Allgemeine Beschaffungsrichtlinien 2011 - Johannes Gutenberg ...

Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) D 55099 Mainz
Abteilung Finanzen und Beschaffung
Allgemeine Beschaffungsrichtlinien Stand: 08.2011
Inhaltsverzeichnis:
1. Rechtsgrundlagen
2. Geltungsbereich
3. Haushaltsrechtliche Vorgaben
4. Vergabearten (VOL/A §3)
4.1 Öffentliche Ausschreibung
4.2 Beschränkte Ausschreibung
4.3 Freihändige Vergabe
4.4 Kleinbestellungen (Handkäufe)
5. Zuständigkeiten für Beschaffung
5.1 Zuständigkeit FIN1 / Einkauf
5.2 Zuständigkeit der Fachbereiche und Einrichtungen
5.3 Zuständigkeiten der Abteilung Immobilien
5.4 Zuständigkeiten der Abteilung Technik
5.5 Zuständigkeiten der Abteilung Zentrale Dienste
6. Beschaffungsverfahren
6.1 Bedarfsklärung
6.2 Beschaffungsantrag
7. Lieferung und Warenannahme
8. Rechnung und Zahlung
8.1 Rechnungsempfänger
8.2 Rechnungsprüfung
8.3 Kontierung der Rechnung
8.4 Zahlung
9. Inventarisierung und Anlagebuchhaltung
10. Beschaffungsakten

1. Rechtsgrundlagen
Folgende Rechtsvorschriften sind für die Vergabe öffentlicher Aufträge an der Johannes
Gutenberg Universität Mainz relevant:
- die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) mit VV über die Anwendung der VOL
- die Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) mit VV über die Anwendung
der VOB
- die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) mit VV über die Anwendung
der VOF
- die Landeshaushaltsordnung (LHO) mit den VV zum Vollzug der LHO (VV-LHO)
- die VV zur Bekämpfung der Korruption in der öffentlichen Verwaltung
- das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) mit der dazu erlassenen Vergabeverordnung
(VgV)
- das Mittelstandsförderungsgesetz (MFG) mit VV über die angemessene Beteiligung der
mittelständischen Wirtschaft bei der Vergabe öffentlicher Aufträge
- die VV über die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher
Aufträge
- die VV über das Öffentliche Auftragswesen in Rheinland-Pfalz vom 29.07.2004
- Landesgesetz zur Gewährleistung von Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen
Auftragsvergaben vom 01.10.2010
2. Geltungsbereich
- Die vorliegenden Beschaffungsrichtlinien gelten grundsätzlich für alle Lieferungen und
Leistungen. Wegen der Preisgebundenheit von Büchern erübrigt sich die Vergabe beim
Erwerb von Literatur.
- Die Beschaffungsrichtlinien gelten für alle Abteilungen und Einrichtungen der Johannes
Gutenberg-Universität.
- Ausschreibungen und Beschaffungen für Bauleistungen werden ausschließlich von der
Abteilung Immobilien bzw. Technik bzw. dem Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung
nach VOB vorgenommen.
- Soweit Drittmittel der öffentlichen Hand verausgabt werden gelten diese Richtlinien analog,
soweit erforderlich ergänzt um Vorschriften des Drittmittelgebers.
- Die Beschaffungsrichtlinie ist nur eine Zusammenfassung der Kernaussagen der relevanten
Rechtsvorschriften, um auch dezentralen Beschaffungsstellen Einblick in die komplexe
Rechtsmaterie zu geben.
- In unklaren Fällen bitten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats FIN1 / Einkauf
um Ihre Rückmeldung / -äußerung, um den Sachverhalt zu klären bzw. ggf. eine Klärung
bei der zuständigen Stelle zu erreichen.
3. Haushaltsrechtliche Vorgaben ( § 55 LHO mit VV)
- Dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen muss eine öffentliche
Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände
eine Ausnahme rechtfertigen.

- In welchen Fällen von einer öffentlichen Ausschreibung nach der Natur des Geschäfts abgewichen
werden kann, ist in den nachfolgend genannten, für die Vergabe maßgebenden
Vorschriften der VOL geregelt.
4. Vergabearten (§3 VOL/A)
Zur Gewährleistung einer im Rahmen des Wettbewerbs wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung
der verfügbaren Haushaltsmittel ist die Rangfolge der Vergabearten in der VOL/A zu
beachten.
