7 - Det Danske Spejderkorps

Ø
Økonomi
Det var fra starten hensigten at gøre alle udvalg ansvarlige for egen økonomi, når først det fælles budget
var lagt. Dette for at udbrede erfaringen med at forstå de økonomiske konsekvenser af de projekter og
handlinger, man måtte vælge at tage. Dette var som en læring, man kunne tage med sig. Et vejledende
budgetudkast, med basis i en række nøgletal baseret dels på lejren i 2004, dels lejren i 1999, blev
udleveret hertil, ligesom en foreløbig kontoplan blev opstillet. Begge med beskeden om at se dette som
en vejledning og hjælp til at opstille det, som det enkelte udvalg selv ville vurdere var ønskeligt for Blå
Sommer 2009.
De opstillede nøgletal, herunder en debat omkring fordelingen mellem udvalg var en god rettesnor i
arbejdet, selv om mange blev udfordret på opgaven. Vi var i forløbet gennem flere justeringer i budgettet,
(det blev til 9 versioner i alt), for at få tingene til at hænge sammen, men fik også tildelt ekstraordinær
økonomisk støtte fra KOL for gennemførelsen af tiltag, der ellers måtte have været skåret ned. Denne
bevilling gjorde sammen med fondsmidler, at der blev gennemført nogle ekstraordinære tiltag på
lejren, så som den meget store søspejdsaktivitet, og at vi kunne fastholde markante åbnings- og
afslutningsarrangementer, uden at hæve deltagerbetalingen ud over den almindelige prisudvikling.
Alle udvalg blev bedt om at finde en kasserer til at stå for regnskabsføring og økonomiopfølgning. Et nyt
tiltag her var ønsket om at minimere arbejdet på korpskontoret ved at lade kassererne bogføre direkte i et
nyt økonomistyringssystem – C5.
Desværre trak kontorets implementering af dette system ud, og flere deadlines blev overskredet,
hvorfor vi først for alvor kom i gang i foråret 2009. Dette gjorde at den ønskede løbende opfølgning på
den samlede økonomi aldrig kom til at fungere. Der er dog ingen tvivl om, at det er en kæmpe fordel at
uddelegere dette arbejde, og vi skulle nok aldrig have fulgt indstillingen om at lade korpskontoret bogføre
det, der ikke var nået at blive indtastet inden eller på selve lejren. Her kunne nogle kasserere sikkert have
minimeret kontorets arbejde, og vi ville have undgået en række posteringer på mellemregningskonti, for
at sikre betalinger blev ført.
Det var væsentligt for lejren at korpskontoret deltog med medarbejdere på lejren, men uheldigt, at dette
samtidigt medførte, at der på grund af ferie i de tre efterfølgende uger, i princippet ikke blev bogført og
kunne følges op på økonomien.
Samlet forventes lejren at nå i mål på den gode side at det budgetterede bl.a. som følge af den store
ansvarlighed i udvalgene omkring budgetterne, men samtidigt fordi vi ikke på selve lejren havde behov for
at trække på de reserver, der var afsat til uforudsete hændelser.
Foruden samarbejdet med kontoret var der også fra start besluttet, at de store kontrakter skulle via
en høring i DDS Økonomi. Der var her lagt op til at dette skulle ske gennem etablering af en egentlig
økonomipatrulje. Trods mange forsøg blev de kun til nogle enkelte møder, mens resten nødtvungent blev
klaret pr. mail-korrespondance. Samspillet er dog vigtigt med den meget store økonomi, der ligger i en
Blå Sommer.
Kontrakter
Alle kontrakter på over 100.000 kr. skulle godkendes i DDS Økonomi. Det foregik i praksis ved at de blev
sendt til Blå Sommer-konsulenten der så formidlede dem videre til DDS Økonomi. Det tog lidt tid at få
processen kørt ind, men undervejs kom det til at fungere bedre og bedre.
Vi anbefaler at man også næste gang har en central person til at koordinere indhentelsen af større
kontrakter – alternativet er at der ikke er overblik over dem.
63