Controlling bei Rhenus - Avantum.de

avantum
Best Practice in
Performance-Management
Bessere Beschleunigung,
niedrigerer Verbrauch – High-Speed-
Controlling bei Rhenus
Global Logistics mit Rhenus Logistic
Service-Center Controlling
Viel PS, leichte Karosserie und einfache, funktionale Bedienung
Vorgehensweise bei der Umsetzung
Die realisierte Lösung im Überblick
Reportinglösung
„Die realisierte Lösung hat viele Vorteile: Alle erforderlichen
Prozesse und Rechenlogiken können durch die
Fachabteilung selbst erstellt werden. Wir sind mit der
Lösung sehr zufrieden.“
Bernd Jarmann
Leiter Controlling, Rhenus Logistics

Beteiligungscontrolling mit TM1 – Bessere Beschleunigung,
niedrigerer Verbrauch – High-Speed-Controlling bei Rhenus
Was wird wohl geschehen, wenn man einen Sportwagen mit einer Fami-
lienkutsche kreuzt und Schnelligkeit und Dynamik mit Platzangebot und
Kindertauglichkeit verbindet? Sie haben Recht: nichts Halbes und nichts
Ganzes. Anders ist es, wenn man bei Business-Intelligence- Lösungen
kurze Verarbeitungszyklen mit großen Datenvolumina und umfassende
Global Logistics mit Rhenus Logistic
Rhenus ist einer der führenden Anbieter ganzheitlicher logistischer
Dienstleistungen in Europa. Das Unternehmen mit Sitz in Holzwickede,
im Herzen des Ruhrgebietes, beschäftigt weltweit mehr als 7.400 Mitarbeiter.
Das globale Netzwerk umfasst über 100 Standorte in Deutschland,
der Schweiz, Österreich, Polen, Tschechien und Russland. Rhenus versteht
Service-Center Controlling
Das zentrale Controlling bei Rhenus agiert als Service-Center für die ver-
schiedenen Bereiche. Dem Anspruch „Wir liefern Wertbeiträge“ haben
sich die Mitarbeiter besonders ver pflichtet.
Ein zentraler Wertbeitrag des Controllings ist die monatliche Berichterstattung.
Die besondere Herausforderung liegt im Wunsch des Managements,
die Erfolgsmessung auf der untersten Ebene der Kosten rechnung
durchzuführen. Dies ist meist der einzelne Kundenauftrag. Diese Kundenaufträge
lassen sich Betriebsstätten zuordnen, die Betriebsstätten
werden zu Standorten verdichtet, Standorte wiederum zu Geschäftbereichen
und diese zu Geschäftsfeldern. Dieses Aggregationssystem bietet
Funktionalität mit einfacher Bedienung kombiniert.
Heraus kommt dabei eine Lösung, die mit Hilfe von Business-Intelligence
gleichermaßen effizientes wie effektives Corporate Performance Management
erst ermöglicht. So auch bei der Rhenus-Gruppe.
sich als Lieferant von Wertbeiträgen und als Wertschöpfungspartner. Mit
diesem Verständnis analysiert Rhenus hochkomplexe logistische Abläufe
und optimiert sie durch maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen
Beschaffung, Produktion und Distribution.
einerseits enorme Transparenz, bedeutet auf der anderen Seite jedoch
auch hohe Datenvolumina. Neben der Ergebnisrechnung, die vom Geschäftsfeld
bis auf den Kundenauftrag nachvollzogen werden soll, werden
dem Management zusätzliche Kennzahlen wie Investitionssummen
und Mitarbeiterzahlen geliefert.
Eine weitere Herausforderung liegt in der Dynamik des Konzerns begründet.
Die Rhenus-Gruppe wächst schnell, pro Jahr werden mehrfach neue
Beteiligungen (konsolidierte wie nicht- konsolidierte) eingegangen, auch
kann sich die Anteilsquote mehrfach im Jahr verändern.
Viel PS, leichte Karosserie und einfache, funktionale Bedienung
Die genannten Herausforderungen und Rahmenbedingungen stellen besondere
Anforderungen an die Flexibilität der Mitarbeiter, aber insbesondere
auch an die Softwarelösung, die dem Tempo und der Variabilität
des Geschäftes Rechnungen tragen muss. Wie in fast allen Unternehmen
konnte auch bei Rhenus die Komplexität ohne ein professionelles Tool
nicht mehr beherrscht werden. Die Anforderungen des Managements an
das Reporting, die damit verbundenen Datenvolumina und die Dynamik
und Flexibilität der Geschäftstätigkeit erfordern eine integrierte, konsistente
und flexible Softwarelösung.
Im Rahmen eines Auswahlverfahrens hatte sich Rhenus für TM1 als zentrale
Controllingplattform entschieden. TM1 von der Firma Cognos ist
eine sehr leistungsfähige multidimensionale Datenbank, deren Eigenschaften
sich wie folgt zusammenfassen lassen:
Einfachheit: Anwender bedienen TM1 über vertraute Oberflächen und
Masken (z.B. Excel-Sheets), ohne sich um die im Hintergrund arbeitende
Technologie kümmern zu müssen. Um TM1 den individuellen Anforde
rungen entsprechend anzupassen und zu administrieren, benötigt man
keine tiefgreifenden IT-Kenntnisse.
Flexibilität: TM1 zeichnet sich in jeder Hinsicht durch vorbildliche
Offenheit aus – egal, ob es um die Anbindung an Datenbanken, Internet-
ressourcen und bestehende Data- Warehouses geht oder um das Zu-
sammenspiel mit vorhandenen ERP-Systemen wie SAP R/3.
Schnelligkeit: Cognos TM1 ist der Turbo unter den OLAP-Lösungen
außergewöhnlich kurze Antwortzeiten auch bei größten Datenvolu-
mina. Topaktuelle Informationen in wenigen Sekunden. Kaum eine
andere Datenbank stellt entscheidungsrelevante Informationen ähnlich
schnell zur Verfügung.
Mit Hilfe von avantum consult sollten nun die folgenden Funktionalitäten
umgesetzt werden:
Einlesen aller Istwerte aus den operativen Vorsystemen (insbesondere
SAP R/3)
Währungsumrechnung von der jeweiligen Hauswährung in die Kon-
zernwährung
Parallele Darstellung der rechtlichen Einheiten entsprechend ihren
Beteiligungsverhältnissen
100%-Darstellung
Nicht konsolidierte Gesellschaften anteilig
Alle Gesellschaften anteilig
Kalkulation von Wertkorrekturen bei rechtlich rückwirkenden Verände-
rungen von Beteiligungsverhältnissen
Automatisierte Vergabe von Berechtigungen auf Basis von SAP R/3
Automatisierter Versand von Berichten

