Arbeitsanleitung für Auszahlungen - Bayern

Integriertes Haushalts- und Kassenverfahren
IHV – Integriertes Haushalts- und Kassenverfahren
IHV – Mittelbewirtschaftung
Arbeitsanleitung für das Stoppen von Auszahlungen und die Bearbeitung von
Auszahlungen für die Verrechnung und Pfändung (mit Schlüssel 111/112)
Die Staatsoberkasse Bayern und die Landesjustizkasse Bamberg werden ab sofort bei
Auszahlungen, die gestoppt werden sollen und bei Auszahlungen für Verrechnung und
Pfändung mit Schlüssel 111/112 ein „Löschkennzeichen“ setzen und das Löschen an IHV
mitteilen.
Das hat für die Bearbeitung in IHV folgende Auswirkungen:
Auszahlung stoppen
Es kann vorkommen, dass eine bereits an die Kasse übergebene Auszahlungsanordnung
fehlerhaft ist z. B. weil der Betrag oder die Bankverbindung falsch sind und nicht zur Auszahlung
kommen darf. Hier spricht man von „Auszahlung stoppen“.
Das ist möglich, solange die Kasse die Auszahlung noch nicht verarbeitet hat. Kontaktieren
Sie in einem solchen Fall umgehend Ihren Kassenbuchhalter und bitten Sie ihn die Auszahlung
nicht auszuführen.
Kann der Kassenbuchhalter die Auszahlung noch stoppen, so gibt er im Kassenbestand bei
der Auszahlungsanordnung ein Löschkennzeichen vor.
Durch das Löschkennzeichen der Kasse ist die bisherige Funktion „Auszahlung stoppen“ in
IHV überflüssig geworden und wurde aus dem Geschäftsprozessbaum für den Dienststellenadministrator
entfernt.
Die weitere Bearbeitung ist jetzt wie folgt:
� Die Kasse meldet den Auszahlungs-Datensatz mit Status "fehlerhaft" an IHV zurück.
Das bedeutet, dass der HÜL-Eintrag der Auszahlung anstelle Status „übergeben“
nun den Status „fehlerhaft“ erhält. Der Datensatz ist ebenfalls wieder im Anordnungsverfahren
aufrufbar und hat auch hier den Status „fehlerhaft“. Zudem wird
maschinell in die interne Notiz der Buchung der Vermerk:“ „| Fehler - Sonstige |
KAO gelöscht / kassenintern umgesetzt |“ eingetragen.
� Der Anordnungsbefugte muss den Status von "fehlerhaft" auf "zurückgegeben" ändern.
� Erst dann können Sie als Sachbearbeiter den Datensatz im entsprechenden Bearbeiten-Zweig
aufrufen und auf die Bearbeiten-Maske übernehmen.
� Dort tragen Sie den Stornierungsgrund in das Feld "Grund der Stornierung" ein und
� betätigen danach das rote Kreuz.
� Jetzt müssen Sie mit dem Druckersymbol den Detailsatz der Stornierung ausdrucken.
Nach Unterschrift dieses Ausdrucks durch einen zuständigen Anordnungsbefugten,
übersenden Sie den Ausdruck umgehend an die Kasse (Staatsoberkasse
bzw. Landesjustizkasse) z. Hd. Ihres zuständigen Buchhalters.
� Der unterschriebene Ausdruck wird von der Kasse als Änderungsanordnung, d. h.
als begründende Unterlage für die Löschung akzeptiert.
Hinweis:
Projekt IHV Stand: 24 08.2012 Seite 1

IHV – Integriertes Haushalts- und Kassenverfahren
Ist die Auszahlung durch die Bank bereits veranlasst, ist der Datensatz bei der Kasse nicht
mehr zu stoppen. In dieser Phase können Sie nur noch vom Zahlungsempfänger die Zahlung
mit einer einmaligen Annahmeanordnung wieder zurückfordern oder evt. mit zukünftigen
Zahlungen verrechnen.
Verrechnung und Pfändung mit Schlüssel 111/112
Auch bei Auszahlungsanordnungen mit Schlüssel 111/112 setzt die Kasse künftig das
Löschkennzeichen, so dass die Auszahlungsanordnung mit Status „fehlerhaft“ zurückgemeldet
wird. Das gilt nicht bei Auszahlungen mit der Maske „Vollverrechnung (Muster36)“,
da die Kasse hier nicht manuell eingreifen muss und die Ursprungsanordnung nicht löschen
muss.
Im Fall der Rückmeldung zu einer Verrechnung und Pfändung mit Schlüssel 111/112
darf vom Anordnungsbefugten und vom Sachbearbeiter nichts veranlasst werden. Sie dürfen
hier keine Stornierung durchführen.
Denn durch die anschließende kasseninterne Umbuchung wird die als „fehlerhaft“ gekennzeichnete
Auszahlungsanordnung maschinell auf den Status „gebucht“ gesetzt und ist damit
erledigt.
Auch hier wird In der internen Notiz der Buchung der Vermerk „„| Fehler - Sonstige | KAO
gelöscht / kassenintern umgesetzt |“ gesetzt.
Gleiches gilt auch, wenn ohne Veranlassung der Anordnungsstelle seitens der Kasse das
Löschkennzeichen gesetzt wird. Auch hier darf der zurückgemeldete fehlerhafte Satz nicht
storniert werden.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die Hotline unter servicedesk@lff.bayern.de
Projekt IHV Stand: 24 08.2012 Seite 2