IM Information Management und Consulting 2/2011 - Avantum.de
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42<br />
Marcus Baur, avantum consult AG<br />
Performance Improvement: Der systematische Weg<br />
zur Leistungssteigerung<br />
Immer wie<strong>de</strong>r stellt sich die Frage: Wodurch zeichnen sich er-<br />
folgreiche Unternehmen aus? So einfach die Frage, so differen-<br />
ziert die Antwortmöglichkeiten: Denn ein Patentrezept zur Ver-<br />
besserung <strong>de</strong>r Unternehmensleistung gibt es nicht. Obwohl sich<br />
die Erkenntnis, dass eine rein finanzielle Sicht zu kurz greift, in<br />
<strong>de</strong>r Literatur durchgesetzt hat, fin<strong>de</strong>t die systematische Einbe-<br />
ziehung nicht-finanzieller Kriterien in <strong>de</strong>r Praxis noch selten<br />
statt. Gebraucht wird ein ganzheitlicher Ansatz, <strong>de</strong>r die we-<br />
sentlichen Stellhebel zur Leistungssteigerung schnell <strong>und</strong> prag-<br />
matisch i<strong>de</strong>ntifiziert, um nicht nur Einzelmaßnahmen anzu-<br />
stoßen, die letztendlich ins Leere laufen.<br />
Keywords<br />
Performance, Performance <strong>Management</strong>, Performance Improvement,<br />
Performance Audit, Benchmarking, Optimization<br />
Stichworte<br />
Leistung, Performance <strong>Management</strong>, Leistungssteigerung,<br />
Leis-tungsprüfung, Benchmarking, Optimierungsansätze<br />
1. Performance <strong>und</strong> Performance Improvement –<br />
Verständnis, Entwicklung <strong>und</strong><br />
Herausfor<strong>de</strong>rungen<br />
1.1 Definition <strong>und</strong> Verständnis <strong>de</strong>s Performance-Begriffs<br />
Seit Beginn <strong>de</strong>r 1990er Jahre ist <strong>de</strong>r Begriff „Performance“ in <strong>de</strong>n<br />
allgemeinen Sprachgebrauch von Managern übergegangen. In direkter<br />
Übersetzung be<strong>de</strong>utet er „Leistung“. Bezogen auf Unternehmen<br />
kann Leistung in<strong>de</strong>s viel be<strong>de</strong>uten [1]. In <strong>de</strong>r Betriebswirtschaftslehre<br />
wur<strong>de</strong> Leistung klassisch als <strong>de</strong>r „… in Geld ausgedrückte<br />
Wert <strong>de</strong>r gesamten Ausbringung ….“ bezeichnet [2].<br />
Diese Leistungs<strong>de</strong>finition orientiert sich jedoch zu stark an <strong>de</strong>r<br />
<strong>Information</strong> <strong>Management</strong> <strong>und</strong> <strong>Consulting</strong> 26 (<strong>2011</strong>) 2<br />
Vergangenheit <strong>und</strong> berücksichtigt ausschließlich finanzielle<br />
Größen. Aus systemtheoretischer Sicht bil<strong>de</strong>t das Existenzsicherungsziel,<br />
d.h. die Sicherung <strong>de</strong>r langfristigen Überlebensfähigkeit,<br />
das „Minimal-Ziel“ eines Unternehmens [3], um dieses Ziel zu<br />
konkretisieren bedarf es aber mehr als ausschließlich finanzieller<br />
Größen.<br />
Im angloamerikanischen Raum hat Performance eine stärker zukunftsgerichtete<br />
Be<strong>de</strong>utung, auch löst sich <strong>de</strong>r Fokus von einer<br />
rein finanziellen Bewertung. Beispiele in Tabelle 1 ver<strong>de</strong>utlichen<br />
dies.<br />
Tabelle 1: Performance-Definitionen<br />
Diese Beispiele haben folgen<strong>de</strong> Gemeinsamkeiten:<br />
(1) Die Performance gibt es nicht: Performance ist mehrdimensional.<br />
(2) Es gibt verschie<strong>de</strong>ne Arten von Performancekriterien: finanzielle,<br />
nicht-finanzielle, kurzfristige, langfristige, ergebnisorientierte,<br />
ursachenorientierte, etc. Je<strong>de</strong>s Unternehmen<br />
hat mehrere Performancekriterien, welche es gleichzeitig<br />
erreichen will (Rendite, Wachstum, Qualität etc.). Die Bereiche<br />
<strong>und</strong> die jeweiligen Kriterien müssen jedoch unternehmensindividuell<br />
festgelegt sowie in die <strong>Management</strong>-Systeme<br />
integriert wer<strong>de</strong>n.<br />
(3) Die Auswahl von Performancekriterien wird durch die Macht<br />
verschie<strong>de</strong>ner Anspruchsgruppen <strong>und</strong> <strong>de</strong>n Unternehmenskontext<br />
beeinflusst.