Vorgehensweise bei der Umsetzung
Die Umsetzung startete mit dem Projekt-Kick-off. Gemeinsam mit den
Mitarbeitern des Controllings hat avantum die grundlegenden Projektphasen
geplant und inhaltlich spezifiziert:
Konzeption, Prototyping, Tests, Optimierung, Schulung und Going-live.
Begonnen wurde mit einer ersten Schulung für die Power-User im Controlling.
Das Power-User-Konzept von avantum sieht vor, ausgewählte
Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage zu versetzen, unabhängig
von externer Unterstützung einen Großteil der Projektarbeit, aber insbesondere
die sich daran anschließende Betreuung des Systems selbständig
durchzuführen.
In der anschließenden Konzeptionsphase wurden die Anforderungen detailliert
und in ein Systemkonzept überführt. Auch hierbei arbeiteten die
Berater und Anwender Hand in Hand im Team.
Nach der Konzeption wurde ein Prototyp entwickelt und mit Istdaten gefüllt.
Daran schlossen sich verschiedene Tests an, um sowohl Funktionali-
Die realisierte Lösung im Überblick
Die zu berichtenden Daten werden aus den Vorsystemen in den Detail-
Cube eingelesen. Hier werden alle Daten einer Gesellschaft auf Ebene der
Kundenaufträge in Hauswährung eingelesen. In zwei statistischen Cubes,
dem Währungs-Cube und dem Cube für die Beteiligungsverhältnisse,
werden die jeweiligen Informationen vorgehalten, um a) die Um rechnung
von lokaler Währung in die Konzernwährung vorzunehmen und b) die
verschiedenen Darstellungsformen (alle Gesellschaften anteilig etc.)
zu berechnen. Die Umrechnung erfolgt mit Hilfe von TM1-Prozessen.
Reportinglösung
Nachdem der monatliche Datenimport abgeschlossen ist, wird die Erzeugung
der Berichte per Knopfdruck angestoßen. Hierbei wird Excel als reine
Präsentationsoberfläche genutzt. Die TM1-Excelintegration holt sich die
Werte aus dem Detail-Cube, formatiert die Darstellung und druckt den
Bericht; hierbei werden Berichte in verschiedenen Detaillierungsstufen erzeugt.
Die Analyse ist vom Konzernergebnis bis zum einzelnen Kundenauftrag
möglich.
täten als auch Performance auf Herz und Nieren zu prüfen.
Die Ergebnisse der Tests wurden genutzt, um den Prototyp zu optimieren
und zu finalisieren. Bereits in dieser frühen Phase waren die Mitarbeiter
in der Lage, die Optimierung größtenteils selbst umzusetzen. Im
Rahmen eines Coachings standen die Berater regelmäßig für Fragen zur
Verfügung und griffen an kritischen Stellen auch aktiv ein. Nach wenigen
Wochen konnten so die komplexen Themenstellungen gemeinsam gelöst
werden.
Am Ende des Projektes wurden die Power-User noch einmal abschließend
durch avantum geschult. Dabei wurden sowohl die Funktionalitäten der
Lösung als auch administrative Techniken trainiert und vertieft. Nach dieser
Schulung waren die Controller somit in der Lage, das Gesamtsystem
nicht nur weiterzuentwickeln, sondern es ebenfalls komplett selbständig
zu administrieren.

Über avantum consult
avantum consult ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen mit
Sitz in Düsseldorf und München. Wir sind fokussiert auf die Steigerung
der Leistungsfähigkeit von mittleren und großen Unternehmen.
Unser Ziel ist es, daß unsere Kunden nachhaltig besser „performen“
als vergleichbare Unternehmen. Der Beratungsansatz von
avantum consult verbindet die konzeptionelle Gestaltung mit der
praktischen Umsetzung und der Realisierung von maßgeschneiderten
IT-Lösungen.
Die Umsetzung der Projekte erfolgt auf der Basis eines eigenen Projekt
und Change Management-Ansatzes.
avantum consult trägt mit jedem einzelnen Projekt dazu bei, einen
messbaren Beitrag zur Performancesteigerung von Unternehmen zu
leisten. Weitere Informationen dazu auf www.avantum.de
avantum consult AG · Alt-Niederkassel 67 · 40547 Düsseldorf · Tel.: +49 (0)211 687838-0 · post@avantum.de
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