Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen - inter:gator

Betreuung: M.Sc. Marian Benner
paluno
The Ruhr Institute for Software Technology
Institut für Informatik und Wirtschaftsinformatik
Universität Duisburg-Essen
Seminararbeit
Enterprise Search
Suchlösungen für Unternehmen
Matthias Verholen
2242169
Xanten, 23.08.2012
Studiengang: Angewandte Informatik – Systems Engineering

Eidesstattliche Erklärung
Eidesstattliche Erklärung
Hiermit versichere ich, dass ich die vorliegende Arbeit ohne Hilfe Dritter und nur mit den
angegebenen Quellen und Hilfsmitteln angefertigt habe. Ich habe alle Stellen, die ich aus den
Quellen wörtlich oder inhaltlich entnommen habe, als solche kenntlich gemacht. Diese Arbeit hat in
gleicher oder ähnlicher Form noch keiner Prüfungsbehörde vorgelegen.
Xanten, am 23.08.2012
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen II

Zusammenfassung
Zusammenfassung
Durch das stetigen Wachstum an Informationen die unsere Gesellschaft produziert, wird der Zugriff
auf Daten per Hand zunehmend unpraktikabeler. Enterprise Search hilft dabei diese
Informationsflut zu bewältigen, indem es alle relevanten Daten sammelt, vereinheitlicht und für
einen schnellen Abruf bereit hält. Enterprise Search ist dabei nicht nur eine Suchmaschine sondern
auch ein Produkt zur Gewinnoptimierung von Unternehmen. Es hilft die in der heutigen Zeit immer
knapper werdende Zeit effektiver zu nutzen. In dieser Arbeit erhalten Sie einen kurzen Überblick
über die Funktionsweise und Funktionen einer Enterprise Search Lösung. Dabei werde ich stets den
Vergleich zu den bekannten Internetsuchmaschinen herstellen. Um das Konzept von Enterprise
Search besser zu verstehen werde ich es mit einigen anderen Konzepten aus der
Informationstechnologie vergleichen und dabei feststellen, dass Enterprise Search nicht einfach nur
eine Suchmaschine ist.
Abstract
Due to the intense growth of information produced by our society, access to data by hand is
becoming increasingly impracticable. Enterprise Search helps to cope with this flood of information
by collecting all relevant data, unifying them and keeping them ready for quick use. Enterprise
Search is not just a search engine, it's also a product of profit optimization for business companies.
It helps to use the time employees have in an more effective way. This paper provides a brief
overview of the functionality and features of an Enterprise Search solution. I will always make the
comparison to known Internet search engines. To get an better understanding for the Enterprise
Search concept, i will compare it to some other concepts of information technology and thereby
discover that Enterprise Search is not just a search engine.
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen III

Abbildungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Änderung der Arbeitsanforderung [2]............................................................................1
Abbildung 2: Wie funktioniert eine Enterprise Search Lösung? [4]....................................................3
Abbildung 3: Mögliche Datenquellen [5].............................................................................................6
Abbildung 4: Visualisierung von Facetten als Suchergebnis [5]..........................................................7
Abbildung 5: Datenbankeintrag (Kontakt) [7].....................................................................................8
Abbildung 6: Detailansicht eines Kontakt Suchtreffers [5]..................................................................8
Abbildung 7: Microsoft SharePoint 2010.............................................................................................9
Abbildung 8: Der Data-Mining Prozess [10]......................................................................................11
Abbildung 9: Enterprise-Content-Management [11]..........................................................................12
Abbildung 10: Unsere Visionen für Enterprise Search [2].................................................................13
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen IV

Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Eidesstattliche Erklärung.....................................................................................................................II
Zusammenfassung..............................................................................................................................III
Abstract...............................................................................................................................................III
Abbildungsverzeichnis.......................................................................................................................IV
Inhaltsverzeichnis................................................................................................................................V
1 Einleitung und Motivation.................................................................................................................1
1.1 Was ist Enterprise Search?.........................................................................................................1
1.2 Warum braucht man Enterprise Search?....................................................................................1
2 Grundlagen........................................................................................................................................3
2.1 Funktionsweisen einer Suchmaschine.......................................................................................3
2.2 Was macht Enterprise Search aus?.............................................................................................4
2.2.1 Rechte Verwaltung.............................................................................................................5
2.2.2 Konnektoren und Parser für Datenquellen.........................................................................6
2.2.3 Anzeige von Suchergebnissen............................................................................................6
3 Bestandsaufnahme.............................................................................................................................9
3.1 Welche Enterprise Search – Lösungen sind auf dem Markt vorhanden?..................................9
3.2 Unterschiede in den vorhandenen Enterprise Search – Lösungen...........................................10
4 Einordnung in den wissenschaftlichen Kontext..............................................................................11
5 Ausblick in die Zukunft...................................................................................................................13
Literaturverzeichnis............................................................................................................................14
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen V

