Erfolgsfaktoren Projektmanagement - Münchner UnternehmerKreis ...

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Was macht Projekte erfolgreich?
Überblick in Erfolgsfaktoren des Projektmanagements
Ralf Gabriel, Gabriel.management, 19.4.2012
Münchner Unternehmerkreis MUK-IT
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Gabriel.management
Interim-Management Projekt-Management Gesundheits-Management
Experten on demand.
Wir sind ein Team aus erfahrenen Interim Managern, Projektmanagern, Beratern, Trainern und Coaches.
Unsere Mission: Unternehmen und Menschen leistungsfähig halten
Ralf Gabriel:
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• 47 Jahre, Münchner, verheiratet, Dipl.-Kfm.
• 22 Jahre in Konzern-, mittelständischen und Start-Up-Unternehmen, davon 17 Jahre
leitende Positionen als Serviceleiter, Bereichsleiter und Geschäftsführer
• Langjährige Projekterfahrung als Interim Manager, Projektmanager, Change Manager
• Zertifizierter PM nach IPMA (International Project Management Association) Level C
• Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), Leitungsteam München
• Assessor für den Project Excellence Award der GPM 2012
• Trainer u.a. für Projektmanagement, Selbstmanagement
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Gabriel.management – Leistungen und Erfolgsfaktoren
Unsere Leistungen für erfolgreiche Projekte:
� Erkennen der Erfolgsblocker einzelner Projekte und des gesamten
Projektmanagementsystems
� Erarbeitung von Quick-Wins und Ansetzen von Optimierungshebeln
� Aufbau und Optimierung von Projektmanagement-Prozessen im Unternehmen
� Optimierung einzelner Projekte bis hin zur Krisen-Interim-Projektleitung
� Aufbau und interimistische Leitung von Projektmanagement-Offices (PMO)
� Projektmanagement-Coaching auf Projekt- und Programmebene
� Praxis-Workshops, in denen Projektabläufe besprochen und verbessert werden
� Trainings und Schulungen, mit optionaler internationaler Zertifizierung nach IPMA durch die GPM
Unsere Erfolgsfaktoren:
� Beratung und Umsetzung aus einer Hand
� Wir arbeiten selbst nach erprobten Projektmanagement-Standards
� Schnelles Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzial
� Schnelle Verfügbarkeit durch langjähriges Experten-Netzwerk
� Wir sind fokussiert auf den Mittelstand und operative Einheiten von Konzernen
in den Branchen IT, Automotive, Gesundheit, Industrie, Elektrotechnik, Banken.
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Erfolg und Misserfolg
Wieviel Prozent aller Projekte werden erfolgreich abgeschlossen?
Erfolgreich
abgeschlossen
29 %
Gescheitert
18%
Quelle: Standish Group 2002-2004
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Nicht
erfolgreich
53%
Standish Group: nur ein Drittel der IT-Projekte sind erfolgreich!
Von den nicht erfolgreichen haben….
84% den Zeitrahmen gesprengt
56% den Kostenrahmen gesprengt
36% unvollständige Funktionalität
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Projekt und Projektmanagement
Wann ist ein Projekt ein Projekt?
Nicht alles ist ein Projekt!
Kriterienkatalog festlegen!
Abgrenzung Projekt – Linie
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Klare
Zielvorgabe
Eindeutige
Aufgabenstellung
Zeitlich begrenzt
(Anfang und Ende)
Klar abgegrenzte
nicht alltägliche
Aufgabe
Aufgabenstellung
mit Risiko
Komplexität
Erfordert Koordination
Speziell zusammen-
gestelltes Team
Eigenes
Budget
Begrenzte
Ressourcen
Einmaligkeit
“The shortest distance between concept and completion is project management” (PMI*)
* PMI = Project Management Institute, USA
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Wann ist ein Projekt erfolgreich?
Subjektives Erfolgsempfinden
Erfolg = Erreichung von Zielen
Drei Erfolgsebenen:
1. Materieller Erfolg -> Bsp. Kosteneinhaltung, mängelfreie Abnahme, zeitgerechte Lieferung
2. Immaterieller Erfolg -> Bsp. tolles Team, viel Spaß gehabt, den Kunden begeistert
3. Persönlicher Erfolg -> Bsp. Beförderung, Anerkennung, Prämie
Erfolgsfaktoren: Einflussgrößen, die über Erfolg oder Mißerfolg eines Projektes,
Unternehmens, eines Bereiches, Teams oder Person entscheiden.
Kompetenzelemente der ICB = IPMA Competence Baseline
IPMA = International Project Management Association
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Kompetenzelemente nach ICB
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Erfolgsfaktor 1: Klare Zieldefinition
Quelle: Siemens AG
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Erfolgsfaktor 1: Klare Zieldefinition
Das Magische Dreieck des Projektmanagements
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Kosten
-ziel
Leistungsziel
Qualität
Termin
-ziel
Konkurrierende Zielbeziehung, ‚magisches Dreieck‘
Ergebnisse: WAS
Vorgehen:
WOMIT, WIE ,
BIS WANN
Tipp: Ziele S.M.A.R.T. definieren:
S = Spezifisch, M = Messbar, A = Attraktiv/akzeptiert, R = Realistisch, T = Terminiert
Auch die Nicht-Ziele definieren!
