Vagtplan vejledning - Randers Kommune

Kom godt i gang med
vagtplan
februar 2009
1

Indholdsfortegnelse
Hvad er KMD Vagtplan? ....................................................................................... 3
Vagtplanlægningsmodul. (VpMenu) ..................................................................... 3
Rapportmodul. (VpRapport) ................................................................................. 3
Overenskomstmodul. .............................................................................................. 4
Sådan starter du vagtplan op:................................................................................ 5
Rulleplaner: ............................................................................................................. 6
Sådan indtaster du rulleplan: ................................................................................ 6
Rulleplan og lokalaftale tilknyttes:...................................................................... 10
Udrul tjenesteplaner. ............................................................................................ 13
Ændre status fra udrullet til godkendt:.............................................................. 14
Daglig drift:............................................................................................................ 16
Indberetning af afvigelser: ................................................................................... 16
Afvigetyper: ........................................................................................................... 17
Sletning/ændring af indberettet afvigelse ........................................................... 17
Normperiode:......................................................................................................... 18
Tilknytning normperiode: .................................................................................... 18
Sådan læser du normdifference og afspadseringssaldi: .................................... 21
Fravær:................................................................................................................... 22
Nedsat tjeneste:...................................................................................................... 24
Ændring af arbejdssted i åbentstående fraværsperiode:.................................. 27
Fravær på grund af graviditet:............................................................................ 28
Barselsorlov: .......................................................................................................... 28
Barselsorlov uden løn: .......................................................................................... 29
Seniordage:............................................................................................................. 29
Indberetning af omlagt af tjeneste: ..................................................................... 30
Regulering af normdifferencer: ........................................................................... 31
Diverse saldi ........................................................................................................... 37
Ønsker om tjenester eller fravær......................................................................... 40
Simulering .............................................................................................................. 42
Udskrifter:.............................................................................................................. 43
Tjenesteplan med komme gå tider: ..................................................................... 44
Tjenesteopgørelse for den enkelte: ...................................................................... 44
Efter lønkørsel ....................................................................................................... 45
Tips og tricks: ........................................................................................................ 46
Øvrig information: ................................................................................................ 47
2

Hvad er KMD Vagtplan?
• KMD Vagtplan anvendes til planlægning af tjenesteforløb og registrering af faktisk
arbejdstid.
• KMD Vagtplan består bl.a. af:
Vagtplanlægningsmodul
Rapportmodul
Personale- og Lønintegration (central overførsel af data mellem vagtplan og lønsystem)
Overenskomstmodul
Vagtplanlægningsmodul. (VpMenu)
KMD vagtplan indeholder de menupunkter, du skal benytte til nødvendig datavedligeholdelse i
forbindelse med tjenesteplanlægningen, herunder bl.a. tjenesteplan, ønsker, rulleplan, tjenester,
administration af lokalaftaler og normperioder,
For at komme i gang med vagtplan skal der indberettes følgende oplysninger:
1. Administrativ enhed – arbejdspladsen (evt. flere afdelinger) - (oprettes i Personale- og
HR afdelingen efter decentral indberetning via Sign-flow)
2. Medarbejder – overførsel til vagtplan sker fra lønsystemet (Medarbejderen skal være
oprettet i løn, før overførsel kan finde sted)
3. Tjenestebrikker (mødetider), er oprettet centralt i Personale- og HR afdelingen. Hvis du
får brug for nye tjenestebrikker skal du rette henvendelse til Personale- og HR
afdelingen, gerne pr. mail.
4. Rulleplan – mødeplan, skal oprettes for den enkelte medarbejder
5. Lokalaftale (normperiode), som oprettes centralt. Den enkelte medarbejder skal tilknyttes
normperiode
Rapportmodul. (VpRapport)
VP Rapport er et standardmodul som består af et grundmodul og et rapportmodul.
Grundmodulet er det modul du anvender, når du starter VP Rapport. Modulet indeholder de
basisfunktioner, der skal til for, at du kan arbejde med rapporter og består af følgende:
• Opret / udsøg rapporter.
• Opret / udsøg Listekriterier.
• Funktion til at udskrive.
• Funktion til at eksportere.
• Funktion til at arkivere.
3

• Administratorfunktion
Rapportmodulet indeholder de enkelte rapporter, som du vælger via grundmodulets funktioner til
oprettelse / udsøgning af rapporter og listekriterier. En rapport består af følgende:
Rapporttype (Layout).
Kriterier til udsøgning.
I VP-rapport kan der bl.a. laves rapporter over timeforbrug af bl.a. ekstratimer, overarbejde, mistede fridage osv.
Nærmere beskrivelse findes under ”hjælp” i vp-rapport.
Overenskomstmodul.
Overenskomstmodulet danner grundlag for diverse beregninger af tjenester, frihed og fravær.
Vedligehold sker centralt.
KMD vedligeholder landsdækkende standardoverenskomster.
4