1 Einleitung und Motivation
1 Einleitung und Motivation
1.1 Was ist Enterprise Search?
Enterprise Search bezeichnet das inhaltsorientierte Suchen in Unternehmensdaten mit Hilfe einer
eigenen Unternehmenssuchmaschine (Enterprise Search – Engine). Dabei werden sämtlich
Datenquellen, die im Unternehmens Kontext von Bedeutung sind, durch Computer gestützte
Verfahren gesammelt, vereinheitlicht, gespeichert und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. „In
the world of business, Search isn't just about finding information. To be valuable to an organization,
a search has to result in the ability to do something meaningful and profitable with the information
you find. Enterprise Search isn't simply about investigating content; it's all about applying the
knowledge you gather and using it to benefit the business you're driving. It's about real people
needing the right tools to help them get their jobs done.“ [1]
1.2 Warum braucht man Enterprise Search?
Um den Gewinn eines Unternehmens zu erhöhen müssen Investitionen getätigt werden, warum also
sollte in eine Enterprise Search Lösung investiert werden? Stellen wir uns ein Unternehmen mit
einigen tausend Mitarbeitern vor. Viele dieser Mitarbeiter erstellen in ihrer täglichen Arbeit neues
Wissen, sie sind an Forschungsprojekten beteiligt oder verfassen einfach nur Berichte über den
Verlauf der letzten Marketingkampagne. Dabei bauen sie mit der Zeit ihre eigene
Dokumentenstruktur auf, denn nur selten gibt es einheitliche Richtlinien wo und vor allem wie
Dokumente gespeichert werden sollen, welche auch für andere Mitarbeiter von Relevanz sind. Der
Aufwand um die vorhandenen Dokumente und Daten in ein einheitliches Format zu übertragen ist
bei den heutigen Datenmengen sehr zeit- und damit kostenintensiv. Sehen wir uns die
Zukunftsprognosen aus dem Jahre 2005 an:
Abbildung 1: Änderung der Arbeitsanforderung [2]
Sofort fällt auf, dass immer mehr Mitarbeiter Zugriff auf die Daten und Dokumente im
Unternehmen brauchen und dass auch immer mehr Mitarbeiter Dokumente erstellen werden.
Enterprise Search setzt genau da an wo andere Dokumenten Management Systeme versagen, denn
es ist nicht auf eine ordentliche Informationsverwaltung angewiesen um effektiv zu arbeiten. Nun
wissen wir, das Enterprise Search dazu führt, dass jeder Mitarbeiter schnellen Zugriff auf die für ihn
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 1

1 Einleitung und Motivation
relevanten Daten hat. Die Frage stellt sich, lohnt sich diese Investition? „Knowledge workers spend
from 15% to 35% of their time searching for Information.“ [3] Des Weiteren brauchen sie nochmal
15% ihrer Arbeitszeit um schon vorhandenes Wissen zu rekonstruieren weil sie es nicht finden
können. [3] Also ist der Mitarbeiter im schlimmsten Fall die Hälfte seiner Zeit damit beschäftigt
Informationen die es schon gibt zu finden oder zu rekonstruieren. Enterprise Search verringert
diesen Aufwand auf ein Minimum. Somit muss der Mitarbeiter zwar immer noch acht Stunden am
Tag bezahlt werden, ist in dieser Zeit aber produktiver. Besonders im Konkurrenzkampf ist es von
Vorteil schnell alle benötigten Informationen zur Hand zu haben, so bekommt man dann den ein
oder anderen Auftrag der sonst an die Konkurrenz vergeben worden wäre.
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 2

2 Grundlagen
2 Grundlagen
2.1 Funktionsweisen einer Suchmaschine
Enterprise Search – Engines funktionieren grundsätzlich nach dem selben Prinzip wie die allen
bekannten Internetsuchmaschinen. Es wird unterschieden zwischen dem Frontend und dem
Backend. Beim Frontend handelt es sich um den für den Nutzer sichtbaren Teil der Suchmaschine,
also der Eingabemaske und der Ergebnisliste. Die Eingabemaske kann im allgemeinen über ein
Webinterface angesteuert werden und orientiert sich vom Design her an gängigen
Internetsuchmaschinen. Da die meisten Nutzer schon einmal „gegoogelt“ haben, ist die
Eingewöhnungsphase bei Enterprise Search – Engines sehr kurz. Im Backend wird zwischen dem
Index-Modul, dem Query-Modul und dem Ranking-Modul unterschieden.
Abbildung 2: Wie funktioniert eine Enterprise Search
Lösung? [4]
Schauen wir uns zuerst das Herzstück, das Index-Modul, unserer Suchmaschine an. Im sogenannten
Index werden sämtliche für die Suche relevanten Daten des Unternehmens gespeichert. Der Index
enthält eine Schlagwortliste, die den Dokumenteninhalt widerspiegelt, Metadaten, wie den Autor
oder das Erstellungsdatum des Dokumentes, Zugriffsrechte auf die Daten, einen Vorschautext sowie
ein Vorschaubild für die Trefferliste, einen Spell-Index, der Schlagwörter für die „Meinten Sie?“
Suche bereithält und weitere Anmerkungen die für Suchvorschläge genutzt werden können. [5]
Diese Informationen werden von einem sogenannten Crawler gesammelt. Dieser durchsucht das
Dateisystem, das Intranet, Wikis, Email Programme und viele weitere Quellen nach Daten die er in
den Index aufnehmen kann. Dabei braucht er für jede Informationsquelle und für jede
Dateinamenserweiterung einen eigenen Konnektor der ihm das Lesen des Inhaltes ermöglicht. Bei
Internetsuchmaschinen muss der Crawler sich an den Link Strukturen des Internets orientieren,
diese Möglichkeit besteht bei Enteprise Search – Engines nur eingeschränkt, da Link Strukturen
höchstens im Firmen eigenem Intranet anzutreffen sind. Diese können dann mit Hilfe eines HTTP-
Crawlers indexiert werden. Nach der initialen Indexierung ist der gesamte Datenbestand der Firma
im Index gespeichert. Bei den folgenden Indexierungen werden nur noch geänderte oder neue Daten
in den Index aufgenommen beziehungsweise nicht mehr vorhandene Daten aus dem Index gelöscht.
Dieses Verfahren, durch Checksummen unterstützt, ist viel schneller als eine immer wieder
stattfindende komplette neu Indexierung. Eine weitere Möglichkeit um Ressourcen beim Crawlen
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 3

