IncaMail - Die Schweizerische Post

IncaMail
Bedienungsanleitung für Gerichte, Behörden und Anwälte für
die Übermittlung im Rahmen der eGov-Verordnungen
Version: V.0104
Datum: 02.11.2011
Autor: Roger Sutter, Product Manager IncaMail
einfach sicher

Anleitung IncaMail
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung ................................................................................................................................................. 3
2 Voraussetzungen ..................................................................................................................................... 3
2.1 Behördenverzeichnis ............................................................................................................................. 3
2.2 Plattformübergreifendes Teilnehmerverzeichnis ..................................................................................... 3
2.3 Interoperabilität .................................................................................................................................... 3
2.4 Versandarten auf IncaMail .................................................................................................................... 4
3 IncaMail Service ....................................................................................................................................... 5
3.1 Senden ................................................................................................................................................. 5
3.1.1 Versand- und Empfangsquittung........................................................................................................................ 6
3.2 Empfangen ........................................................................................................................................... 7
3.3 Registrieren ......................................................................................................................................... 10
3.4 Suche im plattformübergreifendem Teilnehmerverzeichnis .................................................................. 11
4 IncaMail Webmail .................................................................................................................................. 12
4.1 Senden ............................................................................................................................................... 12
4.1.1 Versand- und Empfangsquittung...................................................................................................................... 13
4.2 Empfangen ......................................................................................................................................... 15
4.3 Suche im plattformübergreifendem Teilnehmerverzeichnis .................................................................. 18
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Anleitung IncaMail
1 Einleitung
Die vom Bund verabschiedeten Verordnungen über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und
Strafprozessen sowie Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren und die Verordnung für die elektronische
Übermittlung im Rahmen von Verwaltungsverfahren (nachfolgend: eGov-Verordnungen) verpflichtet die
Gerichte Eingaben elektronisch entgegen zu nehmen und dazu eine sichere Zustellplattform einzusetzen.
Ebenfalls können z.B. Anwälte oder Verfahrensbeteiligte wüsnchen, dass Entscheide elektronisch zugestellt
werden. Weitere Informationen finden Sie unter www.ch.ch/ejustice.
IncaMail ist die sichere Zustellplattform der Schweizerischen Post, welche vom EFD als sichere Zustellplatform
anerkannt ist und im Rahmen der Verordnungen eingesetzt werden kann.
2 Voraussetzungen
2.1 Behördenverzeichnis
Behörden müssen sich für den elektronischen Behördenverkehr im öffentlichen Behördenverzeichnis eintragen
lassen. Die dazu notwendigen Angaben müssen einer zentralen Stelle gemeldet werden. Das öffentliche
Behördenverzeichnis dient möglichen Eingebern, herauszufinden, welche Behörde wie erreichbar ist. Aus
Sicherheitsgründen werden jedoch die E-Mail-Adressen der Behörden nicht publiziert. Das Verzeichnis finden Sie
auf www.ch.ch/ejustice.
2.2 Plattformübergreifendes Teilnehmerverzeichnis
Zusätzlich zum öffentlichen Behördenverzeichnis gibt es ein plattformübergreifendes Teilnehmerverzeichnis.
Dieses Verzeichnis ist nicht öffentlich zugänglich, sondern kann nur von einem registrierten Benutzer und via
einer sicheren Zustellplattform abgefragt werden. In diesem Verzeichnis sind die E-Mail-Adressen der Behörden
und der sonstigen Teilnehmern vorhanden. Das Teilnehmerverzeichnis wird von den anerkannten Plattformen
automatisch aktuell gehalten. Darin müssen sämtliche Behörden und auch Benutzer welche Nachrichten
elektronisch entgegen nehmen wollen, enthalten sein. Behörden können ohne zusätzliche Identifizierung im
Verzeichnis aufgenommen werden. Alle anderen Benutzer müssen sich einmalig identifizieren lassen. Diese
Identifizierung kann bei IncaMail mittels Geschäftskundenvertrag, SuisseID-Registrierung oder E-Mail- und
Domiziladressverifikation gemacht werden. IncaMail-Kunden welche aufgenommen werden möchten und über
die notwendige Identifizierung verfügen, können dies bei der Registrierung mittels Checkbox („Ich will das
Konto für den schweizerischen Behördenverkehr nutzen“) oder über die Einstellungen im Online-Konto melden.
Das plattformübergreifende Teilnehmerverzeichnis hat vornehmlich zwei Funktionen. Einerseits dienst es
Eingebern dazu, die tatsächliche E-Mailadresse einer Behörde ausfindig machen zu können und der Behörde
dazu herauszufinden, ob der Empfänger welcher eine elektronische Zustellung wünscht auch genügend
identifiziert ist, diese zu empfangen. Ist er eingetragen, darf er empfangen, ansonsten nicht. Andererseits enthält
das Teilnehmerverzeichnis nicht nur die Information aller Teilnehmer, sondern zusätzlich auch die Information
auf welcher Plattform der Benutzer registriert ist. Dies ist Basis für die von den Plattformen zu bietende
Interoperabilität.
