Mere for pengene - Dansk Facilities Management

Anbefalinger fra et uDviklingssamarbejdemellem 16 kommuner,Region Nord og DFM-netværkDansk Facilities Management netværkboligfonden kubenMERE FOR PENGENEVED STRATEGISK NYTÆNKNING AFDEN KOMMUNALE EJENDOMSDRIFT– ved strategisk nytænkning af den kommunale ejendomsdrift

edre styring - og mere for pengeneKommunerne har et uudnyttet potentiale i deres forvaltning, drift og servicering af de kommunale ejendommeEn ændret organisering, baseret på facilitiesmanagement, vil kunne udløsebåde økonomiske, styringsmæssige ogkvalitetsmæssige gevinster til gavn forkommunernes primære aktiviteter. Detkan hjælpe kommunerne med at opfyldederes formål – og give mere tilfredseborgere og medarbejdere.Det vurderer en arbejdsgruppe medrepræsentanter fra 16 kommuner ogRegion Nord – alle med praktisk erfaringfra den kommunale ejendomsforvaltning– som på initiativ af Dansk FacilitiesManagement netværk har undersøgtperspektiverne.At frigøre dette potentiale kræverimidlertid et grundlæggende skifte ikommunernes måde at tænke og agerepå, når det gælder forvaltningen af dekommunale ejendomme og deres faciliteter.Mange kommuner er allerede i gang.I dette lille hæfte præsenterer fire kommunerderes planer og initiativer fremimod en nytænkende ejendomsforvaltning,baseret på principperne i facilitiesmanagement.Medarbejdereog brugereFMKommunensfaciliteterKommunensmål

“HERRE I EGET HUS”Udviklingsprojektet Organisering af den kommunale Facilities Management funktion er gennemførti 2006-2007. Det er sket på initiativ af Dansk Facilities Management netværk, som også harvaretaget projektledelsen. Projektet er gennemført med støtte af BoligfondenKuben.Resultaterne er rapporteret i hovedrapporten ”Herre i eget hus – Organisering af den kommunaleFacilities Management funktion”. Rapporten er udarbejdet som et inspirations- og opslagsværkfor ejendomsfunktionernes medarbejdere og deres administrative og politiske ledelse.DFM har endvidere redigeret et sammendrag af rapportens strategiske aspekter.Find rapporterne på www.dfm-net.dk og www.boligfonden.dk.

FACILITIES MANAGEMENT – KORT FORTALT”Facilities Management is the integration of processes within an organizationto maintain and develop the agreed services which supportsand improve the effectiveness of the primary acitivities.”Sådan lyder den europæiske definition på facilities management,som i de senere år har vundet stor udbredelse blandt større virksomhederog professionelle ejendomsforvaltere.FM handler om at samtænke de fysiske rammer – bygningerne – ogde faciliteter og aktiviteter, de rummer.Hvor den traditionele ejendomsdrift fokuserer på ejendommen,tager FM udgangspunkt i det, der foregår i ejendommen. Fokus errettet mod at imødekomme brugernes behov og understøtte deprimære aktiviteter, sådan at disse kan udføres bedst muligt.Det ændrede fokus indebærer at roller og opgaver skifterkarakter:• Fra vicevært til serviceorganisation• Fra bygningsvedligeholdelse til håndtering af faciliteter• Fra reaktiv til proaktiv• Lejer/bruger opfattes som kunde• Succeskriteriet bliver at optimere og tilføre værdiAlle eller strategisk udvalgte dele af resurseforvaltningen– den finansielle og administrative forvaltning, arealforvaltning,driftsforvaltning og serviceforvaltning – samles underén ledelse.Investeringsforvaltningfinansiel/administrativforvaltningarealforvaltningdriftsforvaltningserviceforvaltningC A S E 1 / K Ø B E N H A V N S E J E N D O M M M EMålsætningEje/lejeForrentningStrategiermarkedsstrategiøkonomisk strat.juridisk strategiteknisk strategimiljøstartegiimage strategiKøb og salgNybygning/modernisering/nedrivningFinansieringBudgetterRegnskaberSkatterErfa-tal/benchmarkingForsikringKontrakterekstern/internInd-/udlejningSpace managementareal udnyttelseindretningerlokalerarbejdspladsflytningerinventarvedligeholdterræn bygning udv.bygning indv.bygningsinst.inventarforsyningvarmeelvandafløbrenovationRENHOLDudv. terrænudv. bygningindvendigvinduespoleringfælles driftdriftspersonalematerialer, værktøj, maskinerservice -ekstra hjælpekstern konsulentassistancemiljøprojekter/entrepriseredbdatanettelefonIT-værktøjerinternetsikkerhed og vagtarbejdsmiljøkantinereceptionintern postkontorservice