(4) Ein Gewerkschaftsunternehmen hat an<strong>de</strong>re Performancekriterien<br />
als ein börsennotiertes Unternehmen. Ein Unternehmen<br />
mit hohem Fremdkapitalanteil hat an<strong>de</strong>re Performancekriterien<br />
als ein Unternehmen, welches zu 100 % eigenfinanziert<br />
ist. Je<strong>de</strong> Anspruchsgruppe versucht, ihre Zielvorstellung<br />
durch das Unternehmen zu konkretisieren. Inwieweit<br />
es <strong>de</strong>r jeweiligen Anspruchsgruppe gelingt, hängt<br />
von <strong>de</strong>r Macht ab, die sie auf das Unternehmen ausübt.<br />
(5) Ein weiterer Einflussfaktor ist <strong>de</strong>r Kontext. Ein Unternehmen<br />
in einer Liquiditätskrise hat meist an<strong>de</strong>re Performancekriterien<br />
als ein stark wachsen<strong>de</strong>s <strong>und</strong> finanzstarkes Unternehmen.<br />
Somit kann man Performance als einen Oberbegriff für eine Vielzahl<br />
von Zielerreichungsgra<strong>de</strong>n (finanziell, langfristig, ursachenorientiert<br />
etc.) verstehen. Das be<strong>de</strong>utet, Performance drückt aus,<br />
wie „nah“ man <strong>de</strong>n gesetzten Zielen in <strong>de</strong>n verschie<strong>de</strong>nen Bereichen<br />
kommt. Die Konkretisierung, was Performance für ein bestimmtes<br />
Unternehmen ist, hängt zu<strong>de</strong>m a) vom Kontext <strong>und</strong> b)<br />
von <strong>de</strong>r Macht <strong>de</strong>r Anspruchsgruppen ab.<br />
1.2 Performance <strong>Management</strong> <strong>und</strong> Performance<br />
Improvement<br />
Die Diskussion, wodurch sich erfolgreiche Unternehmen von weniger<br />
erfolgreichen Unternehmen unterschei<strong>de</strong>n <strong>und</strong> wie sich daraus<br />
Ansätze für die aktuelle Gestaltung von Steuerungssystemen<br />
ableiten lassen, wird schon lange geführt. Einen wesentlichen<br />
Auftrieb erhielt diese Diskussion in <strong>de</strong>n 1980er Jahren durch Peters<br />
<strong>und</strong> Watermann [8]. In <strong>de</strong>r auch heute noch viel zitierten Studie<br />
legen sie ein Mo<strong>de</strong>l mit sieben Aspekten zu Gr<strong>und</strong>e (7-S-Mo<strong>de</strong>ll),<br />
die miteinan<strong>de</strong>r abgestimmt ein erfolgreiches Unternehmen<br />
auszeichnen. In <strong>de</strong>n 1990er Jahren erhielt <strong>de</strong>r zum En<strong>de</strong> <strong>de</strong>r<br />
1980er Jahre aufgekommene Begriff „Performance <strong>Management</strong>“<br />
durch die Entwicklung <strong>de</strong>s Balanced Scorecard-Konzepts (BSC)<br />
von Kaplan <strong>und</strong> Norton [9] einen weiteren Impuls (für weitere<br />
Konzepte s. Überblick [5]).<br />
Bei<strong>de</strong>n Konzepten liegt eine ganzheitliche <strong>und</strong> vernetzte Betrachtung<br />
<strong>de</strong>s Unternehmens zu Gr<strong>und</strong>e. Während das Mo<strong>de</strong>ll von Peters/Waterman<br />
ein <strong>de</strong>skriptives Rahmenkonzept darstellt, ist die<br />
BSC-Methodik von Kaplan/Norton stärker operationalisiert, quantitativ<br />
<strong>und</strong> auf die Zukunft ausgerichtet. Es adressiert darüber hinaus<br />
die Integration in die <strong>Management</strong>-Systeme (s. a. [11]).<br />
Obwohl sich <strong>de</strong>r Begriff „Performance <strong>Management</strong>“ inzwischen<br />
für Leistungsmessung <strong>und</strong> -steuerung etabliert hat, existiert <strong>de</strong>nnoch<br />
keine allgemein akzeptierte Definition [12]. Aus <strong>de</strong>r Diskussion<br />
lassen sich aber folgen<strong>de</strong> Kernaussagen ableiten:<br />
- Das Ziel <strong>de</strong>s Performance <strong>Management</strong>s ist die Leistungssteigerung.<br />
- Unternehmen müssen zur Steuerung dieser Leistung vernetzt<br />
<strong>und</strong> ganzheitlich betrachtet wer<strong>de</strong>n.<br />
- Eine rein finanzielle <strong>und</strong> damit vergangenheitsorientierte<br />
Betrachtung greift zu kurz.<br />
- Performance <strong>Management</strong> muss ein integrierter Bestandteil<br />
<strong>de</strong>r <strong>Management</strong>systeme sein, <strong>de</strong>r prozessual <strong>und</strong> IT-technisch<br />
unterstützt wer<strong>de</strong>n muss.<br />
Daraus leiten sich folgen<strong>de</strong> Anfor<strong>de</strong>rungen an ein Steuerungskonzept<br />
