INSIGHT - Avanade

løsninger fra både Cisco og Siemens.
Omfanget af medarbejdere i Københavns
Lufthavn stiller kæmpestore krav til
kommunikation, både internt og eksternt.
For hvordan giver man de mange tusinde
medarbejdere en hurtig, nem og ikke mindst
brugervenlig tilgang til kommunikationen
inden for lufthavnens vægge?
Det korte svar er Unified
Communications (UC). Det lange svar
indbefatter både chatfunktioner,
videoopkald, dokumentdeling og presence -
både stationært og mobilt. Den opgave har
langt fra været nem, primært fordi UC ikke
bare er en teknisk løsning. Det er også en
fuldstændig anderledes måde at arbejde på,
fordi medarbejdere har mulighed for hele
tiden at være på.
Lufthavnens ansatte havde frem mod
2011, hvor Lync blev implementeret, et
gammeldags analogt telefonisystem, som
nok var stabilt, men som ifølge Jan Zacho
var fuldstændig utidssvarende.
»Vi var nødt til at tænke det her helt
anderledes. Især en ting som, at
medarbejderne om morgenen havde en
oversvømmet mailindbakke, der kunne give
flimmer for øjnene, ville vi gerne løse. Her
tænkte vi i nemmere chatfunktioner, så
medarbejderne lettere kunne kommunikere
internt, uden at skulle maile til hinanden og
vente på svar,« fortæller Jan Zacho.
Og han fortsætter:
»Selvom vi kæmper med at udnytte
potentialet i mobilitet, så kan en opdateret
app formentlig løse det problem. Den
største udfordring ligger jo i at overbevise
både unge og ældre medarbejdere om, at
sådan ser fremtidens kommunikation altså
ud,« fortæller Jan Zacho.
Ved selve udrulningen var den første ting,
it-ledelsen gjorde, at sende spørgeskemaer
rundt til deres ansatte. Lufthavnen tog i
starten af 2011 den helt store tur og gik
både over til Windows 7 og Office 2010, som
brugerne skulle vænne sig til. Oven i hatten
kom også kommunikationsprogrammet
Lync.
Da spørgeskemaerne vendte tilbage,
sendte lufthavnen ønskerne til Microsoft,
som så fremviste, at de kunne leve op til
brugernes behov. Og så fulgte den store
uddannelsesdag. Jan Zacho forklarer:
»Vi tog simpelthen en hel dag ud af
kalenderen for at uddanne de ansatte til
både Windows 7, Office og dertil Lync. Vores
erfaring er, at lige præcis den
gennemgribende og omfattende tilgang til
overgangen virkelig har virket,« siger han.
En helt ny brugerundersøgelse fra
Lufthavnen viser, at 43 procent af de ansatte
har sendt og modtaget langt færre mails. Det
var netop et af målene med
implementeringen af Lync. I stedet for at
sidde og vente på en mail, så kunne Lync’
funktion med instant messaging og
presence sikre en meget hurtig
kommunikation. Det er også især på
funktionen presence (tilgængelighed), at de
ansatte har vist sig rigtig glade. Her viser
Jan Zacho er sektorchef for it-afdelingen i
Københavns Lufthavn.
< 10 > UNIFIED COMMUNICATIONS - OKTOBER 2012 www.version2.dk