Sådan starter du vagtplan op:
Vælg start/programmer/vagtplan/vp-menu
Skriv dit brugernavn og kendeord
Følgende billede fremkommer:
Tekst under ikonerne kan sættes på eller fjernes ved at vælge:
filer/værktøjslinie/vis tekst.
5

Rulleplaner:
Den enkelte medarbejders rulleplan (mødeplan) oprettes, vælg rulleplan
Følgende billede fremkommer:
Vælg administrativ enhed
Sådan indtaster du rulleplan:
1. Klik på feltet "Rulleplan", og vælg et nyt rulleplannummer.
2. Indtast dato for, hvornår rulleplanen skal gælde fra.
3. Klik på kommandoknappen "Opret ny...".Du får nu Vinduet Rulleplan frem.
4. Markøren er anbragt i feltet "Rulleplan" efter rulleplannummeret. Indtast et
rulleplannavn, du selv vælger. Navnet vil blive vist i Dialogboksen Vælg rulleplan, næste
gang du vælger rulleplannummeret.
Med Rulleplan har du mulighed for at fastlægge et tjenestemønster, der strækker sig over én eller
flere uger (maksimalt 99 uger). Tjenestemønstret indeholder beskrivelse af planlagte tjenester,
6

fravær og fri, bl.a. afspadsering. Rulleplanen kan kontrolleres for, om den er i overensstemmelse
med de gældende fridøgnsbestemmelser og 11-timersregel.
Du kan oprette en rulleplan, når du har udført opgaven Nyopret rulleplan.
Sådan opretter du en rulleplan:
1. Udfør opgaven Indtast en ny rulleplan eller Kopier en tidligere oprettet rulleplan som
grundlag for at danne en ny.
2. Klik på kommandoknappen "Ny linje". Du får nu Dialogboksen Opret ny linje frem.
3. Indtast ugenummer ved at dobbeltklikke i feltet "Ugenr." Og overskrive ugenummeret i
dette felt med et nyt. Rulleplanen er opdelt i ugedage, og for hver ugedag i en uge kan du
angive flere tjenesteforløb og styre dette ved hjælp af løbenummer. Du kan indtaste
løbenummer ved at dobbeltklikke i feltet "Løbenr." Og overskriv løbenummeret i dette
felt med et nyt.
4. Klik på OK.
5. Gentag punkt 3, 4 og 5 for de uge numre og løbenumre, du ønsker at oprette i
rulleplanen.
6. Dobbeltklik i tjenestefeltet under en ugedag. Du kan nu vælge en tjeneste fra listen.
7. Klik på den tjeneste, du ønsker oprettet på rulleplanen, og derefter på OK.
8. Dobbeltklik i afvigelseskodefeltet (til højre for tjenestefeltet) under en ugedag. Du kan nu
vælge en afvigelse. Afvigelse kan være enten afspadsering eller, for rådighedsvagter,
påregnelige opkald.
9. Klik på den afvigelseskode, du ønsker for tjenesten, og derefter på OK. Der fremkommer
nu et billede, hvor du kan angive start- og sluttid for afspadseringen/opkaldet.
10. Gem oplysningerne i rulleplanen ved at klikke på kommandoknappen Gem. Du kan nu
foretage kontrol og konsekvensberegning på rulleplanen med kommandoknapperne
"Kontrol" og "Konsekvens".
_____________________
Se også elektronisk hjælp i vp-menu følgende punkter:
Kontrollér rulleplan
Konsekvensberegning af rulleplan
Vinduet Rulleplan Sådan ser billederne ud, når du opretter en rulleplan:
7

Indtast det antal uger rulleplanen skal løbe over og vælg ”ok”
Følgende billede fremkommer:
Skriv navn på medarbejder i det hvide felt
Vælg mandag i uge 1 (her markeret med blåt) og vælg ”vælg tjeneste”, følgende billede
fremkommer:
Her skal du vælge tjenestebrikker (mødetider) ved at markere den ønskede tjenestebrik og vælg
”ok”
8

Herefter udfyldes resten af rulleplanen. Kan f.eks. se sådan ud:
Nu vises rulleplan ved hjælp af symboler, og timer ialt, antal uger og timer pr. uge vises.
For at se mødetid for den enkelte tjenestebrik, stå på tjenestebrikken og vælg”detajler”
Følgende billede fremkommer:
9