<strong>de</strong>r neusten Generation ab (in Anlehnung an [13]):<br />
- Es liefert vergangenheits- <strong>und</strong> zukunftsbezogene Steuerungsinformationen.<br />
- Es bil<strong>de</strong>t die Ansprüche interner <strong>und</strong> externer Anspruchsgruppen<br />
ab.<br />
- Es liefert Steuerungsinformationen für alle Leistungsebenen<br />
(vom Konzern über das Geschäftsfeld bis zum Mitarbeiter).<br />
- Es ermöglicht kurz- <strong>und</strong> langfristige Optimierungsansätze<br />
für das Gesamtunternehmen <strong>und</strong> die Bereichsebene.<br />
- Es beinhaltet finanzielle Kennzahlen <strong>und</strong> <strong>de</strong>ren (nicht-finanzielle)<br />
Einflussgrößen.<br />
- Es umfasst neben quantitativen auch qualitative <strong>Information</strong>en.<br />
- Es liefert neben operativen auch strategische Kennzahlen.<br />
- Es nutzt dabei die technischen Möglichkeiten, um die Steuerungsaktivitäten<br />
von <strong>de</strong>r Datensammlung <strong>und</strong> -aufbereitung<br />
auf die Datenanalyse <strong>und</strong> Umsetzung zu konzentrieren.<br />
Das 7-S-Mo<strong>de</strong>ll von Peters <strong>und</strong> Watermann liefert die I<strong>de</strong>engr<strong>und</strong>lage<br />
für ein, an die mo<strong>de</strong>rnen Gegebenheiten angepasstes,<br />
Mo<strong>de</strong>ll. In diesem neuen Mo<strong>de</strong>ll gehen die Punkte <strong>de</strong>s 7-S-Mo<strong>de</strong>lls<br />
auf <strong>und</strong> die eben angeführten Anfor<strong>de</strong>rungen an ein leistungsfähiges<br />
Performance <strong>Management</strong> liegen ihm zugr<strong>und</strong>e.<br />
2. Das 8-S-Mo<strong>de</strong>ll zur Leistungssteigerung<br />
Im Unterschied zum 7-S-Mo<strong>de</strong>ll beinhaltet das neue Mo<strong>de</strong>ll eine<br />
Aufspaltung <strong>de</strong>r Systeme in Metho<strong>de</strong>n, Prozesse <strong>und</strong> IT-Systeme.<br />
Zu<strong>de</strong>m verschmelzen die Punkte Mitarbeiter <strong>und</strong> Fähigkeiten<br />
(Skills) zu einer Einheit, da sie nicht getrennt voneinan<strong>de</strong>r betrachtet<br />
wer<strong>de</strong>n können. Zusätzlich zieht das neue Mo<strong>de</strong>ll die<br />
Wandlungsfähigkeit eines Unternehmens in Betracht, da sich diese<br />
Fähigkeit als entschei<strong>de</strong>n<strong>de</strong>s Kriterium in immer dynamischer<br />
wer<strong>de</strong>n<strong>de</strong>n Märkten herauskristallisiert hat. Diese Anfor<strong>de</strong>rungen<br />
können in ein Analysemo<strong>de</strong>ll überführt wer<strong>de</strong>n, das aus acht Bausteinen<br />
besteht, wie Abbildung 1 zeigt.<br />
Abbildung 1: Die 8-S <strong>de</strong>r Leistungssteigerung<br />
Performance Support<br />
<strong>Information</strong> <strong>Management</strong> <strong>und</strong> <strong>Consulting</strong> 26 (<strong>2011</strong>) 2 43
44<br />
Die einzelnen Bausteine haben folgen<strong>de</strong> Be<strong>de</strong>utung:<br />
a) Steuerungslogik:<br />
Die Steuerungslogik bil<strong>de</strong>t die wesentlichen Elemente <strong>de</strong>r Strategie<br />
ab <strong>und</strong> <strong>de</strong>finiert, nach welchen Prinzipien <strong>de</strong>ren Erreichung gesteuert<br />
wer<strong>de</strong>n soll. Die Ausrichtung <strong>und</strong> <strong>de</strong>r Abgleich mit <strong>de</strong>r Unternehmensstrategie<br />
ist hier ein essentieller Bestandteil. Sie stellt<br />
<strong>de</strong>n übergeordneten Rahmen dar, z.B. für die Steuerungssysteme.<br />
Beispiel: Festlegung, dass das Unternehmen eher operativ, d.h.<br />
durch konkrete Vorgaben auf Bereichsebene geführt wird.<br />
b) Steuerungssysteme:<br />
Darunter fallen alle für die Unternehmenssteuerung relevanten<br />
Systeme wie z.B. das Controlling mit seinen Teilfunktionen Planung<br />
<strong>und</strong> Reporting, interne Kontrollsysteme o<strong>de</strong>r das Konsolidierungssystem.<br />
Der Fokus liegt hierbei auf <strong>de</strong>r konzeptionellen Architektur<br />
<strong>de</strong>r Systeme, nicht <strong>de</strong>r IT.<br />
Beispiel: Festlegung <strong>de</strong>r Berichtsebenen, -objekte, Detailtiefe <strong>und</strong><br />
<strong>de</strong>s Standardlayouts bei <strong>de</strong>r Optimierung <strong>de</strong>s Reportings.<br />