Grundsätzlich werden bei allen Ausschreibungen die Angebote in verschlossenem Umschlag
an die Angebotssammelstelle in der Abteilung Finanzen und Beschaffung gesandt. Zum Submissionstermin
werden dort die Angebote geöffnet, formal geprüft und die Endpreise im Preisspiegel
dokumentiert. Die Angebotsöffnung durch nicht an der Vergabe beteiligte Personen
schließt Manipulationen der Angebote aus. Die Angebote werden mit dem Preisspiegel an die
beschaffende Abteilung weitergegeben.
4.1 Öffentliche Ausschreibung
Eine öffentliche Ausschreibung bedeutet, in einem vorgeschriebenen Verfahren eine unbeschränkte
Anzahl von Unternehmen aufzufordern, Angebote für Lieferungen und Leistungen
einzureichen.
• Nationale Ausschreibungen nach VOL/A sind durchzuführen, wenn der Auftragswert
voraussichtlich über 15.000 € (inkl. Umsatzsteuer) liegt. Bis zum 31.12.2011 gilt durch
die Verwaltungsvereinfachung für Auftragswertgrenzen (Konjunkturpaket II) ein
Schwellenwert von 100.000 € ohne Umsatzsteuer.
• Gemäß VOB/A §3 (3) sind die Auftragswerte (ohne Umsatzsteuer) für Bauleistungen
wie folgt gestaffelt: - 50.000€ für Ausbaugewerke, – 150.000€ für Tiefbau, – 100.000€
für die übrigen Gewerke. Bis zum 31.12.2011 gelten durch die Verwaltungsvereinfachung
für Auftragswertgrenzen (Konjunkturpaket II) folgende Schwellenwert ohne Umsatzsteuer:
1.000.000 € für Beschränkte Ausschreibungen und 100.000€ für Freihändige
Vergaben
• Europaweite Ausschreibungen für Liefer- und Dienstleistungen sind bei einem Auftragswert
über193.000 € ohne Umsatzsteuer obligatorisch
4.2 Beschränkte Ausschreibung (aaO. 1 Abs. 3 u.4)
Beschränkte Ausschreibungen, bei denen nur eine begrenzte Zahl von Unternehmen zur Einreichung
von Angeboten aufgefordert wird, werden in folgenden Fallen durchgeführt:
- Die Leistung kann nach ihrer Eigenart nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen
in geeigneter Weise ausgeführt werden.
- Eine Öffentliche Ausschreibung erfordert unverhältnismäßig hohen Aufwand.
- Eine Öffentliche Ausschreibung hat kein wirtschaftliches Ergebnis erbracht.
- Eine Öffentliche Ausschreibung ist aus anderen Gründen (z.B. Dringlichkeit, Geheimhaltung)
unzweckmäßig.

4.3 Freihändige Vergabe (aaO. 1 Abs.5)
Auch bei der Freihändigen Vergabe gilt grundsätzlich das Wettbewerbsgebot, d.h. dass Angebote
von mehreren Bietern eingeholt werden und das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag
bekommt. Freihändige Vergabe soll nach der VOL/A nur stattfinden, wenn
- für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Anbieter in Betracht kommt
- wenn im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang vergeben
werden müssen
- wenn gewerbliche Schutzrechte zugunsten eines bestimmten Unternehmens bestehen
- wenn geringfügige Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag zu tätigen
sind
- wenn Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen
Leistung beschafft werden müssen
- wenn die Leistung besonders dringlich ist
- wenn es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist
- wenn die Leistung nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass
hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können
- wenn die Leistungen besondere schöpferische Fähigkeiten verlangt
- wenn die Leistungen von Bewerbern angeboten werden, die zugelassenen, mit Preisabreden
oder gemeinsamen Vertriebseinrichtungen verbundenen Kartellen angehören und keine
kartellfremden Bewerber vorhanden sind
- wenn es sich um Börsenwaren handelt
- wenn es sich um eine vorteilhafte Gelegenheit handelt
- wenn nach Aufhebung einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eine erneute
Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht
- wenn die Vergabe der Leistungen an Justizvollzugsanstalten, Einrichtungen der Jugendhilfe,
Aus- und Fortbildungsstätten oder ähnliche Einrichtungen beabsichtigt ist
- wenn es sich um eine Bestellung unter 15.000 € inkl. Umsatzsteuer handelt (VV vom
29.07.04 zum Öffentlichen Auftragswesen in Rheinland-Pfalz)
- auch bei freihändiger Vergabe müssen die eingeholten Angebote nachvollziehbar dokumentiert
werden und für Prüfungen zu Verfügung stehen
4.4 Direktkauf (aaO. 1 Abs.6)
Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500 € (ohne Umsatzsteuer) können
unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden.
