

24 En de�initiva, estamos ante las llamadas irregularidades no invalidantes de los arts. 63.2 y 63.3 Ley 30/1992.<br />

comunidades de práctica<br />

23


comunidades de práctica<br />

24<br />

El hecho de no utilizar el registro tiene como inconveniente la pérdida de información que<br />

permitiría la mejora de la gestión, como por ejemplo los �ines más usuales para los que se<br />

solicita, el número de volantes y certi�icados emitidos, etc., aunque como hemos señalado<br />

puede compensarse por otros sistemas de control.<br />

C) Subsanación<br />

En formato papel, se acude a la subsanación cuando, para poder expedir el certi�icado, la<br />

solicitud no contiene todos los datos necesarios o cuando no se aportan los documentos adjuntos<br />

requeridos. En el caso del certi�icado de empadronamiento electrónico, no es necesario<br />

aportar documentación adjunta siempre que los datos ya obren en el padrón. 25 Por tanto,<br />

el problema de no poder tramitar el certi�icado por falta de datos se re�iere a los datos que<br />

deben cumplimentarse en el formulario de solicitud, no a la aportación de documentación,<br />

siempre que dichos datos, como hemos mencionado, obren en el padrón.<br />

En este contexto, el art. 35 de la LAECSP regula los modelos puestos a disposición de los<br />

ciudadanos para que realicen la solicitud electrónicamente. En ésta se podrán de�inir los<br />

datos requeridos para poder tramitarla. Si no se cumplimentaran, la postura más purista<br />

sería admitir la solicitud pero requerir al interesado para que en el plazo de diez días aporte<br />

los datos restantes. Sin embargo, suele predominar un criterio práctico consistente en evitar<br />

la presentación, si no se cumplimentan los datos necesarios. Esta postura no afecta a los<br />

derechos de los ciudadanos, pues el certi�icado no podrá expedirse ni avanzarse en el <strong>procedimiento</strong><br />

hasta que no se disponga de los datos necesarios. 26 Esto impediría que solicitudes<br />

inviables forzaran a la maquinaria administrativa a desarrollar toda la actividad de dictar<br />

resolución y noti�icarla, con los gastos y cargas administrativas que ello conlleva y el nulo<br />

provecho que de ello obtienen tanto el ciudadano como la administración en cuestión.<br />

Respecto a los datos que hay que aportar, estos ya han quedado referenciados en el epígrafe<br />

anterior. Baste señalar al respecto que para determinados casos, y siguiendo una línea de<br />

simpli�icación, debemos remitirnos al <strong>procedimiento</strong> en papel. Destacamos los casos en que<br />

la solicitud se realice por:<br />

•<br />

•<br />

•<br />

25 Art. 4.g LAECSP.<br />

Mandamiento judicial, ya que su aportación no sería veri�icable en términos de<br />

autenticidad e integridad por la entidad local dado el estado de desarrollo actual<br />

de la Administración de justicia telemática.<br />

La solicitud realizada por un tercero con autorización del titular de los datos, aunque<br />

el sistema es lo bastante �lexible para que no se vea en la necesidad de aportar<br />

la autorización en cuestión.<br />

Supuestos en los que las personas sobre las que se ostenta la patria potestad y la<br />

guardia y custodia, es decir, hijos o tutela, no se hallen empadronados en el domicilio<br />

del solicitante, supuestos en los que deban aportarse resoluciones o sentencias<br />

judiciales, 27 etc.<br />

26 Ver al respecto el art. 23.4 Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la<br />

Comunitat Valenciana, que regula los formularios de solicitud normalizados, los datos que deben incorporar y<br />

la obligatoriedad de su uso.<br />

27 Estos casos se dan por separaciones, acogimientos, divorcios, etc.


Por tanto, no se requerirá documentación, sino únicamente datos cuando se solicite un certi�icado<br />

o volante del titular de los datos, o de un menor empadronado en el mismo domicilio<br />

del solicitante, con lo que se reducen, si no se eliminan, los supuestos de subsanación.<br />

D) Consulta a la base de datos del padrón y preparación del documento:<br />

volante o certi�icado<br />

Con los datos aportados por el ciudadano se consulta la base de datos del padrón y se prepara<br />

el volante o certi�icado. En el caso del volante, al no requerir �irmas puede imprimirse<br />

directamente y entregarse al ciudadano si estamos ante una atención presencial, o bien<br />

puede remitirse por correo ordinario al domicilio que �igura en el padrón (y no a cualquier<br />

otro). 28<br />

Por su parte el certi�icado de empadronamiento requiere �irma. Existen básicamente dos<br />

posibilidades: o bien es �irmado por el alcalde y el secretario o personas en quienes deleguen,<br />

o bien se �irma automáticamente. Por tanto, en el caso del certi�icado, la �irma es un<br />

trámite ineludible. Una vez �irmado se entregará al ciudadano. En puridad debería remitirse<br />

mediante acuse de recibo y con registro de salida, y archivarse posteriormente el acuse.<br />

Sin embargo, si el ciudadano ha realizado su solicitud con �irma electrónica y la �irma del<br />

certi�icado es automatizada, es mucho más conveniente permitir al ciudadano su impresión<br />

directamente. Con ello su percepción será la de haber realizado una solicitud y obtener de<br />

inmediato el certi�icado pretendido.<br />

E) Entrega<br />

Al tratar de la entrega del volante o informe al ciudadano debemos analizar diversas posibilidades,<br />

atendiendo al medio utilizado para solicitarlo, y al sistema de �irma del certi�icado<br />

empleado por el ayuntamiento. Así pues, distinguimos:<br />

1.º Solicitud presencial: Si se expide un volante de empadronamiento se imprimirá<br />

el documento en papel con marca de agua o similar, o con cuño del ayuntamiento.<br />

Del mismo modo se procede si se pide un certi�icado y existe un sistema de �irma<br />

automatizada del certi�icado. Es, sin duda, el <strong>procedimiento</strong> más sencillo.<br />

Si no existe y el ciudadano tiene que esperar a que el certi�icado se �irme por quienes<br />

corresponde, se enviará a su domicilio por correo, a menos que voluntariamente<br />

pre�iera retirarlo en las o�icinas municipales. 29<br />

2.º Solicitud on-line: El sistema equiparado al de impresión presencial es el empleado<br />

cuando el ciudadano realiza la solicitud on-line y utiliza �irma electrónica. En este<br />

caso, una vez �irmado el certi�icado, se pondrá a su disposición telemáticamente<br />

para que acceda y pueda obtenerlo e imprimirlo.<br />

28 La Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución<br />

de 4 de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación Territorial,<br />

por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización del padrón, señala que<br />

“el volante de empadronamiento no requiere la �irma de ningún funcionario o autoridad municipal, debiendo<br />

llevar siempre el sello o�icial del Ayuntamiento que lo expide, o bien estar extendido en papel dotado de marca al<br />

agua, o similar. Esta circunstancia permite que el volante pueda ser expedido por medios mecánicos o informáticos,<br />

sin necesidad del concurso de un funcionario”.<br />

29 El art. 40 Ley 30/1992 impide obligarles a acudir a la o�icina municipal a retirarlo.<br />

comunidades de práctica<br />

25


comunidades de práctica<br />

26<br />

Sin embargo, si el volante o certi�icado se ha solicitado mediante la aportación de<br />

datos u otro sistema sin �irma electrónica, el documento se enviará por correo a su<br />

domicilio.<br />

Respecto si los envíos mencionados deben hacerse por correo ordinario o es necesario<br />

acuse de recibo, en el caso del volante parece claro: basta el correo ordinario.<br />

En el del certi�icado, en puridad debería utilizarse el acuse de recibo para tener<br />

constancia de la recepción. Lo que ocurre es que para ganar e�icacia y evitar molestias<br />

a los ciudadanos, dado que muchas personas están ausentes de sus domicilios<br />

por las mañanas, el correo ordinario permite que se reciba antes y sin desplazarse<br />

a la o�icina de correos. Lo importante es que reciba el certi�icado, con lo que no<br />

sería atacable jurídicamente el envío sin acuse de recibo, claro está, si el ciudadano<br />

lo recibe en efecto. Pero es que, aun cuando se haya optado por enviarlo con acuse<br />

de recibo, si no lo ha recibido, el ayuntamiento debe facilitárselo sin dilación, sin<br />

esperar a posibles reclamaciones de correo, con lo que, además de ser más caro y<br />

con mayor carga documental, el sistema pierde efectividad.<br />

F) Archivo<br />

Para �inalizar, queda la cuestión del archivo. En principio, el certi�icado de empadronamiento<br />

es un documento que demuestra un hecho, la inscripción padronal, en la fecha en la que<br />

se emite. Como esta inscripción puede variar las administraciones suelen limitar su vigencia.<br />

Así pues, el criterio más común es el de tres meses, pues coincide con el exigido por<br />

los principales trámites; por ejemplo, a efectos de la expedición del DNI. Pero, insistimos,<br />

el hecho de �ijar este plazo de vigencia limitada, caducidad en términos jurídicos, va a depender<br />

de la voluntad de la entidad ante la que se tiene que presentar el certi�icado y del<br />

ayuntamiento que lo expide.<br />

Ello obliga a que el ayuntamiento prevea un sistema de comprobación de la validez y autenticidad<br />

del certi�icado expedido durante dicho plazo. Para ello, lo más común será permitir<br />

un acceso telemático a dicho sistema: código seguro de veri�icación, sistema de comprobación<br />

de �irma electrónica del documento, etc. 30<br />

Cuestión distinta es la de la protección de los datos personales. Cuando se solicita un certi�icado<br />

de empadronamiento o un volante, se está accediendo a datos de carácter personal, lo<br />

que implica que la LOPD nos obliga a mantener un registro de los accesos realizados durante<br />

un plazo de tres años, plazo en el que prescriben las sanciones muy graves. 31 Además, una<br />

vez utilizados los datos para confeccionar el certi�icado o volante, deben cancelarse. Ello signi�ica<br />

que las solicitudes deben archivarse, de modo que ninguna persona del ayuntamiento<br />

o de fuera pueda acceder a los datos personales contenidos en ellos. Se exceptúan los archiveros<br />

y demás empleados cuando el acceso a dichos datos sea necesario para el desarrollo<br />

de sus funciones.<br />

Estas imposiciones parecen relativamente fáciles de cumplir cuando estamos ante documentos<br />

electrónicos, pues bastará con limitar el acceso a los datos obrantes en estos. Mayores<br />

di�icultades presentan a la hora de aplicarlas a los expedientes en papel, a los que la<br />

LOPD es de aplicación. En este caso se plantean dos alternativas:<br />

30 Art. 30.5 LAECSP.<br />

31 Art. 47 LOPD y 93 y ss. RD 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo<br />

de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.


a) Conservar la solicitud y expediente íntegro durante el plazo de 3 años que<br />

marca la LOPD, archivándolos por un número no identi�icativo de la persona<br />

y limitando el acceso a su contenido, postura más conservadora y garantista<br />

pero que presenta la di�icultad de las limitaciones de espacio de que disponen<br />

las entidades locales y del hecho de tener por objeto documentación sin<br />

valor histórico.<br />

b) Acudir a algún sistema que permita dejar constancia del acceso a la consulta<br />

del padrón y del motivo por el que se accedió, generalmente a petición<br />

del ciudadano. A ello podría ayudar tener de�inido y aprobado el proceso de<br />

atención al ciudadano ante peticiones de volantes o certi�icados de empadronamiento,<br />

en el que se establezcan las comprobaciones que el personal o<br />

el sistema deben realizar para permitir el acceso a los datos padronales.<br />

Como conclusión, hemos visto cómo disminuyen los requerimientos técnicos a medida que<br />

se opta jurídicamente por posiciones más débiles desde el punto de vista argumental, pero<br />

que garantizan de igual modo los derechos de los ciudadanos y cumplen perfectamente la<br />

función de los instrumentos utilizados, tales como registros, noti�icaciones, etc.<br />

Éste debe ser el camino que recorrer si pretendemos que los ayuntamientos con menor capacidad<br />

técnica y económica se incorporen a la Administración electrónica. 32<br />

Tarea<br />

Tabla de símbolos empleados en el diagrama de �lujo<br />

Documento<br />

Elemento o<br />

aplicación<br />

informática<br />

Alternativas<br />

32 De hecho, algunos ayuntamientos, ante la limitación de medios, han comenzado a recorrer este camino incluso<br />

en formato papel. Y no es di�ícil encontrar ayuntamientos en los que las solicitudes de volantes se realizan verbalmente<br />

y se imprimen con sello o papel con marca de agua o similar del ayuntamiento, posibilidad permitida<br />

por la citada resolución de 1997. Lo expuesto se entiende su�iciente como para fundamentar dicho sistema,<br />

aunque también para señalar sus de�iciencias.<br />

comunidades de práctica<br />

27


comunidades de práctica<br />

28<br />

Figura 1a. Fase de iniciación del proceso en papel del certi�icado de empadronamiento


