ØSTFYNS MUSEER Arbejdsplan 2009 - Kerteminde Kommune

ADMINISTRATION
Journalisering af post og museumssager sker på hver af de fire afdelinger. Der skal udarbejdes og
kommunikeres fælles regler for, hvad der skal journaliseres, f. eks. korrespondance på
”dokumentniveau”. Der er således en bagatelgrænse for, hvad der skal journaliseres.
Bogholderiet samles under Käty Slot og David Mølmand Petersen, og som noget nyt får hver af de
fire afdelinger eget budgetansvar (dvs. at bogholderiet skal udarbejde et driftsbudget for
afdelingerne). Momspraksis skal gennemgås og reguleres, og revisionen er sendt i udbud.
Lønudbetaling skal ske på den mest arbejdsbesparende måde, og Gitte Strandgaard Andersen
bliver ansvarlig for lønudbetaling, personaleadministration og indkøb. Museets forsikringer og
alarmsystem skal gennemgås og trimmes om nødvendig.
PR og markedsføring
Den overordnede vision er at:
- skabe en overordnet, fælles linje udadtil
- ensrette kvaliteten af materiale, der forlader huset
- øge synligheden ved at bruge medierne aktivt (quiz’er, ”Hvad er det?”, artikelserier, etc).
- drage nytte af hinandens erfaringer
- inspiration.
Opgaver:
Der udarbejdes – i tæt kontakt med de hidtidige PR-ansvarlige – en manual, gældende for alle
afdelinger i Østfyns Museer. Samtidig skabes et netværk af kontaktpersoner ved relevante medier
samt lokale aktører (turistkontorer, campingpladser, foreninger, evt. samarbejdspartnere som f.eks.
Fjord&Bælt).
Endvidere indhentes erfaringer fra andre museer, som kan benyttes til på længere sigt at opbygge
en egentlig informationstjeneste. Det må overvejes, om der skal tilknyttes en
informationsmedarbejder, og/eller om der evt. kan hyres en ekstern konsulent for en kortere
periode. Endvidere kan udvalgte medarbejdere med fordel deltage i relevante kurser.
IT
Det fusionerede museum skal have en fælles IT-struktur. Især Kerteminde Museer skal opgraderes
på IT-fronten, så der fremover rådes over en IT-struktur, der som minimum minder om Nyborg
Museums nuværende. Nyborg Museum har hidtil fået IT-support fra kommunen og kører på
intranetsystemet Citrix. Der er forskellige scenarier for det fusionerede museum: Der er indhentet
tilbud fra forskellige IT-virksomheder, og der er taget kontakt til Nyborg Kommune for at høre
nærmere om mulighederne for at udvide Nyborg Museums løsning til det fusionerede museum. Pt.
er status uafklaret.
Indkøb af hardware og software skal fremover koordineres. Alle skal fremover benytte samme
version af MS Office, og der skal indkøbes flere programlicenser.
Behov/ønsker i Østfyns Museer:
- Fælles mailsystem (herunder også udvikling af fælles mailkultur)
- Fælles kalender (og brug af denne)
- Intranet
- Backup
- Serviceaftale angående drift og support på software og hardware (hotline)
- Indkøb af udstyr
- Hosting af hjemmeside (fortsætter hos Ziteman, Kerteminde)
8