Projekthandbuch - Volleyball tut Deutschland gut

Volleyball tut
Deutschland gut.
Diese Kriterien bestimmen dann im wesentlichen auch den erforderlichen Zeitrahmen für die
Vorbereitung einer Präsentationsveranstaltung.
Zunächst ist es sinnvoll, einen Organisationsausschuss (-komitee) zu bilden. In ihm sollten
neben dem Verein auch die gewonnenen Partner (Stadt, Verband, Schule,
Werbegemeinschaft, Fremdenverkehrsbüro etc.) vertreten sein. Innerhalb des
Organisationsausschusses muss eine Aufgabenverteilung erfolgen. Diese könnte wie folgt
aussehen:
1. Gesamtleiter (Vereinsvertreter)
2. Verantwortlicher für Presse-/Öffentlichkeitsarbeit (Werbegemeinschaft,Verkehrsbüro)
3. Finanzwart (GEMA, Versicherungen etc.) (Verein)
4. Sportlicher Leiter (Verein u. Verband)
5. Verantwortlicher für die Sportstätte u. Sportgeräte (Verein/Stadt/Gemeinde)
6. Verantwortlicher für Speisen und Getränke (Verein/Kaufmannschaft)
7. Verantwortlicher für Unterkunft (Verein)
8. Verantwortlicher für Rahmenveranstaltungen (Verein)
(Musik, Tombola, Spenden)
Der Ablauf (Inhalte, Zeitumfang) der Veranstaltung bestimmt den Umfang der Aufgaben in
den einzelnen Bereichen. Je vielfältiger diese Aufgaben sind, um so erforderlicher macht
sich auch hier eine Aufgabenverteilung, da viele Arbeiten und Tätigkeiten - in erster Linie am
Veranstaltungstag selbst - Nebeneinanderlaufen und gleichzeitig zu erledigen sind, so dass
eine "Bündelung" der Aufgaben nicht möglich ist. Es müssen also weitere Mitarbeiter und
Helfer für bestimmte Aufgaben gewonnen werden.
Der nächste Schritt beinhaltet die Erstellung von Checklisten für die einzelnen Bereiche.
Diese Checklisten müssen alle Tätigkeiten in einer genauen zeitlichen Abfolge (Terminplan)
darstellen, denn sie bilden die Arbeitsgrundlage bei der Vorbereitung und Durchführung
einer Sport- und Präsentationsveranstaltung. Die Terminplanung in einer Checkliste kann
wie folgt aussehen:
- 6 bis 8 Monate vor der Veranstaltung
- 3 Monate vor der Veranstaltung
- 4 - 6 Wochen vor der Veranstaltung
- in der Woche der Veranstaltung
- 1 Tag vor der Veranstaltung
- Tätigkeiten am Veranstaltungstag
- Tätigkeiten nach der Veranstaltung
Die Art und Größe einer Präsentationsveranstaltung bestimmen den Vorbereitungsablauf
sowie den Beginn der Vorbereitungsmaßnahmen.
Während der Durchführung der Veranstaltung ist besonders auf eine genaue zeitliche
Einhaltung der einzelnen Aktivitäten zu achten. Längere Pausen sind zu vermeiden und das
Programm muss vielfältig und abwechslungsreich gestaltet sein. Durch das Programm sollte
ein Programmsprecher führen, der auch bei Demonstrationsveranstaltungen nähere
fachspezifische Erläuterungen geben kann und besonders bei Mitmachaktionen, welche in
keiner Veranstaltung fehlen sollten, die Besucher und Gäste animiert.
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