Figura 1b. Fase de instrucción del proceso en papel del certi�icado de empadronamiento<br />

comunidades de práctica<br />

29


comunidades de práctica<br />

30<br />

Figura 2. Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento


5. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS<br />

Los requisitos tecnológicos necesarios para la e-Administración pueden agruparse en dos<br />

bloques:<br />

A. Componentes: Módulos o grupos funcionales tanto de carácter común para cualquier<br />

sistema de administración como especí�icos del caso de aplicación elegido.<br />

B. Características: Requerimientos puntuales del sistema que son necesarios o que<br />

hay que tener en consideración para su funcionamiento.<br />

A. Componentes<br />

A.1. Componentes habilitantes y comunes<br />

Son los elementos que materializan funciones sin las que no pueden ponerse en práctica<br />

servicios de administración electrónica al máximo nivel (habilitantes) o que es recomendable<br />

que sean de uso común por parte de los ayuntamientos. 33<br />

• Registro electrónico E/S: realiza el registro de toda la documentación que entra o<br />

sale de la Administración. 34 En el caso de servicios digitales o telemáticos, mediante<br />

registro electrónico.<br />

• Firma electrónica: permite la identi�icación del ciudadano o la ciudadana de forma<br />

electrónica. 35 Es el instrumento que otorga validez legal a los acuerdos y documentos<br />

aportados, mediante el uso de certi�icados electrónicos acreditados por<br />

entidades certi�icadoras.<br />

• Sellado de tiempo: se encarga de certi�icar la fecha y hora para el registro electrónico,<br />

los procesos de �irma y el sistema de noti�icaciones, entre otros.<br />

• Sistema de comunicaciones: se encarga de la gestión de avisos, alertas y noti�icación<br />

de resoluciones. Abarca tanto las noti�icaciones fehacientes como los avisos<br />

no fehacientes, siendo necesario en ambos casos identi�icar los canales que se emplearán.<br />

36<br />

• Directorio de la organización: implementa la estructura orgánica de la organización<br />

y la ubicación de cada empleado. Es esencial para determinar las responsabilidades<br />

de aprobaciones y �irmas, y la gestión de las sustituciones y los desempeños<br />

accidentales y en funciones. Permite la autenticación de los empleados públicos<br />

en el resto de componentes del proyecto. Este directorio puede ser independiente<br />

33 La mayoría de estos componentes pueden ser independientes para cada ayuntamiento, pero una implantación<br />

común incorpora importantes bene�icios especialmente para el ciudadano. Este es el caso del sistema de comunicación,<br />

porta�irmas, código seguro de veri�icación, etc.<br />

34 Puede ser independiente para cada ayuntamiento, pero su implantación común incorpora importantes bene-<br />

�icios.<br />

35 Las exigencias y posibilidades en la materia, y en particular respecto al uso del DNI electrónico y los certi�icados<br />

electrónicos de la Autoridad de Certi�icación de la Comunidad Valenciana, están de�inidas en la Ley 11/2007,<br />

de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y la Ley 3/2010, de 5 de mayo,<br />

de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunidad Valenciana.<br />

36 SMS, correo electrónico, etc. La Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de<br />

la Comunidad Valenciana explicita una relación de estos canales.<br />

comunidades de práctica<br />

31


comunidades de práctica<br />

32<br />

para cada ayuntamiento, pero en este caso ha de cumplir unos estándares comunes<br />

que aseguren los requerimientos operacionales de un sistema de administración<br />

electrónica.<br />

• Pasarela de pagos: es el componente encargado de la interacción y el pago de<br />

servicios de forma electrónica. Los pagos electrónicos podrán tratarse de forma<br />

puntual, como en el caso de las licencias de obra, o de forma periódica, como sucede<br />

con los recibos del IBI.<br />

• Código Seguro de Veri�icación: es el componente encargado de la generación,<br />

incorporación a los documentos y gestión de validación de códigos de veri�icación<br />

que permitan la e�icacia documental de copias impresas de documentos electrónicos.<br />

37<br />

• Gestión de la representación: se encarga de gestionar las representaciones de<br />

unos/as ciudadanos/as por otros/as. Es de aplicación tanto a terceras personas<br />

�ísicas o jurídicas como en el caso de funcionarios.<br />

• Porta�irmas: posibilita el �irmado masivo de documentos, lo que facilita las labores<br />

del empleado público.<br />

• Compulsa electrónica: permite la obtención de copias autenticadas digitalmente.<br />

• Valija electrónica: componente encargado del envío telemático de la documentación<br />

entre administraciones, lo que supone un gran paso hacia una administración<br />

sin papeles.<br />

A.2. Componentes especí�icos<br />

Re�lejan funciones importantes para la materialización de servicios de administración electrónica,<br />

que pueden ser comunes a varias entidades locales o especí�icos de cada ayuntamiento,<br />

dependiendo de las circunstancias tecnológicas y de los recursos de cada caso concreto.<br />

En el caso de los ayuntamientos pequeños y medianos la mayor parte de estos componentes<br />

deben ser considerados como elementos comunes para tener en cuenta la viabilidad<br />

y sostenibilidad del sistema de administración electrónica.<br />

•<br />

Sede electrónica:<br />

– O�icina virtual 39 (�igura 3):<br />

38<br />

· Catálogo de servicios<br />

· Carpeta ciudadana<br />

· Inscripciones y reservas<br />

37 En el caso valenciano fue desarrollado en el marco del proyecto de centro de referencia para el desarrollo de<br />

servicios avanzados para la construcción de la administración electrónica en los ayuntamientos de Valencia.<br />

Desarrollado por la Diputación de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en<br />

el marco del Plan Avanza, Centros de Conocimiento y Contenidos 2007.<br />

38 Se desarrolla fundamentalmente en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a<br />

los Servicios Públicos y sobretodo en la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica<br />

de la Comunidad Valenciana, que incluye un apartado especí�ico con un alto nivel de concreción.<br />

39 En el caso valenciano desarrollado inicialmente en el marco del proyecto ALSOA y del proyecto Carpeta Ciudadana<br />

LocalWeb Provincia de Valencia de la Diputación de Valencia, que contó con la co�inanciación del Ministerio<br />

de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza, Servicios Públicos Digitales 2008. Véase además<br />

n. 40.


•<br />

· Autoliquidaciones<br />

· Cita previa<br />

· Etc.<br />

– Tablón de anuncios<br />

– Per�il del contratante<br />

– Factura electrónica<br />

– Etc.<br />

Figura 3. Ejemplos de casos reales de o�icina virtual de varios ayuntamientos<br />

40 Bus de integración SOA (Plataforma de integración ALSOA): el Bus de Integración<br />

es un componente interno de todo el sistema, que se encarga de coordinar<br />

las comunicaciones entre todos los componentes, actuando como garante de la interoperabilidad.<br />

Esto posibilita integrar cualquier sistema de información dentro<br />

del proyecto simplemente conectándolo al bus de integración, como es el caso de<br />

las herramientas de backof�ice en uso actualmente en las entidades locales.<br />

40 ALSOA es el acrónimo del proyecto Administración Local SOA: Sistema de Explotación e Integración de Servicios<br />

Electrónicos de la Administración Local. Proyecto pionero de tecnología orientada a servicios (SOA) y<br />

basada en código abierto, diseñado en 2007 por la Diputación de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de<br />

Administraciones Públicas en el marco del Programa Modernización Administrativa Local eModel de 2008.<br />

comunidades de práctica<br />

33


comunidades de práctica<br />

34<br />

• Gestor de servicios electrónico (escritorio tramitador): principal herramienta<br />

de los/las empleados/as públicos/as con la que podrán desempeñar su labor y<br />

disponer de una completa trazabilidad del estado de los diferentes trámites a su<br />

cargo. Es de especial importancia fomentar la confección de un catálogo de <strong>procedimiento</strong>s<br />

debidamente documentados de modo normalizado. De este modo se facilita<br />

la implementación, y sobre todo se hace viable su evolución futura, así como<br />

su reutilización en otras entidades locales. 41<br />

• Repositorio documental: la tramitación electrónica continúa teniendo una fuerte<br />

dependencia documental, pero en este caso más allá de la frontera del papel y del<br />

archivo �ísico, sustituyéndolos por los documentos electrónicos y el repositorio documental<br />

centralizado. 42<br />

• Sistema de datos del ciudadano (SDC) (�igura 4): los diferentes servicios electrónicos<br />

se sustentan sobre las herramientas de backof�ice de las entidades locales,<br />

que serían por lo tanto el “eslabón más débil de la cadena” para garantizar un servicio<br />

con disponibilidad durante las 24 horas los 7 días de la semana. Para ofrecer<br />

un servicio �iable es necesario implementar un componente que aporte “persistencia”<br />

a los datos y trámites asociados a un ciudadano. Básicamente consiste en un<br />

repositorio con un resumen de la información de interés del ciudadano o ciudadana<br />

(datos personales básicos, histórico de trámites, situación de los trámites en<br />

curso, etc.). De este modo se asegura la disponibilidad de esta información a través<br />

de la Carpeta Ciudadana, por lo que estos ciudadanos no se ven afectados por las<br />

posibles paradas de servicio de las herramientas de backof�ice de las entidades<br />

locales, debidas a labores de mantenimiento, copias de datos, incidencias, etc. Lo<br />

cual es de especial relevancia para municipios pequeños y medianos<br />

Adicionalmente el SDC permite al ciudadano gestionar de modo global y uniforme trámites<br />

y datos correspondientes a diferentes entidades locales (municipio de empadronamiento,<br />

municipio de segunda residencia, municipio donde se tienen propiedades, etc.).<br />

41 Por ejemplo, el catálogo de <strong>procedimiento</strong>s del Plan Provincial de Servicios Informáticos de la Diputación<br />

de Valencia (Boletín O�icial de la Provincia, de 30 de octubre de 2009), que plantea no ya la reutilización de los<br />

<strong>procedimiento</strong>s implementados informáticamente, sino la posibilidad de usar el catálogo con independencia de<br />

las herramientas informáticas utilizadas. Y como principales objetivos, la gestión del conocimiento de la organización<br />

y el fomento de la cultura de la mejora continua.<br />

42 En éste se procede al almacenamiento, recuperación, archivo, custodia, re�irmado, etc. En el caso valenciano,<br />

desarrollado en el marco del proyecto de centro de referencia para el desarrollo de servicios avanzados para la<br />

construcción de la administración electronica en los ayuntamientos de Valencia. Desarrollado por la Diputación<br />

de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza, Centros<br />

de Conocimiento y Contenidos 2007.


Figura 4. Esquema de componentes del proyecto de Administración Electrónica<br />

para Entidades Locales de la Comunidad Valenciana en 2010<br />

Cada uno de estos componentes, aunque necesarios, requiere una evaluación en cuanto a<br />

su forma de aplicación. Planteamos, a modo de ejemplo, una re�lexión sobre el sellado de<br />

tiempo. Si partimos de la Ley 11/2007, que marca el contexto normativo sobre el uso del<br />

sellado de tiempo en los documentos electrónicos, vemos que en su art. 29, al referirse al<br />

documento electrónico, establece:<br />

1. Las administraciones públicas podrán emitir válidamente por medios electrónicos los<br />

documentos administrativos a los que se re�iere el art. 46 de la Ley 30/1992, de Régimen<br />

Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común,<br />

siempre que incorporen una o varias �irmas electrónicas conforme a lo establecido en la<br />

Sección 3.ª del Capítulo II de la presente ley.<br />

2. Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a<br />

través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.<br />

3. La Administración General del Estado, en su relación de prestadores de servicios de<br />

certi�icación electrónica, especi�icará aquellos que con carácter general estén admitidos<br />

para prestar servicios de sellado de tiempo.<br />

Será por lo tanto preceptivo su uso en el registro de documentos. Pero fuera de esta actuación<br />

habría que plantearse si en nuestro certi�icado de empadronamiento su �irma requiere<br />

también sellado de tiempo. A favor de su uso está el hecho de que se trata de documentos<br />

comunidades de práctica<br />

35


comunidades de práctica<br />

36<br />

que sirven para informar de la situación de empadronamiento en un momento dado, y por<br />

tanto puede interpretarse que el uso del sellado de tiempo está indicado por este motivo.<br />

En contra de su uso puede esgrimirse que no es estrictamente necesario, ya que lo trascendente<br />

es la fecha de efecto del documento electrónico, sea o no realizada la �irma con sellado<br />

de tiempo. No pretendemos en esta comunidad de aprendizaje plantear una solución a este<br />

tipo de problemas, sino más bien mostrar la conveniencia de re�lexionar sobre determinados<br />

temas antes de �ijar cómo debe realizarse la tramitación electrónica de cada uno de los<br />

<strong>procedimiento</strong>s que transformemos desde su soporte papel al nuevo entorno virtual.<br />

Vinculado a todo este proceso de evaluación del proceso en su paso a soporte electrónico o<br />

a tramitación electrónica se tiende a la implantación de un hito administrativo de de�inición<br />

y formalización de la utilización de los <strong>procedimiento</strong>s de administración electrónica. Es<br />

decir, la exigencia de una especi�icación detallada de diferentes aspectos del <strong>procedimiento</strong>,<br />

más o menos numerosos y de forma más o menos amplia. El ejemplo más claro son los<br />

denominados “proyectos de incorporación”. Este tipo de exigencias tiene dos causas principales:<br />

la di�icultad de comprensión de los mecanismos tecnológicos y la falta de con�ianza<br />

en éstos, ya sea por desconocimiento o por la crónica falta de recursos real en la materia<br />

en las entidades locales. Si a esto le unimos la necesidad de velar por la seguridad jurídica<br />

de los actos administrativos se explica el planteamiento administrativo de los proyectos de<br />

incorporación como herramienta de compromiso de recursos y acciones técnicas y organizativas,<br />

y sobre todo de delimitación clara de responsabilidades, alcances y servicios y<br />

contingencias.<br />

De los proyectos de incorporación hay que destacar como positivo que obligan a las organizaciones<br />

y los empleados públicos a documentar las <strong>procedimiento</strong>s y a analizar sus<br />

diferentes vertientes, aspectos ambos del todo necesarios para el buen funcionamiento de<br />

la Administración (electrónica o no), pero a los que se dedica menos esfuerzo del deseado<br />

debido a las urgencias de funcionamiento de las entidades. La sostenibilidad de la administración<br />

electrónica exige que los procesos estén adecuadamente especi�icados y documentados.<br />