Das plattformübergreifende Teilnehmerverzeichnis wird gemäss dem der Verordnung untergeordneten
Kriterienkatalog von einer zentralen Bundesstelle entwickelt und betrieben.
2.3 Interoperabilität
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Zugelassene Plattformen müssen die Interoperabilität zu den anderen zugelassenen Plattformen gewährleisten.
So muss eine Eingabe vom Anwalt auf der Plattform A für ein Gericht auf der Plattform B von der Plattform A
zur Zustellung an die Plattform B übergeben werden. Basis für die Interoperabilität bildet das übergreifende
Teilnehmerverzeichnis.
2.4 Versandarten auf IncaMail
Auf IncaMail existieren die folgenden Versandarten:
Versandart Beschreibung
Vertrauliche E-Mail Verschlüsselte Übermittlung an den Empfänger
Einmalige Registrierung seitens Empfänger erforderlich (mindestens E-Mail-
Verifikation)
Swiss Post Einschreiben Verschlüsselte Übermittlung an den Empfänger
Einmalige Registrierung seitens Empfänger erforderlich (mindestens E-Mail-
und Domiziladress-Verifikation)
Begrenzte Abholfrist von 7 Tagen (danach gilt die Sendung als „Verfallen“)
Sender erhält Versand- und Empfangsquittung in Form von signierten PDFs
Empfänger muss die Nachricht explizit annehmen oder ablehnen
eGov Einschreiben Gleich wie Swiss Post Einschreiben, aber zusätzlich:
Die Nachrichten werden interoperabel mit den andere Zustellplattformen
ausgetauscht
Die Nachrichten werden nur zugestellt, wenn der Empfänger im
plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis eingetragen ist (Nur dann
darf der Empfänger gemäss eGov Verordnungen auch empfangen)
Für die Erfüllung der speziellen Anforderungen der eGov Verordnungen hat die Post die Versandart
eGov Einschreiben geschaffen. Aus diesem Grund beschränkt sich die nachfolgende Anleitung auf
diese Versandart.
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3 IncaMail Service
Um den IncaMail Service benutzen zu können, ist eine einmalige Anbindung an den IncaMail Server notwendig
(Domain Integration). Diese Anbindung und die kostenlos von IncaMail zur Verfügung gestellten Mail Client
Addins erlauben es, direkt aus dem bestehenden Mail Client elektronische Übermittlungen senden und
empfangen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter www.incamail.ch/service.
3.1 Senden
Verfassen Sie die Nachricht direkt in ihrem Mail Client und hängen Sie allenfalls Dateien an. Wählen Sie danach
die entsprechende Versandart und senden Sie die E-Mail.
Microsoft Outlook
Lotus Notes
Groupwise
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3.1.1 Versand- und Empfangsquittung
Direkt nachdem die Nachricht auf der IncaMail-Plattform angekommen ist, erhalten Sie eine Versandquittung in
Form eines signierten PDFs. Die Quittung enthält die Versandangaben, die Empfänger inklusive Status und die
Aufzählung der angehängten Dateien. Ebenfalls ist sie zur Sicherheit und Beweiszwecken digital von der Post
signiert und zeitgestempelt.
Versandquittung
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Sobald die Nachricht von allen Empfängern abgeholt resp. abgelehnt wurde oder die Abholfrist abgelaufen ist,
erhalten Sie als Absender eine Empfangsquittung. Diese ist Formgleich wie die Versandquittung, jedoch haben
der Status beim Empfänger und die Empfangszeit geändert.
Empfangsquittung
3.2 Empfangen
eGov Einschreiben müssen vor dem Lesen vom Empfänger explizit angenommen werden, nur so kann die
Empfangsquittung verlässlich ausgestellt werden. Aus diesem Grund erhalten auch IncaMail Service Kunden
eGov Einschreiben im ersten Schritt als verschlüsseltes Attachment mittels SAFE-Technologie (Secure Attached
File Encryption). Nach dem erstmaligen Öffnen der Nachricht, kann diese dann aber als normale E-Mail über die
sichere Verbindung zugestellt werden. IncaMail Service Kunden können eGov Einschreiben ohne zusätzliches
Passwort öffnen. Nachfolgende Schritte sind dazu notwendig.
