Elektronisk indberetning af mønstringsdata - Søfartsstyrelsen

Hyrekontrakt versus besætningsskemaAf historiske årsager har hyrekontrakten og besætningsskemaetværet samlet på et og samme dokument med gennemslagi 6 kopier.Med indførelsen af IT-systemer til elektronisk indberetningaf mønstringsdata sker en forskydning i den traditionelleforståelse og brug af hyrekontrakt/besætningsskema.Der henvises til Søfartsstyrelsens hjemmeside www.sofartsstyrelsen.dk,hvor der kan læses nærmere om de juridiskepræciseringer som konsekvens af indførelsen af IT-systemettil elektronisk indberetning af mønstringsdata.Hvordan kommer vi i gang?For at kunne indberette elektronisk skal der til hvert enkeltrederi oprettes et kontaktrederi. Kontaktrederiet skal svaretil det rederi, der ifølge de enkelte skibes Document of Complianceer ansvarligt for skibets drift og besætningsforhold.For at få oprettet et kontaktrederi og for at få opdateret alleoplysninger om gældende kontaktrederier skal alle rederiersende følgende oplysninger til Søfartsstyrelsen:1. Navn på kontaktrederi(typisk samme navn som rederiet)2. Adresse, postnummer og by for kontaktrederi3. Telefonnummer til kontaktrederi4. E-mail til kontaktrederi (her kan det være en fordelat benytte en e-mailadresse, som kan læses afflere i forbindelse med ferie og sygdom mv.)5. CVR-nummer/SE-nummer6. Liste over skibe (navn og kendingsbogstaver) derskal være tilknyttet kontaktrederietOplysningerne skal sendes via e-mail til ksf@dma.dk.Rederiet vil derefter blive tildelt rederinummer og passwordaf Søfartsstyrelsen.Ændringer i oplysninger om kontaktrederiet bør løbendestraks anmeldes til Søfartsstyrelsen.Elektronisk indberetning afmønstringsdataKontaktYderligere oplysninger eller spørgsmål om IT-systemernekan fås ved henvendelse til projektleder Kenneth Roslind– e-mail: ker@dma.dk.

Søfartsstyrelsen kan nu tilbyde elektronisk indberetningaf mønstringsdataSøfartsstyrelsen arbejder kontinuerligt på at lette rederierhvervetfor administrative byrder. Digital indberetning tilSøfartsstyrelsen vil medvirke til at smidiggøre diverse indberetningspligterfor erhvervet, og Søfartsstyrelsen arbejderderfor løbende på at kunne tilbyde elektroniske indberet-ningsmuligheder.Elektronisk indberetning af mønstringsdata er et af fleredigitaliseringsprojekter, der nu bliver søsat. Med elektroniskindberetning af besætningsskemaer vil rederne kunneslippe for manuel udfyldelse og indsendelse af hyrekontrakter.IT-løsningerneDer er stor forskel på redernes IT-kapacitet og potentialerfor elektronisk indberetning. Ligeledes er der stor forskelpå antallet af årlige mønstringsindberetninger rederneimellem. Navnlig af disse to årsager har Søfartsstyrelsenmålrettet udviklingen af IT-løsningen således, at redernehar mulighed for at vælge mellem to IT-løsninger til elektroniskindberetning af mønstringsdata.Den ”lille” løsningMålgruppe: Den lille løsning er målrettet mod redere medknap så avancerede IT-systemer og redere med et mindreantal årlige mønstringsindberetninger.IT-løsningen: Webapplikation hvor indtastning af mønstringsdatasker online på en hjemmeside.Funktionerne kort: Rederen kan indberette mønstringsdataved online indsendelse af besætningsskema. Herudover kanrederen udfylde og printe hyrekontrakten i den papirform,som den kendes i dag, hvis dette er ønskværdigt. Webapplikationenindeholder også en funktion til opslag på gyldighedenaf søfarendes kvalifikations- og sønæringsbeviser,såfremt der er modtaget udtrykkeligt samtykke fra den søfarendetil dette opslag.Vejledning: På www.sofartsstyrelsen.dk findes det relevantelink til webapplikationen. Her findes samtidig også vejledningertil brugen af den ”lille” løsning – en quick-guide forden rutinerede IT-bruger og en mere udførlig vejledning.Den ”store” løsningMålgruppe: Den store løsning er målrettet mod redere medmere avancerede IT-systemer og redere med et stort antalårlige mønstringsindberetninger.IT-løsningen: Søfartsstyrelsen leverer grænsefladebeskrivelseog de nødvendige filer. Løsningen bygger på såkaldtewebservices.Funktionerne kort: Løsningen kan efter installation og tilpasningtil rederens IT-system generere mønstringsdata direktetil Søfartsstyrelsen.Vejledning: Det er op til den enkelte reder at sætte programmelletop således, at det lever op til kravene i grænsefladebeskrivelsen.Andre indberetningsmulighederHyreadministrationsprogrammer: Søfartsstyrelsen vil tilbydealle IT-leverandører, der leverer hyreadministrationsprogrammertil rederierne, at få installeret systemet til elektroniskindberetning af mønstringsdata (den ’store’ løsning)i disse programmer.På nuværende tidspunkt er IT-systemet til elektronisk indberetningaf mønstringsdata inkorporeret i en ny udgaveaf hyreadministrationsprogrammet ”Omega Hyre”. Rederier,der benytter sig af Omega Hyre, vil modtage henvendelsefra Soft Team herom.