Er rulleplanen korrekt, vælg ”gem”.
Inden man knytter rulleplan og medarbejder sammen bør der laves kontrol af rulleplanen for at
sikre, at rulleplanen overholder bestemmelserne om fridøgn og hviletid. Hvis kontrollen viser, at
der er brud på reglerne, skal man forholde sig og evt. rette, indtil rulleplanen er korrekt. Bemærk
at kun for 7 – 7 nattevagter vil det være i orden at arbejde mere end 6 døgn uden fridøgn.
Rulleplan og lokalaftale tilknyttes:
Vælg
Vælg administrativ enhed
Vælg dato (Her vil altid stå dags dato, hvis medarbejder først er tilknyttet vagtplan på en
fremadrettet dato skrives denne dato, f.eks. 01-03-2009)
Vælg ”initialer”, her fremkommer alle medarbejdere, som er oprettet i vagtplan gennem
lønsystemet. Vælg en medarbejder.
Følgende billede fremkommer:
Vælg ”aftaler”
Vælg ”indsæt linie”
Skriv dato for hvornår medarbejderen starter i rulleplanen
10

Følgende billede fremkommer:
Vælg rulleplannr. for den pågældende medarbejder og skriv hvilket ugenummer den pågældende
medarbejder er i, pr. den dato du har valgt for rulleplanens start
Vælg ”lokalaftaler”/tilføj/Vælg i rullegardin det antal uger, som rulleplanen løber over
Følgende billede fremkommer:
Vælg ”ok”
11

Følgende billede fremkommer:
Vælg datoen for førstkommende mandag i ugesekvens 1 i rulleplanen og skriv den i ”fra” og tryk
på tabulatortasten. Herved ændres datoen ”første opgørelse” til sidste søndag i sidste ugesekvens
i rulleplanen.
Vælg luk – gem - luk
Tilknyt rulleplan og lokalaftale på hver enkelt medarbejder.
Se endvidere afsnittet om normperioder på side 18, under daglig drift.
12

Udrul tjenesteplaner.
Vælg
Følgende billede fremkommer:
Sæt flueben ved ”4 ugers plan”
(Hvis du ikke har mulighed for at vælge 4 ugers plan er det fordi din skærmopløsning skal ændres til 1024 x 768)
Vælg ”opret ny(e)”
Vælg det antal uger du vil udrulle tjenesteplaner, minimum 4 uger.
Følgende billede fremkommer:
Vælg startdato for tjenesteplan, og vælg ”ok”
Ved næste billede fjernes flueben ved ”vis planlægningsoversigt”, vælg ”ok”
Tjenesteplanerne udrulles for det valgte antal uger
13

Følgende billede fremkommer:
Vælg vis/”navne i tjenesteplan” og fravælg evt. ”vis ad brikker” (hvis f.eks. timelønnede og
arbejdsfrie dage skal være blanke)
Bemærk:
Hvis der fremkommer ene ”ad brikker”/ blanke felter på en månedslønnet medarbejder, er det
fordi man ikke har tilknyttet rulleplan, og man skal således gå tilbage under ”medarbejder”, og
tilknytte rulleplanen og lokalaftalen. Herefter åbnes tjenesteplanen igen, og medarbejderen
genudrulles ved at højreklikke på medarbejderen (på navnet), og vælg ”genudrul person”.
Ændre status fra udrullet til godkendt:
Tjenesteplanen skal stå med status godkendt inden der sker overførsler fra vagtplan til
lønsystemet og fraværssystemet. Personalet har krav på at kende den godkendte tjenesteplan 4
uger frem i tiden, og derfor er det en god rutine altid at have tjenesteplanen godkendt mindst 4
uger frem i tiden. Hvis tjenesteplanen ikke står med status godkendt, vil der ikke ske overførsler
til fraværssystemet eller lønsystemet, og hvis det f.eks. drejer sig om aktuel uge, og en
medarbejder bliver syg, og arbejdsstedet ville have ret til refusion, så vil det ikke blive søgt
hjem, da data ikke kommer videre før tjenesteplanen står med status godkendt. Arbejdsbestemte
tillæg vil heller ikke blive udbetalt, hvis tjenesteplanen ikke står med status godkendt.
For at ændre fra status udrullet til status godkendt vælg funktioner/godkend
14

Følgende billede fremkommer:
Vagtplan foreslår altid, at man godkender 1 uge.
For at oplysningerne går videre til lønsystemet og fraværssystemet, skal tjenesteplanen være
godkendt.
Vælg ”godkend”
Når man godkender, vil vagtplan lave kontrol i forhold til brud på overenskomster. Hvis der
fremkommer brud, skal man forholde sig til meddelelsen, inden man godkender. Evt. ved at rette
i tjenesteplanen.
Som udgangspunkt bør den tjenesteplan, der ”offentliggøres” være godkendt.
En rutine kunne være, at man hver mandag godkender den uge, der ligger 5 uger fremme i tiden.
15

Daglig drift:
Sygdom SKAL indberettes samme dag, som en medarbejder bliver syge- eller raskmeldt.
Øvrige ændringer i tjenestplanen skal der laves en rutine for. Eksempelvis at man hver mandag
indberetter ændringer til den foregående uge. Af hensyn til timelønnende, er det VIGTIGT, at
indberetning sker snarest efter præsteret tjeneste, se også tidsplan for overførsel til løn.
Indberetning af afvigelser:
Åbn tjenesteplanen.
Vælg medarbejder/dato, og sæt cursor i feltet til højre for tjenestebrikken.
Vælg ”registrer afvigelse”, eller dobbeltklik
Følgende billede fremkommer:
16

