Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde d. 1.3.2013 med ... - Domea

Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet d. 1.3.2013
Bestyrelsen d
d. 4.3.2013
21. februar 2013
Afdelingsbestyrelsen
1. Velkomst og konstituering ved Formanden.
Bestyrelsen konstituerede sig med Børge Brink (Birkevænget 4) som næsteformand. Afdelingens
kassererfunktion varetages af formand Lone Krogsgaard (Birkevænget 22).
Afdelingsbestyrelsesmedlem Helle Lyng Andersen (Birkevænget 29) står for opgaverne i
forbindelse med beboernes brug af afdelingens beboerlokale – herunder reservationer
og kontrol efter brug. Bestyrelsen har valgt Finn Wendelboe (Birkevænget 34) som økonomisk/teknisk
rådgiver for afdelingsbestyrelsen. Bestyrelsen vedtog, at afdelingens 3
pladser i Boligselskabets repræsentantskab skal udfyldes af Lone Krogsgaard, Helle
Lyng Andersen og Finn Wendelboe.
2. Eventuelle ændringer/tilføjelser til dagorden.
Den udsendte dagsorden blev vedtaget.
Boligselskabet Rosenvænget
Afdeling 08/16 Birkevænget 1-53
3600 Frederikssund
3. Eventuelle beboerkonsultationer.
Der var ingen beboere, som ønskede møde med afdelingsbestyrelsen.
4. Siden sidst: Orientering fra formanden, herunder indkommen post.
a. Erfaring fra afdelingsmødet.
Der skal indkøbes friske drikkevarer og snacks til afdelingsmøderne. Der skal holdes
rygepause for hver påbegyndt time. Stemmeudvalg skal vælges i begyndelsen af
mødet og inden formandens beretning. Stemmesedler skal omdeles i forbindelse med
registrering af fremmødte beboere. Vi skal have fremskaffet en lille dirigentklokke.
b. Nyt fra organisationsbestyrelsen.
Dagsordenen for Organisationsbestyrelsesmødet d. 6.3.2013 blev gennemgået, og
bestyrelsen vedtog et par punkter, som vores medlem af Organisationsbestyrelsen
Lone Krogsgaard skal tage op på mødet.
c. Møde med Driftschef Kim Brokmann d. 27.2.2013.
For at reducere afdelingens driftsomkostninger vil afdelingsbestyrelsen kun undtagelsesvis
anmode repræsentanter for driftsledelsen om at deltage i afdelingsbestyrelsens
møder. Således spares ca. kr. 3.150,00 kr. pr. møde, hvor vores økonomisk/tekniske
rådgiver mødes med relevante medlemmer af driftsledelsen om konkrete
emner. Ved mødet med driftschefen blev der drøftet indsats omkring personaleanvendelse
i vores afdeling samt effektvurdering af igangsatte foranstaltninger eller løsning
af konkrete opgaver med skyldig hensyntagen til omkostningsniveauet. Dette
vurderes løbende i forhold til det af afdelingsmødet vedtagne budget.
1