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Erfolgsfaktor 2: Fokus auf Initialisierung und Planung
Get the ball rolling?
Erhöhe den Planungsaufwand … und senke den Gesamtaufwand.
Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.
Planen heißt auch, Probleme aufzeigen und lösen, bevor sie eintreten können.
• Auftragsanalyse
• Zielplanung
• Projektorganisation und -Rollen
• Phasenplanung
• Meilensteine
• Umfeldanalyse
• Stakeholderanalyse
• Risikoanalyse
• Kommunikationsplan
• Projektstrukturplan, Arbeitspakete
• Vorgangsplanung
• Ressourcen-/Einsatzmittelplan
• Kosten- und Finanzmittelplanung
• adaptierter Projektauftrag
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Erfolgsfaktor 3: Risiken im Blick
Risikomanagement
Nachkontrolle
und
Lernphase
Überwachung
und Steuerung
Die Chancen nicht vergessen!
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Identifizierung
der Risiken
Kosten
Termin
Leistung
Analyse und
Bewertung
der Risiken
Entwickeln
geeigneter
Massnahmen
Wahrscheinlichkeit, %
100 %
0 %
Schadenshöhe
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Erfolgsfaktor 3: Risiken im Blick
Risikostrategien
Quelle: GPM
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Erfolgsfaktor 4: Stakeholder-Kommunikation
Personen und Personengruppen, die vom Projekt betroffen,
am Projektverlauf interessiert sind, oder am Projekt beteiligt
sind.
Analyse nach Interessen, Einfluss/Macht und Betroffenheit.
Ableitung von Zielen, Strategien, Risiken und konkreten
Aktivitäten zur Steuerung des sozialen Umfeldes.
Projekte brauchen Rückendeckung, Macht-und Fachpromotoren,
Sponsor/Mentor aus der Geschäftsleitung.
Kommunikation im Projekt
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Kommunikationsplan
Gemeinsam statt einsam
Projekt-Wiki, Projekt-Blogs
Konflikt- und Problemlösungen
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Erfolgsfaktor 5: Kompetente PL und Teammitglieder
Ohne Projektleiter kein Projektstart
Projektleiter und Teams verfügen über die nötigen Skills
Kompetenzen und Verantwortlichkeiten übertragen
„Ressourcenallokation“ während des Projektes
Team und Teamrollen
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Erfolgsfaktor 6: Regelmässig Ziele und Auftrag überprüfen
Stay on track or change the track?
Planung ohne Kontrolle ist sinnlos, Kontrolle ohne Planung unmöglich!
Projektmonitoring, Projektfortschritt, MTA, Budgets
Projektreporting, Statusberichte, Projektampeln
Change-Management, Claim-Management
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Erfolgsfaktor 7: Strategisches Projektmanagement
Projekteffektivität: -> werden die richtigen Projekte gemacht
Projekteffizienz: -> werden die Projekte richtig gemacht
Projektportfolio:
Weitere Kriterien:
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Strategische
Bedeutung
max
min
- Operative Dringlichkeit (niedrig – sehr hoch)
- Risiko der Projektdurchführung (niedrig – sehr hoch)
P2
P1
P3
max
Wirtschaftliche
Bedeutung (Erlös)
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Wie gut erfüllen Ihre Projekte die Erfolgsfaktoren?
Ergänzung um weitere Erfolgsfaktoren
Analyse der Erfolgsfaktoren, inwieweit diese in den Projekten angewandt werden
Erfolgsfaktor Projekt A Projekt B Projekt … Alle Projekte
Zieldefinition 3
Initialisierung und
Planung
Risiken im Blick 2
Stakeholder-
Kommunikation
PL und Team 4
Ziel/Auftrag
überprüfen
Strategisches PM 2
…
Ausprägung: 1=keine Anwendung, 5=bestmögliche Anwendung
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Das Project Excellence Modell
Jährlicher Project Excellence Award der GPM
� Das Bewertungsmodell basiert auf dem Business Excellence Modell
der EFQM – der European Foundation of Quality Management
� Projektmanagement: Es wird beurteilt, inwieweit das Vorgehen des
Managements excellent ist.
� Projektergebnisse: Es wird beurteilt, inwieweit die Ergebnisse excellent
sind.
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Tipps und Links
Seminar: „Projektmanagement Intensiv“ 1,5 Tage am 29.6.-30.6.2012
Optimierung von Projektmanagement im Unternehmen
www.gabrielmanagement.de/projekt.htm
Links:
GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: www.gpm-ipma.de
Fachportal für Projektmanagement: www.projektmagazin.de
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Ralf Gabriel, Gabriel.management
Prinz-Otto-Str. 7c, 85521 Ottobrunn bei München, Tel. 0049-(0)89-456 898 43
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