Vælg afvigetype i rullegardinet
Afvigetyper:
Oftest anvendte afvigetyper:
Afvigetype Skal indberettes Vær opmærksom på
A9 (afspadsering) dagligt + tidspunkt
EX (ekstratimer) dagligt + tidspunkt varsling, udbetales/afspadseres
OA (overarbejde) dagligt + tidspunkt varsling, udbetales/afspadseres
FK (feriekoloni) periode start- og slutdato brug tid fra tjeneste/ påvirker
normtid
KU (kursus) dagligt + tidspunkt eller
periode
særydelser og med løn
TJ (tjenestefri) dagligt + tidspunkt eller
periode
særydelser og med løn
FE (ferie) Dagligt eller periode evt. fra med løn og med særydelser,
”ønsker”
saldo
FF (6. ferieuge) dagligt eller periode saldo
AP (adoption) periode forventet og faktisk
hjemtagelsesdato
BA (barsel)
periode forventet og faktisk fødselsdato
HJ (hjemmeboende barns 1.
sygedag)
dato eller tidspunkt
OS (omsorgsdag) periode eller dato og tidspunkt barnets fødselsdato
SY (sygdom) Periode eller dag og evt. §56 og delvis syg og sygetidspunkt
/fraværserklæring
TT (tilskadekomst i tjenesten) Periode eller dag og evt.
tidspunkt
GG (graviditestsgener) Periode eller dag og evt.
tidspunkt
forventet fødselstidspunkt
NS (nedsat tjeneste) aftale om periode laves, der Der må IKKE være slip i
kodes dagligt med tidspunkt periode mellem sygdom og
for fravær
nedsat tjeneste. Spørg
Personale- og HR afdelingen
Sletning/ændring af indberettet afvigelse
Stå på feltet med afvigelsen/dobbeltklik på musen eller vælg ”registrer afvigelse”
Vælg slet linje eller rediger linje
17

Normperiode:
En normperiode svarer normalt til en rulleplans * længde (antal uger).
Bruges primært til at holde ”øje” med at pgl. præsterer det timetal pgl. er ansat til over en given
periode.
F.eks. 37 t pr. uge over 4 uger = 148 timer normperiode.
Overskud eller underskud kører videre til næste normperiode- men man har mulighed for at
planlægge længere eller kortere normale arbejdsdage for at få normperioden til at gå i nul uden at
skulle bruge tid på selv at regne det ud, fordi man får præsenteret saldo efter hver periode.
Perioden skal være på mindst 4 uger i de fleste overenskomster.
Undtagelse * er hvis man har en ansat på f.eks. 8 timer pr. uge uden fast rulleplan – der kan man
f.eks. sætte pgl. På en 4 ugers normperiode og så holde styr på at pgl. Præsterer den normtid pgl.
Får løn for og også hvornår man er nødt til at kode ex-timer eller oa-timer.
En ikke uvæsentlig sidegevinst ved at bruge normperiode er, at man også får et regnskab over
FO-dage/timer, derved sikrer man også, at man får planlagt og afviklet FO dage senest 3
måneder efter dagen er forekommet.
Tilknytning normperiode:
18

Find medarbejderen, klik på ok.
Følgende billede fremkommer:
Vælg fanebladet aftaler, følgende billede fremkommer:
19

Vælg det antal uger normperioden/rulleplanen er på,
tilføj (indsæt linje) - startdato for hvornår man vil starte med at køre normperioder (SKAL være
en mandag bedst i uge 01 i en rulleplan (men hvis det ikke er uge 01 må man tage højde for at
der kan blive en normdifference som man skal tage stilling til og/eller evt. skal nulstille)-brug
tabulatoren hen til første beregningsdato, så regner maskinen selv datoen ud LUK – GEM.
Følgende billede fremkommer:
Så er normperioden tilsluttet og når man åbner tjenesteplanen kan man nu se beregning af
normperioder – normdiff. Og evt. tilgodehavende Fo-timer/dage + selvfølgelig
afspadseringsregnskab.
20

Eksempel, når man åbner tjenesteplanen efter tilknytning:
Sådan læser du normdifference og afspadseringssaldi:
På tjenesteplanen skal man være opmærksom på i hvilken uge cursoren står og det vil så være
slutdatoen for den normperiode som står helt til højre som saldoen henviser til.
Man læser afspadseringssaldoen ved at være opmærksom på hvilken dato man står på med
cursoren og det er så den første dato ovenfor afspadseringsregnskabet som saldo henviser til.
Vær opmærksom på at hvis man går tilbage i en uge som ER BEREGNET og retter noget der vil
det ikke vise sig på saldi i afspadseringsregnskabet eller på normdifferencen straks da
saldokorrektionen først bliver beregnet og overført EN gang hver uge.
Tjenesteplanerne skal altid være udrullet og GODKENDT 4 uger frem i tiden, jfr. Tidligere om
rulleplaner.
21