2 Grundlagen
zu sparen ist, den Index in mehrere Teilindexe mit verschiedener Update-Häufigkeit zu gliedern. So
muss zum Beispiel ein Index der eine große Altdokumenten Sammlung enthält sehr selten erneuert
werden.
Als nächstes schauen wir uns das Query-Modul an. „Das Query-Modul sorgt dafür, dass passende
Treffer in Sekundenschnelle auffindbar sind. Es wandelt die Suchanfrage, die über den Browser
eingegeben wird, in ein Format um, das der Index auch versteht. Der Anwender kann mit
Booleschen Operatoren die Recherche nach den gewünschten Informationen noch exakter
eingrenzen.“ [4] Des Weiteren liefert es Schlagworte für die unscharfe Suche. Dabei wird nicht nur
nach den eingegebenen Wörtern gesucht, sondern auch nach Synonymen oder Wörtern deren
Rechtschreibung korrigiert wurde, so wie nach Wörtern die dem Suchwort von der Schreibweise
her ähnlich sind. Wörter die im Plural geschrieben sind werden in den Singular transformiert, da
Suchmaschinen grundsätzlich nicht zwischen Singular und Plural unterscheiden.
Als letzten Punkt im Backend betrachten wir das Ranking-Modul. Dieses sortiert die gefundenen
Treffer nach Relevanz. Da die Relevanz je nach Aufgabengebiet des Mitarbeiters variieren kann ist
es sehr wichtig, dass eben solche Anforderungen vom Ranking-Modul betrachtet werden.
Internetsuchmaschinen benutzen meist die Anzahl der Backlinks auf eine Seite um ihre Relevanz zu
ermitteln, Enterprise Search – Engines hingegen müssen dazu zum Beispiel auf die Suchwortdichte,
die Art des Dokumentes oder auf Metadaten, wie das Erstellungsdatum, zurückgreifen. Versagt das
Ranking-Modul und die relevanten Treffer sind nicht auf der ersten Seite der Trefferliste zu finden,
versagt die ganze Suchlösung. Hat unsere Suchanfrage alle diese Schritte im Backend hinter sich,
wird die Trefferliste für den Nutzer sichtbar angezeigt.
2.2 Was macht Enterprise Search aus?
Damit Enterprise Search effektiv arbeiten kann, muss der Zugriff auf sämtlich Daten gewährleistet
sein. Wenn die Mitarbeiter sich auf ihre Suchlösung verlassen, dürfen sie nicht zufällig das gesuchte
Dokument auf einem Netzlaufwerk finden, obwohl es ihnen in der Trefferliste nicht angezeigt
wurde. Ist dieses Kriterium erfüllt, bietet Enterprise Search allen Mitarbeitern einen einheitlich
Einstiegspunkt zu allen Unternehmensinformationen. Dieser ist unabhängig von der Verwaltung der
Ursprungsdaten. Die Daten, die die Suchmaschine im Index hält, liegen in einer homogenisierten
Form vor, so dass die Daten auch unabhängig von der Repräsentation der Ursprungsdaten sind. Der
Vorteil daran ist, dass alle Mitarbeiter immer auf dem selben Stand des Wissens sind. Eine gute
Enterprise Search Lösung unterstützt den Nutzer bei der Suche auf vielfältige Weise, denn eine
reine Volltextsuche ist selten zielführend. Ein Problem dabei können Synonyme und Homonyme
sein. Ein Ansatz zur Problemlösung ist das Arbeiten mit Ontologien. „Sucht ein Nutzer
beispielsweise nach dem Stichwort „Jaguar“, so kann damit unter anderem das Tier oder die
Automarke gemeint sein. Die Folge ist, dass Treffer zu beiden Begriffen gefunden werden. Wird
jetzt eine Ontologie eingesetzt, kann das System dieses Suchwort als Homonym erkennen und dem
User die Möglichkeit geben, mit den Alternativen „Auto“ oder „Tier“ seine Anfrage zu präzisieren.
Denn wenn dem System die Bedeutung der Suchanfrage in Form eines Konzepts (Tier->Jaguar oder
Auto->Jaguar) bekannt ist, kann es je nach dem zur Verfügung stehenden Informationen die
Suchanfrage anpassen.“ [6] Des Weiteren kann eine Enterprise Search Lösung die vorhandenen
Metadaten viel besser als eine Internetsuchmaschine nutzen, da sie ihr Umfeld in der
Unternehmenswelt besser kennt und versteht.
Schauen wir uns nun an welche Features eine Suchmaschine anbieten kann, die keinen direkten
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 4

