PDF: Hinweise zur Arbeitgeberveranlassung bei Übernachtung mit ...

Vollzug des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG)
Änderung der Berechnung des Übernachtungsgeldes - Arbeitgebererstattung -
Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Kolleginnen und Kollegen,
LANDESAMT FÜR FINANZEN
Dienststelle Regensburg
das Bayerische Staatsministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 05.03.2010, Az. 24 - P1700 - 033 - 7253/09 darüber informiert, dass künftig als Übernachtungskosten
im Sinne des Art .9 Abs. 3 BayRKG grundsätzlich nur noch die mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz ausgewiesenen tatsächlichen Unterkunftskosten
erstattet werden können. Die Aufwendungen für das Frühstück hingegen sind - unabhängig von dem tatsächlich verauslagten Betrag - durch die
Tagegeldpauschale nach Art. 8 Abs. 2 BayRKG abgegolten.
Eine Erstattung der Reisekosten wie bisher ist aber dann möglich, wenn der Dienstherr bzw. Arbeitgeber die im Rahmen von Dienstreisen erforderlichen Übernachtungen
- ggf. incl. Verpflegung - selbst bucht und den Dienstreisenden zur Verfügung stellt. Dabei muss die Veranlassung durch den Dienstherren sowohl
bei der Buchung der Leistungen als auch bei der Rechnungsstellung zum Ausdruck kommen.
Nach dem beiliegenden Schreiben des BayStMF können diese Voraussetzungen in der Praxis als erfüllt angesehen werden,
wenn
- die Buchung durch die vom Dienstherren mit der Reisevorbereitung betraute Stelle erfolgt oder die Übernachtung in dem angegebenen Beherbergungsbetrieb
in der Dienstreisegenehmigung ausdrücklich genehmigt ist
und
- die von dem Beherbergungsbetrieb auszustellende Rechnung auf den Dienstherren bzw. die Beschäftigungsbehörde der Dienstreisenden lautet. Unerheblich
ist es, ob die Rechung unmittelbar vom Dienstherrn beglichen oder zunächst von den Dienstreisenden verauslagt wird.
Sofern Sie Übernachtungskosten weiterhin wie bisher abrechnen wollen, sind die vorstehenden Voraussetzungen zu beachten. Auf die im FMS vom 05.03.2010
getroffene Übergangsregelung wird hingewiesen.
Bitte beachten Sie unbedingt die nachstehenden Hinweise zur Vorgabe in RKSOnlineAbrechnung bzw. RKSOnlinePlus.
Fehlen die beschriebenen Vorgabedaten, ist eine Festsetzung ohne Anforderung der Übernachtungskostenrechnung leider nicht möglich.
Irrgang / 3L12 Stand: 25.06.2010 Seite 1 von 3

HINWEISE ZUR REISEKOSTENABRECHNUNG:
LANDESAMT FÜR FINANZEN
Bis zur Anpassung der Online-Abrechnung ( BayRMS) an den neuen Rechtsstand ist für die Anwendung von RKSOnline und /oder
RKSOnlinePlus zu beachten:
1. Arbeitgebererstattung (wenn die Rechnung auf das Landesamt für Finanzen lautet):
1. im Feld Bemerkungen/Bemerkung zur Reise: "Hotel: Arbeitgeberveranlassung"
2. unter "unentgeltliche Verpflegung" ist das zutreffende Feld anzuhaken (Frühstück, Mittag- oder Abendessen).
3. das Feld „ÜF“ ist nicht mehr zu belegen!
4. stattdessen ist das Feld KV bei den Übernachtrungen zu belegen
Beispiel: Rechnung 78,00 Euro, gesondert ausgewiesene Übernachtungskosten 66,00 € + Frühstück 12,00 €
RKSOnlineAbrechnung: Beispiel: RKSOnlinePlus
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2. Keine Arbeitgeberveranlassung (wenn die Rechnung auf den Reisenden lautet):
LANDESAMT FÜR FINANZEN
1. im Feld Bemerkungen/Bemerkung zur Reise: "Hotel: keine Arbeitgeberveranlassung" Frühstück (ggf. Mittag- bzw. Abendessen)….. .Euro
2. das Feld "ÜF" ist anzuhaken
Beispiel: Rechnung 78,00 Euro, gesondert ausgewiesene Übernachtungskosten 66,00 € + Frühstück 12,00 €
Beispiel: RKSOnlineAbrechnung: Beispiel: RKSOnlinePlus
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