7 - Det Danske Spejderkorps

More documents

Recommendations

Info

deltagernes opmærksomhed – måske er det simpelthen nødvendigt at være professionel her? På økonomisiden er det vigtigt at være opmærksom på, at en Blå Sommer er på niveau med DDS´ almindelige daglige økonomifunktion eller endda større, set på årsbasis. Endvidere skal regnskabet indgå i korpset samlede regnskab. Der skal derfor sikres en god løbende dialog med økonomifunktionen på korpskontoret, herunder afdækkes i hvilket omfang bogføring, kontering mv. kan ske ved frivillige. Vi gjorde en del for i højere grad at lægge ansvaret ud blandt de frivillige. Således iværksattes brugen af et webbaseret C5 regnskabssystem, hvor de enkelte udvalg fik mulighed for selv at kontere, endvidere fik hvert udvalg tilsvarende oprettet bankkonti til afregning af fakturaer. Der er ikke tvivl om at jo mere, der kan lægges ud, jo større er chancen for ressourcemæssigt at kunne følge med. Specielt perioden lige omkring lejren og lige efter er det vigtigt at allokere ressourcer nok til, og her fik vi ikke afstemt tingene godt nok med korpskontoret til at holde skruen i vandet efter lejren. Når vi ønsker at udvikle os og være på forkant eller sågar foran udviklingen, skal vi afsætte resurser til at hjælpe os med at fokusere på kvaliteten. Her er det vigtigt at huske at Blå Sommer er korpsets største arrangement og ligesom alle andre store udviklings- og oplevelsesarrangementer, så kræver det netop den rette mængde af lønnede ressourcer. Vores anbefaling er klar – man kan kun gennemføre den slags arrangementer med en vis konsulent- og administrativ støtte til de frivillige formænd/ledere – især inden for arbejdsområder som lejrudvalget/ lejrcheferne, aktiviteter/træning, kommunikation, internationalt og økonomi. Vi anbefaler at alle konsulenter skal være med i processen fra starten af og at formændene så vidt muligt er med til at vælge deres konsulent – dette for at optimere samarbejdet og dermed udbyttet af de lønnede ressourcer. Vi anbefaler også, at der iværksættes et par ”midtvejsstop/evaluering/vurdering” af samarbejdet mellem de frivillige formænd og de lønnede kræfter. <strong>Det</strong> formåede vi ikke inden for alle arbejdsområder, og det er tydeligt for os, at det er en nødvendighed for at opnå det fulde udbytte for alle. Endelig er det, hvor småt det end kan lyde, meget motiverende at opleve, når de lønnede kræfter også yder en stor grad af ”frivillighed” i form af forskudt/ekstra arbejdstid især i udførelsesfasen. Alt andet opleves meget demotiverende for de frivillige som arbejder 15 timer om dagen. Blå Sommer konsulent, arbejdsopgaver Med undtagelse af de først par måneder har Blå Sommer-konsulenten arbejdet fuld tid fra 1. marts 2008. Jobbet bestod i varetagelse af samfulde opgaver, samt styring og vejledning i forhold til ”Giv et år” - stillingen. Konsulentansættelsen er berammet til udgangen af 2009 og den har under hele forløbet været til stor gavn for både korpslejrudvalg og lejrchefer og dermed for Blå Sommer som sådan. • Sparre og hjælpe lejrchefer med løbende opgaveoverblik, herunder f.eks. administration af tidslinje og lignende styringsredskaber • Overblik over kontrakter (> 100.000 kr), bindeled til DDS Økonomi • Løbende gennemlæsning af alle udvalgs referater og opfølgning hvor det har været relevant • Dagsorden og bilag til KLU-møder • Godkendelser af internationale ledere og IST’er • Udarbejdelse af diverse procedurevejledninger • Hjælp med gennemlæsning af diverse tekster til blade o.lign., især i opstartsfasen • Diverse myndighedshenvendelser • Overblik over sponsoransøgninger, sparring med de der gerne vil søge, og hjælpe med at skrive ansøgninger • Varetagelse af daglig ”kundeservice” fra kontoret Giv-et-år spejder, arbejdsopgaver Giv-et-år spejderen har arbejdet fuld tid med Blå Sommer i perioden oktober 2008 til september 2009. <strong>Det</strong>te har været en passende ansættelsesperiode. 16