c) Organisationsstruktur<br />
Im Mittelpunkt dieses Bausteins steht die Aufbauorganisation <strong>de</strong>s<br />
Unternehmens unter <strong>de</strong>n zwei zentralen Fragestellungen:<br />
1. Passt die Organisation zur Strategie <strong>de</strong>s Unternehmens?<br />
2. Unterstützt <strong>de</strong>r Aufbau die Leistungserbringung?<br />
Beispiel: Zentralisierung zur Harmonisierung <strong>und</strong> Standardisierung<br />
als Beitrag zur Effizienzsteigerung im Unternehmen.<br />
d) <strong>Management</strong>-Stil<br />
Ein eher „weicher“ Faktor, <strong>de</strong>r darum gerne in <strong>de</strong>n Betrachtungen<br />
vernachlässigt wird, ist <strong>de</strong>r Führungsstil. Auf die Leistung <strong>de</strong>s Unternehmens<br />
hat dieser Faktor einen nicht zu vernachlässigen<strong>de</strong>n<br />
Einfluss <strong>und</strong> stellt häufig eine <strong>de</strong>r wesentlichen Leistungsbarrieren<br />
dar.<br />
Beispiel: Es wird ein kommunikativer <strong>und</strong> partizipativer Führungsstil<br />
eingesetzt.<br />
e) Selbstorganisation/ Transformation<br />
Die Fähigkeit einer Organisation, sich als Ganzes an eine verän<strong>de</strong>rte<br />
Umwelt anzupassen, ist eine erfolgskritische Eigenschaft.<br />
Das notwendige Change- <strong>und</strong> Transformationsmanagement ist<br />
<strong>de</strong>shalb ein Kernelement <strong>de</strong>s Mo<strong>de</strong>lls.<br />
Beispiel: Vereinbarte Maßnahmen <strong>und</strong> Projekte wer<strong>de</strong>n innerhalb<br />
<strong>de</strong>s Budgets fristgerecht umgesetzt.<br />
f) Skills & Kompetenzen<br />
Während bei <strong>de</strong>m Element „Selbstorganisation“ das Unternehmen<br />
im Mittelpunkt steht, ist hier <strong>de</strong>r Fokus auf <strong>de</strong>n einzelnen Mitarbeiter<br />
<strong>und</strong> seine Fähigkeiten <strong>und</strong> Kompetenzen gerichtet. Dabei<br />
geht es um die Fragestellung, ob <strong>de</strong>r „richtige“ Mitarbeiter auch<br />
an <strong>de</strong>r „richtigen“ Stelle eingesetzt wird.<br />
Beispiel: Es fin<strong>de</strong>t im Rahmen <strong>de</strong>s Jahresendgesprächs ein Abgleich<br />
zwischen <strong>de</strong>n Fähigkeiten <strong>de</strong>s einzelnen Mitarbeiters <strong>und</strong><br />
<strong>de</strong>n Aufgaben laut Stellenbeschreibung statt.<br />
g) Steuerungsprozesse<br />
Während bei <strong>de</strong>n Steuerungssystemen die Gesamtkonzeption im<br />
Vor<strong>de</strong>rgr<strong>und</strong> steht, geht es hier um die steuerungsrelevanten Unternehmensprozesse<br />
für die oben erwähnten Steuerungssysteme.<br />
Beispiel: Definition <strong>de</strong>s Reportingprozesses mit <strong>de</strong>n jeweiligen<br />
Aufgaben <strong>und</strong> Verantwortlichen je Prozessschritt.<br />
<strong>Information</strong> <strong>Management</strong> <strong>und</strong> <strong>Consulting</strong> 26 (<strong>2011</strong>) 2<br />
h) BI-/BA-/IT-Systeme<br />
Im Fokus <strong>de</strong>r Leistungssteigerung stehen hier vor allem die sog.<br />
Business Intelligence- o<strong>de</strong>r Business Analytics-Systeme, die zur<br />
Unterstützung <strong>de</strong>r Steuerungssysteme <strong>und</strong> -prozesse notwendig<br />
sind. Alle an<strong>de</strong>ren im Unternehmen relevanten IT-Systeme spielen<br />
dabei im Rahmen <strong>de</strong>r Schnittstellenproblematik eine Rolle. Beispiel:<br />
Die Planung wird durch ein integriertes Planungssystem unterstützt,<br />
bei <strong>de</strong>m die Hauptaufgabe nicht in <strong>de</strong>r Überprüfung <strong>de</strong>r<br />
richtigen Excel-Verknüpfungen liegt.<br />
Diese Bausteine sind dabei alle untereinan<strong>de</strong>r vernetzt. Deswegen<br />
sind bei <strong>de</strong>r Analyse einzelner Elemente die jeweiligen Inter<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>nzen<br />
zu berücksichtigen. Ein Beispiel ver<strong>de</strong>utlicht diese Zusammenhänge,<br />
wie in Abbildung 2 zu sehen ist.<br />
Abbildung 2: Beispiel zur Vernetzung<br />
In <strong>de</strong>r Praxis wird man dieses Beispiel, bei <strong>de</strong>m alle Bausteine betroffen<br />
sind, vor allem im Rahmen von großen Reorganisationen<br />
o<strong>de</strong>r einem Strategiewechsel fin<strong>de</strong>n. Aber auch gera<strong>de</strong> bei Verän<strong>de</strong>rungen<br />