De kommunale ejendomme som dynamisk resurseDe danske kommuner bruger hvert årmange milliarder kroner på at drive ogvedligeholde deres bygninger og de faciliteter,de rummer.Det bliver ofte betragtet som nødvendigeomkostninger, som ikke i sig selv skaberværdi, og som derfor helst skal begrænsesmest muligt.Men de kommunale faciliteter er ikke baremursten og inventar. De er rammerne omalle de forskellige aktiviteter, hvormedkommunen udfylder sin funktion. Hvisdisse rammer håndteres på en måde, sombidrager til at skabe værdi for de forskelligekommunale aktiviteter, vil de resurser,som anvendes hertil, være gode investeringeri at virkeliggøre kommunernespolitiske mål.Det er en ganske anden måde at anskueden kommunale ejendomsforvaltning og-drift på – og det er netop pointen i facilitiesmanagement.En ny måde at tænke påFlere og flere kommuner gør sig i disse årerfaringer med facilities management. Degør det i erkendelse af, at de er nødt til atgå nye veje, hvis de skal sikre de kommunaleejendomsværdier og samtidig udnyttede begrænsede resurser optimalt.Facilities management er et indlysendebud på en sådan nyorganisering. Manskal dog gøre sig klart, at facilities managementikke bare er ”et nyt værktøj ikassen”, men en ganske anden måde atanskue og agere på i forhold til den kommunaleejendomsportefølje.Ved at implementere facilities managementtilkendegiver den politiske og administrativeledelse, at de kommunaleejendomme er en strategisk resurse, somkan være med til at sikre, at kommunerneopfylder deres forpligtelser over for borgerne- bedst og billigst.Det vil forudsætte, at den kommunaleFM-funktion tiltænkes en strategiskcentral rolle, som fx etableres som entværgående stabsfunktion forankret i denøverste kommunale ledelse.At implementere facilities managementer derfor andet og mere end en organisatoriskomstrukturering. Endnu størreer måske den kulturelle udfordring vedetablere et helt nyt ”mind-set”, som kendetegnesved servicekultur og forretningsorientering.En vellykket implementeringmå nøje tilrettelægges og styres gennemaktiv forandringsledelse.

Den kommunale fm-funktion – sådan!Kommunalreformen og kvalitetsreformener med til at styrke borgernes forventningertil den kommunale service. Enprofessionel, strategisk forankret FMfunktionkan blive et effektivt redskabfor kommunerne til at imødekomme disseforventninger.Professionel betyder i denne sammenhæng,at FM-funktionen gives mulighedfor at tilrettelægge sin virksomhed ud frarationelle, langsigtede og totaløkonomiskeprincipper. Det handler om at anskue dekommunale ejendomsværdier på tværs afforvaltninger og anvendelser. Om at tænkei nye baner i forhold til brugerinddragelseog kundeorientering, såvel som for denfysiske bygningsdrift og vedligeholdelse:Offentlig-private partnerskaber, klumpudbud,vedligeholdelseskontrakter mv.Strategisk forankret indebærer, atfunktionen organisatorisk refererer tilkommunens øverste ledelsesniveau– det kan være borgmester, kommunaldirektør,økonomiforvaltning – og at den isine visioner og virke tager afsæt i kommunensværdier og politisk fastlagte mål.OpgaverDen pro-aktive FM funktion vil til stadighedstræbe efter at forene hensyn til• kommunens ejendomme og faciliteter• brugernes ønsker og behov• de fastlagte værdier og målDet kan alene ske, hvis de sædvanlige operativeopgaver (planlægning og udførelse)og taktiske opgaver (opgavebeskrivelser,rammer og aftaler) underlægges strategiskstyring.FM funktionens ledelse har således ansvarfor at formulere vision og mål, tilrettelæggeen løbende strategiplanlægning (herunderfor kommunikations og information)samt etablere rutiner for løbende behovsvurderingerog planlægning.En væsentlig opgave i den forbindelse erat etablere en velfungerende dialog medbrugere og kunder – fx i form af kunde­