Pero al mismo tiempo supone una nueva carga para la puesta en marcha de servicios<br />

de esta administración, por lo que hay que ser cuidadosos en la aplicación de estos conceptos<br />

en cada entidad. Especialmente en las de menor tamaño, en las que este esfuerzo<br />

administrativo previo es inviable y con ello puede resultar también di�icultoso el arranque<br />

de servicios electrónicos con drásticos bene�icios para los ciudadanos.<br />

De nuevo, el sentido común, sobre todo en el aspecto de “proporcionalidad”, debe estar presente<br />

a la hora de aplicar conceptos como el proyecto de incorporación en los ayuntamientos,<br />

tanto para nuevos <strong>procedimiento</strong>s administrativos, como en la apertura de canales electrónicos<br />

en <strong>procedimiento</strong>s existentes. Una cosa es la seguridad jurídica y otra bien distinta<br />

es exigir a un <strong>procedimiento</strong>, por el mero hecho de ser totalmente electrónico, un sin�ín de<br />

cuestiones, previsiones, informes y estudios previos que no se exigen en ningún caso en la<br />

tramitación tradicional en papel.<br />

En este sentido, el contenido de este trabajo puede ser de utilidad en la confección de informes<br />

necesarios para la formalización de servicios de administración electrónica en la<br />

normativa que sea de aplicación para cada caso y entidad local. El concepto de informes<br />

de administración electrónica y proyectos de incorporación proviene del art. 41 de la Ley<br />

3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana;<br />

en concreto de su art. 41, donde se establece que:<br />

1. La aprobación o modi�icación de toda norma reguladora de un <strong>procedimiento</strong> administrativo<br />

o de un proceso de trabajo dentro de la Administración requerirá la realización


previa del análisis de administración electrónica por parte del órgano proponente, que<br />

deberá incorporar necesariamente el examen de los extremos contenidos en la presente<br />

ley de acuerdo con el detalle que se determine reglamentariamente.<br />

2. El documento de análisis elaborado será elevado al órgano con competencias horizontales<br />

en materia de administración electrónica dentro de la administración actuante a �in<br />

de que emita informe de administración electrónica con carácter preceptivo, en los plazos<br />

que se establezcan reglamentariamente por cada administración.<br />

3. Con independencia de la publicación en los diarios, boletines o tablones de anuncios<br />

o�iciales de las normas que regulen los <strong>procedimiento</strong>s administrativos o los procesos<br />

de trabajo según lo establecido en los apartados anteriores, la sede electrónica de la administración<br />

titular incorporará un resumen su�icientemente explicativo y didáctico del<br />

contenido esencial del <strong>procedimiento</strong> o proceso aprobado.<br />

La introducción de la tramitación electrónica en un <strong>procedimiento</strong> administrativo existente<br />

conllevaría, por tanto, la aplicación de este artículo, cuyo espíritu aparece recogido también<br />

en los arts. 37.2 y 40.3 de esta ley. 43<br />

Dado lo dispuesto en la Ley 3/2010, en el seno del proyecto de administración electrónica<br />

para las entidades locales de la Comunidad Valenciana se introdujo una concreción en la<br />

ordenanza tipo propuesta a los ayuntamientos: el proyecto de incorporación, con la especi-<br />

�icación y contenido que se detalla en el art. 53 de la Resolución de 30 de julio de 2010, del<br />

director general de Cohesión Territorial, por la que se ordena publicar un texto de ordenanza<br />

municipal reguladora del uso de la administración electrónica. 44<br />

Art. 53. Mecanismo de incorporación de trámites y <strong>procedimiento</strong>s a la tramitación electrónica<br />

1. La incorporación de <strong>procedimiento</strong>s y trámites para su gestión electrónica por parte del<br />

Ayuntamiento se llevará a cabo con pleno respeto de las garantías y <strong>procedimiento</strong>s administrativos<br />

establecidos en la normativa general de Régimen Jurídico de las Administraciones<br />

Públicas y Procedimiento administrativo Común, teniendo en cuenta los objetivos<br />

de simpli�icación administrativa.<br />

2. La aplicación de medios electrónicos a la gestión de <strong>procedimiento</strong>s, procesos y servicios<br />

irá precedida siempre de un análisis de rediseño funcional y simpli�icación del <strong>procedimiento</strong><br />

de conformidad con los criterios establecidos en la normativa sobre acceso<br />

electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.<br />

3. Las características de los <strong>procedimiento</strong>s y trámites que se incorporen a la Administración<br />

electrónica se deberán de�inir sobre la base del correspondiente proyecto de incorporación,<br />

de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes.<br />

43 Art. 37.2. La utilización de las indicadas técnicas y, en general, de soportes, medios, canales y aplicaciones de<br />

tal naturaleza, en los <strong>procedimiento</strong>s administrativos, en la prestación de servicios, en los procesos de trabajo<br />

o en la gestión de la atención o información a suministrar a la ciudadanía, deberá estar autorizada por los órganos<br />

competentes de cada administración pública, previo el preceptivo informe de administración electrónica<br />

elaborado por la conselleria, entidad u órgano que tenga atribuidas las competencias horizontales en materia de<br />

administración electrónica dentro de la organización.<br />

Art. 40.3 La implantación de las tecnologías de la información y la comunicación en la tramitación de <strong>procedimiento</strong>s<br />

se efectuará progresivamente y estará sujeta a la previa aprobación de aquellas en los términos señalados<br />

en el art. 37.2 de esta ley, así como de los correspondientes <strong>procedimiento</strong>s, según se indica en el artículo<br />

siguiente.<br />

44 DOCV de 28 septiembre de 2010.<br />

comunidades de práctica<br />

37


comunidades de práctica<br />

38<br />

4. Las previsiones contenidas en este título también serán de aplicación a los siguientes<br />

supuestos:<br />

– Al <strong>procedimiento</strong> de modi�icación de los <strong>procedimiento</strong>s y trámites que se hayan<br />

incorporado a la tramitación por vía electrónica.<br />

– Al régimen de funcionamiento de los instrumentos y servicios especí�icos de la administración<br />

electrónica.<br />

– A la �irma de convenios de colaboración y cooperación con otras administraciones y<br />

entidades en materia de administración electrónica.<br />

– A los <strong>procedimiento</strong>s de comunicación y de relación con otras administraciones públicas.<br />

Art. 54. Proyecto de incorporación<br />

Para la inclusión de un trámite o <strong>procedimiento</strong> para su gestión por vía electrónica será<br />

requisito imprescindible la aprobación de un proyecto de incorporación, que deberá contener:<br />

– Identi�icación de los trámites y <strong>procedimiento</strong>s que se incorporan.<br />

– Memoria justi�icativa de la incorporación.<br />

– Identi�icación de los canales electrónicos habilitados para la realización del trámite.<br />

– Sistemas de identi�icación y acreditación electrónica de la voluntad de la ciudadanía<br />

para cada uno de los trámites que se incorporen.<br />

– Programas y aplicaciones electrónicos que se utilizarán para cada uno de los trámites<br />

y <strong>procedimiento</strong>s que se incorporen.<br />

– Medidas de protección de datos de carácter personal y de valoración de los riesgos.<br />

– Informe sobre la gestión de la información y el ciclo de vida de la documentación que<br />

incluya las garantías y necesidades de conservación y su disponibilidad.<br />

Art. 55. Tramitación del proyecto de incorporación<br />

1. Corresponderá a los servicios técnicos municipales, a propuesta del alcalde, la redacción<br />

de los proyectos de incorporación del <strong>procedimiento</strong> que se pretende realizar por<br />

medios electrónicos. Para la elaboración del proyecto podrán suscribirse convenios de<br />

colaboración con otras administraciones públicas al objeto de recabar el apoyo técnico<br />

de éstas.<br />

2. Una vez redactado el proyecto, éste deberá ser remitido a los servicios jurídicos, con el<br />

�in de que emita el informe de administración electrónica, en el que se analice la adecuación<br />

del <strong>procedimiento</strong> administrativo electrónico que se pretende implantar al ordenamiento<br />

jurídico aplicable.<br />

3. Emitido el precitado informe el expediente será remitido al pleno del Ayuntamiento<br />

para su aprobación.<br />

4. La aprobación será objeto de publicación en los diarios o tablones de anuncios o�iciales<br />

de las normas que regulen los <strong>procedimiento</strong>s administrativos.


5. Aprobada la incorporación de un trámite o de un <strong>procedimiento</strong> a su tramitación por<br />

vía electrónica, se incluirá, a los efectos informativos, en el catálogo de trámites y <strong>procedimiento</strong>s<br />

electrónicos incluidos en la sede electrónica del Ayuntamiento, donde se incorporará<br />

un resumen su�icientemente explicativo y didáctico del contenido esencial del<br />

<strong>procedimiento</strong> o proceso aprobado.<br />

B. Características<br />

Todos estos componentes nos permitirán generar unos documentos electrónicos y un archivo<br />

de los mismos que presenten las siguientes características funcionales básicas:<br />

1. Consulta y recuperación de documentos.<br />

2. Preservación y custodia a largo plazo, asegurando:<br />

a. Integridad y consistencia.<br />

b. Incorruptibilidad.<br />

c. Seguridad.<br />

d. Control sobre el ciclo de conservación.<br />

e. Control sobre la disposición de la documentación.<br />

f. Legibilidad y recuperación de los documentos independientemente del soporte<br />

y/o formato de creación original o de conservación resultante.<br />

3. Preservación y custodia de las evidencias electrónicas.<br />

a. Auditoría de las operaciones efectuadas sobre los documentos almacenados, incluyendo<br />

la lectura.<br />

b. Protección de los documentos para asegurar la inalterabilidad documental, normalmente<br />

mediante técnicas criptográ�icas.<br />

c. Preservación y conservación de las �irmas electrónicas asociadas a los documentos<br />

electrónicos.<br />

d. Garantía de validez legal de las �irmas electrónicas asociadas a los documentos<br />

electrónicos.<br />

e. Descarga y recuperación de evidencias electrónicas.<br />

f. Generación de informe de evolución de las evidencias electrónicas.<br />

El enfoque central de los trabajos realizados en la comunidad de aprendizaje está orientado<br />

a la tramitación electrónica realizada por ciudadanos y funcionarios. Es decir, tramitación<br />

electrónica no automatizada.<br />

No obstante, el <strong>procedimiento</strong> administrativo escogido como prueba de concepto, la certi�icación<br />

de empadronamiento, es un buen candidato para la aplicación de la tramitación automatizada.<br />

Por ello es conveniente señalar que en el caso de que una entidad local quisiera<br />

implementar la tramitación automatizada en este <strong>procedimiento</strong>, sería igualmente válida la<br />

utilización de los resultados alcanzados en esta comunidad, aunque habría de revisarlos en<br />

varios sentidos:<br />

comunidades de práctica<br />

39


comunidades de práctica<br />

40<br />

1. Incorporación de la tramitación automatizada en la ordenanza municipal reguladora,<br />

según lo previsto en el art. 48 de la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat,<br />

de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana. 45<br />

2. Revisión del <strong>procedimiento</strong> electrónico en el sentido de incorporar la tramitación<br />

automatizada en los trámites que la entidad local determine.<br />

3. Implantación de los instrumentos tecnológicos que conlleve su materialización<br />

(servidores, certi�icados electrónicos al efecto, etc.).<br />

Para profundizar en la operatoria de tramitación automatizada puede verse el Procedimiento<br />

de implantación de la actuación automatizada aprobado para la Comunidad Valenciana.<br />

46<br />

1. La implantación de los <strong>procedimiento</strong>s administrativos electrónicos automatizados requerirá,<br />

al margen de seguir el <strong>procedimiento</strong> previsto de forma general para la implantación<br />

de los <strong>procedimiento</strong>s administrativos electrónicos, que se cumplan los siguientes<br />

requisitos:<br />

a. La previsión de este tipo de actuación en la normativa que regule el <strong>procedimiento</strong>.<br />

b. La identi�icación del órgano competente para el diseño, mantenimiento y gestión de<br />

la aplicación informática que se utilice para la actuación automatizada, así como del<br />

<strong>procedimiento</strong> de auditoría del sistema de información y de su código fuente.<br />

c. La identi�icación del órgano competente a los efectos de responsabilidad e impugnación<br />

de los actos emitidos de forma automatizada.<br />

d. La aprobación por parte del órgano indicado en el apartado anterior de la aplicación<br />

informática utilizada.<br />

e. La publicación de las características y prescripciones técnicas de la aplicación informática.<br />

2. Para la identi�icación y autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación<br />

administrativa automatizada deberá utilizar los siguientes sistemas de �irma electrónica:<br />

a. Sello electrónico de la Administración municipal.<br />

b. Código seguro de veri�icación vinculado a la Administración municipal.<br />

45 Art. 48.1. Las administraciones públicas podrán utilizar sistemas de información adecuadamente programados<br />

que permitan dictar actos administrativos, ya sean éstos de trámite, resolutorios o de mera comunicación,<br />

sin necesidad de intervención de una persona �ísica en cada caso singular.<br />

Art. 48.2. En caso de resoluciones administrativas automatizadas, deberá establecerse previamente el órgano u<br />

órganos competentes, según los casos, para la de�inición de las especi�icaciones, programación, mantenimiento,<br />

supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo,<br />

se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación y se garantizará el<br />

cumplimiento de lo establecido en el art. 46.3 de esta ley.<br />

Art. 48.3. Las resoluciones y, en general, todas las actuaciones administrativas automatizadas respetarán lo previsto<br />

en el art. 13 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.<br />

46 Resolución de 30 de julio de 2010, del director general de Cohesión Territorial, por la que se ordena publicar<br />

un texto de ordenanza municipal reguladora del uso de la administración electrónica (DOCV de 28 de septiem- septiembre<br />

de 2010, art. 5).