in einem <strong>de</strong>r Bausteine sind die Inter<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>nzen zu<br />
berücksichtigen. So zieht die Entwicklung eines neuen Controllingkonzepts<br />
meistens Än<strong>de</strong>rungen in <strong>de</strong>n Reporting- <strong>und</strong> Planungsprozessen<br />
nach sich. Ebenso wird man im Normalfall in diesem<br />
Zusammenhang die IT-Unterstützung kritisch prüfen. Auch<br />
wenn es dort zu keiner Systemeinführung kommt, müssen die betroffenen<br />
Mitarbeiter in <strong>de</strong>n neuen Abläufen <strong>und</strong> <strong>de</strong>m neuen Controlling-Verständnis<br />
geschult wer<strong>de</strong>n.<br />
Das aus <strong>de</strong>m 8-S-Mo<strong>de</strong>ll abgeleitete Performance-Audit berücksichtigt<br />
dabei diese Zusammenhänge in <strong>de</strong>r Analyse <strong>und</strong> macht sie<br />
<strong>de</strong>utlich.<br />
3. Der I<strong>de</strong>alzustand<br />
Mit <strong>de</strong>r Definition <strong>de</strong>r Analysebausteine stellt sich jetzt die Frage<br />
nach <strong>de</strong>ren Einordnung <strong>und</strong> Bewertung. Dabei hilft die Bestimmung<br />
eines I<strong>de</strong>alzustands <strong>und</strong> seiner Ausprägungen. Je<strong>de</strong> dieser
Ausprägungen wird danach abgestuft in klar formulierte „Reifegra<strong>de</strong>“.<br />
Am Beispiel <strong>de</strong>r Steuerungslogik soll diese ver<strong>de</strong>utlicht wer<strong>de</strong>n.<br />
Das Ziel:<br />
„Die Unternehmenssteuerung ist auf die Unternehmensstrategie<br />
ausgerichtet. Eine gezielte Steuerung <strong>und</strong> Verfolgung <strong>de</strong>r Strategie<br />
ist möglich.“<br />
Ausprägungen (Auszug):<br />
- Individuelle Werttreiber wer<strong>de</strong>n strukturiert aus <strong>de</strong>r Strategie<br />
abgeleitet, regelmäßig erhoben <strong>und</strong> analysiert.<br />
- Nicht-finanzielle Kennzahlen sind <strong>de</strong>finiert <strong>und</strong> wer<strong>de</strong>n je<br />
Business Unit regelmäßig erhoben <strong>und</strong> analysiert.<br />
- Die Strategie ist kommuniziert <strong>und</strong> bekannt.<br />
- …<br />
Reifegra<strong>de</strong>:<br />
Greift man nun die erste Ausprägung heraus, führt eine<br />
„Ja-/Nein“-Aussage o<strong>de</strong>r ein Abstufung mit „teilweise“ zu keinen<br />
sinnvoll verwertbaren Ergebnissen. Deswegen muss über eine<br />
fünfstufige Skala die konkrete Situation differenzierter bewertet<br />
wer<strong>de</strong>n: Diese Skala reicht von „Es wur<strong>de</strong>n keine Werttreiber i<strong>de</strong>ntifiziert“<br />
über „Es wur<strong>de</strong>n Werttreiber unabhängig von <strong>de</strong>r Strategie<br />
i<strong>de</strong>ntifiziert“ bis hin zu <strong>de</strong>m, was als „Das Ziel“ <strong>de</strong>finiert wur<strong>de</strong>.<br />
Damit kann je<strong>de</strong>s Unternehmen im Reifegradmo<strong>de</strong>ll eingeordnet<br />
<strong>und</strong> <strong>de</strong>r Handlungsbedarf abgeleitet wer<strong>de</strong>n.<br />
4. Das Performance-Audit<br />
Performance Support<br />
Ein anonymisiertes Praxisbeispiel zeigt die Ausführung eines solchen<br />
Audits auf:<br />
4.1 Das Beispielunternehmen <strong>und</strong> Ausgangssituation<br />
Ausgangsbasis ist ein produzieren<strong>de</strong>s Unternehmen mit 650 Mio.<br />
Euro Jahresumsatz, ca. 4000 Mitarbeitern <strong>und</strong> 15 Produktionsgesellschaften<br />
in mehr als fünf Län<strong>de</strong>rn <strong>und</strong> Vertriebs- <strong>und</strong> Servicegesellschaften<br />
in weiteren 15 Län<strong>de</strong>rn. Das Unternehmen wuchs<br />
in <strong>de</strong>n vergangenen Jahren stark, v.a. durch internationale Zukäufe.<br />
Die Funktionen Controlling & Finanzen, Marketing, Personal<br />
<strong>und</strong> Forschung & Entwicklung sind zentral am Stammsitz <strong>de</strong>s Unternehmens<br />
konzentriert. Produktion, Vertrieb <strong>und</strong> Service sind<br />
dagegen <strong>de</strong>zentral organisiert.<br />
Im Tagesgeschäft kommt es immer wie<strong>de</strong>r zu Abstimmungsproblemen<br />
zwischen Marketing, Vertrieb <strong>und</strong> Service. Auch im Controlling<br />