Fravær:
Fravær kodes umiddelbart efter fraværet konstateres, hvis fravær kodes for sent eller forkert,
således der mistes refusion, vil det være arbejdsstedets udgift.
Hvis der laves korrektion i en afsluttet fraværsperiode på. f.eks. sidste fraværsdag, skal
fraværsperioden først slettes og afsluttes ved gem. Lav dernæst korrekt indberetning og gem.
Hvis den korrigerede fraværsperiode er en periode, hvor der skal søges refusion, skal Personale-
og HR afdelingen kontaktes, således vi sikrer, at fraværet går korrekt videre til kommunernes
dagpengeafdelinger.
Ved alt fravær, hvor der skal modtages refusion, vil Personale- og HR afdelingen anbefale, at
man sideløbende følger fraværet på DH01, og hvis man har spørgsmål retter henvendelse til
Personale- og HR afdelingen.
Ved længerevarende fravær er det vigtigt, at det aftales at FO dage afvikles i fraværsperioden, og
ligeledes er det vigtigt at FO dagene indberettes som afviklet.
Ved sygdom på en enkelt dag må man ikke bruge periode, men kun skrive sy for syg, og lade
dato stå. Vedkommende vil så kun være registreret for denne ene sygedag.
22

Hvis fravær varer udover en dag, så er det en periode, og kodes som åbentstående fravær:
Når sygdomsperiode er slut, går man ind på sidste sygedag, rediger linje og anfør sidste sygedag
– ok – luk - gem og luk.
23

Hvis man koder en enkelt dags fravær som periode så vil det ikke blive registreret korrekt i
fraværsmodulet, og der vil blive blokeret for fremtidige fraværsoverførsler indtil fejlen er rettet.
Hvis man koder en periodes fravær dag for dag og ikke som samlet periode, så vil der aldrig
blive udløst evt. refusion, idet fraværet betragtes som nyt fravær hver dag.
Nedsat tjeneste:
En fraværsperiode skal altid være sammenhængende.
Hvis det i forlængelse af en sygdomsperiode aftales, at den ansatte starter op på deltid, så er det
vigtigt, at opstart på nedsat tid kodes i umiddelbar forlængelse af sygdomsperioden, da det ellers
vil blive betragtet som 2 perioder, og dermed ny arbejdsgiverperiode mht. refusion.
Man indgår en skriftlig aftale om aftalt arbejdstid og varighed af den nedsatte tjeneste. Se
vejledning og blanketten på Broen, under Personale – Fravær - Sygefravær _- Start på nedsat tid.
Blanketten indsendes efter udfyldelse til Personale- og HR afdelingen.
Fraværet under nedsat tjeneste kodes på følgende måde:
24

Den åbentstående sygeperiode afsluttes:
Dagen efter, her 1.12.2008 vælges afvigelse detaljer, vælg kode NS for nedsat tjeneste.
25

Følgende billede fremkommer:
Der spørges, om der skal oprettes en aftale om nedsat tjeneste, her skal man ALTID vælge JA
Udfyld start og slutdato for aftalen, tryk ok – luk – gem og luk. Aftalen er nu indgået i vagtplan.
Herefter koder man for hver enkelt tjeneste i perioden om nedsat tjeneste *. Det, der skal kodes
er den del af tjenesten, hvor den ansatte er fraværende på grund af nedsat tjeneste, og denne
kodes som NS.
Når man vælges NS kommer perioden for den indgående aftale, man har kodet i vagtplan frem.
Herefter koder man for den enkelte tjeneste. Her er pgl. fraværende på grund af nedsat tjeneste
fra kl. 12 – 16. Tryk ok – luk – gem og luk.
*Vær Obs! på ovennævnte gælder hvor det er den ansattes normale rulleplan/tjenesteplan man
har aftalt nedsat.
Hvis man ”omlægger” den normale tjenesteplan så den ansatte ikke følger sin egen rulleplan
under den nedsatte tjeneste – men man f.eks. lader en aftenvagt 28 t pr. uge arbejde nedsat på
20 t pr. uge hverdage fra 8-12 uden weekendvagt – i så tilfælde må man IKKE ændre tjeneste-
planen i Vagtplan og kode NS dag for dag – men skal blot registrere den nedsatte periode i
Vagtplan og sende aftalen om nedsat tjeneste til Personale - og HR afdelingen. Den ansatte skal
have sædvanlig løn under fraværet og det vil pgl. ikke kunne få hvis tjenesten omlægges fra
aftenvagt til dagvagt og/eller uden weekender.
Man kan evt. registrere den reelle arbejdstid på de udskrevne ophængte tjenesteplaner, som de
ansatte selv noterer dagligt fravær og ændringer på.
26