5. Zuständigkeiten für Beschaffung
Grundsätzlich gilt das Prinzip: so dezentral wie möglich, so zentral wie nötig.
5.1 Zuständigkeiten von FIN1 / Einkauf
FIN1 / Einkauf ist grundsätzlich zuständig für den Einkauf bei folgenden Sachgebieten:
- Möbel und sonstige Einrichtungsgegenstände
- Büromaterial (Kernsortiment), Verbrauchsmaterial für den Reinigungs- und Sanitär-Bedarf
- Werkstatteinrichtungen, Labormöbel, Küchen und Elektrogeräte

- IT-Hardware und –Software, Bürogeräte, Audio-/Video-Geräte, Beamer, Kameras und
Fahrzeuge
- Wissenschaftliche Geräte und Anlagen
FIN1 / Einkauf nimmt weiterhin folgende Aufgaben wahr:
- Durchführung von nationalen und internationalen VOL/VOF-Ausschreibungen
- Beratung der Nutzer
- Preisanfragen vor Auftragsvergabe
- Abschluss von Rahmenvereinbarungen für allgemeinen Bedarf in fachlicher Abstimmung
mit den Fachbereichen
5.2 Zuständigkeiten der Fachbereiche und Einrichtungen
Eine dezentrale Auftragsvergabe ist zulässig für:
- Abrufe auf der Grundlage von Rahmenvereinbarungen (siehe http://zope.verwaltung.unimainz.de/haushalt/zmw/intern-uni
). Aus wirtschaftlichen Gründen ist grundsätzlich aus
dem Kernsortiment zu bestellen.
- Einkauf von Laborbedarf und Verbrauchsmaterial unter Beachtung der mit den Standard-
Lieferanten ausgehandelten Rabatte und Skonti.
- Einkauf von Geräten über 500.- € (ohne Umsatzsteuer) bzw. bis zur Wertgrenze für Ausschreibungen,
letzteres nur, wenn die Fachkompetenz und Marktkenntnis in den wissenschaftlichen
Einrichtungen dafür ausreicht.
- Bei größeren Beschaffungen von IT-Hardware oder Software ist eine vorherige Abstimmung
mit dem Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) notwendig.
5.3 Zuständigkeiten der Abteilung Immobilien
Für bauliche Maßnahmen teilt sich die Verantwortung zwischen der Abteilung Immobilien
und der zuständige Niederlassung des Landesbetriebs Liegenschafts- und Baubetreuung
gemäß der in Landeshaushalt festgelegten Wertgrenze.
Soweit die Abteilung Immobilien bauliche Maßnahmen in eigener Zuständigkeit realisiert,
liegt auch das vorausgehende Vergabeverfahren und ggf. notwendige Ausschreibungen in
deren Zuständigkeit. Bei Bedarf werden Sachverständige (Ingenieurbüro, Architekt) zur Erstellung
der Leistungsverzeichnisse und der Abwicklung des Verfahrens bis zur Wertung
der Angebote hinzugezogen.
Die Anmietung von Flächen liegt ebenfalls in der Zuständigkeit der Abteilung Immobilien.
5.4 Zuständigkeiten der Abteilung Technik
Die Abteilung Technik ist für die Sicherstellung des laufenden Betriebes, die Wartung und
Instandhaltung der betriebstechnischen Anlagen der Johannes Gutenberg-Universität
Mainz verantwortlich. Dies umfasst auch die Vergabe der in diesem Zusammenhang notwenigen
Arbeiten und / oder Produkte.
5.5 Zuständigkeiten der Abteilung Zentrale Dienste
Die Abteilung Zentrale Dienste führt in eigener Verantwortung die Ausschreibungen und
Vergaben für die Fremdreinigung in den Gebäuden der Johannes Gutenberg-Universität
durch.

6. Beschaffungsverfahren in Zusammenarbeit mit dem zentralen Einkauf / FIN1
6.1 Bedarfsklärung
Die Bedarfsstellen stellen im Rahmen der vorhandenen Haushalts- oder Drittmittel den Bedarf
fest. Dabei sind folgende Kriterien zu beachten:
- Wie hoch ist der tatsächliche Bedarf? Besteht der Bedarf zeitnah? Gibt es kostengünstigere
technische Alternativen zu dem angedachten Kaufgegenstand?
