7 - Det Danske Spejderkorps

dds.dk

7 - Det Danske Spejderkorps

EVALUERING


Forord

Denne evalueringsrapport er til både alle dem der gerne vil vide

”hvordan det egentlig gik” med Blå Sommer 2009, og også

til dem der skal lave en korpslejr eller en anden form for stort

arrangement næste gang. Der vil derfor være noget der er mere

relevant for nogen end for andre. Dette er vi helt bevidste om.

Selve rapporten er opdelt i to dele:

Del 1 handler om de tidlige forberedelser af lejren og

den kreative fase, svarende til godt og vel det første år af

planlægningen. Denne del er nogenlunde kronologisk, så det

er muligt at se i hvilken rækkefølge Blå Sommer projektet blev

etableret.

Del 2 handler om selve planlægningen og udførelsen af lejren

og er inddelt alfabetisk efter emne. Hensigten med at inddele

evalueringen alfabetisk er at det skal være muligt at slå op og

læse om enkelte emner og hvordan vi har behandlet det, uanset

om man har indsigt i hvordan lejren har været struktureret.

Således håber vi at rapporten også vil kunne give inspiration til

de der skal lave andre større arrangementer end lige en lejr.

Evalueringer skal læses i forhold til den vision og de mål man

har for opgaven.

Vi oplever at vi har opnået en hel del med den vision og de mål

vi havde for Blå Sommer 2009. I så stort et projekt som Blå

Sommer skal man række efter stjernerne – det gjorde vi og vi

nåede også en hel del af dem. For os er Blå Sommer ikke en

afslutning. Den er en begyndelse til noget nyt.

Er du/I på vej med planlægningen af et nyt og stort projekt og

får lyst til at vide mere eller andet, så sig til. Vi vil til enhver tid

stille op. Vi siger Tak for en super Blå Sommer 2009 og ønsker

alle en god læselyst.

På vegne af korpslejrudvalget

Inger og Frederik

Lejrchefer, Blå Sommer 2009.

2


Indhold

Forord 2

Del 1: Forberedelse af lejren og den kreative fase 7

Startpatruljen 7

Visionen 7

Fokusområderne 8

Teenspot 10

Målgruppe 10

KLU-møder 10

Jobbørs og KLU bemanding 11

Tidsplan 12

Hensigtserklæringer 12

Geografisk organisering af underlejrene 13

Lederdage for grupperne i marts 2009 14

Forberedelsesweekend for KLU og udvalg i henholdsvis september 2008 og januar

2009 14

Sammenhæng og samarbejde med korpskontoret 15

”Leje” af Stevninghus og omliggende arealer. Militærarealerne og søen 18

Fildeling - KLUdocs 19

Kommissorier 19

Del 2: Planlægning og afvikling af lejren 20

A 20

Affaldssortering 20

Afslutning 20

Aktiviteter og træning 20

Alkoholpolitik 23

Armbånd 23

Administration 24

Auktion og procedure for håndteringen af indkøbt materiel 24

AV udstyr 24

B 25

Bade 25

Bank 25

Beredskab 25

Besøgsdage 26

Børneattester (danske og udenlandske) 26

C 27

D 27

Danske gæstegrupper 27

DDS, samarbejde 27

3


Deltagerbetaling 27

Deltagerevaluering 28

Deltagertransport 28

DM i Blå Energi 28

Drikkevand 28

E 28

Efterlejr 28

Ekstern presse 28

E-mail henvendelser 31

Evaluering 31

F 32

Fester 32

Fildeling 33

Forlejr 33

Forsamlingshuset 33

Forsikringer 33

Friendship Award 33

Fundraising 33

Frivillighed 34

G 34

GEÅ 34

Grønt regnskab 34

Gæster (deltagere) 34

H 35

Halv lejr 35

Hittegods 35

Hjemmeside 35

Hjælperbespisning 35

Hjælperbetaling 36

Hjælperbrev 36

Hjælperlejr 36

Hjælpertiltag 36

I 37

Internet 37

Internationalt 38

J 39

K 39

Klima 39

KODA 42

Kogebog 43

Kommunikation 43

4


Korpslejrsang 46

Konsulenter 46

Korpskontoret 46

Kundeservice 46

Kødløs dag 48

L 48

Ledertræning 48

Lejravis 48

Lejrperiode og datomæssig placering 48

Logo, temalinje og visuel profil 50

M 51

Mad 51

Materialebestilling 51

Mobilladning 52

N 52

Naboer 52

Nedbrydningsplan 53

Netbutik 53

NGO 53

O 54

OLPC 54

Organisering 55

Oprydning 55

P 55

Pant 55

Paradiset: senior- og lederpleje 55

Parkeringsafgift 55

Plant et træ 56

Prinsesse Benediktes besøg 56

Pris 56

Profilvarer 56

Projektlederuddannelsen 56

Proviant 56

Pressedækning 57

R 57

Radio Blå 57

Receptioner 57

Rygepolitik 57

5


S 58

Sang 58

Seniorer og seniordøgn 58

Serviceniveau 58

SMS 58

Snerydningspatrulje 58

Spejder Sport 59

Spejderidentiteten 59

Sponsorpolitik 59

Sprog 59

Strøget 60

T 60

Tekniklejr 60

Tilmelding 60

Toiletter 61

Trafikafvikling 61

Træning 61

U 61

V 61

Vand 62

Vartegn 62

W 62

Webshop 62

X 62

Y 62

Z 62

Æ 62

Ø 63

Økonomi 63

Å 64

Aabenraa Kommune 64

Åbning 64

6


Del 1: Forberedelse af lejren

og den kreative fase

Startpatruljen

Tre år før lejren sammensatte korpsledelsen en startpatrulje, som første led i processen, til at skabe

de første visioner for lejren. Startpatruljen havde den fordel at man kan få nogle folk med gode ideer

og visioner med, som måske ellers ikke ønsker at deltage i planlægningen af så store arrangementer

pga. tid eller andre forpligtelser.

Af samme grund kan vi anbefale dette til andre arrangementer. Det er dog vigtigt at cheferne er med

fra starten, da det er dem som skal føre arbejdet videre og gennemføre arrangementet.

Lejrcheferne blev valgt og koblet på patruljen i slutningen af processen. Cheferne forsatte arbejdet og

udarbejdede den endelige vision for lejren til godkendelse hos korpsledelsen.

Visionen

Blå Sommer 2009 var på mange måde fantastisk, det ved vi alle – for vi var der alle sammen.

Og alle de af os som har deltaget på de forrige Blå Somre ved også, at også disse lejre var

fantastiske – for det var de! Og dog har hver lejr sit særkende.

På Blå Sommer 2009 ville vi nå ind til kernen af det gode spejderarbejde og netop derfor var det

korpsets formål som dannede grundlag for vores udformning af lejrens vision.

Visionen for Blå Sommer 2009 var at både spejdere og ledere oplever, at Blå Sommer

• gav dem en øget forståelse for og indsigt i, korpsets formål og spejderideen/metoder og aktiviteter

• udvikler børn og unge til at tage del i og ansvar for sig selv og det omgivne samfund

• gav udvikling, træning og spejderuddannelse som den enkelte kan bruge til at forbedre kvaliteten

i sit daglige spejderarbejde

At omverdenen oplever, at DDS` spejderarbejde er:

• at udvikle børn og unge til at tage ansvar i samfundet

• et værdifuldt (nyttigt), nutidigt og fremadrettet bidrag til vores samfund

• et vigtigt, værdifuldt og samfundsrelevant bidrag til verden af i dag

Visionen blev vedtaget af korpsledelsen tidligt i foråret 2007 og har sidenhen ligget som det

”stjernebillede” vi har haft for Blå Sommer 2009.

Vi oplevede, at man kunne identificere sig med visionens indhold, og på intet tidspunkt havde vi

problemer med tekstens indhold og mening. Tværtimod var det en vision, som gav mening i forhold til

vores mål med spejderarbejdet, og den hjalp os til at holde fokus på lejrens indhold, ligesom den hjalp

os i at fastholde fokus på de budskaber, som vi ville sende både internt i korpset og eksternt til det

omkringliggende samfund.

Sideløbende vedtog korpsledelsens Spejd 2020 og dertil hørende handlingsplaner. Heri var fire

konkrete handlingsplaner som omhandlede Blå Sommer.

Disse handlingsplaner var:

D. I forbindelse med Blå Sommer igangsætter korpsledelsen en intern kampagne med udgangspunkt

i ”En spejder er en god kammerat”. Her får spejdere og ledere redskaber til at tage ansvar for at

undgå mobning i deres hverdag. Kampagnen skal modvirke eventuel mobning blandt spejdere.

7


G. På Blå Sommer indgår arbejdet med naturen med stor vægt. Korpsledelsen styrker ildfluenetværket og

inspirerer til, at grupper og divisioner bruger ildfluer i deres arrangementer.

H. Korpsledelsen sikrer afholdelsen af Blå sommer 2009 med plads til inspirerende samvær. Alle ledere,

hjælpere og spejdere deltager i praktisk træning om korpsets formål og grundlæggende værdier. Målet er,

at den enkelte forbedrer kvaliteten i sit spejderarbejde, og at omverden oplever DDS´ spejderarbejde som

et vigtigt, værdifuldt og samfundsrelevant bidrag til verden af i dag.

Z. I tilknytning til Climate Change Conference i København i 2009 tager korpsledelsen i samarbejde

med Blå Sommer initiativ til et seminar. Seminaret skal bl.a. omhandle børn og unges adgang til og

brug af naturen og dens ressourcer, og hvordan spejderbevægelsen kan gøre en forskel gennem

sine arbejdsmetoder. På seminaret deltager spejdere fra 6-23 år, spejderledere, beslutningstagere,

spejdernotabiliteter og repræsentanter for Olave Baden-Powell Society og Baden-Powell Fellows.

Seminaret er en forberedelse til Ngo-konferencen for at DDS sikres størst mulig indflydelse på

klimakonferencen. Korpsledelsen og Blå Sommer følger op på seminaret ved at dyrke relationer og

kontakter.

Det var både korpsledelsen og Blå Sommer-ledelsens klare målsætning, at korpsets daglige arbejde og

udviklingen og gennemførelsen af Blå Sommer skulle udgøre en helhed.

Der er ingen tvivl om, at når et korps beslutter sig til at gennemføre så stort et arrangement som en

Blå Sommer, så tager det mange (næsten alle) kræfter. Blå Sommer har både ”projekt-elementet” og

”oplevelses-elementet” i sig, og det tiltrækker mange. Det betyder så at det kan blive svært at finde

kræfter til de andre opgaver korpset end måtte have. Til gengæld må vi sige, at den energi som Blå

Sommer giver – er guld værd for både de personlige oplevelser og for korpset som helhed.

Vi havde den unikke situation, at både korpsledelse og lejrledelse havde samme arbejdsperiode, hvilket

gjorde at både disse grundlæggende forudsætninger og de konkrete handlingsmuligheder undervejs

kunne koordineres. Om end det er svært at få lejrens projektorganisation og korpsets udvalgsorganisation

til at spille sammen – så lykkedes det i det store hele at skabe både samarbejde og fremdrift. Frem for alt,

blev blå sommer ikke en stat i staten, men en integreret del af korpsets programudbud.

Blå Sommer prioriterede klart klimaaktiviteter for den enkelte spejder, mens klimakonferencen fra

handlingsplan Z vil blive afviklet i korpsledelsens regi.

Vores anbefaling vil være, at korpset fremover skal sætte flere kræfter ind på de store oplevelsesarrangementer.

Det er det både spejderne og lederne ser frem til, det er her netværket er, og her det

udvikles, det er her vi oplever at vi er mange, og det er noget som vi får god PR ud af.

Fokusområderne

I sammenhæng med vedtagelsen af lejrens vision vedtog vi også fem fokusområder.

På hver sin måde ville et fokusområde kunne bidrage til konkrete aktiviteter, ligesom det kan referere til

spejderloven – som over for spejdere er essensen af korpsets formål.

De fem fokusområder var:

• Spejdere mod mobning

- At være en god kammerat, at være hensynsfuld og hjælpe andre, at være til at stole på

• Spejdere for en sund krop og sund mad

- At tage medansvar i familie og samfund

• Øget integration i samfundet

- At tage medansvar i familie og samfund, høre andres meninger og danne sin egen, finde sin

egen tro og have respekt for andres

• Øget opmærksomhed på natur og miljøhensyn

- At værne om naturen

• Udvikling af en (ny) profil for spejderarbejdet

Da korpsledelsen (før korpslejrudvalget var etableret) vedtog de fem fokusområdet forekom det som en

8


god ide. Men i løbet af den kreative periode (det første år) var vi simpelthen nødt til at prioritere dem – for

netop at have den fornødne fokus på dem!

Fokusområdet ”natur og miljøhensyn” blev til ”klima & miljø” og ”udviklingen af en (ny) profil for

spejderarbejdet” blev til det, som vi kaldte for ”spejderidentiteten”.

De to fokusområder:

Øget opmærksomhed på natur og miljøhensyn = ”Klima og miljø”

(at værne om naturen)

• Der arbejdes med både velkendte og nye indgangsvinkler for at opnå en øget fokus på spejdernes

evne til at værne om naturen

• At alle får øget sit kendskab til f.eks. de globale klimaforandringer og deres betydning for vores

fremtid

Udvikling af (ny) profil for spejderarbejdet = ”spejderidentiteten”.

Udvikling af ny profil indadtil og udadtil.

• Udgangspunkt i ”livsnerven i DDS” lig med ”Hvorfor er jeg spejder!”

• Fokus på at blive endnu bedre til det, der giver glæde ved spejderarbejdet lige nu.

• At bringe nye metoder og aktiviteter med ind i fremtiden.

• Udviklingen skal foregå i sammenhæng med spejd 2020.

Det var en stor fordel, både i planlægningen og ikke mindst i gennemførelse af lejren kun at have to

fokusområder.

Dermed lykkedes det fint for både korps- og lejrledelsen, at få Blå Sommers vision, samt lejrens

to fokuspunkter ”klima” og ”spejderidentitet” til at gå op i en højere enhed med korpsledelsens

handlingsplaner G., H. og Z.

Fokusområdet ”klima og miljø” var en stor succes både for lejren og over for hver enkelt lejrdeltager. Det

lykkedes os at nå helt ud til hver enkelt spejder/leder med både budskabet om at vi skal passe på natur

og miljø, samt at spejderarbejde også fremover handler om at passe på naturen, herunder klimaet. Ingen

tog fra Blå Sommer uden en øget bevidsthed om at hver eneste spejder må tage sin del at ansvaret for at

bevare både vores natur og vores miljø – det er essensen af ”at værne om naturen”

Blå Sommers vision var at øge forståelsen for korpsets formål og grundlæggende værdier. Gennem

fokusområdet ”spejderidentiteten” – kunne vi stille spørgsmålene ”hvorfor” vi er spejdere og ”hvad” det er

vi vil, med det at være spejdere.

I lejrens regi kaldte vi det for ”spejderidentiteten” og gennem aktiviteter, træning, sang, åbning og

afslutningsarrangementer var der stor og sammenhængende fokus herpå. Det var meget opløftende

at opleve spejdere sætte ord og handlinger på deres ”spejderidentitet” f.eks. i interviews i Radio Blå,

lejravisen ”Raften” eller når man var sammen med dem på aktiviteterne.

I forbindelse med lejren lykkedes det også, i et større eller mindre omfang, at få den enkelte til at

reflektere over sin egen spejderidentitet.

Fælles for både ”klima” og ”spejderidentiteten” er, at det er aktuelle emner i samfundet i disse år hvilket

klart er medvirkende til at det lykkedes at få den eksterne presse interesseret i DDS.

Vores anbefaling er:

• et arrangement af den størrelse skal have en vision, at den gode sammenhæng med korpsets øvrige

handlinger/aktiviteter er en fordel

• at man KUN kan have et eller højst to fokusområder og så skal indsatsen koncentreres her, (vi ved

det godt – men husk det alligevel)

• at det er virkelig godt når det lykkedes at vælge de helt rigtige fokusområder så lang tid i forvejen

• vi skal være ambitiøse – (også selvom vi ikke opnår alt)

9


Teenspot

Til inspiration og for at sikre os aktuel viden om unge mennesker anno 2009 indgik KOL og KLU et

samarbejde med konsulentfirmaet Changepilot. Navnet på dette samarbejde blev ”Teenspot”.

Teenspot udpegede en række helt centrale forhold der er gældende for teenagere anno 2009 hvilket

var en god øjenåbner for mange i KLU. Projektet ledte direkte til hele den måde lejrens aktiviteter blev

opbygget på, og også til ”Blå Sommer Battle”-hjemmesiden, en hjemmeside rettet direkte mod de 10 –

16-årige.

Tiden og pengene til projektforløbet føler vi er givet rigtigt godt ud, fordi det gav os alle en fælles

referenceramme for hvad en teenager anno 2009 er for en størrelse. Det sparede os for mange

diskussioner undervejs. Det muliggjorde også, at vi i fællesskab kunne træffe en kvalificeret beslutning

om, hvem vi skulle have som lejrens primære målgruppe.

Vores anbefaling er at et lignende forløb i opstarten af et stort projekt er en rigtig god idé.

Målgruppe

Korpset har det største medlemsfrafald i teenageårene. Derfor valgte vi de 10-16-årige som målgruppe

for lejren. For at blive klogere på denne målgruppe bad vi konsulentfirmaet Changepilot om at fortælle os

mere om denne gruppe unges liv. Projektet blev kaldt ”Teenspot”.

Det virkede rigtigt godt med en fast defineret målgruppe som vi var enige om. Det hjalp os til at fokusere

vores indsats.

Vores anbefaling er at have en fast defineret primær målgruppe, naturligvis uden at glemme at lejren

også har andre deltagere.

KLU-møder

Hvordan skabes et godt lejrudvalg? Hvad og hvem er de afgørende faktorer? Hvilken ledelse skal der til?

Vi ved det ikke! – og jo… det ved vi såmænd godt. Noget har vi beskrevet her i rapporten og resten

vil tage alt for meget plads. Men spørg os – vi stiller gerne op til en snak om hvordan vi udførte vores

ledelse af korpslejrudvalget.

Summen er, at vi fik et fantastisk korpslejrudvalg – og det fungerede på trods af, at vi var 31 omkring

bordet. Kemi, disciplin, stabilitet, ledelse, respekt for hinanden og hinandens arbejdsopgaver, godt humør,

vilje til at ville opnå noget (stort) sammen, og ikke mindst en vision med fælles mål & fremdrift – er nogle

af de nøgleord, som vi kan sætte på.

Sammensætningen af udvalget er dog et vigtigt parameter. Kombinationen af unge/gamle, nye/

erfarne, kendte/ukendte, m/k, osv. er betydningsfuld. Der er god energi i at kunne lave konkret

erfaringsudveksling, sparring og vejledning til hinanden på tværs af underudvalg, ligesom en mere fast

struktur, hvor f.eks. underlejrenes teknisk tjeneste-folk er en del af det samlede TU, var en rigtig god idé

I tiden før lejren måtte kun 2 personer melde fra og det af gode grunde. Disse to funktioner blev

selvfølgelig erstattet af andre gode folk

Alt materiale til KLU var kun på nettet. Hverken dagsordner eller andet skriftligt materiale blev sendt ud

på papir.

Vi har holdt 17 KLU-møder før lejren og langt de fleste er afholdt som fredag/lørdags møder. Mødestedet

var stort set fast og lå centralt i landet (Fyn). Det er godt for arbejdspresset, at have søndagen hjemme

hos familien.

Under lejren holdt vi KLU-møde hver morgen. Mødet tog ca. en time, og KLU spiste morgenmad samtidig

med at dagens opgaver og udfordringer blev behandlet. Disse møder var gode, udbytterige, skabte

sammenhæng midt i travlheden, og her var også chancen for at få præcis information ud i lejren.

10


Efter lejren holdt vi 2 KLU-møder. Et med det meste af evalueringen og et afslutningsmøde.

Vi anbefaler klart at starte med: at skabe det værdibaserede, lejrens vision og de konkrete mål, de

kreative ideer, at få fokus på målgruppen, skabelsen af en fælles viden (ChangePilot- processen) - med

det ene formål at finde fælles fodslaw i det fremtidige arbejde. Vi er overbeviste om, at netop den proces,

vi gennemgik sammen, har været med til at skabe en fælles forståelse på, f.eks. ”hvad er en teenager i

2009”, og det har sparet os for mange diskussioner undervejs.

Vi anbefaler at huske vigtigheden i sammensætningen af udvalget, den gode forplejning, en stabil

mødestruktur, interessen for hinanden, hyggen, lidt sjov og ballade, et lejrbål, en gave og et par gode

oplevelser, som ikke er direkte spejderrelaterede.

Jobbørs og KLU bemanding

Til etableringen af korpslejrudvalget gjorde vi tre ting:

• Stillingsopslag på DDS.dk og i Broen

• Lejrchefer (og andre) finder gode emner og tilskynder dem ”at søge” jobs til Blå Sommer

• Lejrchefer, og senere udvalgsformænd, finder de rigtige folk til de rigtige opgaver

I den overordnede sammensætning af KLU bestræbte vi os på at få en pæn sammenblanding af nye,

gamle, m/k, uerfarne/erfarne, dobbelt besætning på udvalgene.

Jobbørsen var en god succes og der kom over 100 ”ansøgninger” ind. Iblandt dem var folk, som både var

kendte og ukendte med at lave Blå Sommer. Det, som var sværest i den sammenhæng ,var at enkelte

simpelthen ikke havde forstillet sig, at de ikke fik ”jobbet”. Halvdelen af KLU er folk som er kommet via

jobbørsen.

Vi/lejrcheferne fandt også folk gennem egne og andres netværk og flere udvalgsformænd er blevet sat

sammen uden at kende hinanden på forhånd, og alligevel (måske derfor?) er opgaven løst godt.

I forhold til underlejrene var det en klar prioritering, at der skulle findes folk fra den pågældende landsdel,

og at de gerne måtte være uerfarne i Blå Sommer regi (hvilket skaber nye folk til store opgaver). Begge

dele viste sig at lykkedes meget fint.

Vi oprettede også en ”Finansminister”-stilling, og således fik vi en ansvarlig hjælp til alt det økonomiske

som ellers ville ligge hos en af lejrcheferne.

Vi afholdt samtaler med hver enkelt omkring det job, som den pågældende gerne ville lave, og om

arbejdet i et korpslejrudvalg, og vi afklarede det, som vi/lejrcheferne og de gerne ville opnå. Nogen fik

jobbet, nogen sagde vi nej tak til, og alle de, som ikke blev medlemmer af korpslejrudvalget, fik vi placeret

andre steder i organisationen. En fin succes.

I hovedtræk er det ikke svært at finde folk til en projektopgave som Blå Sommer. Med undtagelse af

hjælperlejren, så havde vi et fuldtalligt korpslejrudvalg i september 2007, da vi holdt vores første møde.

Alligevel er det, som ofte, svært at finde folk til f.eks. aktivitetsopgaven og lige til det sidste var det svært

at finde folk til f.eks. kantineopgaven.