kam es immer vor <strong>de</strong>n Quartalsabschlüssen zu aufwendigen<br />
Abstimmr<strong>und</strong>en, da die Zahlen aus <strong>de</strong>n unterschiedlichen Einheiten<br />
<strong>und</strong> Län<strong>de</strong>rn nicht <strong>de</strong>ckungsgleich waren. So wur<strong>de</strong> viel<br />
Aufwand in die Datenbeschaffung <strong>und</strong> <strong>de</strong>ren Abgleich gesteckt,<br />
für die eigentliche Analyse verblieb nur selten Zeit. Das Unternehmen<br />
erkannte an dieser Stelle ein erhebliches Verbesserungspotenzial,<br />
war sich aber über die Ursachen <strong>und</strong> die Stellhebel sowie<br />
die Priorisierung <strong>de</strong>r Maßnahmen nicht klar.<br />
Abbildung 3: Ergebnisse <strong>de</strong>r Auswertung auf Gesamtunternehmensebene <strong>und</strong> im Vergleich mit unternehmensübergreifen<strong>de</strong>n Durchschnittswerten<br />
<strong>Information</strong> <strong>Management</strong> <strong>und</strong> <strong>Consulting</strong> 26 (<strong>2011</strong>) 2 45
46<br />
4.2 Vorgehensweise<br />
Der Einstieg in die Analyse erfolgte <strong>de</strong>shalb mit <strong>de</strong>m Performance-Audit,<br />
das alle Themenfel<strong>de</strong>r aus Gesamtunternehmenssicht<br />
betrachtet. Anhand <strong>de</strong>s strukturierten Fragebogens wur<strong>de</strong>n<br />
die dreiköpfige Geschäftsführung <strong>und</strong> die Verantwortlichen <strong>de</strong>r<br />
Zentralbereiche in ca. zweistündigen Interviews befragt. Das<br />
diente <strong>de</strong>r Sicherstellung eines einheitlichen Verständnisses <strong>de</strong>r<br />
Fragen. Darüber hinaus wur<strong>de</strong>n in <strong>de</strong>n persönlichen Interviews<br />
zusätzliche qualitative <strong>Information</strong>en gewonnen.<br />
Diese Befragung war sehr stark auf Deutschland fokussiert, <strong>de</strong>shalb<br />
wur<strong>de</strong>n zur Validierung zusätzliche wesentliche Schlüsselpersonen<br />
weltweit einbezogen. Da in diesem Fall <strong>de</strong>r Aufwand für<br />
persönliche Interviews <strong>de</strong>utlich zu hoch war, entschied man sich<br />
für eine webbasierte Befragung. Durch eine intensive, vorbereiten<strong>de</strong><br />
Kommunikation <strong>de</strong>r Geschäftsführung wur<strong>de</strong> eine sehr hohe<br />
Rücklaufquote (ca. 80 %) erreicht.<br />
Darauf basierend erfolgte eine erste Auswertung, anhand <strong>de</strong>rer<br />
Vertiefungsfel<strong>de</strong>r i<strong>de</strong>ntifiziert <strong>und</strong> Detail-Audits festgelegt wur<strong>de</strong>n.<br />
Auch hier wur<strong>de</strong> eine Kontrollgruppe persönlich interviewt<br />
<strong>und</strong> eine weitere Gruppe über eine Webbefragung eingeb<strong>und</strong>en.<br />
In <strong>de</strong>r anschließen<strong>de</strong>n Gesamtauswertung wur<strong>de</strong>n bereits erste<br />
Maßnahmenvorschläge erarbeitet, die dann in funktionsübergreifen<strong>de</strong>n<br />
Workshops diskutiert <strong>und</strong> konkretisiert wur<strong>de</strong>n.<br />
4.3 Ergebnisse<br />
Der erste Gesamtüberblick nach <strong>de</strong>n Kernelementen verfestigte<br />
das Bild, das insbeson<strong>de</strong>re durch die Optimierung <strong>de</strong>r Prozesse<br />
<strong>und</strong> <strong>de</strong>r beteiligten IT-Systeme eine Leistungssteigerung möglich<br />
ist. Eine Darstellung gibt Abbildung 3. Auch die aufgr<strong>und</strong> <strong>de</strong>s starken<br />
Wachstums angepasste Steuerungslogik war noch nicht in allen<br />
Bereichen <strong>und</strong> Tochterunternehmen konsequent verstan<strong>de</strong>n<br />
<strong>und</strong> umgesetzt wor<strong>de</strong>n. Dieses Verbesserungspotenzial wur<strong>de</strong><br />
auch im Vergleich mit <strong>de</strong>n Durchschnittswerten aus <strong>de</strong>r gesamten<br />
Audit-Datenbank <strong>de</strong>utlich.<br />
Die Detailauswertungen bestätigten dieses Bild:<br />
- Bei <strong>de</strong>n Prozessen stellte sich heraus, dass v.a. die Vertriebs<strong>und</strong><br />
Serviceprozesse noch nicht auf die <strong>de</strong>zentrale Unternehmensstruktur<br />
ausgelegt waren, was durch die Nutzung<br />
unterschiedlicher, nicht integrierter IT-Systeme noch verschärft<br />
wur<strong>de</strong>.<br />