- Ist die volle Nutzung der angeforderten Gegenstände gewährleistet? Ist evtl. eine
Mitnutzung durch oder bei andere/n Instituten möglich?
- Die Finanzierung der Folgekosten (z.B. Wartungskosten, Verbrauchsmaterial,
Energiekosten) muss gesichert sein
- Ist die technische Versorgung der Anlage mit Strom. Wasser, Gas gewährleistet?
Bei größeren Geräten mit Anschlüssen an die Gebäudetechnik ist eine vorherige
Abstimmung des Nutzers mit den Abteilungen Technik und Immobilien unverzichtbar!
- Sind für die für den Transport oder die Aufstellung der Anlage evtl. notwendigen
Bau- und Installationsarbeiten mit der Abteilung Technik und/oder Immobilien abgeklärt?
- Sind die Dienststellen Arbeitsschutz, Umweltschutz oder Strahlenschutz wegen gegebener
Zuständigkeit informiert worden?
6.2 Beschaffungsantrag
Bei zentraler Auftragsvergabe wird der Beschaffungsantrag (siehe: http://zope.verwaltung.unimainz.de/haushalt/zmw)
ausgefüllt und unterschrieben an das Referat FIN1 / Einkauf gesandt
Das vollständige Ausfüllen des Antrags ist wichtig für die schnelle und korrekte Bearbeitung.
Wenn Sie Angebote eines Herstellers beifügen, bei dem bestellt werden soll, bitten wir um eine
aussagekräftige und nachvollziehbare Ausschließlichkeitsbegründung für das gewählte Produkt.
Bitte füllen Sie unbedingt auch die Angaben im unteren Teil des Formulars aus:
- Ist es eine Ersatz- oder Neubeschaffung?
- Ist die ausreichende Nutzung gewährleistet und die Folgekosten gedeckt?
- Sind die technischen Bedingungen für die Anlieferung, Aufstellung und den Betrieb
des Geräts mit den zuständigen Abteilungen (s.o.) geklärt?
7. Lieferung und Warenannahme
Grundsätzlich wird die bestellte Ware beim Bedarfsträger angeliefert. Über die Vereinbarung
der Versandkondition: „Frei Verwendungsstelle“ sind die Kosten für Verpackung und Transport
bis zum Endempfänger vom Auftragnehmer zu zahlen. Mit der Lieferkondition „Leistungs- und
Erfolgsort ist die Warenannahme des Instituts“ ist gewährleistet, dass das Transportrisiko beim
Lieferanten liegt und der Gefahrenübergang erst im Haus des Warenempfängers ist.

Direkt bei Warenannahme hat der Empfänger die Sendung zu überprüfen :
- Verpackung in einwandfreiem Zustand?
- Richtige Ware geliefert ?
- Ware vollständig geliefert?
Wenn die Verpackung beschädigt ist oder die falsche Ware geliefert wurde, sollte die Warenannahme
verweigert werden und ein entsprechender Vermerk auf dem Lieferschein angebracht
werden. Der Lieferant ist hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen, damit rechtzeitig
Ersatz geliefert wird. Soweit eine Bestätigung durch Unterschrift bei der Auslieferung gefordert
wird, ist darauf zu achten, dass lediglich der Wareneingang, nicht aber die vollständige einwandfreie
Lieferung bestätigt wird. Sollte die Ware trotz Ablehnung der Annahme berechnet
werden, ist die Rechnung sofort mit dem Vermerk „Annahme verweigert“ an den Lieferanten
zurückzusenden.
Ist die Beschädigung der Verpackung gering und die Ware allem Anschein nach unversehrt,
kann man die Lieferung trotzdem annehmen, besonders wenn das Produkt dringend benötigt
wird. In diesem Fall sollte man aber auf dem Frachtbrief oder Lieferschein eine entsprechende
Mängelrüge schreiben, um im Falle einer späteren Reklamation einen Beweis zu haben.
Sollten bei der Inbetriebnahme des gelieferten Geräts durch den Nutzer versteckte Mängel
sichtbar werden, so muss der Nutzer kurzfristig den Lieferanten anschreiben, um die Mängelansprüche
geltend zu machen (bitte Kopie an FIN1 / Einkauf wenn Ware von dort bestellt). Bei
der Reklamation an den Lieferanten sind Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats
FIN1 / Einkauf gerne behilflich. Ist ein Abnahmetermin vor Ort ausdrücklich mit der Lieferfirma
vereinbart, sollte ein Abnahmeprotokoll geschrieben werden. In Streitfällen ist das Referat
FIN1 / Einkauf und ggf. die Rechtsabteilung einzuschalten.