foraer på både ledelsesniveau og medarbejderniveau.FM i kommunen - strategisk forankretNye organiseringerDe danske kommuner går forskellige veje iorganiseringen af deres ejendomsfunktioner.Nogle fastholder dem under det traditionelleudvalgsstyre, andre eksperimenterermed selvforvaltning og atter andre samlerfunktionerne i en fælles forretningsførerenhed.I takt med at de traditionelt ”siloopdelte”fagforvaltninger mange steder erstattesaf en enhedsforvaltning, vælger flere ogflere kommuner dog at samle ejendomsfunktionernei en selvstændig forretningsenhed– model Kommunale Ejendomme A/S.visoin/missionFM-organisationenstrategisk niveaUtaktisk niveaupolitikere og direktionstrategier(overordnede for ejendomsporteføjleog services)taktiske opgaver(vejledninger, beskrivelser, rammer)strategisk kundeforumtaktisk kundeforumFacilities management er især velegnet idenne sidstnævnte model, men kan ogsåtilpasses de øvrige. Se hvordan på de følgendesider.operationelt niveauoperationelle opgaver(planlægning og udførelse)operrationelt kundeforum

Brugerorienteret ejendomsforvaltning i kejdEffektiv ejendomsdrift og fokus på brugernes behov går hånd i hånd hos Københavns Ejendomme - KEjdC A S E 1 / K Ø B E N H A V N S E J E N D O M M M EKøbenhavns Ejendomme blev dannet medvirkning fra 1. januar 2006, hvor alle kommunensejendomme blev samlet under énhat. Før det blev kommunens knap 800ejendomme, 700 lejemål og mere end 500selvejende institutioner og idrætsanlægadministreret af de syv forskellige fagforvaltninger,som havde hver deres måde atgøre tingene på – og hver deres principperog prioriteringer.Første skridt har derfor været at etablereet fælles fundament: En fælles forståelseaf KEjds vision, mission og mål – og en klarstrategi for, hvordan man kan nå dem.Det kendetegner facilities management,at det ikke ”bare” er et system til at forvalteejendomme, men netop et strategiskledelsesværktøj til at forvalte ejendomsresurserneoptimalt – både i forhold til atfå ”mest for pengene” og i forhold til brugernesbehov.KEjd har ligefrem etableret en afdeling,som udelukkende skal tage sig af strategiskudvikling og benytter managementværktøjersom ”balanced scorecard” tilløbende at måle indsats og resultater ogholde dem op mod de fastsatte mål.Bruger- og kundeorienteringMed det mundrette slogan ”fra vicevært tilinnovator” – og en udviklingstrappe, somviser hvordan KEjd trin for trin vil forvalteejendomsresurserne, så der skabes stadigstørre værdi for brugerne – arbejderKEjd målrettet på at kommunikere den nyeforståelse ud til alle 550 medarbejdere.Fra viceværter og varmemestre til planlæggere,jurister og kontorfolk skal allevære med til at realisere værdier og måli forhold til ”kunderne”. Omstillingen erfor mange en stor udfordring, som KEjdmålrettet prøver at tackle med internelæringaktiviteter og flittig kommunikation.Uanset om kunden er en brandstation elleren børnehave, skal de opleve KEjd som densamarbejdspartner, der ikke bare levererde fysiske rammer, men også kan væremed at optimere rammerne i forhold tilaktiviteter og behov. KEjd er som førsteskridt startet hos sig selv og har indrettetsit fælles kontorlandskab på Dahlerupsgadetæt på Rådhuspladsen som et ”arbejdslaboratorium”,som lægger op til nyearbejds- og samarbejdsformer – til inspirationogså for kunderne.Overblik og systematikAt ejendommene er i god vedligeholdelsesstandog at driften er trimmet, er enhelt afgørende forudsætning for, at rammernefungerer. Overblik, planlægning ogsystematik er i facilities managementnøglen til at effektivisere indsatsen og fåmest mulig ud af pengene, så KEjd har fra