6. METADATOS ARCHIVÍSTICOS<br />

El Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos de�ine el documento<br />

electrónico como:<br />

Un documento es información registrada, producida o recibida en la iniciación, desarrollo<br />

o �inalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto<br />

y estructura su�iciente para proporcionar prueba de la actividad. 47<br />

Por lo tanto, hay que entender que los integrantes de este documento electrónico son: 48<br />

• Contenido: de lo que trata el documento.<br />

• Estructura: el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identi�icar y etiquetar<br />

partes del documento, y el uso de tipogra�ías especiales (cursiva, negrita)<br />

para destacar la parte signi�icativa del contenido.<br />

• Contexto: el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado<br />

y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros en un grupo de<br />

documentos).<br />

Complementaria a su caracterización jurídica, 49 más clari�icadora para nuestro objetivo parece<br />

la propuesta de Luciana Duranti respecto a los componentes característicos del documento<br />

electrónico: 50<br />

• El medio: el portador del mensaje.<br />

• El contenido: el mensaje que se vaya a comunicar.<br />

• La forma �ísica e intelectual: las reglas de representación tenidas en cuenta para<br />

la comunicación del mensaje.<br />

• La acción: el ejercicio de voluntad que da origen al documento.<br />

• Las personas: autor, destinatario, redactor, creador.<br />

• El vínculo archivístico: la relación que vincula cada documento con el anterior y<br />

con el siguiente.<br />

• El contexto: el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el<br />

que es creado el documento.<br />

El documento electrónico se caracteriza por el registro en un medio mediante unos símbolos<br />

que no son accesibles directamente al ser humano, por la di�icultad en su identi�icación,<br />

por la compleja plani�icación de su conservación, por una mayor disociación entre soporte<br />

y contenido y entre estructura �ísica y lógica que di�iculta la tarea de asegurar la autenti-<br />

47 Committee On Electronic Records. Guide for managing electronic records from an archival perspective. París,<br />

International Council on Archives, 1997, p. 55.<br />

48 Public Record Of�ice. Functional requirements for electronic records management systems. Londres, Public Re-<br />

cord Of�ice, 1999, p. 58, art. 21.<br />

49 La Ley 11/2007, de Acceso de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, de�ine un documento electrónico como<br />

“información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato<br />

determinado y susceptible de identi�icación y tratamiento diferenciado”, y haber sido �irmados mediante los<br />

sistemas de �irma previstos en los arts. 18 y 19 de la propia LAE.<br />

50 Luciana Duranti. “The impact of digital technology on archival science”. Archival Science 1, 1, pp. 39-55.<br />

comunidades de práctica<br />

41


comunidades de práctica<br />

42<br />

cidad, integridad y �iabilidad. Por ello, los metadatos se presentan como la solución para<br />

que en estos documentos electrónicos queden patentes todos estos aspectos tanto de cara<br />

a la recreación del documento y a la recuperación de la información, como para asegurar<br />

su integridad, �iabilidad y autenticidad, e incluso la propia gestión de su ciclo de vida, su<br />

consultabilidad, etc.<br />

Además, las administraciones públicas están obligadas a adoptar las medidas organizativas<br />

y técnicas necesarias con el �in de garantizar la interoperabilidad en relación con la<br />

recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida,<br />

entre las que se encuentra la asociación de los metadatos al documento electrónico. 51 Se<br />

entiende como metadato, pues, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada<br />

a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido,<br />

destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con<br />

la �inalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad<br />

del propio documento. 52<br />

La función de los metadatos será por tanto aportar, de una forma estructurada, todos los<br />

datos necesarios sobre los datos conservados, para de esta forma cubrir las necesidades de<br />

gestión y recuperación que puedan plantearse, permitiendo la utilización y comprensión, en<br />

su sentido más amplio, del documento. Los metadatos describen cómo se ha registrado la<br />

información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado, etc.<br />

David Bearman 53 establece que los metadatos pueden estructurarse en seis niveles:<br />

1.<br />

2.<br />

Registro: aquellos que nos informan sobre la captura del documento.<br />

Términos y condiciones: nos señalan las cuestiones relativas al acceso y lectura.<br />

3. Estructura: indican el software necesario para su representación y las posibilidades<br />

de interoperabilidad con otros sistemas.<br />

4.<br />

5.<br />

6.<br />

Contexto: indican la procedencia, el entorno en el que el documento ha sido creado.<br />

Contenido: son los datos.<br />

Historia del uso: informan no sólo del cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado,<br />

clasi�icado, valorado y seleccionado, sino también de cuándo, cómo y por<br />

quién ha sido utilizado.<br />

Sin embargo la clasi�icación de metadatos más impuesta en la actualidad es la que distingue<br />

entre: 54<br />

• Metadatos descriptivos: generados en el mismo momento de la creación del<br />

documento, junto con este, en la organización productora. Nos proporcionan información<br />

contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los docu-<br />

51 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ám-<br />

bito de la Administración electrónica (art. 21).<br />

52 Real Decreto 1671/2009, que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico<br />

de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.<br />

53 David Bearman y Ken Sochats. Metadata requirements for evidence. Pittsburgh, School of Information Science,<br />

1996. Disponible en: .<br />

54 Jordi Serra Serra. Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Gijón, Trea, 2008, pp. 85-86.


mentos, favoreciendo las opciones de recuperación. Por ejemplo: autor, fecha de<br />

producción, título, descriptores.<br />

• Metadatos de preservación: pretenden facilitar la gestión de los documentos y su<br />

control intelectual y �ísico tras su creación. Por ejemplo: la última revisión, fecha de<br />

transferencia al archivo, condiciones de acceso, valoración, etc.<br />

• Metadatos técnicos: aportan datos sobre formatos, estructuras y vínculos de los<br />

documentos conservados. Son necesarios para comprender y procesar los documentos.<br />

Por ejemplo: formato de archivo, fecha de la última migración de formato,<br />

software, etc.<br />

En los últimos años se han desarrollado directrices o normativas enfocadas tanto a determinar<br />

los metadatos para la gestión de documentos 55 como a regular la descripción archivística.<br />

56 Estos dos tipos de normativas no coinciden en todos los aspectos, teniendo una de sus<br />

principales diferencias en el enfoque y el campo de aplicación.<br />

Las normas de descripción archivística buscan la descripción de aquellos documentos que<br />

ingresan en el archivo y sólo de estos. Mientras que las normas de metadatos para la gestión<br />

de documentos afectan a todos los documentos electrónicos y a su contextualización desde<br />

el momento de su creación. Por ello el momento en el que se implementan y cumplimentan,<br />

incluso quién es el responsable de hacerlo, es distinto, pues los no archivísticos necesariamente<br />

deberían �ijarse en el momento en que se quiere implantar, modi�icar o desarrollar<br />

una aplicación corporativa o un sistema de gestión de documentos electrónicos. Pasaría por<br />

la elección del modelo de metadatos, la elección de un esquema de metadatos y el desarrollo<br />

de un per�il de aplicación. En la semántica y sintaxis de estos debiera tenerse en cuenta las<br />

convenciones de la descripción archivística, lo cual facilitaría la posterior recepción de estos<br />

documentos electrónicos en las subsiguientes fases de archivo. Los elementos de descripción<br />

archivística no capturados y que fuesen necesarios se podrían incluir, a posteriori, en el<br />

ingreso de estos documentos en el repositorio de conservación permanente.<br />

Atendiendo a las consideraciones expuestas, esta comunidad de aprendizaje considera que<br />

deberían consignarse en un primer momento los siguientes metadatos. Hemos establecido<br />

las diferencias que consideramos necesarias según el tipo de documento o �irma que describan<br />

y en todos ellos hemos señalado si considerábamos su consignación obligatoria (OB) u<br />

optativa (op). 57<br />

Matriz de metadatos y objetos de aplicación<br />

Código Nombre del elemento Expediente<br />

Documento<br />

simple en<br />

documento<br />

complejo<br />

Documento<br />

simple<br />

01 Código de referencia OB OB OB<br />

02 Código de clasi�icación OB OB<br />

55 MoReq2, ISO 23081, etc.<br />

56 ISAD y EAD, fundamentalmente.<br />

Firma<br />

57 Se tomó como punto de partida el trabajo realizado por el Grup d’Innovació Tecnològica del Departament de<br />

Cultura de la Generalitat de Catalunya Vocabulari de metadates. Barcelona, 2008.<br />

comunidades de práctica<br />

43


comunidades de práctica<br />

44<br />

03 Serie documental OB OB<br />

04 Número de expediente OB op<br />

05 Título OB OB OB<br />

06 Fecha OB OB OB<br />

07 Fecha última o de cierre OB<br />

08 Nivel de descripción OB OB OB<br />

09 Productor OB OB OB<br />

10 Unidad administrativa OB OB OB<br />

11 Carácter original OB OB<br />

12 Alcance y contenido op op op<br />

13 Descriptores op op op<br />

14 Acceso OB OB OB<br />

15 Documentación relacionada op<br />

16 Tipo de documento op op<br />

17 Soporte op op<br />

18 Identi�icador de la �irma OB<br />

19<br />

Código del documento<br />

�irmado<br />

20 Fecha de la �irma op<br />

21 Autor de la �irma OB<br />

22 Organización OB<br />

23 Potestad del �irmante op<br />

24 Tipo de �irma OB<br />

25 Formato de �irma OB<br />

26<br />

Fecha de validación de la<br />

�irma<br />

27 Evidencia de la validación op<br />

01 Código de referencia: código que identi�ica unívocamente la unidad documental<br />

dentro de un contexto determinado, por ejemplo un mismo archivo.<br />

02 Código de clasi�icación: código que identi�ica la serie documental a la que pertenece<br />

la unidad documental según el cuadro de clasi�icación correspondiente.<br />

03 Serie documental: nombre de la serie de la que forma parte el documento descrito.<br />

04 N.º de expediente: expresión numérica o nominal que identi�ica el expediente.<br />

05 Título: concisa descripción del contenido del documento.<br />

06 Fecha: data cronológica primera de la unidad documental, normalmente la fecha<br />

de inicio del expediente o las fechas de creación (producción) de un documento<br />

simple administrativo o de incorporación al sistema documental del productor<br />

de la unidad documental.<br />

07 Fecha de cierre: data cronológica en la que �inaliza un expediente o documento<br />

complejo.<br />

OB<br />

op


08 Nivel de descripción: señalamiento del nivel al que corresponde la unidad descrita<br />

según norma ISAD(G).<br />

09 Productor: entidad que es responsable principal de la producción de la unidad<br />

documental descrita, es decir, el organismo productor de ésta, normalmente asimilada<br />

al nivel fondo al que pertenece el documento.<br />

10 Unidad administrativa: identi�icación de la subdivisión 58 dentro del productor<br />

que es responsable principal de la elaboración del contenido del documento descrito.<br />

11 Carácter original: identi�icación de la originalidad o no del documento y del soporte<br />

del original en su caso.<br />

12 Alcance y contenido: descripción de elementos básicos de contenido complementario,<br />

principalmente localización geográ�ica o emplazamiento del objeto del documento<br />

y personas interesadas, es decir, aquellas a las que se alude en el documento<br />

o expediente y que se considere interesante reseñar, sin ser propiamente el autor o<br />

destinatario.<br />

13 Descriptores: entradas dentro de un vocabulario controlado que se consideren de<br />

interés para la recuperación del documento más allá de su identi�icación administrativa.<br />

14 Acceso: indicación del tipo de acceso a los contenidos del documento. Existirán<br />

cinco niveles de acceso: L = Acceso libre; R1= Nivel de protección bajo según la<br />