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3.3 Registrieren
Grundsätzlich ist für den Versand und Empfang für Benutzer innerhalb der an den IncaMail Service
angebundenen Domäne keine zusätzliche Registrierung notwendig. Geht es jedoch um den Behördenverkehr für
die Erfüllung der eGov-Verordnungen, müssen die Plattformbetreiber die entsprechenden Empfangskonten im
plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis melden. Damit IncaMail weiss, welche Empfangsdressen zu
melden sind, müssen diese von den Gerichten und Behörden einmalig auf IncaMail registriert werden. Die
Registrierung geschieht online über https://im.post.ch. Wichtig dabei sind folgende Punkte:
- Exakte Erfassung der verlangten Angaben
- Das Verifikationsverfahren beschränkt sich auf die Verifizierung der E-Mailadresse mittels
Aktivierungscode (die Verifikation der Domiziladresse ist nicht notwendig)
- Checkbox „Ich will das Konto für den schweizerischen Behördenverkehr verwenden“ unter
„Einstellungen“ aktivieren Dann wird die Adresse ins zentrale Teilnehmerverzeichnis gemeldet
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3.4 Suche im plattformübergreifendem Teilnehmerverzeichnis
Mit der Registrierung wird auch der Online-Zugang auf IncaMail mit dem entsprechenden Passwort aktiviert. Der
Zugang kann für eine allfällige Suche im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis benutzt werden. Diese
Suche wird allen Accounts welche für Behördenverkehr benutzt werden, online zugänglich gemacht. Da jedoch
eGov Einschreiben von IncaMail nur an im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis enthaltenen
Teilnehmern zugestellt wird, ist die Suche für Gerichte, zwecks Abklärung der Empfangsberechtigung, nicht
zwingend notwendig.
Das eGov Verzeichnis erreichen Sie im Online-Konto unter „eGov Verzeichnis“. Bitte erfassen Sie zur Suche
mindestens 3 Zeichen im Suchfeld. Aus Sicherheitsgründen dürfen Teilnehmer anderer Plattformen nur bei
exakten Treffern (z.B. exakter Name oder E-Mail-Adresse) angezeigt werden. Auf IncaMail registrierte Teilnehmer
können auch ohne exakte Treffer gefunden werden.
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4 IncaMail Webmail
Um eGov Einschreiben via Webmail senden zu können, sind folgende einmalige Schritte notwendig:
1. Registrierung unter https://im.post.ch
2. Verifizierung der Domiziladresse oder Anmeldung mittels SuisseID
3. Aktivierung der Option „Ich will dieses Konto für den Schweizerischen Behördenverkehr einsetzen.“
unter „Einstellungen.
4.1 Senden
Verfassen Sie die Nachricht direkt im Webformular von IncaMail und hängen Sie allenfalls Dateien an. Wählen
Sie danach die entsprechende Versandart (eGov Einschreiben) und senden Sie die E-Mail.
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4.1.1 Versand- und Empfangsquittung
Direkt nachdem die Nachricht auf der IncaMail-Plattform angekommen ist, erhalten Sie eine Versandquittung in
Form eines signierten PDFs. Die Quittung enthält die Versandangaben, die Empfänger inklusive Status und die
Aufzählung der angehängten Dateien. Ebenfalls ist sie zur Sicherheit und Beweiszwecken digital von der Post
signiert und zeitgestempelt.
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Versandquittung
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Sobald die Nachricht von allen Empfängern abgeholt resp. abgelehnt wurde oder die Abholfrist abgelaufen ist,
erhalten Sie als Absender eine Empfangsquittung. Diese ist Formgleich wie die Versandquittung, jedoch haben
der Status beim Empfänger und die Empfangszeit geändert.
Empfangsquittung
4.2 Empfangen
eGov Einschreiben müssen vor dem Lesen vom Empfänger explizit angenommen werden, nur so kann die
Empfangsquittung verlässlich ausgestellt werden. Sie erhalten eGov Einschreiben als verschlüsseltes Attachment
mittels SAFE-Technologie. Nach der Passworteingabe kann die Nachricht gelesen und gespeichert werden.
Einmal in der Frist geöffnet, kann das verschlüsselte Attachment immer wieder geöffnet werden.
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4.3 Suche im plattformübergreifendem Teilnehmerverzeichnis
Im Webmail-Konto wird Ihnen die Suche im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis angeboten. Da
jedoch eGov Einschreiben von IncaMail nur an im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis enthaltenen
Teilnehmern zugestellt wird, ist die Suche für Gerichte, zwecks Abklärung der Empfangsberechtigung, nicht
zwingend notwendig.
Das eGov Verzeichnis erreichen Sie im Online-Konto unter „eGov Verzeichnis“. Bitte erfassen Sie zur Suche
mindestens 3 Zeichen im Suchfeld. Aus Sicherheitsgründen dürfen Teilnehmer anderer Plattformen nur bei
exakten Treffern (z.B. exakter Name oder E-Mail-Adresse) angezeigt werden. Auf IncaMail registrierte Teilnehmer
können auch ohne exakte Treffer gefunden werden.
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