”Ejendomme er aldrig neutrale i relationtil de aktiviteter, der foregåri dem. Enten hæmmer de eller ogsåfremmer de disse aktiviteter.””Omgivelserne har indflydelse påvores humør. Vores humør har indflydelsepå vores resultater.”Karen Mosbech, Direktør KEjdbegyndelsen indledt en systematisk registreringog tilstandsvurdering.Resultaterne samles i en ejendomsdatabase,der for første gang har etableret etsamlet overblik over Københavns kommunesmange ejendomme. Med databasensom grundlag får KEjd langt bedre mulighedfor at optimere arealforvaltningen,så man kan udnytte ledige kvadratmetrepå tværs af de gamle forvaltningsskel.Nye partnerskaberDatabasen bliver samtidig krumptappen iden digitale styring af vedligeholdelse ogdrift. Her kan man opsamle nøgletal og vedligeholdelsedata,som giver et langt bedregrundlag for at inddrage andre, privateaktører i ejendommenes løbende drift ogvedligeholdelse.FAKTA OM KØBENHAVNS EJENDOMME• Fælles kommunal ejendomsenhed, forankret i Kultur- og Fritidsforvaltningen• Varetager ejer/udlejerrollen over 790 kommunale ejendomme og administrererdesuden 700 lejemål, 480 selvejende institutioner og 52 idrætsanlæg• 550 medarbejdere• Budget 2007: Bygge- og anlægsprojekter 0,5 mia. kr, idrætsanlæg 250 mio. kr,opretning- og vedligeholdsarbejder kr 1,3 mia. kr (2007-2009), drift 90 mio. kr,rengøring 50 mio. kr, administration 70 mio. krOPGAVER• Byggeri: Bistand ved programmering, styring af byggeprojekter fra udbud til aflevering• Drift og service: Ledelse og administration, serviceudbud, energistyring• Jura og udlejning: Kontraktforhold, rådgivning• Vedligehold: Ejendomsdatabase, tilstandsregistreringer. Strategi, planlægning oggennemførelse af vedligeholdsarbejder.• Udvikling og innovation: Strategisk nytænkning, pilotprojekter, incitamentsmodellerKEjd gennemfører i denne tid en rækkepilotprojekter på såkaldte driftspartnerskaber,hvor den løbende drift og vedligeholdelsepå en klump af ejendomme– fx en række skoler og fritidshjem – i etaftalt tidsrum udliciteres til private håndværkerkonsortier.De foreløbige resul­tater er overbevisende: Kommunen får optil 20 % mere vedligeholdelse for pengenesamtidig med, at energiforbruget i ejendommeneer reduceret.

Fredericia har valgt en hybridCentraliseret effektivitet afvejes mod decentral fleksibilitet: Fredericia prøver mellemvejenC A S E 2 / F R E D E R I C I A E J E N D O M C E N T E R10Der er mange gode grunde til, at Fredericiafra januar 2008 samler forvaltning ogdrift af alle kommunens ejendomme i etfælleskommunalt ejendomscenter.På sin vis er det en nødvendighed. I demange år, hvor ansvaret for den løbendevedligeholdelse har været udlagt til de enkelteinstitutioner, er der en del steder oparbejdetet betydeligt vedligeholdelsesefterslæb,som ikke længere kan ignoreres.Mange institutionsledere vil gerne aflastesfra opgaver, som ligger uden for dereskerneydelser. Men Fredericia har også enklar forventning om, at den løbende driftog vedligeholdelse kan gøres 10-20 % merekosteffektiv, hvis ansvaret og opgavernesamles under ét fælleskommunalt kompetencecenter,som kan tilrettelægge ogudføre – eller udbyde – opgaverne mererationelt.Også arealudnyttelsen af den samledeejendomsportefølje vil man gerne havemere styr på. Og endelig er der et politiskønske om yderligere optimering af energiforbrugeti kommunenes ejendomme.Alt under én hatAt samle det hele i et fælles ejendomscenterlå lige til højrebenet, efter at Fredericiagennem de sidste par år har gennemførten fuldstændig omstrukturering af denkommunale forvaltning. De hidtidigefagforvaltninger er afløst af en fællesforvaltning,hvor de forskellige fagafdelingernu indgår i en åben og tværgående struktur.Man manglede sådan set kun at fåejendomsområdet med.Kommunen havde i forvejen en bygningsafdeling,der bistod de forskellige fagforvaltningerog deres institutioner vedbyggeopgaver og energirådgivning. Nuovertager centret helt ansvaret for dekommunale ejendomme – herunder ogsåadministration og arealforvaltning. Dervedopnår man for første gang et samletoverblik over hele den kommunale ejendomsportefølje– og derved også et bedregrundlag for at optimere arealudnyttelsenog udføre strategisk arealplanlægning.På vedligeholdelsessiden er det målet atfå skabt en klarere fordeling af ansvar ogen mere systematisk opgaveløsning.I princippet overtager Ejendomscentret nuejer- og udlejerrollen med de forpligtelser,det indebærer. Institutionerne beholderansvaret for den almindelige indvendigevedligeholdelse, mens den udvendige vedligeholdelse,forsyninger og energi varetagesaf Ejendomscentret.Kniven på strubenDer bliver således knyttet mange opgaverog forventninger til det nye Ejendomscenter– men det kommer ikke til verdenmed en sølvske i munden. Selv om centeretformelt bliver ejer og udlejer, får detikke mulighed for at pålægge ejerne enomkostningsbestemt leje. Kommunenssamlede budget til ejendomsdrift og vedligeholdforbliver uændret – og lejerne fårsamlet set en lidt større andel til indvendigvedligeholdelse, beregnet med udgangspunkti DFMs nøgletal for vedligeholdelsesstandardmedium. Ejendomscenteretfår dermed fra begyndelsen kniven forstruben med hensyn til at hente effektiviseringsgevinster:”Vi er helt på det rene med, at vi overladerdet nye Ejendomscenter en god bunke