Hvis det aftales, at der f.eks. afholdes ferie, og nedsat tjeneste skal startes op igen efter ferie, må
der igen overhovedet ingen slip være mellem datoerne. Kontakt venligst Personale- og HR
afdelingen for nærmere rådgivning.
Ændring af arbejdssted i åbentstående fraværsperiode:
Hvis en ansat under en fraværsperiode ændrer arbejdssted, skal fravær afsluttes på sidste dag på
den afgående administrative enhed og startes op dagen efter på den nye administrative enhed.
Når kodningen er sket, skal der rettes henvendelse til Personale- og HR afdelingen, således det
sikres, at fraværet ikke kommer til at stå som 2 perioder, og man derved risikerer at miste
refusion ved at der startes en ny arbejdsgiverperiode op.
27

Fravær på grund af graviditet:
Såfremt en ansat er syg på grund af graviditets gener, er det vigtigt, at det kodes som gg, Hvis
fravær skyldes graviditets gener, og dette er lægeligt dokumenteret, vil arbejdsstedet modtage
dagpengerefusion fra 1. sygedag.
Hvis fravær på grund af graviditet strækker sig frem til den ansatte skal gå på barsel, så er det
vigtigt, at man først afslutter kodningen graviditets gener 4 uge før forventet fødsel, da man som
offentlig arbejdsgiver ikke modtager refusion for fravær i et almindeligt barselsforløb mellem
den 4. og 8. Fraværs uge før forventet fødsel.
Barselsorlov:
Barsel kodes med afvigetype BA og forventet fødselstidspunkt. Når fødsel er sket ændres
forventet fødsel til faktisk fødselsdato, og senest 8 uge efter fødsel skal aftale om barselsperioden
være indgået og indsendt til Personale- og HR afdelingen.
Det er vigtigt, at det forud for en barselsperiode aftales, at FO dage afvikles under
barselsperioden, og at FO dagene ligeledes indberettes i perioden.
28

Barselsorlov uden løn:
Når en ansat går på barsel UDEN løn skal man stoppe rulleplantilknytningen, så udbetaling/
optjening af arbejdstidsbestemte tillæg (særydelser) stoppes.
Herefter er der 2 muligheder for at håndtere perioden for barsel uden løn:
1. Man kan sætte slutdato (= dato for sidste dag i barsel med løn) ved rulleplantilknytning
under MEDARBEJDER – AFTALER. Medarbejderen skal igen tilknyttes når barsel
uden løn er slut. Medarbejderen vil så stå uden rulleplantilknytning i perioden, med AD
brikker, disse kan dog fjernes under VIS, fjern flueben ved Vid AD brikker.
2. Man kan vælge at sætte slut ved den ansattes rulleplantilknytning under MEDARBEJ -
DER/AFTALER og derefter fra 1. dag i barsel UDEN løn tilknytte den ansatte til en
rulleplan hvor tjenestebrikken BAR er sat på hele ugen, så vil det tydeligt fremgå af
tjenesteplanen at den ansatte er på barsel uden løn og der vil ikke blive udbetalt
særydelser i perioden. Den ansatte skal når barsel uden løn er slut, igen tilknyttes sin
egen rulleplan..
Efter barsel UDEN løn skal normdifferencen tilrettes til det den var sidste dag i barsel med løn
(vejledning i regulering af normdifferencer side 31). Gælder uanset om mulighed 1 eller 2
bruges.
Efter barsel UDEN løn skal evt. optjente FO-dage i perioden slettes. Gælder uanset om der
vælges mulighed 1 eller 2.
Det er således op til den enkelte tjenesteplanlægger at vælge den løsning, som man på
arbejdsstedet finder bedst at bruge.
Fra vagtplan kan man ikke selv kode barsel uden løn i fraværssystemet, så det kodes fra
Personale- og HR afdelingen, når aftale om perioden modtages skriftligt fra arbejdsstedet.
Hvis man ændrer i en allerede indgået og indsendt aftale om barsel, kontakt venligst Personale-
og HR afdelingen for vejledning.
Seniordage:
Seniordage indberettes som tjenestefri med løn og særydelser, der er desværre pt. ingen
elektronisk løsning, hvor man kan indberette anderledes. Der henvises til materiale på Broen
under fanebladet Personale, og ligeledes direkte udsendt til det enkelte arbejdssted fra Personale-
og HR afdelingen i januar 2009.
29