2 Grundlagen
Bezug zur Suche haben. Sie kann die Mitarbeiter über geänderte oder neue Dateien informieren, die
für ihn von Bedeutung sein könnten. So ist der Mitarbeiter auch ohne genaue Recherche immer auf
dem aktuellsten Stand in seiner Abteilung. Außerdem kann die Suchlösung Statistiken über
Suchanfragen erstellen, dies hat zum einen den Vorteil, dass Mitarbeiter sehen können wonach sie
schon gesucht haben und welche weiteren Vorschläge ihnen die Suchmaschine macht. Zum anderen
können Vorgesetzte sehen wofür sich ihre Mitarbeiter interessieren und vor allem wo
Informationsmangel besteht. So kann da nachgebessert werden wo es wirklich hilft. Dadurch, dass
die Enterprise Search Lösung sowieso alle Dateien aufsucht, kann sie auch doppelte Dateien finden
oder veraltete Dateiversionen aufspüren, so kann oftmals einiges an Datenmüll entfernt werden.
2.2.1 Rechte Verwaltung
Suchen wir im Internet nach Informationen, konfrontiert uns die Suchmaschine mit allen Seiten und
Dokumenten auf die ihr Crawler Zugriff hatte. Bei Enterprise Search liegen aber auch kritische
Dokumente im Index, die nur von Angestellten in einer höheren Hierarchieebene des Unternehmens
eingesehen werden dürfen. Daten wie zum Beispiel Gehaltslisten oder zukünftige Kündigungen die
bei Mitarbeitern zu leichten Unruhen führen können. Wie also schafft es Enterprise Search diese
Daten nur berechtigten Nutzern zugänglich zu machen? Im Normalfall besitzt jedes größere
Unternehmen bereits eine Struktur um die Zugriffsrechte zu Verwalten. Hierfür werden in Windows
Domänen zumeist NTLM (NT LAN Manager) oder CAS (Central Authentication Service) genutzt.
Enterprise Search greift auf diese Rechteverwaltung zurück und speichert für jeden Nutzer seine
Rolle und seine Gruppenzugehörigkeit. Wird die Suchmaschine im Single-Sign-On Verfahren
betrieben wird der Nutzer direkt bei der Anmeldung unter Windows auch bei der Suchmaschine
authentifiziert. Dieser Vorgang ist für den Nutzer also transparent.
Zur Feststellung der Zugriffsrechte gibt es zwei verschiedene Ansätze. Das sogenannten Early-
Binding und das Late-Binding. Beim Early-Binding werden die Zugriffsrechte direkt beim crawlen
mit indexiert. Bevor die Trefferliste angezeigt wird, wird nun für jeden Eintrag geprüft ob der
aktuelle Nutzer zugriffsberechtigt ist. Hat er keine entsprechenden Rechte wird der Treffer nicht in
der Ergebnisliste angezeigt. Dieser Vorgang verbraucht während des crawlens erhöhte Ressourcen
und verzögert auch das Anzeigen der Trefferliste. Beim Late-Binding wird dem Nutzer zuerst die
komplette Trefferliste angezeigt, die Zugriffsrechte werden erst beim Anwählen eines Treffers
gecheckt. Bei verweigertem Zugriff wird der Nutzer dann auf eine entsprechende Fehlerseite
weitergeleitet. Dieses Verfahren ist zwar Ressourcen schonender aber hat Nachteile bei der
Sicherheit kritischer Daten. Sucht der Mitarbeiter Mustermann nach den Begriffen „Kündigung
Mustermann“ und findet dabei ein Dokument mit diesem Inhalt in der Trefferliste auf das er aber
keinen Zugriff hat, kann das zu unerwünschten Unruhen führen. Daher ist das Konzept des Early-
Binding zumeist implementiert und Late-Binding nur in besonderen Ausnahmefällen sinnvoll. Des
Weiteren kann die Rechte Verwaltung in Zusammenhang mit Enterprise Search dazu genutzt
werden Sicherheitslecks ausfindig zu machen. Es könnten beispielsweise vertrauliche Dokumente
in öffentlichen Verzeichnissen gespeichert worden sein. Ein aufmerksamer Administrator findet
diese Sicherheitslecks und behebt sie schnellst möglich. Somit steigert Enterprise Search nicht nur
die Produktivität sondern auch die Sicherheit in ihrem Unternehmen.
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 5