- Aus <strong>de</strong>m Planungsaudit wur<strong>de</strong> <strong>de</strong>utlich, dass die neue Strategie<br />
sich darin noch nicht ausreichend wi<strong>de</strong>rspiegelte <strong>und</strong><br />
unzureichen<strong>de</strong> Vorgaben zu einem überdurchschnittlich<br />
langen Planungsprozess mit vielen Bottom-up-/Top-Down-<br />
Schleifen führte.<br />
Zu diesen zwei, am höchsten priorisierten Themenfel<strong>de</strong>rn wur<strong>de</strong>n<br />
in funktionsübergreifen<strong>de</strong>n Workshops folgen<strong>de</strong> Maßnahmenpakete<br />
ausgearbeitet:<br />
- Einführung eines CRM-Systems für Service <strong>und</strong> Vertrieb<br />
<strong>Information</strong> <strong>Management</strong> <strong>und</strong> <strong>Consulting</strong> 26 (<strong>2011</strong>) 2<br />
Dabei war es wichtig, zunächst die Vertriebs- <strong>und</strong> Serviceprozesse<br />
zu analysieren <strong>und</strong> an die geän<strong>de</strong>rten Anfor<strong>de</strong>rungen anzupassen.<br />
Erst auf Basis dieses „Blueprints“ erfolgte die Auswahl <strong>und</strong><br />
Einführung <strong>de</strong>s CRM-Systems. Das Projekt wur<strong>de</strong> dabei von Anfang<br />
an mit intensiven Kommunikations- <strong>und</strong> Trainingsmaßnahmen<br />
begleitet. Zusätzlich konnte, basierend auf diesem CRM-System,<br />
ein zeitnahes Vertriebscontrolling – mit abgestimmten <strong>und</strong><br />
einheitlichen Zahlen – realisiert wer<strong>de</strong>n.<br />
- Umstellung <strong>de</strong>r Planung<br />
Bei <strong>de</strong>r Planung wur<strong>de</strong> zunächst <strong>de</strong>r Prozess auf einen Top-Down-<br />
Ansatz umgestellt. Aus Zeitgrün<strong>de</strong>n wur<strong>de</strong> auf die Einführung einer<br />
Balanced Scorecard verzichtet <strong>und</strong> zunächst eine finanzielle<br />
Eckwerte-Planung umgesetzt. Die Zielwerte dafür wur<strong>de</strong>n im<br />
Rahmen <strong>de</strong>r Strategie-Diskussion gemeinschaftlich festgelegt<br />
<strong>und</strong> galten dann als Vorgabe für <strong>de</strong>n weiteren Planungsprozess.<br />
Basierend auf diesem Planungsprozess wur<strong>de</strong> Excel durch eine integrierte<br />
Planungssoftware abgelöst, die viele Rückfragen <strong>und</strong><br />
Klärungen aufgr<strong>und</strong> <strong>de</strong>r einheitlichen Datenbasis unnötig machte.<br />
Die Möglichkeit, kleinere Einheiten über standardisierte, uploadfähige<br />
Excel-Templates anzubin<strong>de</strong>n, wur<strong>de</strong> dabei bewusst offen<br />
gelassen.<br />
Auf Basis <strong>de</strong>r positiven Erfahrungen mit bei<strong>de</strong>n Projekten wer<strong>de</strong>n<br />
im nächsten Schritt das Marketing an das CRM-System angeb<strong>und</strong>en<br />
<strong>und</strong> für das Gesamtunternehmen eine Balanced Scorecard<br />
entwickelt, die in einem weiteren Schritt auf Bereiche <strong>und</strong> Län<strong>de</strong>r<br />
kaskadiert wer<strong>de</strong>n soll.<br />
5. Fazit<br />
Wie das vorangegangene Beispiel zeigt, gibt das Performance-Audit<br />
einen schnellen <strong>und</strong> strukturierten Überblick über die Stellhebel<br />
<strong>de</strong>r Leistungssteigerung im Unternehmen. Durch die gezielte<br />
Vertiefung <strong>de</strong>r Analyse nähert man sich schrittweise <strong>de</strong>n Leistungshemmnissen<br />
an. Da keine umfassen<strong>de</strong> Detailanalyse aller<br />
Unternehmensbereiche notwendig ist, ermöglicht es das Performance-Audit,<br />
mit geringerem Aufwand <strong>und</strong> in kurzer Zeit zu konkreten<br />
Handlungsansätzen zu gelangen.<br />
Die Durchführung von Interviews mit ausgewählten Partnern hilft<br />
dabei, strukturiert die Stellhebel zu bewerten <strong>und</strong> auch weitere<br />
qualitative <strong>Information</strong>en aufzunehmen. Durch die Möglichkeit<br />
<strong>de</strong>r Web-Befragung lässt sich ein größerer Kreis an Mitarbeitern<br />
mit geringem Aufwand einbin<strong>de</strong>n – auch wenn sie weltweit verteilt<br />
sitzen. Die Kombination von Interview <strong>und</strong> Web-Befragung<br />
validiert Interviewergebnisse zusätzlich.<br />
Das Performance-Audit stellt damit einen schnellen <strong>und</strong> pragmatischen<br />
Weg zur Leistungssteigerung im Unternehmen dar.