Indberetning af omlagt af tjeneste:
Åbn tjenesteplanen.
Vælg medarbejder/dato, og sæt cursor i feltet med tjenestebrikken.
Vælg ”omlæg tjeneste”
Følgende billede fremkommer:
Vær opmærksom på om der under ”ny” er markeret” ændring eller omlægning, og ret evt.
Hvis man vælger ændring, vil det den nye tjeneste fremkomme uden der står omlagt fra og til.
Hvis man vælger omlægning, vil den nye tjeneste fremgå som omlagt tjeneste.
Husk omlagte tjeneste skal være af samme varighed som den oprindelige ellers vil der opstå en
normdifference. Hvis den nye tjeneste er længere end den oprindelige og der ikke skal være en
normdifference, skal overskydende timer indberettes som i afvigelser som ekstratimer.
30

Regulering af normdifferencer:
Hvis man vil lave en oprydning i normdifferencer, skal man sikre sig:
• At normdifferencen er opgjort
• At man er sikker på, at differencen ikke skyldes, at den ansatte enten skylder timer eller
har timer til gode
• At der er ledelsesmæssig opbakning til f.eks. at 0- stille en normdifference
• At man orienterer den ansatte om ændringen
• At man ikke retter noget, som man ikke har undersøgt baggrunden for
• At man altid retter på den sidste dag i en normperiode
Sådan gør man:
Eksempel på normdifference:
Ovenstående illustrerer en normdifference på Dorte Bang på -28:45, men da der er ikke afholdte
FO dage, så må normdifference ikke 0-stilles, da der vil ske udligning når FO dage afvikles.
31

I dette tilfælde, skal man vente til FO dage er afviklet, så forholder man sig til saldoen, og her vil
det som udgangspunkt bero i, at den ansatte. enten har normtimer til gode eller skylder
normtimer, og det skal arbejdsplanlægges.
Andet eksempel er Maren Jensen. Maren har et tilgodehavende på 2:12.
Man har sikret sig, at det ikke er en reel saldo, og aftalt, at den skal 0 stilles.
Så gør man følgende:
Luk tjenesteplanen
Åbn medarbejderbilledet, (den løbende mand), og find den pågældende medarbejder, her Maren.
Vælg fanebladet fix-punkt og ”klik” på det
Sæt cursor ved normtid, som her:
Klik på fanebladet ny linje
32

Følgende billede fremkommer:
I feltet startdato skriver man den dato, hvor man ønsker ændringen skal laves.
33

Under FIXPUNKT skrives det antal timer der skal reguleres for – og med modsat fortegn.
Dvs. hvis en plus saldo skal ændres til 0, (i eksemplet 2 timer og 12 min). så skrives
- 2 og efter kolon 12:
Tryk på fanebladet luk.
Du kommer tilbage til medarbejderbilledet, hvor du trykker på fanebladet gem, og dernæst på
fanebladet luk.
34

Åbn tjenesteplanen, og tjek, at dine rettelser er lavet korrekt:
Hvis saldoen havde været i minus, og den skulle 0 stilles, så skal der IKKE være noget fortegn,
idet systemet selv tager det som +.
Eksempelvis ønskes Karsten Rasmussens saldo 0 stillet, Karstens saldo er – 98,30
35

Rettes således:
Luk, du kommer tilbage til medarbejdet billedet, tryk på fanebladet gem og tryk på fanebladet
luk.
36

Åbn tjenesteplanen for at se, at rettelsen er korrekt.
Diverse saldi
Ferie m/løn, ferie u/løn 6. ferieuge og omsorgsdage styres under ”Diverse saldi”.
Vælg Vis/diverse saldi, følgende billede fremkommer:
37

Her kan du se en oversigt over samtlige medarbejdere der er tilknyttet den valgte administrative
enhed. Under fanen ”Ferie” får du en oversigt over medarbejdernes saldi for ferie og 6. ferieuge,
samt pr. hvilken dato saldiene er beregnet.
Ved at dobbelt klikke på et navn, fremkommer følgende billede:
Detailvinduet viser medarbejderens fixpunkt og alle dage vedrørende ferie og den 6. ferieuge fra
tjenesteplanen, som er planlagt efter fix-punktet og frem til og med Slutdato for beregning som
er anført på det første billede.
Hvis medarbejderen ikke har et fixpunkt, vil feltet blive vist med røde tal.
Ved at klikke på fanen ”Omsorgsdage” fremkommer følgende billede:
Her får du en oversigt over medarbejdernes resterende omsorgdage fordelt pr. barn samt pr.
hvilken dato dagene er beregnet.
Feltet ”Barn” viser barnets fødeseldato. Hvis medarbejderen ikke har fået overført resterende
Omsorgsdage fra KMD Fravær, vil feltet blive vist med rødt.
38

Feltet ”Saldo” viser hvor mange omsorgsdage der er til rådighed. Hvis medarbejderen ikke har
fået overført resterende Omsorgsdage fra KMD Fravær, vil feltet blive vist med rødt.
Ved at dobbeltklikke på et navn, fremkommer følgende billede:
Detailvinduet viser medarbejderens fixpunkt og de omsorgsdage fra tjenesteplanen, som er
planlagt efter fixpunktet og frem til og med Slutdato for beregning som er anført på det første
billede.
39