2 Grundlagen
2.2.2 Konnektoren und Parser für Datenquellen
Wie wir bereits festgestellt haben, müssen sämtliche Daten im Unternehmen indexiert werden damit
Enterprise Search effektiv arbeitet. In diesem Kapitel werden wird genauer betrachtet, wie der
Zugriff auf die verschiedenen Datenquellen funktioniert.
Abbildung 3: Mögliche Datenquellen [5]
„Um ein Format zu öffnen, braucht eine Suchmaschine den passenden Konnektor. Das ist ein
spezielles Computerprogramm, das auf externe Datenquellen zugreifen kann.“ [4] Keine
Suchmaschine beherrscht von Werk ab alle Dateiformate oder Dateisysteme. Damit die
Suchmaschine aber interessant bleibt bieteten die meisten Hersteller eine API an, mit deren Hilfe
Entwickler eigene Konnektoren für ihre Software oder Dateitypen entwickeln können. Bei Open-
Source Projekten liegt die Struktur der Dokumente für alle offen vor, so dass das Entwickeln eines
Konnektors für jeden möglich ist. Betrachten wir aber kommerzielle Software, so müssen
Konnektoren meist teuer eingekauft werden. Daher sollte im Vorfeld genau abgewogen werden
welche Konnektoren für den Einsatz im eigenen Unternehmen benötigt werden.
„Im zweiten Schritt kommt der Parser zum Einsatz. Der extrahiert den Text aus den Quellen und
wandelt ihn in Format um, mit dem er für die Suchmaschine weiterverarbeitet werden kann.“ [4]
Dieses scheint bei der Betrachtung von Textdokumenten keine große Aufgabe zu sein aber Daten
können ja auch als Video oder Bild vorliegen. In solchen Fällen muss der Parser auf
Spracherkennungs und Texterkennungs Software zurückgreifen.
2.2.3 Anzeige von Suchergebnissen
Das Anzeigen der Suchergebnisse findet in der sogenannten Trefferliste statt. Grundsätzlich wird
jeder Treffer durch einen Titel, einen Vorschautext, ein Vorschaubild und/oder einem Dateityp Icon
visualisiert. Bei einer guten Enterprise Search Lösung ist die Anzeige der Ergebnisse aber sehr frei
konfigurierbar. Weiteren Einfluss auf die Ansicht der Treffer haben Einstellungen der verfeinerten
Suche oder der Facettensuche. Bei der verfeinerten Suche wird dem Nutzer die Möglichkeit
gegeben die Trefferliste nach Metadaten zu formatieren. So kann er sich zum Beispiel nur
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 6