• Web • Hjælpe web-SPIN med småopgaver i forhold til dds.dk/blaasommer • Sammen med webkonsulenten medvirke til brugerundersøgelser mv. til brug ved justering af indhold og struktur på dds.dk/blaasommer • Sammen med webkonsulenten medvirke til brugerundersøgelser mv. til brug ved oprettelse af ”Blå Sommer Battle”, www.blåsommer.dk • Kundeservice – ansvarlig for besvarelse af henvendelser til Blå Sommer på mail • Udvikling og design af et Blå Sommer spil med spørgsmål og svar om Blå Sommer • Hjælpe med opsætning af dagsordener og bilag • Deltage i projektlederuddannelsen • Hovedansvarlig for ”mudder og pudder”, underholdning til rejsen frem og tilbage til Blå Sommer • Godkendelser af internationale ledere og IST’er • Projektstarter på ”Plant et træ” • Generelle administrative ad hoc opgaver, f.eks. opsætning af div. invitationer og plakater mm. Konsulenthjælp til Aktivitets- og Træningsudvalget I forhold til konsulentopgaverne til Aktivitets- og Træningsudvalget var følgende opgaver planlagt: • Deltagelse i Aktivitets- & Træningsudvalgets møder, og “forretningsudvalgs” møder • Sparring med ATUs formænd • Sikring af sammenhæng med det øvrige DDS’ arbejdsgrupper og udvalg, specielt programområdet • Sikre forankring af tiltag og de konkrete projekter i DDS efter Blå Sommer, herunder specielt træningen • Støtte til ATU formændenes koordinering og opfølgning på udvalgets opgaver • Procesvejledning i forbindelse med ATUs møder • Kontakt og koordinering med de øvrige Blå Sommer udvalg • Opfølgning samt evaluering efter Blå Sommer, så opgaver løber til og med sep. 09 • Kontakt til eksterne organisationer og samarbejdspartnere, herunder evt. også andre spejderkorps, specielt hvor dette skal gøres i “normal arbejdstid” I praksis blev den største og værdifulde hjælp dog udført i forbindelse med: • Støtte og bidrage til udarbejdelse og implementering af aktivitetstilmeldingssystem. Denne prioritering gør dog ikke de ovenstående opgaver mindre vigtige, tværtimod. For at sikre sammenhængen mellem det daglige DDS´ kursusudbud og Blå Sommers træningsaktiviteter, har Aktivitets- og Træningsudvalget også haft administrativ hjælp til styring af logistik, tilmelding/ afmelding, adgang til Blå Medlem osv. i forbindelse med tilmeldingerne til Blå Sommer. Denne hjælp har også været af stor værdi for både lejren og DDS. Konsulenthjælp i forbindelse med kommunikationsopgaven I forhold til opgaverne omkring kommunikation og IT, havde vi defineret følgende: Kommunikation & IT: • Sikring af sammenhæng mellem DDS’ og Blå Sommers informationsbehov i egne medier og eksternt • Samarbejde i forbindelse f.eks. ekstern presseomtale (f.eks. krisehåndtering) • Bistand til etablering af de nødvendige IT-faciliteter på DDS.dk Der var god fornuft i sammenhængen mellem ovennævnte opgaver og SPINs arbejde, om end lejren selv varetog opgaven med etableringen at de nødvendige IT faciliteter. 17
Page 1 and 2: EVALUERING
Page 3 and 4: Indhold Forord 2 Del 1: Forberedels
Page 5 and 6: Korpslejrsang 46 Konsulenter 46 Kor
Page 7 and 8: Del 1: Forberedelse af lejren og de
Page 9 and 10: god ide. Men i løbet af den kreati
Page 11 and 12: Efter lejren holdt vi 2 KLU-møder.
Page 13 and 14: • Tiltag der er i tråd med det
Page 15: Programmet var information fra KLU
Page 19 and 20: Fildeling - KLUdocs KLU brugte ”E
Page 21 and 22: Langt de fleste aktiviteter blev ud
Page 23 and 24: For seniorerne var der, ud over pro
Page 25 and 26: B Bade Vores studie af målgruppen
Page 27 and 28: Proceduren kan sagtens laves mere s
Page 29 and 30: Budskaber Forud for lejren havde le
Page 31 and 32: Vi havde stor succes med presseomta
Page 33 and 34: Vores anbefaling er, at fester er e
Page 35 and 36: H Halv lejr - Se lejrperiode Hitteg
Page 37 and 38: fantastisk, Men det er, i denne for
Page 39 and 40: Information til gæster (danske og
Page 41 and 42: Erfaringerne viste stor succes med
Page 43 and 44: Vi betalte KODA-afgift for de to st
Page 45 and 46: Ledermanual Til brug under lejren f
Page 47 and 48: for lejren, og der forventes både
Page 49 and 50: Vi placerede lejrdatoerne således,
Page 51 and 52: M Mad Grupperne fik næsten dagligt
Page 53 and 54: Denne gang syntes vi dog, at prisen
Page 55 and 56: Organisering -Se geografisk organis
Page 57 and 58: Pressedækning - Se ekstern presse
Page 59 and 60: lettere at løse en potentiel krise
Page 61 and 62: taste den nødvendige information i
Page 63 and 64: Ø Økonomi Det var fra starten hen

7 - Det Danske Spejderkorps

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?