Personalcontrolling: ein wichtiger Hebel zur ... - Avantum.de

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avantum consult AG
Beraterinterview
Personalcontrolling:
ein wichtiger Hebel zur
erfolgreichen Steuerung
eines Unternehmens
Personalcontrolling klingt nach Stechuhr, Kontrolle und Misstrauenskultur. Schon deswegen
wird das Thema in den Unternehmen teilweise mit Skepsis betrachtet. Die
löst sich bei genauerer Betrachtung des Sachverhalts jedoch meist in Wohlgefallen
auf, denn für die Steuerung eines Unternehmens ist es unerlässlich, auch die Nutzung
von Personal gezielt zu planen und zu gestalten.
STefANie DeMSKe,
Senior Consultant bei avantum consult in Düsseldorf,
gilt als Expertin in Sachen Personalcontrolling
und erläutert im Interview die Herausforderungen.
Was genau ist das eigentlich, Personalcontrolling?
DeMSKe: Inhalt des Personalcontrollings ist die Analyse, Planung, Steu-
erung und Kontrolle von Ressourceneinsätzen und Ressourcenkosten im
Rahmen des Personalmanagements. Das Controllingziel, rationale Kalküle
im Personalmanagement durch quantitative und qualitative Informationen
zu unterstützen, soll helfen, dass Personalbeschaffung, -erhaltung,
-einsatz, -entwicklung und -freisetzung zur Förderung der Unternehmensziele
gestaltet werden. Es werden hier Fragestellungen bezüglich der
Effektivität – habe ich die richtigen personellen Kapazitäten an den
kritischen Stellen eingesetzt? – und Fragestellungen bezüglich der Effizienz
– ist der Einsatz meiner Personalkapazitäten wirtschaftlich? – beantwortet.
Daher stellt natürlich auch das klassische Kostencontrolling
eine wichtige Komponente des Personalcontrollings dar. Dies beinhaltet
die Analyse der Entwicklung und Struktur der Personalkosten.
Wie häufig haben Sie als Unternehmensberaterin mit dem Thema
Personalcontrolling zu tun?
DeMSKe: Meistens stoßen wir im Rahmen der Personalaufwandsplanung
darauf. Dieser Aspekt ist jedoch nur ein kleiner Ausschnitt aus dem
Personalcontrolling. Das Thema ist umfassender und gewinnt grundsätzlich
immer mehr an Bedeutung – auch wenn das klassische Kostencontrolling
weiterhin einen höheren Stellenwert einnimmt.
Wo ist das Personalcontrolling im Unternehmen einzuordnen?
DeMSKe: Da es sich bei den Personaldaten um höchst sensible Informationen
handelt, die dem Datenschutzgesetz unterliegen, ist das Personalcontrolling
ein Teilbereich der Abteilung für Human Resources. Für
die Mitarbeiter des Controllings dürfen zum Beispiel nicht die einzelnen
Gehälter der Kollegen ersichtlich sein – hier darf nur der gesamte
Personalaufwand oder die Anzahl der Mitarbeiter auftauchen,

untergliedert nach Mitarbeitergruppen wie „Gewerbliche“, „Angestellte“
oder „Auszubildende“. Einen spezialisierten Personalcontroller
gibt es noch kaum, seine Aufgaben werden bislang von der Personalabteilung
übernommen.
Das Personalcontrolling stellt Unternehmen vor große Herausforderungen.
Auf welche Probleme stoßen Sie in Ihren Projekten
häufig?
DeMSKe: Viele Unternehmen arbeiten mit Excel-Tabellen, in denen die
einzelnen Mitarbeiter mit den entsprechenden Gehältern und Stammdaten
wie Alter und Eintrittsdatum aufgelistet sind. Auf Basis dieser
Stammdaten berechnet der Verantwortliche beispielsweise Gehaltssteigerungen.
In der Regel werden die Daten dann aggregiert – zum Beispiel
auf Kostenstellen – und dann an das Controlling weitergeleitet. Dort
werden die Zahlen anschließend weiterverarbeitet. Durch diese Schnittstellen
sind Inkonsistenzen oder Fehler nicht auszuschließen. Auch das
Einpflegen von neuen Mitarbeitern ist fehleranfällig und zeitintensiv, da
Berech-nungen immer angepasst und aktualisiert werden müssen. Da die
Excel-Tabellen in verschiedenen Abteilungen vorliegen, gelingt es auch
nur schwer, einen aussagefähigen Gesamtüberblick zu erhalten. Dieser ist
aber notwendig, um den Personaleinsatz zu gestalten.