LOPD; R2 = Nivel medio según LOPD; R3 = Nivel alto según LOPD, información cuya<br />

difusión entrañe riesgos para la seguridad y defensa del Estado o que afecte a materias<br />

clasi�icadas; R4 = documentos sujetos a propiedad intelectual (información<br />

cientí�ica, técnica o artística, por ejemplo).<br />

15 Documentación relacionada: mención de otros expedientes que pudieran presentar<br />

algún tipo de conexión con el descrito.<br />

16 Tipo de documento: designación de la tipología documental a la que pertenece.<br />

17 Soporte: descripción del soporte en el que se encuentra el documento.<br />

18 Identi�icador de la �irma: código que señala inequívocamente a la �irma electrónica.<br />

19 Código del documento �irmado: señalamiento del código inequívoco que identi-<br />

�ica al documento con el que se asocia la �irma electrónica descrita.<br />

20 Fecha de la �irma: data cronológica en la que se generó la �irma descrita.<br />

21 Autor de la �irma: indicación del autor o persona a la que corresponde la �irma<br />

electrónica que autentica jurídicamente la unidad documental descrita.<br />

22 Organización: nombre del organismo del que depende la persona �irmante.<br />

23 Potestad del �irmante: identi�icación del cargo, rango o puesto que le autoriza a<br />

realizar esta �irma.<br />

24 Tipo de �irma: designación de la tipología a la que pertenece la �irma descrita.<br />

58 Subfondo, sección o subsección.<br />

comunidades de práctica<br />

45


comunidades de práctica<br />

46<br />

25 Formato de la �irma: identi�icación del formato en el que se ha creado la �irma<br />

electrónica descrita.<br />

26 Fecha de validación de la �irma: data cronológica en la que se procedió a validar<br />

la �irma.<br />

27 Evidencia de validación: dirección url en la que podemos comprobar la validación<br />

de la �irma.<br />

Una vez establecida la matriz de metadatos necesarios, el siguiente paso consiste en la redacción<br />

de una �icha para dar de alta cada uno de estos metadatos señalando las características,<br />

denominación, código, etc., que corresponden a cada uno de ellos.<br />

Ficha de creación de un metadato<br />

Identi�icador Número que asignamos al metadato<br />

Denominación<br />

Implementación<br />

en XML<br />

De�inición<br />

Obligatoriedad<br />

Aplicabilidad<br />

Tipo de datos<br />

Forma normalizada del nombre de dicho metadato<br />

Ej.: Fecha de inicio, productor, etc.<br />

Representación que va a tener el metadato<br />

Ej.: Para nivel de protección:<br />

‹doc:nivel_proteccion_datos›bajo‹/doc:nivel_proteccion_datos›<br />

Descripción del metadato<br />

Ej.: Para el código de clasi�icación:<br />

Código que relaciona el objeto de la descripción, integrado en un <strong>procedimiento</strong>,<br />

con una serie documental dentro de un fondo.<br />

Señala si su cumplimentación es obligada u opcional<br />

Podría resolverse con un simple: SÍ NO<br />

Aquí señalaremos en qué niveles que hayamos aceptado debemos cumplimentar<br />

este metadato.<br />

En el caso de la Generalitat de Catalunya y de forma general creo que los usuales<br />

van a ser cuatro:<br />

1. Documento complejo<br />

2. Documento simple<br />

3. Documento simple integrado en un documento complejo<br />

4. Firma electrónica<br />

Lo usual sería �ijar una tabla donde se marcara la opción<br />

Textual Numérico<br />

Fecha Tabla controlada


Valores aceptados<br />

Unicidad<br />

Patrón de<br />

aplicación<br />

Se describen aquí las opciones que se admiten para cumplimentar otros<br />

campos del metadato que están controlados, como son las opciones que ofrece<br />

una tabla controlada.<br />

Ej.: La respuesta al tipo de documento:<br />

Solicitudes, informes, actas, etc.<br />

Señala si el metadato puede aparecer una o más veces vinculado al mismo<br />

documento.<br />

Podría resolverse con un simple: SÍ NO<br />

Aquí se especi�icaría el nombre o ubicación del patrón que se aplica.<br />

Ej.: El vocabulario de descriptores que se acepta.<br />

ISAD(G) Recoge el campo de la norma al que se corresponde el metadato.<br />

Observaciones<br />

Campo donde se puede incluir cualquier cuestión que se considere de interés y<br />

no tenga aún campo propio.<br />

Esta �icha se cumplimenta una única vez para crear cada uno de los metadatos que a continuación<br />

van a emplearse de forma sistemática en nuestra descripción de los objetos electrónicos<br />

o documentos.<br />

A continuación, se re�leja la tabla de metadatos que debe acompañar a un hipotético certi-<br />

�icado de empadronamiento, entendiéndolo como documento que forma parte de un expediente.<br />

Código de<br />

referencia<br />

ES/AMSUECA/3.2_349_10/3<br />

Lo que equivaldría a que es el documento n.º 3 del expediente 349/2010 de la<br />

serie de Expedientes de solicitud de Certi�icados de empadronamiento, que es<br />

la 3.2 del cuadro de clasi�icación del Archivo Municipal de Sueca.<br />

Título Certi�icado de empadronamiento de Francisco Pérez Navarro.<br />

Fecha 2010-11-14 11:40:25<br />

Número de<br />

expediente<br />

Nivel de<br />

descripción<br />

349/2010<br />

Documento complejo<br />

Documento simple<br />

X Documento simple integrado en documento complejo<br />

Firma<br />

Productor Ajuntament de Sueca.<br />

Unidad<br />

administrativa<br />

Información y Atención Ciudadana.<br />

comunidades de práctica<br />

47


comunidades de práctica<br />

48<br />

Carácter original<br />

Alcance y<br />

contenido<br />

X Documento electrónico original<br />

Copia electrónica auténtica de documento electrónico<br />

Copia electrónica auténtica de documento en papel<br />

Calle Deseo, del; número 8. 46701, Sueca<br />

o<br />

Calle Deseo, del; número 8.<br />

Descriptores Pérez Navarro, Francisco.<br />

Tipo de<br />

documento<br />

Certi�icado.<br />

7. TRANSFERENCIAS A ARCHIVO DEFINITIVO<br />

Tratar de establecer cómo y cuándo debiera producirse el paso al archivo de larga duración<br />

de los certi�icados de empadronamiento expedidos por un ayuntamiento es quizá una de<br />

las cuestiones más hipotéticas, o al menos teóricas, de �ijar en el actual nivel de la Administración<br />

electrónica en nuestro país, puesto que en la mayoría de proyectos y realidades se<br />

recoge la tramitación electrónica y su paso a una fase inicial de archivo en la que se custodia<br />

tal y como se creó, no desarrollándose todavía las actuaciones concretas y plazos para la<br />

conservación a largo plazo.<br />

El proceso habitual para remitir la documentación en papel desde los productores hasta<br />

el archivo, en el momento que ésta había dejado de ser de utilización constante por parte<br />

de las o�icinas, o porque la necesidad de liberar espacio en éstas para la nueva documentación<br />

generada así lo requería, ha sido tradicionalmente el de la transferencia. En ella<br />

los documentos en papel debían ser adecuadamente identi�icados y validados mediante la<br />

descripción por la unidad remitente y la �irma del acta o relación de entrega por parte del<br />

responsable de dicha unidad administrativa. Esta acta de entrega con la que se remitía la<br />

documentación recibía el cotejo y �irma por parte del responsable del centro receptor. Como<br />

puede comprenderse este proceso no era inmediato y entre la remisión de la relación de entrega<br />

y la aceptación de�initiva, por parte del centro de archivo, podía discurrir un período<br />

de tiempo que en algunos casos podía ser signi�icativo, dadas las necesidades de personal<br />

de los archivos. 59<br />

59 Sobre los cambios de soporte que conllevan la destrucción de los originales, la Ley 3/2010 señala en su art.<br />

27.3 que la destrucción de documentos administrativos originariamente en soporte papel sólo podrá llevarse a<br />

cabo cuando se hayan realizado copias electrónicas de éstos, que garanticen su calidad, contenido, accesibilidad<br />

y perdurabilidad conforme a los principios señalados en este artículo, en los términos y condiciones que se establezcan<br />

reglamentariamente.<br />

Los procesos de digitalización generalizada en el seno de un órgano, conselleria o entidad, que comporten la<br />

destrucción del soporte original en papel, necesariamente habrán de incorporar un informe de administración<br />

electrónica elaborado por la conselleria u órgano con competencias horizontales en materia de administración<br />

electrónica dentro de cada entidad, que valore la necesidad, <strong>procedimiento</strong> e impacto de la medida.<br />

Las �iguras 5, 7 y 8 de este trabajo proceden de M.ª Remedios Antequera y Francisco Sanchis. Manual de <strong>procedimiento</strong><br />

de gestión documental y archivo. Conselleria de Agricultura, Pesca y Alimentación. Versión 3.0 de enero<br />

de 2009.


Figura 5. Proceso de transferencia desde el Archivo de Gestión al Archivo Central<br />

comunidades de práctica<br />

49


comunidades de práctica<br />

50<br />

La transformación de los documentos en electrónicos no invalida el proceso tradicional,<br />

aunque le imprime una serie de matizaciones propias de las características intrínsecas de<br />

los nuevos documentos. 60<br />

• Inicio: El objetivo es el ingreso de la información y documentación electrónica remitida<br />

por el productor en un repositorio de conservación a más largo plazo. Para<br />

iniciar este proceso el productor debe señalar lo que quiere remitir y el receptor<br />

indicar el formato de conservación a largo plazo que el archivo puede gestionar, lo<br />

cual puede suponer una conversión de los documentos tal y como los poseía el productor<br />

de éstos. El productor debe aceptar esta posible actuación sobre los documentos<br />

y responsabilizarse de todas las tareas previas necesarias, para que cuando<br />

se produzca la entrega al archivo ésta pueda realizarse sin mayores problemas<br />

o bien el archivo le proporciona las herramientas necesarias para que el receptor<br />

realice por sí mismo la conversión a los formatos y estructura solicitados.<br />

• Identi�icación: Al igual que en el formato papel se exigía una identi�icación adecuada,<br />

tanto de la documentación como de su productor y/o remisor, y una �irma<br />

del responsable que venía a garantizar la exactitud de los datos y la integridad,<br />

ahora deberán �ijarse con claridad las condiciones de entrega. Esta acta o relación<br />

de entrega supone que mediante metadatos se obtiene la identi�icación de los documentos<br />

tanto a nivel archivístico, es decir tipo documental, productor, fecha, etc.,<br />

como tecnológico, o sea, formato, �irmas, datos de anteriores migraciones o conversiones,<br />

etc.<br />

• Validación: Transferidos los documentos, el archivo validará que esta transferencia<br />

se ha hecho de acuerdo con lo establecido61 y procederá, previa constatación<br />

de la no existencia de virus o malware, a la conversión al formato de conservación<br />

a largo plazo y a la inclusión en los documentos recibidos de los metadatos que se<br />

requieren para la gestión de su conservación, como la asignación de un indicador<br />

único, ciclo de vida, autenticación mediante �irma electrónica tras el proceso de<br />

transferencia, etc. Si todo ello está previsto en los metadatos del propio documento,<br />

se cumplimentarán, y de no ser así se procederá a encapsular el documento<br />

previo con la nueva información sobre éste.<br />

Todo lo señalado no implica que cada ayuntamiento, en el caso que nos ocupa como generador<br />

del certi�icado de empadronamiento, vaya a poseer su propio archivo electrónico en<br />

sus instalaciones, sino que sus documentos electrónicos estarán depositados en un archivo<br />

o repositorio en el que cada ayuntamiento o institución que comparta dicho repositorio<br />

será responsable de sus documentos. En nuestro caso, el ayuntamiento puede acceder a<br />

sus documentos y gestionarlos, pero este repositorio electrónico puede estar ubicado en<br />

cualquier sitio. De hecho, las nuevas tecnologías favorecen la concentración de archivos para<br />

disminuir y hacer más e�icientes los recursos destinados a la conservación y explotación. Es<br />

en este concepto en el que la plataforma creada por la Diputación de Valencia y la Generalitat<br />

Valenciana juega un papel fundamental ofreciendo un repositorio para aquellos ayuntamientos<br />

que se quieran sumar a la iniciativa, especialmente los más pequeños, como única<br />

forma de que puedan acceder a esta conservación de la e-Administración.<br />

60 Una clara síntesis del proceso puede encontrarse en Jordi Serra Serra. Los documentos electrónicos. Qué son y<br />

cómo se tratan. Gijón, Trea, 2008, pp. 111-127.<br />

61 Identi�icará y comprobará los formatos y la validez de los requisitos de sintaxis y semántica.


Tampoco debe desprenderse de lo indicado, la obligatoriedad del paso de nuestro tipo documental,<br />

expedientes de solicitud de certi�icado de empadronamiento, a una fase de archivo<br />

de�initivo. La documentación electrónica, al igual que la de papel, debe verse sometida a su<br />

valoración por parte de la Junta Cali�icadora de Documentos Administrativos de la Generalitat<br />

Valenciana. 62<br />

Desde este grupo se solicita su destrucción transcurrido un mínimo de tres años según la<br />

LOPD por carecer de algún valor que justi�icara su conservación ni a medio ni a largo plazo.<br />

No obstante, como corresponde a la citada junta determinar este extremo, tras el estudio<br />

de la tabla documental correspondiente elaborada por la comisión autorizada para ello pasamos<br />

a dibujar el escenario con el que nos encontraríamos en el caso de que dicha junta<br />

acordara su conservación a perpetuidad, o al menos durante un plazo que en determinadas<br />

entidades obligara a su ingreso en un archivo electrónico “central o histórico”.<br />

Las tradicionales fases archivísticas son las de archivo de gestión, central, intermedio e histórico,<br />

en las que se prescribe un período de cinco años previo al paso desde el de gestión a<br />

la siguiente fase y un mínimo de 25 o 30 años para el paso al archivo histórico.<br />

Figura 6. Etapas archivísticas<br />

Pero también esto está cambiando en el mundo electrónico: los plazos se desean más cortos<br />

y el número de transferencias se busca que se reduzca a una sola. La primera fase tiende a<br />

conservar la documentación entre 10 y 20 años, para pasar luego a la fase de conservación<br />

a largo plazo. 63 De hecho, la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración<br />

Electrónica de la Comunitat Valenciana señala, en su art. 27.5:<br />

62 Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, y Real Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del<br />

Consell de la Generalitat.<br />

63 Debra Logan, Ken Weilerstein y Alan Weintraub. “Important issues about digital data preservation”. Inside<br />

Gartner, 2001, n. 8. Estos autores �ijan la conservación a largo plazo a partir de los diez años. Mientras que Martin<br />

comunidades de práctica<br />

51


comunidades de práctica<br />

52<br />

En materia de archivo documental y de conservación de los documentos susceptibles de<br />

formar parte del Patrimonio Documental Valenciano, se estará a lo dispuesto en la Ley<br />

3/2005, de 15 de junio, de La Generalitat, de Archivos. En especial, deberá poderse establecer<br />

la interconexión electrónica de los archivos del sistema archivístico valenciano, así<br />

como la progresiva digitalización de los fondos documentales, a �in de poner a disposición<br />

de la ciudadanía el Portal Documental de la Comunitat Valenciana.<br />

Por lo tanto, habrá que realizar transferencias periódicas de un archivo a otro, entendidas<br />