Korpslejrudvalget bestod af:

• Forretningsudvalg (KLU-FU): 2 lejrchefer, 1 finansminister, 1 konsulent på fuld tid og 1 sekretær som

tilsammen var KLU-FU

- i praksis holdt lejrchefer og konsulent møde sammen hver 14 dag. Hele KLU-FU mødtes løbende

gennem hele planlægningsforløbet.

• Herudover havde vi også en ”Giv et år”- spejder ansat det sidste år før lejren. Blå Sommer

konsulenten var daglig leder for GEÅ-spejderen.

• Aktivitets- og træningsudvalg, festudvalg, gæsteudvalg, kommunikationsudvalg(SPIN), teknikudvalg,

proviantudvalg, administrationsudvalg, 5 underlejre og 1 hjælperlejr – i alt 26 personer. En

klimavejleder hvis opgave var at rådgive og vejlede alle udvalg i forhold til fokusområdet ”klima og

miljø”.

11


I alt var KLU på 31 mand – hvilket er et ret stort udvalg at arbejde med. Omvendt så var det en rigtig

beslutning for os at alle var med til alle møder, hvilket blot krævede en god mødedisciplin fra alle.

Gennem hele planlægningsperioden havde vi et fast køkkenhold og et mindre afløser-hold. Det var guld

værd at have nogen til at ”kræse” for lejrudvalget under de lange møder – og at de var stabile og klar

hver gang.

Vi anbefaler varmt en jobbørs. Der dukker faktisk guld frem, som man ikke kender eller har tænkt på. Det

er meget positivt, at alle kan melde sig til at være med. Jobbørsen var klart med til, at det lykkedes at

etablere et (næsten fuldtalligt) korpslejrudvalg i løbet af 4 måneder.

Vi anbefaler også, at man tænker sig nøje om når organisationsstrukturen til et så stort arrangement

skal laves. I Blå Sommer regi har vi f.eks. altid haft et stort teknikudvalg, som ordner alt for alle, eller en

hjælperlejr som f.eks. har en stor kantineopgave. Sådan behøver det jo ikke nødvendigvis at være.

Vi anbefaler klart et fast madhold til korpslejrudvalget.

Tidsplan

I hele forløbet arbejdede vi med en tidsplan for hvilke opgaver der skulle løses hvornår. Tidsplanen

angav i hvilken fase af planlægningen vi befandt os, hhv. kreativ, planlægning og udførelse samt hvilke

emner der ville komme til behandling på de kommende møder, både internt i KLU og på møder med

f.eks. korpsledelsen. Tidsplanen blev løbende opdateret. De tre faser var i tid således:

• Kreativ fase: Oktober 2007 til og med maj 2008, svarende til seks KLU-møder

• Planlægningsfase: Maj 2008 til og med juni 2009, svarende til 11 KLU-møder

• Udførelsesfase: Juli 2009, lejren

• Evalueringsfase: August til og med oktober 2009, svarende til to KLU-møder

Tidsplanen viste sig at være et rigtigt godt redskab i planlægningen, og arbejdet med en sådan for hele

forløbet kan kun anbefales. Det giver et fælles overblik, og alle har mulighed for i god tid at se hvornår de

forventes at have noget klar til behandling på et møde, eller vurdere om noget skal flyttes rundt mellem

møderne.

Til brug under selve lejren blev der lavet en ”KLU-kalender” med angivelser af, hvornår de forskellige

udvalg i KLU havde interne møder, og hvornår der var andre former for arrangementer, hvor KLU

medlemmers tilstedeværelse var ønsket. En sådan kan vi også anbefale.

Hensigtserklæringer

Den sidste ting, som blev udarbejdet sammen med vision og fokusområder, var en række

hensigtserklæringer, som vi målrettet ville arbejde efter. Disse opstod på baggrund af de oplevelser, som

lejrudvalget fra 2004 havde, og det fremadrettede mål for os var at have fokus på forbruget af alle former

for ressourcer.

Hensigtserklæringerne blev formuleret således;

Ressourcerne målrettes med fokus på udbyttet

• De tilstedeværende ressourcer prioriteres. (Økonomi, hjælpere, tid)

• Løbende opfølgning på lejrens mål for at sikre at ressourcerne bruges bedst.

• Fokus på deltagerne og hvad der giver dem den bedst mulige lejr.

• Grupperne tager ansvar i forbindelse med den praktiske afvikling af lejren.

Blå Sommer giver nye redskaber til arbejdet i grupperne:

• Hensigten er at styrke arbejdet i grupperne via nye tiltag.

• Tiltag der støtter målene for Blå Sommer.

12


• Tiltag der er i tråd med det øvrige udviklingsarbejde i DDS.

• Redskaber kunne f.eks. være udgivelser, aktiviteter, konkrete metoder, tilføjelser til

aktivitetsdatabasen.

Blå Sommer er sjov og meningsfyldt

• Med sjov menes oplevelser og begejstring for både spejdere, ledere og hjælpere.

• At glædes og at glæde andre.

• Meningsfyldt fordi vi bruger det vi laver og laver det vi bruger.

• Alle deltagere har medindflydelse på udformning af egen lejr.

Alle ønsker at lave så god en lejr som muligt, og det er med det som afsæt, at et korpslejrudvalg og deres

udvalg let får tingene til at eskalere, og f.eks. øger serviceniveauet unødigt højt eller får sat sig alt for

urealistiske mål for, hvad der er ”nice to have”. Kort sagt man glemmer, at det måske er nok med ”need

to have”. Den modsatte faktor er, at en del grupper har urealistiske forventninger til f.eks. serviceniveauet

og reelt forventer, at alt er super professionelt lavet og udført, og at folkene bag ”Hotel Blå Sommer” kan

man forlange alt af!

Vores mål med at formulere disse hensigter var at lave en form for forventningsafklaring – over for os

selv, men i høj grad også over for grupperne og hjælperne.

Hensigtserklæringerne hjalp os til en øget fokus på f.eks.;

• at det også skulle være sjovt for de som skaber, forbereder og gennemfører Blå Sommer

• at både KLU og alle andre hjælpere skulle have lyst til nye projekter efter Blå Sommer

• behovet for hjælpere nok til oprydningen af lejren (Se hjælpertiltag)

• at grupperne var medansvarlige for opgaver i lejren f.eks. rengøring af toiletter

Alene det, at hensigtserklæringerne og dermed forbruget af ressourcerne var formuleret, hjalp os godt

på vej. De var gode at kunne referere til – især når vi nærmede os (endnu) en forøgelse af servicen,

håndteringen af de manglende hjælpere til konkrete opgaver eller udbuddet af oplevelser, ligesom de

var gode når vi satte niveauet for gruppernes involvering af arbejdsopgaverne. I håndteringen af de

manglende hjælpere til konkrete opgaver, f.eks. til trafikvagter og opvask i kantinen, var det dog sværest

at finde den fælles fortolkning af hensigtserklæringerne. For det udvalg, som mangler folk, forekommer

det altid nemmere at flytte hjælpere til andre opgaver, end det gør for det udvalg, som har hjælpere nok.

Geografisk organisering af underlejrene

Vi fandt det oplagt at prøve en anden organisering af Blå Sommer end den så velkendte i forhold til

underlejrene. Herudover oplever vi, at korpset har et overordnet behov for at styre de lokale netværk og

dermed det lokale spejderarbejde, hvilket det igen er oplagt at bruge Blå Sommer som ”redskab” til at

forbedre.

Målet var altså at styrke de lokale netværk, øge nærheden og ejerskabet for Blå Sommer og inddrage

divisionerne i forberedelserne af lejren. Ved at skabe underlejrene ud fra geografien, ville det også være

praktisk muligt for grupperne at kunne videreudvikle det venskab man kan få ved at ligge i klynge med

andre grupper. I denne organisering kan to grupper, som ligger i klynge sammen på Blå Sommer, sagtens

mødes efter lejren – fordi de trods alt ikke bor så langt fra hinanden. Vi vil gerne give grupperne (og

divisionerne) denne mulighed for at skabe nye netværk i tiden efter Blå Sommer.

Derfor blev Blå Sommers 5 underlejre organiseret ud fra en geografisk inddeling, og således kom

grupperne i lejr med grupper fra egen landsdel. Vi prioriterede også, at hver underlejrledelse skulle findes

lokalt og gerne med nye kræfter i Blå Sommer regi.

Det var en stor succes! Alle UL-ledelser blev bemandet med folk fra de forskellige divisioner, og

dermed var der skabt en direkte forbindelse til hver enkelt division og til mange grupper. Stort set alle

underlejrchefer var nye i Blå Sommer regi, hvilket skaber nye folk til store opgaver. De gennemførte både

lederdagen i marts 2009 og Blå Sommer med stor tilslutning og stor opbakning fra grupperne i hvert

deres område.

13


Det er værd også at påpege de 5 underlejres flotte samarbejde og gensidige støtte til hinanden i

forberedelserne. Deres mål var, at det skulle være lige godt at være på lejr, uanset hvor man var spejder,

og de udførte opgaven til UG.

Det blev naturligt at tilmelde sig til den underlejr hvor man ”hørte til” og de fleste underlejre blev også

bemandet rigtig godt (om end der var en del forskel på den samlede mængde af hjælpere i en UL).

Succesen i UL-organisering og bemandingen kunne mærkes andre steder i Blå Sommer-regi, f.eks. på

de manglende hjælpere i hjælperlejrens kantine, ”Forsamlingshuset”, eller hos TU. Det fik os til at flytte

(endnu flere) opgaver som f.eks. bespisning og etableringsopgaver over i UL-regi, hvor de blev løst til stor

tilfredshed for alle.

En Blå Sommer organisation er stor! Og der er store udvalg som f.eks. TU der kræver mange hjælpere,

hvis de skal servicere alle. Der er også arbejdsopgaver, som er meget lidt attraktive som f.eks.

Kantineopgaven med bespisning af op til 1800 hjælpere dagen før lejren. Sådanne opgaver kan/skal man

fordele i mindre og knapt så komplekse arbejdsopgaver.

Vores anbefaling er, at dele mere ansvar ud i det decentrale system. Det generer netværk og øger

fællesskabet og ansvarligheden i den enkelte landsdel – hvilket kan genere endnu mere godt

spejderarbejde i fremtiden! Man skal dog huske, at den anbefaling forudsætter, at alle UL-ledelser udfører

deres opgaver lige så godt, som vi så det i 2009. (I værste fald kunne man jo stå med en hel underlejr

som ikke fungerer).

Lederdage for grupperne i marts 2009

Den sidste weekend i marts 2009 afviklede UL-ledelserne en lederdag for alle grupper. Der var stor

succes og flot tilslutning fra gruppernes ledere - flere steder med 350 deltagere. Det var forholdsvis

simpel opgave for UL-ledelserne at forberede denne ene dag og flere steder blev den f.eks. afviklet på en

skole.

Programmet bød på præsentationer af Blå Sommer folk, informationer, afklaring af spørgsmål,

workshops, musik og på hvert møde deltog en lejrchef (med en tale). Noget af det, som betyder allermest,

er det personlige møde. At underlejrledelsen/Blå Sommer og gruppens ledere får set, hørt og oplevet

hinanden – det er det bedste udgangspunkt for en god lejroplevelse overhovedet.

Det er i den form for møde, at man kan lave en ”forventningsafklaring” som både arrangører og deltagere

har brug for. Når forventningerne er afstemte og opgavefordelingen fordelt, så er grundlaget lagt for et

godt arrangement.

Vi kan kun anbefale den slags arrangement. I modsætning til al den information man ellers kan sende ud

på nettet og i breve – så går informationen rent ind, når man deltager i sådant et møde.

Det var ”kick-off” arrangementer der gjorde noget ved alle som deltog.

Forberedelsesweekend for KLU og udvalg i henholdsvis

september 2008 og januar 2009

I september 2008 indbød korpslejrudvalget de 120 nærmeste udvalgsmedlemmer til weekend på

Stevninghus. Det var en stor succes, og vi kunne nemt have været endnu flere. Omvendt så er det også

ok med en vis prioritering af, hvem der er med hvor.

Programmet bød på præsentation af de enkelte udvalgs arbejdsområder over for hinanden. Målet var,

at alle blev afklaret på, hvor opgaverne var placeret og hvem der var ansvarlige for dem. Herudover var

der afklaring og opgaveløsning fra udvalg til udvalg, tur på markerne, pep-talk og morgensamlinger fra

lejrcheferne og ikke mindst, underholdning og sjov lørdag aften.

I januar 2009 indbød korpslejrudvalget igen udvalgene til et endags-arrangement i Odense. Det var også

en stor succes, og der deltog ca. 170 udvalgsmedlemmer.

14


Programmet var information fra KLU til udvalgene, koordination

og afklaring af opgaver fra udvalg til udvalg og pep-talk fra

lejrcheferne med tilhørende præsentation af korpslejrudvalget.

Det var igen en succes.

Vi kan kun anbefale den slags arrangementer. Det giver

gejst, sammenhold og fælles fodslaw! Man må ikke glemme

behovet for og nytten af at mødes, kunne se, høre og tale med

lejrcheferne – og sidst men bestemt ikke mindst, den personlige

kontakt fra udvalg til udvalg er med til at fremme løsningen af

opgaverne.

Sammenhæng og samarbejde med

korpskontoret

Vi mener at en grundlæggende forudsætning for

ledelsesarbejdet i DDS er det frivilligheden, også for et så stort

arrangement som en Blå Sommer.

Når det så er sagt, så må vi erkende at netop de rigtig store

arrangementer alligevel kræver en vis bistand fra f.eks.

konsulenter og administrative ressourcer.

Det er vores oplevelse at både administrativ hjælp og

konsulentstøtte er med til at hæve kvaliteten af det arbejde som

de frivillige udvikler.

Verden i dag bliver mere og mere kompliceret, der kræves

større organisering på tværs end tidligere. Den enkeltes

forbrug af tid til opgaven er måske knapt så stor som tidligere

og endelig, så forventer alle, både lederne, spejderne og

forældrene har et meget højt kvalitetskrav til alting. Måske er

kravet til kvalitet måske endda særligt højt til de meget store

arrangementer? (se del 2, frivillighed).

På baggrund af tidligere erfaringer med Blå Somre,

udarbejdede vi et grundlag for henholdsvis behovet for

konsulentbistand og administrativ bistand fra Korpskontoret,

som vi stort set har fået tildelt Blå Sommer.

Vi har på nuværende ikke den præcise optælling af

timeforbruget, men som det opleves pt. så passer estimatet

med det udførte – og dog, fornemmer vi, at der er et reelt behov

for yderligere administrativ hjælp i forbindelse med udførelsen

af regnskabet efter lejren.

Blå Sommer 2009 har haft stor gavn af den støtte som

korpskontoret har ydet – ingen skal være i tvivl om det. I særlig

grad skal dog nævnes den støtte som korpslejrudvalget og

lejrcheferne har haft ved at have deres ”egen” konsulent. Netop

den funktion har været med til både at støtte korpslejrudvalget i

udviklingen af lejren, men også som hjælp til alt lige fra at søge

sponsorpenge til at få fulgt opgaver til dørs.

Konsulenthjælp er også en vigtig faktor hos udvalg som

program/aktiviteter og kommunikation. På programsiden

skal vi sikre, at udvikling og udbud er af god kvalitet og bliver

meningsfyldt.

På informations-/kommunikationsområdet er det vigtigt at

være på niveau med de almindelige medier, for ikke at tabe

15


deltagernes opmærksomhed – måske er det simpelthen nødvendigt at være professionel her?

På økonomisiden er det vigtigt at være opmærksom på, at en Blå Sommer er på niveau med DDS´

almindelige daglige økonomifunktion eller endda større, set på årsbasis. Endvidere skal regnskabet indgå

i korpset samlede regnskab. Der skal derfor sikres en god løbende dialog med økonomifunktionen på

korpskontoret, herunder afdækkes i hvilket omfang bogføring, kontering mv. kan ske ved frivillige.

Vi gjorde en del for i højere grad at lægge ansvaret ud blandt de frivillige. Således iværksattes brugen af

et webbaseret C5 regnskabssystem, hvor de enkelte udvalg fik mulighed for selv at kontere, endvidere

fik hvert udvalg tilsvarende oprettet bankkonti til afregning af fakturaer. Der er ikke tvivl om at jo mere, der

kan lægges ud, jo større er chancen for ressourcemæssigt at kunne følge med. Specielt perioden lige

omkring lejren og lige efter er det vigtigt at allokere ressourcer nok til, og her fik vi ikke afstemt tingene

godt nok med korpskontoret til at holde skruen i vandet efter lejren.

Når vi ønsker at udvikle os og være på forkant eller sågar foran udviklingen, skal vi afsætte resurser til

at hjælpe os med at fokusere på kvaliteten. Her er det vigtigt at huske at Blå Sommer er korpsets største

arrangement og ligesom alle andre store udviklings- og oplevelsesarrangementer, så kræver det netop

den rette mængde af lønnede ressourcer.

Vores anbefaling er klar – man kan kun gennemføre den slags arrangementer med en vis konsulent- og

administrativ støtte til de frivillige formænd/ledere – især inden for arbejdsområder som lejrudvalget/

lejrcheferne, aktiviteter/træning, kommunikation, internationalt og økonomi.

Vi anbefaler at alle konsulenter skal være med i processen fra starten af og at formændene så vidt muligt

er med til at vælge deres konsulent – dette for at optimere samarbejdet og dermed udbyttet af de lønnede

ressourcer.

Vi anbefaler også, at der iværksættes et par ”midtvejsstop/evaluering/vurdering” af samarbejdet mellem

de frivillige formænd og de lønnede kræfter. Det formåede vi ikke inden for alle arbejdsområder, og det er

tydeligt for os, at det er en nødvendighed for at opnå det fulde udbytte for alle.

Endelig er det, hvor småt det end kan lyde, meget motiverende at opleve, når de lønnede kræfter også

yder en stor grad af ”frivillighed” i form af forskudt/ekstra arbejdstid især i udførelsesfasen. Alt andet

opleves meget demotiverende for de frivillige som arbejder 15 timer om dagen.

Blå Sommer konsulent, arbejdsopgaver

Med undtagelse af de først par måneder har Blå Sommer-konsulenten arbejdet fuld tid fra 1. marts 2008.

Jobbet bestod i varetagelse af samfulde opgaver, samt styring og vejledning i forhold til ”Giv et år” -

stillingen. Konsulentansættelsen er berammet til udgangen af 2009 og den har under hele forløbet været

til stor gavn for både korpslejrudvalg og lejrchefer og dermed for Blå Sommer som sådan.

• Sparre og hjælpe lejrchefer med løbende opgaveoverblik, herunder f.eks. administration af tidslinje

og lignende styringsredskaber

• Overblik over kontrakter (> 100.000 kr), bindeled til DDS Økonomi

• Løbende gennemlæsning af alle udvalgs referater og opfølgning hvor det har været relevant

• Dagsorden og bilag til KLU-møder

• Godkendelser af internationale ledere og IST’er

• Udarbejdelse af diverse procedurevejledninger

• Hjælp med gennemlæsning af diverse tekster til blade o.lign., især i opstartsfasen

• Diverse myndighedshenvendelser

• Overblik over sponsoransøgninger, sparring med de der gerne vil søge, og hjælpe med at skrive

ansøgninger

• Varetagelse af daglig ”kundeservice” fra kontoret

Giv-et-år spejder, arbejdsopgaver

Giv-et-år spejderen har arbejdet fuld tid med Blå Sommer i perioden oktober 2008 til september 2009.

Dette har været en passende ansættelsesperiode.

16


• Web

• Hjælpe web-SPIN med småopgaver i forhold til dds.dk/blaasommer

• Sammen med webkonsulenten medvirke til brugerundersøgelser mv. til brug ved justering af indhold

og struktur på dds.dk/blaasommer

• Sammen med webkonsulenten medvirke til brugerundersøgelser mv. til brug ved oprettelse af ”Blå

Sommer Battle”, www.blåsommer.dk

• Kundeservice – ansvarlig for besvarelse af henvendelser til Blå Sommer på mail

• Udvikling og design af et Blå Sommer spil med spørgsmål og svar om Blå Sommer

• Hjælpe med opsætning af dagsordener og bilag

• Deltage i projektlederuddannelsen

• Hovedansvarlig for ”mudder og pudder”, underholdning til rejsen frem og tilbage til Blå Sommer

• Godkendelser af internationale ledere og IST’er

• Projektstarter på ”Plant et træ”

• Generelle administrative ad hoc opgaver, f.eks. opsætning af div. invitationer og plakater mm.

Konsulenthjælp til Aktivitets- og Træningsudvalget

I forhold til konsulentopgaverne til Aktivitets- og Træningsudvalget var følgende opgaver planlagt:

• Deltagelse i Aktivitets- & Træningsudvalgets møder, og “forretningsudvalgs” møder

• Sparring med ATUs formænd

• Sikring af sammenhæng med det øvrige DDS’ arbejdsgrupper og udvalg, specielt programområdet

• Sikre forankring af tiltag og de konkrete projekter i DDS efter Blå Sommer, herunder specielt

træningen

• Støtte til ATU formændenes koordinering og opfølgning på udvalgets opgaver

• Procesvejledning i forbindelse med ATUs møder

• Kontakt og koordinering med de øvrige Blå Sommer udvalg

• Opfølgning samt evaluering efter Blå Sommer, så opgaver løber til og med sep. 09

• Kontakt til eksterne organisationer og samarbejdspartnere, herunder evt. også andre spejderkorps,

specielt hvor dette skal gøres i “normal arbejdstid”

I praksis blev den største og værdifulde hjælp dog udført i forbindelse med:

• Støtte og bidrage til udarbejdelse og implementering af aktivitetstilmeldingssystem.

Denne prioritering gør dog ikke de ovenstående opgaver mindre vigtige, tværtimod.

For at sikre sammenhængen mellem det daglige DDS´ kursusudbud og Blå Sommers træningsaktiviteter,

har Aktivitets- og Træningsudvalget også haft administrativ hjælp til styring af logistik, tilmelding/

afmelding, adgang til Blå Medlem osv. i forbindelse med tilmeldingerne til Blå Sommer. Denne hjælp har

også været af stor værdi for både lejren og DDS.

Konsulenthjælp i forbindelse med kommunikationsopgaven

I forhold til opgaverne omkring kommunikation og IT, havde vi defineret følgende:

Kommunikation & IT:

• Sikring af sammenhæng mellem DDS’ og Blå Sommers informationsbehov i egne medier og eksternt

• Samarbejde i forbindelse f.eks. ekstern presseomtale (f.eks. krisehåndtering)

• Bistand til etablering af de nødvendige IT-faciliteter på DDS.dk

Der var god fornuft i sammenhængen mellem ovennævnte opgaver og SPINs arbejde, om end lejren selv

varetog opgaven med etableringen at de nødvendige IT faciliteter.

17


Ressourcer i forbindelse med økonomi, forsikringer og kontrakter

Det er værd at notere sig at økonomien både omsætnings- og bilagsmæssigt for en Blå Sommer er

på niveau med DDS´ almindelige daglige økonomifunktion eller endda større, set på årsbasis. Dette

samtidigt med, at et Blå Sommer projekt strækker sig over 3 år. Derfor er det bydende nødvendigt at

tilføre denne opgaver de nødvendige ressourcer og ophæng for at sikre regnskabs- og aftalemæssige

aspekter efterleves på en måde, der hænger sammen med DDS’ økonomi og samtidigt følger DDS´

retningslinjer for økonomi- og ressourcedisponering.