Wie gehen Sie als Unternehmensberaterin in einem solchen Fall
vor?
DeMSKe: Bei avantum unterscheiden wir zwischen logischen und
technischen Systemen. Dies ist wichtig, weil eine eingesetzte Technik –
wie zum Beispiel eine Datenbank – nur so gut ist wie das betriebswirtschaftliche
Konzept dahinter.
In Unternehmen, die ihr Personalcontrolling optimieren wollen, machen
wir zunächst ein Rahmenkonzept. Dieses beschreibt die logische Steuerungssystematik.
Aufbauend auf den Zielen des Personalcontrollings
werden die notwendigen Informationsbedarfe abgeleitet.
Zum Beispiel:
• Mitarbeiter nach Organisationseinheiten
• Mitarbeiter nach Betriebszugehörigkeit
• Mitarbeiter nach Qualifikation
• Krankheitsquoten
• Mitarbeitertypus: gewerblich/angestellt
• Personalaufwand
• Schulungstage
Über avantum consult
avantum consult ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen mit
Sitz in Düsseldorf und München. Wir sind fokussiert auf die Steigerung
der Leistungsfähigkeit von mittleren und großen Unternehmen.
Unser Ziel ist es, dass unsere Kunden nachhaltig besser „performen“
als vergleichbare Unternehmen. Der Beratungsansatz von
avantum consult verbindet die konzeptionelle Gestaltung mit der
praktischen Umsetzung und der Realisierung von maßgeschneiderten
IT-Lösungen.
Danach erstellen wir eine zentrale Datenbank, die die Auswertung der
Unternehmensdaten nach den Informationsbedarfen ermöglicht. Diese
Datenbank wird dann an die operativen Vorsysteme – von der Finanzbuchhaltung
bis zum Personalmodul des ERP-Systems – angebunden.
Aggregierte Werte können dann automatisiert an die Planung weitergeleitet
werden. Dadurch entfallen Schnittstellen und Fehlerpotenziale.
Eine solche Datenbank haben wir beispielsweise beim Institut der
Wirtschaftsprüfer (IDW) implementiert.
Worin sehen Sie weitere Vorteile einer solchen Lösung?
DeMSKe: Ganz klar in der zentralen Datenhaltung: Sämtliche Zahlen sind
in einem System und nicht auf viele verschiedene Excel-Dateien verteilt.
Außerdem kann die Datenbank mit in das laufende Reporting eingebunden
werden und ermöglicht somit den laufenden Soll-Ist-Vergleich. Darüber
hinaus wird der Datenschutz nachhaltig gesichert. In der Datenbank
kann ein detailliertes Berechtigungssystem hinterlegt werden, das sicherstellt,
dass nur die berechtigten Mitarbeiter auf die Daten Zugriff haben.
Werden im Personalcontrolling auch Soft-Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit
festgehalten?
DeMSKe: Theoretisch ist es durchaus möglich, solche Faktoren mit einzubeziehen.
Meistens halten sich Unternehmen allerdings an die harten
(quantitativen) Zahlen wie Löhne/Gehälter, Mitarbeiterein- und -austritte
oder Mitarbeiteranzahl. Der klassische Schwerpunkt im Personalcontrolling
ist es, den Personalaufwand und die Mitarbeiterzahlen zu
monitoren und zu planen. So können mit einer Datenbank wie beim
IDW Zukunftsszenarien dargestellt sowie Abweichungsanalysen durchgeführt
werden. Hierauf aufbauend ist eine Planung auf Mitarbeiterbzw.
Stellenebene möglich.
Meines Erachtens wird das Thema Personalcontrolling in Zukunft an
Bedeutung gewinnen und auch über die genannten Aspekte hinaus
weitere Gesichtspunkte in den Fokus nehmen. Hierzu gehören dann
zum Beispiel Soft-Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement
oder Potenzial.
Die Umsetzung der Projekte erfolgt auf der Basis eines eigenen Projekt-
und Change-Management-Ansatzes.
avantum consult trägt mit jedem einzelnen Projekt dazu bei, einen
messbaren Beitrag zur Performance-Steigerung von Unternehmen zu
leisten. Weitere Informationen dazu auf www.avantum.de.
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