2 Grundlagen
Ergebnisse anzeigen lassen, die aus einem bestimmten Zeitintervall stammen oder Ergebnisse die
nur von einem bestimmten Dateityp sind. Sofern diese Metadaten vorliegen sind auch
Internetsuchmaschinen zu so einer Einschränkung der Suchergebnisse in der Lage. Auch die
Facettensuche, die dem Nutzer die Möglichkeit gibt nach der Ausprägung eines Merkmals zu
suchen, wird von Google und Co unterstützt. So kann man seine Ergebnisse nach Bildern, Videos,
Maps, News, Shopping oder Blogs filtern. Enterprise Search geht hier noch einen Schritt weiter, so
kann man bei seiner Anfrage auch nach Personen, also Experten, für bestimmte Bereiche suchen.
Abbildung 4: Visualisierung von Facetten als Suchergebnis [5]
Das hat den Vorteil, dass Nutzer offene Fragen schnell und einfach mit einem Experten in diesem
Thema klären können und nicht Seitenweise Dokumente wälzen müssen. All dieses geschieht
jedoch unter Berücksichtigung der aktuellen Rechte eines Nutzers. Eine gute Enterprise Search
Lösung versteht sich auch darauf dem Nutzer einzelne Dokumentenseiten anzuzeigen, ohne das
gesamte Dokument öffnen zu müssen. Das führt dazu, dass der Nutzer nicht erst das Zieldokument
öffnen muss und dann in diesem Dokument eine neue Suche starten muss, sondern er wird direkt
auf die Zielseite weitergeleitet. All diese Verfahren machen Sinn, wenn den Daten eine Semantik zu
Grunde liegt, sie also in Textform vorliegen. Wie sieht es aber aus bei Daten deren Semantik nicht
offenkundig ist? Nehmen wir das Wort „Münster“. „Münster“ kann je nach Kontext ein Wohnort,
ein Abflughafen, ein Zielflughafen oder eine Geschäftsadresse sein. Wird dieses Wort in einem
natürlich sprachlichem Kontext benutzt, ergibt sich die Semantik aus eben jenem. Ist „Münster“
hingegen ein Datenbankeintrag ergibt sich die Semantik nicht für jeden Nutzer sofort. Wie also
schaffen es Suchmaschinen diesen Inhalt aus Datenbanken so aufzubereiten dass er für jeden Nutzer
sinnvoll erscheint? „Einige Suchmaschinen indexieren einfach allen Text, der in einer Datenbank
enthalten ist. Dann kann man zwar die Datenbank als solche finden, aber keinen konkreten
Datensatz. Das ist wenig hilfreich.“ [7] Daher ist es sinnvoll Datenbanken über eine View zu
indexieren, dabei werden durch ein Select-Statement nur diejenigen Datensätze aus der Datenbank
ausgewählt die, von Nutzen sind. „Jeder Eintrag aus der View wird dann einzeln indexiert und kann
auch einzeln gefunden werden. Dabei werden spezifische Entitäten der Datenbank typischerweise
separat indexiert. Typischerweise enthalten die Datenbanken, die durchsucht werden sollen
Kontakte (Mitarbeiter, Kunden etc), Projekte oder Dokumente.“ [7] Für jeden Dokumententyp ist es
also nun möglich ein Interface anzulegen in dem der Datenbankeintrag angezeigt wird. Das
funktioniert natürlich nur unter der Voraussetzung, dass die im Unternehmen vorhandenen
Datenbanken und deren Inhalt bekannt sind. (Abbildung 5) Eine weitere Herausforderung ist das
Anzeigen von Ergebnissen aus externen Programmen, wie beispielsweise Warenwirtschaftssysteme.
Hierzu können Personen dann mit den Projekten und den Dokumenten an denen sie arbeiten
verknüpft werden. Dies führt dazu dass, der Nutzer schneller einen größeren Überblick über die
gefundene Person bekommt, ohne dass er eine erneute Suchanfrage starten muss. (Abbildung 6)
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 7

2 Grundlagen
Abbildung 5: Datenbankeintrag (Kontakt) [7]
Abbildung 6: Detailansicht eines Kontakt Suchtreffers [5]
Diese Vielzahl an Einstellungs- und Formatierungsoptionen für die Trefferliste ermöglicht ein hoch
effizientes Arbeiten mit der eigenen Enterprise Search – Engine.
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 8

3 Bestandsaufnahme
3 Bestandsaufnahme
3.1 Welche Enterprise Search – Lösungen sind auf dem Markt
vorhanden?
Es gibt derzeit einige hundert Suchlösungen auf dem Markt. Wir werden uns die inter:gator
Enterprise Search der interface projects GmbH, als eine sehr innovative Suchlösung, anschauen.
Und den Microsoft SharePoint Server 2010, der als Vertreter für die Unternehmen steht, die bereits
eine erfolgreiche Internetsuchmaschine betreiben.
Die inter:gator Enterprise Search Lösung beinhaltet folgende Komponenten: [5]
inter:gator Enterprise Search: Diese Komponente stellt die Grundfunktionalität bereit. Sie sorgt
dafür das effektives Suchen in den Datenbeständen des Unternehmens möglich ist.
inter:gator Dashboard: Diese Komponente nutzt den homogenisierten Datenbestand im Index um
systemübergreifende Informationsportale zu erschaffen oder einfach nur eine personalisierte
Startseite zu erstellen.
inter:gator Documentation Reader: Der Documentation Reader sorgt dafür, dass auch einzelne
Seiten eines Dokuments gefunden und geöffnet werden können.
inter:gator OCR-Service (optional): Daten liegen nicht immer als Text vor. Der OCR-Service
kann beispielsweise aus gescannten Dokumenten den Text extrahieren.
inter:gator Mobile (optional): Stellt ein Web-Interface extra für Smartphones zur Verfügung.
Inter:gator Reports Center (optional): Liefert einen Überblick über das Suchverhalten und die
Zugriffe auf Dokumente.
Der Microsoft SharePoint Server 2010 bietet viele
Funktionen. Wir werden uns aber nur die Features der Suche
anschauen. Microsofts drei grosse Schlagworte sind:
Find Content Faster
Customize the Search Experience
Help People connect
Abbildung 7: Microsoft SharePoint
2010
Am interessantesten ist, dass Microsoft den Fokus auf die Verbindung zwischen Mitarbeitern legt.
„People are your company’s key asset. The more quickly and easily they can find each other, the
more they can share ideas and expertise to solve problems, improve processes, and foster
innovation.“ [8]
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 9