éstas como el <strong>procedimiento</strong> especial de “entrega, ordenado y relacionado por escrito, de<br />

los documentos de un archivo a otro, y también el traspaso de las responsabilidades relativas<br />

a la custodia y conservación de estos”. 64 Esta última a�irmación es fundamental, porque<br />

no sólo se trata de un cambio de ubicación, �ísica o electrónica, sino también de responsabilidad<br />

sobre los documentos y expedientes administrativos. En este sentido, el Esquema<br />

Nacional de Interoperabilidad es taxativo: las administraciones públicas deben crear repositorios<br />

electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos<br />

convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos,<br />

y entre las medidas que adoptar para la conservación de los documentos será necesario<br />

realizar la transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios<br />

electrónicos a los efectos de conservación, etc. 65 La inclusión del condicionante “en su caso”<br />

sólo hace referencia a la conservación según las tablas de valoración y el ciclo de vida de<br />

los documentos establecidos por la Junta Cali�icadora de Documentos Administrativos de la<br />

Generalidad Valenciana o la equivalente en otras administraciones.<br />

Pese a la propuesta de plazos, es frecuente que en determinados escenarios pueda ser conveniente<br />

que toda aquella documentación ya sin vigencia administrativa y que todavía debe<br />

conservarse durante un período de tiempo por requerimientos legales, sea extraída con anterioridad<br />

de los espacios de memoria destinados a las distintas unidades administrativas<br />

y transferida al correspondiente archivo central para su conservación allí hasta su destrucción.<br />

Esta posibilidad es la que barajamos en nuestra tabla de valoración al plantear una posible<br />

transferencia anual desde el archivo de la o�icina del Servicio de Atención e Información al<br />

ciudadano, o similar, que tramita la expedición del certi�icado al archivo electrónico de la<br />

institución. La conservación de dichos documentos durante tres años viene dada por la Ley<br />

Orgánica de Protección de Datos, como ya se ha señalado, pero para la o�icina no tiene valor<br />

su conservación por carecer de vigencia administrativa el documento transcurrido un máximo<br />

de tres o seis meses. Puede ser por ello aconsejable que se realice la transferencia de<br />

esta documentación al archivo electrónico, donde se conservará y ejecutará su eliminación<br />

llegado el momento.<br />

En el caso de que este conjunto de documentos electrónicos fuera declarado de no destrucción,<br />

tradicionalmente hubiéramos establecido que su conservación era permanente. Pero<br />

Waller y Robert Sharpe. Mind the gap: assessing digital preservation needs in the UK (disponible en: ) entienden la conservación a largo plazo a partir de<br />

20 años. En materia de archivo documental electrónico y expedientes administrativos, la Ley de Administración<br />

Electrónica de la Comunidad Valenciana (art. 27.5) remite a la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalidad<br />

Valenciana, de Archivos, por lo que hace referencia a la estructura expuesta de archivo de gestión, central, intermedio<br />

e histórico con sus correspondientes plazos, que no nos parece la estructura más operativa para este tipo<br />

de documentos.<br />

64 Art. 46.4 Ley de Archivos de la GV.<br />

65 Art. 21.


esta denominación trae asociado un concepto de no actuación sobre dichos documentos<br />

que no es el más adecuado para éstos. Por ello, debiéramos tender a emplear el concepto<br />

de conservación continua, como re�lejo del proceso y plani�icación de actuaciones que van<br />

a asegurar el �in perseguido, una de las cuales, a modo de ejemplo, puede ser el recopiado<br />

en nuevos soportes. Este ingreso en el archivo irá acompañado de la cumplimentación de<br />

metadatos archivísticos necesarios para la gestión de ese documento. 66<br />

Cuando un archivo �irmado electrónicamente es custodiado a largo plazo, es necesario poder<br />

comprobar la validez de la �irma durante todo el período de custodia. Dos aspectos fundamentales<br />

deben ser salvados para conseguir este objetivo:<br />

•<br />

•<br />

El archivo y su �irma pueden ser validados a corto plazo, pero es necesario prever<br />

un mecanismo de validación seguro incluso cuando haya caducado el certi�icado<br />

electrónico utilizado para realizar la �irma original. 67<br />

Las capacidades tecnológicas evolucionan y ello incide en la robustez o debilidad<br />

de las tecnologías de �irma electrónica, aceptadas como legalmente válidas en un<br />

determinado momento. Es decir, que también los estándares y formatos de �irma<br />

electrónica deben evolucionar tecnológicamente para mantener su seguridad.<br />

Teniendo en cuenta estas dos problemáticas con el objetivo de realizar validaciones de documentos<br />

a largo plazo, documentos longevos, se introduce el concepto de re�irmado de<br />

archivos como un instrumento necesario para asegurar la validez a largo plazo de un documento<br />

electrónico.<br />

De este modo, si la �irma electrónica original fue realizada de la manera exigida por la ley<br />

para que sea reconocida, y podemos garantizar en el tiempo su correcta validación, su custodia<br />

en de�initiva, mantendremos sus “propiedades legales” 68 durante todo ese tiempo, o lo<br />

que es lo mismo, tendremos documentos electrónicos longevos.<br />

Existen tres grandes familias de estándares dependiendo de los formatos donde se aplican:<br />

1. CADES:<br />

Construido alrededor de la tecnología CMS (Cryptographic Message Syntax). Proporciona a<br />

una plataforma CMS la capacidad de �irma digital para cualquier tipo de datos.<br />

2. XADES:<br />

Construido alrededor de la tecnología XML Digital Signature (XML-DSIG) para la representación<br />

de �irmas electrónicas en formato XML. Proporciona la capacidad de �irma digital<br />

para cualquier tipo de datos, pero expresada en formato XML.<br />

3. PADES:<br />

Construido alrededor de la tecnología PDF (Portable Document Format). Es un estándar<br />

abierto de intercambio de documentos creado por Adobe Systems en 1993. Proporciona la<br />

capacidad de �irma digital para archivos PDF/A.<br />

PDF/A es un formato evolucionado de archivo PDF que soporta archivo longevo de documentos<br />

electrónicos. Está de�inido en la norma ISO 19005-1:2005. Actualmente se está tra-<br />

66 Ciclo de vida, fecha de migraciones, etc.<br />

67 Otros escenarios que se deben tener en cuenta son que la persona que �irmó el documento ya no pertenezca a<br />

la organización, haya fallecido, etc.<br />

68 Integridad, autenticidad y no repudio.<br />

comunidades de práctica<br />

53


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54<br />

bajando en la especi�icación de la ISO 19005-2 y la ISO 19005-3 para soportar documentos<br />

electrónicos que contengan contenidos dinámicos como sonido, vídeo, etc.<br />

Recordemos que según la Ley 3/2010 de Archivos de la Generalitat, en sus art. 27.1 y 2, los<br />

expedientes administrativos que se hayan tramitado íntegramente en soporte electrónico<br />

se conservarán, a todos los efectos, en dicho soporte, sin perjuicio de su migración digital o<br />

conversión a otros formatos y soportes que puedan surgir en el futuro como consecuencia<br />

de la evolución tecnológica, con el �in de garantizar su conservación, perdurabilidad, autenticidad,<br />

integridad, con�idencialidad y disponibilidad en condiciones de calidad, de acuerdo<br />

con la normativa, en su caso, vigente en la materia. El cumplimiento de lo señalado exigirá la<br />

utilización de sistemas de �irma longeva que garanticen la referencia temporal de los documentos<br />

y expedientes administrativos para la veri�icación de las �irmas electrónicas a largo<br />

plazo de los documentos �irmados electrónicamente en un momento determinado. A estos<br />

efectos, la Agencia de Tecnología y Certi�icación Electrónica prestará servicios de custodia<br />

documental electrónica avanzada, y pondrá a su disposición las infraestructuras para el archivado<br />

de documentos electrónicos.<br />

En este contexto la única interpretación que se debe determinar en cada caso es la “separación”<br />

más o menos “fuerte” de las diferentes fases de archivos y sus correspondientes repositorios,<br />

soportes informáticos a nivel �ísico y sistemas informáticos de gestión de archivos.<br />

Es decir, que de nuevo parece adecuado aplicar una cierta proporcionalidad a las soluciones<br />

técnicas implementadas en cada entidad para materializar sus archivos electrónicos. Parece<br />

recomendable, como criterio de viabilidad y sostenibilidad de una adecuada gestión del<br />

archivo municipal, que la separación de sistemas o repositorios para los diferentes archivos<br />

por gestionar se establezca en función de:<br />

a) La importancia y volumen de los archivos por gestionar.<br />

b) La existencia de recursos técnicos, humanos y materiales que lo hagan sostenible.<br />

Por esta razón, las diferentes fases de archivo pueden plasmarse en la práctica, al menos<br />

en pequeñas organizaciones, en los requerimientos de acceso, en los programas de gestión<br />

empleados, en las medidas de control y en las actuaciones que se realizan sobre los documentos,<br />

más que en distintas ubicaciones �ísicas de los repositorios, lo cual no obsta para<br />

que el usuario los perciba como archivos independientes. Aunque lo dicho no invalida que<br />

esta opción de repositorios diferentes situados �ísicamente en distintos lugares pueda ser<br />

la opción empleada en organizaciones que manejan mayores volúmenes de información y<br />

más recursos.<br />

8. VALORACIÓN DOCUMENTAL<br />

8.1. Concepto y <strong>procedimiento</strong> de valoración documental<br />

El objeto del proceso de valoración es el de conjugar los mandatos constitucionales de conservación<br />

y enriquecimiento del patrimonio cultural con el de garantía del acceso de los<br />

ciudadanos a los archivos y registros administrativos, a la vez que se atienden los problemas<br />

derivados del espacio destinado a la conservación de documentos, contribuyendo así a la


mejora de la gestión documental sin menoscabo de la conservación de nuestra memoria<br />

documental.<br />

Para ello los documentos y las series documentales fruto de la actividad administrativa y<br />

no administrativa son analizados con el propósito de determinar si en el caso de que se<br />

haya extinguido su vigencia administrativa han de ser conservados permanentemente por<br />

ser constitutivos del patrimonio histórico o, por el contrario, se señala el inicio del proceso<br />

reglamentario que permita la destrucción, en el momento que se determine, de aquellos<br />

carentes de interés para la información y la investigación que no deban ser objeto de conservación<br />

obligada por su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de<br />

los entes públicos.<br />

El marco normativo especí�ico que rige este proceso es: arts. 84 y 85 de la Ley 4/1998 de Patrimonio<br />

Cultural Valenciano; art. 11 de la Ley 3/2005 de Archivos de la Generalitat Valenciana,<br />

y el Decreto 189/2005 del Consell de la Generalitat, que regula la Junta Cali�icadora<br />

de Documentos Administrativos y el <strong>procedimiento</strong> de valoración, conservación y eliminación<br />

del patrimonio documental de los archivos públicos.<br />

El proceso de valoración afecta exclusivamente a los documentos originales posteriores a<br />

1940 producidos, conservados o reunidos por las administraciones públicas, independientemente<br />

de su soporte.<br />

Cada organismo público debe crear una Comisión de Valoración Documental, en adelante<br />

CVD, que será la encargada de presentar las propuestas de valoración documental a la Junta<br />

Cali�icadora de Documentos Administrativos (�igura 7. Diagrama de �lujos de valoración).<br />

Toda propuesta de valoración documental debe ir acompañada de los informes requeridos<br />

en el Decreto 189/2005 de la JCDA. Desde este grupo os hacemos la propuesta de los documentos/formularios<br />

asociados a cada expediente de valoración a la vez que la responsabilidad<br />

de �irma sobre ellos. 69<br />

01 PROPUESTA Técnicos de archivo<br />

02 REGISTRO DE AUTORIDADES Técnicos de archivo<br />

03 INFORME DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA Jefe/a de Área Administrativa Competente<br />

04 INFORME SOBRE SOPORTE INFORMÁTICO Jefe/a de Servicio Informática<br />

05 INFORME DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN Servicios jurídicos<br />

06 INFORME SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL Secretaría CVD<br />

07 FICHA CONTROL Secretaría CVD<br />

08 RELACIÓN DE NORMATIVA GENERAL Técnicos de archivo<br />

09 RELACIÓN DE TABLAS DE OTRAS CC. AA. Técnicos de archivo<br />

10 EJEMPLO DE EXPEDIENTE TIPO Técnicos de archivo<br />

69 Se omiten los documentos número 2, 8, 9 y 10. En el caso de la normativa general, por incluirse en la propia<br />

propuesta y en el apartado del régimen jurídico del <strong>procedimiento</strong>. No incorporamos el registro de autoridades<br />

y el ejemplo tipo por no ser uniforme la denominación y dependencia de la o�icina tramitadora, ni los formularios<br />

de los documentos que encontramos en los diferentes ayuntamientos. Tampoco nos ha parecido oportuno<br />

presentar un estudio comparativo con lo �ijado por otras comunidades autónomas, puesto que no es el objeto<br />

de esta propuesta.<br />

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56<br />

8.2. Expediente de valoración documental


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66


3. INFORME DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA<br />

La serie administrativa Certi�icaciones del Padrón Municipal de Habitantes, gestionada por la o�icina<br />

, determina como valores primarios de la documentación citada los siguientes:<br />