”Vi tror, at problemer har bedst af at blive fokuseret, så ansvaret samles hosnogle, der har de bedste forudsætninger for at løse dem.”Teknisk direktør Erik Jespersen (tv)”Vi vil interessere os for alt, hvad der kan være værdiskabende – for kommunenog for den enkelte institution. Vi går efter at skabe win-win situationer.”Entrepenørchef Per Holm (th)foreslået at placere Ejendomscenteretmed politisk reference til Økonomiudvalget.Det var der også politisk sympati for– men i sidste ende ikke tilslutning til.problemer at starte med. Men vi tror, atproblemer har bedst af at blive fokuseret,så ansvaret samles hos nogle, der har debedste forudsætninger for at løse dem. Vitror på, at vi vil kunne opnå betydelige effektiviseringsgevinster.””Samtidig får vi synliggjort drifts- og vedligeholdsudgifterne– og herunder ogsågevinsterne ved god og rationel vedligeholdelse.Dermed vil vi også få et bedredokumentationsgrundlag, hvis vi blivernødt til at gå til politikerne efter flerepenge”, siger Erik Jespersen, der somteknisk direktør i Fredericia kommune harskabt idéen til det nye Ejendomscenter.Den nødvendige afbalanceringDet vil i givet fald være byrådets tekniskeudvalg, han skal gå til. I planoplægget tilden nye ejendomsorganisering var detRealpolitiske afvejelser har i det hele tagetværet med til at diktere den løsning, Fredericiaselv kalder en hybrid mellem model”Kommunale Ejendomme” og en ”forretningsførermodel”.”Jeg synes, vi har fået lagt nogle fornuftigesnitflader. Vi kan jo ikke etableresådan et kommunalt ejendomscenter udfra en hardcore businesscase. Vi skalsom udgangspunkt servicere de kommunaleinstitutioner, og derfor må vi altid sepå, hvad der er hensigtsmæssig for denenkelte institution. Hvis vi ikke havde dethensyn, havde vi skåret kagen anderledes.Måske ville det være mere effektivt medet centralt korps af servicemedarbejdere,som vi kunne allokere efter behov. Menhvis den enkelte institution ser det som enindskrænkning af deres fleksibilitet, vil deopleve det negativt. Den afvejning måvi gøre.”FAKTA OM FREDERICIA EJENDOMSCENTER• Ny fælles kommunal ejendomsenhed under Teknisk Udvalg(Opstart 1. januar 2008)• Administrerer alle kommunale ejendomme og lejemål(samt selvejende institutioner efter individuel aftale)∑ 10 medarbejdere i Ejendomscenteret samt70 i Entreprenørgården∑ Budget: Samlede udgifter til ejendomsdrift og vedligeholdelseca 33 mio. kr. I 2008 tillige 15 mio. kr i genopretnings- og ogbyggearbejder på eksisterende ejendomme.OPGAVER• Professionel strategisk styring af kommunensejendomsportefølje• Optimere arealforvaltning• Optimere energiforbrug og indeklima• Effektivisere ejendomsdrift• Bygningsvedligehold (udvendig, udearealer)• Byggeri (rådgivning, udbud, styring)11