Im Allgemeinen ist der Lieferant bzw. der beauftragte Spediteur verpflichtet, Paletten, Transportverpackung
usw. selbst zu entsorgen. Kann die Transportverpackung nicht vom anliefernden
Spediteur gleich mitgenommen werden, weil ein sorgsames Auspacken notwendig ist,
kann der Warenempfänger bei Auftragserteilung eine spätere Abholung der Verpackung bzw.
eine Erstattung der Entsorgungskostenpauschale vereinbaren. Häufig wird es aber auch
zweckmäßig sein, die Originalverpackung während der Gewährleistungsfrist (generell 2 Jahre)
aufzubewahren, um eine Rücksendung im Reklamationsfall an den Hersteller zu ermöglichen.
Lieferscheine und Frachtpapiere sollten im Regelfall beim Warenempfänger zusammen mit
Betriebsanleitungen, Garantieurkunden u.ä. aufbewahrt werden.
8. Rechnungsbearbeitung und Zahlung
8.1.Rechnungsempfänger
Im Allgemeinen sind der Warenempfänger und der Rechnungsempfänger identisch. Wenn der
Rechnungsempfänger abweichen soll, müsste dies ausdrücklich auf der Bestellung vermerkt
werden.

8.2 Rechnungsprüfung und -anerkennung
Die Rechnungen sind vor der Unterschrift vom Verantwortlichen zu prüfen auf
- rechnerische Richtigkeit:
Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt die Verantwortung, dass
die Zahlenangaben, die Berechnungen und der auszuzahlende bzw. der anzunehmende
Betrag richtig sind.
Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit berechtigt sind Beamte mindestens
des mittleren Dienstes und vergleichbare Beschäftigte des öffentlichen Dienstes
mindestens in der Entgeltgruppe 5.
- sachliche Richtigkeit:
Die sachliche Richtigkeit darf nur bescheinigen, wer den der Zahlung zugrunde liegenden
Sachverhalt überblicken und beurteilen kann
Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt die Verantwortung, dass
• nach den bestehenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit
verfahren worden ist.
• die Lieferung entsprechend der Bestellung vollständig und sachgemäß ausgeführt
worden ist.
• Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig
und richtig berücksichtigt worden sind.
• die Buchungsstelle (FiBu-Konto, Abrechnungsobjekt und Kostenstelle) korrekt
und vollständig angegeben ist und für diese Beschaffung dort ausreichend
Mittel zur Verfügung stehen
Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit berechtigt sind Beamte mindestens des
gehobenen Dienstes und vergleichbare Beschäftigte des öffentlichen Dienstes mindestens
Entgeltgruppe 9.
Wenn die Rechnung nicht korrekt ist, muss sie mit inhaltlicher Begründung und der Bitte um
Ausstellung einer neuen Rechnung an den Aussteller zurückgesandt werden. Kleinere Rechnungsdifferenzen
können in Absprache mit dem Lieferanten, damit dieser gleichlautend buchen
kann, auf der Originalrechnung unter Angabe des Handzeichens und Datums korrigiert
werden.
Sofern die Ware in der Rechnung nicht eindeutig bezeichnet ist, ergänzen Sie bitte handschriftlich
die Rechnung entsprechend (z.B. bei RS-96-15 „elektronisches Bauteil“ ergänzt)
8.3 Kontierung der Rechnung
Die Rechnung ist dann mit einem Kontierungsstempel und folgenden Angaben zu versehen:
- Bestellnummer (sofern nicht vom Lieferanten bereits angegeben)
- Rechnungsbetrag

- Skonto
- Zahlbetrag / Anweisungsbetrag
- Abrechnungsobjekt
- Kostenstelle
- Dezentrale Budgetierung (wenn eingerichtet)
- FiBu-Konto (Kostenart)
- Ansprechpartner mit Telefon-Nummer für Rückfragen
Bei Bestellungen durch FIN1 / Einkauf muss die Rechnung nach der Bearbeitung beim Warenempfänger
nach FIN1 gesandt werden, damit durch Erstellung der Eingangsrechnung die
Mittelbindung in der integrierten Verwaltungssoftware aufgelöst werden kann.