VALOR ADMINISTRATIVO 70 O VIGENCIA ADMINISTRATIVA:<br />

Años: DE TRES A SEIS MESES<br />

Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia: La vigencia del valor administrativo<br />

del certi�icado viene dada por el organismo receptor de éste, ya que los datos certi�icados lo<br />

son en la fecha en que se expide aquél. En general, la vigencia administrativa que se da a estos<br />

certi�icados oscila entre tres y seis meses.<br />

VALOR FISCAL: 71 NO<br />

Años:<br />

Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia:<br />

VALOR LEGAL O JURÍDICO: 7 :<br />

Años: DE TRES A SEIS MESES<br />

Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia: No hay regulación respecto al plazo<br />

de validez de la certi�icación entregada. El valor del certi�icado se reduce a la fecha en la que<br />

se expide. Por eso suele asociarse a la vigencia administrativa que se reconoce al documento.<br />

LOCALIDAD Y FECHA<br />

FIRMA, NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA RESPONSABLE<br />

70 Es el valor primario inherente a cualquier documento y está ligado a su vigencia administrativa. Esta vigencia<br />

administrativa es la que suele �ijar un referente para la conservación de la documentación, que no puede eliminarse<br />

hasta que no haya prescrito.<br />

71 Se entiende como un carácter más del valor administrativo y se destaca independientemente para determinar<br />

los plazos de la documentación de carácter económico que está sujeta a procesos de control establecidos por<br />

alguna normativa.<br />

72 Valor atribuible a la serie documental o a alguno de los documentos que la integran porque contienen pruebas<br />

fundamentales que garantizan los derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos.<br />

comunidades de práctica<br />

67


comunidades de práctica<br />

68<br />

5. INFORME SOBRE EL RÉGIMEN DE ACCESO Y USO DE LA DOCUMENTACIÓN<br />

RÉGIMEN DE ACCESO 73<br />

A) ACCESO LIBRE<br />

-<br />

-<br />

LEGISLACIÓN:<br />

TOTAL<br />

PARCIAL<br />

OBSERVACIONES:<br />

B) ACCESO RESTRINGIDO<br />

-<br />

-<br />

LEGISLACIÓN:<br />

•<br />

•<br />

•<br />

TOTAL X<br />

PARCIAL<br />

SÍ<br />

NO X<br />

SÍ X<br />

NO<br />

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal<br />

(BOE 298, de 14/12/1999).<br />

Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y<br />

del Procedimiento Administrativo Común (BOE 285, de 27/11/1992).<br />

Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación<br />

de la resolución de 1 de abril de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del<br />

director general de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a<br />

los ayuntamientos sobre la actualización del Padrón Municipal.<br />

73 Se indicará el régimen de acceso a la documentación. Si el acceso es restringido, se determinará el plazo y la<br />

legislación que regula la restricción. En el apartado de observaciones se puede indicar si la restricción se centra<br />

en unos documentos en concreto.


OBSERVACIONES<br />

El concepto de interesado legítimo, que distingue a los que pueden acceder a conocer la información<br />

de un registro público, es siempre di�ícil de precisar. En materia padronal, la referencia<br />

que hay que tener en cuenta viene establecida en el nuevo art. 16.3 de la Ley de Bases del Régimen<br />

Local.<br />

De acuerdo con ella sólo existen, en principio, tres tipo de interesados legítimos:<br />

• El propio vecino a quien se re�ieran los datos padronales. El vecino puede acceder a su<br />

información personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario.<br />

• Las autoridades que estén al frente de alguna administración pública que necesite la información<br />

padronal en el ejercicio de sus competencias legales y para asuntos en los que<br />

la residencia o el domicilio sean datos relevantes. Entre estas autoridades se encuentran<br />

los responsables de organismos públicos encargados de la elaboración de estadísticas o�iciales.<br />

• Los jueces y los tribunales de Justicia: Todas las personas y entidades públicas y privadas<br />

están obligadas a prestar, en la forma que la Ley establezca, la colaboración requerida por<br />

los jueces y tribunales en el curso del proceso y en la ejecución de lo que se ha resuelto,<br />

con las excepciones que establezcan la Constitución y las leyes (art. 17.1 de la Ley Orgánica<br />

del Poder Judicial 6/1985, de 2 de julio).<br />

El gestor municipal debe tener claro que este último supuesto legitima únicamente a quien<br />

esté amparado por un mandamiento judicial. No basta que alguien diferente del empadronado<br />

acredite que ha entablado o entablará un proceso judicial, es necesario que ante el ayuntamiento<br />

aporte un mandamiento del correspondiente juez o tribunal que ordenó la expedición de la<br />

certi�icación padronal.<br />

Evidentemente, en este caso no es su�iciente el volante de empadronamiento, ya que el documento<br />

que se expida formará parte de las pruebas del juicio (Resolución de 21 de julio de<br />

1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución de 4 de julio<br />

de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación<br />

Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización<br />

del Padrón Municipal).<br />

LOCALIDAD Y FECHA<br />

FIRMA, NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA RESPONSABLE<br />

comunidades de práctica<br />

69


comunidades de práctica<br />

70<br />

6. INFORME SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL (CVD)<br />

Reunida en Valencia el día _____________________________ la Comisión de Valoración Documental para<br />

la Administración Local, creada por Resolución de __________________________ del Conseller de<br />

________________ de la Generalitat Valenciana (DOGV núm. , de - -201 ) y vistos los informes preceptivos<br />

establecidos por la JCDA de la Conselleria de Cultura y Deporte, determina y propone lo<br />

siguiente:<br />

SERIE DOCUMENTAL: Certi�icaciones del Padrón Municipal de Habitantes<br />

VALOR INFORMATIVO: 74<br />

Ninguno excepto un tipo de información solicitada por los ciudadanos a los ayuntamientos, pues<br />

se trata simplemente de una certi�icación sobre los datos existentes en una base de datos municipal,<br />

que constituye por sí misma otra serie documental.<br />

VALOR HISTÓRICO: 75<br />

Ninguno, porque el valor histórico corresponde al propio Padrón de Habitantes del que se extraen<br />

los datos para el certi�icado, generalmente a petición del usuario.<br />

PROPONE:<br />

Conservación permanente: 76<br />

Eliminación total: 77 sí<br />

Eliminación parcial: 78<br />

Tipo de eliminación parcial:<br />

- Selección de documentos:<br />

-<br />

Propuesta de tipo de muestreo:<br />

- Muestreo cronológico:<br />

- Muestreo geográ�ico:<br />

- Muestreo alfabético:<br />

- Muestreo numérico o sistemático:<br />

- Muestreo aleatorio simple:<br />

74 Habrá que valorar si contiene información importante y si ésta es única, al no poder encontrarse en otros documentos.<br />

Se indicará, además, a qué materias, personas �ísicas o jurídicas, lugares o fenómenos signi�icativos<br />

afecta esta información.<br />

75 Está ligado al anterior. Habrá que tener en cuenta si los documentos son indispensables para la recreación de<br />

una institución, de una persona, de una actuación, etc.<br />

76 Cuando se considere que el valor informativo y/o histórico justi�ica la conservación de la documentación ob-<br />

jeto de la valoración.<br />

77 Cuando se considere que el valor informativo de los documentos es muy bajo o nulo y, por lo tanto, se justi�ica<br />

su eliminación total.<br />

78 Cuando se considere que los documentos valorados pueden disponer de algún valor informativo que justi�ica<br />

la conservación de una parte de ellos.


Plazos de eliminación y archivos donde se efectúa:<br />

A los tres años de expedición del documento dentro del archivo central o histórico municipal.<br />

El SECRETARIO/A DE LA COMISIÓN DE VALORACIÓN<br />

DOCUMENTAL<br />

comunidades de práctica<br />

71


comunidades de práctica<br />

72<br />

7. FICHA DE CONTROL DE LA PROPUESTA DE VALORACIÓN<br />

DENOMINACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL:<br />

NÚMERO DE PROPUESTA:<br />

PERSONA/S QUE HA/N REALIZADO EL TRABAJO DE CAMPO:<br />

NOMBRE DE LAS PERSONAS QUE FORMAN LA COMISIÓN DE VALORACIÓN<br />

DOCUMENTAL:<br />

FECHA DE LA PROPUESTA DE LA CVD:


8.3. Procedimiento de eliminación documental<br />

La eliminación, en caso de aprobarse, implica la destrucción �ísica de los documentos por<br />

los responsables de la fase de archivo donde se encuentren mediante cualquier método que<br />

asegure la imposibilidad de reconstrucción de éstos y su posterior reutilización. La eliminación<br />

ha de entenderse como un <strong>procedimiento</strong> que consta de:<br />

• Memoria de la documentación que se debe eliminar: serie documental, unidades<br />

de instalación que se pretenden eliminar y fechas que comprenden.<br />

• Copia de la resolución de aprobación de la tabla de valoración documental que<br />

autoriza dicha destrucción.<br />

• Acta de obtención de copias auténticas: sólo en el caso de que la eliminación<br />

responda a la conservación de la documentación en soporte diferente al original.<br />

Este expediente se comunica a la JCDA, que lo revisará en su primera reunión y podrá formular<br />

observaciones que se comunicarán en el plazo de diez días a los responsables de la custodia,<br />

para que se proceda si no hay ningún inconveniente a la destrucción. El <strong>procedimiento</strong><br />

de eliminación (�igura 8) se cierra con el Acta de Eliminación que señalará lugar, fecha y<br />

duración de los trabajos de eliminación, <strong>procedimiento</strong> utilizado, personas que intervienen,<br />

funcionario fedatario de la operación y �irmas del responsable del órgano que custodia la<br />

documentación y del archivero correspondiente.<br />

En el plazo de diez días se remitirá un duplicado de esta acta a la JCDA para su inclusión en<br />

el Registro de Actas de Eliminación Documental.<br />

La conservación en soporte distinto al de la producción original del documento sólo podrá<br />

plantearse cuando el soporte original carezca de valor histórico, artístico o de cualquier<br />

otro carácter relevante que aconseje su conservación. El nuevo soporte propuesto ha de<br />

garantizar la integridad, autenticidad, protección y conservación de la copia del documento<br />

original mediante el uso de la �irma electrónica avanzada de la Autoridad Certi�icadora de la<br />

Comunidad Valenciana. 707172737475767778<br />

70<br />

71<br />

72<br />

73<br />

74<br />

75<br />

76<br />

77<br />

78<br />

comunidades de práctica<br />

73


comunidades de práctica<br />

74<br />

Figura 7. Proceso de valoración documental


Figura 8. Proceso de conservación y eliminación de series documentales regulado<br />

por el Decreto 189/2005<br />

comunidades de práctica<br />

75


comunidades de práctica<br />

76<br />

9. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ELECTRÓNICA<br />

DEL PROCEDIMIENTO<br />

En términos generales, realizar una evaluación supone determinar el valor de algo (objeto,<br />

situación o proceso) de acuerdo con una serie de criterios con los que emitimos dicho juicio.<br />

79 Aplicada al presente trabajo, con la evaluación se pretende determinar el alcance de<br />

determinados logros respecto a la situación de partida, que es la tramitación tradicional,<br />

a la vez que plantear los elementos principales que permiten medir, controlar y valorar el<br />

avance para proyectos futuros.<br />

Estamos habituados a manejar una amplia oferta de indicadores en multitud de proyectos<br />

públicos de e-Administración, como las estadísticas de servicios on-line, rankings de portales<br />

web o la capacidad de aprovechamiento de las nuevas tecnologías o e-readiness. Con<br />

todo, y además de medir la oferta de servicios públicos digitales, mediante este trabajo pretendemos<br />

presentar un modelo de evaluación y una recopilación de indicadores para medir<br />

el impacto, la e�iciencia y la rentabilidad social de la gestión electrónica de los <strong>procedimiento</strong>s<br />

administrativos.<br />

Hay que concretar qué queremos medir y elegir los indicadores adecuados para conseguirlo.<br />

Una iniciativa como la nuestra debe incorporar cierta voluntad de permanencia temporal,<br />

y parece apropiado contemplar su medida continuada a través de un buen sistema de<br />

seguimiento de indicadores y análisis periódicos para evaluar los resultados y efectos atribuibles<br />

a la iniciativa. 80 Utilizando como referencia la Norma UNE 66175:2003 de AENOR, 81<br />

los indicadores deberán proporcionarnos información relevante sobre los principales parámetros<br />

del proceso de gestión electrónica implantados y apuntalar una mínima estrategia<br />

de mejora continua.<br />

9.1. Objetivos y elección del modelo de evaluación<br />

Metodológicamente, la evaluación que proponemos deberá procurar la obtención de datos<br />

empíricos e información sobre la incidencia del traspaso del <strong>procedimiento</strong> seleccionado al<br />

sistema de tramitación electrónica, tanto en su dimensión externa como en lo que se re�iere<br />

a sus efectos en el seno de la propia Administración. Como se trata de una evaluación de tipo<br />

organizacional, que incide en las transformaciones internas como elemento para el cambio<br />

y la innovación, su lógica analítica debe atender, además de al rigor estricto de los indicadores<br />

de medida, a la con�luencia de valores intangibles, a la coparticipación de los actores de<br />

la iniciativa, así como a la utilización efectiva de los resultados ya desde las fases iniciales del<br />

proyecto. Pretendemos alcanzar los siguientes objetivos:<br />

79 V. Cavaller Reyes. Sistema matricial d’indicadors per a l’anàlisi estratègica de la informació a les organitzacions:<br />

aplicació en un cas pràctic. Tesis doctoral, Universitat de Barcelona, 2006, p. 148.<br />

80 Dinámica que está relacionada con los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 9001:2000, especialmente con el<br />

capítulo 8, relativo a la medición, análisis y mejora necesaria para el seguimiento de la e�icacia del sistema de<br />

gestión de la cualidad de las organizaciones.<br />

81 La Norma UNE 66175: 2003 de AENOR tiene como objeto la identi�icación y el establecimiento de indicadores<br />

relevantes y cuadros de mando en las organizaciones. Esta norma servirá de referencia, si bien no exclusivamente<br />

de forma restrictiva.