FAKTA OM BORNHOLMS KOMMUNALE EJENDOMME∑ Regionskommunal facilities management-enhedunder Teknik & Miljø∑ Overtager frem til 2011 ansvaret for udvendigtbygningsvedligehold, hovedinstallationer og udearealerpå de kommunale ejendomme og lejemål.∑ Fra januar 2008 tillige ansvarlig for indvendigvedligeholdelse og energi på kommunensadminstrative bygninger∑ 10 medarbejdere / 8 årsværkBornholm samler trådene pånyLæren efter fem år med selvforvaltning: Ejendomsdrift kræver professionel styringDa Bornholm i 2003 tog forskud på kommunalreformenog dannede BornholmsRegionskommune, tog man samtidig etradikalt opgør med det traditionelle forvaltningsstyre.ujævn vedligeholdelsesstandard – og etstigende antal ansøgninger til regionskommunenom nødhjælp og tillægsbevillinger,som kommunen hverken kan ellervil imødekomme.C A S E 3 / B O R N H O L M12OPGAVER• Etablere en strategisk, effektiv og professionelbygningsdrift og –vedligehold – baseret påfacilities management• Opretholde værdierne af de kommunaleejendomme. Udarbejde tilstandsvurderingerog genopretningsplaner• Reducere energiforbruget i de kommunalebygninger• Planlægge og tilpasse ejendomsportefølje oglokale anvendelse• Køb og salg af kommunens ejendomme.Administrere forpagtninger og lejeaftalerI den nye ”bornholmer-model” skulle politikernekoncentrere sig om at lave politikog udstikke rammer, forvaltningerne blevomdannet til fagsekretariater – og alleservice- og driftsopgaver lagt ud til godt100 ”virksomheder”, som hver især fikkontrakt på netop deres opgave. De fikoverdraget de nødvendige lokaler og bygninger,som de herefter selv fik det fuldeansvar for at drive og vedligeholde.Denne totale selvforvaltning viste sig dogsnart problematisk. Mange af virksomhedernevar helt uden forudsætninger forat påtage sig bygningsansvaret, og selvom de kunne hente rådgivning fra en centralstøttefunktion – regionskommunensBygningsafdeling – valgte en del i stedetat ”forgribe” sig på vedligeholdelsesbudgetternetil fordel for den primæreaktivitet. Det har afstedkommet en højstProfessionel ejendomsdriftI stedet tager Bornholms Regionskommunenu konsekvensen og sadler om. Ansvaretfor ejendommene skal over de næste fireår føres tilbage til en ny enhed – KommunaleEjendomme – som samler kommunensbyggetekniske og juridisk/administrativekompetencer. Målet er at opbygge en professionelejendomsforvaltning og drift,baseret på facilities management.Planen og nyskabelsen har bred opbakningfra virksomhederne, som i enåben høring har haft lejlighed til at tagestilling til tre mulige modeller for denfremtidige opgavefordeling. Det storeflertal af institutionerne ønskede at afgiveden udvendige vedligeholdelse medudearealer, men fortsat selv beholdeansvaret for indvendig vedligeholdelse ogenergiforbrug.

”Vores strategiske opgave er atgendanne niveauet for en forsvarligvedligeholdelse. Vi tror på, at vi medsystematik og nytænkning kan udføretingene mere effektivt.Fagkoordinator Leif Gregersen,Kommunale EjendommeDet er derfor denne model, man har valgt.Dog skal Kommunale Ejendomme ogsåforestå energi og indvendig vedligeholdelsefor kommunens administrative bygningerog rådhus – model 2 i de tre fremlagtealternativer. Den tredje, som tilligeomfattede teknisk service, vagt ogrengøring, havde også interesseredekunder blandt virksomhederne – men ikkenok til at der er basis for at etablere den iførste omgang.Ti-års planer for alle ejendommeeDet passer Leif Gregersen udmærket. Medtitel af fagkoordinator er han leder for dennye ejendomsfunktion, og han forventerrigeligt at gøre de kommende år alene medat overtage ansvaret for vedligeholdelseog genopretning:”Det ligger i aftalen, at virksomhedernefrem til 2010 selv kan afgøre, hvornår devil overdrage os deres bygninger. I forbindelsemed overtagelsen skal vi afklarederes nuværende og fremtidige lokalebehov.Vi skal samtidig foretage en bygningsgennemgangog udarbejde en ti-årig planfor genopretning og vedligehold, som skalaftales og godkendes af såvel budgetsekretariatetog virksomheden. Så vi fårnok at gøre de næste fire år med at fågrundlaget på plads”, forklarer Leif Gregersen.Efterslæb og underbudgetteringNye udfordringer venter, når han så førstfår ejendommene ind under sine vinger.Talrige beskæringer over årene har bevirket,at budgetterne til vedligehold kunudgør to tredjedele af, hvad der reelt ernødvendigt. Den nye ejendomsenhed fårikke umiddelbart tilført flere penge tilat løfte standarden – endsige til at indhentevedligeholdelsesefterslæbet. Doghar politikerne accepteret, at KommunaleEjendomme kan anvende halvdelenaf provenuet fra frasolgte ejendomme tilgenopretning og forbedring af de tilbageværende.”Vores strategiske opgave er at gendanneniveauet for en forsvarlig vedligeholdelse.Vi tror på, at vi med systematikog nytænkning kan udføre tingene mereeffektivt, og vi er helt parate til at prøvenye veje. Men det sker ikke fra i dag til imorgen. Ting tager tid. Det væsentlige er,at vi nu har organiseringen på plads, og vihar bred opbakning til den strategi, der erlagt”, siger Leif Gregersen. 13