Ønsker om tjenester eller fravær
Ønsker om tjeneste/fravær er en registrering af tjenester, fri og fravær, som du ønsker at
planlægge. Ønskerne er engangsønsker, som afviger fra det, du planlægger via rulleplanen.
Vælg følgende ikon:
Følgende billede fremkommer:
Vælg administrativ enhed. Følgende billede fremkommer:
40

Vælg nu ”Tjenesteønske” eller ”Fraværsønske”.
Følgende billede viser ”Fraværsønske”:
Udfyld alle aktuelle felter.
Start- og slutdato skrives. Initialer og type vælges fra rullegardin. Der tages stilling til med eller
uden løn, med eller uden særydelser og om tjenestens tid skal anvendes.
Når der er lagt fraværs- og tjenesteønsker ind i vagtplan, kan der udrulles en simuleret
tjenesteplan frem i tiden, for at se om en eventuel ferieplanlægning passer.
Man skal være opmærksom på, at hvis man har lagt ferieønsker ind, og den ansatte IKKE skal
holde ferie, f.eks. på grund af sygdom, så skal man slette ferieønskerne, da systemet ellers vil
konflikte når datoen nås, da an ikke kan stå som både at have ferie og være syg.
41

Simulering
Vælg ikonet og vælg ”Simulering”.
Følgende billede fremkommer:
Skriv den uge du ønsker at simulere. Herefter fremkommer en simuleret tjenesteplan over den
valgte uge, hvor du kan se de fraværs- og tjenesteønsker der er lagt ind under ”Palmen”.
42

Udskrifter:
Der mulighed for mange forskellige udskrifter.
Vælg udskrifter og den type udskrift du har brug for. Vælger du ”tjenesteplan” har du selv
mulighed for at designe udskrifter, vælge feltet til og fra og vælge udskrift i farver og evt. ændre
format fra A4 til A3.
43

Tjenesteplan med komme gå tider:
Udskrives mindst 4 uger frem og offentliggøres for medarbejderne.
Tjenesteopgørelse for den enkelte:
Udskrives for en 4 eller 5 ugers periode, som svarer til KMD-udbetalingsperioden.
(Se plan fra KMD)
Tjenesteopgørelsen udleveres til medarbejderen straks ved periodens udløb. Nederst på
tjenesteopgørelsen er et felt til underskrift leder og medarbejder.
Medarbejderen underskriver skemaet som dokumentation for at det indberettede – herunder
sygdom og ferie – er korrekt. Skemaet afleveres til leder.
Har medarbejderen korrektioner til tjenesteopgørelsen påføres de inden skemaet afleveres retur.
Såfremt der er rettelser, korrigeres i systemet, og der udskrives og underskrives ny
tjenesteopgørelse, således datagrundlaget er i orden inden overførsel til lønkørsel.
Tjenesteopgørelserne opbevares decentralt efter gældende arkiv og kassationsregler.
44

Efter lønkørsel:
Fra KMD tilsendes arbejdstidsopgørelser og lønsedler direkte til den enkelte arbejdsplads.
Lønsedler og arbejdstidsopgørelserne udleveres til den ansatte samtidig, således den ansatte kan
kontrollere, at lønseddel og arbejdstidsopgørelse svare til den præsterede arbejdstid.
Der sendes også kopi af arbejdstidsopgørelserne til arbejdsstedet.
45

For ansatte der har valgt at modtage lønsedler elektronisk til E-BOKS, overføres
arbejdstidsopgørelserne også til E-BOKS, der vil således kun modtages 1 kopi af
arbejdstidsopgørelsen, og denne er til arbejdsstedet.
Tips og tricks:
På tjenesteplanen kan man få vist detaljer på den enkelte tjeneste i en taleboble. For at kunne
bruge faciliteten skal du gøre følgende:
Åbn tjenesteplanen
Vælg vis, følgende billede fremkommer:
Marker linje vis tjenestedetaljer
Når tjenesteplanen åbnes igen, sættes man cursor ved en tjeneste, og ”taleboblen” vil vise
tjenesten kan også ses under detaljer).
46

Øvrig information:
Hvis man er i tvivl, vil man langt hen ad vejen kunne hente hjælp elektronisk direkte i
vagtplansystemet. Endvidere vil man også kunne søge hjælp på KMD’s hjemmeside under
Kundenet.
Personale- og HR afdelingen står også gerne til rådighed med hjælp og vejledning.
Denne vejledning erstatter ikke den vejledning som KMD har udarbejdet, men skal ses
som hjælp til opstart sammen med kursusforløb fra KMD, og som supplement til den
elektroniske vejledning, og pt. den papirvejledning, som kan købes gennem KMD.
47