3 Bestandsaufnahme
3.2 Unterschiede in den vorhandenen Enterprise Search – Lösungen
Alle Suchmaschinenanbieter werben damit, dass sie die effektivste und schnellste Suchlösung
entwickelt haben. Die Grundfunktionalität der einzelnen Enterprise Search Lösungen ist überall
sehr ähnlich, jedoch gibt es einige Unternehmen die ihrer Konkurrenz voraus sind oder einfach
einen anderen Weg gewählt haben. Im folgenden sehen wir einige Entwicklungskonzepte.
Social Bookmarking und Tagging von Suchtreffern:
Derzeit ist inter:gator Enterprise Search die einzige Suchmaschine die diese Technik in der
Unternehmenswelt einsetzt und hat so den ersten Schritt in Richtung semantische Suche vollzogen.
Indexierung:
Das Standard Verfahren zur Indexierung besteht darin, eine initial Indexierung durchzuführen und
dann in periodischen Abständen nach Veränderungen im Datenbestand zu suchen. WebFOCUS
Magnify Enterprise Search ist einen anderen Weg gegangen. Magnify führt eine initiale Indexierung
durch und beobachtet von nun an den Datenverkehr im Firmennetz um seinen Index aktuell zu
halten.
Federation vs hyper federation
Beim Konzept „federation“ wird zu jeder Datenquelle ein eigener Index angelegt. So hat
beispielsweise das Email System einen anderen Index als das Intranet. Bei einer Suchanfrage
werden dann all diese Indexes einzeln durchsucht und die Ergebnisse zurück gegeben. Das
Ranking-Modul muss aber warten bis alle Ergebnisse bei ihm eingetroffen sind. Beim Konzept der
„hyper federation“ werden sämtliche Daten in einem einzigen Index gespeichert, die Probleme
hierbei sind, dass es für die einzelnen Systeme verschiedenen Ansätze der Rechteverwaltung gibt.
Diese gilt es nun in einem großen Index zu verwalten. „hyper federation“ ist im Vergleich zu
„federation“ sehr Ressourcen intensiv während der Erstellung des Index, dafür aber viel schneller
bei der Lieferung der Ergebnisliste.
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 10

4 Einordnung in den wissenschaftlichen Kontext
4 Einordnung in den wissenschaftlichen Kontext
Ist Enterprise Search ein Teilgebiet des „Information Retrieval“? „Information Retrieval“ bedeutet
übersetzt soviel wie „Informationen Wiederauffinden“ und beschäftigt sich mit der
computergestützten Suche nach Informationen. Ziel des „Information Retrieval“ ist es möglichst
vollständig alle Daten in einem System aufzuspüren und wieder auffindbar zu machen. „Die
Fachgruppe ,,Information Retrieval`` in der Gesellschaft für Informatik beschäftigt sich dabei
schwerpunktmäßig mit jenen Fragestellungen, die im Zusammenhang mit vagen Anfragen und
unsicherem Wissen entstehen.“ [9] Vage Anfragen liegen immer dann vor, wenn der Nutzer selbst
nicht weiß wonach er genau sucht. Enterprise Search unterstützt den Nutzer bei dem Finden der
richtigen Ergebnisse. Des Weiteren sagt die Fachgruppe „Information Retrieval“, dass meist
mehrere Datenbasen durchsucht werden müssen um eine einzelne Anfrage zu beantworten. „darüber
hinaus werden auch solche Anwendungen betrachtet, bei denen die gespeicherten Daten selbst
unsicher oder unvollständig sind (wie z.B. bei vielen technisch-wissenschaftlichen
Datensammlungen). Aus dieser Problematik ergibt sich die Notwendigkeit zur Bewertung der
Qualität der Antworten eines Informationssystems“ [9]. Diese Daten können durch ein Ranking,
wie es das Ranking-Modul einer Enterprise Search Lösung durchführt, bewertet werden. Ich
komme zu dem Schluss, dass „Information Retrieval“ ein Teilgebiet von Enterprise Search ist.
Enterprise Search vereint alle wichtigen Aspekte des „Information Retrieval“ und stellt darüber
hinaus noch weitere Funktionalität zur Verfügung.
Als zweite Disziplin die im Zusammenhang zu Enterprise Search steht betrachten wir das Data
Mining. Der Data-Mining Prozess besteht aus vier Schritten.
Abbildung 8: Der Data-Mining Prozess [10]
„Data Mining hat das Ziel, Wissen aus Daten zu extrahieren. Unter Wissen verstehen wir
interessante Muster und unter interessanten Mustern schließlich solche, die allgemein gültig sind,
nicht trivial, neu, nützlich und verständlich.“ [10] Enterprise Search durchläuft die selben vier
Schritte die wir auch beim Data-Mining wiederfinden können, jedoch mit ein paar Abänderungen.
Die Vorbereitung und die Vorverarbeitung sind gleichzusetzen mit der Arbeit die das Index-Modul
übernimmt. Dieses plant welche Daten indexiert werden sollen, sammelt diese Daten und speichert
sie normalisiert/homogenisiert in einer Datenbank. Dabei werden die Daten mit Metadaten ergänzt
und auch einige Daten, wie Audioaufzeichnungen, transformiert. Freilich sind die Ziele von
Enterprise Search dabei andere, aber das Verfahren ist dasselbe. Die Analyse der Daten übernimmt
das Ranking-Modul in dem es sämtliche Treffer analysiert und bewertet. Die Nachbereitung der
Daten hat nichts mehr mit dem eigentlichen Vorgang des Enterprise Search zu tun, ist aber oftmals
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 11