1. Principalmente, medir de forma objetiva la rentabilidad intrínseca de la puesta en<br />

producción de la gestión electrónica del <strong>procedimiento</strong> seleccionado. Obviaremos,<br />

de momento, otros indicadores no cuantitativos para medir el impacto de la iniciativa,<br />

como la garantía jurídica de los <strong>procedimiento</strong>s implantados.<br />

2. Disponer de información del nivel de implicación de los trabajadores municipales<br />

en la gestión electrónica, ya que un desinterés mani�iesto por su parte abortaría en<br />

gran medida el sentido del proyecto.<br />

3. Medir la relación directa con los usuarios, tanto a nivel interno (productores o actores<br />

interdepartamentales) como en la interacción ciudadana, sean o no usuarios<br />

del canal Internet. Debemos proporcionar pautas para un seguimiento continuo<br />

no sólo de su grado de satisfacción con el desarrollo del <strong>procedimiento</strong> gestionado<br />

por la modalidad de tramitación electrónica, sino también de sus expectativas y<br />

percepciones sobre posibles elementos que se puedan mejorar, modi�icar o añadir.<br />

Para ello, podremos utilizar entrevistas abiertas a los responsables de tramitación, tanto<br />

sobre la solución implantada como sobre la operatividad en la tramitación electrónica, y<br />

encuestas periódicas a responsables de las unidades administrativas, personal técnico de<br />

informática y técnicos archiveros sobre la gestión, formación y disposición de los expedientes<br />

electrónicos. Por último, aunque no por ello de menor importancia, cuestionarios –puntuales<br />

o sistemáticos– para recoger la aceptación por parte de los usuarios externos de la<br />

tramitación electrónica del <strong>procedimiento</strong>.<br />

9.2. Variables e indicadores seleccionados en la evaluación<br />

Debemos priorizar aquella información esencial o que resulte imprescindible, y obtenerla<br />

de una forma sencilla y e�icaz para que la evaluación sea no sólo posible, sino pertinente y<br />

útil para la toma de decisiones. Los recursos de toda organización son limitados y hemos de<br />

esforzarnos en incorporar aquellos que nos puedan ser “rentables”, es decir, aquellos donde<br />

la información proporcionada justi�ica el esfuerzo necesario para su obtención. En sintonía<br />

con los objetivos señalados, hemos determinado tres grupos o dimensiones de variables.<br />

Sin embargo, en cada uno de estos grupos podemos incluir in�inidad de indicadores susceptibles<br />

de analizar. Para establecer dicha prioridad de los indicadores críticos, proponemos<br />

considerar, al menos, los siguientes elementos:<br />

•<br />

•<br />

•<br />

•<br />

El bajo coste de la toma de los datos.<br />

Que se puedan recoger de forma automatizada o que sean fácilmente obtenibles.<br />

Que sean adecuados para comparar de forma fácil con indicadores de otros departamentos/administraciones.<br />

Calidad de la información respecto al objetivo que perseguimos.<br />

No es su�iciente con decidir el listado de los indicadores que se deben considerar, también<br />

debemos explicar cómo podemos extraerlos. A continuación, presentamos la �inalidad de<br />

las tres dimensiones o grupos de variables que hemos incorporado en nuestra propuesta de<br />

evaluación, y el listado de indicadores seleccionados, especi�icando su fórmula y la frecuencia<br />

de cálculo para cada uno:<br />

comunidades de práctica<br />

77


comunidades de práctica<br />

78<br />

• Título:<br />

nombre que identi�icará cada indicador de forma clara y sin ambigüedades.<br />

Los indicadores ideales son los numéricos, ya que permiten ser cuanti�icados como<br />

un valor objetivo.<br />

• Fórmula de cálculo:<br />

si procede, operaciones matemáticas, porcentajes, etc., para<br />

obtener el valor asociado al indicador.<br />

• Fuente de los datos:<br />

dónde y cómo se procede a la recogida de los datos.<br />

• Frecuencia de medida:<br />

número de veces, en unidades temporales, en que se realizará<br />

la toma de datos.<br />

A. E�icacia y productividad de la gestión electrónica<br />

Trata de medir el ahorro en costes y tiempo por la gestión electrónica de los <strong>procedimiento</strong>s<br />

seleccionados. Esta variable tiene que integrar indicadores económicos, de productividad<br />

y de asimilación funcional de la iniciativa. Como no contamos con datos comparativos del<br />

sistema tradicional de tramitación, la e�iciencia, es decir, el cociente entre e�icacia y cantidad<br />

de recursos invertidos, no constituirá ahora una prioridad, y sí los niveles de e�icacia alcanzados<br />

mediante la simpli�icación administrativa y su tramitación electrónica. Principalmente<br />

deben barajarse aquí indicadores sobre e�iciencia en la tramitación, como la reducción<br />

de plazos de respuesta y la supresión de desplazamientos o volumen de documentación<br />

requerida (certi�icaciones, comprobantes, etc.).<br />

De la misma forma, la percepción de bene�icios en la tramitación desde el ámbito interno<br />

se convierte en un importante motor de motivación e impulso del proceso corporativo para<br />

implantar la administración electrónica. Este aspecto es importante conseguirlo tanto en los<br />

trabajadores municipales como en los cuadros de mando.<br />

Los datos se extraen del análisis de la documentación que justi�ica cada iniciativa 82 y del<br />

análisis de resultados de los procesos administrativos electrónicos resultantes, debiendo<br />

captar datos automatizados de los sistemas informáticos. 83<br />

Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia 83<br />

Número de documentos totales<br />

eliminados<br />

% de simpli�icación para la<br />

gestión electrónica<br />

Número de documentos<br />

eliminados a la ciudadanía (A)<br />

Reducción de trámites eliminados<br />

a la ciudadanía (acumulado)<br />

Tiempo medio gestión (tg) en el<br />

<strong>procedimiento</strong> electrónico<br />

Tiempo medio de gestión<br />

por fases de tramitación o<br />

documentos<br />

[docs. iniciales - docs.<br />

tramitación electrónica]<br />

[(docs. �inales / docs.<br />

iniciales) -1 x 100]<br />

[docs. ciudadanía iniciales -<br />

docs. ciudadanía electrónicos]<br />

[A * 0,5 horas x número<br />

proceds. electrónicos]<br />

[Σ (fecha noti�icación - fecha<br />

de solicitud inicial)]<br />

Extracción directa<br />

82 Rediseño funcional y simpli�icación administrativa.<br />

Rediseño 1<br />

Rediseño 1<br />

Rediseño 1<br />

Registro<br />

informático<br />

Gestor<br />

expedientes<br />

Gestor<br />

expedientes<br />

83 Leyenda de la frecuencia: 1 = única; 7 = semanal; 15 = quincenal; M = mensual; T = trimestral; S = semestral;<br />

A = anual.<br />

S<br />

M<br />

M


B. Adaptación y compromiso organizacional en la gestión electrónica<br />

Se trata de valorar la infraestructura humana y técnica necesaria, además de los su�icientes<br />

recursos �inancieros, para dar cobertura a la gestión electrónica del <strong>procedimiento</strong>. La<br />

simpli�icación documental y el rediseño de los procesos implican también un nuevo modelo<br />

de cooperación entre unidades administrativas, que debería poder medirse. Valoraremos el<br />

nivel de interacción de la unidad administrativa, centrándonos sobre todo en aspectos técnico-organizativos<br />

y no en coordinación política, a través de indicadores como la transferencia<br />

de información y la existencia de canales estables de comunicación interna y externa. 84<br />

Recogerá datos automatizados de los sistemas informáticos sobre acceso a la información y<br />

trá�ico de las comunicaciones internas. Complementariamente, se podrán realizar cuestionarios<br />

a los jefes de las unidades, responsables de informática y gestores directos del <strong>procedimiento</strong><br />

para medir el grado de implicación de los cuadros de mando y de los responsables<br />

de la tramitación en el desarrollo y consolidación de la iniciativa.<br />

Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia<br />

% <strong>procedimiento</strong>s de gestión<br />

electrónica de la unidad<br />

administrativa<br />

Número de normas adaptadas<br />

en la unidad administrativa<br />

para la gestión electrónica<br />

% solicitudes electrónicas al<br />

<strong>procedimiento</strong><br />

Número de accesos a los<br />

recursos de la intranet<br />

municipal de la unidad<br />

administrativa<br />

Número de convenios para<br />

transferencia de datos<br />

con otras AA. PP. (toda la<br />

corporación)<br />

C. Satisfacción de los usuarios<br />

[número de <strong>procedimiento</strong>s<br />

de gestión electrónica x 100<br />

/ total de <strong>procedimiento</strong>s<br />

departamento]<br />

Of. virtual /<br />

catálogo<br />

--- Secretaría A<br />

[sol. electrónicas x 100 / sol.<br />

presencial]<br />

---<br />

Registro<br />

general<br />

Registro<br />

informático<br />

--- Secretaría A<br />

Mide el grado de satisfacción de los usuarios como resultado de la puesta en práctica de la<br />

gestión electrónica del <strong>procedimiento</strong>. Primero, la satisfacción de los tramitadores respecto<br />

del rediseño funcional del <strong>procedimiento</strong>, en dos vertientes: la transparencia del servicio,<br />

determinada por el hecho de abrir y dar a conocer el recorrido administrativo que siguen<br />

los trámites y que hace más visible el interior de la Administración, y la mejora de la trazabilidad<br />

de las acciones administrativas. Asimismo, valorar la posibilidad de incorporar la<br />

interacción ciudadana en el funcionamiento de los procesos electrónicos aplicados (buzón<br />

de quejas, sugerencias, etc.).<br />

84 E. Aibar y F. Urgell. Govern electrònic i serveis públics: un estudi sobre el portal CAT365. Informe de investigación<br />

del PIC (Proyecto Internet Catalunya), UOC-IN3. Publicación, marzo de 2004.<br />

S<br />

S<br />

S<br />

comunidades de práctica<br />

79


comunidades de práctica<br />

80<br />

Los valores se extraen del estudio de las encuestas y entrevistas a responsables de tramitación<br />

y por el análisis del cuestionario dirigido a la ciudadanía. Las respuestas de valoración<br />

se estiman en escala de 10 puntos.<br />

Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia<br />

Opinión de los tramitadores<br />

respecto del rediseño funcional<br />

del <strong>procedimiento</strong><br />

Opinión de los tramitadores<br />

por el software y la gestión<br />

electrónica del <strong>procedimiento</strong><br />

Opinión de la ciudadanía por<br />

el <strong>procedimiento</strong> en gestión<br />

electrónica<br />

Reclamaciones/quejas de los<br />

ciudadanos al <strong>procedimiento</strong><br />

de tramitación electrónica<br />

Escala 1-10 Encuesta 1<br />

Escala 1-10 Encuesta T<br />

Escala 1-10 Encuesta T<br />

---<br />

Registro<br />

general<br />

Podemos resumir que la propuesta de evaluación contempla dos elementos importantes:<br />

contabilizar los bene�icios respecto a la tramitación tradicional e incorporar indicadores<br />

de mejora continua en la tramitación electrónica. Para poder ejempli�icar dicha evaluación<br />

en nuestro estudio es necesario partir de una situación real que comprobamos diferente en<br />

varios ayuntamientos. Sin contar con una fotogra�ía inicial sobre la cual realizar las mediciones<br />

del impacto de la gestión electrónica 85 y sin poder incluir los resultados de continuidad<br />

temporal o de participación de los usuarios por razones obvias en este estudio, estamos<br />

obligados a presentar aquí una propuesta de carácter conceptual, aunque de aplicación directa<br />

a cada organización.<br />

9.3. Seguimiento y control del sistema de evaluación<br />

El seguimiento de la estabilidad del sistema de evaluación requiere un mínimo modelo de<br />

seguimiento y control para garantizar su continuidad, revisar los valores de los principales<br />

indicadores, detectar desviaciones y de�inir acciones correctoras. Igualmente es muy importante<br />

la motivación del personal involucrado en la puesta en producción de los <strong>procedimiento</strong>s,<br />

así como en el funcionamiento del sistema de indicadores. Se convierte en una tarea<br />

ineludible la comunicación de los resultados a los responsables y personas autorizadas<br />

y/o la ciudadanía. La comunicación periódica a las personas del resultado de su trabajo no<br />

tiene por objeto sancionar actuaciones, sino más bien mejorar los resultados de la actividad<br />

evaluada.<br />

85 Incluso tomando como referencia el diagrama teórico de �lujo de la tramitación en soporte papel, no hemos<br />

eliminado documentos en un ejemplo tan breve como el tratado, y su porcentaje de simpli�icación por el rediseño<br />

sería nulo, aunque la mejora de agilidad y simplicidad del <strong>procedimiento</strong> electrónico es evidente, hecho<br />

que se re�lejaría mediante las encuestas de satisfacción y los indicadores de tiempo de tramitación y respuesta,<br />

indicadores que no podemos realizar tampoco aquí.<br />

T


No profundizaremos más en este apartado, y sólo apuntaremos que cada administración<br />

debe de�inir su modelo organizativo de seguimiento y control, en el que se determine, cuando<br />

menos:<br />

a) Las personas que participan y su responsabilidad.<br />

b) La periodicidad de las reuniones de seguimiento y control.<br />

c) La forma de generar, diseminar y/o difundir los informes de resultados.<br />

10. BIBLIOGRAFÍA<br />

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Central Sindical Independiente y de Funcionarios

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