Literatur<br />
[1] Gleich, Ronald: Performance Measurement – Konzepte, Fallstudien<br />
<strong>und</strong> Gr<strong>und</strong>schema für die Praxis, 2. Auflage, München,<br />
<strong>2011</strong>. S. 35 ff.<br />
[2] Hummel, Siegfried; Männel, Wolfgang: Kostenrechnung 1 –<br />
Gr<strong>und</strong>lagen, Aufbau <strong>und</strong> Anwendung, 4. Auflage, Wiesba<strong>de</strong>n<br />
1986. S. 83<br />
[3] Macharzina, Klaus: Unternehmensführung - das internationale<br />
<strong>Management</strong>wissen; Konzepte, Metho<strong>de</strong>n, Praxis, 7., vollst.<br />
überarb. <strong>und</strong> erw. Auflage, Wiesba<strong>de</strong>n, 2010. S. 266<br />
[4] Lebas, M.: Performance Measurement and Performance <strong>Management</strong>.<br />
In: International Journal of Production Economics<br />
41/95. S. 23-35<br />
[5] Katzenbach, J. R.: Die Leistungsträger: Pioniere <strong>de</strong>s Wan<strong>de</strong>ls<br />
als Garanten <strong>de</strong>r Wettbewerbsfähigkeit, Wien, 1999. S. 40<br />
[6] Wettstein, Th.: Gesamtheitliches Performance Measurement<br />
– Vorgehen <strong>und</strong> informationstechnische Ausgestaltung, Freiburg,<br />
2002<br />
[7] Rolstados, A.: Enterprise Performance Measurement, in: International<br />
Journal of Operations & Production <strong>Management</strong>,<br />
18, 09/10; 1998. S. 989-999<br />
[8] Peters, Tom; Waterman, Robert H.: In Search of Excellence:<br />
Lessons from America's Best-Run Companies, New York 2004<br />
[9] Kaplan, Robert S.; Norton, David P.: Balanced Scorecard, Strategien<br />
erfolgreich umsetzen, Stuttgart, 1997<br />
[10] Gleich, Ronald: Performance Measurement – Konzepte, Fallstudien<br />
<strong>und</strong> Gr<strong>und</strong>schema für die Praxis, 2. Auflage, München,<br />
<strong>2011</strong>. S. 67 ff.<br />
[11] Horváth & Partners (Hrsg.): Balanced Scorecard umsetzen, 4.<br />
Auflage, Stuttgart, 2007<br />
[12] Norbert Klingebiel (Hrsg.), Performance Measurement & Balanced<br />
Scorecard, München, 2001. S.18<br />
[13] Gleich, Ronald: Performance Measurement – Konzepte, Fallstudien<br />
<strong>und</strong> Gr<strong>und</strong>schema für die Praxis, 2. Auflage, München,<br />
<strong>2011</strong>. S. 17<br />
Autor<br />
Marcus Baur<br />
avantum consult<br />
Senior Manager<br />
Nie<strong>de</strong>rkasseler Straße 96<br />
40547 Düsseldorf<br />
Tel: 0211/687838-0<br />
Fax 0211/687838-88<br />
E-Mail: marcus.baur@avantum.<strong>de</strong><br />
Internet: www.avantum.<strong>de</strong><br />
Performance Support<br />
Performance Improvement: The systematic way<br />
to increase performance<br />
Again and again one is confronted with the question: “What<br />
characterizes a successful company?” As simple as this question<br />
might seem, it provokes a number of sophisticated, possible<br />
answers. No patent remedy exists in or<strong>de</strong>r to improve the<br />
performance of a company. Despite the fact that research<br />
agrees that a purely financial view is too simplistic, most of<br />
the time the systematic comprehension of non-financial criteria<br />
is still lacking in practice. A holistic approach is nee<strong>de</strong>d,<br />
which i<strong>de</strong>ntifies the f<strong>und</strong>amental factors for performance improvement<br />
quickly and pragmatically. This avoids the implementation<br />
of single-measures that might lead to nothing.<br />
<strong>Information</strong> <strong>Management</strong> <strong>und</strong> <strong>Consulting</strong> 26 (<strong>2011</strong>) 2 47