Vi definerede opgaverne til at være følgende:

Økonomifunktioner

• Økonomichefens deltagelse i Blå Sommers økonomistyregruppe og administrationsudvalg.

• Alm. løbende bogføring og klargørelse af budgetter og regnskab – både før, under og efter BS.

• Stram opdatering af BS’ økonomi både før og under lejren.

• Afslutte regnskab

• Samarbejde med BS’ Administrationsudvalg og Finansminister.

• Opgraderinger af systemer

• Tilmeldingssystemer – Blåt Medlem

• Afdækning og udvidelse af nødvendig forsikringsdækning

• Afdækning af kontrakt- og fondsaftaler, så de harmonerede med andre tilsvarende, som ikke var

relaterede til Blå Sommer

Alle gode kræfter til trods, så kunne vi sagtens have brugt flere ressourcer end der var, alternativt have

langt endnu flere opgaver ud til de decentrale kasserere, der udførte et stort stykke arbejde i forbindelse

med kontering af bilag i C5.

”Leje” af Stevninghus og omliggende arealer.

Militærarealerne og søen

Placeringen af Blå Sommer på Stevninghus er ligetil, idet at det netop er Blå Sommers tilstedeværelse

hvert 4-5 år, som berettiger at vi har al den jord på Stevninghus. Derfor placeres lejren der.

Med undtagelse af en enkelt lejet mark, så afholdt vi denne gang Blå Sommer på egen jord. Pladsen var

en smule trang om end grupperne gennemsnitlig havde næsten det sammen antal m2 , som de før har

haft. Konkret havde hver spejder 12,5 m2 til reel lejrplads. Hertil skal så lægges lejrgader, brandbælter,

fællesarealer og aktivitetspladser.

Når det kunne lade sig gøre, så er det fordi en hel del af aktiviteterne blev afviklet på den lejede mark

(Forstaden), hvor også Sail In var placeret. Herudover havde vi også lejet en del at militærets arealer til

brug for aktiviteter. Hostrup sø tilhører forsvaret og indgik delvis i aftalen. Forsvaret er meget velvillige til

at leje ud til en god pris.

Det kan stærkt anbefales, at man har 100% skriftlig afklaring med udlejere om hvilke arealer der er aftalt

(kort) samt til hvad og i hvilket tidsrum.

Afviklingen af aktiviteter, store samlinger og gruppernes pladsareal gik over al forventning – selvom vi

selvfølgelig altid kan bruge mere plads.

Stor ros til korpsets ejendomsudvalg, der var meget servicemindede og bevist om at Blå Sommer er et

fælles arrangement for DDS.

Stevninghus er dog ikke en specielt hensigtsmæssigt placering af så stor en lejr. Ganske vist er selve

området optimeret til afholdelse af korpslejre. Men vores medlemmer bor typisk i de mere tæt befolkede

dele af Danmark. Dvs. vi bruger meget tid og penge på at fragte deltagere på tværs af landet.

Endvidere er mulighederne for at leje ekstra nabo jord, i en lidt særlig stilling (se naboer).

Med hensyn til valg af placering af f.eks. en Blå Sommer, så anbefaler vi, at man i god tid undersøger det

nøje og inddrager aspekter som geografi, trafikafvikling, etableringsudgifter, materieldepot, naboforhold,

osv. Det er ikke ligetil, uanset om man bruger Stevninghus igen, eller om man vælger andre løsninger.

18


Fildeling - KLUdocs

KLU brugte ”Epiware” til online fildeling under navnet KLUdocs. Systemet fungerede fint til formålet og

var rimeligt brugervenligt. Vi anbefaler at det prioriteres, at der findes et egnet fildeling-system fra starten.

Det skal dog huskes, at det er en udfordring hele tiden at sikre at alle kan bruge systemet og ikke mindst,

at fil-biblioteket er opdateret.

Kommissorier

Vi/lejrcheferne lavede skitserne til det enkeltes udvalgs kommissorium og når formændene var

fundet bidrog de så til fuldførelsen af indholdet – hvilket vi opfatter som en vigtig arbejdsopgave for

formændene.

Det kan være en hård proces at komme gennem dem alle – ikke desto mindre er det nødvendigt at få

beskrevet og afklaret det enkeltes udvalgs arbejdsopgaver. Vi var færdige med dem lige omkring nytår

2007/2008.

Midtvejs i planlægningsforløbet havde vi kommissorieindholdet på dagsordenen igen – for at tjekke

grænseflader og opdage evt. glemte arbejdsopgaver. Det var et nødvendigt og konstruktiv arbejde vi

udførte og det var medvirkende til, at vi ikke havde store uoverensstemmelser om opgavefordelingen.

Undervejs opstår der dog nemt et par opgaver, som på en eller anden måde ender hos lejrcheferne.

Det er bestemt ikke optimalt for hverken opgaven, lejrcheferne eller for dem som ender med at udføre

opgaven.

19


Del 2: Planlægning og

afvikling af lejren

A

Affaldssortering

På Blå Sommer blev affald sorteret i følgende fraktioner: klart plast, farvet plast, papir, dåser, organisk

affald og restaffald. Hver klynge havde et festivalhegn med poser sat op til sortering.

Der blev sorteret rigtigt meget og rigtigt pænt i klyngerne under selve lejren. Plasticposerne på

festivalhegn var ikke optimale, men alligevel lykkedes det at få sorteret en hel masse. Der var

pædagogiske billeder der viste hvilke fraktioner der skulle hvorhen, som spejderne forstod. Rigtigt mange

har også fået talt om hvorfor man skal sortere sit affald, så det pædagogiske formål blev opfyldt. Der har

endda været henvendelser fra dem der synes det er helt forkert at komme hjem og så bare blande det

hele sammen. Oveni dette har der også været en ren økonomisk gevinst ved at sortere affaldet.

Desværre fungerede affaldssorteringen og indsamlingen knap så godt på fællesarealer og i det centrale

system, ligesom det kiksede noget under nedbrydningen af gruppernes lejrpladser og under efterlejren.

Vores anbefaling er at der også næste gang arbejdes med affaldssortering. Både af miljømæssige,

pædagogiske og økonomiske årsager. Der skal dog særlig fokus på de ekstra ressourcer det kræver at

holde systemet under oprydningen, hvor det går rigtigt stærkt, og alle bare vil hjem.

Afslutning

I takt med åbningen, var der lagt vægt på at inspirere tilskuerne til at styrke deres spejderidentitet. Det

spektakulære show fortjener ros for at præsentere et storslået show, der både indeholdt lejrbålsstemning,

gav inspiration til fremtiden og den rumlig udnyttelse af rammerne. Koncerten med ”Hej Matematik” blev

prikken over iet og gav alle deltagere, både børn, unge og voksne en oplevelse, der var værd at fortælle

om.

Aktiviteter og træning

Koncept

Dagene var inddelt i tre aktivitetsperioder, formiddag, eftermiddag og aften. Aktiviteterne var inddelt i tre

hovedkategorier samt nogle større fællesaktiviteter. Disse var:

Sign ind: Aktiviteter man tilmeldte sig til på forhånd og deltog i i hele aktivitetsperioden.

Drop ind: Aktiviteter der ikke krævede tilmelding. Aktiviteterne krævede tilstedeværelse i hele

aktivitetsperioden.

Zap ind: Aktiviteter man kunne komme til og gå fra, kunne f.eks. være kasseaktiviteter.

Større fællesaktiviteter, specielt for en bestemt aldersgruppe: Jagten på Spejderånden (6-10 år), Plan-

Døgn for Junior (10-13 år) og Spejder (12-16 år), Geist (12-16 år) og Seniordøgn (16-23 år).


Langt de fleste aktiviteter blev udbudt af aktivitets- og

træningsudvalget (ATU), men det var også muligt for f.eks.

grupper at udbyde aktiviteter.

Formålet med konceptet var at give især spejderne mulighed for

at være fleksible, at gå til og fra ting og også at have tid til ”bare

at være på lejr”. Det var indtrykket, at en stor del af grupperne

og spejderne havde forstået konceptet og gav sig tid til at være

lejr og gå til og fra ting ud fra lyst og behov. Der forekom ventetid

nogle steder. Det kan være svært at undgå, hvis man fastholder

mange aktiviteter med en lidt mindre kapacitet, hvor der måske

tidligere har været en større kapacitet på de enkelte aktiviteter

med en forhåndstilmelding til alle aktiviteter. Ventetiden gav ikke

større problemer, og sammenholdt med den fleksibilitet, som

aktivitetsudbuddet gav, holdt konceptet.

En stor udfordring ved konceptet var, at det stillede store krav

til antallet af hjælpere. Det var til det sidste svært at finde

hjælpere nok til at afvikle alle aktiviteterne. Dog oplevede vi

succes ved at bruge nogle af DDS’ eksisterende netværk, f.eks.

ildfluerne, store løb og spejdercentrene. Disse bidrog i høj grad

til at løfte opgaven. Vi kan derfor kun anbefale at gøre brug af

eksisterende netværk igen en anden gang.

Foropgave /DM i Blå Energi

Foropgaven til Blå Sommer hed ”DM i Blå Energi” og var en

konkurrence i at lave den mest bedste og mest miljøvenlige

forbedring til gruppens lejrplads. I alt deltog ca. 100 grupper

i konkurrencen og der var rigtigt mange flotte og kreative

løsninger af opgaven. Det er vores oplevelse, at de grupper der

valgte at deltage i konkurrencen fik et positivt udbytte af det.

Aktiviteterne

Aktiviteterne var mange og forskelligartede. Der var aktiviteter

både i lejren og på aktivitetsarealerne i Forstaden. Det var en

fordel, at aktiviteterne var spredt ud over lejrens arealer, så der

er liv og aktivitet i hele lejren. Ved at sprede aktiviteterne er der

også bedre muligheder for at udnytte hele lejrens areal. Der var

aktiviteter nok, også selvom enkelte aktiviteter måtte aflyses

undervejs. Da aktiviteterne for de 6-13-årige ikke var ordentligt

oppe at stå ved lejrens start, gav det et underskud af aktiviteter

for denne aldersgruppe til at starte med. Der var ind imellem

for mange aktiviteter, f.eks. dagen efter seniordøgnet, hvor

seniorerne fravalgte aktiviteter.

Der var stor søgning til klimaaktiviteterne, hvilket kan skyldes,

at der var et mærke tilknyttet. Derudover var der stor søgning til

nogle af de lidt mere adventure-prægede aktiviteter, som f.eks.

Solaris-forhindringsbanen og træklatring. Denne type aktiviteter

kunne vi med fordel oprette flere af, da kapaciteten ikke stod mål

med efterspørgslen. Der kunne med fordel bruges ressourcer

på flere større aktiviteter, så det blev muligt at lave endnu flere

nytænkende tiltag end det, der allerede er tilfældet.

I forhold til temaerne, så er vi lykkedes rigtig godt med at sætte

klima på dagsordenen, men spejderidentiteten har ikke fyldt

så meget, som det burde. Det skyldes muligvis, at mange


oplever det som svært at arbejde med dette tema og så den omstændighed, at hver enkelt aktivitet burde

have sat refleksionen i mere system end tilfældet var. Når det så er sagt, så var spejderidentiteten flot i

fokus ved åbning og afslutning, ligesom den også var det i forhold til både den interne og den eksterne

presse. Et par af de store fælles aktiviteter gik desværre ikke som planlagt. Det var rigtigt ærgerligt for

både de, der have brugt tid og kræfter på at planlægge, og naturligvis for deltagerne. Heldigvis lykkedes

det at omorganisere ”Plan-døgn” og ”Jagten På Spejderånden”, så langt de fleste af deltagerne alligevel

fik en god oplevelse, om end det ikke helt var den, vi gerne havde villet give dem.

Vi havde et rigtigt godt samarbejde med både NGO’er og udefrakommende firmaer, som velvilligt stillede

med aktiviteter. Det er en tilgang, vi kan anbefale, da det både giver ekstra kræfter og et friskt pust udefra.

En væsentlig læresætning i forhold til de store arrangementer der ikke gik som planlagt er, at

arrangementer der kan regnes som værende større, bliver gennemgået grundigt med hjælp af en, som

har erfaring med store arrangementer, og som kan stille spørgsmål hele vejen rundt om arrangementet.

Det er svært at stille spørgsmål om noget, man ikke ved man skal spørge om. F.eks. er sikkerhed og

logistik to områder, hvor uerfarne ikke nødvendigvis ved, at forholdene er anderledes end ved mindre

arrangementer.

Vi anbefaler at lave en ”kvalitetskontrol” gående på f.eks. logistik og sikkerhed for de store arrangementer

– lavet af andre end de aktivitetsansvarlige.

Vi anbefaler større fokus på de aktiviteter, som grupperne ikke selv kan honorere hjemme. Det er her

søgningen er.

Vi anbefaler at huske på at bruge den ekspertise og kapacitet, som grupperne besidder, og inddrage dem

i f.eks. både planlægning og afvikling af aktiviteter.

Forstaden

Grundet pladsmangel måtte en del af aktiviteterne foregå på de lejede arealer i forstaden. Dette forløb

uden videre problemer.

Træning

Der blev gennemført mange moduler, men modulforløbene blev i vid udstrækning aflyst pga. for få

tilmeldte. Tilbagemeldingerne var, at det var svært at binde sig som leder for så lang tid. Der var en del

tilmeldte til modulerne op til lejren, og endda var en del af dem overtegnet. Men da deltagerne kom på

lejren, var oplevelsen, at aktiviteterne til spejderne vægtede højere end deres egen træning. Det er der

fuld forståelse for. Vurderingen er, at havde der ikke været udfordringer med de øvrige aktiviteter, havde

flere ledere deltaget på træning. Det betød noget for oplevelsen for deltagerne, at der ikke var så mange

at dele oplevelsen med. Mange af modulerne fik positive tilbagemeldinger fra deltagerne.

Vores anbefaling er, at selvom det er et stor apparat at sætte i søen, er det arbejdet værd. Der hvor vi kan

lære noget at denne Blå Sommer, er at man ikke skal have x antal pladser pr. leder, men i stedet sørger

for at udbyde relevant og kvalitetssikret træning. Derudover er det vigtigt at gøre op med sig selv, hvilken

træning der eventuelt skal ske på lejren, så man i god tid kan lave aftaler med instruktører om både

indhold og kvaliteten i denne.

Ledere

Alle voksne deltagere på lejren havde muligheden for at deltage i træning. I alt deltog 1.018 ledere i

træning under lejren. Dette svarede til ca. 37 % af lejrens ledere. I alt deltog lederne i 3.198 timer træning.

Seniorer

Projektlederuddannelsen og øvrig træning for seniorerne

22


For seniorerne var der, ud over projektlederuddannelsen, primært træning i forbindelse med

seniordøgnet. Træningen i forbindelse med seniordøgnet viste sig desværre at være lidt for lavt i niveau.

Projektlederuddannelsen var et tilbud som 73 seniorer mellem 16 og 23 år deltog i. Den var et forløb,

der strakte sig fra efteråret 2008 og frem til lejren. I perioden op til lejren blev deltagerne undervist

i projektteori, og de planlagde et konkret projekt til afvikling under lejren. Sidst på lejren var der

eksamen for projektgrupperne. Projektlederuddannelsen stod for den teoretiske del af uddannelsen,

mens vejledning i forbindelse med den praktiske løsning af selve projektet lå hos det udvalg, der var

opdragsgiver på projektet. Der blev forberedt og udført 18 større og mindre projekter på lejren. 66

seniorer bestod eksamenen, og der er udtrykt glæde over den læring og erfaring, som hver enkelt fik.

Det kan absolut anbefales at lave træning som et element i forbindelse med kommende store

arrangementer. Projektlederuddannelsen er også et tiltag, vi kan anbefale at gentage.

Hvis man vælger at gentage projektlederuddannelsen igen med et lignende set-up, er vores anbefalinger,

at de ansvarlige for projektlederuddannelsen også udøver konkret projektledelse over for hvert enkelt

projekt. Det er også vigtigt at forventningsafstemme med opdragsgivere i forhold til deres rolle, da denne

ofte er mere krævende end forventet. Ligeledes vil vi anbefale, at det er vigtigt at opdragsgivere på

forhånd har gjort op med sig selv hvor stor risikovillighed der er, da det kan ske at et projekt kuldsejler.

Alkoholpolitik

Blå Sommers alkoholpolitik tog udgangspunkt i, at ”ikke alkohol” skulle være det normale og ”alkohol” det

unormale i lighed med DDS’ overordnede alkoholpolitik. Der var naturligvis enkelte grupper der havde

en anden opfattelse af, hvad der er acceptabelt i forhold til indtag af alkohol, end den lejren som sådan

havde, men i det store hele oplevede vi ikke større problemer i forhold til alkoholpolitikken. Det er dog

forståeligt, at der set ud fra en gruppes vinkel kan være for meget alkohol og fest i et sted som Paradiset.

Til gengæld så er et sted som Paradiset med til at præcisere, hvor man kan få alkohol, og hvor man kan

feste, og dermed sikre knap så meget fest og larm andre steder.

Armbånd

Vi brugte ”festivalarmbånd” i to farver i forbindelse med lejren. Der var to formål med armbåndene. Dels

fungerede de som billet i forbindelse med den fælles transport til og fra lejren, og dels blev de anvendt til

at skelne mellem deltagere under og over 18 år.

Armbåndene blev udsendt til grupperne i starten af juni 2009 sammen med lejrbøger og lejrmærker.

Desværre skete der en del fejl i forbindelse med udsendelsen, så der måtte udsendes armbånd i flere

omgange. Endvidere var udsendelsen desværre for tidlig i forhold til gruppernes mange ændringer af

deltagere på lejren.

Hjælpere havde mulighed for at købe DSB-billetter med 30 % rabat ved fremvisning af armbånd. Dette

virkede efter hensigten.

Der var som forventet enkelte tilfælde hvor deltagere under 18 havde byttet sig til et voksenarmbånd,

men i det store hele fungerede de efter hensigten.

Vi anbefaler, at man en anden gang først udsender armbånd helt op til lejren, da de kan påsættes,

når man mødes og dermed ikke nødvendigvis behøver at være hos grupperne uger i forvejen. Det er

også vigtigt at man sikrer sig en form for kvalitetskontrol i forbindelse med udsendelse.

Vi anbefaler at man bruger en lignende løsning igen en anden gang. 1½ måned efter lejren er der stadig

rigtigt mange børn, der stadig går med deres lejrarmbånd. Det giver børnene en god mulighed for at

fortælle venner og skolekammerater om lejren og det, at de er spejdere.

23


Administration

Administration af så stor en lejr er en opgave der begynder meget tidlig, og slutter meget sent. Det er

således vigtigt, at der er personer (ansatte), der har ressourcer til at besvare henvendelser fra deltagerne.

Til denne Blå Bommer har administrationsudvalget alene behandlet 4500 individuelle mail-sager (en sag

kan bestå af mange, mange mails). Vi har udsendt 7853 individuelle mail omhandlende transport-info, fejl

i tilmeldingerne, information fra ATU, opkrævninger til udlændinge mm.

- Se auktion

- Se deltagertransport

- Se hittegods

- Se receptioner

- Se tilmelding

- Se webshop

Auktion og procedure for håndteringen af indkøbt materiel

I Blå Sommer regi bliver der indkøbet en hel del materialer, grej og andet udstyr som bruges i forbindelse

med lejren. Alt som har en vis værdi bliver bogført, således at vi har overblik over tingene, så de bortset

fra det forbrugte kan udbydes ved den auktion som afholdes ved lejren afslutning.

Auktionen afholdtes således, at det var muligt for primært grupper og centre allerede på lejren, at

lave et godt køb til et senere brug i spejderregi. Det er en opgave at få materialet samlet ind tidsnok til

auktionens afholdelse, samt så køberne kunne få det med hjem. Meget blev udleveret under efterlejren,

og enkelte større ting sendt eller afhentet senere på Stevninghus.

Auktionen omsatte for over 100.000 kr. Auktionen er populær hos grupper og centre, og vi kan kun

anbefale, at så meget materiale som muligt bliver solgt efter lejren – så værdierne kommer spejderne til

gode.

Regler, normer og ”plejer” kan eksistere så længe, at man tror alle ved det hele – men sådan er det bare

ikke. Det er sådan, at i DDS har vi et (og kun et) materieldepot - beliggende på Holmgård. Her er alt

materiale registreret og her bliver det opbevaret, således at alle kan leje af materialet.

Undervejs i oprydningen af lejren oplevede vi, at ”nogen” tog hånd om værdifulde ting på en måde som

ikke stod mål med denne praksis. Det var ikke ondt ment, og vi fik det ændret til praksis, samtidig med at

alle forstod hvorfor og hvordan vi gør med de ”fælles værdier”, som vi/DDS ejer.

Til gengæld må vi også sige, at det er ikke godt nok med et ”sådan plejer vi at gøre” - der skal simpelthen

en ordentlig instruktion til, og den skal alle være bekendt med.

Vi anbefaler klart, at der laves en klar instruktion i hvordan vi håndterer alt det materiale, grej og andet

udstyr som et sådan arrangement generer – både det som skal sælges på auktionen, og det som skal

gemmes til andre arrangementer.

AV udstyr

Vores konstante udvikling og udnyttelse af teknologiens muligheder til at lave tidstypisk og relevant

spejderarbejde, hæver løbende vores krav til EDB- og AV-udstyr. Heraf følger også øgede omkostninger.

Vi anbefaler at man ved større arrangementer fremover husker de forventninger, der er til dette område,

og inddrager det i planlægningen helt fra starten. Det er desuden vigtigt at lave klare og specificerede

kontrakter med leverandørerne, især da kontrakterne ofte består af flere del elementer og f.eks. med

levering til flere udvalg.

24


B

Bade

Vores studie af målgruppen (Teenspot) tydeliggjorde for os, at teenagerne er meget bevidste om og

bekymrede for deres krop. Det er derfor yderst relevant, hvilke vaskemuligheder en moderne lejr tilbyder.

På Blå Sommer 2009 kunne alle købe et bad for 20 kr. Det blev vel modtaget, og også ved de faste bade

i husene blev der via indsamlingsbøtter opkrævet de 20 kr. I alt solgte vi ca. 7500 bade.

Bank

På lejren blev der etableret en bankfilial i form af Dansk Bank. Dette var en stor hjælp for lejren, da der af

denne vej blev udbetalt rigtigt store kontantbeløb, dels til ledere og hjælpere, dels i form af lommepenge

til spejderne. Samtidigt blev banken benyttet som døgnboks for de omsætningssteder, der var etableret

på lejren. En stor del af byttepengeombytning skete også af den vej, således at vores egne pengefolk

på lejren blev aflastet en del. At der i filialen også var 2 døgnåbne pengeautomater var sammen med de

mange dankortterminaler, som de forskellige udsalgssteder var forsynet med, ligeledes med til at give et

godt pengeflow.

Beredskab

Beredskabet var placeret under TU og det på baggrund af erfaringerne fra 2004. Placeringen fungerede

fint, om end vi havde en del problemer med at finde de rette (kvalificerede) folk til opgaven. Det holdt

virkelig hårdt, men vi endte med virkelige kvalificerede folk på posten!