4 Einordnung in den wissenschaftlichen Kontext
im Funktionsumfang einer Enterprise Search Lösung enthalten. Beispielsweise werden Statistiken
über Suchanfragen und Dateien geführt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Enterprise Search
und Data-Mining Ähnlichkeiten in ihrer Arbeitsweise aufweisen aber beide sehr verschiedene Ziele
verfolgen. Data-Mining könnte ein unterstützender Prozess für Enterprise Search sein, denn durch
das Finden von verborgenen Zusammenhängen (Data-Mining) wäre die Suchmaschine in der Lage
dem Nutzer noch bessere Ergebnisse zu liefern.
Als drittes und letztes schauen wir uns das Enterprise-Content-Management (ECM) an. „Das
Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung,
Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung
organisatorischer Prozesse im Unternehmen.“ [11]
Abbildung 9: Enterprise-Content-Management [11]
Enterprise Search dient nicht der Verwaltung von Daten, da die Ursprungsdaten nicht neu sortiert
werden sondern nur eingelesen werden. Enterprise Search macht des Weiteren auch keine Vorgaben
wie Daten zu organisieren sind. Auch das Speichern und Archivieren gehört nicht zum
Funktionsumfang einer Enterprise Search Lösung, denn sie arbeitet immer nur mit den aktuellen
Daten die im System vorhanden sind. Bleiben nur noch die beiden letzten Punkte, erfassen und
bereitstellen von Daten. Diese Funktionen in einem ECM-System können von einer Enterprise
Search – Engine übernommen werden. Somit ist Enterprise Search als Teilgebiet des ECM
anzusehen.
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5 Ausblick in die Zukunft
5 Ausblick in die Zukunft
„Enterprise Search verändert die Arbeitsweise, wie Benutzer mit Informationen interagieren.“ [2]
Die Informationsmenge, die wir täglich produzieren wird weiterhin rasant ansteigen und so wird in
Zukunft jeder Mensch, ob an seinem Arbeitsplatz oder Zuhause, eine Software besitzen die
permanent alle Datenströme überwacht und das herausfiltern was den Besitzer interessiert. Dadurch
erhält der Nutzer Informationen über relevante Themen ohne dass er explizit danach suchen muss.
Da aber kein Mensch ein perfektes Gedächtnis hat, könnte im Hintergrund eine Art Enterprise
Search – Engine laufen, die den Datenstrom permanent indexiert und den Nutzer bei Bedarf, eben
durch die Suchfunktion, darauf zugreifen lässt.
Abbildung 10: Unsere Visionen für Enterprise Search [2]
Die Hauptentwicklungsrichtung der gängigen Suchmaschinen heutzutage ist die Unterstützung der
semantischen Suche. Bei dieser Art der Suche „versteht“ die Suchmaschine wonach der Benutzer
sucht. Um das zu können braucht sie aber Hintergrundinformationen. Diese erhält sie entweder
durch die Auswertung bereits gemachter Suchanfragen des Nutzers oder sie benutzt explizit bei den
Daten angegebene Zusatzinformationen. Diese Informationen können andere Nutzer den Daten
selbst durch das sogenannte Tagging anhängen. So kann zum Beispiel ein Städtename mit dem Wort
„Geburtsort“ getaggt werden. Die Suchmaschinen wertet diese Information aus und kann dieses
Ergebnis als unwichtig erachten, wenn der Nutzer nach einem Wohnort gesucht hat. Das Tagging ist
im Internet schon Gang und Gebe, im Unternehmensumfeld ist inter:gator Enterprise Search jedoch
die erste Suchmaschine die das Tagging von Inhalten unterstützt.
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 13

Literaturverzeichnis
Literaturverzeichnis
1: Microsoft, Enterprise Search from Microsoft, 2007
2: Fischer, Peter, Enterprise Search von Microsoft-Praesentation, 2008
3: Feldman, Susan, The high cost of not finding Information, 2004
4: Lange, Jürgen, Wie funktioniert eine Enterprise-Search-Lösung?, 2010
5: interface projects GmbH, Produktbeschreibung inter:gator 4, 2011
6: Lange, Jürgen, Datenflut-Fluch oder Segen?, 2009
7: Hermsdorf, Kristian, Produktmanager, interface projects GmbH, Email Kontakt, 2012
8: Microsoft, SharePoint 2010 Search Datasheet, 2010
9: Fachgruppe Information Retrieval, Ziele und Aufgaben der Fachgruppe ,,Information Retrieval",
1996
10: InformationBuilders, WebFOCUS MagnifyEnterprise Search, 2009
11: inxire GmbH, inxire Enterprise Content Management, 2011
Enterprise Search - Suchlösungen für Unternehmen 14