Følgende punkter blev specifikt drøftet: Legionella bakterier omformeres bedst ved
temperaturer mellem 20 og 45° C. Ved temperaturer over 50° C kan bakterierne ikke
omformeres. Fremløbstemperaturen for varmt vand til de 3 blokke skal justeres således,
at vandtemperaturen er på 50 0 C på de yderste tappesteder og maksimalt 55 0 C
på de andre tappesteder i blokkene.
Frederikssund Kommune, der har anvisningsretten til ungdomsboligerne, har konverteret
ungdomsbolig nr. 15, Birkevænget 53, 1. sal fra almindelig ”udlejning” til akut
brug. Driftschefen udarbejder en skriftlig redegørelse til afdelingsbestyrelsen, og til
Hans Pedersen, Birkevænget 15, som bragte punktet frem på afdelingsmødet.
Sensor i vaskeriet skal justeres, så den dækker hele vaskeriets areal. Evt. opsættes
en yderlig sensor. Der skal foretages justering af ”pir føleren” for den tændte periode.
I forbindelse med ommaling af vaskeriet til korrekt farve nedtages den gamle mønt
automat.
Der skal inden for kort tid foretages en justering og en prioritering af arbejdsplaner i
forhold til ”årshjul” for såvel budgetperiode 2012/13 som for 2013/14.
Facaderenoveringsprojektet: Der er endnu ikke modtaget relevant materiale fra arkitektfirmaet
Karl Henning Sørensen med de lovede økonomiske beregninger. Driftschefen
har sagen og holder afdelingsbestyrelsen orienteret inden udgangen af marts
2013. Bestyrelsen har med reference til afdelingsmødets tilkendegivelser vedtaget, at
projektet ikke må igangsættes, før der foreligger alle relevante oplysninger, og et specielt
beboermøde for de berørte beboere har været afholdt.
Boligselskabet er i gang med en vurdering om fremtidig anvendelse af andet kemikalie
end salt ved vinterbekæmpelserne fremover.
Priskurant for ejendomsfunktionærer er beregnet til 252 kr. pr. time. Der afregnes ikke
moms inden for boligselskabets område.
d. Beboerlokale.
Bestyrelsen vedtog, at der ikke fremover skal betales for beboernes brug af beboerlokalet.
Ved reservation, hos Helle Lyng Andersen, (eller Lone Krogsgaard, hvis Helle
Lyng Andersen ikke er at træffe), erlægges et depositum på kr. 500,00. Dette depositum
tilbagebetales ubeskåret, når lokalet inden for den aftalte frist afleveres i rengjort
stand og uden skader på lokalets inventar. Ved mangelfuld rengøring tilbagebetales
depositum ikke. Beboerne er under brug af beboerlokalet ansvarlig for alle skader og
mangler der sker i brugsperioden.
e. Indkommen post
Ingen post modtaget.
f. Snerydning 2012/2013
Bestyrelsen udtrykte sin tilfredshed med vinterbekæmpelsen i den forløbne vinterperiode.
Dog anvendes der fortsat alt for meget salt på gangarealerne, hvilket punkt
drøftes på et senere møde med driftsledelsen.
5. Ind- og udflytninger, planlagte for første halvår 2013
Udflytning pr. 31.3.2013 Birkevænget 6. Ikke udlejet endnu, genhusning på grund af renovering,
fra afd. Rosenvænget,
Ungdomsboligerne medtages ikke på dette dagsordenpunkt, da hele ungdomsbolig-
komplekset på Birkevænget 53, er fast udlejet til Frederikssund Kommune.
6. Vedtagelse af Bestyrelsens Forretningsorden.
Bestyrelsen vedtog det udarbejdede forslag med en enkelt rettelse. Bestyrelsens Forretningsorden
publiceres på Boligselskabet Rosenvængets hjemmeside under afdelingens
afsnit.
7. Årshjul & Arbejdsplan for 2012/2013.
2

Punktet udsat til afdelingsbestyrelsens næste ordinære møde.
8. Årshjul & arbejdsplan for drifts år 2013/2014.
Punktet udsat til afdelingsbestyrelsens næste ordinære møde.
9. Driftsøkonomi vs. Driftsbudget 2012/2013.
Punktet er under beregning og vil blive forelagt for bestyrelsen på det næste ordinære
møde.
10. Opgavefordeling for bestyrelse.
Punktet blev behandlet under dagsordenens pkt. 1.
11. Udvikling af bedre rammer for fælles aktiviteter i afd. 08/16, Birkevænget.
Boligrådgiver Ida Holgersen fra Boligselskabet Rosenvænget deltog i mødet fra kl. 11:00
til kl. 11:40 uden omkostninger for afdelingen. Ida har fremsendt en plan, der omfatter en
”kulturel kortlægning” af boligafdelingen, for at få et dybere kendskab til området og dets
beboere. Bestyrelsen besluttede, at projektet skulle nyde fremme og præsenteres for afdelingens
beboere på et senere tidspunkt efter en eventuel renoveringsproces af de ældre
boliger i bygning 1 og 2 er gennemført.
12. Eventuelt.
Der var ingen emner til dette punkt.
13. Næste ordinære afdelingsbestyrelsesmøde.
Afholdes fredag d. 12. april 2013 kl. 10:00 i bestyrelseslokalet, Birkevænget 40.
14. Afslutning.
Formanden takkede mødets deltagere for god ro og orden, samt for deres udviste arbejdsiver
ved dette møde.
Godkendt elektronisk af Afdelingsbestyrelsen d. 4.marts 2013
Referent: Finn Wendelboe
3