Frontlinie-fm i greveEjendomscentret lægger strategien, trimmer forvaltningen, leder forandringen – og sikrer optimal støtte til de udførende medarbejdere”Man skal selv have styrpå tingene, før man kangive slip på dem!”Centerchef Benny Mulbjerg,Greve EjendomscenterC A S E 1 / K Ø B E N H A V N S E J E N D O M M M E14I Greve kommune er Ejendomscentret etfagcenter i forvaltningen – helt på liniemed Jobcentret, Skoleområdet eller Pleje& Omsorg. Centerchef Benny Mulbjerg refererertil den fem mand store direktion,som udgør den kommunale ledelse i Greve– og der er i direktionen stor bevågenhedpå det strategiske potentiale i facilitiesmanagement:”Vi er overbevist om, at der for enkommune som vores ligger storemuligheder i facilities management– og vi vil gerne gå i spidsen med atudvikle FM i den kommunale kontekst”,siger Benny Mulbjerg, somkom til Greve med FM-erfaring fraDanmarks Radio.Ejendomscentret blev blev sat i verdenjanuar 2007 i forbindelse med en fuldstændigreorganisering af den kommunaleforvaltning. De hidtidige fagforvaltningerblev nedlagt og afløst af en enhedsforvaltning,hvor de kommunale driftsopgavervaretages af 11 fagcentre samt 5 fællescentre,som udfører støttefunktioner somIT, personale, økonomi mv.munens anlæg, bygninger og materielleresurser – også serviceopgaverne somrengøring, bygningsservice (skolepedellermv) samt rådhusservice.Frit slagSom i så mange andre kommuner er detdog også simpel nødvendighed, som hartvunget kommunalfolkene i Greve til at tænkenyt. Der var gennem årene opbygget etbetydeligt vedligeholdelsesefterslæb på dekommunale ejendomme, men ingen penge påbudgettet til at rette op på det. Tværtimodstartede budgetlæggerne med at ”tolde” 5mio. kr ud af de i alt 115 mio. kr, som udgjordedet samlede budget for de opgaver, der blevsamlet under Ejendomscentret. Til gengældfik Benny Mulbjerg frit slag til at reorganiseresit område med henblik på at udnyttede begrænsede resurser.De udførende driftsopgaver er organisereti en servicesektion (som først og fremmesttager sig af rådhuset) og en ejendomssektion,som varetager driftsforvaltning,byggeopgaver og arealforvaltning. Entredje enhed håndterer økonomi ogkontraktforhold. Endelig har centerchefenvalgt at samle de strategiske funktioner(udviklingsstrategi- og projekter, investeringsforvaltningog den politiske service-Centret varetager alle opgaver i forbindelsemed drift og administration af komring)i en selvstændig stabsfunktion, somkan sikre at de daglige gøremål til stadighedbliver underlagt strategisk styring.”Men driftsopgaverne er omdrejningspunktetfor alle vores aktiviteter. Voresfornemste opgave er at sørge for, at brugerneoplever driften som velfungerendeog uproblematisk”, siger Benny Mulbjerg.Frontsoldaterne i fokusBenny Mulbjerg har i det hele taget storfokus på Ejendomscentrets udførendefrontsoldater – pedellerne, gartnerne,viceværter. Det er i tæt samarbejdemed dem, man laver alle beskrivelser ogspecifikationer af de enkelte arbejdsopgaver,som lægges til grund for aftalernemed de enkelte institutioner. Af sammegrund er han skeptisk over for andresstærke fokus på at adskille bestillerogudførerrollen:”Det er jo ikke svært at beskrive ydelser.Det kan enhver ingeniør gøre. Men vi ernødt til at have ”modtagerrollen” med. Hvisvi løbende skal kunne optimere vores performance,kan det kun ske i en tæt dialogmed dem, som udfører den i det daglige.Og med brugerne, som jo er dem, vi skalservicere.”

