7 - Det Danske Spejderkorps

Administration
Administration af så stor en lejr er en opgave der begynder meget tidlig, og slutter meget sent. Det er
således vigtigt, at der er personer (ansatte), der har ressourcer til at besvare henvendelser fra deltagerne.
Til denne Blå Bommer har administrationsudvalget alene behandlet 4500 individuelle mail-sager (en sag
kan bestå af mange, mange mails). Vi har udsendt 7853 individuelle mail omhandlende transport-info, fejl
i tilmeldingerne, information fra ATU, opkrævninger til udlændinge mm.
- Se auktion
- Se deltagertransport
- Se hittegods
- Se receptioner
- Se tilmelding
- Se webshop
Auktion og procedure for håndteringen af indkøbt materiel
I Blå Sommer regi bliver der indkøbet en hel del materialer, grej og andet udstyr som bruges i forbindelse
med lejren. Alt som har en vis værdi bliver bogført, således at vi har overblik over tingene, så de bortset
fra det forbrugte kan udbydes ved den auktion som afholdes ved lejren afslutning.
Auktionen afholdtes således, at det var muligt for primært grupper og centre allerede på lejren, at
lave et godt køb til et senere brug i spejderregi. Det er en opgave at få materialet samlet ind tidsnok til
auktionens afholdelse, samt så køberne kunne få det med hjem. Meget blev udleveret under efterlejren,
og enkelte større ting sendt eller afhentet senere på Stevninghus.
Auktionen omsatte for over 100.000 kr. Auktionen er populær hos grupper og centre, og vi kan kun
anbefale, at så meget materiale som muligt bliver solgt efter lejren – så værdierne kommer spejderne til
gode.
Regler, normer og ”plejer” kan eksistere så længe, at man tror alle ved det hele – men sådan er det bare
ikke. Det er sådan, at i DDS har vi et (og kun et) materieldepot - beliggende på Holmgård. Her er alt
materiale registreret og her bliver det opbevaret, således at alle kan leje af materialet.
Undervejs i oprydningen af lejren oplevede vi, at ”nogen” tog hånd om værdifulde ting på en måde som
ikke stod mål med denne praksis. Det var ikke ondt ment, og vi fik det ændret til praksis, samtidig med at
alle forstod hvorfor og hvordan vi gør med de ”fælles værdier”, som vi/DDS ejer.
Til gengæld må vi også sige, at det er ikke godt nok med et ”sådan plejer vi at gøre” - der skal simpelthen
en ordentlig instruktion til, og den skal alle være bekendt med.
Vi anbefaler klart, at der laves en klar instruktion i hvordan vi håndterer alt det materiale, grej og andet
udstyr som et sådan arrangement generer – både det som skal sælges på auktionen, og det som skal
gemmes til andre arrangementer.
AV udstyr
Vores konstante udvikling og udnyttelse af teknologiens muligheder til at lave tidstypisk og relevant
spejderarbejde, hæver løbende vores krav til EDB- og AV-udstyr. Heraf følger også øgede omkostninger.
Vi anbefaler at man ved større arrangementer fremover husker de forventninger, der er til dette område,
og inddrager det i planlægningen helt fra starten. Det er desuden vigtigt at lave klare og specificerede
kontrakter med leverandørerne, især da kontrakterne ofte består af flere del elementer og f.eks. med
levering til flere udvalg.
24