Når det kan siges så stærkt, så var det fordi behovet desværre viste sig at være der. Konkret mht.

håndteringen af vandsituationen før lejren. Her klarede beredskabet (og TU) opgaven til stor tilfredshed.

Det kræver trods alt sit at etablere vandforsyninger fra vogne til en hel lejr.

På lejrchef - og spejderchef-niveau besluttede vi at forberede os mere end blot at læse

beredskabsplanen. Sammen med generalsekretær og Blå Sommer-konsulent henvendte vi os til Gentofte

Kommunes beredskabsansvarlige og tilbragte en hel dag med de problem-scenarier, som kunne opstå

på en så stor lejr. Herunder fastlæggelse af aftaler på, hvordan vi ville håndtere en evt. opgave af den art.

Det var god forberedelse!

Vi besluttede også, at alle ”beslutningstagende” personer blev udstyret med ID – kort f.eks. lejrchefer og

beredskabs/sikkerheds personer. Formålet var at ingen skulle være i tvivl om, hvem der f.eks. kan stoppe

en aktivitet, hvis det var nødvendigt.

Alle aktivitetsledere, underlejrchefer, udvalgsformænd osv. blev også udstyret med et ”alarm-kort”, og her

var målet kun, at den enkelte nemt skulle kunne finde det rigtige alarmtelefonnummer.

Begge dele blev udleveret i en nøglesnor og fungerede perfekt!

Herudover aftalte vi at Blå Sommers beredskab forberedte en øvelse som korpslejrudvalget så kom til at

opleve på et givent tidspunkt før lejren.

Pga. vandsituationen blev øvelsen ikke til noget – men det vil stadig være en god ide! Det er nemlig

utrolig svært at forholde sig til en hel mappe med beskrivelser af, hvordan man gør.

Kort sagt - et er teori et andet er praksis.

Vores forberedelse var ikke forgæves (desværre). Vi så, at det var en god hjælp at vide med hinanden,

hvem er den øverste ansvarlige, hvem gør hvad, hvornår gør de det osv. Vi klarede både den

ovennævnte situation og endnu en godt.

Beredskabet under f.eks. lejrens store aktiviteter og div. arrangementer er et kapitel for sig. Flere gange

oplevede vi, at den enkelte aktivitet simpelthen ikke havde nogen ide om, hvad der skulle gøres når f.eks.

4000 spejdere skal samles.

25


Vi anbefaler varmt enhver lejrledelse et tilsvarende kursus i alarm beredskabshåndtering. Således vil de

opnå en afklaring af både interne og eksterne beredskabsprocedurer, ansvarsfordeling hinanden imellem,

og dermed vil de være bedre rustet til at håndtere en voldsomt presset situation.

Vi anbefaler at arrangements- eller lejrudvalget gennemfører en beredskabsøvelse. Man kan tænke sig

en situation, hvor alle bliver involveret, så det er fornuftigt at have gennemført en øvelse.

Vi anbefaler ID-kort med foto og alarmkort til de relevante folk. Det hjalp os både i stort og småt.

Vi anbefaler et ”sikkerheds-/beredskabs-kvalitets-tjek” på alle store samlinger, aktiviteter osv. og udført

at beredskabsfolk og f.eks. aktivitetsfolk i sammenhæng. Det er ikke nok kun at beskrive det – det er

simpelthen to forskellige verdener, som ikke tænker på samme måde.

Besøgsdage

Tanken med flere besøgsdage var, at lejren ikke skulle gå i stå en hel dag. Desværre gjorde placeringen

af fællesaktiviteterne og afslutningen på halv lejr det yderst oplagt for grupperne at vælge søndag som

besøgsdag, hvilket 9 ud af 10 grupper gjorde. Mange vælger også at besøge lejren, når halv lejr slutter

for at tage deres børn med hjem.

Vi anbefaler dog, at man forsætter med flere besøgsdage, og i højere grad gør det attraktivt at vælge

forskellige dage. Man kunne f.eks. lave guidede ture rundt i lejren og dermed både vise og fortælle

gæsterne om lejren.

Børneattester (danske og udenlandske)

Danske

Grupperne varetog børneattester for egne ledere som normalt. Dette gjaldt også for danske gæstegrupper.

Alle der ønskede at være hjælper på Blå Sommer skulle være fyldt 15 år, samt have en godkendt

børneattest. Denne skulle være udfyldt i forbindelse med Blå Sommer.

Der var et antal hjælpere, der ikke havde en godkendt børneattest, når de tjekkede ind på lejren. Dette

blev løst ved at de udfyldte en på stedet, som så blev sendt til politiet.

Selvom børneattesterne er blevet nemmere at administrere, så er det dog en stor opgave både før og

under lejren. Det er også en opgave, som kræver lønnede kræfter til udførelsen.

Internationale

Når en international deltager tilmeldte sig, enten som enkeltperson (IST) eller som leder i en gruppe, bad

vi formelt, fra korpskontoret og Blå Sommer, om at vedkommendes hjemorganisation skriftligt over for os

garanterede, at vedkommende var ”in good standing”.

Dette viste sig at leve op til formålet. Konkret blev to personer afvist, da de af forskellige grunde ikke

kunne anbefales af deres hjemorganisation. Dette ville vi ikke have haft mulighed for at vide, hvis ikke vi

havde haft denne godkendelsesprocedure.

Vi havde fået lavet en unødigt kompliceret procedure, hvor det alene var GÆST der kommunikerede med

grupperne/IST’erne, og korpskontoret der kommunikerede med de udenlandske korpskontorer. Dette

medførte rigtigt mange koordinerende e-mail frem og tilbage, da GÆST ofte havde den information som

kontoret skulle bruge og vice versa.

26


Proceduren kan sagtens laves mere smidig ved, at det er samme person (-er) der har al

kommunikationen ift. de udenlandske grupper. Denne/disse personer kan få adgang til fortrolig

personfølsom information, så det skal man på forhånd afklare hvordan man vil forholde sig til.

En uddybende evaluering af processen samt anbefalinger til, hvordan det kan gøres mere smidigt en

anden gang findes i det digitale filarkiv.

Vi anbefaler, at man også fremover laver en form for godkendelse af internationale hjælpere og ledere.

Dog skal proceduren gøres enklere, og i erkendelse af, at kommunikation med udlandet tager tid, bør

tilmeldingsfristen for udenlandske deltagere ligge væsentligt tidligere end for danske deltagere.

C

D

Danske gæstegrupper

Ud over udenlandske grupper havde vi også gæster fra de øvrige danske spejderkorps – hvilket vi i øvrigt

oplever som værende berigende for alle.

I alt var der 6 fra FDF, 112 fra KFUM-spejderne, 23 fra De Grønne Pigespejdere og 108 fra Dansk

Spejderkorps Sydslesvig.

DDS, samarbejde

– Se sammenhæng med DDS arbejde (Del 1)

Deltagerbetaling

Prisen blev fastsat med udgangspunkt i tidligere Blå Sommer deltagerbetaling, under hensyntagen til

den generelle prisudvikling. At lejren denne gang var en dag kortere end tidligere, valgte vi ikke at tage

hensyn til i prisen, da langt den største del af lejrens udgifter ligger på opstart, etablering og transport.

Med baggrund i sidstnævnte, bør det fremover overvejes hvor meget rabat der gives til deltagere der ikke

deltager på hele lejren.

Prisen for at deltage på lejren var:

Periode Alder Pris Refusionsberettiget beløb for hytteleje

Halv lejr 0-3 år 0 kr. -

3-6 år 575 kr. 350 kr.

6-10 år 1150 kr. 350 kr.

Hel lejr 0-3 år 0 kr. -

3-6 år 800 kr. 630 kr.

6-99 år 1600 kr. 630 kr.

27


Deltagerevaluering

- Se evaluering

Deltagertransport

Den letteste og billigste måde at transportere så mange deltagere på, er at sende dem med busser.

Men da vi tog visionen om at mindske vores miljø- og klimabelastning alvorligt, valgte vi ikke at springe

over, hvor gærdet var lavest. Da det samtidig lykkedes for os at få en god aftale med DSB om at sende

alle deltagerne fra Nordjylland og de der skulle krydse Storebælt, med tog, opnåede vi to ting. 1. En god

reduktion af lejrens miljø- og klimabelastning. 2. De spejdere, der skulle med toget på et mindre attraktivt

tidspunkt, blev inspireret til at tage en snak om, hvorfor det var vigtigt at tage toget kl. 7 om morgen frem

for en bus kl. 10. Nogle ledere viste sig dog ikke at have meget sympati til overs for ideen, når det betød,

at de selv ville ankomme sent om aften til lejren.

Deltagertransporten ville forløbe meget lettere og billigere, hvis man valgte en mere central beliggenhed.

I det store hele forløb transporten af deltagerne meget tilfredsstillende, og vi kan bestemt anbefale, at

man vælger transportformer, som er miljøbevidste.

DM i Blå Energi

-Se aktiviteter og træning

Drikkevand

Drikkevandsinstallationerne på Stevninghus gav under forlejren en del grund til bekymring, da der

blev fundet for høje kimtal i vandet, formodentlig på grund af, at der går så længe mellem hver gang

reservetankene bliver brugt. Med stor hjælp fra forsvaret blev forlejren gennemført og pga. en ihærdig

indsats fra lejrens teknikudvalg og Aabenraa kommune blev der fundet løsninger, så vandet kunne

drikkes inden lejren for alvor gik i gang. Problemet have ingen reel økonomisk betydning for lejren – men

kan/vil få det for DDS, idet man må forholde sig til det fremtidige brug af reservetanken.

E

Efterlejr

- Se lejrperiode

Ekstern presse

SPIN havde 3 gode og meget professionelt agerende folk som ekstern presseansvarlig. Desuden var

der 2 gode og engagerede folk der fungerede som service og backup for ekstern presse. De udsendte

daglige pressemeddelelser, tog imod henvendelser fra pressen, mandsopdækkede besøgende

pressefolk, og hjalp dem til de steder og historier, som vi gerne ville fortælle. Endelig hjalp de lejrens folk

med at bringe deres budskab ud.

Opgaven med ekstern presse var opdelt i to dele, hvor SPIN som centralt udvalg servicerede

landsdækkende medier, og hvor de lokale medier blev serviceret fra de enkelte grupper og koordineret fra

underlejrenes informationsudvalg. Det var en god ide at opdele det således, da den store opgave derved

blev opdelt i mindre, håndterbare størrelser. Hvordan det blev gjort er beskreven i det ”PR-kit” der blev

udarbejdet. Vi anbefaler at der også næste gang tænkes en lignende opdeling.

28


Budskaber

Forud for lejren havde lejrcheferne udarbejdet et ”budskabspapir” som kort og præcist sagde, hvilke

budskaber vi gerne ville have ud, og hvilke eksempler som vi ville bruge til at fortælle det med. Det papir

hjalp både dem, der skulle interviewes, og SPINs folk med at holde fokus på netop de budskaber, som vi

ville af med.

PR-kit

Forud for lejren blev der lavet et PR-kit til lokal presse som grupperne kunne benytte. Det blev flittigt

benyttet og medvirkede til en god dækning også i lokal presse.

Vi anbefaler at man også fremover tænker på denne form for færdige presse-kits, som grupperne kan

bruge.

Funktionsbeskrivelse for SPINpress (presseudvalg) under lejren

En del af Blå Sommers vision var, at omverdenen skulle opleve, at DDS´ spejderarbejde er:

• at udvikle børn og unge til at tage ansvar i samfundet

• et værdifuldt (nyttigt), nutidigt og fremadrettet bidrag til vores samfund

• et vigtigt, værdifuldt og samfundsrelevant bidrag til verden af i dag

Derfor var SPINpress´ opgave at være med til udførelsen af den profilering som vi ønskede at udøve

både før og under lejren.

Opgaver

• Servicere ekstern presse.

• Udsendelse af pressemeddelelser til landsdækkende aviser og TV.

• Koordinere pressemeddelelser med underlejrene for udsendelse til lokale aviser for alle

deltagende grupper.

• Deltage i redaktionsmøder med SPINprint (Avis Redaktionen) under lejren.

Presseomtale af Blå Sommer 2009

860 hits i medeiadatabasen infomedia. Det fordeler sig på 158 hits før lejren og 702 før og under lejren.

Dermed er presseomtalen øget markant sammenlignet med Blå Sommer i 2004, der i de samme perioder

havde henholdsvis 35 hits og 132 hits – i alt 167 hits.

• Et hit svarer til en artikel, et TV-indslag, et radioindslag eller et andet form for medieindslag.

• Infomedie søger i stort set samtlige danske medier.

• Før lejren er defineret til perioden 1. januar 2009 til 30. juni 2009. Under og efter lejren er defineret til

1. juli 2009 til 31. juli 2009. Der er søgt på blå_sommer og det_danske_spejderkorps.

Udsende pressemeddelelser til landsdækkende aviser og TV

Hver dag blev der udsendt en til to pressemeddelelser til landsdækkende medier. Vi gav

pressemeddelelserne en vinkel der havde nyheds- eller sensationsmæssig værdi /appeal og vævede

derefter vinkler ind, der kunne profilere Det Danske Spejderkorps værdier og lejrens vision og mål.

Førstnævnte har bl.a. givet sig udslag i historier om medlemsfremgang, det moderne spejderarbejde

samt spejdernes satsning på klimaet.

Eksempler på overskrifter på udsendte pressemeddelelser

• Så er det Blå Sommer igen.

• Ny by etableres ved Kliplev

29


• Danmarks største lejrbål tændes i aften

• 19.000 spejdere giver SMS-løfte til klimaet

• Spejdere klar til skybrud

• Danmarks største børnediskotek: Spejdere skifter lejrbål ud

med diskokugle

• 30.000 forældre strømmer til spejderlejr

• Spejderlejr øger trafik i Sønderjylland

• Medlemsflugt stoppet: Nu vil flere være spejdere

• Roskilde festival sviner 4 gange mere end spejderlejr

• Prinsesse Benedikte: Spejdere bygger bro

• Spejderlejr giver samfundet 65 millioner

• Spejdere indkalder til klimatopmøde

Eksempelvis kan nævnes at overskriften ” Medlemsflugt

stoppet: Nu vil flere være spejdere” er gengivet direkte 9

gange og i omskrevet form gengivet 16 gange. Overskriften

”Spejderlejr øger trafik i Sønderjylland” blev gengivet direkte 25

gange og omtalt sammen med ”30.000 forældre strømmer til

spejderlejr” ca. 50 gange.

De tyve medier der havde flest omtaler af Blå Sommer. Tallet

angiver en artikel, et TV-indslag, et radioindslag eller et andet

form for medieindslag:

• Jv.dk (JydskeVestkysten) 26

• Politikens Lokalaviser 23

• JydskeVestkysten Aabenraa 22

• Frederiksborg Amts Avis 21

• Sn.dk (Sjællands Nyheder) 20

• Dagbladet Køge 19

• Midtjyllands Avis 19

• Nordjyske Stiftstidende 17

• Dagbladet Køge/Ringsted/Roskilde 16

• DR.dk 16

• Dagbladet Roskilde 15

• VejleAmtsFolkeblad.dk 15

• Sjællandske 14

• Lolland-Falsters Folketidende 14

• Jp.dk (Jyllands-Posten) 14

• Lolland-Falsters Folketidende 13

• Der Nordschleswiger 13

• JydskeVestkysten 13

• JydskeVestkysten Esbjerg 13

• TVSyd.dk 12

SPINpress servicerede ca. 65 besøgende medier på lejren. Når

tallet er et cirkatal, skyldes det, at der særligt i lejrens første

dage var så mange besøgende mediefolk, at det med de afsatte

ressourcer, ind imellem kneb at holde styr på besøgene.

De 10 mest anvendte overskrifter fra medierne

• Spejdere inddrages i klimakampen 34

• Spejderlejr øger trafik i Sønderjylland 24

• Spejderlejr hylder klimasagen. 20

• Blå sommer 17

• Spejdere fik kongeligt besøg 14

• Spejderne går frem 9

• Bål-pandekager til prinsessen 4

• Fra græsmark til kæmpelejr 4

• Farvel til Blå Sommer 4

• Sommerliv 4


Vi havde stor succes med presseomtalen på denne lejr. Konkret fik vi 4 – 5 gange mere pressedækning

end vi havde i 2004. Vi kan klart anbefale at forberede lejrens budskaber f.eks. med både vision, tekst,

konkrete aktiviteter og billeder, samt at bruge de ressourcer som er nødvendige for at få et godt resultat

Internettet

Det er værd at bemærke, at videosekvenser fra Blå Sommer (www.dds.dk/blaasommer) på et tidspunkt

under lejren var nr. 26 af de mest sete videoer på YouTube.

E-mail henvendelser

– se kundeservice

Evaluering

Den skriftlige evaluering fra Blå Sommer 2009 består af et antal selvstændige elementer.

Den samlede evalueringsrapport

Denne rapport sammenfatter de vigtigste elementer fra de øvrige evalueringer. Er tilegnet dem, der gerne

vil have et overblik over, hvordan det egentlig gik med Blå Sommer, samtidig med at den giver en række

anbefalinger til de næste, der skal lave et stort arrangement. Rapporten udgives som pdf-fil for alle, der

måtte have interesse for at læse den.

KLU-udvalgenes egen evaluering

Der skrives en evaluering fra hvert udvalg i KLU. Denne skrives af udvalgscheferne på baggrund af

oplæg fra KLU-mødet, september 2009. Disse evalueringer findes i det samlede skriftlige materiale fra

lejren.

KLUs egen evaluering

Denne evaluering består af referaterne fra de 2 KLU-evalueringsmøder i hhv. september og oktober 2009.

Denne evaluering findes i det samlede skriftlige materiale fra lejren.

Undervejs i planlægningsforløbet lavede KLU en midtvejsevaluering som både forholdt sig til Blå Sommer

og til samarbejdet i KLU, samt til det enkelte formandskabs samarbejde. Evalueringen var værdifuld på

alle tre områder, ligesom det også var udbytterigt.

Deltagerevaluering

Deltagerevalueringen består af flere forskellige dele.

• Stemningsbilleder under lejren. Disse blev lavet af en gruppe evaluatorer, der dagligt tog ”pulsen” på

stemningen rundt om i lejren. Resultatet af dette arbejde findes i det samlede skriftlige materiale fra

lejren sammen med det øvrige materiale fra SPIN.

• I lejravisen var der hver dag under lejren en ”temperaturmåling” på et aktuelt emne.

Det er muligt at give sin mening til kende både ved at sende e-mails til KLU og via Blå Debat.

Vi fravalgte bevidst at lave et spørgeskema til deltagerevalueringen efter lejren. Et sådan skema kræver

mange kræfter at bearbejde efter lejren og resultatet opleves ofte tungt at læse. Desuden rejser det ofte

lige så mange spørgsmål, som det besvarer.

Efter lejren har vi ikke oplevet noget stort behov for f.eks. den spørgeskema-evaluering, som vi

31


ikke har lavet. Vi har fulgt med på Blå Debat, og det er stadig vores opfattelse, at denne samledes

evalueringsrapport vil være tilstrækkelig evaluering for alle.

Arkivmateriale

Der laves en digital opsamling af alle relevante dokumenter fra hvert enkelt udvalg, fra lejrcheferne

og fra konsulent og GEÅ på korpskontoret. Materialet samles på en CD. Kopier af denne kan fås ved

henvendelse til korpskontoret.

Det er dog hårdt for alle i korpslejrudvalget at arbejde med opsamlingen af materiale til den digitale

evaluering. Det er måske en ide at bruge et KLU-møde som en reel workshop og der lave det arbejde

som skal gøres til opsamlingen?

F

Fester

Et af de konkrete tiltag KLU valgte at foretage som følge af arbejdet med ”Teenspot” var at beslutte at der

skulle være nogle fester for deltagerne på lejren.

Juniorfester

Hver underlejr var ansvarlig for at afholde en fest for juniorerne i underlejren. Det var fem meget

forskellige fester, med alt fra styling til ballondans, men alle steder var der en god stemning og børnene

nød virkelig aftenen. I de fleste af underlejrene blev festen holdt i underlejrens kantinetelt. Der deltog

mellem 400 og 1000 børn i festerne, afhængigt af underlejrens størrelse.

Spejderfest

Spejderfesten blev afviklet mandag aften på lejren. Spejderne mødtes på hvert underlejrtorv hvor en

professionel korleder instruerede spejderne i en sang med tilhørende koreografi. Spejderne mødtes

herefter ved den store scene, hvor der var konkurrence mellem korene og mini-koncert med Bryan Rice.

Herefter var Paradiset reserveret til spejderne frem til lukketid. Det var muligt at købe forskellige former

for alkoholfrie drinks. Der var også mulighed for at være med til lejrbål i gryden ved Østbyen, for dem der

var mere til det end til Paradiset.

Festen var en stor succes med ca. 5000 deltagere. Der blev udvist stor respekt for, at Paradiset denne

aften var reserveret til spejderne, og der blev ikke observeret problemer i forhold til alkohol eller lignende.

Seniorfest

Seniorfesten foregik som afslutning på seniordøgnet og var fysisk placeret på området omkring Søgaard.

Festen var en stor succes med kopiband og masser af dans.

Hjælperfest

Placeringen af hjælperfesten i slutningen af efterlejren blev fastsat meget tidligt i forløbet, den lå

strategisk rigtigt til fredag den. 24. juli. Vi havde 700 hjælpere med til et brag af en hjælperfest med

middag, revy og musik til både de unge og de voksne. Stor succes.

32


Vores anbefaling er, at fester er en rigtig god idé der godt kan gentages. Deltagerne kan godt lide at der

bliver gjort noget særligt for netop dem, og det at feste er en vigtig del af ungdomslivet. Vi havde ikke

nogen fest for de yngste deltagere, men det kunne vi godt have haft, og det bør bestemt overvejes til en

anden gang.

Fildeling

- Se fildeling – KLUdocs (del 1)

Forlejr

– Se lejrperiode

Forsamlingshuset

– Se hjælperbespisning

Forsikringer

I forbindelse med en Blå Sommer er det nødvendigt at udvide den normale forsikring, som DDS har

tegnet. Dette på en måde, så det samtidigt sikres, at de deltagende grupper og hjælpere er orienteret

om eget ansvar rent forsikringsmæssigt. Dette indebar bl.a., at vi på forkant opfordrede grupperne til at

være opmærksomme på om deres spejdere var dækket af en fuldtidsulykkesforsikring, da dette ikke ville

være en del af forsikringsdækningen på Blå Sommer. Specielt de udenlandske spejdere blev også gjort

opmærksom herpå.

Endvidere gjorde vi meget ud af at vurdere evt. forsikringsdækning på udstyr og køretøjer, således der

ikke skete en dobbeltdækning her. For at bestemme det mulige omfang blev alt indlånt materiel registreret

i en database, så der var vished omkring det forsikredes samlede værdi.

Forsikringen baserede sig på kun at dække, hvis der ikke i forvejen var dækning fra anden side. Der var

her også oplyst ud til alle, at alene dyrt udstyr, der var medtaget for lejrens skyld var omfattet. Således

ville mobiltelefoner, bærbare PC-ere, kameraer mv. medbragt i egen interesse ikke være dækket.

Friendship Award

– Se internationalt

Fundraising

Det var under hele planlægningsfasen af lejren muligt at få sparring og hjælp med sponsoransøgninger

hos Blå Sommer-konsulenten på korpskontoret, hvilket en del også benyttede sig af. Der blev søgt en del

større og mindre fonde og virksomheder om alt fra vatrondeller til penge til aktiviteter.

Det lykkedes at få et antal både større og mindre sponsorater. I særlig grad skal fremhæves at

vi fik 342.000 kr. fra A.P. Møller og Hustru Chastine McKinney Møllers fond til almene formål til

sejladsaktiviteter på søen (Sail in). Andre sponsorater vi fik inkluderede bl.a. en storskærm på Nordbyens

bytorv, lån af Nintendo Wii-konsoller til gamerteltet, Bhutanaktiviteter, chill-out-område i Midtbyen og tøj

mv. til besøgende fra 3. verdens lande. En komplet oversigt findes i det elektroniske filarkiv.

Vi anbefaler at man også en anden gang har en central koordinator af fundraising i forbindelse med

et arrangement. På den måde forhindres dobbeltansøgninger (hvilket ellers var sket i forbindelse med

denne lejr).

Vi anbefaler ligeledes, at man en anden gang fokuserer endnu mere på at der er muligheder for at søge

midler. Chancen for at få noget ud af det er der. Dog skal man huske på, at det kræver et godt projekt at

33


få penge. Man kan med andre ord ikke sætte en til bare at søge penge, det er vigtigt at denne person har

tæt parløb med aktivitetsansvarlige eller andre for at kunne hjælpe dem med idéerne med at søge.

Måske skulle man starte med at finde en hovedsponsor til et så stort arrangement? Det er værd at

arbejde med den idé.

Frivillighed

Den frivillighed som vi udfører i spejdersammenhænge er unik! Ikke mange andre steder er den så

markant som i spejderregi. Og det skal vi være – og er vi stolte af. Vi gennemfører en lejr som Blå

Sommer næsten kun udført at frivillige kræfter. Kun særlige udvalg under korpslejrudvalget har tilknyttet

lønnet arbejdskraft (se, del 1- sammenhæng og samarbejde med korpskontoret).

Alle hjælpere arbejder hårdt, men uanset deres indsats, så er det en særlig stor indsats som ydes af de

som udgør korpslejrudvalget. Planlægningen af lejren og det frivillige job som skal ydes her, kræver en

enorm indsats – konkret flere gange om ugen og et større antal weekends. Belønningen er ingen i tvivl

om – den oplever vi når lejren udføres.

Det kræver meget tolerante ægteskaber, megen vilje og prioritering af tid – også familiens fælles tid og

en særlig lyst til opgaven. For nogen kostede det ekstra personlige ressourcer og for andre blev der

trukket alt for mange veksler på familien. Men der kom også børn til verden som lærte at gå undervejs i

planlægningen af Blå Sommer.

Vi nåede i mål alle sammen og det var sjovt og meningsfuldt. Det har trukket veksler hos familierne og

man kan godt stille sig selv det spørgsmål om det er rimeligt at ”forlange” så meget af nogen?

Vi anbefaler at have det for øje. Det frivillige arbejde er under forvandling og man kan lave frivilligt arbejde

på mange måder. Igen – det er værd at bemærke at spejderarbejdet traditionelt forstår sig selv – og

udøver frivilligt arbejde, på en (for andre) ofte ekstrem måde.

Der er ingen lette løsninger – men det er vigtigt at tænke sig om, for kan vi blive ved på denne måde?

(se del 1, sammenhæng og samarbejde med korpskontoret).

G

GEÅ

– Se sammenhæng og samarbejde med korpskontoret (del 1)

Grønt regnskab

Desværre er det grønne regnskab endnu ikke færdigt, men der arbejdes på det og det vil blive

offentliggjort så snart det er muligt.

Gæster (deltagere)

-Se international

34


H

Halv lejr

– Se lejrperiode

Hittegods

Hittegods har modtaget 2133 genstande og har udleveret 1185 genstande. Hittegodset bør være

bemandet fra før for-lejr og lige til sidste mand tager hjem for at få alt registreret.

Hjemmeside

–Se kommunikation

Hjælperbespisning

Det er paradoksalt at vi kan lave så stor en lejr som Blå Sommer, men vi kan ikke finde folk som både

kan og vil lave maden! Der er ingen tvivl om at det er hårdt arbejde at lave mad, og der skal mange til for

at løse opgaven fornuftigt.

Det hjælper dog meget, at Proviantudvalget leverer madvarerne i portioner som er en stor-kantine værdig,

ligesom halvfabrikata også kan være en god hjælp.

Når det alligevel lykkedes at få mad, så er det fordi Landsbyens folk, Proviantudvalget og Snerydningspatruljen

gjorde fælles indsats og med hver deres bidrag besluttede sig for at løse opgaven.

I løbet af forlejren øges antallet af spisende med mellem 250 og 450 pr. dag. Forsamlingshuset

bespiste 1800 da der var flest! Her skal man huske, at alle disse hjælpere jo skal have mad et sted og

underlejrenes kantiner endnu ikke er etableret.

Under selve lejren var her kun 1000 til spisning hver dag, netop fordi vi, med baggrund i erfaringerne

fra 2004, bevidst forsøgte at minimere kapaciteten ved at bespise flere udvalg i underlejrenes kantiner.

Konkret fordelte vi hele udvalg ud til de enkelte underlejrkantiner. Det fungerede fint.

Havde vi kendt underlejrens succes på forhånd, så kunne vi måske helt have undværet Forsamlingshuset

som bespisningssted. Så kunne vi have etableret så store køkkener i underlejrene, at alle hjælpere var

fordelt ud i underlejrene.

Det kan bestemt overvejes at forhøje madbudgettet og således give et bedre grundlag for f.eks. at kunne

købe økologi eller for at kunne lave lidt ”ekstra” lækkert mad. Det skal dog huskes, at flere penge alene

ikke gør det, også de mandskabsmæssige ressourcer spiller ind på mulighederne i forhold til hvilken mad

det er mulighed for at servere.

Vores anbefaling er, at man tænker nøje over hvor mange der skal bespises i samme kantine. Er det

hensigtsmæssigt at bespise mellem 1000 og 1800 samme sted? Problemet er ikke kun en organisering,

men også at det er svært at finde folk som vil lave mad! Men selvom det er svært er jo ikke det

samme som at det aldring kan lade sig gøre! Men der skal megen kapacitet til både organisatorisk og

personalemæssigt.

Man kan også decentralisere ansvaret for at alle hjælpere får mad og dermed skal man etablere flere

”halv-store” køkkener som kan tage et større antal hjælpere.

Problemet med at finde folk til madopgaven er stadig svært, men det er dog nemmere at samles om dem

som man kender i lokalområdet. Og de som kan lave med til 200 kan også lave mad til 400. Lørdag den

18. juli var fordelingen mellem kantinerne således: Forsamlingshuset: 851 (TU, ATU, ADU, Landsbyen,

35


Spejder Sport, Korpskontoret, NGO’er, KLUFU m.fl.), Sydbyen 177 (Sydbyen, FEST), Nordbyen 255

(Nordbyen, del af TU), Storbyen 255 (Storbyen, SPIN), Midtbyen 214 (Midtbyen, PROVIANT), Østbyen

230 (Østbyen, GÆST, del af ADU) .

Man kunne også købe maden eksternt! Det opfattede vi dog som en falliterklæring!

Hjælperbetaling

Vi ville gerne være gode ved vores hjælpere, for uden dem ville der ikke være en Blå Sommer.

Det burde være gratis at være hjælper, men vi valgte at fokusere de økonomiske ressourcer på

lejrens programmæssige indhold. Teknikforlejren var gratis, forlejren kostede 50 kr. pr. dag = 200, hele

hovedlejren 1150 kr. og efterlejren var gratis. Som noget nyt refunderede vi 350 kr. til de hjælpere, der

have hjulpet til under efterlejren. Således betalte en hjælper fra start til slut kun 1000 kr. + transport,

hvilket ca. svarede til hvad de fleste spejdere betalte for at deltage.

Vi kan helt sikkert anbefale idéen med at tilbagebetale et beløb eller lign. til de, der bliver til

nedbrydningen er slut. Det var motiverende for mange, og vi følte det var en god måde at vise

påskønnelse på.

Hjælperbrev

-Se kommunikation

Hjælperlejr

Hjælperlejren var det sidste udvalg, som vi fik besat formandsposten på – så sent om året før lejren.

Uagtet det faldt de hurtigt ind i opgaven og i korpslejrsamarbejdet med de øvrige underlejre. Der, hvor

problemet blev størst, var klart på hjælpersiden. De manglede hjælpere både i planlægningsperioden og

hele lejren igennem. Alligevel lykkedes det, med venners hjælp, at gennemføre hjælperlejren – dog uden

de store ekstra tiltag.

De største opgaver i Landsbyens regi var fordelt på Paradiset, Strøget og Forsamlingshuset.

Hjælpertiltag

I snakken om vores forbrug af ressourcerne og erfaringerne fra 2004, havde vi et særligt fokus på at finde

frem til netop de hjælpertiltag, som kunne få flere til f.eks. at blive længere og hjælpe med oprydningen.

(se hensigtserklæringer i del 1)

• Placeringen af lejrperioden lå således, at de fleste hjælpere kunne ”nøjes” med at bruge 14-15 dages

ferie på lejren. (se ”lejrperiode”)

• For at få en optimal udnyttelse ud af en hjælper skal hjælperen være på lejr i 5 dage. (se

”hjælperbetaling”)

• Hver hjælper fik et brev fra lejrcheferne vedr. vores forventninger til den enkelte hjælper.

• Hjælperbetalingssystemet, herunder at der var 350.- i tilbagebetaling for de som blev og hjalp med

oprydningen. (se ”hjælperbetaling”)

• Alle hjælpere som var til stede og klar til at hjælpe lørdag den 11. juli fik en særlig indkøbt (orangeJ)

hjælper-fleece

• Paradiset (se ”Landsbyen”) var et tilbud til både seniorer, ledere og hjælpere. Her kunne man slappe

af efter dagens arbejde

• Placeringen af hjælperfesten i slutningen af efterlejren blev fastsat meget tidligt i forløbet, den lå

strategisk rigtigt til fredag den. 24. juli

• Nyhedsbrev til hjælperne og en ordentlig tak efter lejren er små ting – men meget relevante

Det virkede! Succesen kom i hus. Vi havde 700 deltagere til hjælperfesten fredag aften! Det var

36


fantastisk, Men det er, i denne forbindelse, ikke engang det bedste. Det bedste var, at det lykkedes at

aktivere alle hele torsdagen og rigtig mange om fredagen. Resultatet blev, at vi fik ryddet op, og at der

aldrig før er blevet afleveret så pænt efter en Blå Sommer.

De mange hjælpere i efter-lejren gav os dog den udfordring, at det ikke er nok at TU deler opgaver ud.

Det er nødvendigt at lave en samlet koordinering af oprydningsopgaverne – for kan man bare sende folk

ud på en ny opgave før de sætter sig – så kan man få rigtig meget lavet på ret kort tid.

Vores anbefaling er at etablere en samlet koordinering af alle opgaver i oprydningsfasen.

(se også ”nedbrydningsplan”).

Beslutningen om at en hjælper kun kunne tilmelde sig min. 5 dage som hjælper (se hjælperbetaling) var

for at sikre en optimal udnyttelse af ressourcerne og havde sin baggrund i 2004-erfaringerne, hvor det

havde taget mange kræfter at håndtere endags hjælpere, og hvor erfaringen viste, at der ikke var meget

udnyttelse af den form for arbejdskraft. Det tager nemlig tid at installere sig og inden man er sat i gang

med sin opgave, så er der gået mindst en dag – og lige sådan når man skal hjem. Herudover kan man

også nemt få en hel del ”weekend-turister” – altså de hjælpere, som kun tilmelder sig job i weekenden, og

som reelt er på weekend-blå-sommer!

I det store hele var beslutningen om 5-dags hjælpere ok, men alligevel havde vi problemet med de som

enten kun vil være der en dag eller de udvalg som reelt kan bruge folk en dag. Det kan f.eks. være til

trafikregulering. Summen var, at nogen kom og hjalp til uden om systemet – hvilket heller ikke er særlig

smart, fordi vi dermed ikke fik betaling for dem!

Vores anbefaling er at tænke sig godt om! Det er sådan, at uanset hvilke prioriteringer man vælger, så er

der argumenter for og imod.

Vi kan dog klart anbefale de ovennævnte eller andre tiltag som gør livet ”godt” for både hjælperne og

lejren. Faktisk er det en række behov, som der er reelt forventet fra de fleste hjælpere.

Mht. det generelle behov for hjælpere til gennemførelsen af et så stort arrangement som Blå Sommer, så

kan man kun sige, at der i det store hele ”er der masser af hjælpere”: 2526 hjælpere .

Men fordelingen af dem kan være uhensigtsmæssig f.eks. manglede vi hjælpere til TU, men der var TUhjælpere

nok i underlejr-regi – så vi flyttede opgaver frem for folk.

Men vi manglede hjælpere til Landsbyen og til Forsamlingshuset – men sidstnævnte er ikke en attraktiv

opgave! (se hjælperbespisning og hjælperlejr). Endelig kunne Aktivitets- og Træningsudvalget og

vagtfolkene også godt have brugt flere folk.

For at løse problemerne med de manglende hjælpere til disse konkrete opgaver, besluttede vi

(på baggrund af vores hensigtserklæringer), at alle var fælles om dette hjælperproblem. Derfor måtte alle

udvalg levere hjælpere til andre opgaver. Det lykkedes at løfte opgaverne i fællesskab, men der er ingen

tvivl om at det er en svær øvelse at levere (og motivere) egne hjælpere til andre opgaver – og dermed

i praksis udføre en hensigtserklæring om at bruge ressourcerne der, hvor der er brug for dem. Konkret

blev næsten al opvask i Forsamlingshuset udført af hjælpere fra andre udvalg og det gik fint! Gevinsten

er, at nu har mange fået et perfekt indblik i kantinejobbet! Det var bestemt også en stor hjælp, at der lå et

forslag til fordeling af vagter allerede før vi tog på lejr, således at alle hjælpere på forhånd var forberedt

på, at de skulle tage en kantinevagt.

(se del 1, hensigtserklæringer)

I

Internet

Internet er for den moderne spejder lige så livsnødvendigt som mad og drikke! Og de forventer at det er

37


der når de kommer. I alt fald for alle dem der organiserer lejr.

Der var allerede i tekniklejren et behov for internetadgang på Stevninghus, som vi ikke hjemmefra havde

forudset. TU opsatte internet til brug for lejren ved forlejrens start.

Vi var udfordret af et relativt stort behov for internet mange forskellige steder på lejren (inkl. forstaden), og

i forbindelse med mange forskellige aktiviteter. Hver underlejr havde trådløs internetadgang på bytorvet,

hvor der blev gjort flittigt brug af internetcaféerne. Administrative funktioner overalt havde kablet

internetadgang mens der bl.a. i alle caféer og kantiner samt langs hele strøget var fri adgang til trådløst

internet. Mange aktiviteter havde brug for internet, og Blå Sommer battle, opfordrede til at man uploadede

billeder og film undervejs på lejren. Det lykkedes i vid udstrækning at få kapaciteten til at række.

Internationalt

Et grundigt forarbejde betød at vi havde rigtigt mange internationale deltagere på Blå Sommer. I alt

var der 84 udenlandske grupper med totalt 1586 spejdere på lejren. 22 lande var repræsenteret blandt

deltagerne. Den store internationale deltagelse betød, at der var rig mulighed for at spejderne fik et

personligt møde med en udenlandsk spejder. Det betød at der er i gennemsnit var ca. 1 udenlandsk

gruppe per klynge.

Vi kan kun anbefale grupperne at tage imod internationale gæster – det er en opgave som kræver en

indsats, men det er også meget berigende for gruppen (og for korpset).

IST hjælpere

Ud over deltagende grupper fra andre lande havde Blå Sommer denne gang IST’er (international service

team) – internationale hjælpere. Disse var personer der havde tilmeldt sig individuelt som hjælpere til

lejren og som var hjælpere på lige fod med lejrens danske hjælpere. I alt havde vi 43 IST’er fra 16 lande.

IST’erne havde hjælperfunktioner alt efter ønsker og kvalifikationer. Langt de fleste (næsten 30) var

dog kommet til lejren som led i etablerede samarbejdsprojekter. På grund af den for omstændelige

godkendelsesprocedure (se ”børneattester”) tog det desværre for lang tid at få godkendt IST’erne,

hvilket betød at de generelt fik tildelt hjælperfunktioner for sent, og derfor ikke fik job efter ønsker og

kvalifikationer. Det betød desværre også, at udbyttet af at have IST’er denne gang ikke var indsatsen

værd, men det kan sagtens gøres bedre næste gang. Stort set alle de IST’er, der ikke kom som led i et

samarbejdsprojekt, blev tilknyttet en underlejr.

Vi anbefaler at have IST’er igen til en fremtidig lejr, det kan blive en rigtig god og positiv oplevelse, når

blot man tager højde for udfordringerne (især de tidsmæssige) med at få personerne godkendt.

Friendship Award

Muligheden for at tage et Friendship Award-mærke på lejren var en stor succes. I alt var der ca. 5000 der

tog mærket. For at få et Friendship Award-mærke skal man have lavet et antal aktiviteter sammen med

en spejder fra et andet land, eller en anden underlejr for de mindste. Vi har derfor i høj grad bidraget til at

give mange af lejrens deltagere en international oplevelse med hjem.

Vi kan bestemt anbefale at have Friendship Award som aktivitetselement igen i forbindelse med

kommende arrangementer.

38


Information til gæster (danske og internationale)

Der blev tidligt produceret og rundsendt en invitationsfolder til både de øvrige danske korps og FDF samt

til spejderkorps over hele verden. Al øvrig information på engelsk foregik via dds.dk/blaasommer. GÆST

vedligeholdt de engelske sider, der ud over information om lejren også indeholdt en blog på engelsk, og

der var mulighed for at tilmelde både grupper og IST’er elektronisk.

Sprog

Desværre viste det sig, at der ikke var en helt ens forståelse af hvad der i KLU var besluttet i forhold

til hvor meget der skulle oversættes til engelsk under lejren. Grundlæggende er der også forskellige

opfattelser af hvorvidt Blå Sommer er en dansk lejr som har internationale gæster eller om det er en

international lejr, samt hvordan det kan opfattes. Dette var naturligvis uheldigt og medførte, at der

ikke blev oversat så meget som GÆST kunne have tænkt sig, og som GÆST følte de havde stillet de

internationale deltagere i udsigt.

Især omkring de store arrangementer, åbning og afslutning, har mange udlændinge været skuffede over

graden af oversættelse. Disse to arrangementer fylder meget i deltagernes samlede opfattelse af lejren

og man bør derfor grundigt overveje at gøre en ekstra stor indsats i forhold til oversættelse i forbindelse

med disse.

Vi anbefaler, at man til et fremtidigt arrangement grundigt overvejer hvor meget information der skal

findes på engelsk. Dette bør forankres alle steder i arrangementets centrale struktur og man bør overveje

hvordan man kontinuert holder det sammen med den indsats man gør for at have internationale deltagere

på lejren og de meldinger man giver de internationale deltagere. Vi anbefaler også, at man i forhold til

store fælles arrangementer som åbning og afslutning tænker sig ekstra godt om, i lyset af ovenstående.

J

K

Klima

Et af lejrens hovedindsatsområder var miljø og klima. I kommissoriet formuleret således:

Øget opmærksomhed på natur og miljøhensyn. (at værne om naturen)

• Der arbejdes med både velkendte og nye indgangsvinkler for at opnå en øget fokus på spejdernes

evne til at værne om naturen

• At alle får øget sit kendskab til f.eks. de globale klimaforandringer og deres betydning for vores

fremtid

39


Indsatsen var inddelt i følgende faser.

• Miljø og klimaindsatsen i forbindelse med planlægningen af lejren

• Indsatsen på lejren, omfattende dels lejrens egen miljøperformance, samt de klima-/miljøinitiativer der

konkret foregik

• Involvering af børn og unge, og forankringen i deres bevidsthed

Indsatsen i planlægningsfasen

Vores indledende screening af lejrens potentielle miljø/klimabelastning viste, at transportbelastningen var

det enkeltbidrag som ud fra en CO 2 -synsvinkel var det vigtigste enkeltelement at tage fat på.

Det var i det lys meget væsentligt at få flest muligt over i kollektiv transport, helst togtransport.

Beregningen er gennemført for ca. 33.000 spejderes enkeltrejser, og med den gennemførte

transportstrategi er den totale CO 2 udledning ca. 420 ton CO 2 for de ca. 7,2 mio. personkilometer.

(detailberegning se det grønne regnskab).

Havde vi gennemført en transport alene baseret på bil/bustransport med den fordeling som blev

praktiseret i 2004 ville CO 2 -emissionen have været ca. 750 ton CO 2 .

Beslutningen gav altså en besparelse på 330 ton CO 2 , en besparelse der er 30 gange større end lejerens

CO 2 -bidrag hidrørende fra det samlede elforbrug under lejren (ca. 11,2 ton CO 2 .)

Endelig besluttede vi at forsøge at få flere besøgende til at tage kollektive transportmidler til lejren i

forbindelse med forældrebesøget. Dette blev understøttet af, at vi introducerede en betaling for parkering

på 150 kr/bil. Samtidig sikrede transportlogistikken at man på hjemmesiden kunne købe en togbillet til

rabatpris.

Vi må desværre erkende, at det ikke havde en positiv effekt. Vi kom ikke igennem med miljøbudskabet,

og parkeringsafgiften blev opfattet som en hård ”beskatning” af forældre.

Vi har lært at vi når vi træffer sådanne beslutninger, skal have argumentationen helt klar og tydeligt

formidlet så både ledere og forældre kan se relevansen af de trufne beslutninger.

Indsatsen på lejren

På lejren havde vi besluttet at fokusere på miljøaktiviteter og spejdernes egne miljø/klimaaktiviteter samt

affaldssortering og affaldsgenbrug og fokus på nedbringelse af lejerens samlede elforbrug.

Elforbruget

Indsatserne har været valg af diodepaneler til store scenes arrangementer, halvering af antallet af

køle-/frysekapacitet som følge af omlægningen af madlogistik, fokus på valg af energirigtige værktøjer,

kantineudstyr m.v.

Effekten af beslutningen har været at det samlede strømforbrug blev nedbragt fra 60 tusinde kWh i 2004

til ca. 21 tusind kWh. i 2009 Selv korrigeret for at lejren denne gang var 1 dag kortere var der tale om en

betydelig reduktion.

Væsentligste bidrag til reduktionen var reduktion i køle-/frysekapaciteten, energiforbruget herfra blev

nedbragt fra ca. 29 t. kWh i 2004 til 7,5 t. kWh på denne lejr. Den samlede CO 2 reduktion som følge af

indsatserne var ca. 21 ton CO 2 .

Affaldsindsamling og sortering

Der blev sorteret i følgende fraktioner:

På lejrpladserne,: Klart plast, farvet plast, dåser, papir, dagrenovation, og på bytorve yderligere i metal,

elektronik og pap, og i kantiner blev indsamlet madaffald.

40


Erfaringerne viste stor succes med dåseindsamlingen og papirindsamlingen, men at de 2 plastfraktioner

var for vanskelige at afskille. Derudover viste erfaringerne også at der kunne sorteres ude i klyngerne,

men på lejrtorv og andre fællesarealer var sorteringsgraden meget ringe.

I skrivende stund har vi ikke alle data for sorteringsgraderne, men disse vil fremgå af det endelige grønne

regnskab.

Det var i øvrigt bemærkelsesværdigt i hvor høj grad at budskabet om at man ikke måtte smide affald fra

sig var nået ud. Affaldsindsamling på vejene fra lejren til tog/busholdepladserne gav som resultat < 5 kg.

papir og dåseaffald på trods af at 15.000 børn havde passeret de 3-4 km.

Vandforbruget på Blå Sommer

Vi havde ikke vores vandforbrug som fokusområde, da der traditionelt er et meget lavt vandforbrug

på store spejderlejre. Vi har alligevel foretaget daglig registrering af vandforbruget under lejren og har

sammenlignet det med tidligere lejre i Danmark.

Vandforbruget, Blå Sommer

Årstal 1999 2004 2009

Samlet vandforbrug m3 1485 2725 4338

Vandforb/deltager/dagligt liter/dag 7,07 13,63 26,05

Som det ses af tabellen har vi kunnet registrere et markant stigende forbrug gennem de seneste lejre.

Vandforbruget pr. lejrdeltager er således firdoblet over de seneste 10 år.

Når man vurderer stigningen, skal det lige sammenlignes med at det gennemsnitlige vandforbrug i

privathusholdningerne er ca. 130 l/dag/person.

Baggrunden for forbrugsstigningen er, at vi i større og større grad har introduceret vandskyllende mobile

toiletter, som på trods af en noget svingende funktionalitet alligevel har betydet øget vandforbrug.

Herudover har vi, på grund af de (forbigående) problemer med drikkevandet, også brugt en hel del vand

til gennemskylning af vandledningerne.

Helt tilsvarende har den større udbudte kapacitet til bad betydet, at langt flere bruger denne facilitet

og bruger den hyppigere. Vi har for at begrænse miljøbelastningen af denne øgede badning, sikret

at en betydelig del af badevandet enten blev opvarmet ved vores solvarmeanlæg eller det pillefyrede

varmeværk.

Aktiviteterne på lejren

Foropgaven

Et stort antal af grupperne havde taget imod udfordringen og udarbejdet et forslag til den miljø-/

klimarigtige lejr.

Der blev vist en meget stor bredde i såvel udformning og kompleksitet, fra den simpleste solvandvarmer,

til anlæg som integrerede solenergi, jordvarme og energilagring.

Ca. 100 grupper præsenterede løsninger på foropgaven og mest fantasifulde og sammenhængende

løsning fra Nordborg gruppe bestod i kombination af solceller, træpille-ovn/-komfur og alm. solpaneler.

Det viste sig, at kravet om at der sammen med foropgaven skulle være udarbejdet præsentationsplancher

el. lign, betød, at gruppernes spejdere reelt forstod og kunne forklare hvad deres opgave gik ud på, og

hvilken effekt den havde i forhold til lejrens tema.

Ud over foropgaven var der større sammenhængende aktiviteter inden for klima, energi og

bæredygtighed. Temaet den klimarigtige lejrplads blev en af de mest efterspurgte aktiviteter på lejren og

aktiviteten indgik i spejdernes udfordring i forhold til erhvervelsen af WOSM klimamærke. Klimamærket

blev så stor succes, at mere end hver 3. deltager afgav klimaløfte og tog klimamærke.

Ud over de aktiviteter som grupperne selv havde taget initiativ til, var der i regi af ATU en række aktiviteter

som satte fokus på klima-/miljøtemaer.

41


Eksempler på udbudte aktiviteter

Der var udbudt 43 forskellige aktiviteter inden for alle aktivitetskategorier eksempelvis:

• Battleenergikort

• Blå Energi / byg et Sudankomfur / den bæredygtige lejrplads/ et solkogeapparat

• Centrenes vindmøllebuffet

• Klima i Danmark

• Klimaproblemer på lejren

• Mini Miljø aktivitetspladsen

• Modulforløb om Klima & Miljø

• Natur for ledere der arbejder med børn

• Plant et træ - i en tissekop (kasse)

• Scrap for charity

• Vindaktiviteter (kasse)

• Vindenergi (kasse)

• COP15 - klimatopmødet

• Primitivt varmt bad

• Vildmarkens vandkantsoplevelse

Eksterne aktivitetsansvarlige

For første gang var der aktiviteter som var udbudt af virksomheder, som Danfoss Universe, Vestas,

Eksperimentariet. Erfaringerne herfra var, at de der kom, var meget velforberedte, men det skal

understreges at vi ved fremtidige lignende aktiviteter skal være meget fokuserede på at sikre en klar

forventningsafstemning i forhold til pædagogisk metode, indsigt i nødvendig kapacitet i forhold til en stor

lejr og niveauet af den tekniske organisations mulighed for backup.

Involvering af børn og unge

Det væsentligste element i lejerens klimastrategi var at spejderne før og under lejren skulle præsenteres

med så megen relevant information og træning, at de kom fra lejren med et klarere billede af

klimaudfordringens betydning samt et indblik i, hvad man hver for sig kan gøre for at bidrage til en mere

klimavenlig verden.

Vi må sige, at vi kom igennem med det budskab, og en spørgeundersøgelse blandt lejerens deltagere

gjorde det helt klart, at budskabet var trængt igennem. Langt de fleste spejdere kunne redegøre for

klimaindsatsområdet, herunder forklare principperne i sammenhængen mellem CO 2 og den globale

temperaturstigning.

Det var ligeledes tydeligt, at de grupper der havde deltaget i foropgaven, havde gjort et godt stykke

arbejde for at forklare sammenhænge, således at de involverede spejdere kunne redegøre for

aktiviteternes formål og effekt.

Endelig har det haft meget stor betydning at der i alle lejrens medier, det være sig internettet, Raften og

i Radio Blå, har været fin profilering af lejrens tema, både temaet den globale klimaproblemstilling og til

hvad vores egen opførsel har af betydning for fremtidens klimaudfordring.

Det er også lykkedes at komme igennem til de eksterne medier med klimabudskabet, et budskab som

om noget har profileret dette års Blå sommer, og som har bidraget til legitimitet i forhold til den enkelte

spejders klimaargumentation når han/hun kommer hjem.

KODA

I modsætning til tidligere lejre har vi skullet betale KODA-afgift for denne lejr. Tidligere har man lænet

sig op af en dom, der fritog organisationer som DDS for at betale KODA i forbindelse med lejre og andre

arrangementer, men den dom var blevet omstødt af højesteret siden Blå Sommer 2004.

42


Vi betalte KODA-afgift for de to store arrangementer, åbning og afslutning, inkl. koncerten med Hej

Matematik til afslutningen, for festerne (junior, spejder senior og hjælper) samt for to filmfremvisninger.

Der blev desuden betalt KODA-afgift for Blå Radio. I forbindelse med denne er det værd at nævne, at

man er forpligtet til at kunne dokumentere meget udførligt hvilke musikstykker (inkl. både udøvende

kunstner og forfatter) der er spillet i hvor langt tid i hele sendeperioden, hvilket er et ganske omfattende

registreringsarbejde.

Der arbejdes for nærværende centralt i DDS på en fast aftale med KODA gældende for hele korpset, så

en sådan opgave ikke fremover ligger i lejrregi.

Kogebog

– Se mad

Kommunikation

Blå Sommers kommunikationsudvalg, SPIN (SPejder INformation) var ansvarlig for al kommunikation i

forbindelse med lejren, dog undtaget kommunikation med de udenlandske deltagere og øvrige danske

gæstegrupper. Dette havde GÆST ansvaret for.

I tråd med tiden valgte vi til Blå Sommer 2009 stort set udelukkende at kommunikere med deltagere

og andre interessenter før lejren via internettet. Der blev således udelukkende produceret en

reklamefolder for lejren til brug internationalt. Undervejs fik grupperne også et par breve bl.a. med logon

til tilmeldingssystemet og i forbindelse med udsendelse af armbånd. Under lejren blev hjemmesiden

ikke anvendt til at kommunikere med spejderne. Hjemmesiden blev da brugt til at kommunikere med

forældrene, den eksterne Presse og den øvrige verden.

De to primære informationskilder før lejren var hjemmesiden dds.dk/blaasommer og en række

nyhedsbreve, der blev udsendt pr. mail. Nyhedsbrevene startede som mails til de tilknyttede hjælpere

men blev i starten af 2009 ændret til nyhedsbreve til alle interesserede. Nyhedsbrevene til alle

interesserede blev sendt ud efter hvert KLU-møde, og på selve lejren blev der udsendt et nyhedsbrev

hver dag. Det var muligt for alle at tilmelde sig til nyhedsbrevene via Blå Sommers hjemmeside. Der blev i

alt udsendt 15 nyhedsbreve i perioden 15. januar 2009 til 23. juli 2009. I alt abonnerede 2814 personer på

nyhedsbrevet.

Vi anbefaler at man også en anden gang prioriterer elektroniske nyhedsbreve højt, og at det er muligt

for alle at tilmelde sig, også f.eks. interesserede journalister eller forældre. Det er vigtigt at huske, at der

er mange der ønsker information om Blå Sommer, og at mange ønsker den længe før KLU måske selv

synes der er noget at fortælle.

dds.dk/blaasommer

Hjemmesiden blev etableret over sommeren 2008. SPIN var ansvarlig for at etablere rammerne omkring

hjemmesiden, mens hvert enkelt udvalg var ansvarlig for selv at formidle relevant information.

Denne opgave blev løst meget forskelligt, og generelt er det værd at huske på, at et udvalg der ikke

har kommunikation som sin primære opgave ofte vil nedprioritere at skrive til hjemmesiden til fordel for

at planlægge løsning af udvalgets primære opgave. Strukturen bestod af tre led, et led med den der

leverer tekst/information, et led med dem der skaber den tekniske platform, og så et mellemled med

mediepersoner, der både kan forholde sig til det indhold der kommer ind, og til de tekniske muligheder.

Dette mellemled har været med til at sikre, at indhold og rammer passer sammen og dermed givet

brugerne de informationer de har brug for på den bedst mulige måde.

Vi anbefaler at denne struktur også anvendes næste gang.

Omkring årsskiftet 2008/2009 blev hjemmesiden omstruktureret som følge af en række

brugerundersøgelser, således at den fremstod mere brugervenlig.

I alt var der ca. 220.000 besøg på hjemmesiden fra 105 lande i perioden 1. januar til 1. august 2009.

43


Vi anbefaler at man husker at der er ønske om information via f.eks. en hjemmeside, længe før man som

lejrudvalg selv tænker at der er noget at formidle. Desuden er det en vigtig læresætning, at de der skal

lave f.eks. teknik har fokus på at lave teknik og ikke på information, så man kan ikke forvente at andre

udvalg fylder indhold i de rammer man skaber.

Vi anbefaler ligeledes, at man grundigt overvejer at inddrage fagpersoner, hvis man fastholder at al

information skal være via web, således at informationsarkitektur, brugervenlighed og indholdskoncept

giver mening og den effekt, man ønsker at opnå.

Hvordan Blå Sommers hjemmeside så ud kan man se via følgende link: http://www.dds.dk/blaasommer/

index.php?id=872

Blåsommer.dk (Blå Sommer Battle)

I starten af 2009 blev hjemmesiden ”Blå Sommer Battle” lanceret (www.blåsommer.dk). Hjemmesiden var

rettet mod lejrens primære målgruppe, spejdere mellem 10 og 16 år. Formålet var at lave en hjemmeside

der var interessant for den primære målgruppe og som kunne medvirke til at opbygge spejdernes

forventning til lejren.

Hjemmesidens koncept var, at der for et givet emne blev lavet en udfordring i form af et videoklip.

Patruljer kunne så vælge at tage udfordringen op ved selv at producere et videoklip og uploade det til

hjemmesiden. Andre brugere på siden kunne give deres bedømmelse af de indsendte bidrag. Der var

præmier til det vindende bidrag til hver udfordring. Der var også en daglig udfordring under selve lejren.

Trods tekniske vanskeligheder i starten kom hjemmesiden godt fra start. Der blev lavet fire udfordringer

i perioden op til lejren, som i alt førte til 23 besvarelser fra patruljer. Under lejren var der en daglig

udfordring. Disse udfordringer resulterede i i alt 68 besvarelser.

I alt havde hjemmesiden knap 50.000 besøgende i perioden 1. januar til 1. august 2009. Disse besøg

blev foretaget fra i alt 88 lande. Det høje antal lande kan desværre tyde på, at mange har haft svært ved

at finde frem til lejrens hovedhjemmeside på dds.dk/blaasommer, da blåsommer.dk kun var på dansk og

således ikke havde nogen værdi for udlændinge.

Det krævede mange kræfter at få defineret og lavet Blå Sommer Battle., På selve lejren overgik sitet til

DDS’ medieudvalg.

Vi anbefaler at man husker at afsætte de nødvendige ressourcer til at markedsføre og drive et evt. socialt

site, brugere og indhold kommer ikke af sige selv.

Kommunikation med hjælpere

Når en hjælper havde tilmeldt sig til lejren modtog vedkommende et velkomstbrev. I brevet var angivet

både hvor glade lejren var for at have vedkommende som hjælper, sammen med lejrens forventninger

til vedkommende som hjælper. Fra februar 2008 udsendtes der efter hvert KLU-møde et hjælpernyhedsbrev,

der blev sendt til KLU-udvalgsformændene. Udvalgsforænd distribuerede selv nyhedsbreve

til hjælperne i deres udvalg. Der blev i alt udsendt 8 hjælper-nyhedsbreve, og det sidste udkom i januar

2009.

Efter lejren er der udsendt et takkebrev til samtlige af lejrens hjælpere.

Vi anbefaler at man holder fokus på at sende information ud til hjælpere fra det øjeblik de har meldt sig til

lejren. Det får dem til at føle sig velkomne og sikrer at de føler de er med og har den aktuelle viden.

Deltagerkommunikation under lejren

Under Blå Sommer kommunikerede vi med deltagerne gennem lejravis, lejrens radio, filmklip på

hjemmesiden, og meddelelser der kom ud i forbindelse med madudleveringen.

For SMS’er, se nedenfor under ”SMS”.

44


Ledermanual

Til brug under lejren fandtes en ledermanual med informationer

om alt det praktiske, der var godt at vide under lejren. På

fordagene i marts 2009 fik grupperne udleveret en mappe til

ledermanualen. Gruppen skulle så selv printe manualen og

medbringe den på lejren. Dette fungerede i det store hele fint.

Det var muligt at se en manual i hver underlejrs information, hvis

man havde valgt ikke selv at printe manualen.

Det var en udfordring i foråret 2009 at få alle relevante parter til

at levere teksten til manualen, da udvalgene havde mere fokus

på konkret planlægning end på formidling af indhold. Det var en

meget stor opgave at indsamle og tilrette tekstbidragene, det er

i den sammenhæng vigtigt at huske, at der er en stor rolle som

redaktør forbundet med at samle tekster fra mange forskellige

bidragydere.

Vi anbefaler en ledermanual også til fremtidige lejre. Dog er

det vigtigt også at have in mente, at mange finder det langt

nemmere at sende en mail eller ringe med et spørgsmål end

selv at finde informationerne.

Lejravis

Lejravisen ”Raften” udkom hver dag under lejren. Avisen udkom

på almindelig avis-form i tabloidformat. Avisen blev flittigt læst

rundt om i lejren. Lejravisens succes må tilskrives, at den nåede

de mange målgrupper flot. Der var både seriøse og sjove ting i

avisen, sammen med super aktuelle artikler. Der var, kort sagt,

noget for alle.

Vi anbefaler en lejravis, og gerne i papirformat, også til

fremtidige lejre.

Lejrbog

Hver lejrdeltager fik tilsendt en lejrbog i juni sammen med

armbånd til lejren og lejrmærke. Lejrbogen var i lommeformat

og trykt på stenpapir. Papiret var både miljøvenligt og meget

modstandsdygtigt over for både slid og vand, hvilket gjorde at

bogen var læsbar selv efter en uge på lejr. Lejrbogen indeholdt

praktisk information for den enkelte spejder.

Det er vores opfattelse at spejderne værdsætter lejrbogen –

og fra lejrens side er det vigtigt at sikre, at deltagerne har de

grundlæggende fælles informationer i en let tilgængelig form. .

Blå Radio

Blå Radio var lejrens egen radiostation. Radioen sendte dagligt

i 15 timer. Indholdet var nyheder fra lejren, reportager og en

daglig godnathistorie. Der blev lyttet meget til radioen rundt

omkring i lejren, og på rigtig mange lejrpladser var der medtaget

en radio, så man kunne lytte med.

45


Blå flimmer

Blå flimmer var små filmklip der dagligt blev lagt på dds.dk/blaasommer under lejren. Klippene blev set

af lejrdeltagere der brugte lejrens netcaféer, men også mange familiemedlemmer, venner og ikke mindst

pressen kunne følge med i stemningen i lejren ad denne vej. Efter lejren udgør filmene en mulighed for at

gå tilbage og mindes den særlige lejrstemning.

SMS

SMS var ikke tænkt anvendt som primær kommunikation med lejrdeltagere og hjælpere, men som

supplement for ”hygge” kommunikation. Alle kunne tilmelde sig system, og KLU-udvalg skulle hver især

selv afsende de SMS de ønskede. Systemet er beskrevet i lejrbogen.

Systemet blev anvendt af ATU til at kommunikere med sine hjælpere, da disse var spredt ud over hele

lejrens areal.

Direkte beskeder

Der var en målsætning om ikke at ”bombardere” grupperne med direkte beskeder undervejs i lejren.

Det kan dog ikke helt undgås, at der er informationer, som man er nødt til at skulle have ud til alle

grupper. Ved at sende beskeder ud, der kunne udleveres i forbindelse med madudleveringen, blev der

givet beskeder om f.eks. en busulykke med spejdere på vej til lejren og større ændringer ift. aktiviteter,

f.eks. ændringen af PLAN-døgn og Jagten På Spejderånden. Denne form for kommunikation kan synes

lavpraktisk i en verden fyldt med energi, men det fungerer!

Anbefalinger i forhold til kommunikation generelt

• Lav et budskabspapir – det gavner klart kommunikationen og det hjælper både de som bliver

interviewet (f.eks. lejrchefer og SPIN), men det gavner også vores spejderjournalister.

• Når lejrudvalget etableres, så overvej at oprette en ”kommunikationsminister” som har den

overordnede kommunikationsstrategi som sit felt! Vedkommende kan være en del af KLU eller

KLUFU.

• Være opmærksom på at f.eks. proviant- udvalget laver madopgaven og dermed ikke kommunikation.

Det må ”nogen” simpelthen hjælpe dem med, f.eks. kommunikationsministeren.

Korpslejrsang

Der er ingen tvivl om at mange er begejstrede for, at der er en sang – og denne lejrs sang blev godt

modtaget hos alle. Måske også fordi Korpslejrsangen ramte plet hos både børn og voksne, i både indhold

og form.

Vi oplevede den som en glad og positiv sang, der var populær både før og under lejren.

Konsulenter

- Se samarbejde og sammenhæng med korpskontoret (del 1)

- Se frivillighed (del 2)

Korpskontoret

- Se samarbejde og sammenhæng med korpskontoret (del 1)

Kundeservice

Kommunikation med deltagere, forældre og lign.

Kommunikation direkte med deltagere er kommet for at blive! Der er ingen tvivl om, at der findes en

forventning om, at man kan spørge ind til og stille kritiske spørgsmål til alle dele af en Blå Sommer forud

46


for lejren, og der forventes både svar og handling. Dette gælder ikke kun henvendelser til korpskontoret

men til alle involveret i Blå Sommer.

Vi løste en del af kommunikationsudfordringen ved at etablere en særlig underside af Blå Sommers

hjemmeside med kontaktformularer rettet direkte til de relevante udvalg. Dette skete for at imødekomme

ønsket om kommunikation fra deltagerne, for at mindske presset på korpskontoret og for at sikre at

spørgeren fik svar direkte fra den der havde svaret. Vi valgte at lave formularer frem for en liste med

e-mail adresser af to årsager:

a. Vi ville undgå at udlevere folks e-mail adresser så de kunne misbruges

b. Vi ville gøre det vanskeligt at stille det samme spørgsmål til flere på en gang, og dermed undgå at flere

brugte kræfter på at besvare den samme henvendelse.

Vi valgte bevidst at man ikke kunne stille spørgsmål direkte fra hjemmesidens forside. Dette fordi vi

erfarede, at uanset hvor meget information der er at finde på hjemmesiden og i f.eks. ledermanualen,

så finder mange det langt lettere bare at sende en mail eller at ringe. En meget stor del af de

henvendelser der kom både til administrationsudvalget og til korpskontoret kunne man besvare ved at se

på hjemmesiden.

Mail-formularerne på hjemmesiden blev taget i brug 18. februar. I perioden 18. februar til 1. september

er der i alt afsendt 692 e-mails via mailformularerne. Hvad der har været forud for 18. februar findes der

desværre ikke data på, men det var overskueligt i omfang. Hertil kommer naturligvis også e-mails sendt

direkte via dds.dk og direkte til involverede personers private mail-konti.

Fordelingen på udvalg har været:

Fordelingen over tid har været:

47


Forespørgsler via mail var meget varierende i indhold, men der var naturligvis en del henvendelser

omkring diverse frister for tilmelding samt omkring problematikken vedr. mulighederne for at deltage i halv

lejr.

Formular-løsningen har været en god løsning fordi den dels sparede på antal timer til mail-besvarelser,

dels sikrede spørgeren en mere direkte adgang til dem der havde svaret.

Der har naturligvis også været henvendelser direkte til de enkelte udvalg i KLU, samt til konsulent og

GEÅ.

Kødløs dag

Som led i vores fokus på både lejrens og vores generelle klimabelastning, ønskede vi at skabe debat og

fokus på vores fødevares forskellige klimabelastninger. Produktion af kød og specielt oksekød kræver

mange ressourcer og belaster derfor også klimaet meget. Ved at indføre en kødløs dag/aften på lejren,

ønskede vi at skabe debat om emnet blandt lejrens deltagere og hjælpere.

Vi kan kun anbefale andre at sætte fokus på vigtige emner ved at udfordre deltagerne hvor det kan

mærkes.

L

Ledertræning

– Se aktiviteter og træning

Lejravis

– Se kommunikation

Lejrperiode og datomæssig placering

Lejrperiodens datomæssige placering

Vi var meget bevidste om at lægge lejrperioden på en måde, som kunne tilgodese så mange hensyn som

muligt. Historisk har Blå Sommer taget alle tre ugers ferie for mange hjælpere og den faktor har været

medvirkende til hjælperproblemet. Det ville vi gerne ændre på, så ressourcerne blev bedre prioriteret.

I dagens samfund prioriterer familierne også tid ”til selv” og derfor vil det være et bedre forbrug af vores

”fælles ressourcer” at afvikle både forlejr, lejr og efterlejr indenfor en 14 dages periode.

For ”Tordenskjolds soldater” vil lejren tage 3 uger fra tekniklejr start den 4. juli til en sidste oprydning

søndag den 26. juli – uanset, hvordan vi lagde lejrperioden! Der skal simpelthen en vis tid til at gøre klar

gør lejr og til oprydningen efter lejren!

Herudover så kan vi heller ikke lægge en Blå Sommer på samme tidspunkt eller i lige forlængelse af

f.eks. Roskilde Festival, alene fordi vi derved ikke kan få f.eks. toiletfaciliteter nok.

En anden ting er kapaciteten hos DSB. Den er ikke stor nok til at kunne transportere 20.000 deltagere i

en weekend, og derfor kan vi heller ikke begynde lejren en lørdag.

I forhold til forældrene og den halve lejr for de mindste, ville vi gerne have en weekend midt i lejren, så

det var muligt for mange at besøge lejren.

48


Vi placerede lejrdatoerne således, at der ville være 14 dages sammenhængende feriemuligheder i

skolernes sommerferie både før og efter Blå Sommer.

Vi tog også hensyn til ”industriferie”-perioden, fordi den binder en del menneskers ferie og endelig skal

lejren ikke ligge for tidligt på sommeren, for så kommer de internationale spejdere ikke. Deres ferie

perioder ligger senere end vores.

Resultatet blev at Blå Sommer var i uge 29 og 30 - 2009:

Tekniklejr: lørdag d. 4. juli – lørdag d. 11. juli

Forlejr: lørdag d. 11. juli - tirsdag d. 14. juli

Lejr: onsdag d. 15. juli – torsdag d. 23. juli

½ lejrperiode: onsdag d. 15. juli - søndag d. 19. juli

Efterlejr: torsdag d. 23. juli – søndag d. 26. juli

Det betød ingenting at vi havde afkortet den traditionelle lejr periode med en dag. Vi nåede alt det vi

skulle på en Blå Sommer. Til gengæld betød det rigtig meget i forhold til netop hjælpersituationen, og det,

at de fleste kunne ”nøjes” med at bruge 14 dage på lejr, var den helt rigtige beslutning.

Nogle ganske få forældre gjorde indsigelse mod lejrperiodens placering, fordi de så ikke kunne holde 3

ugers ferie i familien. Men for de mange – og for lejren - fungerede det fint.

En del kan dog ikke forstå, at lejren ikke bare ligge i en hel uge, dvs. fra lørdag til lørdag. Det synspunkt

grunder i manglede viden om (og forståelse af,) at der også er frivillige, som laver både for - og

efterarbejdet til lejren.

Den halve lejrperiode var et tilbud til at de yngste spejdere kunne deltage i en kortere tid. Vi valgte at

placere perioden i den første halvdel, så de var med til opbygningsfasen og åbning, ligesom ATU kunne

tilgodese aktivitetsudbuddet for de yngste, når vi havde en præcis periode.

I tilmeldingerne til lejren gik det op for os, at der var tilmeldt både de mellemste, de store spejdere og

seniorer til den halve lejr. Vi kender flere tilfælde, hvor det for lederne kun handler om at sende spejderne

hjem og så slappe af resten af lejrperioden. Den halve lejrperiode var også kun tiltænkt de yngste og slet

ikke f.eks. seniorer. Da det bestemt ikke var hensigten med tilbuddet om en halv lejrperiode, besluttede

vi at sende brev ud til grupperne og appellere til opbakning om den hensigt, som lå bag beslutningen.

Uanset alle vores gode intentioner og formålet med den halve lejr, så blev brevet opfattet som en utidig

indblanding i gruppernes selvbestemmelse.

Kort sagt, uanset hvad vi beslutter om f.eks. hvem som kan deltage hvornår – så gør grupperne, som de

selv vil.

For rigtig mange er Blå Sommer en fælles oplevelse, for nogen er eller burde det være en on/

off lejroplevelse efter eget valg, og for andre ville det være godt, hvis det var en ren festival.

Indgangsvinklerne og opfattelsen af hvad lejren er, er til tider ret forskellige.

Under forlejren – konkret mandag og tirsdag - oplevede vi, at en del grupper mødte op med det ene

formål at etablere sig inden spejderne ankom. Det vil sige, at de lavede deres egen ”forlejr”, stillede telte

op og fik dermed ret hurtigt ”behov” for både faciliteter og hjælp fra f.eks. UL. Mange forventede faktisk, at

der var fuld service og endda mulighed for at spise (gratis) med i kantinerne. Eller, at de kunne købe en

madbillet og således anvende lejrens kantiner som restaurant.

Der var også få udenlandske grupper som af forskellige årsager var nødt til - eller havde valgt at komme

en dag tidligere til lejren. Dem havde vi valgt at tilbyde lejrplads for en nat i forstaden for netop at undgå,

at de reelt var på lejr en dag længere end alle andre, med de forventninger til service, mad, toiletfaciliteter

mv. der så følger med.

Vores anbefaling er at man, på baggrund af de undersøgelser og de baggrundsinformation man

finder, laver sin prioritering på den datomæssige placering og står ved den. Information og fakta om

bevæggrunde for valget kan med held kommunikeres ud. I forhold til arbejdet omkring afslutning af lejren

ville det have været mere optimalt at slutte således at der var to hverdage til oprydningen. Dette skyldtes

bl.a. at mange af lejrens eksterne leverandører selv hentede deres materiale og her viste en hverdag sig

at være lige i underkanten.

49


Endelig er det vigtigt at tage de nødvendige hensyn til at de grupper som ankommer sent

på ankomstdagen, ikke også skal forlade lejren tidligt på afrejsedagen.

En anbefaling er også, at man simpelthen er nødt til at forholde sig til, hvordan de ”alt for tidlig ankomne”

grupper skal håndteres – hvilket gælder for både de udenlandske og de danske grupper.

Logo, temalinje og visuel profil

Meget tidligt i korpslejrudvalgets arbejde (november 2007) og i forbindelse med den kreative proces, tog

vi fat på arbejdet med logo, temalinje osv.

Vi lagde et stort arbejde i at finde en fælles forståelse for de visuelle signaler som f.eks. et logo sender.

Hvilke symboler og farver vælger vi, hvilke navne kan de give til f.eks. underlejrene, og hvordan kan det

understøtte den kreativitet, som alle har, og har brug for at arbejde ud fra. Samtidig skulle lejrens visuelle

profil og matche korpsets på en måde, så man kunne fornemme en sammenhæng.

Det overordnede formål med at finde frem til en samlet visuel identitet for Blå Sommer 2009, var at sådan

en giver os et redskab og dermed nogle muligheder for, at kommunikere lejrens indhold og budskaber ud

til både os selv og omverdenen på en simpel og letforståeligt måde.

Det var også vigtigt for os at:

• kommunikere til lejrens målgruppe, teenagerne

• det samlede materiale skulle være så modellerbart, at vi ville få mange forskellige visuelle ”logooplevelser”,

når man blev præsenteret for diverse Blå Sommer materialer

• der kunne laves sub-logo´s til hvert udvalg

• det at have et logo på plads tidligt gav os den gevinst, at Spejder Sport ville kunne levere tøj og

diverse ting til salg før lejren. Og det ville vi gerne have

• underlejrenes navne var nye og havde sammenhæng med f.eks. den geografiske inddeling

• hver lejr havde sin farve at arbejde med

Til udformningen af logo entrerede vi med professionelle grafikere og ud fra det materiale vi fik, blev der

udarbejdet logoformater, sublogoer, designmanual og meget mere, som til sidst mundede ud i det resultat

vi kender.

Vi er stolte af vores visuelle profil, og vi har kun fået ros for logo, farver, symboler, lejrmærke, tøj, ting,

temalinje – og ikke mindst sammenhængen mellem den visuelle profil, lejrens fokusområder og de

budskaber som vi signalerede både internt på lejren og eksterne gennem pressen. Selv Jyllandsposten

havde omdannet deres eget logo til at passe til vores Blå Sommer logo.

Vi anbefaler klart at tænke disse ting meget tidligt i forløbet. Det har været guld værd at have det på plads,

så tidligt i planlægningsforløbet. Det er svært - men det giver gode resultater.

50


M

Mad

Grupperne fik næsten dagligt udleveret en slags kød, i en i forhold til gruppens størrelse passende

mængde. Alle andre varer kunne frit afhentes i et af proviantteltene på hvert underlejrtorv.

Al te, kaffe, kakao og chokolade var FairTrade produkter. Mælkeprodukter og enkelte grønsager var

økologiske.

Der blev udgivet et opskrifthæfte (kogebog), med to forslag til hver dag. Men vareudbuddet lagde op til at

man selv var kreativ.

Konceptet med stor valgfrihed og få begrænsninger i vareudbuddet var en stor succes. Vi kan klart

anbefale denne fremgangsmåde og mener, der er rig mulighed for at udvikle oplevelsen ved at lave god,

sund og varieret mad. Såfremt man ønsker større vareudbud, mere mangfoldighed, mere økologi og

mere miljøvenligt, så vil kostbudgettet også skulle øges betydeligt.

Ved af få en stor leverandør, som leverede direkte til hver underlejr, kunne hjælperne bruge deres energi

på at servicere deltagerne frem for at sortere råvarer fra et lager til et andet og videre ud i små kasser,

der passer til hver gruppe. Stram bogføring giver værdifuldt overblik over forbrug og økonomi. Dermed

reduceres madspild og faren for budgetskred.

Ved fremtidige arrangementer bør man være opmærksom på, at allergikere og vegetarer udgør en ikke

ubetydelig del af befolkningen.

Selv om fleksibiliteten og hjælpsomheden er stor, bør der fra alle sider arbejdes på, at undgå større

efterbestillinger lige op til eller på lejren, især af nye produkter.

Ligeledes er det værd at huske på, at der ofte også vil være aktiviteter, hvori der indgår madvarer. Disse

vil ofte være varer, der af hensyn til aktivitetens karakter, ikke ellers indgår i lejrens vareudbud. Dette bør

man være opmærksom på, således at man kan sikre en tidlig koordinering.

I forbindelse med PLan-døgnet havde lejren modtaget et godt tilbud fra Dansk Jægerforbund på

2000 fasaner, som skulle tilberedes og spises af tropsspejderne under vejledning af folk fra Dansk

Jægerforbund. Pga. ændringer i programmet, forventede vi ikke den store tilslutning til det frivillige

arrangement. Om det var fordi deltagerne stadig troede det var obligatorisk, eller fasaner bare er

spændende, ved vi ikke. Det viste sig at være en stor succes, og rigtigt mange spejdere var med til at

tilberede og spise fasaner. Vi var ikke helt forberedte på den store tilslutning, hvilket gav lidt logistiske

udfordringer, men i det store hele var fasanerne en succes.

Da alle ønsker både god mad, frugt og grønt, økologi, miljørigtige og allergivenlige produkter anbefaler

vi at madbudgettet øges betragteligt. Det er også nødvendigt at tage reel vare på både vegetar- og

allergibehov.

Materialebestilling

Grupperne

Via Blå Sommers materialebestilling på nettet havde alle grupper mulighed for at bestille, brandmateriel,

rafter, brænde, tovværk og andre forbrugsmaterialer ud fra et lille forudbestemt sortiment som supplement

til basispakken.

Systemet blev konstrueret således, at servicecenteret selv definerede brugerprofiler og log on til

systemets brugere, hvilket desværre betød at der ikke var sammenhæng med de øvrige systemer

omkring Blå Sommer. Dette var ikke hensigtsmæssigt, og vi anbefaler at man fremover sikrer at den

enkelte bruger har adgang til alle varebestilingssystemer med et enkelt logon.

51


Der kom i alt ca. 1400 varelinjer ind som bestilling fra ca. 200 grupper. Desværre lå deadline for bestilling

af rafter/brænde før endelig tilmeldning af spejder, for at vores leverandør kunne nå at få træet skovet og

leveret. Heldigvis var der færre tilmeldninger til lejren end budgetteret. Derfor var der træ i overskud så

grupper der kom efter deadline også kunne hjælpes.

Alt i alt fungerede systemet godt for grupperne og vi kan anbefale et lignende system til fremtidige lejre.

Udvalg og aktiviteter

Blå Sommers forskellige udvalg havde mulighed for at bestille alle typer materialer ud over madvarer,

telte, inventar samt el- og vvs materialer. Der kunne i alt vælges mellem ca. 15.000 varenumre. Der

kom ca. 1000 ordrelinjer ind fra udvalg og aktiviteter, hvilket udgjorde ca. 80 % af alle forudbestillinger til

servicecenteret (resten blev afleveret manuelt).

Vores vurdering under lejren var at ca. 25 % af alle varer der blev bestilt før lejren blev bestilt uden om

servicecenteret, og de leverandører som der var samarbejde med, oftest til en højre pris end den som

Servicecenteret havde aftalt. Om dette skyldes et besværligt bestillingssystem eller uvidenhed vides ikke.

Vores anbefaling til fremtiden er, at det bør undersøges om brug af udvalgte leverandørers WEBshop

kan benyttes således at brugerne selv kan oprette ordren, og den kan komme færdigpakket, og

servicecenteret kun tager sig af papirarbejdet

Mobilladning

Muligheden for at få opladet sin mobiltelefon (eller PC) varierede kun lidt fra underlejr til underlejr.

Grupperne kunne selv hjemmefra bygge en ”mobil-lade-kasse”. Underlejrene havde på forhånd udsendt

en vejledning til, hvordan den skulle være. Det var en kasse hvori alle gruppens mobiler kunne oplades

på samme tid. Denne blev så afleveret i informationen eller teknikteltet og telefonerne blev opladet samlet

mens gruppen f.eks. var på aktivitet. Det var en fin løsning der fungerede uden store problemer. Det var

gratis at få telefonerne ladet op, men man opfordrede til at donere et beløb til Spejderhjælpen for det.

Nogle steder var der også stik i caféen, hvor man kunne sætte sin telefon til at lade, mens man selv holdt

opsyn ved siden af den og drak en kop kaffe. I enkelte tilfælde måtte bilbatterier og andre store batterier

dog fjernes fra stikkene.

Anbefaling: Man skal i fremtiden kalde den en ladekasse, således at andet end mobiler kan lades op.

Til hjælpere og ledere var der i underlejrenes cafeer en stationær væg med en masse ladere af forskellige

typer, som man kunne komme og sætte sin mobil i. Det virkede rigtigt fint.

Anbefaling: man skal huske at have 2-3 af de mest almindelige ladere. Ladere fik vi fremskaffet gratis, og

det kan man sagtens gøre i fremtiden også.

N

Naboer

På Stevninghus har vi et godt naboskab og det har stor betydning for både DDS, Stevninghus og de som

ligger i lejr der. Og vi har stadig et godt naboskab – hvilket vi sætter stor pris på.

Traditionelt har vi lejet en del jord i forbindelse med afviklingen af en Blå Sommer, og det er også vores

opfattelse at alle naboer har fået en pæn pris for den ydelse.

52


Denne gang syntes vi dog, at prisen for lejen af markerne var alt for høj, hvilket vi/ejendomsudvalget

længe forhandlede med naboerne om. Men det er Blå Sommer som skal betale, så jo højere leje, jo

dyrere lejr.

I april 2008 endte vi med at sende brev til naboerne, hvor vi beklagede, at det ikke var muligt at opnå

enighed om lejeprisen, og at vi, for at kunne komme videre med planlægningen af lejren, havde besluttet

at afholde Blå Sommer på egne jord alene.

Det var en god beslutning for DDS og for Blå Sommer i sammenhæng. Vi måtte sige stop for størrelsen

af lejen, og i Blå Sommer måtte vi have vished for arealets størrelse så vi kunne komme videre med

organiseringen af lejren.

Sideløbende med nabo-forhandlingerne fik vi en aftale med forsvaret om at måtte leje (billigt)/benytte en

del arealer hos dem, som det også tidligere har været tilfældet. Disse arealer var særdeles brugbare for

ATU og til f.eks. P-pladser.

I maj 2009 indbød vi alle naboer til møde, så vi kunne informere om Blå Sommer. Der kom mange, og

vi havde et meget fint møde. Set fra naboernes side oplever de problemer med trafikken af spejderne

og affald i grøfter og på veje. Oven i det var der selvfølgelig også bekymring i forhold til den mark, vi

ikke have lejet, og som stort set ligger midt i Blå Sommer. På vores side af bordet lovede vi selvfølgelig

at holde styr på først og fremmest trafikken omkring den nævnte mark, ligesom vi lovede at styre både

spejdere og affald.

Og vi havde stor succes! Vi lykkedes både mht. håndteringen af nævnte mark – kort sagt, så holdt

vi 19.000 spejdere ud af den ved hjælp af budskabet om, at det var en privat mark, (og så en gang

minestrimmel)!

Men vi lykkedes også med oprydningen på de arealer og bygninger, som vi havde lejet af militæret og

med oprydningen af vejene omkring lejren og i Kliplev by.

Vores anbefaling er, at man skal huske naboerne og deres behov – uanet hvor lejren/arrangementet

afholdes. Og når vi vil, så kan vi sagtens gøre tingene på en måde, så det ikke koster os penge at have et

godt naboskab.

Nedbrydningsplan

Forud for lejren havde alle udvalg arbejdet med et input til en fælles nedbrydningsplan for lejren. Denne

blev samlet og koordineret af TU. Målet med nedbrydningsplanen var at skabe et bedre samlet overblik

over, hvilke opgaver der skulle løses hvor, hvornår og af hvor mange. Planen blev ikke brugt så meget i

selve oprydningsfasen, men det, at den var der, og at mange oprydningsopgaver på forhånd var tænkt

igennem, lettede bestemt opgaven.

Vi anbefaler, at man bruger nedbrydningsplaner aktivt som et redskab til at få planlagt og koordineret

oprydning.

(se også ” Hjælpertiltag”)

Netbutik

– Se webshop

NGO

På Strøget ønskede vi liv, mangfoldighed og oplevelser. Vi ville også gene berige både spejdere, seniorer

og ledere med den mangfoldighed og det samfundsengagement, der er hos andre NGO ´er end lige os

selv.

Altså inviterede vi ca. 25 organisationer og 10 endte med at komme. Hver NGO kunne selv vælge hvor

længe, de ville være der, og hvad de havde med. De betalte for lejrplads og mad, men fik den hjælp og

f.eks. strøm som de havde brug for.

53


De 10 NGO’er som deltog, var:

• Kræftens Bekæmpelse/Trygfonden – Solkampagnen

• Max Havelaar

• Danmarks Naturfredningsforening

• Care Danmark

• Kræftens Bekæmpelse – kampagnen Vidunderlivet

• Sex og Samfund

• Folkekirkens Nødhjælp

• UNICEF

• Bloddonorerne i Danmark

• IBIS

Og de bidrog med så forskellige ting som solcreme-kampagne, kondomer og scoretricks, økologisk

kaffe, naturfredning, bloddonor-hvervning, postkort, livmoderhalskræft og underskriftindsamlinger til

klimatopmødet.

De deltog meget forskelligt, men flest omkring weekenden og mange i flere dage.

Det var et meget fint og udbytterigt samarbejde vi fik ud af det. Både Blå Sommer og hver enkelt

organisation fik noget ud af det. Og Blå Sommer har været på dagsordner og fået presseomtale i flere af

de inviterede NGO´s blade og net-versioner.

Vi kan kun anbefale at gøre det igen – måske endda i større omfang? Det er en berigelse for alle, det

giver synenergi, og det skaber samfundsbevidsthed hos vores spejdere og ledere.

Spejderhjælpen

Vi ville gerne give spejderhjælpen en særlig plads og en mulighed for at lave en indsamling. Derfor

besluttede korpslejrudvalget at al flaskepant skulle betales af forbrugeren, og at den derefter blev doneret

til Spejderhjælpen. Herudover skulle de have den flaskepant, som der kunne indsamles under lejren, og

de penge som blev betalt i underlejrene for strøm til mobiltelefonerne.

Spejderhjælpen lavede en meget velbesøgt stand med aktiviteter, samtaler og vidensformidling. Selve

flaskeindsamlingen rundt i lejren fik ikke den tiltænkte succes . Det grunder først og fremmest i en

misforståelse mellem de ”bagagebure”, som vi troede vi fik, og de reelle ”papkasser” som blev leveret til

flaskeindsamlingen.

Men den på forhånd betalte og planlagte pantindsamling gav dog så fint et resultat, at vi formoder at

kunne sende et større beløb videre til Spejderhjælpen. Vi kan anbefale en sådant ”hjælpe-indsamling”.

Det er dog vigtigt at samle ansvaret for indsamlingen et sted og hos få personer. Denne indsamling lå

placeret flere steder i lejrens regi, og det besværliggjorde både indsatsen og overblikket.

O

OLPC

I samarbejde med korpsledelsen var der indkøbt 100 såkaldte OLPC computere (One Laptop Per Child),

udviklet specielt til børn i udviklingslande. Tanken var at spejderne skulle lære om, hvilken forskel det kan

gøre for et barn og udviklingen i et udviklingsland, hvis de lærer at bruge en computer og får adgang til

internettet. Efter en tur på Blå Sommer og PLan kurserne i efterårsferien skal de sendes videre til et sted,

hvor de virkeligt kan gør gavn.

Desværre levede Blå Sommer ikke helt op til sin del af formidlingen. Da computerne i langt højre grad

blev brugt til almindelige praktiske gøremål i bl.a. mediebussen og til JOTI aktiviteter. Vi synes dog

projektet er super godt og lignende bør gentages en anden gang.

54


Organisering

-Se geografisk organisering af underlejre (del 1).

Oprydning

- Se hjælpertiltag og nedbrydningsplan

P

Pant

- Se NGO

Paradiset: senior- og lederpleje

Formålet med området Paradiset var at skabe et samlet socialt

område for alle lejrens seniorer, ledere og hjælpere, i og med at

de i høj grad kender hinanden på tværs og ønsker at mødes.

Denne gang ønskede vi at ”stedet” bestod af flere forskellige

former for miljøer, både med og uden mulighed for at kunne

købe øl.

Paradiset var et populært sted og rigtig mange samledes der om

aftenen. I det store hele var det et sted for de voksne, om end

at vi selvfølgelig oplevede at måtte bede et par spejdere om at

gå hjem til deres gruppe. Håbet var at pladsen i det oprindelige

”Paradis” var stor nok, hvilket den desværre viste sig ikke at

være. Resultatet blev at et par telte blev placeret uden for

træerne og det gav lidt flere støjproblemer for de nærliggende

grupper end det var ønskeligt.

Den evige udfordring er at kunne styre musikken, larmen af fest,

alles optræden, mængden af de øl den enkelte køber, de unge

som ”fifler” sig til øl osv. I det store hele gik det rigtig fint, men da

udfordringen er evig så vil man også kunne finde de eksempler

frem hvor det ikke lykkedes allerbedst.

Konceptet med Paradiset var ret godt – om end at der sagtens

kunne have været endnu flere og mere synlige ”ikke alkoholtilbud”

som f.eks. juicebaren. Selve placeringen er vigtig, for det

kan ikke undgås, at der er en vis larm forbundet med et sådant

sted. På Stevninghus ligger Paradiset på et højdedrag, og det

er ikke det mest optimale mht. larm, men meget centralt og

naturligt afskærmet af læbælter.