Alle übrigen Rechnungen können direkt an das Referat FIN4 / Buchhaltung geschickt werden.
8.4 Zahlung
Die Zahlungsfrist bzw. Skontofrist sollte aus verwaltungstechnischen Gründen mindestens 14
Tage nach Rechnungserhalt betragen. Die anerkannten Rechnungen sind grundsätzlich im
Original einzureichen.
Durch die Buchung der Rechnung unter Bezugnahme auf eine in der integrierten Verwaltungssoftware
bestehenden Bestellung wird die entsprechende Festlegung aufgehoben.
Die Zahlung erfolgt über die Landeshochschulkasse.
9. Inventarisierung und Anlagebuchhaltung
Bei Rechnungseingang wird in der Buchhaltung geprüft, ob es sich um ein Anlagegut nach den
Richtlinien der Inventarordnung (ab 410.- €, eigenständig nutzbares Gerät, Lebensdauer länger
als 3 Jahre) handelt. Falls ja, wird der Gegenstand in der Anlagenbuchhaltung erfasst (Gerätebezeichnung,
Lieferdatum, Anlagekontierungstyp, Standort, DFG-Gerätegruppenschlüssel,
Abschreibungsart und –zeitraum, Kostenstelle). In der Buchhaltung wird dann automatisch
eine Anlage- (Inventar-) –nummer vergeben. Durch anschließende Zugangsbuchung wird das
Abrechnungsobjekt belastet und die Rechnung gelangt über die Landeshochschulkasse zur
Auszahlung.
Die monatliche Abschreibung erfolgt auf der Kostenstelle des Nutzers. Da die Abschreibung
handelsrechtlich mit der Nutzung des Vermögensgegenstands beginnt, ist unbedingt auf zeitnahe
Rechnungsbearbeitung zu achten
Gleichzeitig wird der auf dem Gerät anzubringende Aufkleber mit entsprechendem Anschreiben
und einer Rechnungskopie an das Institut verschickt.
Um eine korrekte Anlagebuchhaltung sicherzustellen, ist folgendes zu beachten:
• Räumliche Verlagerungen sowie die Änderung der Nutzer-Kostenstelle sind der Anlagenbuchhaltung
schriftlich anzuzeigen.
• Die Ausleihe von Geräten sind durch Leihschein (siehe http://zope.verwaltung.unimainz.de/haushalt/fin4/formulare
) zu dokumentieren.
• Werden Geräte nicht mehr benutzt und sollen im Anlagenbestand abgesetzt werden, ist
ein Absetzungsantrag schriftlich (siehe http://zope.verwaltung.unimainz.de/haushalt/fin4/formulare
) bei der Anlagenbuchhaltung einzureichen. Das Gerät
wird entsprechend aus dem Anlagenbestand ausgebucht.

• Beim Transfer von Anlagegütern, z.B. im Rahmen von Wegberufungen, ist die Anlagenbuchhaltung
rechtzeitig zu informieren. Die Abgabe von Vermögensgegenständen
darf nur erfolgen, wenn bei der Universität absehbar kein Bedarf (mehr) besteht und
muss grundsätzlich den vollen Wert (Marktpreis bzw. Buchwert) umfassen.
Hier ist eine Liste der entsprechenden Anlagegüter getrennt nach Finanzierung aus
Landes- bzw. Drittmitteln vorzulegen. Ebenfalls ist das Einverständnis des Institutsleiters
–bei Landesmitteln- bzw. das Einverständnis des Drittmittelgeldgebers –bei Drittmitteln-
einzuholen und vorzulegen. In der Anlagenbuchhaltung wird der Rest-
/Buchwert zum entsprechenden Stichtag ermittelt, die Abrechnung gegenüber der
übernehmenden Einrichtung erstellt und die Anlagebuchhaltung angepasst
10. Beschaffungsakten
Die Einrichtung der Universität, die den Zuschlag für die Beschaffung erteilt hat, muss die Einhaltung
des Wettbewerbs und die ordnungsgemäßen Abwicklung in nachvollziehbaren Beschaffungsakten
dokumentieren.
Die Beschaffungsakten sind von dieser Stelle mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Die
Frist beginnt mit dem auf die vollständige Abwicklung des Vorgangs folgenden Jahr, d.h.
Beschaffung abgeschlossen in 2010; Beginn der Aufbewahrungsfrist 01.01.11; Ende Aufbewahrungsfrist
31.12.2020.