Netop dette fokus er også grundlaget fordet intranetbaserede vidensystem, somEjendomscentret er ved at udvikle. Allemedarbejdere – også gartneren og pedellen– skal have nem adgang til alle deinformationer, der er relevante for deresarbejde, så de selv er i stand til at løseopgaver og problemer uden først at skulle”ind om rådhuset”.Forandringer skal ledesStrategien vil blive fuldt op med kurser oguddannelse, for facilities management skallæres – og forståes: ”Det er jo et opgør medgamle dyder og normer. Skal det lykkes, måvi sørge for at inddrage alle i processen, såde bliver trygge ved forandringerne og følermedejerskab over de nye måder at gøretingene på”, siger Benny Mulbjerg.Han medgiver, at den decentrale modelkonflikter med nogle af de stordriftsmodeller– med klumpudbud og længerevarendefaste partnerskaber – som andrekommuner forsøger sig med. BennyMulbjerg stiller sig skeptisk over for, omdet er muligt at realisere de ventedestordriftsgevinster.i forvejen udfører de fire femtedele afanlægs- og vedligeholdsbudgetterne - tildrifts- og serviceopgaver. Således lavesopgave- og ydelserbeskrivelser på alledrifts- og serviceopgaver, så de kan udføressåvel internt som eksternt.Men som Benny Mulbjerg siger: ”Man skalselv have styr på tingene, før man kangive slip på dem!”FAKTA OM EJENDOMSCENTRET I GREVE KOMMUNE∑ Et af 16 fagcentre, som varetager kommunensdriftsopgaver∑ Ansvar for at drive, vedligeholde og servicerekommunens bygninger og materielle resurser∑ 70 medarbejdere∑ Budget: 110 mio. krOPGAVER∑ Køb og salg af kommunal ejendom og jord,herunder byggemodning∑ Vedligeholdelse, drift og rengøring af dekommunale bygninger og deres udearealer∑ Anlæg og vedligeholdelse af kommunale idrætsogfritidsanlæg∑ Ny-, om- og tilbygninger. Anlægsstyring∑ Arealforvaltning∑ Administration af lejemål og kontrakter∑ Rådhusservice (betjente, kantine, trykkeri, post)∑ Forsikring og risikostyringCenterchefen er dog åben for hen ad vejenat inddrage private leverandører – som15

Facilities management – et nyt instrument til kommunerneFlere og flere kommuner gør sig i disse år erfaringermed facilities management. De gør det i erkendelseaf, at de er nødt til at gå nye veje, hvis de skal sikrede kommunale ejendomsværdier og udnytte de begrænsederesurser optimalt.Facilities management er et indlysende bud på ensådan nytænkning. Ved en professionel organiseringaf ejendomsforvaltningen sammen med de relateredeserviceydelser - og med en stærk strategiskforankring i den kommunale ledelse – vil kommunernekunne få mere ud af de kommunale skattekroner, derafsættes til området.Dansk Facilities Management inviterede i 2006 enrække kommuner med i et udviklingsarbejde med detformål at udarbejde modeller til organisering af denkommunale facilities management funktion. I dettelille hæfte fremlægges resultaterne af dette arbejde– og fire kommuner fortæller om deres overvejelser,initiativer og foreløbige erfaringer.Projekt ”Organisering af denkommunale FM-funktion”– deltagere: Ballerup, Bornholm,Esbjerg, Fredericia, Frederiksberg,Gentofte, Greve, Gribskov,Hvidovre, Høje-Taastrup,Kolding, København, Køge, Lejre,Odder og Aalborg kommunersamt Region Nord.Peder Stephensen ogPoul-Erik Faurholdt har medvirketsom konsulenter.Projektledelse: Poul-Henrik DueProduceret af Congo HusetTekst: Poul Høegh ØstergaardFotos: Jesper Ludvigsen m.flGrafisk design: Claus LynggaardTryk: NOFO-printSponcorer: