Referat - Viborg Kommune

Referat
af dialogmøde med Boligselskabet Viborg Amt
Mødedato: 26. november 2012
Mødetidspunkt: Kl. 13
Mødested: M4.3, Viborg Rådhus
Mødeleder: Ann Hamborg
Referent: Eva Grønborg
Mødedeltagere: Anne Grethe Andersen, forretningsfører og Grethe Jakobsen,
formand for Boligselskabet Viborg Amt samt Kenneth Biirsdahl
revisor for Boligselskabet Viborg Amt
Ann Hamborg, Birgit Michler, Bent Frederiksen og Eva Grønborg
Viborg Kommune
A. Velkommen og drøftelse af aftalen fra dialogmødet i 2011
Ann bød velkommen og alle præsenterede sig.
Ann anførte, at dialogen i år vil blive mere detailorienteret end tidligere med
baggrund i de konkrete problemstillinger, som Landsbyggefonden har bedt om
en nærmere redegørelse omkring. Boligselskabet har fremsendt den ønskede
redegørelse. Landsbyggefonden har ikke udbedt sig yderligere. Nu er det så
kommunen som tilsynsmyndighed, som har opgaven med at sikre, at de planlagte
aktiviteter også udføres til selskabets bedste.
B. Generelt
Økonomien er stram i BVA. Boligselskabet vurderer, at det vigtigste for at holde
økonomien kørende er, at boligerne er maksimalt udlejet, da lejeledighed
betyder forringet økonomi i afdelingen og dermed hurtigt bliver en belastning
for afdelingens økonomi.
Driftsudgifterne og huslejeniveauet er generelt lavt i BVA. Udfordringen er at
sikre, at der er hensat tilstrækkelige midler til renovering. Boligerne er ikke nye
og en tilstrækkelig vedligeholdelse er med til at sikre at boligerne kan udlejes -
også på sigt.
BVA udleverer materiale vedrørende råderetten ved indflytning til deres lejere.
Det er dog sjældent at beboerne benytter sig af muligheden, hvilket BVA tolker
som at boligerne er ”OK”.
C. Økonomi
Regnskaber
Landsbyggefonden (LBF) har foretaget en regnskabsgennemgang af boligselskabets
2011-regnskab. BVA bemærkede, at det var første gang at Landsbyggefonden
har bedt boligselskabet om en nærmere redegørelse af deres regnskab,
og at det har betydet, at selskabet nu har øget fokus på at sikre, at aflæggelsen
af regnskabet sker på tilfredsstillende måde fremover.
Fra årsskiftet indfører BVA EG-bolig (boligadministrationssystem), som bl.a. vil
gøre det nemmere at indberette regnskaber.
På baggrund af LBF’s brev ophører selskabet med at udbetale løbende årlige
tilskud til afdelinger med underskud. Underskud afvikles over 3 år. Der kan dog
Teknik & Miljø
Dato: 26-11-2012
Sagsnr.: 12/73876
Sagsbehandler: vpevg

ske noget akut, hvor der stadig kan ydes et engangstilskud. I ungdomsboligerne
dækkede tilskuddet renovering af tag og varmekedel.
Indbetalingerne til dispositionsfonden ophører ligeledes, da denne har nået loftet
for indbetalinger. Flere og flere finansieringslån udløber og en andel af
ydelsen tilføres dispositionsfonden.
Der har været store omkostninger til fraflytninger og hovedistandsættelser. Afdelingerne
har et efterslæb med henlæggelser, da det først er indenfor de sidste
par år, de har begyndt at øge dem. Det er en langsommelig proces at hæve
henlæggelserne til et balanceret niveau.
En henlæggelsesplan er især vigtig for et lille selskab.
Boligselskabet erkender, at forbedrings- og vedligeholdelsesarbejder skal godkendes
af afdelingsmødet, inden arbejderne iværksættes. Alle berørte afdelinger
har nu godkendt omfang og økonomi. BVA er opmærksom på eventuelt
annonceringspligt ved udbud af opgaver.
Forvaltningsrevision
På afdelingsmøderne oplyses om, at afdelingen måles på emner som sparsommelighed
og effektivitet. For at de kan opfylde målene, er det vigtigt, at lejerne
er aktive.
Forvaltningsrevision bliver nemt formalia for et lille selskab, som skal indpasses
i et stort regelsæt. Forvaltningen bemærkede, at det er et ledelsesværktøj,
hvor det er godt med få realistiske og aktuelle mål, som også er målbare for
revisor.
BVA har i årsberetningen for 2011 kort redegjort for forvaltningsrevisionen. Der
bør fremadrettet være fastsat mere konkrete målsætninger for udvalgte områder.
D. Beboerdemokrati
BVA har holdt en vellykket konference for repræsentantskab og afdelingsbestyrelserne.
Fremadrettet vil man gentage konferencen med bl.a. konkrete emner
om beboerdemokrati på dagsordenen.
Det kræver et benarbejde fra selskabet, når afdelinger skal sammenlægges,
da afdelingsbestyrelser skal blive enige om bl.a. vedtægter. Efterfølgende kan
det blive problematisk at få et velfungerende beboerdemokrati, når beboerne
er spredte over forskellige landsbyer.
I øjeblikket mangler 2 afdelinger (Sallingsund og 50’erne) afdelingsbestyrelser.
De har dog en repræsentant i repræsentantskabet.
E. Konkrete indsatser
Skive Kommune har udført et miljørenoveringsprojekt i Durup, som afdelingen
har afgivet noget jord til.
Økonomien i 10-årsplanernerne skal holdes. Der foretages en konkret vurdering
af nødvendige tiltag, og undertiden kan arbejder udsættes lidt da behovet
ikke var så akut som forventet. Dette kan være medvirkende til, at økonomien
kan hænge sammen. Planerne revideres løbende, og der henlægges så meget,
som lejen kan bære. Er der ikke penge nok, kræves anden finansiering
(lån eller tilskud – ingen afdelinger nærmer sig en kapitaltilførsel (1/5-ordning).
Ungdomsboligerne skal måske have et tilskud.
Det er påpeget overfor afdelingsbestyrelserne, at udbuddene skal holdes, og at
der ikke må tilkøbes yderligere arbejder.

F. Markedsføring
Bs. VA har indenfor de sidste 4-5 måneder brugt mange penge på annoncering
af ledige lejemål.
Bs. VA har tilmeldt sig en landsdækkende boligportal og selskabets egen
hjemmeside er blevet forbedret med kort-henvisninger. Forvaltningen oplyste,
at det er set hos andre, at hver afdeling har sin egen hjemmeside.
G. Lejeledighed og fraflytning
BVA gennemfører inddrivelse af tab på fraflytninger, og har også haft sager
ved domstolene. I nogle tilfælde indgås aftaler om afdragsordninger med debitorer.
Indskuddet er sat op i næsten alle afdelinger, dog ikke til det maksimale i henhold
til lovgivningen.
Der er mange fraflytninger i ungdomsboligerne, men ingen på venteliste, hvorfor
de unge ofte kan blive boende efter endt uddannelse.
H. Projekter
Afd.51, Lyngparken i Karup - sidste regning er kommet ind. Elektrikeren har
stadig ikke foretaget indberetning af nøgletal til byggeriets evalueringscenter.
Anne Grethe tager affære, således at støttesagen kan behandles.
Afd. 52, Hvam - BVA tror på projektet. Hensigten er, at afdelingen skal slås
sammen med Møldrup Landsbyer. BVA forventer, at der er balance i løbet af
10 år. BVA oplever, at der er efterspørgsel på boliger i Møldrup.
I. Låneoptagelse
Bs. VA ønsker at optage fastforrentede 30 årige realkreditlån til forbedrings- og
vedligeholdelsesarbejder, hovedsageligt vedligeholdelsesarbejder. Der er lånoptagelser
for i alt ca. 4-5 mio kr.
BVA sender en ansøgning for hver afdeling med bl.a. oplysninger om difference
på huslejeniveauet og vedlagt kopi af referatet fra afdelingsmødet, hvor låneoptagelsen
er godkendt.
J. Aftaledokument
Økonomi
Det aftaltes,
• at Landsbyggefondens brev af 1. november 2012 tages til efterretning,
herunder:
• at der udarbejdes en instruks om funktionsadskillelse i administrationen i
forbindelse med håndtering af likvider og bogføring
• at der ikke betales løbende årlige tilskud fra dispositionsfonden til afdelingerne
• at tab ved lejeledighed dækkes af dispositionsfonden og ikke af henlæggelser
• at forbedringsarbejder bliver lånefinansieret inden de igangsættes
• at over- og underfinansiering af i alt 4 afdelinger afvikles
• at henlæggelser til dispositionsfonden ophører, når fondens maksimumsstørrelse
er nået
• at henlæggelser til hovedistandsættelse forøges til sikring af tilstrækkelige
midler til vedligehold i afdelingerne i henhold til vedligeholdelsesplanerne
• at der indarbejdes de nødvendige henlæggelser til imødegåelse af tab ved
fraflytninger.
Forvaltningsrevision
• at BVA prioriterer indsatser med målbare mål, sådan det efterfølgende bliver
muligt at dokumentere målopfyldelse.

• at målene evalueres i forbindelse regnskabsaflæggelse
Beboerdemokrati
• at der forsat er fokus på efteruddannelse af repræsentantskab og afdelingsbestyrelserne.
• at der fortsat er fokus på at styrke beboerdemokratiet og få afdelingsbestyrelser
i de afdelinger, som ikke har en.
Lejeledighed
at der forsat er fokus på at øge markedsføringen af ledige boliger.
Støttet projekt
at manglende nøgletal til afdeling 51, Lyngparken, indberettes.