Parkeringsafgift

Det var, og er, vores holdning at lejrens besøgende får en

oplevelse ved at besøge lejren. Vi mener denne oplevelse

55


erettiger, at de besøgende yder et økonomisk tilskud til lejren ud over de udgifter, der var forbundet med

etablering af parkering, ekstra toiletter osv.

I tråd med, at lejren var gået langt for at begrænse klimabelastningen fra deltagertransporten, valgte vi at

motivere de besøgende til at benytte offentlig transport. Dette ved ikke at opkræve betaling for adgang til

lejren, men ved at kræve en parkeringsafgift på 150 kr.

Denne beslutning gav en del uro, specielt hos dem der boede relativt tæt på lejren. Under lejren var der

ved parkeringspladsen nærmest ingen klager, men en del valgte dog at parkere andre steder uden for

lejren, hvilket jo gjorde at vi dermed gik glip af p-afgiften for de biler.

Fremover vil vi anbefale at gøre tingene mere enkle, og f.eks. tage entre for besøgende på lejren eller

at hæve deltagerbetalingen. Summen er jo, at vi budgetterer med en vis indtægt for parkering og bruger

dem i afviklingen af lejren.

Måske var problemet ”kun” at vi satte prisen på P-afgiften for højt? Det er svært at vide. En ting er sikkert

– beløbet til parkeringsafgiften rammer lige i hjertet på folk og især, hvis de bor steder, hvor den slags

afgifter ikke er daglige rutiner.

Plant et træ

Som et led i klimaindsatsen opfordrede Blå Sommer grupperne til at plante træer forud for lejren. På

Blå Sommers hjemmeside kunne man finde praktisk information, ligesom man kunne få sine træer på

et elektronisk kort. Kampagnen blev også omtalt i DDS’ medier og i Blå Sommer-nyhedsbrevet. I alt

plantede ca. 40 grupper træer, hvilket er langt fra tilfredsstillende.

Prinsesse Benediktes besøg

Prinsessen er protektor for DDS og inviteres som sådan til at besøge Blå Sommer. Det er et besøg som

mange glæder sig til og som altid giver os presseomtale. Denne gang var bestemt ikke nogen undtagelse.

Det er før lykkedes at interviewe Prinsessen til lejrradioen, men denne gang stillede hun op til et længere

interview til både lejravisen og DR - og sidstnævnte gav virkelig megen presseomtale for Blå Sommer.

Turen rundt i lejren var god, og der var både planlagte og uplanlagte besøg hos grupper og aktiviteter.

Frokosten fik lejr- og korpsledelse i pagoden og derefter besøgte Prinsessen ”Sail In” og Forstadens

aktiviteter.

Pris

-Se deltagerbetaling

Profilvarer

– Se Spejder Sport

Projektlederuddannelsen

–Se aktiviteter og træning

Proviant

–Se mad

56


Pressedækning

- Se ekstern presse

R

Radio Blå

–Se kommunikation

Receptioner

Vi afholdt to receptioner, begge to blev afviklet i Pagoden, som er rigtig fin til den slags.

Den ene reception var for indbudte spejdere fra andre korps, naboer, samarbejdspartnere, kommune osv.

Både lejrledelse og korpsledelse var til stede som værter. I alt var vi ca. 100 personer.

Den anden reception var mere en frokost for Prinsesse Benedikte og her var korpsledelse og lejrledelse

værter.

Rygepolitik

Blå Sommer 2009 var første gang DDS’ nye rygepolitik, som vedtaget af korpsledelsen i foråret 2009,

skulle afprøves i praksis. Et af de centrale elementer var, at det ikke kun handler om sundhedsrisikoen

ved direkte eller passiv rygning, men det handler også om de signaler man som voksen rollemodel

sender ved at ryge når man er sammen med børn eller unge på lejr.

Vi udarbejdede en rygepolitik for lejren som blev synlig for ledere og andre dels via Blå Sommers

hjemmeside og dels via ledermanualen.

De store nye ting i rygepolitikken for Blå Sommer 2009 i forhold til tidligere lejre var, at det ikke længere

var tilladt at ryge ved bålpladser eller andre steder, hvor voksne og børn er sammen. I stedet blev rygere

henvist til opsatte rygerum rundt omkring i lejren.

Der var naturligvis en portion ledere der protesterede mod rygepolitikken, da den blev offentliggjort, men

protesterne var betydeligt færre, end vi havde forventet. På selve lejren gik det over al forventning. Det

var meget få steder, man så folk ryge ”offentligt”. Når man tiltalte en der røg ”offentligt”, var der relativt

sjældent protester, rygeren fortrak til et rygerum.

Vi var udfordret i starten af, at rygning var helt fri under teknik- og forlejr, da der jo ikke var børn her. Der

var naturligvis nogen, der lige skulle vænne sig til, at forholdene var anderledes, da selve hovedlejren gik

i gang.

Det andet sted vi var udfordret var i Paradiset. Det tog nogle dage før et rygerum blev etableret da

Landsbyens folk var nødt til at prioritere de sparsomme ressourcer andetsteds. Da et rygerum så blev

etableret, var det placeret lidt diskret, hvilket nok gjorde at mange slet ikke opdagede, at det var der.

Undervejs i lejren blev det dog bedre og bedre.

Generelt må man sige, at rygepolitikken var en succes. Der er helt sikkert sket en holdningsændring.

57


S

Sang

-se korpslejrsang.

Seniorer og seniordøgn

Tag ikke fejl, seniorer er bare store spejdere. De ønsker at være en del af gruppen og de kan og vil rigtig

gerne lave fede projekter. Læs mere under aktivitet og træning.

For at give seniorerne nogle særlige oplevelser, træning og en fest, og desuden give dem et døgns

”pusterum” med lov til bare at være seniorer, valgte ATU at sende alle lejrens seniorer inkl. hjælpere i

senioralderen, på et seniordøgn uden for lejren.

Seniorerne er unge mennesker som de nu er flest og samtidig er de korpsets fremtidige ledere, som

vi gerne vil være med til at ruste til denne opgave. Seniorerne er forskellige og har forskellige behov.

Ved at give seniorerne en blandet buket af muligheder for f.eks. deltagelse i gruppens liv, hjælperjob,

senioraktiviteter, Paradiset og seniordøgnet (inkl. en formidabel fest) var det vores oplevelse, at vi tog fint

vare på opgaven med at tilgodese de forskellige ønsker og behov.

Vores anbefaling er, at man til stadighed stræber efter at finde ligevægten i ovennævnte blanding af gode

senioroplevelser.

Serviceniveau

Det var lige fra starten denne lejrs mål at sænke det serviceniveau lejren tilbød deltagerne. Dette

begrundede vi i, at vi mente at for mange frivillige ressourcer hos både lejrens hjælpere og i grupperne,

velment, blev spildt på at gøre lejrlivet lettere for spejderne. Alt efter underlejr blev forskellige opgaver

som toiletter, natterunder, trafikregulering mv., lagt ud til grupperne. Og blev godt modtaget. Det er vores

holdning, at brændehugning, madlavning og toiletrengøring er en del af lejr/spejderlivet. Det er bestemt

ikke et mål, men en metode.

Det er vores anbefaling at der fremover tænkes nøje over, hvad der giver spejderne den bedste læring og

hvor kræfterne er bedst brugt.

Se i øvrigt under ”hensigtserklæringer”.

SMS

- Se kommunikation

Snerydningspatrulje

En af de fantastiske ting ved en Blå Sommer er, at der bliver sat så mange store projekter i gang, og at

en masse ledere og seniorer får lov til at udtænke og udføre projekter der er langt større, end hvad de

ellers har arbejdet med.

Selv om vi er gode til at se hinanden over skulderen og hjælpe med gode råd og erfaringer, kan det

dog ske at noget ikke går som forventet. I tilfælde af at dette skulle ske havde lejrcheferne en lille

gruppe erfarende folk, der kunne træde til og hjælpe. Først med håndkraft og overblik, siden med evt.

reorganisering. Da vi ikke forventede at skulle bruge dem, gav vi dem navnet ”snerydningspatruljen” - de

skulle kun i arbejde hvis det blev snevejr på lejren, og det forventede vi jo ikke.

Vi kan varmt anbefale fremtidige arrangementer, store som små, på forhånd at benytte sig af djævlens

advokat for at undgå uønskede situationer og at have ”sneryddere” som backup. Det er bedre og

58


lettere at løse en potentiel krise 3 måneder før lejren end aftenen før. Det er dog vigtigt, at huske en

forventningsaftale mellem ”snerydningsholdet” og de som får hjælpen.

Spejder Sport

Vi har lige fra starten stillet krav til, hvilke logovarer vi forventede at spejdersport skulle tilbyde. Det

var vigtigt for os at tilbyde logovarer, som appellerede til vores spejdere. Et tæt parløb gennem hele

processen gav både et flot og bredt udvalg. Og, ikke uden betydning, en god omsætning til vores butik.

Det var også vigtigt – og rigtigt af os at få Spejder Sport til at producere logovarer til salg før lejren.

Konkret havde vi Blå Sommer-varer til salg til korpsrådsmødet i efteråret 2008 og til julesalget 2008. Det

er med til at øge både glæden til Blå Sommer, og så øger det også salget af varer. For at kunne det, er

det af stor betydning af lejrens logo er ”modellerbart” og tidligt færdigt – hvilket Blå Sommer 2009´s logo

var.

Spejder Sport havde lavet en stor og flot butik på lejren, hvilket har stor betydning for både deltagerne og

for lejren.

Vi mener logovarerne er så vigtige, at der bør suppleres med eksterne rådgivere, for at ramme nøjagtig

hvad der er smart og moderne på det aktuelle tidspunkt, og ikke hvad der er billigt eller plejer at virke.

Anbefalinger til næste gang:

• Tag kontakt i god tid

• Overvej at have en designer internt i organisationen til at designe logovarer, og vær bevidst om

hvilken linje der ønskes

• Husk at ting tager tid

Vi kan klart anbefale et godt og modellerbart logo, den tids aktuelle logovarer i et bredt udvalg og at det er

godt at kunne købe tøj før lejren.

Til gengæld skal vi en anden gang huske, at også Spejder Sport har brug for at være en del af lejrens

organisationsstruktur, således at den grundlæggende kommunikation mellem dem og Blå Sommer er

aftalt og fastlagt på forhånd.

Spejderidentiteten

-Se fokusområder (del 1)

Sponsorpolitik

Korpslejrudvalget vedtog tidligt i lejrplanlægningen en sponsorpolitik for lejren. Denne udstak

overordnede retningslinjer for, hvilke former for sponsorer vi ønskede på lejren, og hvilken procedure man

skulle følge i forhold til at søge sponsorater.

Koordinering ift. sponsorater blev varetaget af Blå Sommer-konsulenten på Korpskontoret. Det var godt

med denne samlede koordinering, da der et par gang undervejs viste sig at være flere der uafhængigt

af hinanden ønskede at søge sponsorat hos den samme (større) virksomhed. Det var naturligvis

primært relevant ift. større sponsorater, der gik ud over det, et udvalg kunne skaffe fra f.eks. den lokale

tømmerhandel.

Anbefalingen er klar – der skal være en ansat til at koordinere sponsor-ansøgningerne – og til enten at

skrive ansøgningerne eller til at hjælpe med formuleringerne af ansøgningerne (ellers får nogen sendt

noget skidt ud)

Sprog

– Se internationalt

59


Strøget

Byens strøg er et samlende sted for hele byen og sådan var det også for lejrens byer. Strøget var centralt

placeret og her blev alle centrale ting placeret. Vi ønskede liv, mangfoldighed og oplevelser på strøget.

Her var lejrens vartegn – det perfekte foto! Og her var flagborgen, Radio Blå, cafeer, iskiosken, Cafe

Bæver, forsamlingshuset, træfpunktet, supermarkedet og GÆST med det internationale telt osv. osv.

Her var alle nødvendigheder og fornøjelser, men vi ville også gerne berige både spejdere, seniorer og

ledere med den mangfoldighed og det samfundsengagement der er hos andre end lige os selv. Derfor var

der også en hel del andre NGO som udstillede deres engagement og bød på aktiviteter som vi brændte

for. Summen var et fantastisk skue!

Strøget var en flot succes.

T

Tekniklejr

–Se lejrperiode

Tilmelding

Tilmelding til Blå Sommer foregik denne gang 100 % elektronisk. Her var tiden helt sikkert med os. Alle,

både grupper og hjælpere, kunne helt frem til lejren justere i forhold til hvem og hvor længe en person var

på lejr.

Til lejren

Danske grupper

Systemet fandt selv DDS medlemmers data i Blåt Medlem. Gruppens kontaktperson skulle så blot ved

afkrydsning angive hvilke medlemmer, der deltog i lejren. Dette fungerede i det store hele fint. Dog

oplevede vi problemer i, at når noget teknisk kan lade sig gøre, f.eks. at tilmelde en person på 17 til halv

lejr, så opfattes det som en del af lejrens tilbud. Det var ikke altid muligt teknisk at forhindre at personer

afkrydsede ting der ikke var hensigtsmæssigt, og desværre er det jo de færreste der læser vejledningen

(først).

Udenlandske grupper

Udenlandske grupper skulle også selv tilmelde sig elektronisk, dog udsendte vi i starten foldere med

en tilmeldingsblanket – det betød desværre en hel del tastearbejde for GÆST. Ud over dette forløb den

elektroniske tilmelding for udlændingene i det store hele fint. Dog lærte vi, at det ikke er hensigtsmæssigt

at disse selv kan rette i tilmeldingerne helt op til lejren, da det gav os en del udfordringer i forhold til

børneattester for de internationale ledere. Den bindende tilmeldingsfrist for internationale deltagere burde

have været tidligere end den var af hensyn til indhentelsen af børneattester.

Hjælpere og IST’er

Hjælpere tilmeldte sig også direkte i systemet. Hvis de var DDS-medlemmer kunne systemet ligesom

med grupper trække personens informationer direkte fra Blåt Medlem. Ikke- DDS-medlemmer skulle selv

60


taste den nødvendige information ind. I alt havde lejren 2526 hjælpere og 40 IST’er. Tilmeldingen for

hjælpere åbnede den 17. februar 2009.

Selv om mange hjælpere gerne ville tilmelde sig rigtigt tidligt til lejren, viste det sig dog også, at der også

er rigtig, rigtig mange, der først tilmelder sig som hjælpere ret sent i forhold til hvad man som lejrteam

kunne ønske sig.

Vi anbefaler, at hjælpertilmeldingen åbner så tidligt som overhovedet muligt, gerne næsten et år før

lejren. Hjælpere vil gerne tilknyttes og f.eks. have informationer via e-mail, og det gav os en masse

ekstra arbejde at håndtere mange menneskers e-mail-tilmeldinger før det egentlige tilmeldingssystem

åbnede.

Til aktiviteter

Alle aktivitetstilmeldinger foregik elektronisk i et elektronisk katalog. Det fungerede godt sammen med

det øvrige tilmeldingssystem og langt de fleste havde let ved at finde rundt i systemet.

Vi anbefaler også en elektronisk tilmelding til fremtidige lejre. Der er naturligvis mange mindre detaljer

der kan forbedres, men i det store hele fungerede systemet efter hensigten.

Toiletter

Både af praktiske og servicemæssige hensyn valgte vi at satse på almindelige vandskyllende toiletter,

hvor det kunne lade sig gøre. Dette var dog ikke altid lutter lagkage, og det bør overvejes en anden gang

om ikke de mere driftsikre festivaltoiletter var et bedre valg.

Vi vil dog anbefale, at ansvaret for renholdelse af toiletterne, overdrages i sit fulde omfang til grupperne.

Læs mere under punktet Serviceniveau.

Trafikafvikling

Vi blev overrasket over de mange grupper, som ankom med materialer i lastbiler, lastbiltrailere og

personbiler med trailer. Ligeledes overraskede antallet af lastbiler og lastbiltrailere, som kom fra eksterne

leverandører af materiel mv. Disse mange biler i lejren gav, til tider, en kaotisk trafikafvikling specielt

omkring ankomst og afrejse.

Trafikken til og fra lejren og ikke mindst inden for lejren bør grundigt gennemtænkes i lyset af

overstående til næste lejr. Der bør laves en meget præcis trafikplan, som sikres accepteret af alle byer

og udvalg, og som håndhæves under hele lejren. Planen bør indeholde en skiltningsplan og en plan for

parkering af lastbiltrailere mv. i lejren og på P-pladserne under lejren.

Træning

– Se aktiviteter og træning

U

V

61


Vand

– Se drikkevand

Vartegn

Det var for lejrledelsen vigtigt, at vartegnet blev noget som lejrens deltagere ville tage til sig. Enten

ved sin symbolik eller ved sin funktion. Det opførte vartegn var resultatet af en konkurrence samt en

efterfølgende proces, der endte med et enkelt symbol på vores indsats for at bevare klimaet. Det lille træ

i spejdermuggen var populært fra den første dag og blev sandsynligvis det mest fotograferede sted på

lejren.

W

Webshop

I Blå Sommers webshop kunne man købe P-billetter, drikkekrus og DSB-billetter med rabat. Endvidere

kunne besøgende til lejren forudbestille og købe en frokostpakke. Webshoppen fungerede som en

almindelig internetbutik med dankortbetaling.

Webshoppen solgte:

• 733 parkeringsbilletter (til nærparkeringen)

• 589 Blå Sommer krus

• 347 Frokostpakker

• 292 togbilletter

Vi kan anbefale konceptet med en webshop igen i forbindelse med kommende arrangementer. Vi

anbefaler også, at man overvejer hvorvidt udlændinge skal kunne købe varer i webshoppen. I givet fald

bør der være betalingsmulighed med andre betalingskort end dankort.

X

Y

Z

Æ

62


Ø

Økonomi

Det var fra starten hensigten at gøre alle udvalg ansvarlige for egen økonomi, når først det fælles budget

var lagt. Dette for at udbrede erfaringen med at forstå de økonomiske konsekvenser af de projekter og

handlinger, man måtte vælge at tage. Dette var som en læring, man kunne tage med sig. Et vejledende

budgetudkast, med basis i en række nøgletal baseret dels på lejren i 2004, dels lejren i 1999, blev

udleveret hertil, ligesom en foreløbig kontoplan blev opstillet. Begge med beskeden om at se dette som

en vejledning og hjælp til at opstille det, som det enkelte udvalg selv ville vurdere var ønskeligt for Blå

Sommer 2009.

De opstillede nøgletal, herunder en debat omkring fordelingen mellem udvalg var en god rettesnor i

arbejdet, selv om mange blev udfordret på opgaven. Vi var i forløbet gennem flere justeringer i budgettet,

(det blev til 9 versioner i alt), for at få tingene til at hænge sammen, men fik også tildelt ekstraordinær

økonomisk støtte fra KOL for gennemførelsen af tiltag, der ellers måtte have været skåret ned. Denne

bevilling gjorde sammen med fondsmidler, at der blev gennemført nogle ekstraordinære tiltag på

lejren, så som den meget store søspejdsaktivitet, og at vi kunne fastholde markante åbnings- og

afslutningsarrangementer, uden at hæve deltagerbetalingen ud over den almindelige prisudvikling.

Alle udvalg blev bedt om at finde en kasserer til at stå for regnskabsføring og økonomiopfølgning. Et nyt

tiltag her var ønsket om at minimere arbejdet på korpskontoret ved at lade kassererne bogføre direkte i et

nyt økonomistyringssystem – C5.

Desværre trak kontorets implementering af dette system ud, og flere deadlines blev overskredet,

hvorfor vi først for alvor kom i gang i foråret 2009. Dette gjorde at den ønskede løbende opfølgning på

den samlede økonomi aldrig kom til at fungere. Der er dog ingen tvivl om, at det er en kæmpe fordel at

uddelegere dette arbejde, og vi skulle nok aldrig have fulgt indstillingen om at lade korpskontoret bogføre

det, der ikke var nået at blive indtastet inden eller på selve lejren. Her kunne nogle kasserere sikkert have

minimeret kontorets arbejde, og vi ville have undgået en række posteringer på mellemregningskonti, for

at sikre betalinger blev ført.

Det var væsentligt for lejren at korpskontoret deltog med medarbejdere på lejren, men uheldigt, at dette

samtidigt medførte, at der på grund af ferie i de tre efterfølgende uger, i princippet ikke blev bogført og

kunne følges op på økonomien.

Samlet forventes lejren at nå i mål på den gode side at det budgetterede bl.a. som følge af den store

ansvarlighed i udvalgene omkring budgetterne, men samtidigt fordi vi ikke på selve lejren havde behov for

at trække på de reserver, der var afsat til uforudsete hændelser.

Foruden samarbejdet med kontoret var der også fra start besluttet, at de store kontrakter skulle via

en høring i DDS Økonomi. Der var her lagt op til at dette skulle ske gennem etablering af en egentlig

økonomipatrulje. Trods mange forsøg blev de kun til nogle enkelte møder, mens resten nødtvungent blev

klaret pr. mail-korrespondance. Samspillet er dog vigtigt med den meget store økonomi, der ligger i en

Blå Sommer.

Kontrakter

Alle kontrakter på over 100.000 kr. skulle godkendes i DDS Økonomi. Det foregik i praksis ved at de blev

sendt til Blå Sommer-konsulenten der så formidlede dem videre til DDS Økonomi. Det tog lidt tid at få

processen kørt ind, men undervejs kom det til at fungere bedre og bedre.

Vi anbefaler at man også næste gang har en central person til at koordinere indhentelsen af større

kontrakter – alternativet er at der ikke er overblik over dem.

63


Å

Aabenraa Kommune

Tidligt i planlægningsforløbet tog vi kontakt til Aabenraa Kommune og blev mødt med stor

imødekommenhed og velvillighed over for Blå Sommer/Det Danske Spejderkorps.

I planlægningsforløbet forsøgte vi at udvikle et samarbejde mellem kommunens sommeraktivitetstilbud

og Blå Sommer. Det lykkedes dog ikke for os, idet vi i skulle have begyndt meget tidligt og have prioriteret

indsatsen højere. Men viljen var der.

Vi fik link til Blå Sommer på kommunens hjemmeside.

Vi havde et fint samarbejde med kommunen om f.eks. trafik, vand, renovation, svømmehal, busruter fra

Blå Sommer til byen/svømmehallen, affald, sygehus, osv. I forbindelse med vandproblemerne bidrog

kommunen meget positivt med både knowhow og mandskab til opgaven.

Der er en indbygget forskellighed mellem en kommunes og en frivillig organisations planlægningshorisont.

Nogen gang er vi langt forude og stort set færdige før kommunen tænker på det og andre gange er det

omvendt. Umuligt er det dog ikke.

Åbning

For både åbnings- og afslutningsshowet var der lagt stor vægt på at det var for spejderne, at der var

læring omkring vores spejderidentitet og om vores fokus på klima og at det skulle være et spektakulært

show.

Både idé og udførelse stod FEST- udvalget og spejdere fra DDS for. Instruktion og afvikling brugte vi

professionelle folk til. Denne kombination viste sig at være super god og gav to shows der ikke bare var

super flotte, men også indholdsrige.

64

More magazines by this user
Similar magazines